Facturation entre assujettis fiscaux Les principes posés par le BOFiP du 18 10 2013

Février 2014

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Facture papier Facture électronique

Signature numérique

Archivage probatoire

Dématérialisation de factures Dématérialisation fiscale

Numérisation

GED EDI

BOFiP du 18 octobre 2013

Agenda

• Présentation

• Principes de facturation entre assujettis fiscaux

• La dématérialisation et ses avatars

• Réussir la dématérialisation de ses factures

• Etude de cas de dématérialisation fiscale

• Démonstration

3

Cette présentation est disponible sur notre site web www.qweeby.com rubrique « Actus »

Agenda

Présentation

• Principes de facturation entre assujettis fiscaux

• La dématérialisation et ses avatars

• Réussir la dématérialisation de ses factures

• Etude de cas de dématérialisation fiscale

• Démonstration

4

Qweeby, Un acteur reconnu de la dématérialisation

5

Certification GS1 France pour l’émission de factures électroniques conformément

à l’article 289 V du Code Général des Impôts

3ème prix lors des E-DOC award 2011 de la FedISA pour l’innovation dans le domaine de la gestion électronique

des documents et informations

Mention spéciale du Jury du concours Eureka 2012 organisé

par le Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts Comptables

Qweeby participe : - Forum National de la Facture Electronique - Groupe de travail sur la Facture Electronique de GS1 France

Participation au programme PEPPOL (Communauté Européenne) sur les processus dématérialisés « Business

to Government »

Nos partenaires techniques

Qweeby, Spécialiste de la dématérialisation B2B

6

175 entreprises émettrices 15 000 entreprises inter-connectées à la plateforme Qweeby 1,2 à 1,4 millions de flux opérés chaque mois

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EDI

Archiveurs Experts

Comptables

Agenda

• Présentation

Principes de facturation entre assujettis fiscaux

• La dématérialisation et ses avatars

• Réussir la dématérialisation de ses factures

• Etude de cas de dématérialisation fiscale

• Démonstration

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Facturation entre assujettis fiscaux Point de situation

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Directive 2010 – 45 CE

Loi de finances rectificative du 29 décembre 2012

Décrets du 26 avril 2013

BOFiP du 18 octobre 2013

Modification des principes de TVA et des règles de facturation définies par la directive 2006 112 CE

1. Règles applicables à l’établissement de factures entre assujettis fiscaux (obligations et modalités de délivrance ; mentions obligatoires)

2. Prise en compte de pratiques cadrées par des instructions fiscales ou des tolérances

Intégration de la directive en droit français par modification notamment les articles 289 et 96 F (de l’annexe III) du Code Général des Impôts (applicables au 01/01/2013)

La cadre réglementaire applicable à la facturation entre assujettis fiscaux a changé en 2013 par la transcription en droit français de la directive 2010-45 CE

Facturation entre assujettis fiscaux Modalités d’établissement de factures

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Les règles applicables aux factures émises sont communes aux factures papier ET aux factures électroniques

Facture papier, ou PDF non porteur d’une signature numérique

avancée

Obligation d’une piste d’audit documentée attestant

de la véracité de la transaction économique

Facture PDF avec signature numérique

avancée

Signature électronique réalisée avec un certificat

émis par une autorité qualifiée et de niveau au

moins RGS **

Echange EDI

Echange de fichiers de donnée structurés contenant les données obligatoires et avec liste récapitulative des

échanges + fichier des partenaires ; restitution en clair des fichiers échangés

Accord du récepteur requis pour l’envoi de flux dématérialisés

289-VII 1° 289-VII 2° 289-VII 3°

Transitivité des modes

Obligations récepteur

Rupture de forme interdite

Facturation entre assujettis fiscaux Modalités de conservation des factures

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La facture est conservée sous la forme d’émission ; l’émetteur seul peut déroger sous certaines conditions (ex. if n4c du 11 janvier 2007, reprise au 10103020 du BOFiP)

Facture émise papier Facture émise dématérialisée (fiscal)

Conservée papier par l’émetteur Ou

Conservée dématérialisée par l’émetteur (if n4c du 11 janvier 2007)

Conservée papier par le récepteur

Conservée dématérialisée par l’émetteur

Conservée dématérialisée par le récepteur

Même en cas de numérisation en réception… l’original demeure la

copie papier reçue La re-matérialisation est interdite

Facturation entre assujettis fiscaux Les mentions obligatoires (1/2)

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Les mentions obligatoires qui n’ont pas changé…

Mention Nature de l'opération concernée

Nom complet et adresse de l'assujetti et de son client. Toute opération.

Numéro individuel d'identification attribué au fournisseur du bien ou service en application de l’article 286 ter du CGI

Toute opération.

Date d'émission de la facture. Toute opération.

Numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Toute opération.

Pour chacun des biens livrés ou services rendus (ligne de facture) : - la quantité, - la dénomination précise, - le prix unitaire hors taxe, - le taux de TVA légalement applicable ou, le cas échéant, le bénéfice d'une exonération (Cette dernière mention est portée en pied de facture).

Toute opération.

Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l'opération et directement liés à cette opération.

Toute opération.

La date à laquelle est effectuée, ou achevée, la livraison de biens ou la prestation de services ou la date à laquelle est versé l'acompte visé au c du 1 du I de l’article 289 du CGI.

Toute opération.

Le montant de la taxe à payer et, par taux d'imposition, le total hors taxe et la taxe correspondante mentionnés distinctement.

Toute opération.

Numéros d'identification à la TVA du vendeur et de l'acquéreur (avec mention La mention : « Exonération TVA, art. 262 ter-I du CGI ».

Livraisons et transferts intracommunautaires exonérés

Facturation entre assujettis fiscaux Les mentions obligatoires (2/2)

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Les mentions qui deviennent obligatoires…

Mention Nature de l'opération concernée

Numéro d'identification à la TVA du prestataire ainsi que celui du preneur pour les prestations pour lesquelles ce dernier est redevable de la taxe.

Prestations de services soumises à auto-liquidation.

La mention : « Auto-liquidation ». Toute opération pour laquelle l'acquéreur ou le preneur est

redevable de la taxe. Précision : Cette mention n'a pas à figurer sur les factures émises au titre des livraisons intra-communautaires visées au I de l’article 262 ter du CGI.

La mention : « Auto-facturation ». Toute opération pour laquelle la facture est émise, au nom et pour le compte de l'assujetti, par l'acquéreur ou le preneur.

La mention : « Régime particulier – Agences de voyage ». La mention : « Régime particulier – Biens d'occasion ». La mention : « Régime particulier – Objets d'art » La mention : « Régime particulier – Objets de collection et d'antiquité ».

Toute opération bénéficiant du régime de la marge prévu au e du 1 de l’article 266 du CGI

Détail des mentions obligatoires : http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8333-PGP/version/31

Facturation entre assujettis fiscaux Et côté récepteur…

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Les modalités d’émission des factures engagent le récepteur

L’accord du client est requis pour dématérialiser fiscalement les factures :

- Accord formel préalable, ou - Paiement d’une facture

dématérialisée, ou - Absence de refus à la

réception, ou - Acceptation (opt-in) de CGV

le mentionnant

Accord

Le récepteur de factures dématérialisées est tenu par l’art. 96 F de l’ann. III

du CGI

- Contrôle de la signature - Contrôle de validité du

certificat (le cas échéant)

Réception

Les factures doivent être conservées dans la forme

d’émission

- Facture émise papier est conservée au format papier

- Facture émise électronique est conservée au format électronique

Conservation

La rupture de forme engage le récepteur et non l’émetteur

Le défaut de contrôle engage le récepteur et non l’émetteur

Facturation entre assujettis fiscaux En résumé

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Emetteur Récepteur Génération Emission Transmission Conservation Réception Conservation

Facturation manuelle

Papier Papier Papier Papier Papier 289 VII 1°

Facturation informatisée

Papier

Papier Papier Papier Papier 289 VII 1°

PDF (1) Papier Papier 289 VII 1°

PDF scan (2) Scan Scan Papier 289 VII 1°

Papier + EDI (3)

Papier Papier + EDI Papier 289 VII 1°

Electronique

PDF PDF PDF PDF 289 VII 1°

PDF signé PDF signé PDF signé PDF signé 289 VII 2°

PDF PDF 289 VII 2° émetteur 289 VII 1° récepteur

EDI (4) EDI EDI EDI 289 VII 3°

(1) Conservation dématérialisée des archives d’envoi au titre du 10103020 du BOFiP (ex. inst. fiscale n4c du 11/01/2007) (2) Autorisé jusqu’au 31/12/2014 (3) EDI non fiscal : flux EDI non conforme au 289-VII 3° et couplé à un flux papier (4) EDI fiscal conforme au 289-VII 3° donc non couplé à un flux papier

Facturation entre assujettis fiscaux Trois recommandations

Indiquer au recto de la facture émise son mode d’émission et le confirmer dans les CGV

Bien réfléchir avant de payer une facture reçue sous forme dématérialisée (PDF ou PDF signé)

Veiller à ne pas rompre la forme d’émission d’une facture reçue (impression d’une facture nativement dématérialisée)

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Agenda

• Présentation

• Principes de facturation entre assujettis fiscaux

La dématérialisation et ses avatars

• Réussir la dématérialisation de ses factures

• Etude de cas de dématérialisation fiscale

• Démonstration

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Dématérialisation des factures Le contexte et les enjeux

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Le traitement des factures papier coûte surtout à cause du support papier. Supprimer ce support est une action pertinente pour les deux parties.

