Guide pratique de la

dématérialisation des

factures fournisseurs

Révision 8 du 3ième trimestre 2014

Copyright 2014 – Tous droits réservés Scanpoint Software

Guide de la dématérialisation des factures fournisseurs

Rédacteur : Denis SCHIRRA

Plus d’informations sur http://www.documalis.com/

Guide 2014 de la dématérialisation des factures Fournisseurs Documalis Page 2

Table des matières

1. Une solution dédiée à la dématérialisation des factures .............................. 3

1.1 L’expérience utilisateurs et un facteur clé .............................................................. 3

1.2 Reconnaissance de contenu automatique et recherche plein texte ........................ 3

1.3 Un paramétrage simple et rapide .......................................................................... 4

1.4 Un système simple et auto documenté .................................................................. 4

2. Le traitement des Factures Fournisseurs ...................................................... 5

2.1 L’ergonomie des bannettes de traitement des documents ..................................... 5

2.2 La numérisation intelligente avec séparateurs Datamatrix ..................................... 5

2.3 La notion de Flux, validation et classement............................................................ 6

2.4 La logique fonctionnelle du flux Factures Fournisseurs........................................... 6

2.5 Les technologies de lecture automatisée des documents ....................................... 7

2.6 Des Workflows simples, rapides et pré-paramétrés ............................................... 8

2.7 La logique fonctionnelle du flux Courrier Entrant ................................................... 8

3. Gestion documentaire intégrée à la solution Documalis ............................... 9

3.1 La logique fonctionnelle des plans de classement dans la GED ............................... 9

3.2 Un accès en mode Web ......................................................................................... 9

3.3 Les trois modes de recherche GED ....................................................................... 10

3.4 Une GED visuelle et des résultats sous forme d’images ........................................ 11

3.5 Connexion SSO à la GED et à la Bannette ............................................................. 11

3.6 Intégration de la recherche GED dans un portail externe ..................................... 11

3.7 Une solution documentaire complète, intégrée et homogène .............................. 12

3.8 Un Retour sur Investissement immédiat .............................................................. 12

4. Plus de 10 ans d’expérience en dématérialisation des factures .................. 13

4.1 La société Scanpoint Software ............................................................................. 13

4.1.1 Nos convictions ..................................................................................................................................... 13

4.2 Conseil et accompagnement ................................................................................ 13

4.2.1 L’Audit Documentaire ........................................................................................................................... 13

4.2.2 L’accompagnement au changement .................................................................................................... 13

4.3 Consulting et mise en œuvre ............................................................................... 13

4.3.1 La conduite de projets .......................................................................................................................... 13

4.3.2 Une méthodologie et des outils ........................................................................................................... 14

4.3.3 Le cahier des spécifications .................................................................................................................. 14

4.4 Plus loin avec Documalis ..................................................................................... 14

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1. Une solution dédiée à la dématérialisation des factures

Documalis est une solution universelle de traitement des documents administratifs, intégrant des flux dédiés au traitement des courriers entrants, sortants, des factures fournisseurs, ainsi que des flux de numérisation pour toutes les autres pièces administratives.

Documalis intègre un puissant moteur de gestion documentaire (GED), capable de stocker, puis d’archiver dans le temps des millions de factures sur un simple serveur de type Windows. Les interfaces de recherche et consultation de la GED sont en mode Web.

1.1 L’expérience utilisateurs et un facteur clé

Chez Documalis, nous sommes conscients que la dématérialisation des courriers et des factures fait partie des sujets sensible, nécessitant un réel accompagnement aux changements pour les utilisateurs et des applicatifs dédiés, ergonomiques et très simples de prise en main.

Nos logiciels sont conçus par des utilisateurs et pour des utilisateurs du quotidien, afin de leur simplifier la tâche, d’accélérer les processus de traitement du courrier et de minimiser les ressaisies nécessaires par les personnes impactés, à tous les niveaux du traitement des courriers et des factures.

1.2 Reconnaissance de contenu automatique et recherche plein texte

Documalis intègre des technologies uniques de reconnaissance de contenu (OCR RAD LAD), directement exploités dans les flux Courriers et Factures pour déterminer l’expéditeur, le destinataire interne et l’extraction d’informations clés des documents.

