Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 1

Préambule au kit de mise en œuvre ARMEN Vague 1

▪ Porteurs de projet (recommandations prioritaires)

▪ Groupements de commande nationaux (UNIHA, Resah-IDF, UNICANCER, UGAP) et territoriaux

▪ ARS en tant que facilitatrices à la mise en œuvre

Destinataires

Objectifs du document

▪ Présenter les recommandations prioritaires de la vague 1 ARMEN

▪ Décrire les modalités de diffusion, de mise en œuvre et d’accompagnement proposées

▪ Présenter les outils pour accompagner la mise en œuvre et structurer la démarche

Contact▪ Marc BOUCHE, DGOS

La vague 1 d’ARMEN a rassemblé plus de 100 participants représentant l’ensemble de la communauté hospitalière qui ont identifié plus de 80 bonnes pratiques achat en établissements de santé. A la suite, 25 recommandations prioritaires ont été sélectionnées, pour un potentiel de 300-500 M€ en 3 ans. Pour capter ce potentiel de gains et donner suite aux attentes manifestées par la communauté hospitalière, il est nécessaire de structurer un dispositif d’appui à la mise en œuvre opérationnelle des recommandations pour les opérateurs et les acheteurs en établissement.

26 recommandations prioritaires ont été sélectionnées suite à la vague 1 ARMEN, pour un potentiel de 300-500 M€ en 3 ans

13 actions consisteront à produire des marchés mutualisés (350 M€ de potentiel identifié):•Soit au niveau régional (90% des enjeux): maintenance équipements médicaux, linge, maintenance immobilière, imagerie de coupe, économiste de la construction, DM à usage unique, réactifs de laboratoires…•Soit au niveau national : véhicules, contrôles réglementaires, lits médicaux avec une offre « entrée de gamme », suite bureautique Microsoft.

13 actions relèvent de la professionnalisation des achats / diffusion des bonnes pratiques aux établissements•Négociation systématique en MAPA pour les travaux immobiliers < 5 M€•Favoriser l’intégration d’un acheteur / démarche achat dans les structures mutualisées régionales d’achats de SI•Production de fiches action détaillant le mode opératoire « terrain » pour les achats d’imagerie de coupe, de DM à UU, de mobilier de soins, de consommables de laboratoires…

Source: "équipe projet et comité des marchés - sept 2012"

Segment Levier Recommandations de l'équipe ARMEN Enjeux

Type de mise en œuvre (groupe expert, mandat… opérateur.)

Date de lancement

Facilitateur Plan d'actions (intitulé de l'action, porteur et échéance)

Imagerie de coupeOptimisation techniques achat et analyse du juste besoin

Faire connaître les meilleures pratiques achat en imagerie de coupe- Substitution reprographie papier à celle sur film (1,6M€)- Elimination de la surqualité- Adaptation au juste besoin (6,6M€)- Intégration de la reprise des anciens équipements avec mise en concurrence (9,9M€)- Extensions de garanties (2,5M€)- Analyse en cout global : maintenance même poids que l’achat (8M€)

27,0 M€ Groupe expert sept-12 ARS

1) Présenter le dossier à la SFR et la SRH (Michel Duch-rdv/participants: G. Moulin- M. Duch- DGOS)2) réaliser une fiche action sur les bonnes pratiques achat en imagerie de coupe (y compris les chiffrages de gains) - dec 20123) produire le plan de communication aux ES - dec 2012

Imagerie de coupe Mutualisation au niveau régional Mutualisation des achats d'imagerie de coupe au niveau d'un territoire (3-4 établissemnts) 6,2 M€ Mandat Opérateurs sept-12 ARS

1) Mandat à donner par la DGOS - sept 20122) Favoriser 3-4 initiatives régionales pour challenger les leaders du marché (1 région à déterminer) - pilotage resah-IDF - 1er sem 2013 3) Uniha, Ugap, Unicancer: Lancer le marché pour leurs adhérents ou une action de renforcement pour augmenter le taux d'adhésion/d'utilisation des marchés en cours - sept 20124) Bilan au 1er semestre 2013 en Comité des Marchés et décision éventuelle d'ajustement de la stratégie

