Copyright, 2001 © Généalogie et Vie Privée Code de Conduite du Généalogiste Amateur.

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Généalogie et Vie Généalogie et Vie PrivéePrivée

Code de Conduite du Généalogiste Code de Conduite du Généalogiste AmateurAmateur

IntroductionIntroduction

• Réaffirmer notre déontologieRéaffirmer notre déontologie

• Prendre en compte la législation Prendre en compte la législation nouvellenouvelle

• Proposer quelques aménagements Proposer quelques aménagements de la législation pour l’Europede la législation pour l’Europe

La DéontologieLa Déontologie

• Le devoir d’entraideLe devoir d’entraide

• La probité et l’intégritéLa probité et l’intégrité

• Le respect des archivesLe respect des archives

• La diffusion des travauxLa diffusion des travaux

• Le rôle préventif du Code de ConduiteLe rôle préventif du Code de Conduite

La Législation nationaleLa Législation nationale(dérivée de la Directive 95/46/CE)• DéfinitionsDéfinitions

• La libre circulation des donnéesLa libre circulation des données

• Les objectifs de rechercheLes objectifs de recherche

• La protection des données personnellesLa protection des données personnelles

• La communication des donnéesLa communication des données

• Les droits des personnes vivantesLes droits des personnes vivantes

• Notification à l’Autorité nationale de Notification à l’Autorité nationale de contrôlecontrôle

La LoiLa Loinationale, cadre de

protection

DéfinitionsDéfinitions

• La loi nationale applicableLa loi nationale applicable

• Les traitementsLes traitements

• Le responsable du traitementLe responsable du traitement

• Les sous-traitantsLes sous-traitants

• Le représentantLe représentant

La libre circulation des La libre circulation des donnéesdonnées

• A l’intérieur de l’Union européenne (UE)A l’intérieur de l’Union européenne (UE)

• Vers les pays tiers (hors de l’UE) :Vers les pays tiers (hors de l’UE) :– avec protection au niveau adéquatavec protection au niveau adéquat

(Suisse et Hongrie)(Suisse et Hongrie)

– USA, la Sphère de Sécurité (USA, la Sphère de Sécurité (Safe HarborSafe Harbor))

– autres pays, les clauses contractuelles autres pays, les clauses contractuelles typestypes

Les objectifs de rechercheLes objectifs de rechercheN.B.: Les objectifs historiques ne comportent pas de N.B.: Les objectifs historiques ne comportent pas de

données de personnes vivantes.données de personnes vivantes.

• Objectifs = Finalités des traitementsObjectifs = Finalités des traitements déclarées aux Autorités. déclarées aux Autorités.

• Les thèmes généalogiques classiques :Les thèmes généalogiques classiques :– Les ancêtres, les descendants, un Les ancêtres, les descendants, un

patronymepatronyme

– Les alternatives :Les alternatives :• Cousins, conjoints inclusCousins, conjoints inclus

• Extension des conjoints aux partenairesExtension des conjoints aux partenaires

• Extension aux conjoints de conjointsExtension aux conjoints de conjoints

• Parents et fraterie des conjoints inclus.Parents et fraterie des conjoints inclus.

La protection des données La protection des données personnellespersonnelles• Respecter la finalité généalogiqueRespecter la finalité généalogique

• Le catégories de données personnellesLe catégories de données personnelles

• Les données sensiblesLes données sensibles

• Maintenir la qualité des donnéesMaintenir la qualité des données

• La durée de conservationLa durée de conservation

• Les « sources »Les « sources »

• Les adressesLes adresses

• Confidentialité et sécuritéConfidentialité et sécurité

• InternetInternet

Ces 9 sujets Vont être examinés en 4 parties.

La protection des données La protection des données personnelles personnelles (suite…)(suite…)

• Respecter la finalité généalogiqueRespecter la finalité généalogique– Déclarer explicitement la finalité généalogique– Faire prévaloir les intérêts des personnes concernées

• Les catégories de données personnellesLes catégories de données personnelles– Adéquates, dans les fichiers, pour l’information de la

personne concernée, dans la notification aux Autorités– Pertinentes pour la finalité, compréhensibles et ayant

une valeur généalogique pour la personne concernée– Non excessive: ni inconvénient, ni tort, ni préjudice

• Les données sensiblesLes données sensibles– origine raciale ou ethnique– opinions politiques, convictions

religieuses/philosophiques– appartenance syndicale, la santé, la vie sexuelle

• ......

