[Document title] · 2020. 10. 22. · 2. Upload RKA-KL 3. Monitoring Struktur Anggaran 4. DIPA :...

[Year]

[Document title]

[DOCUMENT SUBTITLE]

IRENE

1

Contents Role KPA ................................................................................................................... 3

1. Masuk Aplikasi ( Login ) ....................................................................................... 3

2. Pilih tahun Anggaran............................................................................................ 6

3. Verifikasi PPK ....................................................................................................... 7

4. Kelola Anggaran ................................................................................................... 8

4.1 Upload RKA-KL ............................................................................................... 9

4.2 Struktur Anggaran ....................................................................................... 17

4.3 DIPA ............................................................................................................. 18

Input DIPA Secara Manual ............................................................................. 18

Revisi Anggaran Manual ................................................................................ 31

4.4 Delegasi PPK................................................................................................. 33

4.5 Monitoring Pemetaan Item oleh PPK .......................................................... 35

4.6 Manajemen Paket RUP ................................................................................ 37

4.6.1 Umumkan Paket RUP ........................................................................... 38

4.6.2 Persetujuan Revisi Paket Pembatalan Paket ....................................... 41

4.6.3 Aktifkan Kembali Paket Batal ............................................................... 42

4.6.3 Revisi Paket RUP .................................................................................. 43

4.6.3 Realisasi Paket RUP .............................................................................. 50

4.7 Monitoring ................................................................................................... 51

4.7.1 Monitoring Pagu Delegasi..................................................................... 51

4.7.2 Monitoring Pagu Belum Terpetakan .................................................... 52

4.7.3 Monitoring Delegasi PPK ...................................................................... 55

4.7.4 Monitoring Realisasi RUP ..................................................................... 56

4.7.5 Monitoring Belanja Barang ................................................................... 57

4.7.6 Monitoring Belanja Modal ................................................................... 58

2

Role PPK ................................................................................................................. 60

1. Masuk Aplikasi ( Login ) ..................................................................................... 60

2. Pilih tahun Anggaran.......................................................................................... 63

3 Struktur Anggaran .............................................................................................. 63

4. Pemetaan Item .................................................................................................. 64

5. Kelola RUP .......................................................................................................... 67

5.1 Pemaketan RUP Penyedia ........................................................................... 67

Tambah Paket Penyedia ................................................................................ 68

Usulkan Pengumuman RUP ke KPA ............................................................... 70

5.2 Pemaketan RUP Penyedia (Multiyears) ....................................................... 71

Tambah Paket Penyedia Multiyears .............................................................. 71


5.3 Pemaketan RUP Penyedia (Integrasi) .......................................................... 75

Tambah Paket Penyedia Terintegrasi ............................................................ 75


5.4 Pemaketan RUP Penyedia (Dikecualikan) .................................................... 79

Tambah Paket Penyedia Dikecualikan ........................................................... 79


5.4 Pemaketan RUP Swakelola .......................................................................... 82

Tambah Paket Swakelola ............................................................................... 83


5.5 Revisi Paket .................................................................................................. 85

Pembatalan Paket .......................................................................................... 86

Revisi Satu ke Satu ......................................................................................... 87

Revisi Satu ke Banyak .................................................................................... 88

5.6 Realisasi Paket RUP ..................................................................................... 91

3

User Manual

Aplikasi Perencanaan Pengadaan

Role KPA

Dalam aplikasi Perencanaan Pengadaan ini pengguna dengan role KPA memiliki

beberapa wewenang sebagai berikut :

1. Verifikasi PPK

2. Upload RKA-KL

3. Monitoring Struktur Anggaran

4. DIPA : input DIPA secara manual

5. Revisi Anggaran

6. Delegasi PPK

7. Kelola Paket RUP

8. Monitoring RUP

1. Masuk Aplikasi ( Login )

Untuk masuk dalam aplikasi Perencanaan Pengadaan pengguna harus

melakukan login dahulu ke aplikasi Portal UKPBJ. Untuk melakukan login dapat

dengan langkah berikut:

- Akses halaman login Portal UKPBJ

- Maka aplikasi akan mengarahkan ke halaman Login, seperti gambar

dibawah ini :

4

- Masukkan username dan password role KPA. username dan password

KPA sama dengan yang ada pada aplikasi SiRUP Nasional.

- Aplikasi akan mengarahkan pengguna ke halaman untuk melengkapi

profile. Halaman ini muncul jika pengguna baru pertama kali login.

- Lengkapilah data profile KPA.

● NIP : isikann NIP dengan benar

● Nama : isikan dengan nama lengkap

● Alamat : isikan dengan alamat kantor dengan lengkap

● Jabatan: isikan jabatan anda saat ini

● Golongan : isikan golongan anda saat ini

● No Telepon : isikan dengan nomor yang dapat dihubungi

- Jika ingin ambil data dari SPSE dapat gunakan ikon , jika memang data

di SPSE merupakan data yang terbaru.

- Aktifkan checkbox pernyataan bahwa data yang disampaikan adalah data

yang benar.

Data profil ini dapat pengguna perbaharui lagi jika memang diperlukan.

Lalu tekan tombol Update Profile .

5

- Setelah melakukan pembaharuan data profil diri, aplikasi akan

mengarahkan pengguna ke halaman Beranda Portal UKPBJ.

- Untuk memilih aplikasi Perencanaan pilih tombol burger bar .

Tombol berapa di atas kiri bagian aplikasi.

6

- Aplikasi akan mengarahkan pada halaman yang berisi pilihan aplikasi

lainnya yang terdaftar di Portal UKPBJ.

- Pilih aplikasi Perencanaan Pengadaan

- Aplikasi akan mengarahkan pada profil di aplikasi Perencanaan

Pengadaan , seperti gambar dibawah ini :

2. Pilih tahun Anggaran

Sebelum melakukan fungsional sebagai admin pastikan tahun anggaran

sesuai dengan kebutuhan yang akan dikerjakan. Untuk melakukan pemilihan

7

tahun anggaran ada tombol di sisi kanan atas halaman beranda pengguna,

seperti pada gambar dibawah ini :

3. Verifikasi PPK

Seperti sudah dijelaskan sebelumnya bahwa pengguna dengan role KPA

memiliki wewenang untuk melakukan verifikasi PPK. KPA akan melakukan

verifikasi bagi PPK yang ada di bawah satuan kerja KPA. Untuk melakukan verifikasi

tersebut akan dituangkan dalam dokumen user manual ini.