La gestion documentaire nativement intégrée à Documalis autorise des recherches directes par Index, par Plan de classement, mais aussi par contenu intégral (plein texte) des documents numérisés.

Ce mode « plein texte » similaire à la recherche « Google », permet de retrouver un document très rapidement, grâce au contenu même du texte numérisé, ce qui évite les ressaisies fastidieuses d’information de type « fiche courrier »

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1.3 Un paramétrage simple et rapide

L’assistant de configuration appelé Wizard permet une prise en main rapide et un paramétrage simple et efficace des utilisateurs, des services, des flux et des plans de classements de la GED, pour une totale autonomie de paramétrage par nos clients.

Nous formons un référent fonctionnel chez tous nos clients, afin de le rendre opérationnel et autonome sur nos solutions en moins de 2 jours sur site.

1.4 Un système simple et auto documenté

La version Express de Documalis est très intuitive et livrée avec plus de 200 pages de documentation visant à limiter les prestations nécessaires à la mise en œuvre et de formation de la solution de dématérialisation. Son paramétrage est très simple et peut être entièrement réalisé en quelques jours :

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2. Le traitement des Factures Fournisseurs

Documalis intègre en standard tous les ingrédients nécessaires à déployer une solution professionnelle de gestion des factures, avec des briques logiciels du même éditeur, homogènes et nativement interconnectées, ce qui permet de garantir une traçabilité complète de bout en bout de la chaine documentaire et une ergonomie homogène des différents composants nécessaires à une chaine courrier :

La numérisation professionnelle sur scanner et copieur multifonctions

Le traitement OCR, RAD, LAD et hyper compression des documents PDF générés

Le Workflow de circulation du courrier, entre services et dans les services

L’archivage des documents avec une traçabilité intégrale homogène

La recherche dans une interface de Gestion Documentaire en mode Web (GED)

2.1 L’ergonomie des bannettes de traitement des documents

C’est l’un des points différentiateurs de la solution Documalis, de par son interface simple, graphique et très intuitive pour les utilisateurs finaux qui n’auront aucune difficulté à s’approprier la solution, qui se rapproche au maximum de l’utilisation traditionnelle des documents papier, mais en support PDF : tampons, signature graphique, Post-it, éditeur PDF intégré pour remplacer colle, scotch et ciseaux :

De plus, en mode rédactionnel, Documalis pilote directement Word, Excel, Powerpoint et leurs homologues OpenOffice, ainsi que le lecteur Adore PDF Reader (gratuit) en version 11 qui autorise depuis cette version l’annotation direct des documents dans le Reader, les paraphes, la signature graphique, le surlignage type Stabilo, l’ajout de texte, de cadres, de bulles directement dans les documents PDF manipulés via Documalis.

2.2 La numérisation intelligente avec séparateurs Datamatrix

Documalis intègre une technologie avant-gardiste de séparateur Datamatrix exploitant à la fois des pages de séparation contenant les index des factures à numériser et des étiquettes ou tampons Datamatrix à appliquer sur chaque première page de document à numériser.

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A l’intérieur du dossier, les documents seront numérisés de manière unitaire. Un tampon Datamatrix ou une étiquette de 2cmx2cm sera apposée sur la première page de chaque document dans le dossier, ce qui permettra de numériser le dossier en lot, et de générer automatiquement des documents PDF pour chaque pièce constitutive du dossier. Le tampon ou l’étiquette en question peut aussi contenir le type de pièce dans le dossier, ce qui automatise le renommage du PDF, en fonction de son type et des index du dossier, et définit le plan de classement de la pièce dans le dossier.

La feuille de séparation peut également servir pour l’archivage physique des dossiers numérisés en cartons d’archivage définitifs. Elle peut être imprimée sur papier de couleur claire (jaune, orange, vert ou bleu) pour visualiser rapidement la séparation des dossiers.

2.3 La notion de Flux, validation et classement

La solution Documalis Express intègre nativement la logique de Workflows Factures qui permettent de faire circuler des documents (ou des informations) entre utilisateurs, selon une logique plus ou moins structurée :

Les Workflows « Libres » : sont matérialisés par la gestion du Courrier au sens Documalis, où les utilisateurs reçoivent des documents dans leur bannette et décident librement de les annoter, commenter, traiter, puis de les transmettre à d’autres utilisateurs ou d’autres services via un glisser-déposer sur les bannettes destinatrices.