Supprimer réellement le support matériel (dématérialisation fiscale) permet de supprimer des opérations lourdes et coûteuses, telle que la numérisation de factures fournisseurs réalisée par

les récepteurs (à leurs frais)

Réalisation de la facture

Impression et mise sous pli

Dépôt à la Poste

Classement de l’archive

Réception du courrier

Contrôle et validation

Saisie comptable

Emission du paiement

Classement de la facture

Emetteur Récepteur

Le côté matériel du flux d’information introduit des opérations lourdes et coûteuses

La dématérialisation et ses avatars Dématérialisation… de quoi parle t-on ?

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La dématérialisation de factures renvoie à des réalités différentes : dématérialisation des factures fournisseurs ou factures clients, et dématérialisation fiscale des factures

La dématérialisation et ses avatars Dématérialisation… et dématérialisation fiscale

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La dématérialisation doit respecter des règles précises pour être fiscale. Seules les factures émises selon ces règles permettent la dématérialisation fiscale.

Facture émise sous forme dématérialisée

fiscale

Dématérialisation fiscale de

factures clients

Facture émise papier par un opérateur de BPO (if 11/01/2007)

Dématérialisation de factures

clients

Dématérialisation de factures fournisseurs

Transmission et conservation dématérialisées par les deux

parties

Transmission matérielle Conservation dématérialisée

par l’émetteur et papier par le récepteur

Transmission matérielle conservation papier par les

deux parties

Numérisation en réception de factures émises papier ou PDF

La dématérialisation et ses avatars Les implications de la facture dématérialisée

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Dématérialiser une facture dépasse le seul cadre fiscal…

Support de la Transaction commerciale

Pièce comptable

Pièce fiscale

Sert en cas de litige Support de garantie (code civii)

Déclenche le paiement Ecriture comptable Part intégrante du chemin de

révision de révision comptable

Collecte de la TVA Calcul de l’IS

Cycle comptable

Cycle fiscal

Cycle commercial

Exercice

3 + 1 années

6 à 30 ans

Article 289-VII du CGI

Article 1316 du Code Civil

IF n4C du 11//01/2007

La dématérialisation et ses avatars 3 points clés de la dématérialisation de factures

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La facture dématérialisée est avant tout une facture : sa transmission au client qui doit la payer est au cœur du sujet

Fiabilité et suivi de la Transmission

Intégration dans les processus

Interopérabilité interne et externe

La facture doit être reçue par le client pour être payée

Le client doit donner son accord à la dématérialisation

Le suivi des envois peut être chronophage ainsi que la gestion des renvois

Certains client peuvent utiliser des prestataires de réception ou avoir des exigences de format, mode, protocole…

Recevoir un PDF image n’intéresse personne

Passer du temps pour rassembler des factures éparpillées est une tâche sans valeur ajoutée

Imposer au client d’avoir ses factures fournisseur à plusieurs endroits n’est pas une option convenable

La facture client dématérialisée est un actif numérique de l’entreprise qui doit rester maître de sa gestion

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• La dématérialisation et ses avatars

Réussir la dématérialisation de ses factures

• Etude de cas de dématérialisation fiscale

• Démonstration

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La dématérialisation des factures clients est moins intrusive (SI, processus et organisation) que la dématérialisation des factures fournisseurs. Elle est un quick win qui facilite le déploiement de la dématérialisation dans l’entreprise

Mise en œuvre

ROI

Rapide

Long

Complexe Facile

Dématérialisation de factures fournisseurs

Impacts technique, humain et

organisationnel forts

Dématérialisation de factures clients

Impacts technique, humain et

organisationnel faibles

Réussir la dématérialisation de ses factures Un projet facile et gagnant

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Réussir la dématérialisation de ses factures Un ROI directement lié au déploiement

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La dématérialisation des factures n’a d’intérêt que si elle est déployée largement grâce à un projet ambitieux et mobilisateur

Réussir la dématérialisation de ses factures Avoir une stratégie globale

Veiller à la cohérence avec les outils mis en œuvre dans l’entreprise (GED, archivage probatoire, identité numérique…)

Intégrer la dématérialisation des factures dans la démarche de Responsabilité Sociale et Environnementale (RSE) de l’entreprise

Former les utilisateurs pour atteindre tous les avantages et bénéfices de la dématérialisation (et éviter les fausses manœuvres involontaires…)

Mettre en avant la dématérialisation pour en faire un facteur concurrentiel différentiant

La dématérialisation est un avantage pour l’entreprise : il faut l’articuler avec les actions de RSE, de marketing et de communication pour bien la valoriser