La protection des données La protection des données personnelles personnelles (suite…)(suite…)……• Maintenir la qualité des donnéesMaintenir la qualité des données

– Loyauté et licitéLoyauté et licité• Chaque catégorie de donnée est traitée au même

niveau de qualité pour toutes les personnes• Acquisition et mise à disposition licite des données

– ExactitudeExactitude• Mise à jour des données dans un délai raisonnable• Les dates peuvent être approximatives, mais elles

doivent être vraisemblables– Permettre l’identification des personnes concernéesPermettre l’identification des personnes concernées

• Droit d ’opposition: mais maintenir la cohérence

• La durée de conservationLa durée de conservation• Elément de la notification aux Autorités• Se termine par un archivage, ou une autre notification• La durée est souvent en rapport avec l’espérance de

vie

……

La protection des données La protection des données personnelles personnelles (suite…)(suite…)……• Les « sources »Les « sources »

– Préserver les droits d’auteurPréserver les droits d’auteur• Le généalogiste détient des droits d’auteurs, il autorise

ses collègues à réutiliser ses données (devoir d ’entraide)

• La source indique une origine autorisée– Référencer les données sensiblesRéférencer les données sensibles

• Rendues publiques par la personne concernée• Sinon, consentement de la personne concernée

– Noter les « sources »Noter les « sources »• Traçabilité: document référencé + auteur +

intermédiaire– Référence: provenance, classement, type de support– Auteur: celui qui atteste de l’origine de l’information– Intermédiaire: ne garantit pas l’origine de l’information

• Classement des documents en archive privée

• Les adressesLes adresses• Le Code de Conduite recommande l’obligation de

transmettre les adresses des personnes vivantes

……

La protection des données La protection des données personnelles personnelles (...fin)(...fin)

……• Confidentialité et sécurité des traitementsConfidentialité et sécurité des traitements

– S’applique dans le cadre familial, et au sous-traitantS’applique dans le cadre familial, et au sous-traitant– Des instructions claires, clauses légales pour les sous-Des instructions claires, clauses légales pour les sous-

traitantstraitants– Des mesures de sécurité appropriées aux risquesDes mesures de sécurité appropriées aux risques

• Destruction, perte, altération accidentelles• Diffusion ou accès non autorisé• S’il y a transmissions de données dans un réseau• Toute autre forme de traitement illicite des données

– Détournement de la finalité généalogique des traitements– Catégories de données non déclarées à l’Autorité– Non respect des droits des personnes concernées

• InternetInternet• Risques de détournement de la finalité généalogique

– Courriels (e-mails)– Sites sur Internet

» Sites OUVERTS: aucune personne vivante» Sites FERMÉS: Mot de passe + SSL réservés aux généalogistes» SAUF si l’Autorité admet l’exemption pour liberté d’expression

littéraire– Groupes de discussion

• Risques dans les relations avec les sous-traitants– Sécurité offerte par le sous-traitants: appropriées aux risques– Le généalogiste doit vérifier les mesures de sécurité du sous-

traitant

La communication des La communication des donnéesdonnéesLe registre des communicationsLe registre des communications

– Son utilitéSon utilité• Justifier : obtention loyale et qualité des Justifier : obtention loyale et qualité des

donnéesdonnées

• Etablir une trace : protéger les personnes Etablir une trace : protéger les personnes concernéesconcernées

– droits d’accès, de rectification et d’oppositiondroits d’accès, de rectification et d’opposition

• Garantir les droits d’auteursGarantir les droits d’auteurs

• Référencer les échanges d’information :Référencer les échanges d’information :– Documents, photos, fichiers (Gedom, textes, e-mail), Documents, photos, fichiers (Gedom, textes, e-mail),

multimédia, banques de données, groupes de multimédia, banques de données, groupes de discussion, sites Internetdiscussion, sites Internet

– Son contenu ...Son contenu ...

La communication des La communication des donnéesdonnéesLe registre des communicationsLe registre des communications

• Son utilité …Son utilité …

• Son contenuSon contenu– Date de réception ou d’envoi de l’information (doc, fichier, Date de réception ou d’envoi de l’information (doc, fichier,

etc.)etc.)