- Pilih menu pada sidebar aplikasi Kelola Pengguna - PPK, seperti pada

gambar dibawah ini :

- Aplikasi akan mengarahkan pengguna ke halaman Daftar PPK. Pada

halaman ini pengguna dapat melihat semua daftar PPK yang ada dibawah

KPA dengan status verifikasinya.

Jika PPK belum terverifikasi maka terdapat ikon cek hijau pada data

tersebut pada kolom action. Jika PPK sudah terverifikasi maka terdapat

8

ikon bintang pada data tersebut pada kolom action. Untuk

membatalkan status terverifikasi PPK dapat menggunakan ikon panah

kebawah.

- Tekan ikon cek hijau pada PPK yang ingin dilakukan verifikasi.

- Aplikasi akan melakukan perubahan status pada PPK yang sudah diberikan

aksi verifikasi tersebut.

4. Kelola Anggaran

Pada aplikasi ini role KPA memiliki wewenang dalam melakukan

pengelolaan data anggaran. Data anggaran yang dapat dikelola oleh role KPA

terdiri dari : data DIPA atau RKA-KL dan Struktur Anggaran. Pengelolaan data-data

tersebut akan dijelaskan dengan detail pada dokumen user manual ini.

9

4.1 Upload RKA-KL

Pada menu ini role KPA difasilitasi untuk melakukan pengelolaan data

anggaran atau RKA-KL agar semua data anggaran yang telah disetujui dapat

disimpan pada aplikasi. Pengelolaan tersebut meliputi : Upload RKA-KL, kelola data

DIPA, pendelegasian PPK dan pemetaan item. Detail langkah-langkah akan

dijelaskan dengan detail pada dokumen user manual ini.

Upload RKA-KL

Dalam menu ini pengguna dapat melakukan unggah dokumen RKA-KL dari

satuan kerja. Untuk melakukan pengelolaan dapat dilakukan dengan langkah-

langkah :

- Pilih menu pada sidebar aplikasi Data Anggaran- Kelola Anggaran -

Manajemen DIPA (RKA-KL) - Upload RKA , seperti pada gambar dibawah ini:

- Aplikasi akan mengarahkan pengguna ke halaman Daftar RKA-KL. Pada

halaman ini pengguna dapat melihat semua dokumen RKA-KL yang sudah

berhasil diunggah di aplikasi.

Upload RKA-KL

Untuk melakukan unggah dokumen dapat dilakukan dengan langkah-

langkah berikut :

10

- Tekan tombol unggah RKA-KL di sisi kanan atas pada halaman

Daftar RKA-KL.

Aplikasi akan mengarahkan ke halaman tambah RKA-KL.

- Pilihlah berkas RKA-KL yang ingin di unggah. Berkas yang dapat diunggah

adalah berkas keluaran aplikasi RKA-KL Kementerian Keuangan dengan

ekstensi file .csv

- Lalu tekan tombol simpan untuk menyimpan dan batal untuk

membatalkan aksi.

- Maka aplikasi akan menyimpan data RKA-KL yang telah di unggah.

Lihat Detail RKA-KL

Untuk melihat data detail RKA-KL yang telah berhasil terunggah dapat

dilakukan dengan langkah-langkah berikut :

- Tekan ikon Detail RKA-KL data dari data RKA-KL yang ingin dilihat. Ikon

berada di kolom Action pada halaman Daftar RKA-KL.

- Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Formulir Detail RKA-KL. Detail

RKA-KL akan ditampilkan secara berjenjang.

● Detail Program

Pada halaman ini akan menampilkan daftar Program yang berhasil

terunggah dari RKA-KL.

11

● Detail Kegiatan

Dalam setiap program memiliki kegiatan di bawahnya. Untuk

melihat kegiatan -kegiatan dari program tekan ikon Daftar

Kegiatan . Ikon berada di kolom Action.

Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Daftar Kegiatan, seperti

pada gambar dibawah ini :

12

● Detail Output

Dalam setiap kegiatan memiliki output dibawahnya. Untuk melihat

output-output dari kegiatan tekan ikon Daftar Output . Ikon

berada di kolom Action.

Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Daftar Output, seperti


● Detail Sub Output

Dalam setiap output memiliki sub output dibawahnya. Untuk

melihat sub output dari output tekan ikon Daftar Sub Output .

Ikon berada di kolom Action.

Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Daftar Sub Output, seperti


13

● Detail Komponen

Dalam setiap Sub output memiliki komponen dibawahnya. Untuk

melihat komponen dari sub output tekan ikon Daftar Komponen

. Ikon berada di kolom Action.

Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Daftar Komponen, seperti


14

● Detail Sub Komponen

Dalam setiap komponen memiliki sub komponen dibawahnya.

Untuk melihat sub komponen dari komponen tekan ikon Daftar

Sub Komponen . Ikon berada di kolom Action.

Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Daftar Sub Komponen,


15

● Detail Akun

Dalam setiap sub komponen memiliki akun di bawahnya. Untuk

melihat akun dari sub komponen tekan ikon Daftar Akun .

Ikon berada di kolom Action.

Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Daftar Akun, seperti pada


16

● Daftar Detail Item

Dalam setiap akun memiliki detail di bawahnya. Untuk melihat

Detail Item dari akun tekan ikon Daftar Detail . Ikon berada di

kolom Action. Daftar Detail Item terkadang memiliki Header,

untuk melihat detail item anggaran tekan ikon Daftar Detail

hingga muncul Detail Item anggaran.

Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Daftar Detail, seperti pada


17

4.2 Struktur Anggaran

Dalam menu ini pengguna dapat memantau struktur anggaran yang telah

tercatat pada aplikasi. Nilai struktur anggaran merupakan agregat dari unggahan

RKA-KL yang sudah tersimpan pada aplikasi. Untuk memantaunya dapat dilakukan

dengan langkah-langkah :

- Pilih menu pada sidebar aplikasi Data Anggaran- Kelola Anggaran - Struktur

Anggaran, seperti pada gambar dibawah ini :

18

- Aplikasi akan mengarahkan pengguna ke halaman Struktur Anggaran.

4.3 DIPA

Dalam menu ini pengguna dapat melakukan penambahan data anggaran

secara manual. Hasil penambahan yang dilakukan manual ini tetap akan tercatat

menjadi komponen agregat struktur anggaran. Menu ini juga dapat digunakan oleh

pengguna untuk melakukan revisi anggaran secara manual. Untuk kegiatan

tersebut dapat dilakukan dengan langkah-langkah :

Input DIPA Secara Manual

- Pilih menu pada sidebar aplikasi Data Anggaran- Kelola Anggaran -

Manajemen DIPA (RKA-KL) -Dipa, seperti pada gambar dibawah ini :

19

- Aplikasi akan mengarahkan pengguna ke halaman Anggaran dimulai

dengan Daftar Program. Penambahan akan dilakukan secara berjenjang

dari Program - Kegiatan - Output dan seterusnya hingga Detail Item. Untuk

melaksanakan hal tersebut dapat dilakukan dengan langkah-langkah :

Tambah Program

Untuk melakukan penambahan Program dapat dilakukan dengan langkah-

langkah berikut :

- Tekan tombol +Program di sisi kanan atas pada halaman Daftar

Program.

- Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Tambah Program. Lengkapi data

yang akan ditambahkan dalam aplikasi:

● Kode : isikan dengan kode program

● Nama : isikan dengan nama program

● Pagu : tidak aktif karena pagu akan ditambahkan di level terkecil

yaitu Detail Item

● Versi : isikan dengan versi perubahan

20


membatalkan aksi.

Tambah Kegiatan

Untuk melakukan penambahan Kegiatan dapat dilakukan dengan langkah-

langkah berikut :

- Dalam setiap program memiliki kegiatan di bawahnya. Untuk melihat

kegiatan dari program tekan ikon Daftar Kegiatan . Ikon berada di

kolom Action.

- Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Daftar Kegiatan, seperti pada


- Tekan tombol +Kegiatan di sisi kanan atas pada halaman

Daftar Kegiatan.

- Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Tambah Kegiatan. Lengkapi data


● Kode : isikan dengan kode kegiatan

● Nama : isikan dengan nama kegiatan


yaitu Detail Item

21


membatalkan aksi.

Tambah Output

Untuk melakukan penambahan Output dapat dilakukan dengan langkah-

langkah berikut :

- Dalam setiap kegiatan memiliki output dibawahnya. Untuk melihat

output-output dari kegiatan tekan ikon Daftar Output . Ikon berada

di kolom Action.

- Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Daftar Output, seperti pada


22

- Tekan tombol +Output di sisi kanan atas pada halaman Daftar

Output.

- Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Tambah Output. Lengkapi data


● Kode : isikan dengan kode output

● Nama : isikan dengan nama output


yaitu Detail Item


membatalkan aksi.

Tambah Sub Output

Untuk melakukan penambahan Sub Output dapat dilakukan dengan

langkah-langkah berikut :

- Dalam setiap output memiliki sub output di bawahnya. Untuk melihat sub

output dari output tekan ikon Daftar Sub Output . Ikon berada di

kolom Action.

- Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Daftar Sub Output, seperti pada


23

- Tekan tombol +Sub Output di sisi kanan atas pada halaman

Daftar Sub Output.

- Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Tambah Sub Output. Lengkapi data


● Kode : isikan dengan kode sub output

● Nama : isikan dengan nama sub output


yaitu Detail Item


membatalkan aksi.

24

Tambah Komponen

Untuk melakukan penambahan Komponen dapat dilakukan dengan


- Dalam setiap Sub output memiliki komponen dibawahnya. Untuk melihat

komponen dari sub output tekan ikon Daftar Komponen . Ikon

berada di kolom Action.

- Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Daftar Komponen, seperti pada


- Tekan tombol +Komponen di sisi kanan atas pada halaman

Daftar Komponen.

- Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Tambah Komponen. Lengkapi data


● Kode : isikan dengan kode komponen

● Nama : isikan dengan nama komponen


yaitu Detail Item

25


membatalkan aksi.

Tambah Sub Komponen

Untuk melakukan penambahan Sub Komponen dapat dilakukan dengan


- Dalam setiap komponen memiliki sub komponen dibawahnya. Untuk

melihat sub komponen dari komponen tekan ikon Daftar Sub Komponen

. Ikon berada di kolom Action.

- Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Daftar Sub Komponen, seperti


26

- Tekan tombol +Sub Komponen di sisi kanan atas pada

halaman Daftar Sub Komponen.

- Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Tambah Sub Komponen. Lengkapi

data yang akan ditambahkan dalam aplikasi:

● Kode : isikan dengan kode Sub komponen

● Nama : isikan dengan nama Sub komponen


yaitu Detail Item

27


membatalkan aksi.

Tambah Akun

Untuk melakukan penambahan Akun dapat dilakukan dengan langkah-

langkah berikut:

- Dalam setiap sub komponen memiliki akun di bawahnya. Untuk melihat

akun dari sub komponen tekan ikon Daftar Akun . Ikon berada di

kolom Action.

- Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Daftar Akun, seperti pada gambar

dibawah ini :

- Tekan tombol +Akun di sisi kanan atas pada halaman Daftar

Akun.

- Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Tambah Akun. Lengkapi data yang

akan ditambahkan dalam aplikasi:

● Kode : isikan dengan kode Akun

● Nama : isikan dengan nama Akun

28


yaitu Detail Item


membatalkan aksi.

Tambah Detail Item

Untuk melakukan penambahan Detail Item dapat dilakukan dengan

langkah-langkah berikut:

- Dalam setiap akun memiliki detail di bawahnya. Untuk melihat Detail

Item dari akun tekan ikon Daftar Detail . Ikon berada di kolom

Action. Daftar Detail Item terkadang memiliki Header.

- Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Header Daftar Detail, seperti pada

gambar dibawah ini:

29

- Tekan tombol +Header Item di sisi kanan atas pada

halaman Daftar Header Item.

- Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Tambah Header Detil. Lengkapi

data yang akan ditambahkan dalam aplikasi:

● Kode : isikan dengan kode header

● Nama : isikan dengan nama header detil


yaitu Detail Item

30


membatalkan aksi.

- Untuk melihat detail item anggaran tekan ikon Daftar Detail hingga

muncul Detail Item anggaran.

- Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Daftar Item, seperti pada gambar

dibawah ini:

- Tekan tombol +Item di sisi kanan atas pada halaman Daftar

Item.

- Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Tambah Detil. Lengkapi data yang

akan ditambahkan dalam aplikasi:

● Kode : isikan dengan kode detil

● Nama : isikan dengan nama detil


yaitu Detail Item

31


membatalkan aksi.

Revisi Anggaran Manual

Revisi manual yang dapat dilakukan oleh pengguna adalah revisi

penamaan dari nama Program , Kegiatan, Output dan seterusnya hingga Item dan

revisi nilai pagu dalam anggaran. Untuk melakukan perubahan penamaan dapat

dilakukan dengan langkah-langkah berikut ini:

- Dalam dokumen ini akan diberikan contoh perubahan atas penamaan

program

- Tekan ikon ubah dari Program yang ingin diubah. Ikon berada di

kolom Action pada halaman Daftar Eselon II.

- Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Ubah Program.

32

- Koreksi isian formulir dengan data yang diinginkan. Berikan juga

informasi versi dari revisi anggaran tersebut.

- Lalu tekan tombol simpan untuk menyimpan dan batal

untuk membatalkan aksi.

- Perubahan penamaan dapat digunakan juga untuk level lainnya di bawah

Program.

Revisi pagu hanya dapat dilakukan pada level terdetail dari anggaran yaitu Detil

Item. Untuk melakukan perubahan Pagu dapat dilakukan dengan langkah-

langkah berikut ini:

- Tekan ikon ubah dari Item yang ingin diubah. Ikon berada di kolom

Action pada halaman Daftar Item.

- Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Ubah Program.

- Koreksi isian formulir dengan data yang diinginkan.

33



- Dari revisi pagu yang dilakukan pengguna aplikasi akan melakukan

perhitungan agregat secara otomatis dari perubahan tersebut

4.4 Delegasi PPK

Wewenang berikut yang dapat dilakukan oleh pengguna adalah

mendelegasikan program dan kegiatan ke PPK. Delegasi dapat dilakukan dari

program hingga item sesuai dengan kebutuhan pengguna. Untuk melaksanakan

hal tersebut dapat dilakukan dengan langkah-langkah :

- Pilih menu pada sidebar aplikasi Data Anggaran- Manajemen DIPA (RKA-KL)

- Pendelegasian PPK, seperti pada gambar dibawah ini

- Aplikasi akan mengarahkan pengguna ke halaman Daftar Delegasi PPK.

Pada halaman ini disediakan daftar anggaran yang sudah tersimpan pada

aplikasi.

34

- Pendelegasian dapat langsung dilakukan dengan memilih PPK pada

dropdown kolom PPK. PPK yang dapat dipilih adalah PPK yang telah

diverifikasi olah KPA dilangkah sebelumnya (lihat poin 3. Verifikasi PPK ).

Jika KPA mendelegasikan induk dalam sebuah anggaran maka rincian

anggaran dibawahnya akan juga terdelegasi oleh PPK tersebut. Misal KPA

mendelegasikan sebuah program anggaran ke PPK A maka dari kegiatan

hingga Item anggaran tersebut terdelegasi untuk PPK A tersebut, terlihat


-

- Jika pengguna memerlukan kebutuhan mendelegasikan kebanyak PPK

dalam data anggarannya. Maka pengguna dapat melakukan pendelegasian

35

mulai dari kegiatan, output , komponen, akun atau bahkan detail item

sesuai kebutuhan KPA. Pilihlah PPK yang tersedia dan biarkan kosong untuk

level diatasnya. Proses tersebut dapat dijelaskan seperti pada gambar

dibawah ini:

- Lalu tekan tombol simpan untuk menyimpan dan keluar halaman

untuk membatalkan aksi perubahan.

- Setelah PPK mendapat pendelegasian maka PPK sudah dapat mulai

melakukan pemaketan sesuai kebutuhan.

4.5 Monitoring Pemetaan Item oleh PPK

Wewenang berikut yang dapat dilakukan oleh pengguna adalah melakukan

monitoring atau pemantauan atas pemetaan item yang telah dilakukan oleh PPK.

Setelah PPK mendapatkan pendelegasian PPK sudah dapat melakukan pemetaan

dan pemaketan. Hasil dari pemeraan tersebut dapat dilihat oleh KPA pada menu

ini.Untuk melaksanakan hal tersebut dapat dilakukan dengan langkah-langkah :

- Pilih menu pada sidebar aplikasi Data Anggaran- Manajemen DIPA (RKA-KL)

- Pemetaan Item, seperti pada gambar dibawah ini

36

- Aplikasi akan mengarahkan pengguna ke halaman Daftar Pemetaan Item.

Pada halaman ini pengguna dapat melihat persentase pemetaan yang

sudah dilakukan oleh PPK. Selain dalam bentuk persen juga terlihat

nominal pagu yang sudah terpetakan dari alokasi anggaran yang sudah

didelegasikan ke PPK tersebut.

- Untuk melihat lebih jelas rincian anggarannya yang sudah terpetakan

pengguna dapat menekan tombol detail pada kolom Action.

- Aplikasi akan mengarahkan pada halaman rincian pemetaan sesuai pilihan

data anggaran yang terpilih.

37

4.6 Manajemen Paket RUP

Wewenang KPA dalam menu ini adalah meliputi beberapa hal:

- Mengumumkan RUP

- Melakukan Revisi dan reviu revisi yang diusulkan PPK

- Mengelola realisasi paket-paket RUP

Untuk melakukan wewenang KPA tersebut maka akan dijelaskan lebih detail.