Entretien et réparations de biens à caractère médical

Optimisation techniques achat et analyse du juste besoin

Faire connaître les meilleures pratiques achat en entretien et réparations1. Regroupement des contrats de maintenance des appareils d'une même marque au sein d'un établissement (3,8M€)2. Mise en concurrence avec un tiers mainteneur (16,7M€)3. Favoriser l'analyse du juste besoin- Limitation des maintenances préventives (2.3 M€)- Limitation du nombre de visites curatives sur un contrat tous risques (2.6M€)- Couverture partielle de l’équipement (exclusion d’éléments) 4M€4. maintenance partagée (24M€)

53,3 M€ Groupe expert sept-12 ARS1) Identifier les instances clés auxquelles présenter les bonnes pratiques- sept 20122) Produire une fiche action sur les bonnes pratiques achat en entretien et réparations -dec 20123) Produire le plan de diffusion aux ES - dec 2012

Entretien et réparations de biens à caractère médical

Mutualisation au niveau régionalTester la mutualisation des contrats de maintenance au niveau régional pour les parcs existants (rajouté par l'équipe projet)

Mandat Opérateurs sept-12 ARS1) Retour d'expérience par le Resah-IDF au 1er sem 2013 en comité des marchés 2) Uniha- Unicancer: Lancer le marché pour leurs adhérents ou une action de renforcement pour augmenter le taux d'adhésion/d'utilisation des marchés en cours - sept 2012

Mobiliers de soinOptimisation techniques achat et analyse du juste besoin

Analyse du juste besoin pour l'achat de lits médicaux et matelas thérapeutiques- Analyse du juste besoin pour l’achat de lits en réanimation (0,5M€)- Maîtrise de la consommation de journées de location de matelas grâce à la commande en ligne ( 2,5M€)- Introduction d'une clause de dégressivité du tarif journalier de location de matelas (3M€)- Recours à la location-entretien de longue durée d'un stock de matelas ( 2,5M€)- Optimisation de la juste prescription de matelas thérapeutiques (1,8M€)- Optimisation de l'achat de lits au niveau d'un établissement (3,1M€)

13,4 M€ Groupe expert sept-12 ARS1) Identifier les instances clés auxquelles présenter les bonnes pratiques - sept 20122) produire une fiche action sur les bonnes pratiques achat pour les mobiliers de soin -dec 20123) Produire le plan de diffusion aux ES - dec 2012

Mobiliers de soin Mutualisation au niveau national Favoriser le recours à l'opérateur national le plus performant pour l'achat de lits médicalisés 2,3 M€ Mandat Opérateurs sept-12 ARS1) Mandat à donner par la DGOS - sept 20122) Développer une offre "entrée de gamme", éventuellement favorisant l'entrée d'un challenger. UGAP = 2013.

Groupe expert sept-12 ARS

1) Organiser une réunion interne PHARE/MSIOS pour valider le plan d'action et la répartition des rôles - sept 20122) Faire témoigner le groupe devant l'ASIP + collège des DSIO de l'expérience GCS Ameitic + résultats des travaux ARMEN - sept 20123) Identifier les principaux GCS et SIH et l'état d'avancement des projets - sept/oct 20124) Produire une fiche action incitant les structures de coopération et les ARS à intégrer un acheteur dans la gestion de projet et identifier les bons exemples. - dec 20125) produire un plan de communication et diffuser aux GCS/SIH/ARS - dec 20126) mettre en place un pilote sur 2/3 ARS

Mandat Opérateurs sept-12 ARS1) Apporter une aide en ingineering achat aux structures mutualisées existantes - Resah-IDFsept 20122) Bilan au 1er semestre 2013 en Comité des Marchés

Logiciels Mutualisation au niveau national Mutualisation des logiciels de bureautique (accord microsoft) 14,7 M€ Mandat Opérateurs sept-12 ARS1) Produire un doc de com sur l'intérêt de rejoindre le marché et diffuser aux établissements (marché UNIHA depuis 18 mois) - dec 20122) Bilan du niveau d'adhésion par UNIHA au comité des marchés - dec 2012

Logiciels Mutualisation au niveau national mutualisation des logiciels de sécurité 1,5 M€ UGAP/UNIHA sept-12 ARS Favoriser le recours à UNIHA pour ses adhérents et à l'UGAP pour les autres établissements - dec 2012