– Le titre du document (ou fichier, multimédia, photo, pages Le titre du document (ou fichier, multimédia, photo, pages de site)de site)

– La référence attribuée (code: provenance, classement, La référence attribuée (code: provenance, classement, support)support)

– AuteurAuteur

– IntermédiaireIntermédiaire

– Origine (archives, base de donnée, interview, etc.)Origine (archives, base de donnée, interview, etc.)

– Données sensibles: rendues publiques ou autorisation de la Données sensibles: rendues publiques ou autorisation de la personne concernéepersonne concernée

Les droits des personnes Les droits des personnes vivantesvivantes

• Le droit d’informationLe droit d’information

• Le droit d’accès et de rectificationLe droit d’accès et de rectification

• Le droit d’oppositionLe droit d’opposition

Ces 3 sujets Vont être examinés séparément.

• Le droit d’informationLe droit d’informationVoici les informations à fournir par écrit à la personne concernée :Voici les informations à fournir par écrit à la personne concernée :

– Lors de l’interviewLors de l’interview de la personne concernée de la personne concernée• Identité, adresse : du généalogiste ou son représentantIdentité, adresse : du généalogiste ou son représentant

• Les finalités = objectifs de rechercheLes finalités = objectifs de recherche

• Les destinataires : les généalogistes, associations, les banques de Les destinataires : les généalogistes, associations, les banques de données d’accès restreint, les fonds d ’archives et bibliothèquesdonnées d’accès restreint, les fonds d ’archives et bibliothèques

• Il n’y a pas d ’obligation de répondre aux questionsIl n’y a pas d ’obligation de répondre aux questions

• Rappeler les doits de l’interviewé: accès, rectificationRappeler les doits de l’interviewé: accès, rectification

• Consentement pour les données sensibles (baptême, bar-mitsva)Consentement pour les données sensibles (baptême, bar-mitsva)

– Lors d’une collecte d’informations à d’autres sourcesLors d’une collecte d’informations à d’autres sources• Les informations ci-dessus, plusLes informations ci-dessus, plus

• Les catégories de données enregistrées dans vos fichiers et Les catégories de données enregistrées dans vos fichiers et notifiées à votre Autorité nationale de Contrôlenotifiées à votre Autorité nationale de Contrôle

… …


• Le droit d’informationLe droit d’information… … – Information de la personne concernée impossibleInformation de la personne concernée impossible

ou impliquant des efforts disproportionnésou impliquant des efforts disproportionnés• Préalable : la reconnaissance de la généalogie comme Préalable : la reconnaissance de la généalogie comme

discipline « historique » par les Autorités nationales de discipline « historique » par les Autorités nationales de contrôlecontrôle

• Mesure préventive :Mesure préventive :– transmettre aux collègues les adresses des personnes vivantestransmettre aux collègues les adresses des personnes vivantes

• Conditions recevables pour abandonner l’information des Conditions recevables pour abandonner l’information des personnes vivantes concernées :personnes vivantes concernées :

– Les conditions seront fixées par les Autorités nationales de Les conditions seront fixées par les Autorités nationales de contrôlecontrôle

– Le Code de Conduite suggère :Le Code de Conduite suggère :» La consultation d’un ensemble d’annuaires selon une liste des La consultation d’un ensemble d’annuaires selon une liste des

AutoritésAutorités» L’expiration du délai de consultation des collègues qui ont fourni les L’expiration du délai de consultation des collègues qui ont fourni les

donnéesdonnées» Un certain nombre total de liens parent-enfants et entre-conjointsUn certain nombre total de liens parent-enfants et entre-conjoints» Pour les données accessibles dans les associations de généalogiePour les données accessibles dans les associations de généalogie

Le Code de Conduite demande des mesures d’exécution communautaires (UE)Le Code de Conduite demande des mesures d’exécution communautaires (UE)… …


• Le droit d ’accès et de rectificationLe droit d ’accès et de rectification– L’exercice du droit d ’accèsL’exercice du droit d ’accès

• Identité de la personne, justifiée par une pièce d ’identitéIdentité de la personne, justifiée par une pièce d ’identité

• Pas de condition préalablePas de condition préalable

• Accès répétitifs: après 3 mois (3 fois), puis annuellementAccès répétitifs: après 3 mois (3 fois), puis annuellement

• Réponse sans délai, prix maxi = 1 enveloppe timbréeRéponse sans délai, prix maxi = 1 enveloppe timbrée

– Les informations à fournir à une demande d’accèsLes informations à fournir à une demande d’accès• Confirmation que des données sont détenues, ou nonConfirmation que des données sont détenues, ou non

• La finalité du traitement = objectifs de rechercheLa finalité du traitement = objectifs de recherche

• Toutes les catégories de données détenues dans les fichiersToutes les catégories de données détenues dans les fichiers

• Les destinataires (voir droit d’information)Les destinataires (voir droit d’information)

• L’impression de toutes les données sur la personne L’impression de toutes les données sur la personne concernée ainsi que les sources (auteur, intermédiaire, concernée ainsi que les sources (auteur, intermédiaire, provenance)provenance)

......


