Dématérialisation des factures Manuel utilisateur SFC - CNRS · Réalisé par La Direction des...

Réalisé par La Direction des systèmes d'information du CNRS (DSI)

DMF - Dématérialisation des factures

Manuel utilisateur SFC

Version 2.0

Octobre 2017

A propos de ce manuel

DMF - Dématérialisation des factures Manuel utilisateur SFC 3/47

Mises à jour du manuel

1.2 Septembre 2013 Initialisation et diffusion du document

1.3 Avril 2014 Mise à jour du document

1.4 Mai 2014 Mise à jour du document

1.5.0 Octobre 2014 Mise à jour du document

1.5.1 Décembre 2014 Mise à jour du document WF QTE 2 Commande soldée

1.5 Octobre 2015 Mise à jour du document (Contrôle lors de l’approbation WF TVA, critères de recherche, indicateurs suivi de traitement, marqueur ligne frais de port)

1.6 Janvier 2016 Mise à jour du document (Facture sur commande dérogatoire, workflow réservation)

1.7 Mars 2016 Mise à jour du document (dates de dernière intervention et dernière no-tice dans l’entête PDAP)

1.8 Septembre 2016 Nouveau workflow Prise en charge SFC : SFC_PEC

1.9 Juin 2017

Nouveaux indicateurs. Activation du workflow SFC_PEC sur les documents FI. Workflow Commande soldée en 1er, même si les postes ne sont pas rapprochés.

2.0 Octobre 2017 Validation du WF TVA : ajout du contrôle sur les montants entête et ligne Ajout de l’Id facture CPP dans les critères de sélection PDAP. Mise à jour onglet <Autres> dans l’écran de détail PDAP.


4/47 DMF - Dématérialisation des factures Manuel utilisateur SFC

Table des matières

A propos de ce manuel ............................................................................................ 7 1. Utilisation de ce manuel ................................................................................................................ 7 2. Conventions ................................................................................................................................... 7 3. Assistance ...................................................................................................................................... 8

DMF - Dématérialisation des factures ..................................................................... 9

Process Director ..................................................................................................... 10 1. Présentation de Process Director (PDAP) ................................................................................. 10 2. Notion de base ............................................................................................................................. 10

Traitement des demandes d’action ....................................................................... 11 1. Accès au portail BFC ................................................................................................................... 11 2. Suivi des Workflows .................................................................................................................... 11 3. Action sur un Workflow ............................................................................................................... 12

3.1 Reprendre traitement ___________________________________________________ 12 3.2 Autoriser document ____________________________________________________ 13

Cf. chapitres 0 ...................................................................................................................................... 13 Cas d’un Workflow de TVA ............................................................................ Erreur ! Signet non défini.

3.3 Refuser document _____________________________________________________ 14 4. Statut des Workflows .................................................................................................................. 16

4.1 Statut des documents / Statut des workflows ________________________________ 16 4.2 Afficher les légendes des icones __________________________________________ 16 4.3 Indicateur de suivi de traitement __________________________________________ 17

5. Cas d’un Workflow de TVA ......................................................................................................... 19 6. Cas d’un Workflow Adhoc .......................................................................................................... 21 Cas d’un Workflow Prise en charge SFC – PEC_SFC ..................................................................... 23 7. Gestion des suppléants .............................................................................................................. 24

Visualisation des factures ...................................................................................... 25 1. Consultation des factures ........................................................................................................... 25 2. Sélection des factures ................................................................................................................. 25

2.1 Critères de gestion d’entreprise ___________________________________________ 26 2.2 Critères de délimitation techniques ________________________________________ 27 2.3 Statut des factures _____________________________________________________ 28 2.4 Critères propres au CNRS (organisationnels) « autres zones de sélection » ________ 28 2.5 Enregistrement d’une variante ____________________________________________ 30 2.6 Sélection des factures en attente de traitement _______________________________ 31 2.7 Sélection des factures dont le traitement est en souffrance (délai de traitement du WF dépassé) ___________________________________________________________________ 32

3. Les principaux boutons d’actions ............................................................................................. 33 3.1 Afficher scan _________________________________________________________ 34 3.2 Afficher messages _____________________________________________________ 34 3.3 Gestion des suppléments _______________________________________________ 35 3.4 Historique du document _________________________________________________ 37 3.5 Piste d’audit OCR _____________________________________________________ 38

4. Visualisation des documents PDAP .......................................................................................... 39



4.1 Données d’en-tête, Onglet Généralités _____________________________________ 39 4.2 Données d’en-tête, Onglet Facture ________________________________________ 40 4.3 Données d’en-tête, Onglet Taxes, Cours ___________________________________ 41 4.4 Données d’en-tête, Onglet Fournisseur _____________________________________ 42 4.5 Données d’en-tête, Onglet Autres _________________________________________ 42 4.6 Détail des données de postes facture ______________________________________ 43

Informations sur les workflows .............................................................................. 45 1. Déclenchement d’un Workflow ................................................................................................... 45 2. Notification d’un Workflow .......................................................................................................... 45

2.1 Réception ___________________________________________________________ 45 2.2 Relance _____________________________________________________________ 45

3. Liste des Workflows ..................................................................................................................... 45




Ce manuel utilisateur s’adresse aux SFC qui répondront aux demandes d’actions (Workflow) et pour-ront suivre la prise en charge des factures / avoirs depuis Process Director. Ce manuel utilisateur a pour objet d’expliquer :

1) Le traitement des demandes d’action (Workflow) adressées aux SFC par SCTD via le portail BFC – DMF – Suivi des factures Work Cycle (SAP).

2) Le suivi du traitement des factures depuis le portail BFC – Suivi des factures (Process Direc-tor).

