Self-Service pour employés et managers

ADP® Travel : une gestion automatisée et sur mesure des notes de frais, accessible par tous les collaborateurs.

ADP® TravelGestion Automatisee Des Notes De Frais

CFO, Responsable Comptable ou Dirigeant d’une entreprise de toute taille, vous souhaitez économiser sur les coûts de traitement des frais professionnels de vos salariés et de vos équipes en simplifiant et normalisant la saisie et le traitement des notes de frais.

Le coût de traitement moyen d’une note de frais est évalué en moyenne à 100 CHF. Le budget «frais professionnels» se situe parmi les trois premiers postes de dépenses des entreprises.

Le module de gestion ADP® Travel simplifie et fiabilise le processus de saisie des frais de déplacement de vos collaborateurs, de la note de frais elle-même jusqu’au transfert des données vers la comptabilité. Le système offre aussi des fonctionnalités de calcul de trajets automatique, de taux de change, de TVA et d’archivage des justificatifs.

L’application de gestion des notes de frais ADP® Travel est ergonomique et performante. Sa mise en oeuvre est simple et rapide.

Elle permet une ventilation des dépenses par nature et une saisie multi-devises avec application automatique des taux de change.

VOS OBJECTIFS

LA SOLUTION ADP

Profitez d’une solution clé en main pour gérer tous les frais et offrez le meilleur de la technologie à vos employés.

Pilotage, gestion et analyse des coûts des notes de frais En utilisant la solution ADP® Travel : – vous normalisez vos procédures de gestion des notes de frais – vous évitez les ressaisies – vos employés sont plus autonomes

Vous avez une vision analytique des dépenses que vous segmentez par département, structure, client, produit ou projet. Vous maîtrisez mieux vos coûts. À tout moment, vous pouvez éditer des rapports et tableaux de bord.

La solution ADP® Travel facilite la vie de toute l’entreprise Vos collaborateurs saisissent très simplement leurs lignes de dépense et les rattachent à un compte. Ils connaissent immédiatement le montant qui leur sera remboursé et soumettent, en un clic, leur note de frais à leur manager. Le workflow de validation gère plusieurs niveaux d’intervenants.

Le système calcule automatiquement les montants en fonction de la devise de dépense (déplacements à l’étranger) et des éventuels plafonds autorisés.

Vous pouvez personnaliser aisément les barèmes (types de dépenses, barèmes de frais kilométriques, plafond de remboursement, taux de TVA).

Vous évitez les ressaisies et les risques d’erreurs associés, en exportant simplement les données vers votre comptabilité, qu’elle soit gérée sur un logiciel en interne ou par un prestataire externe (fiduciaire).

Des bénéfices à tous les échelons Côté encadrement, vos managers et contrôleurs de gestion ont une vision juste et analytique de l’ensemble des frais de leur service.

Côté personnel, vos collaborateurs gagnent en autonomie, en rapidité, sont remboursés plus rapidement et se consacrent entièrement à leur coeur de métier.

Les possibilités offertes par la solution ADP® Travel sont multiples. En fonction du profil de l’utilisateur, les principales fonctionallités sont les suivantes :

VOS BENEFICES

SALARIÉ• Enregistrement facile des notes de frais avec ventilation des dépenses effectuées par nature (transport, hébergement, parking, frais de restauration...)• Application Smartphone• Dématérialisation des justificatifs• Calcul automatique des frais à rembourser avec mise en place de règles et plafonds• Demande de validation au manager avec notification automatique par email• Consultation de l’historique des notes de frais et suivi du circuit d’acception en temps réel• Déclenchement automatique du processus de remboursement• Saisie multi-devises avec application automatique des taux de change

MANAGER• Validation ou refus de la note de frais (avec commentaires justificatifs optionnels) - plusieurs niveaux de validation sont possibles• Notification automatique par email de la réponse au salarié• Historique des notes de frais par salarié• Analyse et consultation des frais par période de traitement, catégorie des dépense, collaborateur• Consultation de synthèses, états et tableaux de bords divers (frais par nature et période, ...)

ADMINISTRATEUR• Accélération et simplification du processus de gestion des remboursements des frais• Contrôle financier simple• Définition des modalités de remboursement des dépenses en fonction de leur nature : barème kilométrique, frais réels, frais réels avec seuil, forfaits, plafonds.• Imputation des frais par comptes projets, clients ou activités• Calcul automatique des frais à rembourser• Suivi de l’évolution des dépenses par période, nature, salariés ou équipes• Export des données vers la comptabilité

Pour plus de renseignements:

044 744 97 97022 307 79 79 www.adp.ch

ADP and the ADP logo are registered trademarks of ADP, LLC. ADP – A more human resource. is a service mark of ADP, LLC. Copyright © 2016 ADP, LLC. ALL RIGHTS RESERVED.

A propos d’ADP

ADP est le leader mondial des services dans le secteur de la gestion des salaires et des ressources humaines. Depuis 65 ans, ce domaine représente notre activité principale dans toutes les régions du monde. En Suisse, nous proposons des solutions qui ont fait leurs preuves depuis plus de 30 ans dans tous les secteurs d’activité.

ADP Suisse

• Plus de 30 années d’expertise métier en Suisse

• Une société proche de vous et à taille humaine

• Une équipe passionnée et multilingue à votre service

• Deux agences en Suisse à Carouge (GE) et Dietikon (ZH)

•CertificationISO27001etISAE3402

•CertificationSwissdec

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• Service de veille réglementaire

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