• Le droit d’accès et de rectificationLe droit d’accès et de rectification…… Sur demande de la personne concernée :Sur demande de la personne concernée :

– La rectification, l’effacement, le verrouillageLa rectification, l’effacement, le verrouillage• Obligation de rectifier, d’effacer ou de verrouiller les donnéesObligation de rectifier, d’effacer ou de verrouiller les données

• Verrouillage = exclure de certains traitements (sites Internet)Verrouillage = exclure de certains traitements (sites Internet)

• Confirmer l’exécution de la demande (délai raisonnable...)Confirmer l’exécution de la demande (délai raisonnable...)

– Envoyer les modifications aux collègues concernésEnvoyer les modifications aux collègues concernésNotification aux tiers auxquels les données avaient été communiquéesNotification aux tiers auxquels les données avaient été communiquées

• Obligation de tenir à jour un registre des communicationsObligation de tenir à jour un registre des communications

• Notification impossible ou supposant un effort disproportionnéNotification impossible ou supposant un effort disproportionné– Anciens e-mails supprimés : demander l’adresse postaleAnciens e-mails supprimés : demander l’adresse postale

– Conditions recevables (voir droit d ’information)Conditions recevables (voir droit d ’information)

......


• Le droit d’oppositionLe droit d’opposition…… Sur demande de la personne concernée :Sur demande de la personne concernée :

– Demande justifiéeDemande justifiée• A tout moment, pour des raisons prépondérantes et A tout moment, pour des raisons prépondérantes et

légitimes tenant à sa situation particulièrelégitimes tenant à sa situation particulière• La demande doit être motivéeLa demande doit être motivée

– Objet de la demande d’oppositionObjet de la demande d’opposition• Certains traitements (banques de données, sites Internet)Certains traitements (banques de données, sites Internet)• Certaines donnéesCertaines données

– Dates, lieux, notes, etc.Dates, lieux, notes, etc.– Liens avec les parents équivaut à une opposition totaleLiens avec les parents équivaut à une opposition totale

• Opposition totaleOpposition totale– Préserver la cohérence de la base de donnée :Préserver la cohérence de la base de donnée :

» Supprimer toutes les données y compris les noms et prénomsSupprimer toutes les données y compris les noms et prénoms» Inscrire « opposition aux traitements » dans le nomInscrire « opposition aux traitements » dans le nom» Conserver les liens avec les parents et les enfantsConserver les liens avec les parents et les enfants

… …


La notification à l’Autorité La notification à l’Autorité nationale de contrôlenationale de contrôle

• Le contenu de la notificationLe contenu de la notification

• L’accès aux « registres des L’accès aux « registres des traitements »traitements »

• Les contrôle préalablesLes contrôle préalables

• La transgressionLa transgressiondu Code de Conduitedu Code de Conduite

Ces 4 sujets Vont être examinés séparément.


• Le contenuLe contenu de la notification de la notificationListe minimale prévue par la Directive 95/46/CE :Liste minimale prévue par la Directive 95/46/CE :

– Le nom, l’adresse du généalogiste / de son représentantet son adresse de courriel (e-mail)

– Les finalités des traitements– Les catégories de personnes concernées– Les catégories de destinataires des données– Les transferts envisagés à destination de pays tiers– La durée de conservation des données– Les mesures de sécurité prises

Le nombre et la nature des informations à fournir Le nombre et la nature des informations à fournir aux Autorités peut varier d’un pays à l ’autre. Le aux Autorités peut varier d’un pays à l ’autre. Le Code propose une harmonisation pour tous les pays Code propose une harmonisation pour tous les pays de l’UE.de l’UE.


