Gestion Comunicaciones

7/25/2019 Gestion Comunicaciones

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GESTIN DE LASCOMUNICACIONES

DEL PROYECTOPMBOK QUINTA EDICIN

Expositores:Paul Gualambo

o!at"a! C"i#il$"e%


2/30

INCLUYE LOS PROCESOS REQUERIDOS PARA ASEGURAR QUELA:

&e$opila$i'!

&e$upera$i'!

Distribu$i'!

Pla!i($a$i'!

Alma$e!amie!to

Co!trol )Mo!itoreo

Gesti'!

Disposi$i'!*i!al

+a i!,orma$i'! -el pro)e$to sea! $omu!i$a-os e! los mome!tosoportu!os ) a-e$ua-os


3/30

GESTIN DE LAS COMUNICACIONES DELPROYECTO PMBOK CUARTA EDICION VS

QUINTA EDICION

G&UPO DE P&OCE.O. DEP+ANI*ICACIN G&UPO DE P&OCE.O. DEEECUCIN G&UPO DE P&OCE.O. DEMONITO&EO ) CONT&O+

P+ANI*ICA& +A GE.TIN DE+A. COMUNICACIONE.

GE.TIONA& +A.COMUNICACIONE.

CONT&O+A& +A.COMUNICACIONE.

G&UPO DEP&OCE.O. DE

INICIACIN

G&UPO DEP&OCE.O. DEP+ANI*ICACIN

G&UPO DEP&OCE.O. DE

EECUCIN

G&UPO DEP&OCE.O. DE

.EGUIMIENTO /CONT&O+

IDENTI*ICA& A +O.

INTE&E.ADO.

P+ANI*ICA& +A.

COMUNICACIONE.

DI.T&IBUI& +A

IN*O&MACINGE.TIONA& +A.

E0PECTATI1A. DE+O. INTE&E.ADO.

IN*O&MA& E+

DE.EMPE2O

QUINTA

EDICIN

CUARTAEDICIN


4/30

PLANIFICAR LAGESTIN DE LAS

COMUNICACIONES

GESTIONAR LASCOMUNICACIONES

CONTROLAR LASCOMUNICACIONES

1. ENTRADAS343 P+AN PA&A +A DI&ECCIN

DE+ P&O/ECTO345 &EGI.T&O DEINTE&E.ADO.346 *ACTO&E. AMBIENTA+E. DE+A EMP&E.A

2. HERRAMIENTAS yTCNICAS543 AN7+I.I. DE &EQUI.ITO.

DE COMUNICACIN545 TECNO+OG8A. DE +ACOMUNICACIN546 MODE+O. DECOMUNICACIN549 MTODO. DECOMUNICACIN54; &EUNIONE.

3. SALIDAS643 P+AN DE GE.TIN DE +A.COMUNICACIONE.645 ACTUA+I


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PLANIFICAR LAGESTIN DE LASCOMUNICACIONES


6/30

+A .IGUIENTE E. UNA +I.TA DE +O. E&&O&E. M7. COMUNE.DENT&O DE +A. COMUNICACIONE.:

NO P&EGUNTA& A +A. PE&.ONA. QU IN*O&MACIN NECE.ITAN/ CU7NDO4

NO P+ANI*ICA& +A. COMUNICACIONE. PA&A TODO. +O.INTE&E.ADO.4

NO PE&.ONA+I


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E. E+ P&OCE.O QUE IDENTI*ICA / DOCUMENTA E+ EN*OQUE AUTI+I


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GESTIN DE LASCOMUNICACIONES DEL PROYECTO

3>45 GE.TIONA&+A.

COMUNICACIONE.

3>43 P+ANI*ICA&+A GE.TIN DE

+A.COMUNICACIONE

.

DIAGRAMA DE FLU!O DE DATOS DE PLANIFICAR LA GESTIONDE LAS COMUNICACIONES

ACTUALIACIN DE LOS

DOCUMENTOS DEL

PROYECTO

DOCUMENTO. DE+P&O/ECTO

O&GANI


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34 P+AN DE GE.TIN DE +A. COMUNICACIONE.

54 ACTUA+I


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ANIFICAR LAS COMUNICACIONES: HERRAMIENTAS Y TCNICAS

1. ANALISIS DE REQUISITOS DE COMUNICACINDetermi!a las !e$esi-a-es -e i!,orma$i'! -e los i!teresa-os -elpro)e$to4 +os re$ursos -el pro)e$to -ebe! usarse !i$ame!te para