1. Utilisation de ce manuel Ce manuel est un mode opératoire permettant aux utilisateurs des SFC d’utiliser le module DMF.

2. Conventions

Ce pictogramme identifie des remarques utiles mais sans incidence sur le cours des instructions exposées.

Ce pictogramme identifie des informations à lire et/ou à exécuter impérativement qui peuvent influencer le cours des instructions suivantes.

Ce pictogramme identifie un renvoi vers un chapitre, une partie ou une page où est décrite la suite des instructions.

<Nom menu> Identifie le nom des menus de l’application.

{Nom onglet} Identifie le nom des onglets d’une page.

[Nom champ] Identifie le nom des champs de saisie de l’application.

Option1/Option2 Identifie les options successives d’un menu à sélectionner

lien hypertexte Identifie un lien hypertexte

Identifie les actions effectuées à la souris ou au clavier.



3. Assistance En cas de problème dans l’exécution des instructions exposées dans ce manuel, vous avez la possibi-lité de saisir une demande d’assistance via le lien proposé dans le bandeau du portail BFC.

Sélectionner le produit « DMF BFC ».

Puis le module « DMF-SFC ».

Vous pouvez également contacter par téléphone l’assistance aux utilisateurs :

Assistance aux utilisateurs du lundi au vendredi

de 8h30 à 12h00 et de 14h00 à 17h30 au 05 62 24 25 31




Présentation globale de la solution DMF :

Process Director


Process Director

1. Présentation de Process Director (PDAP) Process Director est le réceptacle de l’ensemble des documents fournisseurs issu de la capture papier via un scanner (factures / avoirs papier numérisés ou électroniques au format PDF) ou de la dématé-rialisation fiscale (factures / avoirs électronique – dont les documents issus du portail fournisseur CPP « Chorus Portail Pro »). Process Director effectue les tâches suivantes :

Le garnissage des documents (détermination de la commande, détermination des postes de commande, détermination des codes TVA, autres alimentations automatiques)

Les contrôles (bloquant ou non)

Le lancement des workflows (automatiques ou manuels)

La prise en charge dans BFC

2. Notion de base

Document PDAP et Workflow : Le document Process Director Account Payable matérialise et véhicule l’information dans BFC avant la prise en charge.

Catégorie de document PDAP (MM / FI) : La catégorie indique si la facture fournisseur est liée à une commande (catégorie MM) ou non (catégorie FI). Un document n’existe en tant que do-cument FI que de façon transitoire dans DMF.

Type de document PDAP : Le type de document Process Director Account Payable permet de piloter la logique de traitement de la solution DMF.

FA : Facture sur commande standard FP : Facture sur commande dérogatoire AV : Avoir

Traitement des demandes d’actions


Traitement des demandes d’action

1. Accès au portail BFC L’accès à DMF – Démat factures se fait à partir du portail BFC : https://bfc.dsi.cnrs.fr Vous devez vous identifiez soit avec votre certificat CNRS, soit via la mire janus avec votre adresse mel. Sélectionner l’onglet {DMF-Démat factures} Deux sous onglets y figurent :

{Consultation factures} (1)

{Suivi Workflow} (2)

2. Suivi des Workflows Afin d’accéder aux factures demandant une action de la part du SFC, cliquez sur le sous onglet {Suivi Workflow}.

Le SFC peut visualiser les factures qui lui sont adressées. Cet onglet affiche tous les messages en cours de traitement ou à traiter par ordre d’arrivée.

2 1



3. Action sur un Workflow Le destinataire d’un workflow ne peut modifier que la zone ayant causé le lancement du workflow et non le document. L’utilisateur a la possibilité de :

<Reprendre le traitement> : S’attribue l’action de Workflow (1), vous devenez le chargé de dossier dans WorkCycle.

<Autoriser le document> : Autorise l’étape du Workflow (2).

<Refuser le document> : Refuse l’étape du Workflow (3), une notice doit alors être saisie.

3.1 Reprendre traitement

1. Sélectionnez la ligne du workflow à traiter et cliquez sur le bouton <Reprendre traitement>.

1 2 3



2. Un message d’information indiquant que vous avez bien repris le traitement du document

s’affiche :

3.2 Autoriser document

1. Après avoir renseigné les données demandées (codes TVA dans le cas d’un workflow TVA,

notice dans le cas d’un workflow Adhoc, numéro de pièce MM BFC dans le cas d’un workflow Prise en charge par le SFC),

Cf. chapitres 0

Cas d’un Workflow de TVA, 6 Cas d’un Workflow Adhoc , cas d’un WF de no de commande indéterminée CDE3 et 7 Cas d’un Workflow Prise en charge SFC SFC_PEC ci-dessous

cliquez sur le bouton <Autoriser document>.

2. Un message d’information indiquant que le workflow a bien été autorisé s’affiche :



Le document disparait alors de la liste des workflows.

3.3 Refuser document

1. Sélectionnez la ligne du workflow à refuser et saisissez une notice au préalable expliquant au

SCTD la raison du refus en sélectionnant Autre(s)/Créer notice. L’écran suivant s’affiche :

2. Saisissez la description (l’objet) et/ou le corps de la notice, puis enregistrez là en cliquant sur

. Un message d’information indiquant que la notice a bien été créée s’affiche :



3. Cliquez sur le bouton <Refuser document>.

Un message d’information indiquant que le workflow a bien été refusé s’affiche et le document disparaît de la liste des workflows :



4. Statut des Workflows Les icônes de Workflow Work Cycle permettent de visualiser aisément le statut du document Process Director / du workflow depuis PDAP et d’identifier les problèmes en attente.