Les Workflows « Contraints » : sont réalisés à l’aide d’un Flux de traitement Documalis qui enchaîne différentes étapes pouvant contenir des bannettes de Flux prédéfinies pour l’indexation (vidéocodage), la signature (parapheur électronique) ou les choix de validation et d’orientation des documents (actions).

Les Workflows « Mixtes » : peuvent associer une partie de circulation libre (c’est l’utilisateur qui choisit la prochaine étape du workflow) et des règles de gestion plus contraignantes (ex : double validation en fonction du montant de la facture à valider).

2.4 La logique fonctionnelle du flux Factures Fournisseurs

Le flux de traitement des factures fournisseurs prédéfini dans l’assistant Wizard Express permet une mise en œuvre rapide dans l’entreprise, tout en respectant le fonctionnement traditionnel papier du flux de validation des Factures Fournisseurs :

Ce flux autorise la capture des factures fournisseurs à partir de plusieurs sources, papier, email, PDF en utilisant une borne de numérisation Documalis, ou à défaut un scanner personnel ou un copieur connecté.

Le traitement des documents comprend une transformation PDF avec OCR, une lecture de contenu RAD-LAD pour identifier le fournisseur, le numéro, la date et les montants HT, TVA et TTC présents sur la facture traitée.

Les éléments comptables nécessaires à l’imputation de la facture (plan comptable, imputations analytiques, nom du premier valideur) peuvent être automatiquement alimentés

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par le processus de RAD en fonction du fournisseur détecté, ou renseigné manuellement dans le flux de circulation et validation des factures fournisseurs.

La facture numérique est alors envoyée vers une première bannette de de contrôle visuel et correction des index au niveau du service comptable, qui la visualise, la complète et l’envoi en validation ou en paiement en fonction de la nature de la facture.

En sortie de cette bannette, une génération automatisée simple dans la comptabilité est envisageable si cette dernière dispose d’une interface logicielle pour l’intégration de factures fournisseurs.

Les valideurs peuvent valider la facture, la faire circuler la facture entre eux, la renvoyer à la première étape de contrôle ou la placer en attente pour cause de litige. Durant cette étape, les valideurs peuvent compléter les index ou saisir des commentaires dans une zone spécialement conçue à cet effet.

Après validation de la facture, cette dernière retourne dans une bannette du service comptable permettant au besoin de corriger l’écriture associée dans le logiciel comptable, et de saisir le numéro de pièce comptable généré par la comptabilité pour faire le lien entre la référence comptable et le document PDF stocké dans la GED.

2.5 Les technologies de lecture automatisée des documents

Documalis intègre nativement les technologies OCR-RAD-LAD dans son offre, sans surcout.

La technologie OCR permet de créer des documents PDF incluant tout le texte numérisé, ce qui autorise des recherches intégrales sur l’ensemble des mots imprimés sur les documents. Documalis intègre également une technologie d’hypercompression des PDF, ce qui permet la génération de fichiers 5 à 10 fois plus petits que ceux générés par des copieurs réseau.

La technologie de Reconnaissance Automatique des Documents (RAD) permet de détecter des mots clés sur les documents numérisés, et d’affecter des index automatiquement en fonction de ces mots clés, pour le typage des documents par exemple.

La technologie de Lecture Automatique des Documents (LAD) permet de lire certaines informations utile directement dans les documents numérisés et les transformer en index (dates, références, textes, objets, montants etc.)

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2.6 Des Workflows simples, rapides et pré-paramétrés

En plus du Flux Factures traités dans les chapitres ci-dessous, le Wizard Express autorise la création de Workflows simples et rapides pour la validation et l’indexation de documents entrants (numérisation, mail, fax) ou sortants (éditions, propositions, capture via imprimante virtuelle PDF Documalis).

Ces Flux permettent de traiter toutes les pièces annexes liées aux factures et collectées en amont, telles les demandes d’achats, les devis, les marchés, les commandes etc.

Bien que ces Workflows Express répondent intégralement aux demandes formulées dans le cahier des charges, il reste possible de concevoir des Workflows bien plus complexes et sur mesure peuvent venir compléter les flux Express dans le cas de besoins spécifiques.

