Changepoint training - FRFreelance consultants

31 Août 2018

Avant de commencer...

Veuillez couper le micro s.v.p.

Durée de la session:

env. 20 min

Q&Aenv. 10 min

Agenda

1. DEMO 2. FAQ 3. HELP

DEMO

DEMO

＊ Se connecter / Modifier mot de passe / Se déconnecter○ https://ausy.changepointasp.com/

＊ “Tâches” (tasks) ?○ Afficher / retirer des tâches○ Différents codes temps (Shift versus non-shift)

＊ Soumettre des heures○ Processus à la fin du mois

＊ Modification des heures déjà enregistrées

＊ Ajouter / remplacer des e-mails de destination

＊ “On-call”

＊ NOUVEAU Recevoir le timesheet sur son adresse e-mail

FAQ

Mon timesheet peut-il être “pré-rempli” ?

＊ Pour le moment, Changepoint n’offre pas cette possibilité.

＊ Discussions en interne sur ce sujet prévues ultérieurement.

Comment dois-je faire pour fermer mon timesheet ?

＊ Dans Changepoint, vous ne fermez plus vos feuilles de temps, mais "soumettez" votre temps.

＊ Chaque semaine doit être soumise l’une après l’autre.

＊ Vous pouvez néanmoins pré-saisir manuellement votre temps dans Changepoint; le fait que la semaine ne soit pas passée ne bloque pas la saisie.

Des rappels aux consultants pour la saisie des timesheets sont-ils prévus ?＊ Oui, jusqu’à présent ces rappels sont envoyés

manuellement. L’automatisation de ces rappels est prévue dans les mois à venir.

Le client reçoit-il mon timesheet ? et que se passe-t-il après l’envoi des timesheets ?＊ Oui, nous avons conservé le processus en place à

(ex-)Randstad Professionals

＊ Si aucune contestation du client n’est reçue passé un certain nombre de jours, la facture est émise sur base du timesheet envoyé.

Quand les timesheets sont-ils envoyés ? Et comment l’envoi est-il déclenché ?＊ L’envoi est possible uniquement si une (ou plusieurs)

adresse(s) e-mail client est (sont) liée(s) au timesheet (le consultant a la charge d’indiquer les adresses e-mail destinataires).

＊ L’envoi est automatique, mais est déclenché par une opération manuelle de lancement par batch → ceci nous permettant de conserver davantage de contrôle.

＊ Déclencheur = “submitted time” (un timesheet n’est plus “fermé”, mais les heures déclarées sont dorénavant “soumises”)

Quel est le format d’envoi des timesheets ?

＊ Format pdf

＊ 99% similaire à "l’ancien" format connu de l'application ENET Timesheeting

＊ Pour les freelances, l’e-mail est envoyé depuis Changepoint après la fin du mois / pour les employés, le message est envoyé depuis "l'ancienne" application de suivi des heures prestées ENET.

Comment le client peut-il signer le timesheet ?

＊ Actuellement :Téléchargement du timesheet par le consultant (ou impression par le client) + signature---> scanner et envoyer à timesheets@ausy.be

＊ Processus en cours révision pour permettre l’approbation électronique par le client.

Comment notifier des congés ou des absences pour maladie dans CP ?＊ Actuellement, ce type de notification n’est pas encore

possible, ni nécessaire (pour les consultants freelances…)

＊ Les jours non prestés doivent seulement demeurer “vides” → nul besoin de saisir de temps, ni même “0”

＊ Sous peu, une mise à jour permettra de spécifier ces absences non-liées à des projets (non facturables).

＊ Une communication ultérieure sera faite sur ce sujet.

Existe-t-il une application pour smartphones ?

＊ Oui. L’application est en phase de test et sera mise à disposition ultérieurement, une fois la stabilité requise atteinte.

＊ Une communication ultérieure sera faite sur ce sujet.

Mes questions restent sans réponses ou sont traitées avec beaucoup de délai ?＊ Retards dûs à une charge de travail accrue pour le service Business Support →

+ de 350 nouveaux collaborateurs à prendre en charge

Quel le processus pour garantir le paiement de ma facture ?＊ Facture doit être envoyée au plus tôt à timesheets@ausy.be

＊ Données de facturation à utiliserAUSY CONSULTING NVEsperantolaan 83001 LeuvenBTW BE0686.849.377

＊ La majorité des freelances a été payé au cours de la 1ère quinzaine du mois, en conformité avec les accords avec (ex-)Randstad Professionals.

Pour rappel:“Nous nous engageons, pendant cette période difficile de l’implémentation de Changepoint à respecter nos conditions contractuelles de paiement (30 jours). Nous avons l’objectif de revenir au paiement plus rapide,

d’application chez Randstad Professionals, mais ce sera difficile dans les premiers mois de la fusion (pour vos sde juillet et août) . A partir de septembre nous comptons pouvoir revenir à notre cycle de paiement habituel.”

Procédure pour les notes de frais ?

＊ Envoyer une facture séparée à timesheets@ausy.be

＊ Note de frais signée (par le BDP) ainsi que toutes preuves de paiements doivent être jointes à la facture

＊ BDP fournit les documents originaux au service Finance

＊ Changement en 2019 → les notes de frais seront également traitées dans Changepoint

HELP

HELP

＊ Matériel de formation disponible sur:https://www.ausy.be/nl/changepoint

○ Le matériel de formation sera progressivement élargi et amélioré (voix off, fonctionnalités, FAQ, ...)＊ Problèmes de LOGIN (mot de passe oublié, compte bloqué...):

ticket@ausy.be ＊ TIMESHEETING + questions liés au processus : changepoint@ausy.be ＊ Questions FACTURATION & PAIEMENTS : finance@ausy.be ＊ NOTE DE FRAIS & questions générales: BDP + zie FAQ

QUESTIONS ?