4.1 Statut des documents / Statut des workflows

Statuts des documents PDAP :

: NON-TRAITE / SANS ERREURS : Le document n’a pas d'erreur et il est prêt pour être pris en charge.

: ERREURS : Des erreurs ont été trouvées lors des contrôles effectués avant comptabilisation. Le document PDAP ne peut pas être pris en charge.

: PASSE EN COMPTE : Le document a été pris en charge dans BFC.

: DEFINITIVEMENT REJETE : Le document est rejeté.

: NON PASSE EN COMPTE DANS LE WORKFLOW : Le document est dans un Workflow WORK CYCLE, il n’est pas pris en charge dans BFC.

Statuts des workflows :

: ENVOYE : document lancé dans le workflow

: EN TRAITEMENT : document en cours de traitement

: AUTORISE : document enregistré et approuvé dans le workflow

: REFUSE : document rejeté dans le workflow

: INTERROMPU : document rappelé dans PROCESS DIRECTOR par le SCTD

: EN RETARD : document non traité dans WORKCYCLE alors que la date d’échéance est dépassée

4.2 Afficher les légendes des icones

Cette option est accessible via le menu Autre(s)/Afficher légende.

L’écran suivant s’affiche :



4.3 Indicateur de suivi de traitement

Sur un document Process Director, un indicateur de suivi de traitement peut être apposé pour indiquer une action particulière. Un document peut porter plusieurs indicateurs de traitement à la fois, néan-moins un seul est affiché dans la liste de synthèse. Les autres indicateurs sont alors consultables depuis la vue détaillée du document. Ils sont donc hiérarchisés pour permettre au système de déter-miner lequel affiché dans la liste de synthèse. Il est possible de sélectionner les documents Process Director selon les indicateurs qu’ils portent.

: Une pièce jointe a été ajoutée

: Une pièce jointe a été ajoutée depuis WorkCycle

: cet indicateur est utilisé en interne au SCTD pour identifier des documents

: Une notice a été ajoutée depuis WorkCycle

: En attente de Repetitor - traitement permettant de prendre en charge la facture et de lancer automatiquement des workflows (Apposé sur le document lors de la sauvegarde, si aucun workflow n’est en cours et que le document n’est pas comptabilisé)

Dde de paiement rapide – indicateur apposé manuellement par le SCTD.

Fournisseur différent – indicateur apposé automatiquement lorsque le fournisseur dans le document PDAP est différent que dans la commande d’achat mentionnée dans le document.

Postes fact même post cmde – indicateur apposé automatiquement lorsque plusieurs postes de facture sont associés au même poste de commande.

Erreur RIB – indicateur apposé automatiquement lorsque le RIB ou l’IBAN numérisé n’est pas présent dans la fiche fournisseur.

Suivi exclusif – indicateur apposé manuellement par le SCTD.



Indicateur doublon (ZD) – Indicateur apposé automatiquement lorsqu'il y a détection d'un document en doublon dans PDAP.

Indicateur Rapprochement fact/cde KO (ZL) – Indicateur apposé automatiquement lorsque le rapprochement ligne facture / ligne cde n'a pu se faire. Le poste de la commande est à 0 sur la ligne facture

Indicateur solde différent de 0 (ZS) - Indicateur apposé automatiquement lorsque le solde du document PDAP est différent de 0.

Indicateur DPAO (ZO) – Indicateur apposé manuellement par le SCTD pour le suivi DPAO.

Indicateur PU HT fact. < PU HT cmde (ZU) – Indicateur apposé automatiquement lorsque le prix unitaire HT facturé est inférieur au prix unitaire HT commandé.



5. Cas d’un Workflow de TVA

Le Workflow TVA est déclenché, pour les fournisseurs français :

quand des lignes de commande correspondent à un code nacres identifié et en cas d’échec dans la détermination automatique des codes

quand la facture ne comporte aucune TVA, Dans le cas d’un fournisseur européen, le système ne peut déterminer automatiquement la TVA à appliquer, c’est donc au SFC de la déterminer et de la saisir.

1. Cliquer sur le N° de document pour rentrer dans le document PDAP et traiter le workflow TVA.

Le détail du document s’affiche :

2. Aller en modification sur la facture en cliquant sur <Afficher/Modifier>, puis se positionner sur l’onglet {Taxe, cours} et indiquer le code TVA en entête de la facture (1) et sur chacun des postes (2).



3. Ensuite, autoriser le document en cliquant sur le bouton <Autoriser document>.

1. Vous ne pourrez approuver le Workflow TVA que si : a. Tous les codes TVA sont renseignés sur le document (entête

et lignes), b. La liste des codes de TVA en entête correspond à celle des

postes, c. Le solde du document est nul, d. Pour chaque code TVA, que le montant TVA indiqué en entête

correspond bien à la somme des montants de TVA des postes.

2. Vous avez l’autorisation de saisir les montants :

a. TTC, HT et TVA en entête, b. HT pour chaque ligne de poste.

3. Pour les fournisseurs UE, vous devez cocher la case <Calculer TVA>.

Cela rapatrie en entête les codes TVA présents sur les lignes et calcule automatiquement les montants de TVA sur la base des lignes de facture

1

2



6. Cas d’un Workflow Adhoc Dans ce cas, la demande d’action vient du SCTD qui a besoin d’informations complémentaires pour pouvoir comptabiliser la facture. Une notice a été jointe à la demande, pour le vérifier, sélectionnez la ligne du workflow et aller dans le menu Autre(s)/Afficher notice.

Cliquez sur le N° de document pour rentrer dans le document PDAP et vérifier s’il s’agit bien d’un duplicata.



Autoriser ensuite le workflow, ou refuser le afin que le SCTD reprenne le traitement du document. A savoir qu’il faut saisir une notice au préalable dans les deux cas (uniquement pour le workflow Ad-Hoc).