Blanchisserie Analyse du juste besoin

Favoriser l'analyse du juste besoin et les bonnes pratiques liées à l'achat d'articles de linge- Optimisation fonctionnelle article / remplacement serviettes de table tissu par UU (1,9M€)- Optimisation fonctionnelle article / couverture polaire à la place d'acrylique (0,6M€)- Optimisation fonctionnelle article / tunique + pantalon soignant unisexe type tenue de bloc (3M€)- Optimisation fonctionnelle article / oreillers enduits au lieu de lavables (0,6M€)- Optmisation fonctionnelle article / suppression des alèses textiles (4,7M€)- Optimisation fonctionnelle article / remplacement surblouses tissu par UU (1,3M€)- Banalisation des tenues de travail (2,7M€)- Clause d'évolution des prix ( 0,7M€)

15,2 M€ Groupe expert sept-12 ARS

1) Faire témoigner le groupe devant l'URBH. Identifier les instances régionales et nationales à intégrer au plan de com - sept 20122) Produire une fiche action de mise en œuvre des bonnes pratiques liées à l'analyse du juste besoin sur les articles de linge - dec 20123) Diffuser aux établissements - dec 2012

Tableau de bord pour la mise en œuvre des opportunités issues de la vague 1 ARMEN

Logiciels Professionalisation des achatsIntégration d'un acheteur/d'une démarche achat dans les structures mutualisées régionales

d'achat de systèmes d'Information 83,7 M€

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Sommaire

▪ Modalités de diffusion, de mise en œuvre et d’accompagnement

▪ Outils proposés

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... il faut aussi favoriser l’adhésion des opérationnels Rumeurs, craintes, attentes...

Pour réussir, il faut gérer les deux

? Ce sont les

acteurs de terrainqui font bouger les

choses

Il ne faut pas seulement gérer le projet Faits et chiffres

R = Q x A(Résultats) (Qualité de

l'idée)(Acceptation)

4

Pensez d’abord à diffuser les travaux: l’adhésion des acteurs est essentielle

4

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Pour « pousser » les recommandations prioritaires, 6 dispositifs seront mis en œuvre

5 Source : équipe projet – septembre 2012

UNIHA / Resah IdF / Unicancer Resah IdF

Groupements de commande

territoriaux avec l’appui du Resah

IdF

UGAPOpérateur volontaire

Groupe Expert

Produisent un nouveau marché

pour leurs adhérents / renforcent

l'adhésion et l'utilisation des

marchés existants pour leurs adhérents

Teste une stratégie de marché pour

retour et validation déploiement en

Comité des Marchés

Produisent un nouveau marché

pour leurs adhérents / renforcent

l'adhésion et l'utilisation des

marchés existants pour leurs adhérents

Elabore une offre "catalogue" /

renforce l'utilisation de son offre "catalogue"

Porte un chantier transverse

Produit une fiche action destinée

aux établissements et

détaillant les modalités

opérationnelles de déploiement des

meilleures pratiques achat sur le segment (analyse juste

besoin, critères de pondération, processus achat…)

Segment 1

Segment 2

…

Segment n

1 2 3 4 5 6

Ces dispositifs seront portées selon 2 modalités : le mandat donné aux opérateurs et les groupes experts

6

Constitution de groupes expert pour élaborer des fiches pratiques de mise en œuvre des meilleures pratiques achat autres que la mutualisation

Composition4-5 personnes qualifiées sur le segment d’achat traité

Livrables attendus- Réaliser un kit pratique détaillant le plan d’actions pour mise en œuvre des recommandations clés. - Participer à la diffusion des recommandations auprès des principaux réseaux d’influence du segment (URBH, ASIP, AFIB, IHF,…)

Mandats de la DGOS à des opérateurs qui précisent les segments prioritaires, les objectifs et le calendrier

DestinatairesUNIHA, Resah-IDF, UNICANCER, UGAP

Livrables attendus - Produire de nouveaux marchés, renforcer l’adhésion et l’utilisation des marchés existants- Tester une stratégie de marché pour retour déploiement en comité des marchés- Apporter un soutien en ingénierie aux opérateurs territoriaux- Elaborer une offre catalogue ou renforcer l’offre existante- Porter un chantier transverse

MANDAT OPERATEURS GROUPES EXPERT

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Pour les 10 segments de la vague 1, cela correspond à 13 groupes expert et 13 mandats opérateurs

