Direction des Archives départementales de la Seine-Maritime...Club Rouennais, remontant à 1869...

Direction des Archives départementales de la Seine-Maritime

Rapport d’activités 2016

L’élargissement de l’ouverture vers les publics

est resté l’une des priorités de l’année 2016.

Celui-ci passe bien sûr par des expositions

régulières : à Grammont, « Crimes et

châtiments », au printemps, et «Paysages

d’hier et d’aujourd’hui », à l’automne, ont été

vus par plus de 5 000 visiteurs ; prolongeant

l’exposition « Femmes au travail » organisée en

2016, le Pôle Archives contemporaines a

proposé quant à lui d’en poursuivre le propos

en traitant des « femmes au XXe siècle :

représentations et revendications ».

Pour 2017, à l’occasion de la réunification régionale, une collaboration a été engagée avec les quatre

autres services d’archives départementales normands pour la réalisation d’une publication et d’une

exposition communes « 1000 ans de Normandie », les Archives de la Seine-Maritime pilotant le marché

d’édition et de scénographie. La direction s’est associée parallèlement à la démarche de mécénat

lancée par la collectivité, et un contact devrait aboutir pour l’exposition « 1000 ans de Normandie »

(cabinet Andriveau à Rouen).

Le travail d’ouverture passe aussi par l’investissement dans les

espaces en ligne et les réseaux sociaux, avec notamment le travail

sur la plateforme d’annotation collaborative, qui a fait l’objet d’une

présentation au forum de l’Association des Archivistes français à

Troyes en mars 2016, ou la mise en ligne du catalogue des

bibliothèques. Plusieurs nouveautés sont à mentionner, comme

l’appel pour l’exposition Paysages à la participation du public

(concours photo, atelier dessin dans la ville de Rouen), la présence

aux journées « Collections d’art » à l’abbatiale Saint-Ouen de Rouen,

dédiées à l’artisanat d’art, avec un stand sur la restauration des

sceaux, ou encore l’expérimentation d’un atelier auprès de détenus

mineurs de la prison de Rouen.

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Les nombreuses demandes de prêt, tant pour des expositions rouennaises (« Masséot Abaquesne,

l’éclat de la faïence à la Renaissance », en partenariat avec le Musée national de la Renaissance

d’Ecouen) que pour des expositions extérieures – ainsi celle sur « Richard Cœur de Lion, entre mythe et

réalité » à l’historial de Vendée –, la participation au congrès annuel du Comité des travaux

historiques et scientifiques (table ronde des sociétés savantes), les groupes accueillis, parmi lesquels

l’ordre des avocats de la Seine-Maritime ou la dernière promotion de l’Institut national du Patrimoine,

témoignent de ce rayonnement.

L’ouverture au public n’a pas empêché la direction de poursuivre ses interventions auprès des services

pour y suivre la gestion des archives ; l’année a été marquée notamment par la relance du réseau des

référents archives de l’État et par le travail mené avec les chambres de commerces et d’industrie à

l’occasion de leur réorganisation. Au sein du Conseil départemental, dans un contexte de

dématérialisation des processus métiers, le Plan départemental de gestion et d’archivage des

documents a trouvé toute sa place pour sa première année de mise en œuvre. En effet, il vise à

accompagner les évolutions de l’administration départementale dans une optique de maîtrise de

l’information et à renforcer l’efficacité de l’action départementale via l’organisation documentaire. Les

modalités d’instruction des projets de dématérialisation mettent progressivement en synergie la vision

des professionnels de la gestion documentaire et celle des acteurs du SI en privilégiant le rôle des

métiers, producteurs et premiers utilisateurs de l’information. La démarche engagée vise à la

constitution de fonds documentaires numériques de référence permettant de conduire efficacement

les activités, de répondre aux obligations réglementaires et de transmettre une mémoire pérenne.

Dans le domaine des archives privées, la campagne de collecte des

archives des associations sportives, anciens champions et

personnalités liées au sport dans le Département, engagée en

novembre 2016, avec l’aide d’un volontaire du service civique, a

abouti à des entrées intéressantes, dont celles du fonds du Véloce

Club Rouennais, remontant à 1869 (plus ancien club de vélo au

monde). Les collections se sont enrichies également avec l’achat de

documents d’un grand intérêt, dont les archives de la famille Lepel-

Cointet, propriétaire de l’abbaye de Jumièges pendant plus d’un

siècle aux XIXe et XXe siècles, ou de deux plans d’aménagement des

jardins du château de Bosmelet du début du XVIIIe siècle.

En ce qui concerne les travaux sur les collections, sont à signaler l’achèvement de deux importants

chantiers, le traitement des arriérés de la série R (affaires militaires) et celui du fonds ancien de la

Chambre de commerce et d’industrie du Havre. Un état méthodique a par ailleurs été établi pour

faciliter la recherche dans les versements des tribunaux.

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Les moyens

- Personnels et budget

Rattachée au Pôle Attractivité et Développement, la Direction des Archives départementales de la

Seine-Maritime disposait au 31 décembre 2013 de 62 agents, dont 4 cadres A mis à disposition par

l’État, plus 2 sur contrats temporaires. Le poste de directeur adjoint en charge du Pôle archives

contemporaines et mémoire du quotidien (État), vacant depuis 2015, l’était toujours en fin d’année. Au

titre du service civique, 6 volontaires ont été accueillis, ainsi que 2 apprentis (en documentation et

secrétariat).

Sur le pôle archives historiques, le poste de responsable des archives notariales a été pourvu en août

2016, après une vacance d’un an. Le service a encore souffert de nombreux arrêts maladie (absence du

chef du service exploitation et sécurité jusqu’en septembre 2016, pour cause d’arrêt maladie suivi de

congé maternité, absence d’un cadre au service des collections pour cause de maladie, pénalisant les

activités de la bibliothèque historique du site de Grammont, absences récurrentes de plusieurs agents

du service accueil, rendant très difficile la continuité du service). Au niveau du service intérieur, deux

des magasiniers ont été déclarés inaptes sur leur poste par la médecine du travail, ce qui a obligé à

recourir à des vacataires ; un des magasiniers inapte sur son poste, en procédure de reclassement, a

été placé en renfort au service de l’accueil, ce renfort serait à pérenniser.

Pour le pôle archives contemporaines et mémoire du quotidien, le poste de responsable du service

archives orales et gestion des fonds, vacant en début d’année, a été confié en juin à l’ancienne

responsable des fonds communaux et hospitaliers. Ce dernier poste a été pourvu en octobre.

Les dépenses propres de la direction ont représenté 569 806 €, auxquelles il faut ajouter les dépenses

portées par d’autres directions de la collectivité, qui se sont élevées 4 006 085 €, frais de personnel

compris. 3 000 € de subvention ont été versés par la DRAC pour l’exposition Crimes et châtiments.

- Bâtiments

Les services sont répartis entre trois sites, représentant au total une surface de 21 000 m2, et une

capacité de 89 000 mètres linéaires, dont près de 65 sont aujourd’hui occupés :

- Le Pôle culturel Grammont a vu l’arrivée d’un nouveau prestataire pour la maintenance

multitechnique du site, la société Cofély. De nombreux problèmes, de fuite en particulier, ont pu être

réglés. À noter également le passage, pour la vidéosurveillance, d’un stockage des données

enregistrées de 48 heures à 30 jours.

- A la Tour des Archives, l’année 2016 a vu l’achèvement de différents travaux qui ont impacté le

fonctionnement du service. Trois nouveaux bureaux ont été livrés en septembre 2016 après la

restructuration complète des espaces du bâtiment D. Le local des cartes et plans a été livré et équipé

de nouveaux meubles. L’ascenseur extérieur, en panne depuis plusieurs années, a été remis en service

à l’été 2016. Les espaces de travail situés au rez-de-chaussée restent en attente de rénovation, mais

une réorganisation a été engagée en fin d’année pour identifier des espaces réservés au pilon, à la

quarantaine, au dépoussiérage et au conditionnement des archives, tout en sachant que l’état des

locaux n’offre pas des conditions de travail satisfaisantes (pas de circulation mécanique d’air, voir pas

d’aération naturelle dans certains locaux, fenêtres amiantées, peintures vieillissantes).

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- Au Centre de Darnétal, d’importants travaux

ont été menés pour installer de nouveaux

systèmes de rafraîchissement d'air et de

chauffage, séparer les espaces de travail et les

magasins au 1er étage, remplacer l'ascenseur,

rénover le SSI et le réseau électrique. Des

meubles à plans et rayonnages adaptés pour la

conservation des rouleaux à plans ont été

installés au 2e étage, après travaux, pour

permettre le rangement de documents hors

formats actuellement dans les étages inférieurs.

Au début de l’automne, les deux sites de Grammont et de la Tour des Archives ont connu des

défaillances de la climatisation, occasionnant un début de contamination : à Grammont dans la

chambre froide de conservation des nitrates et acétates de cellulose, où plusieurs dizaines de boîtes

ont dû être remplacées ; à la Tour, où 200 mètres linéaires de documents (essentiellement les

couvertures et classeurs entoilés) ont été touchés. Des mesures ont été prises pour régler ces

dysfonctionnements et améliorer le suivi des conditions climatiques dans les magasins (pour la

chambre froide par l’installation d’une sonde reliée à la GTB).

L’occupation croissante des espaces de stockage sur les deux sites principaux de Grammont et de la

Tour est un sujet de préoccupation (moins de 15% de rayonnages disponibles). Une réflexion a été

engagée pour faire évoluer à la marge la répartition des collections entre les 3 sites.

L’action auprès des services et le traitement des collections

- Animation et contrôle des archives publiques

Au sein du Conseil départemental, l’année 2016 a constitué la première année de mise en œuvre du

Plan départemental de gestion et d’archivage des documents (PDGAD) qui constitue la politique de

gestion des documents papier et électroniques du Département. Trois nouveaux référentiels des

durées de conservation des documents ont été validés : « Conseil juridique, gestion des assurances,

contentieux et marchés publics », « Gestion des ports départementaux, bacs et voies vertes » et

« Accompagnement social et insertion ». Dans une perspective de développement du travail

collaboratif, une version projet du plan de classement transversal des dossiers bureautiques a été

livrée pour relecture en septembre. Le développement progressif de modalité d’instruction des projets

visant à coordonner étroitement la DAD, la DSI et les métiers a permis d’accompagner la direction de

l’Autonomie dans son projet de dématérialisation : définition du plan de classement du dossier usager,

révision de sa durée de conservation, travail sur son contenu, dégagement de solutions pour l’envoi en

numérisation du stock de dossiers papier. Sur ce dernier point, la DAD a participé aux réflexions du

Département portant sur la numérisation des flux et stocks papier. Que les opérations soient réalisées

en interne ou en externe, des préconisations ont été faites pour que l’élimination des documents

papier puisse intervenir en toute sécurité après leur numérisation. L’accompagnement des services

dans la gestion de leurs dossiers et de leurs archives a été marqué par le suivi des opérations de

déménagement des locaux du boulevard des Belges (Direction de la culture et du patrimoine, Direction

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des routes, Syndicat de promotion de l’activité Transmanche). 136 bordereaux d’éliminations ont été

instruits, incluant la MDPH et Habitat 76 (2 540 mètres linéaires, soit + 1300 par rapport à 2015).

En direction des communes et intercommunalités, quatorze communes, un établissement public

communal et deux hôpitaux ont été visités au cours de l’année 2016. Une formation à destination des

secrétaires de mairie de quatre communes a été organisée au mois d’avril pour les sensibiliser à la

gestion de leurs archives. 450 bordereaux d’éliminations ont été instruits pour 64 communes (1 929

mètres linéaires) et 250 pour 25 EPCE et 6 établissements hospitaliers (2 998 mètres linéaires).