2.7 La logique fonctionnelle du flux Courrier Entrant

La version Express de Documalis propose également un assistant de paramétrage rapide du flux Workflow de distribution du courrier entrant à partir du Wizard de configuration Express :

Ce schéma est détaillé et plus lisible dans la plaquette PDF « Documalis Express » jointe Annexe à la réponse.

Documalis reproduit à l’identique l’organisation papier au travers des Bannettes courriers « services » qui sont traitées par le chef de service (ou sa secrétaire), et des bannettes courriers « individuelles » pour chaque membre du service. On dispose en plus de Bannettes partageables entre plusieurs individus ou un service tout entier.

Le dispatching se fait à l’écran par un simple glissé-déposé de la vignette du courrier vers la Bannette destinatrice d’un individu dans le service, ou la Bannette d’un autre service (tout comme en papier) :

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3. Gestion documentaire intégrée à la solution Documalis

3.1 La logique fonctionnelle des plans de classement dans la GED

La solution Documalis Express autorise un rangement automatisé des documents dans la GED sans intervention humaine. Ce sont les index calculés ou saisis aux différentes étapes du flux courrier qui déterminent selon les règles définies le lieu de rangement et le nom final définitif du document traité. L’utilisation de Workflows personnalisés dans les services autorise des index et des plans de classements spécifiques à chaque service. La gestion des droits d’accès se déduit automatiquement des services définis et des utilisateurs autorisés par service.

3.2 Un accès en mode Web

La GED Documalis est accessible via un simple navigateur Internet disposant de l’extension Adobe PDF Reader pour visualiser directement les documents, sur tous les postes de l’entreprise, à partir du réseau interne, du global intranet multi-site ou même de l’extérieur par le biais d’une liaison en tunnel VPN ou d’une communication sécurisée SSL.

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3.3 Les trois modes de recherche GED

Documalis propose trois modes de recherche différents et complémentaires dans la GED afin de pouvoir retrouver tous les documents disponibles, avec un strict minimum de classement et d’indexation de la part des utilisateurs lors de leur intégration :

Le mode de recherche Full Texte autorise des recherches sur le contenu et le nom du document, en texte intégral (on peut rechercher les documents contenant n’importe quel mot à l’intérieur). En règle générale, tous les documents entrants sont OCRisés de manière automatique pour bénéficier d’une indexation full texte sans saisie d’index par les utilisateurs). On bénéficie de filtres supplémentaires sur le type de document, une plage de dates d’intégration dans la GED, une portion d’arborescence dans le plan de classement et la taille du document.

Le mode de recherche par Dossier ou Plan de classement est très proche de ce qui se pratique sur un disque réseau partagé sous Windows, où il suffit de parcourir les différents sous-répertoires pour trouver les documents qui y ont été rangés au préalable. Ce mode opératoire est simple pour les utilisateurs habitués à Windows, mais nécessite un rangement des documents parfois complexe ou pénible à réaliser lors de l’intégration des documents dans la GED. C’est le principe de la recherche « disque réseau Windows ».

Le mode de recherche par Index multicritères permet de retrouver les documents à l’aide d’une combinaison d’index attachés au document, issus de la source du document, de la bannette de collecte, du workflow de traitement du document ou d’une saisie manuelle d’index dans les variables des différentes bannettes traversées. Ce mode de fonctionnement est très puissant sur les documents structurés (spools, éditions sortantes, bulletins de paie, factures, bons de commande et de livraison …) qui ont fait l’objet d’un traitement de type des processus de RAD, de LAD et de vidéocodage.

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3.4 Une GED visuelle et des résultats sous forme d’images

Toutes les recherches présentent leurs résultats sous forme de tableaux ou de vignettes de plusieurs tailles afin d’identifier visuellement le document à partir de la première page. On bénéficie ainsi d’une recherche visuelle très proche de ce qui se fait en papier lorsque l’on feuillette un classeur à la recherche d’un document précis.

Ce mode de visualisation des documents trouvés apporte un réel plus dans l’identification du bon document parmi ceux qui ont été sélectionnés par la recherche initiale.

3.5 Connexion SSO à la GED et à la Bannette

La Bannette locale Documalis dispose d’un mode de connexion SSO local au poste Windows d’exécution : elle est capable de récupérer le login Windows et le Domaine du poste (défini dans l’Active Directory) et d’en déduire l’utilisateur à connecter, sans nécessiter la ressaisie de son mot de passe.