7

UNIHA / Resah IdF / Unicancer : produisent

un nouveau marché pour leurs adhérents /

renforcent l'adhésion et l'utilisation des marchés

existants pour leurs adhérents

Resah IdF : teste une stratégie de marché

pour retour et validation

déploiement en Comité des Marchés

Groupements de commande

territoriaux avec l'appui du Resah IdF:

produisent un nouuveau

marché/renforcent l'adhésion des

marchés existants pour leurs adhérents

UGAP : élabore un offre "catalogue" /

renforce l'utilisation de son offre "catalogue"

Porte un chantier transverse

Groupe Expert : produit une fiche action destinée aux

établissements et détaillant les modalités opérationnelles de déploiement des meilleures

pratiques achat sur le segment, autres que la mutualisation

(analyse juste besoin, critères de pondération, processus achat…)

Imagerie de coupeMise en place d'un pilote régional de mutualisation

Entretien et réparations de biens à caractère

médical

Mutualisation contrats de maintenance au niveau

territorial

Mobiliers de soin Lits médicalisésMise en œuvre d'une

offre "low cost" en lits médicalisés

LogicielsUNIHA : logiciels bureautique et

logiciels de sécuritéApport d'une expertise

achat à un GCSLogiciels de sécurité

Blanchisserie Achats de linge Achats de linge

Véhicules

Consommables de laboratoires

Consolidation automates et mutualisation examens

Achats de réactifs

Niveau de mutualisation de l'achat de réactifs

(territorial ou national)

Consolidation automates et mutualisation examens

Dépenses immobilières

contrats de maintenance (ascenseurs, vide médical…) et

contrôle réglementaire

Economistes de la construction +

mutualisation des contrats de maintenance

Contrôle réglementaire2 groupes experts : négociation en MAPA

pour les travaux + contrats de maintenance multitechniques

Dispositifs médicaux à Usage Unique

UNIHA : DMUU génériques

Assurances

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L’objectif est de lancer les premiers marchés et de présenter les fiches action lors de la restitution ARMEN vague 2 mi-février 2013

Juillet 2012Juillet 2012

Equipe projetComité des

marchés

Mi-septembre 2012

Mi-septembre 2012

DGOS

Deuxième quinzaine de septembre

Deuxième quinzaine de septembre

DGOS/opérateurs/

groupes experts

Octobre 2012

Octobre 2012

Groupes experts/

Opérateurs

Nov. 2012 –mi-février

2013

Nov. 2012 –mi-février

2013

Groupes expert/

Opérateurs

Mi-février 2013

Mi-février 2013

Sélection des recommandations Prioritaires et élaboration du TdB (plans d’actions/responsables)

Constitution des groupes expert et diffusion du kit de mise en œuvre

Mandat opérateursConférence téléphonique de lancement(opérateurs/GE)

Elaboration de la fiche projet(Operateurs/GE)

Production des fiches actionProduction des premiers marchés

Présentation à la restitution ARMEN vague 2

8 8

Pilotage du dispositif par la DGOS (contact: Marc Bouche)Point de suivi mensuel – mise à jour de la fiche de pilotage – élaboration lettre

semestrielle d’avancement – mise à jour du tableau de bord

Groupes expert

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Sommaire

▪ Modalités de diffusion, de mise en œuvre et d’accompagnement

▪ Outils proposés

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Pour piloter les travaux, une fiche projet sera élaborée par chaque porteur de projet

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UNIHA / Resah IdF / Unicancer Resah IdF

Groupements de commande

territoriaux avec l’appui du Resah

IdF

UGAPOpérateur volontaire

Groupe Expert

Produisent un nouveau marché

pour leurs adhérents / renforcent

l'adhésion et l'utilisation des

marchés existants pour leurs adhérents

Teste une stratégie de marché pour

retour et validation déploiement en

Comité des Marchés

Produisent un nouveau marché

pour leurs adhérents / renforcent

l'adhésion et l'utilisation des

marchés existants pour leurs adhérents

Elabore un offre "catalogue" /

renforce l'utilisation de son offre "catalogue"

Porte un chantier transverse

Produit une fiche action destinée

aux établissements et

détaillant les modalités

opérationnelles de déploiement des

meilleures pratiques achat sur le segment (analyse juste

besoin, critères de pondération, processus achat…)

