Formation disp ot v4 meublés et 7j glissants

La solution pour gérer vos disponibilités au quotidien

Formation du JJ/MM/AA

http://info.dispot.servicelogiciel.fr

Mot d’accueil…

http://info.dispot.servicelogiciel.fr/


Rappel des objectifs pédagogiques

• Cette formation s’adresse aux personnels des Offices de Tourisme (OT)

• Objectif n°1: transfert de compétences pour l’administration de la solution logicielle « DispOT »

• Objectif n°2: échanges entre les participants (dont l’intervenant) sur les meilleures pratiques dans leurs relations avec les gérants des hébergements



Les moyens pédagogiques

• Le présent diaporama

• Un accès à la solution « DispOT » en mode test

• Des cas de tests pratiques



Programme de la formation (4h)

• Un bon exemple vaut mieux qu’un long discours: présentation des résultats obtenus lorsque la solution est opérationnelle

• Présentation de l’Espace « Public » : restitution des disponibilités

• Présentation de l’Espace « Office de tourisme » : administration de la solution

• Présentation de l’Espace « Gérant » : saisie des disponibilités

• Mise en œuvre de la solution: affranchissez-vous de toute considération informatique

• Lancez-vous !



Les disponibilités hôtelières de l’Office de Tourisme de Moulins et sa Région

• Exemple de restitution des disponibilités quotidiennes

• Exemple de restitution pour un événement



Espace public

• Accès aux disponibilités via une adresse publique; possibilité de trier par type d’hébergement

• Pages distinctes entre les disponibilités quotidiennes et les disponibilités dans le cadre d’un événement

• Comment diffuser l’information:

• Sur une page web (lien url à intégrer en hypertext)

• Impression écran pour une impression papier

• Export Excel pour une impression papier(option)

• Service web / API pour intégration dans un site web(option)



Espace gérant

• Mettez-vous dans la peau de vos gestionnaires d’hébergements:

• Saisie quotidienne

• Saisie multi-dates (dans le cadre d’un événement)



Espace OT: ergonomie de la solution

• Connexion à l’outil

Une connexion sécurisée pour l’administrateur (https)

• Règles de navigation et d’ergonomie

Fonctions communes à tous les éléments : Créer / Rechercher / Modifier / Annuler / Exporter

Fonctions spécifiques



Espace OT: les gérants

• Définition d’un gérant : personne disposant d’une adresse mail et d’un accès internet pour saisir le nombre de chambres disponibles dans son hébergement

• Pré-requis pour chaque hébergement partenaire :

• Disposer d’un e-mail pour chaque gérant pour effectuer les envois et les relances

• Générer adresse unique par gérant pour permettre la saisie des disponibilités

• Création, modification, visualisation des gérants



Espace OT: les hébergements

• Définition: hôtel, chambre d’hôte, gîte, camping…

• Objectif dans le cadre de DispOT : recenser tous les hébergements et leur associer des attributs descriptifs à minima (type, classement, téléphone….)

• Création, modification, visualisation des hébergements

• Association d’un gérant à un ou plusieurs hébergements



Espace OT: cas de test n° 1

• Connectez-vous sur l’environnement de formation:

https://dispotformation.servicelogiciel.fr/

• Créez 3 hôtels

• Attribuez l’hôtel 1 au gérant 1; l’hôtel 2 au gérant 2



Espace OT: les évènements (1)

• Définition: un événement est une manifestation pour laquelle l’OT souhaite diffuser les disponibilités des hébergements

• Création, modification, visualisation des événements

• Association d’un ou plusieurs hébergements à un événement

• Association automatique selon le type d’hébergement

• Définition de la structure en charge de la saisie des dispos ( gérant de chaque hébergement, organisateur de l’évènement, centrale de réservation globale…)



Espace OT: les évènements (2)



Saisie des disponibilités des évènements



Restitution des disponibilités des évènements



Espace OT: les relances par mail (1)

• Définition: une relance par mail sera adressée aux gérants :

• ayant accepté ce mode de relance (cf. fiche gérant)

• n’ayant pas saisi leurs disponibilités à une heure dite

• Relance/saisie quotidienne et relance/événement en cours

NB: Pour les évènements, il est possible de paramétrer des centrales de réservation venant se substituer au gérants.



Espace OT: les relances par mail (2)

• S’assurer de la bonne réception des mails

• Demander aux gérants d’ajouter « [email protected] » à leurs contacts

• Si le mail arrive dans leur dossier spam : leur demander de déclarer « ce n’est pas un spam » / « ce courrier n’est pas indésirable »

le cas échéant cela va réactiver le lien url

cela évitera le passage en spam lors de la prochaine réception

• Si les problèmes persistent : nous analyserons pour vous la trace technique (« logs ») du serveur d’émission des mails : [email protected]


mailto:[email protected]?subject=DispoOT / problème de réception des courriels


Espace OT: les relances par mail (3)• Automatiser les envois

Exemple: de juin à septembre, relance tous les jours à 16h50 pour la saisie des disponibilités quotidiennes




• Connectez-vous sur l’environnement de démonstration:https://dispotdemo.servicelogiciel.fr/

• Programmez une relance par mail quotidienne dans 10 minutes

• Faites une pause café ;-)

• Vérifiez vos boites mails de test

• Simulez la saisie des disponibilités du jour pour le gérant 1

• Visualisez le résultat : http://dispotdemo.servicelogiciel.fr/hebergementaffichage/index?leDossier=OT-DEMO




• Connectez-vous sur l’environnement de démonstration:

https://dispotdemo.servicelogiciel.fr/

• Créez un événement commençant à une date ultérieure

• Associez les hôtels 1 et 2 à cet événement

• Programmez une relance par mail « Evénement » dans 2 minutes

• Faites une pause café ;-)

• Vérifiez vos boites mails de test

• Simulez la saisie des disponibilités du jour pour le gérant 1

• Visualisez le résultat : http://dispotdemo.servicelogiciel.fr/eventaffichage/index?leDossier=OT-DEMO



Annexe : éviter le classement en spam 1/2

• Ajoutez « [email protected] » à vos contacts



Annexe : éviter le classement en spam 2/2• Si le mail arrive dans le dossier spam : déclarez « ce n’est pas un spam » / « ce courrier n’est

pas indésirable »

• Cela va réactiver le lien url

• Cela évitera le passage en spam lors de la prochaine réception



Annexe 1: règles d’envoi des mails• Règles communes : seuls les hébergements, gérants et évènements ACTIF seront traités


Formation disp ot v4 meublés et 7j glissants

Software

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