La subvention accordée par le Département aux communes de moins de 3 500 habitants pour le

classement et la restauration des archives communales a permis d’aider six communes (Saint-Aubin-

Routot, Moulineaux, Mentheville, Cany-Barville, Notre-Dame-de-Bliquetuit, Saint-Pierre-Benouville),

pour un total de 9 981 €.

Concernant le Conseil régional, l’archiviste contractuelle recrutée en 2015 avec l’appui de la DAD a

poursuivi son travail de mise en ordre des archives régionales et notamment d’identification des

archives éliminables (257 mètres linéaires éliminés). La région étant responsable de la conservation de

ses archives historiques, aucun versement n’est intervenu. Les réorganisations et déménagements liés

à la fusion des ex-régions Haute et Basse-Normandie ont généré une intense activité d’archivage :

1 390 mètres linéaires ont été versés sur le site de Rouen au titre du préarchivage. Dans le cadre de la

fusion, la région a engagé des réflexions relatives à l’organisation de sa fonction archives qui seront

poursuivies en 2017 en concertation avec la DAD du Calvados.

Concernant les services de l’État, une réunion du réseau des référents archives a été organisée, en

présence du secrétaire général de la Préfecture. 191 bordereaux d’éliminations ont été instruits pour

les services et établissements publics de l’État (8 300 mètres linéaires).

Des contacts ont été renoués notamment avec la sous-préfecture de Dieppe (cabinet, service du

logement). Pour le secteur sanitaire et social, des démarches sont en cours avec différents organismes

pour mettre en place des tableaux de gestion, ainsi la Caisse d’allocations familiales, le Centre

Normandie-Lorraine, l’union départementale des associations familiales ; ces travaux commencés en

2016 verront leur aboutissement en 2017. Dans le secteur de l’aménagement et de l’environnement,

un travail du même type est en cours avec le CEREMA ; une aide a été apportée à la DIRNO et à la

DIRMer pour le recrutement d’archivistes contractuels et le suivi des opérations du traitement

d’arriérés d’archives qui aboutiront en 2017 et 2018. Une réflexion a été engagée avec le Rectorat sur

la question de l’archivage des données métier, et une opération engagée à l’Université de Rouen, avec

le support des étudiants en master histoire, afin de localiser des sources en vue d’une publication sur

les 50 ans de l’Université. Cette opération n’a toutefois pas été soutenue d’un point de vue logistique

et le manque de formation en archivistique des étudiants n’a pas permis d’achever le projet ; la reprise

des fonds d’archives existants supposerait le dégagement de moyens spécifiques.

En direction des tribunaux d’instance et de grande instance, des réunions ont été organisées pour

mettre en application le nouveau cadre méthodologique pour l’évaluation, la sélection et

l’échantillonnage des archives publiques ; l’objectif est de revoir la sélection des documents pour

réduire le volume des dossiers de procédure et améliorer la qualité de l’échantillon versé. À l’automne,

une équipe de 3 personnes est intervenue au sein de la maison d’arrêt de Rouen pour faire le tri dans

les archives produites par le greffe de l’établissement. Cette mission s’est déroulée avec l’aide de

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détenus et de surveillants et devrait déboucher en 2017 sur le versement de dossiers de détenus

postérieurs à la Seconde Guerre mondiale.

La refonte de la carte des chambres consulaires a été l’occasion d’une attention particulière. La Seine-

Maritime compte désormais deux pôles consulaires complétant la Chambre régionale, à savoir la CCI

Seine-Estuaire, résultat de la fusion des juridictions consulaires de Fécamp-Bolbec, le Havre et pays

d’Auge, et la CCI Seine-Mer-Normandie, résultat de la fusion des chambres de Rouen, Dieppe et

Elbeuf. À la CCI Seine-Estuaire, la DAD a participé au recrutement d’une archiviste pour réaliser les tris

des archives de l’antenne de Fécamp. Un projet de tableau de gestion valable pour les deux pôles

consulaires a été demandé, ce qui à terme facilitera les échanges électroniques.

Au total, 87 visites ont été faites dans les services et collectivités du département, plus 5 auprès

d‘études notariales. 1 038 bordereaux d’éliminations ont été instruits, représentant 19 000 mètres

linéaires de documents.

- Les entrées

Le volume des versements reçus est resté au même niveau qu’en 2015 (818 mètres linéaires au lieu

de 790). Une centaine de versements ont été traités, dont 53 en provenance des services du

Département et de la MDPH (290 mètres linéaires, dont 235 envoyés à Darnétal au titre du

préarchivage), 17 en provenance de la Préfecture et services déconcentrés de l’État (133 mètres

linéaires), 23 des tribunaux (250 mètres linéaires), 3 de la CCI de Rouen (36 mètres linéaires). Trois

études notariales (études Derez-Pannier à Rouen, Déville-les-Rouen, Héricourt-en-Caux) ont par

ailleurs versé des minutes (56 mètres linéaires) et deux communes ont procédé à un complément de

dépôt de leurs archives (Bouville et Sierville).

148 mètres linéaires ont été reçus au titre des archives

privées (50 à Grammont, 98 à Darnétal pour les archives

d’entreprises ou de syndicats), plus 20 mètres pour la

bibliothèque et les collections de presse. Menée jusqu’en juillet

2016 auprès des associations et particuliers du Département,

dans le cadre d’une mission de service civique, la collecte

d’archives sportives a abouti à une vingtaine de dons et dépôts,

parmi lesquels on peut signaler celui du Véloce Club Rouennais,

remontant à 1869. On peut noter aussi le don des papiers de

Georges Bureau (homme politique de la première moitié du XXe

siècle), de papiers d’érudits (Elisabeth Carment-Lanfry, Maurice

Lanfry) et d’un fonds de géomètre (fonds Hébert), qui devrait

être transféré à Darnétal, ainsi que l’achat de documents

intéressants pour l’histoire du domaine départemental de

Jumièges (fonds Lepel-Cointet/Achard de Bonvouloir,

propriétaires de l’abbaye de Jumièges aux XIXe-XXe siècles).

Les collections iconographiques se sont également enrichies avec le don de tirages venant d’un

photographe de Rouen et de nombreux clichés sur verre, en provenance notamment de la famille de

M. Deschamps, directeur de la Caisse d’Épargne de Rouen à la Belle-Époque, et différents achats de

grand intérêt : 17 dessins préparatoires Félix Benoist pour la Normandie illustrée, 65 clichés sur verre

de la cathédrale de Rouen, un album de photographies familiales à Étretat à la Belle-Époque, un

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ensemble de photographies anciennes contrecollées sur carton représentant des églises et édifices

remarquables de la Seine-Maritime, des plans d’aménagement des jardins du château de Bosmelet,

des environs de 1715 et un plan du prieuré Sainte-Foy de Longueville au XVIIIe siècle.

Enfin, à la suite du dépôt par le Musée des Antiquités de Rouen en 2015 d’environ 400 empreintes

originales, matrices et tirages sur cire d’érudits, cet établissement a déposé environ 600 moulages de

sceaux en plâtre et en soufre.

- Classements et outils de recherche

559 mètres linéaires de documents ont été classés, dont :

- 153 pour le pôle archives historiques, où des instruments de recherche détaillés sont maintenant

disponibles pour les fonds de la justice seigneuriale de Gournay-en-Bray (70 B), de l’abbaye de

Valmont, des Carmes déchaussés et des Mathurins de Rouen (19, 34 et 37 H), les fonds Amable

Floquet, historien du Parlement de Normandie (292 J), Lepel-Cointet (306 J), Andrieu (294 J), Lerond

(341 J) , ceux de la Maison des Jeunes et de la Culture du Havre (216 J), de la maison de l’Europe de

Haute-Normandie (51 J), de la Société des Sciences naturelles et des Amis du Musée de Rouen (345 J),

ainsi que pour quelques compléments aux fonds modernes (6 U 6 et 8 : tribunaux de commerce du

Havre et de Rouen) et pour les nouvelles entrées de minutes notariales .

- 328 pour le pôle archives contemporaines, avec

l’achèvement de la reprise de la série R (affaires militaires

1800-1940) et du fonds ancien de la Chambre de commerce

et d’industrie du Havre (1599-1991), pour lequel un

répertoire numérique détaillé a été établi par une stagiaire de

master 2 de Lille ; 6 dépôts d’archives communales et 2

d’archives hospitalières ont été traités et le travail sur la sous-

série 2 S (routes départementales et chemins de grande

communication), accompagné d’un dépoussiérage, s’est

poursuivi.

- 78 pour le centre de Darnétal (fonds de l’ancienne direction

sécurité sociale).

420 mètres linéaires ont fait l’objet d’un récolement :

- 84 pour le pôle archives historiques : les 103 premiers articles du chartrier de la ville de Rouen, 6

fonds privés (152 J, 348 à 350, 355, 361 J), plus le fonds de l’architecte Lefebvre (119 J). 17 876 unités

ont été récolées pour les fonds iconographiques, principalement pour le fonds Ellebé (39 Fi, 14 859

unités). Le travail sur les plans des architectes départementaux, conservés en 167 Fi, s’est

poursuivi (599 plans traités et analysés, 442 plans extraits car postérieurs à 1940). 418 sceaux

(empreintes, matrices, tirages d’érudits, etc.) du Musée des Antiquités ont enfin été traités.

- 236 pour le centre de Darnétal, correspondant au traitement en cours du fonds de l’entreprise Lanfry

(223 J) et des dossiers d’enfants placés, en vue d’un transfert vers le pôle archives contemporaines

(3 X).

D’autres travaux ont été menés, soit pour compléter, soit pour reprendre des instruments de

recherche existants :

- le répertoire du fonds des Hypothèques (4 Q) a été entièrement repris ; l’introduction est en cours

de rédaction et devrait être achevée au printemps 2017.

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- Pour faciliter les recherches dans les versements faits par les tribunaux et répondre aux très

nombreuses demandes des notaires et avocats, une étudiante en master 2 droit privé général a réalisé

un état des sources compilant les données de 209 bordereaux existants. Un travail identique a été

réalisé par une étudiante en première année de master archives concernant les versements du

Tribunal de commerce de Rouen. Ces états des sources vont permettre aux Archives départementales

de répondre plus rapidement et efficacement aux demandes de recherches des institutions et des

particuliers dans le but de faire valoir des droits (succession, pension).

- Le travail d’indexation engagé sur les dossiers d’ICPE (installations classées) pour en faciliter l’accès

auprès notamment des bureaux d’études, s’est poursuivi (9 884 dossiers saisis) ; il a été mené à son

terme pour les 15 758 dossiers de dommages de guerre concernant des habitations (238 W). 3 000

dossiers concernant des bâtiments agricoles restent encore à traiter. L’indexation des registres de

l’Inscription maritime s’est également poursuivie, dans le cadre d’un service civique.

En matière d’archives orales, le pôle archives contemporaines et mémoire du quotidien a accueilli à

l’automne 2016 un service civique pour mener une mission d’indexation des témoignages d’anciens

résistants et déportés de la Seconde Guerre mondiale. 28 enregistrements ont été indexés et pourvus

d’une notice biographique.

Un important travail a été mené à bien pour la bibliothèque, dont le catalogue a fait l’objet d’une

migration sous le logiciel Syracuse (103 451 notices créées) et a pu être mis en ligne. À Grammont, le

reclassement des périodiques des sociétés savantes a été mené à bien. À la Tour des Archives, la série

BA (bibliothèque administrative) a été entièrement reprise, après avoir fait l’objet d’un tri ; un travail

similaire a débuté sur la série BDOC (bibliothèque documentaire) avec réalisation d’un récolement.

- Conservation des collections

En matière de restauration, 43 registres ont été

restaurés par un prestataire, La Reliure du Limousin,

dont 20 registres de délibérations communales, 7

registres notariaux, 4 registres du Parlement de

Normandie. En interne, l’atelier de Grammont a

restauré 249 unités, tous supports confondus, dont 30

chartes parchemin, 11 sceaux (sans compter les

nettoyages). 1 798 feuillets ont été restaurés et 8

reliures faites à l’atelier de Darnétal, réduit depuis la fin

2014 à 2 agents (dont 1 en situation de handicap). 165

ouvrages et périodiques ont été reliés en externe

(Ateliers du Patrimoine) et 5 en interne. 2 m3 de

documents sont partis à la décontamination à l’oxyde

d’éthylène chez Hygiène Office à Wissous.