1 2 3 4 5 6

Une fiche projet par opérateur (UNIHA, Resah-IDF, Unicancer)

Une fiche projet pour le Resah-IDF

Une fiche projet pour le Resah-IDF

Une fiche projet pour l’UGAP

Une fiche projetpour UNIHA

Une fiche projet par groupe expert

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La fiche action se compose d’une fiche de cadrage synthétique et d’une fiche pratique de mise en œuvre par recommandation

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Fiche de cadrage• Une fiche synthétique de cadrage du périmètre, des objectifs, enjeux et exemples de recommandations traités par le groupe

• 1 fiche par recommandation•Un processus de mise en œuvre « pas à pas » déclinant les différentes actions opérationnelles à mener•Un calendrier de mise en œuvre des actions

Fiche recommandation1

Fiche recommandation2

Groupe Expert 1

Fiche recommandation 3

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Présentation de la fiche de cadrage

Segment

Levier achat Intitulé opportunité

Enjeu au niveau national

Sous-segments d’achat concernés

Acteurs

Imagerie de coupe Optimisation techniques achat et analyse du juste besoin

Bonnes pratiques achat en imagerie de coupe

27 M€ Scanners IRM Gammas-cameras TEP/TDM

Directeurs Achat Responsables Achat Ingénieurs biomédicaux radiologues

Recommandations Exemples de mise en œuvre en établissement

Gain constaté

Enjeu au niveau national

Le remplacement de l’impression film par l’impression papier

A l’APHM, le passage du film à la reprographie papier chaque fois que possible a généré 27 % d’économie Au CH de Martigues, le passage du film à la reprographie papier chaque fois que possible a généré 55 % d’économie Au CH d’Aubagne, le passage du film à la reprographie papier chaque fois que possible a généré 60 % d’économie

30 % en moyenne

1,6 M€

L’élimination de la surqualité et l’adaptation au juste besoin Définir le juste besoin pour éviter l’intégration dans les configurations de base d’options peu utiles et coûteuses

L’intégration dans la configuration de base d’options qui s’avèrent inutiles peut entrainer un surcoût allant jusqu’à 12%. Ex: L’achat d’une option d’imagerie spectrale pour un scanner, très peu utilisée -12 % du coût global Ex: L’achat d’un pack logiciel cardio non utilisé sur un scanner – 6 % du coût global

5 % en moyenne

6,6 M€

La valorisation de la reprise des anciens équipements avec la mise en concurrence des repreneurs potentiels

A Valenciennes, une IRM de 4 ans a été reprise à 29% de sa valeur initiale. A Fribourg, un scanner de 6 ans a été repris à 20% de sa valeur initiale. A Strasbourg, un TEP de 7 ans a été repris à 10% de sa valeur initiale.

10 % en moyenne

9,9 M€

La Systématisation de la demande d’extensions d’années de garantie dans les DCE des équipements d’imagerie en coupe

A l’AP-HP, la demande d’une extension de garantie d’une année en option pour l’achat d’un scanner a coûté 20% moins chère que l’année de contrat de maintenance.

12,5 % en moyenne

2,5 M€

L’analyse en coût global : donner le même poids à la maintenance et à l’investissement dans les documents de consultation

A l’AP-HM, une pondération identique de la valeur d’acquisition et du coût de maintenance sur 4 ans a permis une économie de 12%

10 % en moyenne

8 M€

12

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Présentation de la fiche recommandation

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Calendrier de mise en œuvre

Intitulé Action Responsable

Jan. Fev. Mars Avril Mai Juin Jui. Août Sept.

Action 1

Action 2

Action 3

Action 4

Action 5

Action 6

Action 7

Action 8

Action 9

Pilote : Date de mise à jour :

Référent DGOS à contacter en cas de besoin : BAL DGOS

Recommandation Description des étapes clés

Le remplacement de l’impression film par l’impression papier

Détail des actions à mettre en œuvre

Intitulé Action Responsable Objectifs Pré-requis Modalités opérationnelles Durée Points d’attention

Action1

Action 2

Action 3

Action 4

Action 5

Action 6

VersoRecto

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Proposition d’un plan de communication simplifié

Publics Objectifs MessagesDate /

événement/ support

Qui ?

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