Dimanche 18 Mars Les outils collaboratifs en ligne Connaître la palette des outils permettant de...

Dimanche 18 Mars

Les outils collaboratifs en ligne

Connaître la palette des outils permettant de gérer des projets en collaboration : agenda

partagé, fichiers partagés….

Emmanuel DE SAINT STEBAN

Modèle de présentation Technologiae 2

Technologiæ Un groupe de travail sur l’Église et les NTIC

14 membres Des compétences diversifiées :

stratégie, organisation, management communication, marketing, médias sociaux informatique, systèmes d’information

un site internet : www.technologiae.org Des actions au service de l’Église

Veille Conseil Formation

facebook : nouveautés et changements 3

Emmanuel DE SAINT STEBAN Ingénieur etudes et développement

Ingénieur EFREI Actuellement en mission chez TF1 Développement WEB

veille permanente sur les nouvelles technologies

Membres d’association Etudiante Usage personnel et quotidien d’outils collaboratifs en ligne

facebook.com/emmanueldesaintsteban@manudss

Sommaire: Les outils collaboratifs en ligne

Qu’est-ce qu’un outil collaboratif ? Démonstrations

Les outils collaboratifs en ligne 4

Travail et collaboration


Travail et collaboration :Comprendre le travail réel


• Ce que l’on doit faire

• Ce que l’on fait « vraiment »

• Ce que l’on fait « finalement »

• Ce que l’on donne (ou peut pas donner)

Travail prescrit Travail réel

Travail réaliséTravail vécu


Les Outils collaboratifs ? C’est quoi ? (idées reçues)

Des outils faits pour collaborer Un truc à la mode C’est pour les geeks Une lubie des chefs Une perte de temps Inutile, on collabore déjà efficacement …

Allez, reprenons… Un outil collaboratif, c’est un outil qui facilite le

travail collaboratif, que l’on peut définir comme la conjugaison de 3 processus (définitions de Serge K. Levan) La communication La coopération La coordination

En gros, cela permet donc : De partager des informations, des données De travailler ensemble sur un projet commun De répartir les actions, coordonner l’ensemble


En gros, ça ne sert à rien …

Ben oui, quoi :

Je communique par mail

Je coopère par les tâches qu’on me dit de faire

On se coordonne en réunion


Sauf que .. Nulle part il n’y a de conservation de l’ensemble des mails

échangés, ou des discutions. Ce n’est pas facile de trouver quelque chose dans ses mails On se retrouve avec 25 versions différentes d’un document C’est la galère pour trouver une date commune On n’a jamais accès à la bonne information quand on en a

besoin On croule sous le nombre de mails On oublie toujours quelque chose On refait trois fois la même chose …


Et si on faisait autrement ?

Ouais… on pourrait collaborer ?


D’abord, quelques règles Il ne suffit pas de dire qu’on va collaborer, encore faut-il être

prêt à le faire Cela marche mieux dans le cadre d’un projet, avec un but

précis Il ne faut pas vouloir faire tout, tout de suite très bien … Il y

aura forcément des hauts et des bas Cela implique un changement dans les habitudes, ce n’est pas

simple à gérer et doit être prévu Au début cela prend du temps et ce facteur doit être pris en

compte


Ensuite, rester modeste

Vouloir changer le monde, ici, maintenant, c’est voué à l’échec Il faut donc soigneusement choisir son terrain de jeu, disons là

où cela semble le plus facile, avec le moins d’opposition En fonction des besoins réels (et non supposés), il faut choisir

les techniques et les outils que l’on souhaite mettre en œuvre Il ne faut surtout pas oublier d’animer les échanges….



Qu’est-ce qu’un outil de travail collaboratif en ligne ?

Un logiciel collaboratif en ligne permet de partager des fichiers de travail entre les membres. Les supports partagés peuvent servir à différentes tâches :

Organisation et suivi d’un planning (agenda partagé) Suivi budgétaire, organigramme et comptabilité (fichiers Excel) Création de formulaires (enquêtes, études de marché) Communiqués internes, règlement intérieur, annonces (fichiers Word)


Pourquoi utiliser des outils collaboratifs en ligne ?

Les avantages sont multiples : Les fichiers en ligne (agenda, documents Word, Excel) sont

consultables et modifiables à tout moment Plusieurs utilisateurs peuvent mettre à jour le même fichier

simultanément Les fichiers sont consultables et modifiables depuis n'importe quel

poste internet (ex: à la maison) On peut synchroniser les fichiers avec des appareils mobiles (ex:

Iphone, Smarphone) Simple d’utilisation Partage efficace d’information

Assez philosophé… D’abord,

voici quelques exemples …


Les forums Il y a des questions et des réponses Discussions par thèmes Moteur de recherche Garde tout l’historique

Ex: phpBB,


Groupe de discussion Tout le monde est au courant Les réponses sont visibles par tous On oublie personne Un historique

Facebook groupe, google groupe, listes de diffusion


Partage de documents Eviter d’envoyer le même document 50 fois par mail Les documents sont tous au même endroit Avoir toujours la dernière version Collaborer

Google docs, dropbox


Collaboration sur un document Google Docs :

Word, Excel, Powerpoint Travail à plusieurs Collaboration en temps réel Accessible partout


Les moyens de communication Téléphones et contact en face à face ne sont pas suffisants Besoins de réunions à distance. Netmeeting devient facile et abordable

Google Hang Out sur Google +

Skype


Trouver une date, ou voter une idée Doodle :

Trouver la meilleure date

Simple Facebook sondage :

permet de poser une seule question

Et laisser chacun y répondre.

Viralité, buzz Formulaire Google

docs : si besoin de sondages

plus complets


Inscription en ligne : Google docs :

Formulaire personnalisé Envoi direct par mail Enregistrement dans un Excel Permet un accès à plusieurs Automatique

Evénement Facebook : Visibilité Viralité, buzz Permet de répondre brièvement

(oui, non, peut-être) Partage d’infos sur l’événement



Mais n’oublions pas … Nous ne sommes pas familiers des outils collaboratifs et les

temps d’apprentissage ne sont pas à négliger. Les outils ne sont pas la solution aux problèmes de

communication, et de collaboration… Nous ne savons pas forcément avec qui converser et

collaborer (qui est la bonne personne). L’apprentissage collectif n’est pas une règle… Nous avons

plutôt appris à être individualiste ! Autant de comportement à changer… qui n’ont rien à voir

avec les outils !

Démo



Merci !

Emmanuel DE SAINT STEBAN

Technologiæ

[email protected]

www.technologiae.org

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