Tous les outils génériques du Groupe de travail sur la protection de l’enfance (CPWG) sont développés sur base de meilleures pratiques du terrain. Si vous décidez d'utiliser ces outils dans votre contexte, assurez-vous qu'ils soient adaptés avant l'utilisation pour s’assurer de

la bonne qualité.

A quoi sert la matrice 3/4/5W ?

La matrice Qui fait Quoi Où Quand et Pour Qui (en anglais 3W (Who does What & Where), 4W (Who does What Where & When), 5W (Who does What Where When & for Whom)) aide à collecter les données sur la présence opérationnelle des organisations dans la Protection de l’enfant en situation d’urgence. Une fois analysées, les données collectées fournissent des informations sur des écarts, des chevauchements, des performances, etc. (voir note d’orientation de l’analyse 3/4/5W).

Qui devrait être responsable de la matrice 3/4/5W?

Le (la) Chargé (e) de la gestion de l'information (IMO), s’il est présent, devrait être responsable de la matrice 5W puisque celle-ci exige des compétences en la Gestion de l'information (IM), plus particulièrement pour personnaliser la matrice. Si c’est le/la Coordinateur(trice) terrain qui s’en charge, il est fort recommandé qu’il/elle cherche l’assistance, soit auprès du Groupe de travail sur la protection de l’enfance (CPWG), auprès d’autres clusters ou soit auprès du Bureau de coordination des affaires humanitaires (OCHA).

Qui est l’audience de la matrix 3/4/5W?

L'audience directe correspond aux membres du CPWG. Cependant quand les données collectées au moyen de la matrice 3/4/5W sont analysées, l’audience peut être plus large (pour plus d'informations voir la note d’orientation sur l'analyse 3/4/5W).

Format

La matrice 3/4/5W est composée des onglets suivants:

1. Menu: Le Menu explique les étapes à suivre afin de personnaliser la Matrice CPWG. L’onglet Menu devrait être masqué quand la matrice est envoyée aux organisations. Pour cacher un onglet, cliquez avec le bouton droit sur l’onglet de la feuille à masquer, un menu se déroule: cliquez sur Masquer.

2. Matrix: Ceci est l’onglet que les membres du CPWG sont supposés remplir. En envoyant la Matrice 3/4/5W aux membres CPWG, ceci devrait être le seul onglet visible. La matrice ressemble à ceci:

Groupe de travail sur la protection de l’enfance (CPWG)Note d’orientation – Matrice 3/4/5W

Colonne A correspond à la date du rapport. Le format est DD/MM/YY.

Colonnes B à F correspondent à ‘QUI (WHO)’:

Colonne B représente le nom de l'organisation. Ceci est un menu déroulant

Colonnes C et D représentent le type d'organisation et l'acronyme. Ils devraient apparaître automatiquement une fois que le nom de l'organisation est entré.

Colonnes E and F représentent respectivement les partenaires de mise en œuvre et partenaires de financement. Celles-ci sont des colonnes facultatives et peuvent être masquées si l’Equipe de coordination terrain les juge non nécessaires.

Colonnes G à I correspondent à ‘QUOI (WHAT)’.

Dans la colonne G, le besoin peut être choisi du menu déroulant. (Voir la section ‘QUOI (WHAT)’ pour savoir comment modifier la liste de besoins, activités et stratégies)

Dana la colonne H, l'activité/catégorie d'activités peut être sélectionnée à partir du menu déroulant.

Dans la colonne I, une description de l'activité peut être ajoutée.

Colonnes J à S sont lies à ‘OÙ (WHERE)’.

Colonne J est pour l’Admin 1, colonne L est pour l’Admin 2, colonne N est pour l’Admin 3 et colonne P est pour l’Admin 4. Certaines de ces colonnes peuvent être masquées selon le niveau d'Admin requis pour la production du rapport (par exemple, si la production du rapport est faite au niveau de l’Admin 2, les colonnes N et P devraient être masquées). Les colonnes K, M, O, Q, R et S sont pour réservées aux PCODES. Ces colonnes devraient rester cachées en partageant les outils avec des membres du Groupe de coordination terrain étant donné qu’ils ne sont seulement utiles que pour le Système d'information géographique (GIS).