Plus de 1 200 mètres linéaires de documents ont été reconditionnés sur l’année, concernant

principalement, outre les fonds reclassés, les notaires, les séries U, W et X ; pour les documents

iconographiques, 18 859 unités de 39 Fi, soit environ 14 mètres linéaires, ont été traitées. Plus de 30

conditionnements sur mesure ont été réalisés pour des chartes scellées et une centaine de boîtes de

conservation sur mesure ont été achetées pour les manuscrits les plus précieux (cartulaires

notamment).

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L’ouverture au public

- L’accueil du public

Plus de 11 000 personnes ont été accueillies en 2016 sur les différents sites des Archivesdépartementales, tant pour des recherches qu’à l’occasion d’expositions, conférences ou ateliers.

En ce qui concerne l’accueil dans les salles de lecture, 3 190 séances de travail ont été comptabilisées,

pour 1 190 lecteurs. 15 313 documents ont été communiqués, hors consultation du portail pour les

images numérisées. Les communications administratives auprès des services se sont élevées à 791.

Pour le pôle archives historiques, est à noter, au 1er janvier 2017, l’entrée en vigueur d’une nouvelle

organisation de la salle de lecture (avec attribution de places numérotées aux lecteurs dans l’ordre

d’arrivée, places réservées pour les généalogistes professionnels et la consultation des chartes scellées,

etc.). Par ailleurs, de nouveaux supports de consultation (futons, etc.), plus respectueux des

documents originaux, ont été mis à disposition des chercheurs.

Sur le site de Darnétal, la salle de lecture a dû être fermée cinq mois en raison des travaux.

2 225 demandes de recherches ont été instruites, dont 1 320 à caractère administratif (demandes de

jugement de divorce, recherches sur les installations classées…), le reste étant soit des recherches à

caractère scientifique, soit des demandes généalogiques. Pour les images, 19 licences de réutilisation

ont été signées, dont une payante.

- Expositions et action culturelle

En matière d’action culturelle, Trois expositionstemporaires ont ponctué l’année :

« Crimes et châtiments en Normandie,1498-1939 », à Grammont du 29 mars au 1er

juillet 2016, accompagnée d’une publicationassurée en coédition par les Éditions Pointde vues.

« Les Femmes au XXe siècle, représentationset revendications » à la Tour des Archives,du 25 avril au 27 juillet, prolongeantl’exposition de 2015 « Femmes, droit,travail».

« Paysages d’hier et d’aujourd’hui : la Seine-Maritime avant-après », du 16 septembreau 24 décembre 2016, à Grammont.

L’inauguration de « Crimes et châtiments » a servi de support à un spectacle de théâtre, avec la

création d’une mise en scène, « Rose et Ferdinand », autour de lettres d’amour saisies par la police

comme pièces à conviction ; le procès du crime dit de « l’arbre de l’innocent » a été rejoué, avec vote

du public transformé en jury. Un concours photo ainsi que des stages sur l’aquarelle et la photographie

ont été proposés à l’occasion de l’exposition « Paysages ».

En complément à cette programmation, l’exposition itinérante « Le Parlement de Normandie, 5 siècles

d’histoire », a été présentée dans le hall du Pôle culturel Grammont (Archives historiques) en janvier-

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février, puis prêtée au Palais de Justice de Rouen (mars-avril) et à la faculté de droit de Caen (octobre-

décembre), après l’avoir été en 2015 à la faculté de droit de Rouen. Du 17 septembre au 28 octobre, la

Tour des Archives a présenté de son côté l’exposition itinérante « Traverser la Manche », à l’occasion

du 950e anniversaire de la bataille d’Hastings.

Est à signaler aussi la participation à huit expositions extérieures, par le prêt de nombreux documents.

Parmi ces expositions, « Richard Cœur de Lion, entre mythes et réalités », à l’Historial de Vendée, qui a

attiré plus de 15 000 visiteurs ; « Masséot Abaquesne, l’éclat de la faïence à la Renaissance »,

présentée au Musée des Beaux-Arts et au Musée de la Céramique de Rouen, en partenariat avec le

Musée national de la Renaissance d’Ecouen (avec contribution à la préparation du catalogue).

Deux conférences ont été proposées au public, en

accompagnement des expositions du Pôle culturel

Grammont (M. Marlet sur la police scientifique et

technique, Mme Souchon sur l’histoire de la

cartographie). Une collaboration avec l’Ordre des

avocats rouennais a permis la tenue d’une

conférence sur l’histoire de la justice à la Maison

des Avocats et la tenue du Conseil de l’Ordre aux

Archives. D’autres interventions ont été assurées

par Michaël Bloche, directeur adjoint, en liaison

avec la collecte sur le sport (les sources pour

l’histoire du sport à la Belle-Époque, à l’université

de Rouen, pour le groupe de recherche Normandie Sport) ou avec les travaux menés sur les fonds

anciens (les sceaux des abbés et du convent du Bec-Hellouin au Moyen Âge, à l’abbaye du Bec, lors

d’un colloque organisé par le CRAHAM de l’Université de Caen, occasion de valoriser les empreintes du

Bec conservées aux Archives de la Seine-Maritime ; les archives de la chartreuse de Rouen, à l’occasion

du 350e anniversaire de la fondation de la chartreuse, à la bibliothèque municipale de Petit-Quevilly).

153 personnes ont été accueillies, à la Tour des Archives et à Grammont, pour les Journées du

patrimoine, le samedi 19 et le dimanche 20 après-midi.

- L’action éducative et l’accueil de groupes

Malgré l’actualité sécuritaire de l’année, qui a conduit à plusieurs annulations, 53 classes ont été

reçues dans le cadre du service éducatif ; cela représente 1 388 élèves, dont 57% de collégiens. De

nombreux étudiants ont été accueillis pour des visites du service : 23 pour le pôle archives

contemporaines, dont 16 du master patrimoine de Rouen pour un cours in situ ; plus de 120 pour le

pôle archives historiques, dont la dernière promotion de l’Institut national du Patrimoine. 18 ont pu y

effectuer des stages (dont 8 de plus de 2 mois). Par ailleurs, les cours de paléographie française,

réunissant toutes les 2 semaines une cinquantaine de participants (2 cours différents), ont continué et

se poursuivront en 2017.

Les publics « empêchés » ont fait l’objet d’une attention particulière. Ainsi, des femmes du quartier de

Grammont ont été accueillies grâce au Centre social et ont ainsi pu découvrir l’exposition « Crimes et

châtiments ». Les expositions itinérantes ont fait l’objet d’une publicité spécifique auprès des maisons

de retraite dans le cadre du dispositif « Culture à vie ». Enfin, il faut signaler un projet particulier, mené

grâce à la présence d’un conservateur stagiaire de l’Institut du Patrimoine pendant 5 mois aux Archives

11

départementales : un atelier autour des archives de la Première Guerre mondiale réalisé avec des

détenus mineurs de la maison d’arrêt Bonne-Nouvelle de Rouen. Cet atelier de 4 séances de 2 heures

a eu lieu dans le cadre des programmes scolaires, les jeunes mineurs y ayant assisté préparant en effet

le brevet des collèges.

- Numérisation et mise en ligne

78 165 € ont été en 2016 consacrés à la poursuite de la

numérisation. La baisse par rapport aux années

précédentes s’explique par le passage à un nouveau

marché pluriannuel, pour 4 ans, dont les 3 lots ont été

attribués à la société Arkhénum. Dans le cadre de ce

marché, qui a connu quelques difficultés de démarrage,

188 382 pages ont été numérisées (répertoires et tables

alphabétiques conservés avec les versements de minutes,

de 1600 à 1940, et partie des minutes de notaires du

Havre et paroisses avoisinantes de 1687 à 1850 ; registres

de l’Échiquier, registres de la Tournelle (chambre

criminelle) et registres secrets du Parlement depuis 1374 ;

registres de délibérations des hôtel-Dieu et hospice

général de Rouen de 1553 à 1792…), ainsi que 7 012

plaques de verre provenant de 10 Fi (Journal de Rouen).

Il faut y ajouter les numérisations réalisées en interne par les ateliers : 15 700 vues pour le pôle

archives contemporaines (inscription maritime récente, état civil, presse, fonds déposés ou prêtés,

délibérations communales, fonds hospitaliers), dont plus 1 400 représentent des commandes et

reproductions courriers/lecteurs ; plus de 87 000 pour le pôle archives historiques, principalement

registres et documents (registres de délibérations du chapitre cathédral, registres de catholicité et

registres de l’Église réformée, registres d’écrous, matrices cadastrales, manuscrits juridiques, chartes

antérieures à 1204 des sous-séries 20 et 52 H…), mais aussi documents iconographiques (6 Fi :

planches de la commission départementale des antiquités, 1840-1950 ; 61 Fi : portraits de familles sur

plaques de verre ; 194 Fi : portraits de magistrats ; 196 Fi : fonds Valle, photographe de l'archevêché,

1880-1939 ; 20 et 52 H) .

Aucune mise en ligne de documents n’a été effectuée en 2016. Le développement de la plateforme

d’annotation collaborative a été ralenti en 2016 par le non-remplacement de l’apprenti-ingénieur qui

avait fait les développements. Des présentations en ont néanmoins été faites lors du forum de l’AAF à

Troyes et lors de la journée régionale de l’AAF. 34 000 nouvelles annotations ont été enregistrées pour

les registres matricules des soldats, représentant 8 500 noms, et 27 300 pour l’état civil.

Sur l’année, près de 195 000 visiteurs sont venus sur le site. L’investissement dans les réseaux sociaux

a été poursuivi, notamment Facebook, qui comptait 1 600 abonnés à la fin 2016. On peut ajouter, dans

cette perspective d’élargir les publics, le développement d’applications gratuites pour smartphones et

tablettes, en accompagnement des expositions du Pôle Grammont.

12

Partenariats scientifiques et coopérations

L’année a vu s’achever l’opération de numérisation des documents du Palais Bénédictine, engagée en

partenariat avec le CRAHAM de l’Université de Caen, le CNRS et le Palais de Bénédictine de Fécamp

(Bacardi-France). Elle devrait déboucher sur une mise en ligne en 2017. La direction a participé aussi à

la Bibliothèque numérique de droit normand (faculté de droit de Rouen), par la numérisation de

dizaines de manuscrits juridiques.

Les liens développés avec l’Université passent également par la participation au conseil de gestion de

l’UFR de lettres, sciences humaines, au conseil académique et à la commission des statuts de

l’université de Rouen, la participation à des groupes de recherche (Normandie Sport) ou à des

formations de master (notamment MATA d’Amiens : 41 heures de cours dispensés par 3 agents des

Archives de la Seine-Maritime).

Concernant les cercles généalogiques, a été monté un partenariat avec celui du Havre Seine-Maritime

pour le Salon national de généalogie 2017 (participation au salon par un stand et exposition,

collaboration envisagée pour l’annotation collaborative des registres de notaires du Havre).

Parmi les autres partenariats envisagés, on peut mentionner aussi le travail engagé avec la

Bibliothèque et les Archives du Palais princier de Monaco, en vue d’une exposition à l’automne 2019

sur les Grimaldi dans le pays de Caux.

La direction a participé enfin au comité scientifique pour le classement des clos-masures au patrimoine

mondial de l’UNESCO.

13

Perspectives 2017

Un bilan d’étape et une actualisation du projet de service établi en 2013 seront faits, ce qui devrait

permettre de recaler les priorités pour les années à venir.