Cf. chapitre 3 Action sur un Workflow ci-dessus



7. Cas d’un Workflow Prise en charge SFC – PEC_SFC Ce Workflow est utilisé dans le cas où la facture ne peut pas être prise en charge depuis PDAP par le SCTD, pour diverses raisons (hors périmètre SCTD, multi-commandes, …)., le SFC doit alors faire la prise en charge manuellement dans BFC et le document PDAP doit être rapproché de la pièce BFC (équivalent de la fonction « Clôturer »).

1. Le workflow est envoyé manuellement au SFC par le SCTD. Remarque : Le workflow peut être lancé sur un document MM ou FI, facture ou avoir.

2. Le SFC, après avoir effectué manuellement la prise en charge de la facture dans BFC, peut

modifier les champs Numéro de pièce MM BFC (5XXXXXX) (1) et Exercice comptable (2) si-tués sur l'onglet {Autres} afin d'indiquer le numéro de la pièce BFC avec laquelle le document PDAP doit être rapproché.

3. Une fois le workflow validé par le SFC, le workflow prend fin et le système rapproche automa-tiquement le document PDAP de la pièce BFC indiquée (le statut du document PDAP passe alors à « comptabilisé » et la référence de la pièce BFC apparaît alors dans l'onglet {Fac-ture}).

1. Le SFC doit indiquer le numéro de la facture logistique (pièce MM) et non le numéro de la pièce comptable.

2. Le workflow ne peut être approuvé que si le numéro de pièce BFC et

son exercice comptable sont indiqués et que la pièce indiquée existe et est prise en charge dans BFC.

Si le document PDAP donne lieu à la saisie de plusieurs factures (facture multi commandes) ne renseigner sur le WF qu’une seule des références factures

12



8. Gestion des suppléants

Les remplaçants sont gérés individuellement par l’utilisateur depuis DMF - Suivi workflow.

Ils permettent d’assurer une continuité de la gestion des workflows pendant les périodes d’absences.

Les remplaçants ont une durée de validité.

Ils doivent être activés pour que la suppléance soit active.

Sélectionner Menu/Workflow/Gérer suppléants.

Sélectionner la désignation (1)

Cliquez sur afin de créer un suppléant.

Cliquez sur afin de supprimer un suppléant.

Cliquez sur afin de délimiter une suppléance.

Le bouton <Suppléants pour postes> n’est pas actif pour le CNRS. Ce bouton permet de définir plu-sieurs suppléants en fonction du type de document.

1



Visualisation des factures

1. Consultation des factures Afin d’accéder à la consultation des factures, cliquez sur le sous onglet {Consultation factures}.

2. Sélection des factures Seules les factures de votre DR sont affichées lors de votre sélection. La sélection de facture s’effectue suivant certains critères d’en-tête.

Des critères d’entreprise (1)

Des critères techniques (2)

Des statuts de document et de Workflow (3)



2.1 Critères de gestion d’entreprise

Les critères de gestion d’entreprise sont :

Société (1)

Devise (2)

Fournisseur (3) : référence BFC du fournisseur

Date pièce (4) : date facture fournisseur

1

2

3

1

2 3

4 5 6

7



Document d’achat (5) : n° commande BFC

N° pièce (6) : n° de pièce comptable

Référence (7) : référence facture fournisseur

2.2 Critères de délimitation techniques

Les critères de délimitations techniques sont :

Chargé de dossier (1) : utilisateur qui traite en ce moment la facture

Date transfert (2) de la facture dans l’application PROCESS DIRECTOR

Document PROCESS DIRECTOR (3) : n° de la facture dans l’application avant sa prise en charge dans BFC

Type doc. PROCESS DIRECTOR (4) : Type de document dans l’application (Facture sur com-mande standard, Facture sur commande dérogatoire, Avoir)

Indicateur Suivi de traitement (5) : apposé sur le document PROCESS DIRECTOR pour indiquer une action particulière.

o : Une pièce jointe a été ajoutée

o : Une pièce jointe a été ajoutée depuis WorkCycle

o : cet indicateur est utilisé en interne au SCTD pour identifier des documents

o : Une notice a été ajoutée depuis WorkCycle

o : En attente de Repetitor – traitement permettant de prendre en charge la facture et de lancer automatiquement des workflows - (Apposé sur le document lors de la sauvegarde, si aucun workflow n’est en cours et que le document n’est pas comptabilisé)

o Dde de paiement rapide – indicateur apposé manuellement par le SCTD.

o Fournisseur différent – indicateur apposé automatiquement lorsque le fournisseur dans le document PDAP est différent que dans la commande d’achat mentionnée dans le document.

o Postes fact même post cmde – indicateur apposé automatiquement lorsque plusieurs postes de facture sont associés au même poste de commande.

o Erreur RIB - indicateur apposé automatiquement lorsque le RIB ou l’IBAN numérisé n’est pas présent dans la fiche fournisseur.

o Suivi exclusif – indicateur apposé manuellement par le SCTD.

o Indicateur doublon (ZD) – Indicateur apposé automatiquement lorsqu'il y a détection d'un document en doublon dans PDAP.

1234

5

6



o Indicateur Rapprochement fact/cde KO (ZL) – Indicateur apposé automatiquement lorsque le rapprochement ligne facture / ligne cde n'a pu se faire. Le poste de la commande est à 0 sur la ligne facture

o Indicateur solde différent de 0 (ZS) - Indicateur apposé automatiquement lorsque le solde du document PDAP est différent de 0.

o Indicateur DPAO (ZO) – Indicateur apposé manuellement par le SCTD pour le suivi DPAO.

o Indicateur PU HT fact. < PU HT cmde (ZU) – Indicateur apposé automatiquement lorsque le prix unitaire HT facturé est inférieur au prix unitaire HT commandé.