• L’accès aux « registres des traitements » L’accès aux « registres des traitements » Les registres des traitements peuvent être consultés par toute Les registres des traitements peuvent être consultés par toute personne qui le demande auprès des Autorités nationales de personne qui le demande auprès des Autorités nationales de contrôlecontrôle

– Moyens d’accès souhaitésMoyens d’accès souhaités• Identification par nom, e-mail, n° Identification par nom, e-mail, n°

d ’enregistrementd ’enregistrement• Par Internet (e-mail, site)Par Internet (e-mail, site)• Par FAXPar FAX• Délais de réponse adapté au type d ’accèsDélais de réponse adapté au type d ’accès

– VérificationVérification• Les 3 éléments d’identification correspondentLes 3 éléments d’identification correspondent

Le Code demande un accès facile et rapide aux Le Code demande un accès facile et rapide aux registres nationaux et souhaite une harmonisation registres nationaux et souhaite une harmonisation pour tous les pays de l’UE.pour tous les pays de l’UE.


• Les contrôles préalables Les contrôles préalables Les Autorités nationales de contrôle doivent prévoir l’examen préalable des traitements notifiés avant leur mise en œuvre [Directive art.20]

– Rôle des associationsRôle des associations• Former les généalogistes amateursFormer les généalogistes amateurs

– Le nombre de généalogistes et leur répartition en Le nombre de généalogistes et leur répartition en Europe rend nécessaire des formations localesEurope rend nécessaire des formations locales

– Une formation adaptée aux « anciens » pour s ’adapter Une formation adaptée aux « anciens » pour s ’adapter aux pratiques et des comportements nouveauxaux pratiques et des comportements nouveaux

– Besoin de profiter des structures associatives Besoin de profiter des structures associatives existantesexistantes

• Vérifier leur connaissance des obligations légalesVérifier leur connaissance des obligations légales– Séparer les fonctions de formateurs et d ’examinateursSéparer les fonctions de formateurs et d ’examinateurs

• Assurer la maintenance future du Code de Assurer la maintenance future du Code de ConduiteConduite

– Une coopération entre Associations, Fédérations et Une coopération entre Associations, Fédérations et entre pays pour l ’harmonisation des mesures entre pays pour l ’harmonisation des mesures d ’exécution communautairesd ’exécution communautaires

C’est pourquoi cet avant-projet de Code de Conduite demande une C’est pourquoi cet avant-projet de Code de Conduite demande une harmonisation pour tous les pays de l’UE.harmonisation pour tous les pays de l’UE.


• La transgression du Code de Conduite La transgression du Code de Conduite Tout dommage du fait d ’un traitement illicite appelle réparation du préjudice subi par le Tout dommage du fait d ’un traitement illicite appelle réparation du préjudice subi par le généalogiste responsable des traitements, sauf si le dommage ne lui est pas imputable généalogiste responsable des traitements, sauf si le dommage ne lui est pas imputable [Directive art.23][Directive art.23]

– Recours administratif devant l’Autorité Recours administratif devant l’Autorité nationalenationale

– Recours devant l’Association généalogiqueRecours devant l’Association généalogique• Rôle des associationsRôle des associations

– Enquête et médiation avec la personne lésée pour Enquête et médiation avec la personne lésée pour prévoir une réparation du préjudiceprévoir une réparation du préjudice

– Application de sanctionsApplication de sanctions– Suppression des causes de transgression contrôlée Suppression des causes de transgression contrôlée

par un examinateurpar un examinateur– Aide aux personnes lésées pour présenter leurs Aide aux personnes lésées pour présenter leurs

recours administratifs devant l ’Autorité nationalerecours administratifs devant l ’Autorité nationale• Notifier les transgressions aux AutoritésNotifier les transgressions aux Autorités

– Les associations notifient les transgressions ayant Les associations notifient les transgressions ayant porté préjudiceporté préjudice

– Une coopération entre Associations, Fédérations et Une coopération entre Associations, Fédérations et entre pays pour harmoniser les sanctions et mesures entre pays pour harmoniser les sanctions et mesures d ’exécution communautairesd ’exécution communautaires

Proposer quelques Proposer quelques aménagements de la aménagements de la législation pour l’Europelégislation pour l’Europe

Une harmonisation du Code de Une harmonisation du Code de Conduite sur Conduite sur un grand nombre de pointsun grand nombre de points est est nécessairenécessaire

Des divergences d’harmonisation entre les États membresDes divergences d’harmonisation entre les États membressont toujours possibles. Les travaux d’harmonisationsont toujours possibles. Les travaux d’harmonisationdoivent être entrepris au niveau européen.doivent être entrepris au niveau européen.

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