L’année 2017 sera marquée encore par des chantiers importants, qui vont nécessairement impacter

l’activité du service : à Grammont, il sera procédé à l’électrification de la moitié des compactus - la

remise à niveau de la climatisation/déshumidification dans les magasins des 4e et 5e niveaux étant

susceptible d’être repoussée - ; à Darnétal, il est prévu le réaménagement des accès (accessibilité

PMR), le remplacement de l’ensemble des huisseries, la reprise de l’étanchéité du toit terrasse, ainsi

que la suppression du RIA qui avait occasionné une fuite il y a deux ans, avec renforcement du nombre

d’extincteurs.

Cette année verra l’aboutissement de la coopération entre les archives départementales de la région,

avec la mise en œuvre d’une exposition et d’une publication « 1000 ans de Normandie », autour de

l’histoire et de l’identité régionale. La présentation inaugurale devrait avoir lieu le 25 avril à Grammont,

en présence de M. Jean-Louis Debré, président du Conseil supérieur des Archives, des différents

présidents de Département et sans doute du président de région ; un cycle de conférences sera

proposé. Prolongeant cette manifestation, une autre exposition devrait être présentée au dernier

trimestre par le pôle archives contemporaines « La Normandie, de la province à la région », pendant

que le pôle archives historiques proposera un retour sur « 10 ans d’acquisitions », occasion de faire

découvrir les enrichissements apportés ces dernières années au patrimoine départemental. D’autres

temps forts devraient être, au printemps, le lancement d’une nouvelle collecte autour de la mémoire

de la Résistance et de la Déportation et, en septembre, la participation au salon national de généalogie

du Havre, dont on fête cette année les 500 ans, du 7 au 10 septembre.

Les projets liés à la mise en ligne ne seront pas oubliés : sous réserve des ressources informatiques, le

développement de l’annotation collaborative devrait reprendre, notamment pour étendre la possibilité

aux registres notariaux, ainsi que l’étude autour d’une « plateforme usagers » plus large, incluant par

exemple la possibilité de demander et payer en ligne des reproductions ou de gérer les demandes de

prêt d’expositions temporaires. De nouvelles extensions à l’offre en ligne devraient être apportées,

notamment autour des archives communales, avec la numérisation et la mise en ligne des registres de

délibérations. En 2017, par ailleurs, un travail est prévu pour étendre la mise en ligne des instruments

de recherche liés aux archives contemporaines ; l’ensemble des instruments de recherches disponibles

devraient être versés dans le Portail national FranceArchives.

Un sujet important sera encore le « plan départemental de gestion et d’archivage des documents ».

Outre l’accompagnement des différents chantiers de dématérialisation, le travail concernera

notamment :

- La gestion des documents produits numériquement, hors applications métiers (fichiers

bureautiques, documents techniques…), ce qui passera par la mise en place d’un groupe projet

associant la DSI et quelques services pilotes du département ;

- La mise en route opérationnelle du SAE, avec la mise en place de procédures d’import pour le

versement de dossiers bureautiques.

14

La direction devra accompagner aussi les mutations institutionnelles récentes : recomposition des

services de l’État au niveau régional, réforme de la carte intercommunale et fusion de communes,

changements qui vont tous avoir des impacts dans le domaine des archives.

Les travaux engagés sur les collections seront bien sûr poursuivis, avec notamment l’objectif de

terminer les chantiers en cours sur le fonds de l’ancienne direction régionale de la sécurité sociale ou

les dossiers d’enfants assistés encore conservés à Darnétal et, à Grammont, de reconditionner les

cartulaires, ce qui supposera une réorganisation de la réserve. D’autres travaux seront à mener en

prévision de transferts entre sites - l’un devrait concerner les registres d’état civil, qui seraient envoyés

de la Tour vers Darnétal. Le pôle archives contemporaines aura par ailleurs à gérer la reprise des fonds

touchés par la contamination de l’automne dernier et l’organisation du rangement des cartes et plans

dans le local nouvellement équipé. Le travail pour l’établissement d’un plan d’urgence sera enfin

repris.

Département

Région

Population

Adresse postale du service

Adresse topographique

Téléphone

Courriel

Jours et heures d'ouverture

Fermeture annuelle

cf site internet

semaine du 15 août, 25-31 décembre

(merci de bien vouloir signaler tout changement de coordonnées à [email protected])

Pôle culturel Grammont, 42 rue Henri II Plantagenêt, 76100

Rouen

Pôle culturel Grammont, 42 rue Henri II Plantagenêt, 76100

Rouen

Adresses des bâtiments annexes

(hors dépôts de pré-archivage)

Archives contemporaines - Hôtel du Département, quai Jean

Moulin, 76101 Rouen cedex

Centre des Archives du Travail et de l'Architecture - 27 rue

Lucien Fromage 76160 Darnétal

02 35 03 54 95

[email protected]

DÉPARTEMENT

2016

Seine-Maritime

Normandie

1 275 000

Chef de service (NOM, Prénom) MAROTEAUX Vincent

56 rue des Francs-Bourgeois

75141 Paris Cedex 03

[email protected]

[email protected]

ENQUÊTE STATISTIQUE ANNUELLE

sur l’activité des services d’archives contrôlés

Ministère de la Culture et de la Communication

Direction générale des Patrimoines

SERVICE INTERMINISTÉRIEL DES ARCHIVES DE FRANCE

Sous-direction de la communication et de la valorisation des archives

Bureau des études et des partenariats scientifiques

DONNÉES STATISTIQUES

1 Position du directeur

2 Budget

3 Personnel

4 Bâtiments

5 Contrôle

6 Relations avec les producteurs

7 Collecte et constitution des fonds

8 Traitement des fonds

9 Informatique

10 Conservation'!A1Conservation

11 Numérisation

12 Communication

13 Site internet

14 Valorisation

CHIFFRES CLÉS

NOTICE EXPLICATIVE

Case incrémentée dans les chiffres clés

Calcul effectué automatiquement, ne pas modifier

Menu déroulant, ne pas modifier

LÉGENDE

Sommaire enquête statistique 2016

Chiffres incrémentés automatiquement, ne pas modifier.

L'enquête statistique 2016 se présente sous la forme d'un classeur Excel de 14 onglets thématiques.

Les données essentielles, « chiffres clés », seront remplies automatiquement sur le dernier onglet, dont vous

voudrez bien ne pas modifier la présentation.

En cas de problèmes, n’hésitez pas à vous adresser au bureau des études et partenariats scientifiques, service

interministériel des Archives de France :

M. Jean-Charles Bédague, tél. 01 40 27 66 71, [email protected]

1. Activités pour le compte de l’État

Relations avec le préfet

oui

oui

Si oui, sont-ce des agents de l’État ? oui

- Participez-vous au collège des chefs de service ?

pas de réunion

en 2016

oui

- Le service des archives est-il présent sur le site internet de la préfecture ? oui

- Participez-vous à des commissions particulières pour le compte du préfet ? oui

Conservation des antiquités et objets d'art

non

- Encadrez-vous le CAOA au titre de la collectivité ? non

- Le CAOA est-il rattaché à votre service ? non- Êtes-vous membre de la commission départementale des objets

mobiliers (CDOM) ? non

Inventaire du patrimoine

non

pas de réunion

en 2016Si oui, combien de réunions y a-t-il eu dans l'année ? 0

non

- Participez-vous à d'autres réunions de la DRAC ? non

2. Activités pour le compte du conseil départemental

- De qui dépendez-vous au sein du conseil départemental ? DGA

- Qui procède à votre évaluation annuelle ? DGA

- Participez-vous à des réunions particulières du conseil départemental ? oui

non

oui

1. POSITION DU DIRECTEUR

- Avez-vous une délégation de signature du préfet ?

Animation du réseau des référents archives auprès du secrétaire général

- Êtes-vous le conservateur des antiquités et objets d'art (CAOA) ou le conservateur délégué

(CDAOA) ?

Relations avec la direction régionale des affaires culturelles

- Participez-vous à des réunions organisées par le conseiller Archives ?

- D'autres personnes de votre service ont-elles une délégation de signature du préfet ?

- Avez-vous été reçu en entretien annuel d'évaluation par le préfet ou le secrétaire

général ?

- Exercez-vous des fonctions pour l'Inventaire du patrimoine ?

- Avez-vous rédigé pour votre service un projet scientifique, culturel et éducatif, ou un document cadre

de ce type ?Projet de service établi en 2013, actualisation prévue en 2017

- Êtes-vous membre de la commission régionale du patrimoine et des sites (CRPS) ?

Pôle Attractivité et développement (organigramme page suivante)

Directeur général adjoint en charge du pôle

Réunions des directeurs, commission départementales des antiquités…

- Avez-vous des fonctions complémentaires (direction du patrimoine, directeur de

musée) ?

ÑÎÙßÒ×ÙÎßÓÓÛÙWÒWÎßÔ

1. Dépenses propres au service

2 288 126,00 €

1 340 427,00 €

468 893,00 €

871 534,00 €

947 638,00 €

100 913,00 €

846 725,00 €

50 310,00 €

56 814,00 €

78 165,00 €

19 006,00 €

754,00 €

14 218,00 €

6 013,00 €

27 275,00 €

81 686,00 €

23 471,00 €

Nature de l’opération Exposition "Crimes et châtiments"

Coût opération 60 340,00 €

Subvention État 3 000,00 €

Subvention collectivité

territoriale

Subvention Europe

Mécénat

Total subventions et

mécénat3 000,00 €

2. Recettes propres au service

Montant total

3. Subventions et mécénat

Élimination d'archives

Encodage

Frais d’impressions

Achats d’ouvrages et abonnements

Achats de documents

Expositions

Conditionnement

Reliure et restauration

Microfilmage

Numérisation

Acquisition d'outils informatiques (logiciel, site Internet, portail, SAE)

Maintenance des outils informatiques

- dont crédits gérés par la collectivité locale pour le service

Investissement

Montant total

- dont crédits gérés directement par le service

- dont crédits gérés par la collectivité locale pour le service

Dépenses spécifiques par nature

2. BUDGET RÉALISÉ

Salaires et charges de personnel à la charge de la collectivité locale

Montant total

Fonctionnement

Montant total

- dont crédits gérés directement par le service

64

dont personnel État 4

dont personnel territorial 60

2. Tableau récapitulatif (en équivalent temps plein)

Catégorie A

État

Catégorie A

territorial

Catégorie B

État

Catégorie B

territorial

Catégorie C

État

Catégorie C

territorialTotal ETP

Filière administrative 1,80 5,60 12,80 20,20

Filière culturelle 3,70 6,80 3,80 4,50 18,80

Filière technique 2,00 18,80 20,80

Filière animation 0,00

Contractuels 2,00 2,00

Autres 0,00

Total 3,70 8,60 0,00 11,40 0,00 38,10 61,80

3. Estimation de la répartition des ETP par secteurs

Administration 9,8

Contrôle et collecte 6

Classement et conservation (dont microfilmage et numérisation) 33,5

Valorisation et communication 12,5

Autres

61,8

4. Formation professionnelle reçue

Nombre de

jours de

formation

Nombre

d'agents

concernés

3,0 1,0

24,0 4,0

25,0 6,0

63,0 38,0

115,0 49,0

5. Personnel temporaire encadré par le service

18,00

591,00

2,00

146,00

6,00

360,00

2,00

290,00

3. PERSONNEL

1. Nombre de personnes physiques au 31/12/2016

Total ETP

Type de formation

Formation initiale - intégration à l'emploi

Préparation à un concours

Formation archivistique

Autres formations continues

Total

Nombre de stagiaires accueillis dans l'année * * À l'exception des collégiens

Total annuel des jours - stagiaires

Nombre de vacataires accueillis dans l'année

Total des heures de vacation par mois

Nombre de personnes accueillies au titre du service civique

Total annuel des jours – service civique

Autres emplois temporaires (apprentis, TIG)

Total annuel des jours – autres emplois temporaires

1. Locaux (y compris les annexes)

Y a-t-il des annexes ? oui

Mutualisation avec un autre service ? oui

Si oui, lequel ?