38

4.6.1 Umumkan Paket RUP

Salah satu wewenang KPA adalah untuk melakukan pengumuman RUP

yang telah dibuat oleh PPK dibawahnya. Untuk melakukan kegiatan tersebut

dapat dilaksanakan dengan langkah-langkah berikut:

- Pengguna dapat masuk ke halaman daftar paket yang akan diumumkan

baik melalui penyedia , penyedia (multiyear), penyedia (integrasi),

penyedia (dikecualikan) maupun swakelola. Pengguna dapat mengakses

sesuai kebutuhan.

- Pada halaman daftar paket pengguna dapat masuk ke detail paket dari ikon

Detail Paket . Aplikasi akan mengarahkan pada halaman detail paket.

39

Setuju umumkan Paket

- Jika paket RUP yang telah dibuat PPK sudah sesuai maka pengguna dapat

menyetujui usulan pengumuman paket ini dengan menekan tombol Setuju

usulkan umumkan .

- maka status paket akan berubah menjadi terumumkan

40

Tolak umumkan Paket

- Jika pengguna membatalkan usulan yang diajukan PPK maka dapat

menekan tombol Batalkan Usulan Umumkan

- Aplikasi akan menampilkan pop up untuk diisi pengguna konfirmasi dan

keterangan membatalkan usulan pengumuman RUP.



- Maka status paket menjadi Usulan dibatalkan.

41

4.6.2 Persetujuan Revisi Paket Pembatalan Paket

Seperti sudah dijelaskan sebelumnya bahwa pengguna dengan role PPK

memiliki wewenang untuk melakukan persetujuan atas revisi yang diajukan oleh

PPK. Untuk melakukan kegiatan tersebut dapat dilaksanakan dengan langkah-

langkah berikut:

- Pengguna dapat masuk ke halaman daftar paket yang telah diinisiasi oleh

PPK untuk Revisi

- Pada paket RUP akan ada tanda seru (!) pada kolom status .

- Tekan pada ikon tersebut, maka aplikasi akan mengarahkan pada

halaman histori paket.

- Pada paket RUP ini revisi yang diinisiasi adalah pembatalan paket. Pada

halaman ini juga dituangkan alasan

- Jika pengguna menolak pembatalan ini maka tekan tombol Tolak

dan paket akan tetap terumumkan.

- Jika pengguna menyetujui pembatalan ini maka tekan tombol Setuju

maka paket akan dibatalkan. Dan paket akan berubah statusnya

menjadi Revisi Batal.

42

4.6.3 Aktifkan Kembali Paket Batal

Setelah paket RUP sudah dibatalkan, KPA dapat mengaktifkan kembali

paket tersebut. Berikut langkah-langkah pengaktifan kembali paket :

- Pengguna dapat masuk ke halaman daftar paket yang telah dibatalkan.

- Pada kolom action terdapat ikon Aktifkan paket . Tekan pada ikon

tersebut

- Aplikasi akan mengarahkan pada Formulir Revisi Aktifkan

- Isikan alasan


membatalkan aksi.

- Maka Status Paket RUP kembali terumumkan

43

4.6.3 Revisi Paket RUP

Selain berwenang dalam melakukan persetujuan atas pengajuan revisi

yang dilakukan oleh PKK, KPA juga memiliki wewenang dalam melaksanakan

revisi paket. Untuk melakukan kegiatan tersebut dapat dilaksanakan dengan

langkah-langkah berikut:

- Pengguna dapat masuk ke halaman daftar paket yang akan diumumkan

baik melalui penyedia , penyedia (multiyear), penyedia (integrasi),

penyedia (dikecualikan) maupun swakelola. Pengguna dapat mengakses

sesuai kebutuhan.

44

-Tekan ikon Revisi pada Paket RUP yang ingin direvisi.

- Maka akan muncul Pop Up untuk memilih Revisi.

- Pilihlah kebutuhan revisi sesuai kebutuhan dan dilanjutkan dengan pilihan

langkah dibawah ini

Pembatalan Paket

- Jika akan melakukan pembatalan maka pilih tombol Pembatalan

- Maka aplikasi akan mengarahkan ke formulir untuk pengisian alasan

pembatalan

45



- Status paket akan berubah menjadi Revisi Batal tanpa perlu persetujuan.

Revisi Satu ke Banyak

- Jika akan melakukan revisi satu ke satu maka pilih tombol Satu ke Banyak

Maka aplikasi akan mengarahkan ke formulir revisis One

to Many. Koreksilah informasi isi paket sesuai dengan kebutuhan revisi.

- Lengkapi informasi alasan revisi paket ke 1 .

46

- Lalu tekan tombol simpan dan lanjutkan ke paket -1

47

- Lengkapi informasi alasan revisi paket ke 2

- Lalu tekan tombol simpan dan selesai

48

- Maka akan muncul 2 paket baru dengan status Usulan Diumumkan dan

selanjutnya KPA dapat menyetujui pengumuman dengan langkah 4.5.1

Umumkan paket yang sudah dijelaskan sebelumnya.

Revisi Satu ke Satu

- Jika akan melakukan revisi satu ke satu maka pilih tombol Satu ke Satu

- Maka aplikasi akan mengarahkan ke formulir revisis One to One. Koreksilah

informasi isi paket sesuai dengan kebutuhan revisi.

- Lengkapi informasi alasan revisi paket.

49


membatalkan aksi.

50

- Maka status paket berubah menjadi Usulan umumkan dan selanjutnya KPA

dapat menyetujui pengumuman dengan langkah 4.5.1 Umumkan paket

yang sudah dijelaskan sebelumnya.

4.6.3 Realisasi Paket RUP

Dalam aplikasi ini KPA memiliki wewenang untuk menambahkan

informasi realisasi dari paket RUP yang sudah diumumkan. Untuk melaksanakan

hal tersebut dapat dilakukan dengan langkah-langkah :

- Pengguna dapat masuk ke halaman daftar paket RUP terumumkan yang

akan ditambahkan informasi realisasinya, baik melalui: penyedia ,

penyedia (multiyear), penyedia (integrasi), penyedia (dikecualikan)

maupun swakelola. Pengguna dapat mengakses sesuai kebutuhan.