La GED et la Bannette en mode Web disposent d’un mode de connexion SSO dans le navigateur en utilisant une chaine de connexion URL cryptée : cela permet l’ouverture directe d’un navigateur affichant le résultat d’une requête GED, depuis un applicatif métier (comptabilité, GEF, ERP, CRM, Logistique, SAV ….). Il est également possible d’ouvrir directement un document précis via une URL Web, en utilisant son identifiant unique en GED.

3.6 Intégration de la recherche GED dans un portail externe

Les écrans de recherche GED sont entièrement pilotables via API en technologie Web HTML5, Web service, JavaScript et URL d’accès direct crypté.

Cela permet une intégration simplifiée dans tout portail Web basé sur les technologies HTML et les frames Web, quel que soit le Framework et les langages de programmation utilisés.

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3.7 Une solution documentaire complète, intégrée et homogène

Documalis est le seul éditeur Français distribué à l’International à vous proposer une solution documentaire complète et homogène, intégrant tous les modules nécessaire à vos projets de dématérialisation d’aujourd‘hui et de demain :

Bornes de numérisation tactiles pour un usage partagé

Pilotage de scanners locaux, réseaux et de production industriels

Numérisation en lots avec séparateurs Datamatrix pour la reprise de dossiers

Collecte via scrutation Email, Disque, Réseau, FTP, imprimante PDF intégrée

Traitements performants PDF, OCR, RAD, LAD, OMR, Vidéocodage …

Workflows documentaires spécifiques sur mesure via Bannettes

Workflows prédéfinis pour les Courriers, Factures, Achats, SAV …

Workflows collaboratifs avec pilotage les suites bureautique

Moteur de GED intégrée, avec recherches plein texte, arbo et index

Moteur d’archivage des documents à long termes + Coffre-Fort Electronique

Couplage direct aux GED du marché Alfresco, Nuxeo, SharePoint, Filenet…

Moteur d’intégration EAI/ETL/SOA intégré pour la réalisation des connecteurs

Statistiques de traitement via Excel intégrée à la solution

Tous ces modules sont développés de manière homogène dans la même et unique solution, parfaitement intégrée aux postes de travail utilisateurs mono et multi-écrans.

L’homogénéité est un gage de réussite pour nos clients, y compris dans le temps :

Un seul interlocuteur pour votre projet de dématérialisation, qui est à la fois éditeur et intégrateur et donc ne cherchera pas à renvoyer la balle vers les différents acteurs et différents supports des briques externes assemblées pour le projet.

Des évolutions de versions cohérentes dans le temps, puisque tous les modules documentaires proviennent du même éditeur et évoluent simultanément.

Une réelle maintenabilité de votre projet, développé et paramétré avec des outils homogènes que ce soit la numérisation, la RAD-LAD, les Workflows ou la GED.

Une capacité d’autonomie accrue des fonctionnels et de la DSI, grâce aux possibilités de paramétrage à 3 niveaux : Wizard, Config Server et Designer.

Une traçabilité complète et homogène des flux, de la capture des documents jusqu’à leur archivage et fin de vie programmée sans rupture ni complexité.

Une réelle compétence du support et de l’assistance, traités en direct chez l’éditeur par une équipe permanente dédiée à la seule solution Documalis.

3.8 Un Retour sur Investissement immédiat

La solution Documalis ne nécessite aucun investissement logiciel :

Un mode locatif mensuel sans achat de licence couteux et risqué

Quelques jours de mise en œuvre seulement en version Express

La réutilisation de votre copieur multifonction pour la numérisation

Pas de tarification au volume de factures

Contactez-nous pour une estimation budgétaire et un calcul de ROI interne.

Dans la majorité des projets factures traités avec Documalis,

nous pouvons vous démontrer un ROI sous moins de 3 mois !

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4. Plus de 10 ans d’expérience en dématérialisation des factures

4.1 La société Scanpoint Software

Scanpoint Software est l’éditeur des solutions Documalis, dédié à l’intégration des documents et des données d’entreprise. Le siège social ainsi que les équipes R&D sont situées sur Nantes et nous disposons d’un réseau de distributeurs, consultants et commerciaux couvrant toute la France et les territoires d’outre-mer.

