LE KIT DU

MANAGER DE

PROJETS

Ce kit est basé sur les travaux du Professeur

Hugues Marchat (parus aux éditions Eyrolles)

complétés par les expériences opérationnelles

de Denis Lannel.

2

Travailler en mode projet : qu’est-ce que cela veut dire ?

La Gestion de Projet : méthodes et outils

Le suivi des projets

Sommaire

3

Travailler en mode projet : qu’est-ce que

cela veut dire ?

1.1 Pourquoi travailler en mode projet ?

Les apports du mode projet :

- Un langage commun

- La garantie de reproductibilité

- La consolidation des données

Pour :

- Identifier clairement les responsabilités

- Gagner du temps par une organisation transversale

- Mieux répartir les efforts dans le temps et entre les Acteurs

- Orienter les efforts vers la cible

- Faire + avec moins

4

Un projet naît d’une idée, d’un besoin

Le projet gère la réalisation du produit mais

également l’accompagnement à la mise en place

Travailler en mode projet : qu’est-ce que cela veut dire ?

1.2 Comment démarre un projet

5

1 Métier, 1 petite entreprise

ou un service de l’entrepriseManag

Produits

Manag

Métier A

Manag

Métier B

Manag

Métier C

Livrables

Objectifs

du Projet

Pilote

de projet

X

X X X

X

Equipe Projet

1.3.Management transversal de projet

Travailler en mode projet : qu’est-ce que cela veut dire ?

6

Travailler en mode projet : qu’est-ce que cela veut dire ?

1.4 Les acteurs et leur rôle dans un projet

Equipe projet

Sponsor Pilote de projet

Experts RessourcesDG

7

Travailler en mode projet : qu’est-ce que

cela veut dire ?

1.4 Les acteurs et leur rôle dans un projet

Acteurs

Rôle Orienter

Arbitrer

Valider/Stratég

ie

Coordonner

Piloter

Rendre

compte

Proposer

Concevoir

Réaliser

Pilote de

projet Equipe projetDG

8

Travailler en mode projet : qu’est-ce que cela veut dire ?

1.5 Les 3 phases d’un projetLes trois phases de la conduite du projet :

Préparer, Piloter et Progresser

… sans oublier la communication tout au long du projet

Réalisation

Réalisation

9

1.6 Dans un projet, 3 facteurs à suivre

C : Coût T : Temps

Q : Qualité

10

Travailler en mode projet : qu’est-ce que cela veut dire ?

1.7 Les difficultés dans un projet ...Une majorité des projets ne respectent pas ces 3 facteurs

… ce qui engendre des difficultés

11

Travailler en mode projet : qu’est-ce que cela veut dire ?

1.8 Les principales sources d’échec

12

Travailler en mode projet : qu’est-ce que cela veut dire ?

1.9 … et les remèdes…

Les 9 clés de succès du projet Une situation initiale bien analysée

Un objectif clair compris commun et SMART

Qui fait quoi ?

Coordination efficace

Prévenir plutôt que guérir

Evaluer, réajuster en étant réactif

Formaliser par écrit

Communiquer

Oser se remettre en cause

13

Travailler en mode projet : qu’est-ce que cela veut dire ?

La Gestion de Projet : méthodes et outils

Le suivi des projets

Sommaire

14

Le Management de Projets : méthodes

et nos outils

Les 3 phases de la conduite du projet :

Préparer, Piloter et Progresser

15

Phase I : Préparer

Etape 1 : Formuler la demande afin d’établir la commande

16

Phase I : Préparer

Etape 1: Formuler la demande / commande

Comprendre l’idée et le contexte

Évaluer ou valider la faisabilité du projet

Préciser l’objet et les résultats à atteindre

Présenter le projet à la DG

Officialiser la nomination du chef du projet

Comment ?

Cerner les points clés : but, contexte, objectifs souhaités

17

Phase I : Préparer

Etape 1: Formuler la commandeUne commande mal exprimée Un résultat non conforme

aux besoins réels

18

Phase I : Préparer

Etape 2 : Mettre la commande en mode projet

19

Phase I : Préparer

Etape 2 : Mettre la commande en mode projet

Formaliser les objectifs exprimés

en objectifs opérationnels

Appréhender le contexte

Désigner les différents acteurs du projet

Servir de référentiel durant la vie du projet

Comment ? En rédigeant la fiche projet

Qui?

+

Le Sponsor Le Chef de Projet

L’objectif …doit être

Spécifique, Mesurable,

Acceptable, Réaliste

Temporel

mais aussi…

Clair, Compris, Commun

Le PMO

20

Phase I : Préparer

Etape 3 : Préparer la communication sur le projet

21

Phase I : Préparer

Etape 3 : Préparer la communication sur le projet

Qui ?

Le Chef de Projet

Comment ?Ne pas oublier que le passage

en Mode Projet

=

Mode Confidentiel.Le DG

22

Phase I : Préparer

Etape 3 : Préparer la communication sur le projet

Ecrire le plan de communication

Externe et Interne. Fixer le degré

de confidentialité

23

Phase I : Préparer

Etape 4 : Construire le planning détaillé

24

Phase I : Préparer

Etape 4 : Construire le planning détaillé

Qui ?