Colonnes T à V sont lies à ‘QUAND (WHEN)’.

Sous la colonne T, le statut de l'activité peut être choisi du menu déroulant.

Sous les colonnes U et V, la date de début et la date de fin de l'activité peuvent être ajoutées le cas échéant (DD-MM-YY).

Colonnes W à AL correspondent à ‘Pour QUI (For WHOM)’.

Sous les colonnes W et X, le nombre des enfants bénéficiaires ciblés et atteints peut être saisi.

Sous les colonnes Y et Z, le nombre des adultes bénéficiaires ciblés et atteints peut être saisi.

Colonnes AA à AD précisent des informations détaillées sur les bénéficiaires par genre.

Colonnes AE à AL: précisent des informations détaillées sur les bénéficiaires par genre. Ces colonnes peuvent être modifiées si le Groupe de coordination terrain décide si différentes tranches d’âges sont appropriées dans le contexte.

3. Tableau croisé dynamique (Pivot): Ne cachez pas cet onglet. Cet onglet est ici pour automatiquement mettre à jour les analyses.

4. Qui: Cet onglet vous aide à personnaliser le menu déroulant pour les colonnes des organisations dans l’onglet Matrice (colonnes B à D). La personne chargée de la conception de la matrice devrait afficher cet onglet en remplissant les informations sur les organisations. Cet onglet devrait être masqué en envoyant la matrix aux organisations.

5. Quoi: Cet onglet vous aide à personnaliser le menu déroulant pour les besoins/risques et les colonnes de stratégies dans la matrice (colonnes G a J). La personne chargée de la conception de la matrice devrait afficher cet onglet en remplissant les informations sur le ‘QUOI (WHAT)’. Cet onglet devrait être masqué en envoyant la matrix aux organisations.

6. Où: Cet onglet vous aide à personnaliser le menu déroulant pour les colonnes d'Admin (colonnes K à T). La personne chargée de la conception de la matrice devrait afficher cet onglet en remplissant les informations sur ‘OÙ (WHERE)’. Cet onglet devrait être masqué en envoyant la matrix aux organisations.

7. Quand: Cet onglet vous aide à personnaliser le menu déroulant pour le statut des activités (colonne U). Cet onglet devrait être masqué en envoyant la matrix aux organisations.

8. Analyse globale: Cet onglet fournit des informations pour alimenter la première page de votre analyse 3/4/5W (voir la note d’orientation sur l'Analyse 3/4/5W).

9. Analyse détaillée: Cet onglet fournit des informations pour alimenter la deuxième page de votre analyse 3/4/5W (voir la note d’orientation sur l'Analyse 3/4/5W).

Comment personnaliser une Matrice 3/4/5W?

Avant de créer votre matrice

1. Impliquer les organisations qui rempliront la matrice dès le début du processus: Ceci les aidera à être familier avec la matrice et s’en approprier.

2. Se mettre d’accord sur la liste de risques/besoins auxquels il faut répondre et les activités/catégorie d’activités en se basant sur les Standards Minimums pour la Protection de l'Enfance dans l'intervention Humanitaire en collaboration avec les organisations actives en Protection de l’enfant sur le terrain. Bien que cette liste doive suivre les Standards Minimums pour la Protection de l'Enfance, le Groupe de coordination terrain peut choisir les standards appropries suivant le contexte du pays. Noter aussi que les standards besoins et standards activités/catégorie d’activités pourraient être tirés de ceux définis dans le Plan d’action du Groupe de coordination terrain/Termes de référence/Logframe ou de ceux définis au processus d’appel consolidé. Les exemples d’activités/catégorie d'activités donnés dans la matrice sont génériques et devraient être adaptés au contexte du pays. Le/la Coordonnateur (trice) et le/la Chargé(e) de la gestion de l’information devraient travailler ensemble en l’adaptation des activités/catégories d'activités.