Nb. Maxi occurrences (6) : nombre maximum d’entrées sélectionnées

2.3 Statut des factures

Les factures sont identifiées par un double statut :

Etat du document dans Process Director (1)

Cf. chapitre 4.1 Statut des documents ci-dessus

Etat du document dans le Workflow (2)

Cf. chapitre 4.1 Statut des documents ci-dessus

2.4 Critères propres au CNRS (organisationnels) « autres zones de sélec-tion »

Vous pouvez affiner les critères de recherche en saisissant des valeurs dans les champs [Domaine d’activité], [Texte d’en-tête], [Indicateur « Facture en litige »], [Indicateur « Avoir total »], [Numé-ro de lot], [Id facture CPP], [Numéro de marché], [N° de commande GESLAB], [Utilisateur de numérisation], [Numéro de TSA] et [Division].

1 2



Pour effectuer votre sélection, vous avez la possibilité de sélectionner des intervalles ou uniquement des valeurs individuelles grâce au bouton d’action <Intervalles> et <Uniquement valeurs indivi-duelles>. Vous avez également la possibilité de faire une recherche par exclusion.

Pour cela, cliquez sur dans l’écran de sélection. Une fenêtre apparaît avec les champs suivant :

[Option] : Options de sélection (1)

[Val. Indiv.] : Valeur individuelle (2)

Cliquez sur la 1ère case de la colonne options de sélection et choisissez un opérateur. Puis saisissez la valeur de votre choix, dans le cas d’une sélection par valeur individuelle. Si vous effectuez une sélection par intervalles, vous devez saisir la valeur basse et la valeur haute de votre intervalle.

Cliquez sur le bouton pour retourner sur l’écran de sélection.

Cliquez ensuite sur pour revenir à l’écran de sélection de départ.

1 2



Cliquez sur <Exécuter>, pour valider la sélection.

Les paramètres de l’écran de sélection peuvent être sauvegardés dans des variantes. Une fois la sélection des factures effectuée, la liste des factures correspondante apparaît dans Pro-cess Director. Chaque ligne de la liste correspond à une facture scannée. L’affichage peut être mis en forme avec les boutons BFC habituels.

La sélection des factures électronique VWR se fait en saisissant « DMFFI* » dans le [Texte d’en-tête], et « CPP* » pour les factures électroniques issues de CPP.

2.5 Enregistrement d’une variante

Une variante est une mémorisation des critères de sélection qui permet d’éviter de ressaisir les mêmes informations à chaque requête. Une variante est propre à une requête. Cliquez sur <Sauvegarder comme variante> pour enregistrer les valeurs renseignées dans l’écran de sélection.

Saisir le champ [Nom variante] avec le nom que vous souhaitez ainsi que le champ [Signific] avec la signification de la variante. Cliquez sur <Sauvegarder> afin d’enregistrer votre variante.

Afin d’accéder aux variantes enregistrées, cliquez sur <Accéder à variante> depuis le menu de l’écran de sélection.



Un catalogue avec toutes les variantes enregistrées apparaît. Double cliquez sur le [nom de la variante] ou sélectionner la ligne correspondante à votre variante puis cliquez sur le bouton de validation.

En sélectionnant une variante, ces valeurs sont automatiquement reprises dans l’écran de sélection.

2.6 Sélection des factures en attente de traitement

Pour sélectionner les factures pour lesquelles une action est attendue de de la part des laboratoires de la délégation, les critères à cocher sont les suivants : Vous pouvez au préalable sélectionner le laboratoire ou le groupe de laboratoires à analyser.



2.7 Sélection des factures dont le traitement est en souffrance (délai de trai-tement du WF dépassé)

Seul le statut doit être coché.



3. Les principaux boutons d’actions Concernant les données document PDAP, il est possible d’ :

Afficher l’image de la facture,

Afficher le fournisseur,

Afficher la commande,

Afficher le document BFC,

Afficher les messages,

Afficher l’historique des versions.

Le ou les boutons :

<Retour>, <Terminer> et <Interrompre> (1), permettent de quitter l’affichage en cours.

<Contrôler> (2), permet d’effectuer les contrôles Process Director et BFC, n’est pas autorisé pour les SFC.

<Passer en compte> (3), permet la prise en charge du document sans erreur bloquante, n’est pas autorisé pour les SFC.

<Transfert FI MM> (4), permet de passer une pièce FI (facture sans commande) en pièce MM (facture rapprochée d’une commande). Cette action est à faire lors du traitement d’une facture non encore rapprochée d’une commande, n’est pas autorisé pour les SFC.

<Afficher scan> (5), permet de visualiser l’image de la facture.

<Afficher détails> (6), permet de rentrer dans le document PDAP. (Equivalent à un simple-clique sur le N° de document (11)).

<Afficher messages > (7), permet d’afficher l’historique du document PDAP dans Process Di-rector.

<Envoyer avec Workflow> (8), permet d’envoyer un workflow.

<Créer notice> (9), permet de créer une notice. Cette notice est envoyée avec le WF dans le cas d’un WF.

<Afficher notice> (10), permet d’afficher la notice du document.

Le SFC n’ayant la possibilité que de consulter, les boutons d’actions <Contrô-ler>, <Passer en compte>, <Envoyer avec Workflow> et <Créer notice> n’auront aucune action et le message suivant s’affiche :

2 3 4 6 7 8 5 9 10 1

11



3.1 Afficher scan

Cela permet de visualiser l’image de la facture fournisseur dans une nouvelle fenêtre.