Le Chef

de ProjetLES EXPERTS

25

Phase I : Préparer

Etape 4 : Construire le planning détaillé

26

Phase I : Préparer

Étape 4 : Construire le planning détaillé

Vous pouvez utiliser GANTT ou MS PROJECT

pour élaborer votre planning

27

Phase I : Préparer

Étape 5 : Chiffrer les coûts

28

Phase I : Préparer

Étape 5 : Chiffrer les coûts

Récupérer les tâches issues du

planning détaillé.

Indiquer le nombre de jours travaillés

pour réaliser la tâche

Une fois les besoins identifiés par

type de ressources (humaines,

matérielles..), indiquer pour chaque

tâche le coût moyen journalier des

ressources

Évaluer les coûts globaux

Suivre et prévoir les coûts générés par

la réalisation des livrablesComment ?

Qui ?

Le Chef

de Projet

MAD

29

Phase I : Préparer

Étape 5 : Chiffrer les coûts

Modèle du livrable : Budget détaillé

Budget détaillé

Nom du projet :

Etapes Charges (J/H) Coût total

Totaux 0 0

Auteur : Date de création : N° de version :

Nom du fichier : Date de modification : 1

Coût unitaire de la sous-

traitance d’une étape

0

Les achats matériels prévus dans le projet : (détailler les achats avec les coûts et donner un montant global)

 

en

KMAD

30

Phase I : Préparer

Étape 6 : Analyser les risques

31

Phase I : Préparer

Étape 6 : Analyser les risques

Identifier les risques du projet

Quantifier l’impact des risques sur le projet

Maîtriser les risques

Identifier tous les éléments pouvant avoir un impact

négatif sur le projet,

Regrouper les risques par grands thèmes et par ordre

d’importance

Lister les impacts générés par les risques sur le projet

N’oubliez pas les risques « de ne pas réaliser ce

projet »

Comment ?

32

Phase I : Préparer

Étape 6 : Analyser les risques

Exemples de risques

Qui ?

Le Chef

de Projet

33

Phase I : Préparer

Etape 7 : Valider le cadrage du projet

34

Phase I : Préparer

Etape 7 : Valider le cadrage du projet

S’assurer de la cohérence de toutes étapes réalisées dans cette

phase de conception

Finaliser la note de cadrage/ le cahier des charges

Officialiser le lancement des tâches de réalisation

Rédiger la note

de cadrage

La note de cadrage/ le cahier des charges est le

document qui consolide tous les livrables de la phase

préparation

2.Fiche

projet

35

Phase I : Préparer

Etape 7: Valider le cadrage du projet

Comment ?

36

Phase II : Piloter

La Gestion de Projet :méthodes et outils

37

Phase II : Piloter

Etape 8 : Suivre l’avancement du projet

38

Phase II : Piloter

Etape 8 : Suivre l’avancement du projet

Pour suivre l’avancement du

projet , utiliser le planning et le

budget détaillé dans la phase

préparation.

• Suivre le degré d’avancement du

projet (planning MS Project/GANTT

• Suivre les coûts

• Suivre la qualité des livrables étape

par étape

• Anticiper les dérives éventuelles en

terme de délais et de coûts, de qualité

• Récupérer les informations sur les

tâches« réalisées » et celles « à

réaliser »

• Mesurer les écarts

• Prendre en compte les actions

curatives

• Planifier et chiffrer les actions

curatives

• Mettre à jour le planning et le budget

Comment ?

Qui ?

Le Chef

Projet

Où et quand?

• Réunions projet régulières

• Comité de pilotage (mensuel)

Qui ?

Le Chef

de Projet

39

Phase II : Piloter

Etape 9 : Assurer le Reporting

40

Phase II : Piloter

Etape 9 : Assurer le Reporting

• Centraliser l’information

• Alimenter les tableaux de bord

• Fournir une analyse critique

• Communiquer aux parties prenantes

• Collecter l’information

• Exploiter les indicateurs

• Relever les anomalies

• Formaliser le Reporting

Comment ?Le contenu….• Réalisation des tâches et actions

• Suivi des risques et du budget

• Respect des plannings

Avancement global

C : Coût T : Temps

Q : Qualité

Qui ?

Le Chef

de Projet

41

Phase III : Progresser

La Gestion de Projet :méthodes et outils

42

Phase III : Progresser

Étape 10 : Faire le bilan du projet

43

Phase 3 : Progresser

Etape 10 : Faire le bilan

Tirer des enseignements du projet

Évaluer et comparer les résultats obtenus et objectifs initiaux

Capitaliser les expériences

Officialiser la clôture du projet

Retracer l’historique

Évaluer et faire le bilan du triangle

réussite

S’assurer du transfert du savoir

Fêter la fin du projet ! ! !

Comment ?

Qui ?

L’équipe

projet

44

Travailler en mode projet : qu’est-ce que cela veut dire ?

La Gestion de Projet : méthodes et outils

Le suivi des projets

Sommaire

45

Le suivi des projets Organisation

Portefeuille

2

Portefeuille 1

Portefeuille

N

Projet

1

Suivi

PMO

Suivi chef de

projet

46

Le suivi des projets

Les apports du PMO :

- La coordination

- Le suivi de l’avancement

- La consolidation des données

- Le reporting global

Rôle du PMO :

- Contrôler l’état d’avancement du portefeuille ou du programme

- Donner à la Direction Générale une vue d’ensemble sur le

programme

- Assister les chefs de projets

- Veiller sur l’application de la méthodologie gestion de projet