a. Surface

Darnétal

4657,50

137,90

796,00

3578,10

145,50

b. Accessibilité aux personnes handicapées oui

c. Logement de fonction

2. Construction / Extension non

Coût total estimé de l’opération

Coût total de l’opération réalisée dans l’année

Investissement du département voté et effectivement alloué au cours de l’exercice

Subvention de l’État effectivement subdéléguée au cours de l’exercice

Subvention régionale effectivement allouée au cours de l’exercice

oui

838309

Détail des travaux d’aménagement ou d’entretien réalisés dans l'année

4. Sécurité

oui

Date de la dernière visite de la commission de sécurité 2015

Si avis défavorable ou réservé, préciser

6891,00

0,00

4. BÂTIMENTS

Direction des bibliothèques de la ville de Rouen

Grammont

Surface du service (m²) 8943,90

- dont locaux ouverts au public (m²) 3751,00

Tour des Archives

7961,00

394,00

- dont locaux de travail (m²) 1045,00 676,00

- dont magasins (m²) 4147,90

- dont logements de fonction (m²) 0,00

Nécessité absolue de

service

Convention d’occupation

précaire avec astreinte

Nombre de logements de fonction 0 1

- dont logement directeur

- dont logement gardien 1

- dont autre logement

3.Travaux d’aménagement ou d’entretien

Montant des travaux

Réaménagements de bureaux et rénovation du local des cartes et plans à l'Hôtel du Département. Installation à l'annexe

de Darnétal d'un nouveau système de rafraichissement d'air, remplacement du chauffage, séparation des espaces de

travail et des magasins au 1er étage, remplacement de l'ascenseur

Contrôle d'accès aux parties interdites pour les personnes extérieures au service

4. BÂTIMENTS

5. Occupation de l’espace

Total ml

équipé au

31-12-2015

Total ml

installé

dans

l’année

Total ml

équipé au

31-12-2016

Total ml

occupé au

31-12-2015

Total ml

nouvelleme

nt occupé

dans l'année

Total ml

occupé au

31-12-2016

Total ml

disponible

au 31-12-

2016

25776 25776 20704 164 20868 4908

38151 -899 37252 30466 472 30938 6314

25867 604 26471 12049 249 12298 14173

89794 -295 89499 63219 885 64104 25395

6. Ateliers

Tour des Archives

0,5

Reliure et/ou restauration

Grammont

Centre de Darnétal

Total

La diminution du métrage pour la tour correspond à l'abandon de locaux en sous-sol ; par ailleurs le rapport 2015

avait comptabilisé en supplément l'installation de nouveaux rayonnages qui étaient en fait un remplacement de

rayonnages existants

Nature de l'atelier Nombre d'ateliersNombre d’agents

(en ETP)

2 3,5

Photographie, microfilmage et/ou numérisation 2 4,5

Maintenance, bricolage

Archives sonores et audiovisuelles 1

1. Bilan récapitulatif des actions liées au contrôle scientifique et technique en 2016

Organismes effectuant des versementsFormations

(nombre)

Métrage

linéaire éliminé(1)

Gigaoctets

éliminés (1)

Nombre de

services

uniques

touchés (2)1. Services déconcentrés et établissements publics de l’État à

compétence départementale ou locale (3)3564,6

12

2. Services déconcentrés et établissements publics de l’État à

compétences régionale ou supra-départementale (4)4730

9

3. Administrations centrales délocalisées et établissements publics

nationaux de l’État (5)8,8

1

4. Services du conseil départemental et établissements publics

départementaux (6)2536,65

22

5. Service du conseil régional et établissements publics régionaux143,65

1

6. Communes, établissements publics communaux, groupements de

communes 4 1 929 0 97

communes de moins de 2 000 habitants 4 113,08 37

communes de plus de 2 000 habitants 1258,91 36

établissements publics communaux (7) 63,06 4

groupements de collectivités (8) 493,52 20

7. Établissements publics de santé (centres hospitaliers, hôpitaux

locaux)2442,1

6

8. Officiers publics ou ministériels (dont notaires)

9. Organismes de droit privé chargés d’une mission de service public

(9)3597

5

Total général 4 18 951 0 153

Donner le nom des administrations centrales délocalisées et des établissements publics nationaux de l’État concernés

5. CONTRÔLE SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE

Inspections et visites

d’information (nombre)

23

11

0

27

0

11

9

1

1

0

2

5

13

92

ADEME


2. Conservation des archives courantes et intermédiaires en 2016

2.1. Centres de préarchivage

Nombre de centre(s) de conservation des archives courantes et intermédiaires 6

DREAL SDIS CEREMA Rectorat Total

Total du métrage linéaire conservé 1 663,00 1 080,00 1 772,00 1 611,50 6 126,50

Personnel affecté (nombre et catégorie) 3 2 1 3 13

personnel des archives départementales 3

autres 3 2 1 3 9

Métrage linéaire installé au 31 décembre 2016 1 710,00 1 560,00 2 000,00 2 171,50 7 441,50

Métrage linéaire occupé au 31 décembre 2016 1 663,00 1 080,00 1 772,00 1 611,50 6 126,50

Nombre de communications aux services 33 60 93

Relations avec les archives départementales Régulières Régulières Régulières Régulières

non

oui

Service producteurMétrage

linéaireGigaoctects

Prestataire (site

de

conservation)

Date

d’expiration du

marché

Pôle Emploi Haute Normandie 7654

Archiv'System

(Lugny)2017

DIRRECTE 274 Iron Moutain

tacite

reconduction

TOTAL 7928,00 0,00

Producteurs d'archives publiques implantés dans le département (quel que soit leur statut juridique) qui externalisent la conservation de leurs archives courantes

et intermédiaires

2.3. Recours à des sites agréés de sociétés privées d'archivage

2.2. Participez-vous à un projet de mutualisation ?

Observations

(tarifs des prestations,

relations avec les AD, etc.)

Contacts réguliers avec les

AD


Structure inspectéePopulation (le

cas échéant)

Année de la

précédente

inspection

ETP affecté

aux archivesLocaux

Cour d'appel de Rouen / 1 moyen

Direction interégionale de la mer - Manche Est Mer du Nord 2014 0 peu satisfaisant

Commune de Bouville 1980 0 moyen

Commune d'Etalondes 2000 0 moyen

Commune de Bréauté 1998 0 moyen

Commune de Maniquerville 2005 0 moyen

Centre hospitalier de Fécamp 2007 2 moyen

4. Récolements municipaux

Nombre de récolements municipaux visé dans l’année 0

5. Bilan des dépôts en 2016

Communes de moins de 2 000 habitants

Communes de plus de 2 000 habitants

EPCI

Établissements publics de santé

6. Dépôts d’office en 2016 non

Si oui, combien

3. Comptes rendus de toutes les inspections menées en 2016 (services de l’État, établissements publics, communes et EPCI, etc.)

-

Si vous avez connaissance de la conservation externalisée sur le ressort de votre département, de fonds d’archives publiques courantes et intermédiaires produites dans

un autre département, merci d’indiquer ci-dessous les prestataires et les fonds concernés.

État du classement

moyen

peu satisfaisant

peu satisfaisant

moyen

Nombre dans le département

Nombre total de dépôt au 31

décembre 2016

Nombre total

d'autorisations au 31

moyen

peu satisfaisant

moyen

631 465

86 22

35 1


7. Centre de gestion de la fonction publique

oui

Nombre et qualification des agents

Liste des communes concernées par les interventions de ce service pendant l’année 2016

Nature des liens exercé par le directeur des Archives départementales sur ces interventions Régulières

Evolution du service au cours de l’année

L'année 2016 a connu un accroissement de l'activité, lié aux fusions programmées de collectivités. L'accroissement de l'activité a permis la mise en stage, en vue

de sa titularisation, du 3ème archiviste itinérant du service.

Le centre de gestion de la fonction publique territoriale possède-t-il un service d’aide à la gestion des archives des communes ?

4 agents permanents au 31/12/2016, soit un attaché de conservation (titulaire),responsable du service, et trois adjoints du patrimoine (un titulaire, un stagiaire et

un contractuel), auxquels s'ajoutent deux contrats de 6 mois.

- Communes de : MENTHEVILLE, NOTRE DAME DE BLIQUETUIT, PALUEL, SOTTEVILLE LES ROUEN, TANCARVILLE, AMFREVILLE LA MIVOIE,

BARENTIN, CANY BARVILLE, LES GRANDES VENTES, LILLEBONNE, MONT SAINT AIGNAN, NOTRE DAME DE BONDEVILLE, NOTRE DAME DE

BONDEVILLE, NOTRE DAME DE GRAVENCHON (commune déléguée), CAUDEBEC-EN-CAUX (commune déléguée), ST ETIENNE DU ROUVRAY, ST JEAN

DE FOLLEVILLE, ST NICOLAS D'ALIERMONT, HARFLEUR, SAINT-AUBIN-LES-ELBEUF, SAINT WANDRILLE RANCON (commune déléguée)

- Communauté de communes : SAANE ET VIENNE, TROIS RIVIERES, VARENNE ET SCIE, MOULIN ECALLES, CAUX VALLEE DE SEINE, PETIT CAUX,

CAUX ESTUAIRE

- Syndicat Mixte du TERROIR DE CAUX

- EPHAD LA SOURCE LE HOULME

- PARC REGIONAL DES BOUCLES DE LA SEINE

- SIAEPA FECAMP SUD-OUEST (Syndicat Eau-Assainissement)

- SOMVAS (Syndicat Ordures Ménagères)

- CCAS NOTRE DAME DE BONDEVILLE

- SYNDICAT DEPARTEMENTAL D'ENERGIE

- SYNDICAT MIXTE DU PORT DE DIEPPE

- C.C.A.S. D'YVETOT

Contrôle

1. Tableaux de gestion

4

Liste des tableaux de gestion achevés et mis en service dans l’année

Rubrique Sous-rubrique Intitulé du producteurCréation ou

actualisation

Dépôt sur

Sémaphore

1. Services déconcentrés et

établissements publics de l’État à

compétence départementale ou locale

JusticeConseil départemental

de l'accès au droitcréé non

2. Services déconcentrés et

établissements publics de l’État à

compétences régionale ou supra-

départementale

3. Administrations centrales délocalisées

et établissements publics nationaux de

l’État

4. Services du conseil départemental et

assimilés

Conseil

départemental

Direction de l'action

sociale et de l'insertioncréé non

Conseil

départemental

Direction des ports

bacs et voies vertescréé non

Conseil

départemental

Direction juridique et

des marchéscréé non

5 Services du conseil régional et

assimilés6. Communes et groupements de

collectivités territoriales

7. Établissements publics de santé

8. Officiers publics ministériels

9. Organismes de droit privé chargés

d’une mission de service public

2. Actions relatives à l’archivage électronique oui

oui

oui

6. RELATIONS AVEC LES PRODUCTEURS

Nombre de tableaux de gestion achevés, signés par le producteur et mis en service dans l'année

Nombre de tableaux de gestion actualisés dans l'année

Actions de sensibilisation des services producteurs sur les problématiques de conservation des

données

Conseil départemental de la Seine-maritime : élaboration d'un plan de classement transversal des dossiers (version

projet diffusée pour relecture en septembre 2016).

Actions de recensement et d'évaluation des données des producteurs

Prise en compte dans les tableaux de gestion, spécification des durées de conservation et sorts finaux des données

dans le cadre des déclarations de traitements faites à la CNIL.