3.2 Afficher messages

Il est possible de suivre l’historique du traitement de la facture :

Quand le document a été réceptionné dans l’application ? L’image de la facture a-t-elle bien été archivée ? Quand un contrôle a été effectué sur le document et par qui ? Quand une tentative de passation en compte a été effectuée et pourquoi elle a échoué ? Quel workflow a été lancé et vers qui ? Etc.



En double–cliquant sur l’étape, vous obtenez le détail. Ci-dessus, un Workflow « Litige Quantité » a été lancé vers le laboratoire.

3.3 Gestion des suppléments

La gestion des suppléments permet de configurer son compte utilisateur et d’ajouter des fonctionnali-tés supplémentaires dans PDAP. Sélectionner Menu/Suppléments/Configurations de l’utilisateur. Les valeurs sont modifiables par l’utilisateur.

Les différents points de configuration sont les suivants :

Afficher immédiatement tous les messages dans le protocole (1) : Si cette coche est activée, tous les messages détaillés de chacune des étapes de l’historique du traitement du document sont édités à l’ouverture de la fenêtre <Afficher les messages>.

Sauter automatiquement dans le document suivant après traitement du document (2) : Une fois le traitement d’une facture par l’utilisateur terminé depuis l'écran de détail de PROCESS DIRECTOR, le système doit sauter automatiquement dans le document à traiter suivant.

Toujours passer dans écran détaillé en mode modif. si possible (3) : Permet d’entrer directe-ment en mode Modification dans l’écran de détail de la facture. Ne fonctionne pas si le docu-ment est dans un workflow.

1

2 34

5 67

8910



Synthèse sans poste (4) : Si cette coche est activée, les postes ne sont plus édités dans la liste de synthèse des factures.

Affichage automatique des scans lors d'exécution transaction (5) : ne concerne pas la solution DMF, la fonction « Exécuter » n’étant pas active.

Affichage autom. scans (lors du saut) dans l'écran détail (6) : Permet d’afficher automatique-ment l’image de la facture à l’ouverture du détail du document Process Director

Contrôler amarrage (7) : Permet de définir la position sur l’écran de l’image de la facture dans le détail du document Process Director (Pas d’amarrage, Amarrer à gauche, Amarrer à droite).

Cette fonctionnalité ne fonctionne que si l’affichage automatique du scan dans l’écran de détail est activé. Pas d’amarrage = amarrage à gauche (configuration par défaut).

Ne pas afficher informations sur solde et statut (8) dans l’écran de détail de la facture.



Ligne de statut (9) : Permet de choisir les champs affichés dans la ligne de statut du détail de la facture.

o Facture/Avoir + fournisseur o Type de document Process Director + fournisseur o Facture/Avoir + Type de document Process Director + fournisseur

Par défaut, la ligne de statut affiche les champs Type de document Process Director et fournisseur.

Créer immédiatement plusieurs nouvelles lignes dans écran détaillé (10) : valable pour les

données des factures.

Pour activer une de ces fonctionnalités supplémentaires, cocher la case correspondante puis enregistrer l’ajout de la fonctionnalité en cliquant sur

3.4 Historique du document

Permet de voir et de comparer les différentes versions sauvegardées du document. Sélectionner Menu/Suppléments/Comparaison des versions.



3.5 Piste d’audit OCR

Permet d’afficher les données capturées et corrigées lors du vidéocodage par le SCTD. Sélectionner Menu/Fonctions supplémentaires/Trace d’audit OCR. Ou Sélectionner Autre(s)/Trace d’audit OCR.



4. Visualisation des documents PDAP Cliquez sur le N° de document PDAP. Cela permet d’obtenir une visualisation de celui-ci « pré-saisie » dans Process Director. Plusieurs informations apparaissent sur cet écran :

Les données d’en-tête, transférées d’INVOICES et complétées par le paramétrage (1)

Les données de poste de facture (2)

Les données de commande BFC concernée (3).

4.1 Données d’en-tête, Onglet Généralités

Cet onglet permet de visualiser :

[Pièce FI / MM] : Permet d’indiquer s’il s’agit d’un document « FI » non encore rapproché d’une commande ou « MM » (1)

[Statut] : Statut du document (2)

o Préenregistré et non traité : Le document n’a pas d'erreur et il est prêt pour être pris en charge.

o Traitement incorrect : Des erreurs ont été trouvées lors des contrôles effectués avant comptabilisation. Le document ne peut pas être pris en charge.

o Passé en compte avec succès : Le document a été pris en charge dans BFC.

o WORK CYCLE : Le document est dans un Workflow WORK CYCLE.

o Payé : Le document a été pris en charge dans BFC et est payé.

o Rejeté : Le document est rejeté.

o Bloqué pour paiement

[Type document PD] : Type de document Process Director (3)

1

2

3



o Facture sur commande standard (FA)

o Facture sur commande dérogatoire (FP)

o Avoir (AV)

[Document d’achat] : N° de commande BFC (4)

[Texte Entête Pièce] : comporte le numéro du lot scanné pour les factures papiers, la valeur DMFFISCSTR pour les factures VWR issues de la dématérialisation fiscale et "CPP" + l'identifiant fournisseur et le numéro de facture, pour les factures électroniques provenant de CPP.

[Date de base] : Date de scan pour les factures papiers ou date de réception pour les factures électroniques (5)

[Condition de paiement] : Condition de paiement du fournisseur (6).