$omu!i$ar i!,orma$i'! ue $o!tribu)a al xito -e pro)e$to4

Ca!ti-a- -e Ca!ales ! ?!3@ F5 Eem: 3> ?3>3@F5 9; $a!alespote!$iales

HPor lo ta!to es $la#e para las $omu!i$a$io!es -etermi!ar ) -elimitar

uie! se $omu!i$ar $o! ui! ) -e ui! se re$ibir ue i!,orma$i'!J4

2. TECNOLOG"A DE INFORMACIN+os mto-os para tra!s,erir i!,orma$i'! e!tre los i!teresa-os -elpro)e$to pue-e! #ariar $o!si-erableme!te -es-e $o!#ersa$io!esbre#es simple o $ompleas reu!io!es "asta materiales exte!sos ue sepue-a! a$$e-er e! lL!ea ?sitios eb@4 E!tre los ,a$tores ue i!u)e!para la sele$$i'! po-emos me!$io!ar:

+a ure!$ia -e la !e$esi-a- -e la i!,orma$i'! +a -ispo!ibili-a- -e la te$!oloLa *a$ili-a- -e uso E!tor!o -el pro)e$to .e!sibili-a- ) $o!(-e!$iali-a- -e la i!,orma$i'!


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3. MODELOS DE COMUNICACIN

L# $%&'%(&)# *+$) ,% -#$$ ,% '( /,%0 *+$)& ,%&/'()&)( %$ 0# $)')%(%:


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4. METODOS DE COMUNICACIN

C/'()&)( )(%5#&)6#: ,$ /#$ -#5%$ 5%#0)7#()(%5/*) ,% )(85/#&)( ,% )- /'0),)5%&&)(#095%'()(%$ 00#/#,#$ %0%8()$ 6),%&(8%5%(&)#$ %&.;

C/'()&)( ,% )- -'$< 9%/-'=#5;: E$% />,)/-0) '( ?'= ,% )(85/#&)( '()0#%5#0. E0 %/)$5-5-5&)(# 0# )(85/#&)( # 0#$ -%5$(#$ @'% 0#(%&%$)#( -%5 ( %$-%5# 5%5#0)/%(#&)( # /*).

9#&'#0)7#&)(%$ %(6)#,#$ -5 %/#)0 /%/5#(,$&55%$ ,% 67 %&.; C/'()&)( ,% )- -'00 9)5#5;: E( %$% />, $%

'*) 0# )(85/#&)( %( '( 0'#5 &%(5#0. L$ 5%&%-5%$$( 0'% 5%$-($#*0%$ ,% 5%&'-%5#5 -'00)( 0#)(85/#&)( ,% %$% 0'#5. E$% />, %$ ')0)7#, -#5#

,)$5)*')5 5#(,%$ ,&'/%($ %(6)#5 )(85/#&)( #/'&


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GESTIONAR LASCOMUNICACIONES


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&e$uperar&e$opilar

Distribuir

Alma$e!amie!to

Disposi$i'!

Ge!erarI!,orma$i'

!

El be!e($io pri!$ipal -e este pro$eso es permitir u! uo-e $omu!i$a$i'! e($a% ) e($ie!te a los i!teresa-os -el

pro)e$to


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34P+AN DEGE.TIN DE +A.

COMUNICACIONE.454IN*O&ME. DEDE.EMPE2O DE+T&ABAO 464 *ACTO&E.

AMBIENTA+E. DE+A EMP&E.A494 ACTI1O. DE+O. P&OCE.O.DE +AO&GANI


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34 PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

Des$ribe la ,orma e! ue se pla!i($ar! estru$turara!mo!itoreara! ) $o!trolara! las $omu!i$a$io!es -el pro)e$to4

54 INFORMES DE DESEMPEO DEL TRABA!O.o! u!a re$opila$i'! -e i!,orma$i'! sobre el -esempeo ) el

esta-o -el pro)e$to ue pue-e utili%arse para ,a$ilitar la -is$usi'! )

$rear $omu!i$a$io!es

64 FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA +a $ultura ) la estru$tura -e la Ora!i%a$i'! +os est!-ares ) las !ormati#as uber!ame!tales El sistema -e i!,orma$i'! para la -ire$$i'! -e pro)e$tos4

94 ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIACIN +as polLti$as pro$e-imie!tos pro$esos ) uLas relati#os a

la esti'! -e las $omu!i$a$io!es4 +as pla!tillas I!,orma$i'! "ist'ri$a ) le$$io!es apre!-i-as4

ESTIONAR LAS COMUNICACIONES: ENTRADAS


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1. TECNOLOG"A DE LA COMUNICACIN

+a sele$$i'! -e la te$!oloLa -e la $omu!i$a$i'! es u!a$o!si-era$i'! importa!te -el pro$eso Gestio!ar lasComu!i$a$io!es el (! pri!$ipal es aseurar ue la ele$$i'! seaa-e$ua-a para la i!,orma$i'! ue esta sie!-o $omu!i$a-a

Tra!s,eriri!,orma$i'!