3. Être d'accord avec les membres du Groupe de coordination terrain sur ce que le

Groupe de coordination terrain veut savoir : Par exemple, le niveau de désagrégation géographique qui est nécessaire qui est nécessaire: Avez-vous besoin de savoir ce que les organisations sont en train de faire au niveau Admin 1, 2, 3 ou 4 ? Qu’est-ce que vous voulez savoir à propos de bénéficiaires ? Avez-vous besoin de savoir seulement sur les activités en cours ou aussi les activités planifiées ? etc.

4. Être d'accord avec les membres du Groupe de coordination terrain sur ce qu’on doit savoir  : type d’information les organisations opérationnelles peuvent fournir : Collectent-elles l’information au niveau Admin4 ? Au niveau 3 ? Ou au niveau 2 ? Collectent-elles l’information sur le nombre de bénéficiaires désagrégé par âge et par genre ? Etc.

5. En associant les deux étapes précédentes (étape 3 et 4), le Groupe de coordination terrain peut venir avec une architecture de la matrice personnalisée.

6. Etre d’accord sur la fréquence appropriée de collecte de données: Il y a une fréquence appropriée de collecte de données selon l'environnement. Cette fréquence devrait rester raisonnable. Si l'environnement est caractérisé par un nombre élevé d'organisations mettant en œuvre le grand nombre d'activités dans le grand nombre de communautés, la matrice devrait être mise à jour chaque mois environ. Si l'environnement est caractérisé par peu d'organisations mettant en œuvre peu d'activités dans peu de communautés, vous pouvez mettre à jour la matrice tous les deux ou trois mois.

7. On ne s'attend pas à ce que le niveau administratif adopté change : Quand on s’est convenu sur le niveau Admin, celui-ci devrait être maintenu pour la collecte de données dans le futur.

8. Se mettre d’accord comment rapporter sur les bénéficiaires : particulièrement si le nombre de bénéficiaires devrait être cumulatif (par exemple des enfants atteints

jusqu'à date depuis le début des activités) ou pas (par exemple des enfants atteints pendant la période de collecte de données).

9. Envisager d'harmoniser la Matrice 3/4/5W avec celle fournie par UNOCHA, le Cluster Protection et d'autres domaines de responsabilité.

Création de la matrice

1. Concevoir la structure de votre matrice sur ce que le CPWG doit savoir et quel type d’information les organisations opérationnelles peuvent fournir.

- Pour concevoir la matrice 3W, garder seulement les colonnes A à Q et masquer les colonnes U a AQ. La matrice ressemblera à ceci :

- Pour concevoir la matrice 4W, garder seulement les colonnes A à V et masquer les colonnes W à AP. La matrice ressemblera à ceci:

- Pour créer une matrice de base, garder seulement les colonnes A à Z et masquer les colonnes AA to AP. La matrice ressemblera à ceci:

- Pour créer une matrice 5W avancée, ne masquer aucune colonne. La matrice ressemblera à ceci:

- Vous pouvez aussi insérer ou masquer des colonnes selon vos besoins (SVP ne supprimer pas de colonnes). Si vous supprimez quelques colonnes de base, gardez à l'esprit que quelques analyses ne seront pas alors possibles. Voici le type des colonnes qui peuvent être insérées: type de bénéficiaires (par exemple : Déplacés à l’interne, les réfugiés, communautés d’accueil, etc.) ou le Nombre d’espaces amis des enfants planifiés et établis

2. Conception du menu déroulant ‘QUI’: Masquer l’onglet QUI en cliquant le bouton droit sur l’onglet et afficher.

Si le Groupe de coordination terrain a une liste de contacts (voir la note d’orientation sur la liste de contact), copier-coller simplement la valeur de l’onglet List_Org de la liste de contact à l’onglet ‘QUI’ dans la matrice 3/4/5.

Les organisations vous seront proposées automatiquement sur la colonne ‘Organisation’ dans l’onglet matrice. Maintenant, le type d'organisation et l'acronyme vont apparaître automatiquement une fois que le nom de l'organisation est entré.

L’onglet ‘QUI’ devrait être masqué une fois les noms d’organisations sont saisis.