4.2 Données d’en-tête, Onglet Facture

Cet onglet présente :

[Fournisseur] : Numéro du fournisseur (1)

[Date de pièce] : Date de la facture (2)

[Date comptable] : Date de prise en charge de la facture dans BFC (3)

[Référence] : Référence de la facture fournisseur (4)

[Dom. Activité] : La délégation régionale Domaine d’activité (7)

[Numéro de pièce] : Numéro de pièce BFC permettant d’identifier la facture (8)

[Montant TTC] : Montant TTC Process Director (9)

[Montant HT] : Montant HT Process Director (10)

[Société] : Société facturée (Une seule société pour le CNRS : Z900) (11)

[Devise] : Devise de la facture (12)

[Type de pièce] : Type de pièce BFC (13)

[Mode paiem.] : Mode de paiement (14)

[Tp bque parten.] : Type de banque partenaire (Indication du RIB) (18)

[Cts. Ind.acq.npl] : Coûts indirects d’acquisition (21). Ce champ peut être renseigné dans le cas d’un écart de tolérance sur les frais annexes planifiés (frais de port, emballage…).

1 2

3 4

5

6



[Affectation] : Numéro d’Affectation (22). Cette zone permet d’indiquer le prélèvement auto-matique du paiement. La facture sera bloquée au paiement (la clé de blocage au paiement « B » apposée sur la facture) si le SCTD saisit la valeur « PRELEVEMENT » dans cette zone.

4.3 Données d’en-tête, Onglet Taxes, Cours

Cet onglet présente :

[Code TVA sur CA] : déterminé automatiquement par l’application (1)

[Montant TVA] sur la facture (2)

[Taux d’imposition] sur la facture (3)

[Calculer la TVA] : si la coche est activée, le système recalcule le montant de TVA à passer en compte sur la base des codes saisis dans les postes (4)

2 3 4

8

9 10 11 12

18

1

13 16

14 17

19

15

20 21 22

7

5 6

1 2 3 4



4.4 Données d’en-tête, Onglet Fournisseur

Dans cet onglet, vous retrouvez :

[Fournisseur] : Les informations du fournisseur (1)

[Coord. Bancaires transmises] : Les coordonnées bancaires renseignées sur la facture ou saisies sur le portail CPP (2)

[Numéro fiscal] : Numéro d’imposition SIRET (ne concerne que les fournisseurs français et n’est renseigné que pour les factures électroniques en provenance de CPP) (3)

[N° ident. TVA sur CA] : Numéro d’identification TVA sur chiffre d’affaire (ne concerne que les fournisseurs européens et n’est renseigné que pour les factures en provenance de CPP) (4)

Un accès à la fiche fournisseur dans BFC (5)

Un accès aux postes non soldés du fournisseur (6).

4.5 Données d’en-tête, Onglet Autres

L’onglet {Autres} reprend l’ensemble des zones d’en-tête spécifiquement créées pour le CNRS.

[N° de commande Geslab] : Numéro de commande GESLAB (1)

[Division] : Division (2)

[Elément d’OTP] : Elément d’organigramme technique de projet (3)

[Exception] : Coche Exception (4) (Affacturage et prélèvement)

[Motif de rejet ou de recyclage] : indique le code du motif de rejet ou recyclage apposé par le SCTD (5)

[Valider fournisseur] : Si cette case est cochée, le STCD peut forcer la validation du fournis-seur s’il est différent de la commande. (6)

[Numéro de marché] : Numéro de marché (7)

[Référence facture pour un avoir] : Référence facture pour un avoir (8)

[Numéro de TSA] : Numéro de TSA (9)

[Numéro de lot] : Numéro de lot de numérisation (10)

[Numéro d’index] : Numéro d’index de la facture dans le lot (11)

[Dest. paiement] : Fournisseur autorisé comme destinataire de paiement (12)

1

2

4

5

6 3



[Utilisateur de numérisation] (13)

[Indicateur « Facture en litige»] : En cas de litige avec le fournisseur (quantité, prix unitaire, frais de port, etc.), le laboratoire a la possibilité de préciser dans le Workflow qu’il est en at-tente d’un avoir - l’indicateur se positionne alors à « X - Oui ». Pour un litige prix, la prise en charge n’est pas bloquée mais appose un blocage paiement X. (14)

[Indicateur « Avoir total»] : Lorsque le montant de l’avoir vaut le montant de la facture en li-tige, l’indicateur avoir total est valorisé à « X - Oui ». Lorsque l’avoir est validé par le labora-toire via le WF <avoir facture en litige> AV_FLIT, l’application DMF va automatiquement reje-ter l’avoir et la facture en référence (15)

[Date de dernière intervention] : Date correspondant à la dernière intervention faite sur le document (sauvegarde, contrôle, envoi de workflow, etc.) (16)

[Date dernière notice] : Date à laquelle la dernière notice a été ajoutée au document (17)

[Identifiant facture Chorus Portail Pro] pour les documents en provenance de CPP uni-quement (18) est un n° interne CPP

[Code institut] (19)

L’élément d’OTP et la division ne sont pas renseignés dans le cas d’une facture multi-imputée (cas des factures multi-divisions et /ou multi-commandes).

4.6 Détail des données de postes facture

Cette partie d’écran présente :

3

2

1

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19



[Pos] : Ligne du document de facturation (1)

[Document achat] : Numéro du document d’achat BFC (2)

[Poste] : Numéro de poste du document d’achat BFC (3)

[Montant HT] : Le montant ligne facturé HT Process Director (4)

[Montant TTC] : Le montant ligne facturé TTC Process Director (5)

[Quantité] : Quantité (6)

[Unité] : Unité d’achat (7)

[Article] : Numéro d’article (8)

[Code] : Code TVA sur chiffre d’affaire (9)

Le détail de l’imputation Comptable Budgétaire et Analytique (10).

[Poste auto] : Indicateur indiquant que c'est une ligne de frais de port généré automatique-ment (11)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11



Informations sur les workflows

1. Déclenchement d’un Workflow La Solution DMF comprend des workflows qui sont déclenchés de manière automatique. Ce déclen-chement intervient à certains moments du processus de traitement de la facture :

au moment de l’arrivée de la facture dans PDAP,

avant prise en charge.