I!teresa-os -el pro)e$to

STIONAR LAS COMUNICACIONES: HERRAMIENTAS Y TCNICAS


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2. MODELOS DE COMUNICACIN

+a ele$$i'! -e los mo-elos -e $omu!i$a$i'! es u!a $o!si-era$i'!importa!te -e este pro$eso el (! pri!$ipal es aseurar ue el

mo-elo -e $omu!i$a$i'! elei-o sea el a-e$ua-o para el pro)e$toue se esta ee$uta!-o ) ue se i-e!ti(ue! ) estio!e! to-as lasbarreras?rui-o@4

Emisor Receptor

$ Me!sae

$ $

&etroalime!ta$i'! Me!sae

Medio

&ui-o

&ui-oD%

&.,)&

)1(

C.,)D&)1(


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3. MTODOS DE COMUNICACIN+a ele$$i'! -e los mto-os -e $omu!i$a$i'! es u!a $o!si-era$i'!importa!te -e este pro$eso el (! pri!$ipal es aseurar ue lai!,orma$i'! ue "a si-o e!era-a ) -istribui-a "a)a si-o re$ibi-a )$ompre!-i-a para permitir la respuesta ) la retroalime!ta$i'!4

4. SISTEMA DE GESTIN DE LA INFORMACIN +a i!,orma$i'! -el pro)e$to se estio!a ) -istribu)e me-ia!te la

utili%a$i'! -e -i,ere!tes "erramie!tas: Gesti'! -e -o$ume!tos impresos: $artas memora!-os4 Gesti'! -e $omu!i$a$io!es ele$tr'!i$as: $orreo ele$tr'!i$o ,ax

$orreo -e #o%tel,o!o #i-eo$o!,ere!$ias

erramie!tas ele$tr'!i$as para -ire$$i'! -e pro)e$tos :so,tare-e soporte para reu!io!es ) o($i!as #irtuales portales 4

. INFORMES DE DESEMPEOI!,ormar el -esempeo es el a$to -e re$opilar ) -istribuir i!,orma$i'!-e -esempeo i!$lui-os i!,ormes -e esta-o me-i$io!es -el a#a!$e )pro!'sti$os4 Pue-e! i!$luir: El a!lisis -el -esempeo pasa-o El a!lisis -e pro)e$$io!es -el pro)e$to ?tiempos ) $ostos@

El esta-o a$tual -e los riesos e i!$i-e!tes El trabao $ompleta-o -ura!te el perio-o


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1. COMUNICACIONES DEL PROYECTO

El pro$eso Gestio!ar las $omu!i$a$io!es i!$lu)e las a$ti#i-a-esreueri-as para $rear -istribuir re$ibir $o!(rmar ) $ompre!-er lai!,orma$i'!4 I!,ormes -e -esempeo esta-o -e los e!treables el a#a!$e

-el $ro!orama ) los $ostos i!$urri-os4 I!ue!$ia-as por ,a$tores $omo la ure!$ia ) el impa$to -el

me!sae

2. ACTUALIACIONES AL PLAN PARA LA DIRECCIN DEPROYECTO

El pla! para la -ire$$i'! -el pro)e$to propor$io!a i!,orma$i'!sobre las lL!eas base -el pro)e$to la esti'! -e las $omu!i$a$io!es

) la esti'! -e los i!teresa-os43. ACTUALIACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO

&eistro -e i!$i-e!tes Cro!orama -el pro)e$to &euisitos -e (!a!$iamie!to -el pro)e$to

GESTIONAR LAS COMUNICACIONES: SALIDAS


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4. ACTUALIACIONES A LOS ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LAORGANIACIN

N)&)(%$ # 0$ )(%5%$#,$ I!,orma$i'! ue pue-e sumi!istrarse a los i!teresa-os

sobre i!$i-e!tes resueltosesta-o e!eral -el pro)e$to4

I(85/%$ ,%0 -5y%& *ormales e i!,ormales -es$ribe! el esta-o -el pro)e$to

i!$lu)e! le$$io!es apre!-i-as los reistros -e i!$i-e!tes4 P5%$%(#&)(%$ ,%0 -5y%&

+a i!,orma$i'! ) el mto-o -e prese!ta$i'! -ebe! serrele#a!tesrespe$to a las !e$esi-a-es -e la au-ie!$ia4 R%5#0)/%(#&)( ,% 0$ )(%5%$#,$

+a i!,orma$i'! relati#a a las opera$io!es -el pro)e$to ue sere$ibe -e los i!teresa-os se -istribu)e ) utili%a para mo-i($ar el

-esempeo ,uturo -el pro)e$to4 D&'/%(#&)( ,% 0%&&)(%$ #-5%(,),#$

Esta -o$ume!ta$i'! i!$lu)e las $ausas -e los i!$i-e!tes )otros tipos -e le$$io!es apre!-i-as sobre esti'! -e las$omu!i$a$io!es4


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CONTROLAR LASCOMUNICACIONES


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E+ P&OCE.O DE MONITO&EA& / CONT&O+A& +A.COMUNICACIONE. A +O +A&GO DE TODO E+ CIC+O DE 1IDA DE+

P&O/ECTO PA&A A.EGU&A& QUE .E .ATI.*AGAN +A.