6. RELATIONS AVEC LES PRODUCTEURS

oui

oui

3. Actions concernant les archives privées oui

4. Conséquences de la réforme territoriale (nouvelles régions)

- Y-a-t-il eu des impacts pour votre service ? non

Dans le cadre évoqué, pré-examen des processus de numérisation et d'alimentation de la GED selon le vade-mecum

"Autoriser la destruction de documents sur support papier après leur numérisation". Mise en oeuvre d'un module de

préparation de versement de fichiers bureautiques non structurés dans As@lae (générateur SEDA) : rédaction des

spécifications fonctionnelles et premiers développements (macro Excel)

Collecte d'archives sur la thématique du sport dans le cadre d'un service civique

- Le cas échéant, existe-t-il une coordination avec les autres archives départementales de la région ?

Pour le moment simples contacts

Participation à des projets de dématérialisation

DAD associée à la DSI pour le suivi des projets de dématérialisation de la collectivité dans le cadre du "plan

départemental de gestion et d'archivage des documents"

Contrôle et conseil de projets de systèmes d'archivage électronique, de dématérialisation et

d'archivage électronique dans les services

1. Archives publiques

Tableau des entrées (1 ligne par producteur)

Unités

0,00

Chambre de commerce et d'industrieSeine Estuaire - Antenne de Rouen

36,00

Direction culture et patrimoine 23,15

Direction des finances 8,50

Direction action sociale et insertion 4,00

3,00

ASE/PMI 19,60

Direction des RH 1,00

unités territoriales d'action sociale 4,70

Direction juridique et marchés

7. COLLECTE ET CONSTITUTION DES FONDS

Organismes effectuant versements ou

dépôtsService Entrée (ml) Entrées (Go)

1. Services déconcentrés et établissements

publics de l’État à compétence départementale

ou locale

Préfecture 2,00

2. Services déconcentrés et établissements

publics de l’État à compétences régionale ou

supra-départementale

DREAL 4,90

Caisse d'allocations familiales deDieppe

3. Administrations centrales délocalisées et

établissements publics nationaux de l’État

Sous-total État 445,85 0,004. Services du conseil départemental et

assimilésDirection information 0,60

27,00

DDTM 34,00

Conseil des Prudhommes d'Elbeuf 7,50

Sous-préfecture de Dieppe

19,00Sous-préfecture du Havre

15,70

Conseil des Prudhommes de Rouen 4,50

ONAC 44,50

Cour d'appel 37,00

TGI de Rouen 96,25

TGI du Havre 7,00

Tribunal de commerce du Havre 64,00

Tribunal de commerce de Rouen 29,50

DRPJJ 3,50

Rectorat 8,00

Centre régional de la propriété

forestière3,00

CRAM

Tribunal de commerce d'Elbeuf 2,00

0,50


0,00

0,00

0,00

Revendications

Archives numériques – Versement de la matrice cadastrale numérique 2004

- Avez-vous téléchargé les données de la matrice cadastrale numérique 2004 ?

- Avez-vous effectué la conversion de ces données au format SIARD ?

- Comment conservez-vous ces données actuellement ?

- Avez-vous installé l'application de visualisation VisuMatrice en salle de lecture ?

2. Archives privées

Nom du fonds TypologieMétrage

linéaireGigaoctets Unités

Mode

d’entrée

Papiers Georges

Bureau

Archives personnelles

et familiales 0,7 15 Don

Familles Lepel-

Cointet et Achard de

Bonvouloir


et familiales 2,7 44 Achat

Jacques Lemaître


et familiales 1 11 Don

Alain Alexandre

(Amicale du Houlme)



Véloce Club de Rouen

Archives

d’associations, de

partis politiques, de

syndicats 6,8 53 Don

Pavilly Barentin

Tennis Club

Archives




Carment-Lanfry



étude de Héricourt-en-Caux 6,70

étude de Rouen 9

centre hospitalier d'Yvetot

9. Organismes de droit privé chargés d’une

mission de service publicCentre Begouen Demeaux 1,00

10. Archives publiques revendiquées

étude de Déville-les-Rouen 26,60

Société privée d'entraide sociale

22,90

0,30

1,00

commune de Bouville 0,30

303,30 0,00

école primaire de Sierville

0,60

6. Communes et groupements de collectivités

territorialescommune de Sierville 2,30

Sous-total collectivités

5. Services du conseil régional et assimilés

7. Établissements publics de santé centre hospitalier de Barentin 0,80

8. Officiers publics et ministériels

CHU de Rouen 0,30

Sous-total autres 59,20 0,00

Total 808,35 0,00

Nombre de revendications effectuées 0

oui

non

serveur sécurisé

non

Coût

préarchivage tous services 235,15

8 300,00 €


Philippins de Rouen

(ou Bernard Legrand)



Association sportive

des cheminots havrais

Archives



syndicats 6 31 Don

Comité maritime

d'athlétisme

Archives




Jean-Luc Thérier,

pilote de rallye



Véronique Burel



Hébert, géomètre Archives d’entreprises 10 Don

M. Leboucher

(meunier) Archives d’entreprises 22,8 91 Don

Sté EDEN Archives d’entreprises 24,6 41 Don

Sté Concept Optique Archives d’entreprises 18,6 31 Don

Union syndicale des

transporteurs routiers

Archives




Syndicat CGT

(complément)

Archives




Syndicat Sud PTT

Archives



syndicats 0,2 2 Don

65 clichés sur verre de

la cathédrale, album

sur Etretat, tirages

Archives de

photographes 4,5 Achat

dessins pour la

Normandie Illustrée 1 Achat

carte du

gouvernement de

Normandie, plan du

prieuré de Longueville 1 Achat

Pièces isolées 3,5 22

Achats et

dons145,28 0,00 266

7437,00

5 250,00 €

2 853,97 €

2 100,00 €

5 950,00 €

Total 24 453,97 €

Métrage linéaire total des archives privées conservées par le service


3. Archives orales constituées ou reçues par le service non

Détail des archives orales constituées ou reçues par le service

non

Détail des archives audiovisuelles constituées ou reçues par le service

5. Bibliothèque

Accroissement net, en ml 20,00

Dont acquisition d'une rare édition de l'ouvrage ancien Rouen désolée, 1939-1944

4. Archives audiovisuelles constituées ou reçues par le service

Durée d'enregistrementSupport de

conservation

Format de

données-

Contenu

-

Contenu DuréeSupport de

conservation

Format de

données

1. ÉliminationsMétrage linéaire éliminé pendant l’année dans le service

Gigaoctets éliminés pendant l’année dans le service

Fonds papier traités pendant l’année

NB : Ne pas prendre en compte les instruments de recherche provisoires.

Volume

classé

(ml)

Volume

classé

(unités)

Notices

saisies dans la

base de

données

18 285

50 24433,5 3220,7 171,85 105,1 6665,8 146

100 9884232W 78,4 1758238W 209 11534

714 2575

56,2 468

12 4141 24

100 1020

59 1317

170 1365

1 674,55 31 449

Nombre d'IR

synthétiques (état des

fonds, état des

versements)

Nombre d'IR analytiques

(répertoires, inventaires)

905,46

2. Volume des fonds inventoriés dans l’année (ml) (sous forme d’instruments de recherche ou

de notices informatisées)1 674,55

16W 2

Pourcentage des fonds inventoriés dans l’année sur le total des fonds collectés dansl’année

175,60%

2 et 10 R 22S

1ETP1 1

1T suppl.

État civil

3E 6

8. TRAITEMENT DES FONDS

Séries modernes70B ; 19, 34 et 37 H 4

Séries anciennes

Séries et fonds

Notaires 3

98

Archives communales et

hospitalières

Établissements publics (série

ETP)

Hdépôt 2

Archives privées

Total 2 127

51, 216, 291-292, 306, 335,

341, 345, 354, 356, 358, 365

J (Grammont)

2 9

223 J (Darnétal)

6U8 (compléments)

Archives contemporaines

(série W)

6U6 (compléments)

3X

W (bordereaux contrôlés)

8. TRAITEMENT DES FONDS

Fonds sur d’autres supports traités pendant l’année

Volume

classé

(Go)

Volume

classé (ml)

Volume

classé

(unités)

Volume

classé

(heures)

Nombre d'IR

synthétiques

Nombre

d'IR

analytiques

Notices

saisies dans la

base de

données

13,2 17 876

28 28

13,20 28,00 17876 28

3. Volume total des fonds munis d'un instrument de recherche (en ml)

Pourcentage de fonds classés sur le total des fonds

Détail des opérations de conversion rétrospective

Forme de

l’IR de

départ

Forme de

l’IR obtenuCoût

5. Réévaluation des fonds

- Y-a-t-il eu mise en œuvre d’une politique de réévaluation des fonds ?

Série et fonds

Mode (interne/externe

: donner le nom du

prestataire)

Travaux de restructuration ou

d'amélioration

Séries et fonds

Documents électroniques

Documents figurésDocuments sonores et

audiovisuelsObjets 3D

Total

non

-

58 312,00

90,97%

4. Des instruments de recherche ont-ils fait l'objet d'une conversion rétrospective ? non

Nom du logiciel couvrant la

fonctionDate de mise en service

Mnesys 2007

Mnesys

Des fonctionnalités de ce logiciel sont-elles

déployées auprès des services versants ?

Si oui, lesquelles ?

(ex. : Intranet service versant, rédaction

informatisée par les producteurs des

bordereaux de versement)

Mnesys

Mnesys

L'outil permet-il d'exporter les descriptions

au format XML-EAD ? OuiUtilisez-vous par ailleurs au sein du

service un éditeur XML ?

(ex. XMetal) Oui

Si oui, lequel ? Oxygen

Intranet sharepoint et Mnesys

Portail 2008/2012

id.

Wordpress 2014

Syracuse 2016

Informatisation des services versants

Nom du serviceLogiciel de gestion des archives

utilisé

DREAL

SIAM (Système d'information

archivistique ministériel)

Région Haute Normandie JBL

Publication électronique des instruments de recherche

(en salle de lecture et en ligne)

Diffusion des fonds numérisés (en salle de lecture et

en ligne)

Gestion de contenu du site Web (CMS)

Catalogage de la bibliothèque

Si vous avez connaissance de l'utilisation par un service administratif d'un logiciel de gestion de ses archives,

merci de bien vouloir indiquer le nom de ce service et le logiciel utilisé.

9. INFORMATIQUE

Fonctions

Récolement des fonds et gestion des espaces

Gestion des entrées et des services versants

Gestion des prêts et de la salle de lecture

Description archivistique

9. INFORMATIQUE

Système d’archivage électronique des archives

Les Archives disposent-elles d’un SAE ? oui

Si oui, quel est son nom ? Asalae

Quelle est son année de mise en service ? 2015

non

InternaliséLes deux

-

SAEmis en place au sein du Conseil départemental

Les Archives participent-elles à un projet de SAE mutualisé ?Avec qui ?

Le projet est-il internalisé ou externalisé ?Quel est le périmètre du SAE ?Quel est le nom du SAE ?

1. Récolement

oui

oui

2. État des magasins occupés (en totalité ou en partie)

Contrôle des conditions climatiques assuré oui

Mode de contrôle manuel des conditions climatiques

thermo-

hygromètre

mobiles

Mode de contrôle automatique des conditions climatiques

armoires

climatiques

Estimation du nombre de m² de magasins aux normes

- Nombre de m² aux normes au 31-12-2015 13 441,00

- Nombre de m² aux normes au 31-12-2016 13 441,00

Détail de l'état des magasins occupés

Grammont Tour des Archives Darnétal

Environnement climatique

conforme aux normesoui oui non

Détection incendie oui oui oui

Détection intrusion oui oui oui

3. Politique en matière de conservation préventive

Existe-il une politique en matière de conservation préventive ? oui

Nombre d'agents du service ayant reçu une formation sur ce sujet 35

Détail des actions en matière de conservation préventiveoui

non

oui

ouinonnonnon

oui

10. CONSERVATION

Existe-il un récolement permanent ?