- Pada halaman daftar paket pengguna dapat masuk ke detail paket dari

ikon Realisasi Paket .

- Aplikasi akan mengarahkan pada halaman formulir tambah realisasi.

- Lengkapilan formulir dengan data realisasi.

51


membatalkan aksi.

4.7 Monitoring

Wewenang berikut yang dapat dilakukan oleh pengguna adalah melakukan

monitoring atau pemantauan atas proses perencanaan dari anggaran satuan kerja

KPA. Beberapa kelompok monitoring disediakan oleh aplikasi untuk

mempermudah KPA melakukan monitoring terhadap proses perencanaan

tersebut. Untuk melaksanakan hal tersebut dapat dilakukan dengan langkah-

langkah :

4.7.1 Monitoring Pagu Delegasi

- Pilih menu pada sidebar aplikasi Monitoring - KPA - Pagu Delegasi seperti

pada gambar dibawah ini

52

- Aplikasi akan mengarahkan pengguna ke halaman Pagu Delegasi. Pada

halaman ini pengguna dapat melihat persentase delegasi anggaran yang

ada di satuan kerja KPA kepada PPK dibawahnya.

4.7.2 Monitoring Pagu Belum Terpetakan

- Pilih menu pada sidebar aplikasi Monitoring - KPA - Pagu Belum

Terpetakan, seperti pada gambar dibawah ini:

53

- Aplikasi akan mengarahkan pengguna ke halaman Pagu Belum Terpetakan.

Pada halaman ini pengguna dapat melihat persentase status dari PPK

melakukan tugasnya dalam memetakan item pengadaan.

- Untuk melihat lebih jelas rincian anggarannya yang sudah terpetakan

pengguna dapat menekan tombol detail pada kolom Action.


data anggaran yang terpilih.

55

4.7.3 Monitoring Delegasi PPK

- Pilih menu pada sidebar aplikasi Monitoring - KPA - Pagu Belum

Terpetakan, seperti pada gambar dibawah ini:

- Aplikasi akan mengarahkan pengguna ke halaman Pagu Per PPK. Pada

halaman ini pengguna dapat melihat persentase status dari PPK melakukan

tugasnya dalam memetakan item pengadaan.

56

4.7.4 Monitoring Realisasi RUP

- Pilih menu pada sidebar aplikasi Monitoring - KPA - Realisasi RUP, seperti

pada gambar dibawah ini:

- Aplikasi akan mengarahkan pengguna ke halaman Realisasi. Pada halaman

ini pengguna dapat melihat jumlah nominal anggaran yang sudah

terealisasikan dan belum terealisasi.

Alokasi adalah jumlah anggaran yang sudah dipetakan menjadi pengadaan melalui penyedia

Referensi Paket merupakan nominal pagu pengadaan yang didelegasikan dari KPA ke PPK

Jumlah Paket Penyedia adalah jumlah paket RUP penyedia yang sudah diumumkan.

Nilai Paket Penyedia adalah nominal pagu paket RUP yang sudah diumumkan.

Belum Terpetakan Selisih antara Referensi Paket dengan Pagu Paket Penyedia.

57

4.7.5 Monitoring Belanja Barang

- Pilih menu pada sidebar aplikasi Monitoring - Anggaran - Belanja Barang,

seperti pada gambar dibawah ini:

- Aplikasi akan mengarahkan pengguna ke halaman Daftar Monitoring

Belanja Barang. Pada halaman ini pengguna dapat melihat jumlah nominal

rekap dari setiap unit dan satuan kerja dalam melaksanakan pengumuman

RUP.

58

4.7.6 Monitoring Belanja Modal

- Pilih menu pada sidebar aplikasi Monitoring - Anggaran - Belanja Modal,

seperti pada gambar dibawah ini:

- Aplikasi akan mengarahkan pengguna ke halaman Daftar Monitoring

Belanja Modal. Pada halaman ini pengguna dapat melihat jumlah nominal

rekap dari setiap unit dan satuan kerja dalam melaksanakan pengumuman

RUP.

60

Role PPK

Dalam aplikasi Perencanaan Pengadaan ini pengguna dengan role PPK memiliki

beberapa wewenang sebagai berikut :

1. Pemetaan item anggaran

2. Membuat Paket RUP baik melalui penyedia atau swakelola

3. Mengusulkan pengumuman RUP ke KPA

4. Inisiasi Revisi Paket

1. Masuk Aplikasi ( Login )

Untuk masuk dalam aplikasi Perencanaan Pengadaan pengguna harus

melakukan login dahulu ke aplikasi Portal UKPBJ. Untuk melakukan login dapat

dengan langkah berikut:

- Akses halaman login Portal UKPBJ

- Maka aplikasi akan mengarahkan ke halaman Login, seperti gambar

dibawah ini :

- Masukkan username dan password role PPK. username dan password PPK

sama dengan yang ada pada aplikasi SPSE Kementerian Keuangan .

- Aplikasi akan mengarahkan pengguna ke halaman untuk melengkapi

profile. Halaman ini muncul jika pengguna baru pertama kali login.

- Lengkapilah data profil PPK.

● NIP : isikann NIP dengan benar

61

● Nama : isikan dengan nama lengkap

● Alamat : isikan dengan alamat kantor dengan lengkap

● Jabatan: isikan jabatan anda saat ini

● Golongan : isikan golongan anda saat ini

● No Telepon : isikan dengan nomor yang dapat dihubungi

- Jika ingin ambil data dari SPSE dapat gunakan ikon , jika memang data

di SPSE merupakan data yang terbaru.

- Aktifkan checkbox pernyataan bahwa data yang disampaikan adalah data

yang benar.

Data profil ini dapat pengguna perbaharui lagi jika memang diperlukan.

Lalu tekan tombol Update Profile .