3. Conception du menu déroulant ‘QUOI’: Afficher l’onglet ‘QUOI’ en cliquant le bouton droit sur l’onglet et afficher. Le/la Chargé(e) de la gestion de l’information devrait travailler ensemble avec le/la Coordinateur (trice) du Groupe de travail terrain pour s’assurer que les standards sur des activités sont intégrés.

Pour modifier la liste de risques/besoins et la catégorie des activités/activités, effacer ou ajouter une colonne de besoins (colonne B) ou une activité/catégorie d’activité (colonne D) dans l’onglet. Tels besoins/risques devraient être tirés du manuel des Standards Minimums pour la Protection de l'Enfance. Noter que le besoin

“Plusieurs” est disponible comme il est de fois difficile de désagréger les bénéficiaires par type de risques/besoins. Ceci se vérifie en particulier pour les activités telles que ‘la Sensibilisation’, ‘la Référence sur le suivi et l'évaluation de la protection de l'enfant’. Les activités/catégorie d’activités peuvent être tirées du plan de réponse. Noter que plus les activités/catégories d’activités sont beaucoup plus détaillées et insérées, plus analyses seront compliquées. Les risques sur le chevauchement de figures des bénéficiaires sont élevés quand on insert les activités/catégorie d’activités beaucoup plus détaillées. Cependant, des activités génériques ne pourraient pas fournir le niveau exigé d'analyse (par exemple : en utilisant une activité ‘Identification, Documentation, Recherche et Réunification familiale’ par rapport à l’utilisation de 2 activités ‘Identification, Documentation’).

Lier les activités/catégorie d’activités à chacun de standards. Pour modifier la liste d’activité/catégorie d’activités liée à chacun de risque/besoin, sélectionner le risque/besoin correspondant (colonne F) et ajouter la stratégie (colonne G). Une fois termine, trier la colonne F de A à Z.

4. Conception du menu déroulant ‘OÙ’: Afficher l’onglet OÙ en cliquant le bouton droit sur l’onglet et afficher. Comme cette modification est un peu compliquée, si le (la) Coordonnateur (trice) terrain est en charge de la matrice 3/4/5W, il (elle) devrait avoir le support du (de la) Chargé (e) de la gestion de l’information.

En premier lieu, assurez-vous que la liste des niveaux d'Admin soit disponible. Généralement, les listes sont disponible ici: http://cod.humanitarianresponse.info/country-region avec les PCODES assortis (codes dont OCHA a besoin ou un Charge du système d'information géographique pour créer une carte). Ils sont généralement disponible en format Excel and peuvent être copiés-collés dans votre matrice. S’ils ne sont pas disponibles, contacter le bureau pays OCHA ou le CPWG au niveau global.

Copier-coller la liste au niveau ADMIN 1 dans l’onglet ‘OÙ (colonne B). Tu peux aussi ajouter le PCODES associes dans la colonne C.

Puis copier-coller la liste ADMIN 2 (colonne F) et le correspondant ADMIN 1 (colonne E) dans la colonne D. Les PCODES2 peuvent aussi être insérés dans la colonne G.

Puis copier-coller la liste ADMIN 3 (colonne J) et le correspond ADMIN 2 (colonne I). Les PCODES3 correspondants peuvent aussi être insérés dans la colonne K.

Puis, copier-coller la liste ADMIN 4 (colonne N) et le correspondant ADMIN 3 (colonne M) and N (ADMIN 4). Les PCODES4 peuvent aussi être insérés dans la

colonne O, et la Latitude et la Longitude correspondant à ADMIN 4 dans les colonnes P à Q. Masquer l’onglet.

5. Conception du menu déroulant ‘QUAND’: Afficher l’onglet WHEN en cliquant à droite sur l’onglet et afficher. Modifier les différents statuts si nécessaire. Masquer l’onglet.

La matrice du Groupe de coordination terrain est maintenant prête à être testée et utilisée!