Sinon, date du dernier récolement

Nom du système de récolement utilisé Mnesys

Conformité à la circulaire AD 97-4 du 1er

septembre 1997, relative au récolement des fonds

Responsable désigné dans le service pour ce domaine

Estampillage des documents de « valeur »

Opération de dépoussiérage des collections

Exercices de sécurité dans l’année (évacuation, extinction du feu)Existence d'un plan de préventionExistence d’un plan d’évacuation des collectionsClassement ETARE par le SDIS

4. Le service a-t-il subi un sinistre au cours de l'année (incendie, inondation, infestation) ?

Contamination en septembre dans différents magasins de la Tour et dans la chambre froide à Grammont

10. CONSERVATION

5. Vols d'archives

non

6. Conditionnement

Fonds conditionnés et reconditionnés (ml) dans l'année 1214,00

57 200,00

7. Désinfection, reliure, restauration

oui

Opérations menées en 2016

Travaux effectués

par le service

Travaux

externalisés

2 m3

33,50

5 165

248 45

11

8. Amiante

non

- Comment avez-vous résolu les problèmes liés à l'amiante ?

Remarques particulières

9. Détail des opérations remarquables en matière de conservation

Constats de vols dans l’année

Fonds "convenablement" conditionnés (en ml) (1)

Un plan de restauration existe-il dans le service ?

Le cas échéant, nom de

l’entreprise

Désinfection (ml) Hygiène office

Dépoussiérage (ml)

Reliure (nombre de volumes)Atelier du patrimoine

Van Dijck

Commande de 120 boîtes sur mesure à Grammont pour conditionner les cartulaires

Restauration (nombre de registres) Reliure du Limousin

Traitement des sceaux (nombre d’unités)

- Avez-vous été confronté à des cas de suspicion d'amiante ou de contamination avérée ?

1. Informatisation de l'atelier photographique

Nom du logiciel

X'nView, Photoshop, Adobe

2. Microfilms

Métrage de microfilms

(réalisé en interne)

Métrage de microfilms

(réalisé en externe)

Métrage total réalisé dans

l’année

Masters 0

Masters réalisés à partir de

vues numériques0

Duplication 0

Total 0 0 0

3. Opérations de prises de vue et de numérisation (année 2016)

photoschp, xnview

Travaux de reproduction des fonds

En interne En externe Total

Nombre de pages

numérisées en 2016102 130 188 372 290 502

Nombre d'images

numérisées en 20167 092 14 633 21 725

Nombre d'heures sonores

numérisées en 20160

Nombre d'heures de films

numérisées en 20160

4. Autres observations sur l'activité de l'atelier photographique

5. Ressources numérisées et mise en ligne

Nombre total de ressources

numérisées

(cumulé au 31/12/2016)*

Ressources consultables en

local

(cumulé au 31/12/2016)

Ressources consultables

en ligne

(cumulé au 31/12/2016)Nombre de pages

numérisées (documents

manuscrits et imprimés) 17 393 094 16 282 615 15 170 320

11. PHOTOGRAPHIE, MICROFILMAGE, NUMÉRISATION ET MISE EN LIGNE

Fonction

Logiciel de contrôle qualité des imagesLogiciel de publication assistée par ordinateur (PAO)Logiciel pour la gestion d'une iconothèque

Nombre de prises de vue effectuées par l’atelier photographique pour les lecteursNombre de prises de vue pour les besoins internes du service (exposition, catalogue)Nombre de prises de vue pour les reportages photographiques


dont registres paroissiaux

et état civil 13 499 978 13 499 978 13 440 898

Nombre d'images

numérisées 60 684 23 060 20 530

dont cadastre ancien 10 530 10 530 10 530


numérisées 280 210 0

Nombre d'heures de films

numérisées

Microfilm Numérisation

70 LTO

230 000Pourcentage des copies déposées à Espeyran sur le fonds

total

Existence d'un masterEnvoi au Centre national du microfilm et de la numérisation

(Espeyran) de ce masterCopie déposée à Espeyran

6. Conservation pérenne


Fonds numérisé Fonds numérisé Fonds numérisé

Titre du projet 10 Fi 6 Fi Supp 2 E

Description

clichés sur verre du Journal

de Rouen

planches de la Commission

départementale des antiquités

tables et répertoires de

notaires de tout le

département, et minutes

des notaires du Havre et

environs

Dates extrêmes des

documents numérisés1933-1946 1840-1950 1600-1850

Formats de données

TIFF 600 DPI non compressé

pour les vues de conservation

TIFF 600 DPI non compressé,

TIFF 400 DPI compression

LZW, TIFF 350 DPI non

compressé, etc.

TIFF 300 DPI non

compressé pour les vues

de conservation

Modalité de numérisation A partir de l'original A partir de l'original A partir de l'original

Nombre de pages

numérisées dans l’année

(1 page = la face d'une feuille)

122 157

Nombre total de pages

numérisées pour le projet

122 157

Nombre d'images


7 012 666

Nombre total d’images


7 012 666



Nombre total d’heures

sonores pour le projet

Nombre d'heures de film


Nombre total d’heures de

film pour le projet

Avancement du projet achevé achevé en cours

Financement collectivité collectivité collectivité

Type de prestationexterne interne externe

Nom du prestataire Arkhénum Arkhénum

Modalités d'accès local local local

Adresse Internet (si

accessible en ligne)

7. Détail des opérations de numérisation en 2016


Fonds numérisé Fonds numérisé Fonds numérisé

Titre du projet 1 B H dpt 1 et 2 Fi divers

Description

Echiquier puis Parlement de

Normandie (registres de

l'Echiquier, registres de la

Tournelle, registres secrets)

Hôtel-Dieu de Rouen et

Hôpital général de Rouen

(fonds ancien)

61 Fi (portraits de

familles sur plaques de

verre), 194 Fi (portraits

de magistrats) et 196 Fi

(fonds Valle, photographe

de l'archevêché)

Dates extrêmes des

documents numérisés1374-1790

1553-1701 (H dpt 1 1-53) et

1651-1792 (H dpt 2 1-47)1880-1939

Formats de données





TIFF 300 DPI, 400 DPI et

600 DPI non compressé

pour les vues de

conservation

Modalité de numérisation A partir de l'original A partir de l'original A partir de l'original

Nombre de pages


(1 page = la face d'une feuille)

15 986 37 018

Nombre total de pages


15 986 37 018

Nombre d'images

numérisées dans l’année 315

Nombre total d’images


315



Nombre total d’heures

sonores pour le projet

Nombre d'heures de film


Nombre total d’heures de

film pour le projet

Avancement du projet achevé achevé achevé

Financement collectivité collectivité collectivité

Type de prestationexterne externe interne

Nom du prestataire Arkhénum Arkhénum

Modalités d'accès local local local

Adresse Internet (si

accessible en ligne)

1. Ouverture de la salle de lecture au public

- Nombre d'heures hebdomadaires d'ouverture au public 44h40

- Le service est-il ouvert le samedi ? oui

- Le service est-il ouvert en nocturne après 18h ? non- Si oui, combien de fois par semaine

- Nombre total de places disponibles en salle de lecture 134

- Grammont (originaux) 51

- Grammont (numérique, microfilm) 37

- HDD 30- Darnétal 16

2. Nombre de séances de travail 3 190

3. Nombre total de lecteurs inscrits 1 190

- Scientifiques (universitaires, chercheurs, étudiants) 314

- Généalogistes 730

- Généalogistes professionnels (disposant d'une dérogation) 25

- Usagers effectuant des recherches à caractère administratif ou juridique 121- Personnels des services versants

- Autres

4. Nombre total des communications 15 385

Détail des communications

Documents d’archives 14 184 791 14 975

Ouvrages, périodiques, journaux

officiels1 022 1 022

Microfilms et microfiches 107 107

Documents sonores et audiovisuels 0

Documents numériques non comptabilisé

5. Dérogations aux règles de communicabilité des archives publiques

310

6. Nombre total de recherches par correspondance 2 225

- à caractère scientifique 431

- à caractère généalogique 474

- à caractère administratif et autres 1 320

Les recherches sont-elles effectuées à titre onéreux ? oui

Si oui, sur quel barème ?

12. COMMUNICATION

Salle de

lecture

Dans un autre

service d'archives

Dans un service

administratifTotal

- Nombre de dérogations instruites- Nombre d’articles accordés- Nombre d’articles refusés

Forfait de 5 euros par nom et par acte pour les professionnels

seulement

12. COMMUNICATION

7. Réutilisation des informations publiques

Mise en place de licences de réutilisation des données publiques oui

- à titre gratuit (en nombre) 19

- à titre onéreux (en nombre) 1

Avec quel(s) société(s) ou organisme(s) ?

Si les licences sont onéreuses, quelles en sont les recettes ?

Ces licences sont-elles accessibles sur votre site internet ? oui

54,60 €

Des marchés de Sotteville-lès-Rouen; Archives Nationales

Département de l’environnement, de l’aménagement du territoire et de l’agriculture

Pôle Commerce, Industrie, Tourisme; Marlene DAUT ZAKA, chercheur, USA, publication ; Daniel DURANDET,

publication ;

Eloi DELBECQUE, chercheur, publication ; Daniel KELLER, association « Héraldique et sigillographie »,

publication ; Jacques DAMIEN, maire d’Hénouville, publication ; Céline RUQUIER GAUDRIOT, société

Yubigraphisme, publication ; Quentin GRAVIER, chercheur, publication; Didier CORDELET, chercheur,

publication

1. Existence d’un site propre ou d’une rubrique internet des archivesoui

Adresse du site ou de la rubriquewww.archivesdepart

ementales76.net

Adresses complémentaires

Date de création ou de refonte du site internet 2 012

Le cas échéant, date prévue de mise en ligne

Nouveautés du site ou singularités à signaler

2. Fréquentation du site

Nombre de pages vues 31 847 802,00

Nombre de visites 905 197,00

Nombre de visiteurs uniques 194 621,00

3. Contenus du site Internet

Ergonomie (fonctions transverses)

- informations pratiques oui

- mentions légales oui

- moteur de recherche oui

- choix de la langue oui

Accessibilité

- respect des normes générales d'accessibilité oui

- dispositifs particuliers pour certaines catégories de publics (malvoyants par exemple) oui

- accès à certaines parties d’Internet payant oui

Contenus

- aide à la recherche (guides, fiches) oui

- aide à l'archivage (conseils d’archivage pour les administrations ou les particuliers) oui

- état des fonds oui

- archives en ligne oui

- instruments de recherche en ligne oui

- informations sur la communicabilité oui

- dossiers et animations pédagogiques oui

- ressources culturelles oui

- expositions virtuelles oui

Services

- actualités oui

- formulaires à télécharger, téléprocédures oui

- lettre d'information oui- flux RSS des Archives oui

- interactivité avec d'autres sites (participation à des portails, signets etc.) oui

13. SITE INTERNET

Mise en ligne du catalogue de la bibliothèque

Fichiers pdf

13. SITE INTERNET

- communauté d'utilisateurs non

- espace personnel non

- existence d'un entrepôt OAI non

Indexation

- Disposez-vous d'un outil d'indexation collaborative (plateforme d'indexation ou autre) ? oui

4. Médias sociaux

- présence sur les médias sociaux (Facebook, Twitter, Pinterest ou autres) oui

- partage de données sur des sites dédiés (Dailymotion, Flickr, Wikimedia ou autres) non

- Si oui, préciser les fonds ouverts à l’indexation collaborative et leur date d’ouverture

Depuis janvier 2015 : registres matricules ; depuis septembre 2015 : état civil

- Quels fonds projetez-vous d'ouvrir à l'indexation collaborative en 2017 et les années suivantes ?