63

2. Pilih tahun Anggaran

Sebelum melakukan fungsional sebagai admin pastikan tahun anggaran

sesuai dengan kebutuhan yang akan dikerjakan. Untuk melakukan pemilihan

tahun anggaran ada tombol di sisi kanan atas halaman beranda pengguna,


3 Struktur Anggaran

Dalam menu ini pengguna dapat memantau struktur anggaran yang telah

tercatat pada aplikasi. Nilai struktur anggaran merupakan agregat dari nilai

anggaran yang didelegasikan oleh KPA. Untuk memantaunya dapat dilakukan

dengan langkah-langkah :

- Pilih menu pada sidebar aplikasi Data Anggaran- Kelola Anggaran - Struktur

Anggaran, seperti pada gambar dibawah ini :

64

- Aplikasi akan mengarahkan pengguna ke halaman Struktur Anggaran.

4. Pemetaan Item


memiliki wewenang untuk melakukan pemetaan item dari anggaran pengadaan

yang didelegasikan oleh KPA. Sehingga PPK dapat melaksanakan wewenangnya

jika KPA sudah melakukan verifikasi dan delegasi terhadap pengguna dengan role

PPK tersebut. Untuk melakukan pemetaan item tersebut akan dituangkan dalam

dokumen user manual ini.

- Pilih menu pada sidebar aplikasi Kelola Pengguna - PPK, seperti pada


65

- Aplikasi akan mengarahkan pengguna ke halaman Daftar Pemetaan Item.

Pada halaman ini pengguna dapat melihat semua daftar output dari

anggaran yang telah didelegasikan oleh KPA.

- Untuk memulai pemerataan item pengguna dapat menekan tombol detail

pada output yang ingin dilakukan pemetaan. Tombol detail terletak

pada kolom Action.


data output anggaran yang terpilih.

66

- Lengkapilah kolom pengadaan dan jenis ada segmen pemetaan Item.

lakukan pemetaan sesuai dengan kaidah pengadaan yang berlaku.

Pengadaan Jenis

Pengadaan Penyedia Swakelola

Non Pengadaan Gaji Non Gaji

Dikecualikan -

- Setelah pemetaan selesai dilakukan maka tekan tombol simpan

untuk menyimpan.

- Hasil pemetaan item oleh PPK otomatis ter-agregat pada halaman Daftar

Pemetaan Item dan pada menu monitoring di role KPA.

67

5. Kelola RUP


memiliki wewenang untuk melakukan pengelolaan data RUP termasuk hingga

pengumuman RUP. Dari hasil pemetaan item yang telah dilakukan sebelumnya

selanjutnya PPK dapat mulai membuat pemaketan pengumuman RUP di menu ini.

Untuk melakukan pemaketan RUP tersebut akan dituangkan dalam dokumen user

manual ini.

5.1 Pemaketan RUP Penyedia

- Pilih menu pada sidebar aplikasi Kelola RUP- Manajemen Paket -Penyedia ,


- Aplikasi akan mengarahkan pengguna ke halaman Daftar Paket Penyedia.

Pada halaman ini akan menampilkan semua daftar pemaketan RUP

penyedia yang sudah dibuat oleh PPK.

68

Tambah Paket Penyedia

Untuk melakukan penambahan Paket Penyedia RUP dapat dilakukan

dengan langkah-langkah berikut :

- Tekan tombol +Paket Penyedia di sisi kanan atas pada

halaman Daftar Paket Penyedia.

- Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Tambah Paket Penyedia.

- Lengkapi data yang akan ditambahkan dalam aplikasi.

69

- Untuk Sumber Dana pengguna dapat melakukan pemilihan sumber dana

yang telah dipetakan sebelumnya di menu pemetaan item. Sumber dana

yang dapat dipilih adalah sumber dana yang dipetakan sebagai pengadaan

dengan jenis penyedia.

- Untuk memilihnya tekan tombol Pilih Item , maka aplikasi akan

menampilkan pop up Pilih Item.

- Pilihlah anggaran yang ingin dibuat paket RUP-nya. Untuk memilih

pada bagian rincian detil anggaran kolom kode, tekan tombol cek

. Aplikasi akan menyimpan pilihan pengguna.

- Lalu keluarlah dari halaman popup

70



- Setelah melakukan penyimpanan , maka status paket RUP adalah

Draft.

Usulkan Pengumuman RUP ke KPA

Proses selanjutnya adalah mengajukan usulan ke KPA untuk umumkan

paket RUP. Untuk melakukan hal tersebut dapat dilakukan dengan langkah-

langkah berikut :

- Pada paket RUP yang masih berstatus Draft. Tekan tombol Detail Paket

yang berada di kolom Action.

- Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Halaman Detail Paket Penyedia.

Tekan Tombol Usulkan Umumkan Paket ,

maka Status paket berubah menjadi Usulan Diumumkan.

71

- Selanjutnya adalah wewenang KPA untuk menyetujui pengumuman paket

ini.

5.2 Pemaketan RUP Penyedia (Multiyears)

- Pilih menu pada sidebar aplikasi Kelola RUP- Manajemen Paket- Paket

Penyedia (Multiyears) , seperti pada gambar dibawah ini :

- Aplikasi akan mengarahkan pengguna ke halaman Daftar Paket Penyedia

Multiyears. Pada halaman ini akan menampilkan semua daftar pemaketan

RUP penyedia multiyears yang sudah dibuat oleh PPK.

Tambah Paket Penyedia Multiyears

Paket Penyedia Multiyear adalah paket pengadaan melalui penyedia yang

akan dilaksanakan menggunakan lebih dari 1 tahun anggaran. Dalam formulir

pendaftarannya akan ada tambahan kolom untuk mengisi ijin tahun jaman

pekerjaan tersebut. Untuk melakukan penambahan Paket Penyedia RUP dapat

dilakukan dengan langkah-langkah berikut :

- Tekan tombol +Paket Penyedia Multiyears di

sisi kanan atas pada halaman Daftar Paket Penyedia Multiyears.

- Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Tambah Paket Penyedia

Multiyears.

72








73

- Pilihlah anggaran yang ingin dibuat paket RUP-nya. Untuk memilih pada

bagian rincian detil anggaran kolom kode, tekan tombol cek . Aplikasi

akan menyimpan pilihan pengguna. Jika pada kode detil anggaran terdapat

ikon maka anggaran tersebut sudah dilakukan pengumuman RUP.