NECE.IDADE. DE IN*O&MACIN DE +O. INTE&E.ADO. DE+P&O/ECTO

E+ BENE*ICIO P&INCIPA+ DE E.TE P&OCE.O E. DE A.EGU&A&UN *+UO PTIMO DE IN*O&MACIN ENT&E TODO. +O.PA&TICIPANTE. DE +A COMUNICACIN

DI.T&IBUI&IN*O&MACI

N


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34 P+AN PA&A +ADI&ECCIN DE+P&O/ECTO

54COMUNICACIONE. DE+ P&O/ECTO64 &EGI.T&O DEINCIDENTE.94 DATO. DEDE.EMPE2O DE+T&ABAO;4ACTI1O. DE +O.P&OCE.O. DE +AO&GANI


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1. SISTEMAS DE GESTIN DE INFORMACINPropor$io!a u! $o!u!to -e "erramie!tas est!-arpara ue el -ire$tor -el pro)e$to $apturealma$e!e ) -istribu)a a los i!teresa-os lai!,orma$i'! relati#a a los $ostos al a#a!$e -el

$ro!orama ) al -esempeo -el pro)e$to4 +as"erramie!ta r($as se pue-e! utili%ar para $rearreprese!ta$io!es #isuales -e la i!,orma$i'! sobreel -esempeo -el pro)e$to4

2. !UICIOS DE EPERTOSEl euipo -el pro)e$to re$urre al ui$io -e expertospara e#aluar el impa$to -e las $omu!i$a$io!es -elpro)e$to4 Es !e$esario $o! rela$i'! a -etallest$!i$os ) -e esti'! $omo por eemplo:

CONTROLAR LAS COMUNICACIONES: HERRAMIENTASY TCNICAS


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3. REUNIONES

Propor$io!a u! $o!u!to -e "erramie!tas

est!-ar para ue el -ire$tor -el pro)e$to$apture alma$e!e ) -istribu)a a los i!teresa-osla i!,orma$i'! relati#a a los $ostos al a#a!$e -el$ro!orama ) al -esempeo -el pro)e$to4 +as

"erramie!ta ra($as se pue-e! utili%ar para$rear represe!ta$io!es #isuales -e la i!,orma$i'!sobre el -esempeo -el pro)e$to4


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1. INFORMACIN DE DESEMPEO DEL TRABA!O

+a i!,orma$i'! -e -esempeo -el trabaoora!i%a ) resume los -atos -e-esempeos re$opila-os4 Esta i!,orma$i'! se

$omu!i$a a los i!teresa-os a-e$ua-os4

CONTROLAR LAS COMUNICACIONES: SALIDAS

2 SOLICITUDES DE CAMBIO


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2. SOLICITUDES DE CAMBIO

El pro$eso $o!trolar las $omu!i$a$io!es a me!u-o $o!-u$e a la!e$esi-a- -e auste -e a$$i'! ) -e i!ter#e!$i'! $omo resulta-o see!erara! soli$itu-es -e $ambio $omo sali-as ) pue-e! -ar luar a:

Estima$io!es -e $ostos !ue#as o re#isa-as se$ue!$ia -ea$ti#i-a-es ,e$"as prorama-as !e$esi-a-es -e re$ursos4 Austes al pla! para la -ire$$i'! -el pro)e$to4 &e$ome!-a$io!es -e a$$io!es $orre$ti#as ue pue-e! austar el

-esempeo ,uturo -el pro)e$to4 &e$ome!-a$io!es -e a$$io!es pre#e!ti#as ue re-u$e! la

probabili-a- -e i!$urrir e! u! -esempeo !eati#o4

SOLICITUD DE

CAMBIO

N%&%$),#,

,% #='$%$

L#$#&&)(%$

)(%56%(&)

(%$


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3. ACTUALIACIONES AL PLAN PARA LADIRECCIN DEL PROYECTO

.e pue-e reali%ar a$tuali%a$io!es al pla! -eesti'! -e las $omu!i$a$io!es ) a otros$ompo!e!tes -el pla! para la -ire$$i'! -elpro)e$to ?pla!es -e a-mi!istra$i'! -e los

i!teresa-os@

4. ACTUALIACIONES A LOS DOCUMENTOSDEL PROYECTOPro!'sti$os I!,ormes -e -esempeo ) reistro -e

i!$i-e!tes4

. ACTUALIACIONES A LOS ACTIVOS DE LOS

PROCESOS DE LA ORGANIACIN


30/30

MUCA. G&ACIA. RRRR

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