Notaires, inscription maritime, presse

1. Expositions

Nombre d'expositions conçues par le service en 2016Dont fixesDont itinérantes

Détail des expositions fixes conçues en 2016

Lieu DatesNombre de

visiteurs

Grammont 29 mars-1er sept. 4 000

Grammont 16 sept.-24 déc. 2 000

Tour des

Archives

25 avril -27

juillet 425

Détail des expositions itinérantes conçues en 2016

Nombre d'étapes

Durée

moyenne

des étapes

Nombre de

visiteurs

Détail des expositions itinérantes en circulation en 2016

Année de

créationNombre d'étapes

Durée

moyenne

des étapes

Nombre de

visiteurs

1 15 jours1 15 jours3 15 jours

2015 3

Nombre total de visiteurs des expositions fixes 6 425

Dont scolaires 816

S'agit-il de quantités dénombrées ou estimées ?dénombrées

Nombre d'expositions extérieures auxquelles le service a participé 8

Nombre de documents prêtés à des expositions extérieures 34

2. Publications

Type de

publicationThématique Titre

Mode de

diffusion

Tirage (si

papier)Éditeur(s) Prix ISBN

Catalogue

d'exposition Justice

Crimes et

châtiments Imprimé 1000 Point de Vues 28,00 €

dépliant

d’information Société

Paysages

d'hier et

d'aujourd'hui Imprimé 3000 Département

revues et

périodiques

Fenêtre sur

tour n°15 et

16

Imprimé et

en ligne 3000 Département

14. VALORISATION

33

Titre

Activités liées (visites,

conférences, actions du

service éducatif)

Titre

Titre

Les femmes au XXe siècle : représentations et

revendications

Visites 2 mercredis après

midi par mois

Crimes et châtiments Visites, conférences

Paysages d'hier et d'aujourd'hui Visites, conférence

-

Prêt de 2 cartulaires pour l'exposition Masséot Abaquesne (Musées de Rouen), de 2 chartes scellées pour l'exposition Richard

Cœur de Lion à l'historial de la Vendée

Les Haut-Normands et la mer

En scèneTraverser la Manche

Le parlement de Normandie

14. VALORISATION

3. Autres activités scientifiques et culturelles

a. Action culturelle

Activités régulières (hors service éducatif)

Existence Fréquentation

oui 80

oui 60

oui 318

oui 153

oui 220

oui

oui 300

1 131

Actions exceptionnelles faites en 2016

Activités pour les Journées européennes du patrimoine

Le service a-t-il participé aux Journées européennes du patrimoine ? oui

Sur combien de jours ? 2

Quelle a été la fréquentation ? 153

Quelles ont été les activités particulières proposées ?

non

Fréquentation

Activités et partenariats au niveau international

Participez-vous à la journée internationale des Archives le 9 juin ? non

Action en faveur de publics spécifiques (handicapés, prisonniers, jeunes en difficulté) oui11

1295

b. Enseignement et recherche

- Participation à des groupes, centres ou conseils universitaires oui

- Enseignement (cursus - matières enseignées) oui

Nature de l'activité Détailler les nouveautés 2016

Ateliers d'initiation à la recherche

Ateliers manuels (sceaux, calligraphie)

Cours de paléographie

Visites commentées des archives

Parcours découverte hors les murs

Participation à la manifestation "Collection

d'art" à l'abbatiale Saint-Ouen en septembre

(stand restauration des sceaux)

Journées portes ouvertes

Conférences

Lectures d'archives

Projections de films/vidéos

Spectacles (danse, théâtre)

Autres activités à préciser

TOTAL

Visite libre de l'exposition "paysages d'hier et d'aujourd'hui" ; atelier "généalogie" ; visite du bâtiment ; accueil en salle de

lecture

Autres manifestations organisées par le ministère de la Culture (Nuit des musées, Mois du patrimoine

écrit)

- Nombre de personnes touchées- Détaillez les actionsAtelier auprès de mineurs incarcérés sur la Première guerre mondiale

Nombre total de personnes ayant bénéficié de l'offre culturelle et scientifique du service d'archives (hors

exposition)

Conseil de gestion UFR lettres-sciences humaines de l'université de Rouen, conseil académique, et commission des statuts

14. VALORISATION

- Fréquentation du service par des groupes d'étudiants oui

- Participation à des jurys oui

- Enseignements hors université non

- Participation à des groupes ou centres de recherche hors université non

- Intervention lors de colloques oui

- Autres types de partenariat scientifique oui

- Participation à des comités régionaux non

4. Activités éducatives

Fonctionnement du service éducatifoui

oui2

6,00

0,16

Nombre de scolaires accueillis par le service 1 38810579644542

160

Nouveautés 2016

5. Activités associatives

- Existe-il une association d'amis des archives ? non

oui

Siège social

aux archives

oui

non

oui

Nombre d’heures de décharge par semaine

MATA Amiens:41h dispensées à 16 étudiants,; Master Patrimoine de Rouen :15 h dispensées à 20 étudiants

Nombreux étudiants en M2 recherche ou en doctorat en salle de lecture

Jurys de Master 2 archivistique à Amiens

Intervention au forum de l'AAF à Troyes sur notre plate-forme d'annotation collaborative

dont classes élémentairesdont collégiensdont lycéensdont lycées professionnels (dont lycées agricoles)Nombre d’élèves accueillis hors temps scolaire (centres aérés, par exemple)

Accueil du congrès national du CTHS en avril (présidences de séances et accueil de la session sur les sociétés savantes)

Locaux dédiés

Produits pédagogiques et culturels (catalogues, mallettes, livres, multimédia)Nombre de professeurs

Fédération des sociétés savantes

de NormandieAccueil à Darnétal des stocks de publication

- Participez-vous à l'activité de sociétés savantes, d'associations à caractère historique ou généalogique ?

Nom Forme de votre participation

Nombre d’heures supplémentaires par semaineETP hors enseignants fournis par le serviceNombre total d'ETP en milieu scolaire

Nombre d’étudiants accueillis (hors lectorat scientifique) pour des stages ou des cours d'initiation aux

archives, des conférences, etc.

Atelier autour de l'exposition "Crimes et châtiments" ; atelier "Autour des sceaux"

Société d'histoire de Normandie Vice-présidence, accueil des réunions

Cercle généalogique de Rouen

Seine-MaritimeMise à disposition d'un espace tous les mardis pour une permanence

Département : Seine-Maritime

Population : 1275000

1- PERSONNEL ET BUDGET

Personnels d’État (nombre de personnes physiques) 4

Personnels d’État (équivalent temps plein) 3,7

Personnels territoriaux (nombre de personnes physiques) 60

Personnels territoriaux (équivalent temps plein) 58,1

Crédits fonctionnement gérés par le service 468 893 €

Crédits fonctionnement gérés par la collectivité 871 534 €

Crédits investissement gérés par le service 100 913 €

Crédits investissement gérés par la collectivité 846 725 €

2- ACCROISSEMENT DES FONDS

Nombre de tableaux de gestion achevés et mis en service dans l'année 4

Nombre de tableaux de gestion actualisés dans l'année 0

Métrage linéaire nouvellement occupé dans l'année 884,75

Accroissement des fonds publics dans l'année (ml) 808,35

Accroissement des fonds publics dans l'année (Go) 0,00

Accroissement des fonds publics dans l'année (unités) 0

Accroissement des fonds privés dans l'année (ml) 145,28

Accroissement des fonds privés dans l'année (unités) 266

Accroissement de la bibliothèque dans l'année (ml) 20,00

Fonds conservés cumulés au 31 décembre 2016 (ml) 64 103,75

Actions relatives à l'archivage électronique (oui/non) oui

3- INSTRUMENTS DE RECHERCHE

Fonds munis d’un instrument de recherche dans l’année (ml) 1 674,55

1,76

Nombre d'instruments de recherche synthétiques 2

Nombre d'instruments de recherche analytiques 127,00

Total des fonds munis d’un instrument de recherche (ml) 58 312,0090,97%

4- CONSERVATION ET RESTAURATION

Fonds bien conditionnés ( ml) 57 200,00

Fonds bien conditionnés sur l’ensemble des fonds conservés (%) 89,23%

Magasins (m²) 14 617

Magasins aux normes (m²) 13 441

(% par rapport à la surface) 92%

Surface totale du bâtiment (m²) 21562,4

Fonds microfilmés dans l’année (ml) 0

Opérations en interne de restauration (en nombre d’unités) 248

Budget attribué à la restauration (externalisée) 56 814 €

Atelier de restauration 2

5-CONTRÔLE SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE

Communes de moins de 2000 habitants dans le département 631

Communes ayant effectué un dépôt d'archives au 31 décembre 2016 465

Communes ayant été inspectées ou visitées 9

Communes de plus de 2000 habitants dans le département 86

CHIFFRES CLÉS 2016

Fonds munis d’un instrument de recherche dans l’année sur le total des fonds collectés dans

l’année (%)

Fonds munis d'un instrument de recherche sur l'ensemble des fonds conservés (%)

CHIFFRES CLÉS 2016

Communes ayant effectué un dépôt d'archives au 31 décembre 2016 22

Communes ayant été inspectées ou visitées 1

Inspections et visites réalisées, toutes structures juridiques confondues 92

- dont services déconcentrés (services de l’État) 34

- dont services décentralisés (départementaux et régionaux) 27

Séances de formation dispensées 4

Visas d’élimination accordés (ml) 18 951,37

Nombre de centres de pré-archivage dans le département 6

Métrage linéaire occupé au 31 décembre 2016 6 126,50

Recours à des sociétés privées d'archivage ? (oui / non) oui

Si oui, métrage linéaire occupé au 31 décembre 2016 7 928,00

6- OCCUPATION DE L'ESPACE ET NOUVEAUX ÉQUIPEMENTS

Métrage équipé (ml) 89 499,00

Métrage occupé (ml) 64 103,75

Métrage occupé par rapport au métrage équipé (%) 72%

Métrage linéaire disponible au 31 décembre 2016 (ml) 25 395,25

7- NUMÉRISATION

Pages numérisées (accroissement annuel) 290 502

Pages numérisées depuis le début des opérations de numérisation 17 393 094

dont état civil 13 499 978

Images numérisées (accroissement annuel) 21 725

Images numérisées depuis le début des opérations de numérisation 60 684

dont cadastre et plans 10 530

8- MISE EN LIGNE

Adresse du site internet du service/de la page archiveswww.archivesdepartementales76.net

Date de mise en service 2012

Pages mises en ligne depuis le début des opérations de mise en ligne 15170320

dont état civil 13440898

Pages mises en ligne par rapport au nombre de pages numérisées (%) 87%

Images mises en ligne depuis le début des opérations de mise en ligne 20530

dont cadastre et plans 10530

Images mises en ligne par rapport au nombre d’images numérisées (%) 34%

Pages disponibles en local 16282615

Pages disponibles en local par rapport au nombre de pages numérisées (%) 94%

Images disponibles en local 23060

Images disponibles en local par rapport aux images numérisées (%) 38%

9- COMMUNICATION

Lecteurs (personnes physiques inscrites) 1 190

dont généalogistes 730

(en %) 61%

dont chercheurs/scientifiques 314

(en %) 26%

dont recherches individuelles/administratives 121

(en %) 10%

Accès à la salle de lecture (en nombre de séances de travail) 3 190

Communications 15 385

Recherches par correspondance 2 225

Dérogations instruites 3

Articles accordés 1

CHIFFRES CLÉS 2016

Articles refusés 0

10- CONSULTATION EN LIGNE

Pages/images vues (en nombre) 31 847 802

Visites sur le site internet (en nombre de connexions) 905 197

Visiteurs uniques 194 621

11- EXPOSITIONS ET ANIMATIONS

Expositions aux Archives départementales (en nombre) 3

Le cas échéant, nombre total de visiteurs 6 425

Le cas échéant, nombre de visiteurs scolaires 816

Expositions réalisées en collaboration avec d'autres services (en nombre) 8

Expositions itinérantes créées dans l’année ) 0

Expositions virtuelles sur le site internet (oui/non) oui

Scolaires accueillis (en nombre d'élèves) 1388

Public des conférences, lectures et autres 1295

11 482

Fréquentation totale du service (séances en salle de lecture, expositions, scolaires, autres

actions culturelles)

Direction des Archives départementales de la Seine-Maritime...Club Rouennais, remontant à 1869...

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