74

- Setelah melakukan penyimpanan , maka status paket RUP adalah Draft.




langkah berikut :






75

5.3 Pemaketan RUP Penyedia (Integrasi)


Penyedia (Integrasi) , seperti pada gambar dibawah ini :

- Aplikasi akan mengarahkan pengguna ke halaman Daftar Paket Penyedia

Terintegrasi . Pada halaman ini akan menampilkan semua daftar

pemaketan RUP penyedia terintegrasi yang sudah dibuat oleh PPK.

Tambah Paket Penyedia Terintegrasi

Paket Penyedia Terintegrasi adalah paket pengadaan melalui penyedia

dapat dilakukan secara terintegrasi dengan mengemas beberapa jenis pengadaan

dalam satu paket pekerjaan yang menurut sifatnya merupakan suatu kesatuan

yang tak terpisahkan. Dalam formulir pendaftarannya pengguna dapat

menambahkan lebih dari satu jenis pengadaan. Untuk melakukan penambahan

Paket Penyedia RUP dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :

- Tekan tombol +Paket Penyedia Integrasi di sisi

kanan atas pada halaman Daftar Paket Penyedia Integrasi.

- Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Tambah Paket Penyedia Integrasi.

76




77





- Pilihlah anggaran yang ingin dibuat paket RUP-nya. Untuk memilih pada

bagian rincian detil anggaran kolom kode, tekan tombol cek . Aplikasi

akan menyimpan pilihan pengguna. Jika pada kode detil anggaran terdapat

ikon maka anggaran tersebut sudah dilakukan pengumuman RUP.

78




- Setelah melakukan penyimpanan , maka status paket RUP adalah Draft.




langkah berikut :






79

5.4 Pemaketan RUP Penyedia (Dikecualikan)


Penyedia (Dikecualikan) , seperti pada gambar dibawah ini :

- Aplikasi akan mengarahkan pengguna ke halaman Daftar Paket Penyedia.


penyedia yang sudah dibuat oleh PPK.

Tambah Paket Penyedia Dikecualikan



- Tekan tombol +Paket Penyedia di sisi kanan atas pada

halaman Daftar Paket Penyedia.

- Aplikasi akan mengarahkan ke halaman Tambah Paket Penyedia.

80








81








Draft.

82




langkah berikut :






5.4 Pemaketan RUP Swakelola


Swakelola, seperti pada gambar dibawah ini :

83

- Aplikasi akan mengarahkan pengguna ke halaman Daftar Paket Swakelola.


Swakelola yang sudah dibuat oleh PPK.

Tambah Paket Swakelola



- Tekan tombol +Paket Swakelola di sisi kanan atas pada

halaman Daftar Paket Swakelola.





dengan jenis Swakelola.

84










Draft.

85




langkah berikut :






5.5 Revisi Paket


memiliki wewenang untuk melakukan inisiasi revisi RUP yang sudah diumumkan.

Untuk melakukan kegiatan tersebut dapat dilaksanakan dengan langkah-langkah

berikut: .

- Pengguna dapat masuk ke halaman daftar paket yang ingin dilakukan revisi.

86

- Tekan ikon Revisi pada Paket RUP yang ingin direvisi.

- Maka akan muncul Pop Up untuk memilih Revisi.

- Pilihlah kebutuhan revisi sesuai kebutuhan dan dilanjutkan dengan pilihan

langkah dibawah ini :

Pembatalan Paket

- Jika akan melakukan pembatalan maka pilih tombol Pembatalan

- Maka aplikasi akan mengarahkan ke formulir untuk pengisian alasan

pembatalan

87



- Maka pada paket RUP tersebut akan muncul tanda seru

Revisi Satu ke Satu

- Jika akan melakukan revisi satu ke satu maka pilih tombol Satu ke Satu

- Maka aplikasi akan mengarahkan ke formulir revisis One to One. Koreksilah

informasi isi paket sesuai dengan kebutuhan revisi.

- Lengkapi informasi alasan revisi paket.


membatalkan aksi.

- Maka status paket berubah menjadi Usulan umumkan dan selanjutnya

wewenang KPA untuk mengumumkan paket revisi tersebut

88

Revisi Satu ke Banyak

- Jika akan melakukan revisi satu ke satu maka pilih tombol Satu ke Banyak

Maka aplikasi akan mengarahkan ke formulir revisis One

to Many. Koreksilah informasi isi paket sesuai dengan kebutuhan revisi.

- Lengkapi informasi alasan revisi paket ke 1 .

89

- Lalu tekan tombol simpan dan lanjutkan ke paket -1

90

- Lengkapi informasi alasan revisi paket ke 2

- Lalu tekan tombol simpan dan selesai

91

- Maka akan muncul 2 paket baru dengan status Usulan Diumumkan dan

selanjutnya merupakan wewenang KPA untuk menyetujui.

5.6 Realisasi Paket RUP

Dalam aplikasi ini PPKmemiliki wewenang untuk menambahkan informasi

realisasi dari paket RUP yang sudah diumumkan. Untuk melaksanakan hal

tersebut dapat dilakukan dengan langkah-langkah :

- Pengguna dapat masuk ke halaman daftar paket RUP terumumkan yang

akan ditambahkan informasi realisasinya, baik melalui: penyedia ,

penyedia (multiyear), penyedia (integrasi), penyedia (dikecualikan)

maupun swakelola. Pengguna dapat mengakses sesuai kebutuhan.

- Pada halaman daftar paket pengguna dapat masuk ke detail paket dari

ikon Realisasi Paket .

- Aplikasi akan mengarahkan pada halaman formulir tambah realisasi.

- Lengkapilan formulir dengan data realisasi.

92


membatalkan aksi.

[Document title] · 2020. 10. 22. · 2. Upload RKA-KL 3. Monitoring Struktur Anggaran 4. DIPA :...

Documents

Transcript of [Document title] · 2020. 10. 22. · 2. Upload RKA-KL 3. Monitoring Struktur Anggaran 4. DIPA :...