Astuces pour la matrice 3/4/5W

- Rendre la matrice simple au début : Comme mentionné plus tôt, le (la) Coordinateur (trice) terrain doit savoir comment gérer les attentes du Groupe de coordination terrain – ce que le Groupe de coordination terrain aimerait savoir – à la lumière de quel type d’information qui peut être fournie par les organisations. De plus, une matrice avec 30 colonnes pourrait faire peur aux organisations… La seule chose qui doit rester inchangée est le niveau Administratif. Par exemple, le Groupe de coordination terrain peut commencer le processus avec une simple matrice 3W et évoluer vers la matrice 5W plus tard.

- Fournir les analyses aux organisations: D'habitude, le processus 3W ne fonctionne pas parce que cela reste une matrice. Au lieu de demander aux organisations de remplir la matrice toutes les deux semaines, essaye de leur envoyer des analyses visuelles avec les informations qui ont été fournies et leur demander d’approuver l’information avant de partager sur Reliefweb, bulletin du Groupe de coordination terrain et/ou site internet. D’habitude, les organisations qui n’ont pas rempli la matrice vont manifester l’intérêt de le faire. Pour plus d’information sur l’analyse 3/4/5W, prière se référer à la Note d’orientation du la matrice 3/4/5W.

- Expliquer et réexpliquer le processus: si la matrice est envoyé attachée à l’email, expliquer le processus comment remplir la matrice chaque fois vous l’envoyer.

- L'envoi de la matrice par email fait partie de la solution mais n’est pas une solution : Le Coordinateur (trice) terrain ou le (la) Chargé (e) de la gestion de l’information ne peut pas s’attendre à recevoir la matrice remplie tout simplement à l’envoyant. Il (elle) devrait appeler les organisations pour réexpliquer le processus et prendre un rendez-vous avec eux pour une courte formation.

- Masquer les colonnes lesquelles vous n’avez pas besoin d’information auprès des organisations : les colonnes ‘PCODES’, la colonne du ‘type d’organisations, la colonne des ‘acronymes’ sont censées être remplies automatiquement. Pour ne pas surcharger votre matrice et ne pas effrayer les organisations, ces colonnes devraient être masquées quand la matrice est partagée. Les onglets ‘Qui’, ‘Quoi’, ‘Où’, ‘Quand’, ‘Analyse Globale’ et ‘Analyse Détaillée’ devraient aussi être masqués.

- Maximiser les réunions Cluster et les missions: Oui, l’envoie de l’email n’est pas une solution. Le Coordinateur peut demander les organisations pendant des réunions du Cluster ou de missions de s'asseoir à côté de lui/d’elle et demander de lui expliquer ce qu’ils sont en train de faire et dans quel endroit suivant la description de votre matrice.

- Utiliser un autre format : La matrice peut être développée en format MS Word comme une deuxième option. Bien que ceci ne fournisse pas d'informations détaillées - parce qu'il n'y a aucune possibilité d'intégrer la validation de cellules – le Groupe de coordination terrain aura au moins quelques informations qui pourraient être intégrées dans la matrice en format MS Excel. Avant l'intégration des informations du format Word à Excel, se rassurer qu’il correspond aux champs requis dans Excel. Cette astuce est utile quand l’organisation n’a pas de compétences requises pour remplir la matrice. Utiliser cette astuce seulement comme la dernière option.

- Utiliser les informations fournies dans les propositions de projets et des accords de partenariat (par exemple les Accords de coopération au titre des programmes (PCA) de l’UNICEF avec ses partenaires de mise en œuvre) pour produire une première ébauche afin d’alléger le fardeau sur les membres du cluster.

- Aller aux bureaux des membres du cluster et informer/former le staff en charge de mettre à jour la matrice 3/4/5W. Demander et s’assurer que l’organisation a désigné la bonne personne pour le travail - peut-être ce serait plus facile pour un M&E ou un (e) Chargé (e) de la gestion de l’information pour faire tout ce travail pour tous les clusters l’organisation travaille avec, plutôt qu'un staff de la Protection de l’enfant - bien que le staff membre de la Protection de l’enfant puisse devoir programmer un temps de s’assoir avec ses collègues et valider l’information qu’ils fournissent.