Il est tout à fait possible de déclencher ces workflows de façon manuelle depuis PDAP par les utilisa-teurs disposant des autorisations nécessaires. Un workflow ne peut démarrer automatiquement que si le ou les destinataires à contacter sont assi-gnés de manière automatique. Un contrôle standard empêche de déclencher un workflow vers des utilisateurs bloqués, non existants ou hors dates de validité. Les workflows TVA, PREV1, FPORT, QTE, et PRIX ne sont envoyés qu’une fois tous les postes de facture affectés à un poste de commande.

2. Notification d’un Workflow

2.1 Réception

Les destinataires de Workflow sont alertés par une notification email :

Email groupé : une fois par jour, un programme planifié envoie un email au destinataire. Ce message envoie la liste des nouvelles factures / avoirs faisant l’objet d’un workflow à son in-tention

2.2 Relance

La durée de validité (en nombre de jours) d’un workflow a été paramétrée à 5 jours, puis 3 jours entre chaque relance. A l’issue de cette durée de validité, des messages de relance sont automatiquement envoyés.

3. Liste des Workflows La solution DMF prévoit les workflows ci-dessous, déclenchés dans cet ordre.

Cde soldée (CDE SOLDEE)

Ce workflow est déclenché lorsque la commande est soldée, c’est-à-dire, lorsque toute la quantité commandée est facturée (quel que soit le prix) ou que la coche facture finale est apposée.

CDE SOLDEE

CDE1 CDE2 PREV1 QTE PRIX FPORT TVA PEC_SFC CDE3 AD‐HOC AV_FLIT AV_FPEC



Incohérence Commande / Marché (CDE1)

Lorsque les informations de marché transmises sur la facture présentent des incohérences avec celles de la commande.

Ce workflow est envoyé au laboratoire pour demander la correction/validation des données marché ou numéro de commande.

Une approbation du laboratoire est obligatoire pour la prise en charge de la facture.

Motif de rejet dans commande (CDE2)

Des commandes saisies dans GESLAB peuvent être rejetées post-intégration dans BFC Dès lors, la prise en charge est bloquée. Ce workflow s’adresse au laboratoire qui approuve le workflow après correction de la

commande.

Validation fact./réservation(PREV1)

La facture porte sur une commande dérogatoire (réservation dans Geslab). Les commandes dérogatoires ne requérant pas d’entrée marchandise, Process Director ne

peut procéder aux contrôles quantité et prix unitaire. Une approbation du laboratoire est obligatoire pour la prise en charge de la facture.

Qté/Service Fait (QTE)

Ce workflow est déclenché lorsque la quantité précisée dans la facture ne correspond pas à la quantité livrée (service fait). Cela correspond au cas où le service fait n’a pas été sai-si, ou que la commande est soldée, ou que la quantité saisie dans le service fait est stric-tement inférieure à la quantité facturée.

Il s’adresse aux laboratoires, une approbation du laboratoire est obligatoire pour la prise en charge de la facture.

Si le document présente des postes non réceptionnés, il est impossible de valider le workflow.

Litige prix unitaire (PRIX)

Ce workflow est déclenché lorsque le système détecte un écart de prix hors tolérance. Il s’adresse aux laboratoires. Une approbation du laboratoire est obligatoire pour la prise

en charge de la facture.

Litige frais de port (FPORT)

Ce workflow est déclenché lorsque la facture présente des frais de port hors tolérance. Il s’adresse aux laboratoires. Une approbation du laboratoire est obligatoire pour la prise

en charge de la facture.

TVA non déterminée (TVA)

Ce workflow est déclenché lorsque le système n’a pas pu déterminer automatiquement le code TVA à appliquer.

Il s’adresse au SFC. Une approbation du SFC est obligatoire pour la prise en charge de la facture.

Prise en charge SFC (PEC_SFC)

Ce workflow est déclenché manuellement lorsqu'une facture ne peut pas être prise en charge depuis PDAP par le SCTD, Le SFC doit faire la prise en charge manuellement dans BFC et le document PDAP doit être rapproché de la pièce BFC.



Commande non déterminée (CDE3)

Lorsqu’aucune commande BFC n’a pu être déterminée, ce workflow permet au SCTD de demander les références de commande nécessaires pour prendre en charge la facture.

Il s’adresse aux laboratoires ou aux SFC. Une approbation du laboratoire ou SFC est obli-gatoire pour la prise en charge de la facture.

Workflow Ad hoc (AD_HOC)

Workflow à tout faire. Permet notamment de traiter la « Coche exception » déterminée à la numérisation du do-

cument (mention d’affacturage, de prélèvement, …) Permet également au SCTD de demander au SFC les commandes concernées dans le

cas d’une facture multi-imputées.

Workflow Avoir sur facture en litige (AV_FLIT)

Ce workflow est déclenché à la réception d’un avoir portant sur une facture en litige (cas d’un litige quantité dans PDAP).

Il s’adresse aux laboratoires. Le laboratoire valide ou rejette l’avoir reçu.

Workflow Avoir sur facture prise en charge (AV_FPEC)

Ce workflow est déclenché à la réception d’un avoir portant sur une facture déjà prise en charge dans BFC. ( cas d’un litige prix par exemple)

Il s’adresse aux laboratoires. Le laboratoire valide ou rejette l’avoir reçu.

Dématérialisation des factures Manuel utilisateur SFC - CNRS · Réalisé par La Direction des...

Documents

Transcript of Dématérialisation des factures Manuel utilisateur SFC - CNRS · Réalisé par La Direction des...