4.1.1 Nos convictions

Nous éditons des logiciels innovants, ergonomiques, simples à utiliser, à déployer et à administrer. Le concept de Box en est la plus belle illustration avec une simplicité déconcertante dans un monde de plus en plus compliqué.

Nous réalisons des prestations à forte valeur ajoutée : à ce titre, nous nous engageons à réaliser dans les délais impartis et de manière professionnelle l’ensemble des prestations décrites dans nos offres commerciales, au travers de l’équipe consulting du Laboratoire EAI

et des partenaires régionaux.

4.2 Conseil et accompagnement

Documalis dispose de son cabinet de conseil en organisation documentaire, capable d’intervenir en amont de la mise en œuvre des projets documentaires, pour l’analyse de faisabilité, la prévention des risques, la rédaction des cahiers de charges ou appels d’offres liés aux projets de dématérialisation des documents d’entreprise.

4.2.1 L’Audit Documentaire

L’audit documentaire est une phase amont du projet, essentielle à valider les opportunités, risques et contraintes de tout projet de dématérialisation documentaire. Cette prestation de quelques jours sur site vise à rencontrer les services et les personnes clés concernées par le projet, afin de valider la faisabilité du projet évoqué dans le cahier des charges. Un rapport d’audit de 15 à 30 pages est alors rédigé dans la semaine suivante, pour servir de base d’échange collaboratif et de guide pour toute la suite de mise en œuvre du projet.

4.2.2 L’accompagnement au changement

Plus que dans n’importe quel autre domaine, le passage au document numérique constitue une rupture importante avec les modèles opérationnels antérieurs à la dématérialisation.

Les utilisateurs doivent être notre principale préoccupation lors des audits menés en amont des projets et dans les phases de réflexion, de lancement et de validation du concept. Ils doivent être informés, encadrés, rassurés sur les nouvelles pratiques utilisées tout au long du projet, pour éviter le risque majeur du projet documentaire : le rejet par les utilisateurs.

4.3 Consulting et mise en œuvre

Documalis dispose de ses propres consultants experts dans les problématiques d’intégration des documents et des données d’entreprise : EAI, ETL, BPM, BPO, Workflow, GED, Reporting. Cette multi-compétence est le gage de réussite dans les projets documentaires souvent complexes et nécessairement interconnectés avec les autres applications de l’entreprise si l’on désire valoriser les documents au sein des applications métiers.

4.3.1 La conduite de projets

Les experts Documalis vous accompagnent dans le cadre de la conduite et de la gestion de projets d’intégration applicative, documentaire et de dématérialisation des documents.

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Chaque projet est unique dans sa mise en œuvre et nous nous avons pour habitude de nommer un responsable unique dès le démarrage du projet, afin d’améliorer la relation avec nos clients qui disposent d’un point d’entrée unique quelle que soit la question ou la problématique à laquelle ils peuvent se voir confronter.

4.3.2 Une méthodologie et des outils

Les mises en œuvre réalisées par Documalis bénéficient des outils de gestion de projet et des méthodologies éprouvées par les équipes Documalis pour la conduite du projet, le respect des délais, les procédures qualité et la documentation fournie.

La plateforme Web collaborative Documalis Project est systématiquement mise à profit pour chaque mise en œuvre pour faciliter les échanges entre les personnes chargées du projet dans les différentes équipes.

4.3.3 Le cahier des spécifications

Le cahier des spécifications est le document le plus important dans tout projet documentaire. Ce document normé est la clé de voute de tout projet documentaire. Il trace les lignes directrices, les étapes obligatoires, les jalons de contrôle, les livrables, les modalités de recette, l’ergonomie et les performances attendues lors du livrable final. La rédaction de ce document constitue une étape essentielle qu’il ne faut jamais négliger et les experts du Laboratoire EAI sont présents pour vous assister dans la rédaction et le contrôle du respect de ce document durant toutes les phases du projet.

4.4 Plus loin avec Documalis

Nous espérons que ce premier document vous aura permis de découvrir les fantastiques possibilités offertes par la dématérialisation des factures fournisseurs et pièces connexes et vous donnera envie d’aller plus avant dans votre projet et de nous contacter si vous le désirez, pour parle de vive voix de votre projet et de nos solutions.

En vous souhaitant une bonne lecture, n’hésitez pas à nous recontacter pour plus de précision sur la Démat’ des factures.

Toute l’équipe Documalis.