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Réussir la dématérialisation de ses factures En résumé…

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Construire une stratégie « dématérialisée » : stratégie d’identité numérique (certificat signature) et politique d’archivage électronique adaptée à vos besoins actuels (et futurs)

Faire le point sur les attentes des clients qui peuvent déployer la dématérialisation de leur côté. Ne pas se limiter à la demande et aux impératifs du premier qui s’exprime

Inciter tous ses clients à accepter des factures dématérialisées (pour réduire la part transmise par courrier et générer un réel retour sur investissement)

Garder la main sur ses factures papier (ne pas externaliser d’office ou vous laisser la liberté de choix de l’opérateur)

Mettre l’équipe comptable dans la boucle pour la rassurer et l’impliquer

Travailler avec les utilisateurs leur rapport au papier : pour éviter qu’ils impriment autant (si pas plus) qu’avant

Indiquer dans les CGV la mise en œuvre de la dématérialisation des factures

Informer l’administration fiscale

Et surtout (avant tout) respecter le cadre fiscal

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• Réussir la dématérialisation de ses factures

Etude de cas de dématérialisation fiscale

• Démonstration

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Etude de cas Présentation du contexte

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Acteur majeur du B2B2C

120 000 factures et avoirs par an

9 000 clients finaux

Une vingtaine de centrales d’achat professionnelles

Impératifs et enjeux : - Dématérialiser les exemplaires d’archive en application de l’IF n4C du 11/01/2007 - Respecter les demandes des centrales d’achat (dont une grande centrale GMS mature en

dématérialisation fiscale) - Déployer rapidement la facturation dématérialisée à TOUS les clients - Permettre une mise en œuvre rapide (moins de 1 mois entre le GO projet et le GO production) - Permettre l’appel des factures dématérialisées via l’extranet client - Assurer la compatibilité avec les standards du secteur

Etude de cas Le dispositif mis en œuvre

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Génération des factures au format PDF par l’ERP (X3)

Prise en charge des jeux PDF par Qweeby (installé en local sur

un serveur TSE)

Découpage des jeux, insertion des fonds

de page et verso CGV

Signature électronique (certificat SSL Europa – Open

Trust)

Impression local sur papier à en-tête /

CGV des factures à transmettre papier

Dépôt en archivage probatoire (LEARCH)

Transmission à la plateforme Qweeby

(datacenter T IV)

Notification tracée aux clients finaux (factures unitaires)

Accès aux factures via l’extranet client

(API d’appel)

Notification tracée aux centrales

(agrégats de factures des points de vente)

Transmission par processus automatisé

pour les centrales demandeuses

Copie locale des PDF signés

Suivi des envois et transmission ;

consultation de la facturation

Opérations réalisées en local par l’émetteur

Opérations réalisées sur l’infra Qweeby

Transmission directe sous forme de

journal d’achat via

Etude de cas Approche économique

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AVANT

Impression et envoi des factures 120 000 x 0,99 € 118 800 €

Archivage papier 120 000 x 0,10 € 12 000 €

Temps de traitement 4 jours / mois (25 € / h) 8 400 €

Duplicatas, renvois… Non chiffré !

TOTAL (HT) 139 200 €

APRES

Mise en œuvre (première année ) 5 000 € 5 000 € Coûts internes projet 8 000 € 8 000 € Certificat RGS ** pour 3 ans 385 € 385 € Traitement dématérialisé 120 000 x 0,15 € 18 000 € Archivage électronique 120 000 x 0,08 € 9 600 € Autres coûts (API, agrégats…) 500 € par mois 6 000 € Temps de traitement 2 jours / mois (25 € / h) 4 200 €

TOTAL AVEC MISE EN OEUVRE (HT) 51 185 € TOTAL NET DE MISE EN ŒUVRE (HT) 37 800 €

Gain la première année : 88 015 € Gain les années suivantes : 101 400 € ROI cumulé sur 3 années : 290 815 €

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• Etude de cas de dématérialisation fiscale

Démonstration

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Sources et informations complémentaires

• Textes officiels : – Directive 2010 45 CE – Loi du 29 décembre 2012 portant application de la directive 2010-45 CE – Décret du 26 avril 2013 – BOFiP du 18 octobre 2013

• Lectures du BOFiP pour Qweeby, par… – Jean Saphores, Vice-Président du CSOEC et co-fondateur de la FNTC – Bernard Longhi, Président du CLEEP et animateur du Forum National de la

Facture Electronique

• Synthèse par Qweeby : – Synthèse du BOFiP – Schéma d’ensemble

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Cette présentation est disponible sur notre site web www.qweeby.com rubrique « Actus »

Pour en savoir plus…

www.qweeby.com

www.scoop.it/t/facture-electronique

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