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MADAGASCAR

TERMES DE RÉFÉRENCES

Vérification des dépenses du Programme « Appui d’Urgence à l’Education Nationale Malgache »

financé par l’Union européenne et mis en œuvre par l’Unicef Madagascar en collaboration avec le

PAM Madagascar

Date: 5 mai 2023

UNICEF Madagascar | P a g e 1

Table des matières

1. CONTEXTE DU PROGRAMME...............................................................................................................4

2. CONTEXTE DE LA MISSION..................................................................................................................5

3. OBJECTIF DE LA VÉRIFICATION..........................................................................................................6

4. PORTÉE DE LA VÉRIFICATION.............................................................................................................6

5. MÉTHODOLOGIE DE LA VÉRIFICATION..............................................................................................6

5.1 PLANIFICATION, EXÉCUTION, DOCUMENTATION ET ÉLÉMENTS PROBANTS ET ÉTABLISSEMENT DU RAPPORT..............................................................................................................................................6

5.2 DÉBUT DE LA VÉRIFICATION.............................................................................................................7

5.3 ÉTABLISSEMENT DU RAPPORT.........................................................................................................7

6. OBLIGATIONS DE L’AUDITEUR............................................................................................................7

6.1 PRINCIPES GÉNÉRAUX.....................................................................................................................7

6.2 QUALIFICATIONS, EXPÉRIENCE ET COMPOSITION DE L’ÉQUIPE...........................................................7

6.3 NORMES ET ORIENTATIONS.............................................................................................................9

7. MOYENS À METTRE À LA DISPOSITION DE L’AUDITEUR.................................................................9

8. DURÉE DE LA VÉRIFICATION...............................................................................................................9

9. ÉTABLISSEMENT DU RAPPORT...........................................................................................................9

10. BUDGET ET RÉMUNÉRATION..........................................................................................................11

11. CONDITIONS DE TRAVAIL................................................................................................................11

12. GRILLE D’ÉVALUATION.........................................................................................................................11

ANNEXE I : BUDGET DU PROGRAMME« APPUI D’URGENCE À L’EDUCATION NATIONALE MALGACHE »................................................................................................................................................ 13

ANNEXE IIA LISTE DES PROCÉDURES SPÉCIFIQUES À EXÉCUTER............................................15

1. PROCÉDURES GÉNÉRALES............................................................................................................................15

1.1 CONDITIONS DU CONTRAT DE SUBVENTION 15

1.2 RAPPORT FINANCIER RELATIF AU CONTRAT DE SUBVENTION 15

1.3 RÈGLES DE COMPTABILITÉ ET DE TENUE DES REGISTRES 15

1.4 COMPARAISON ENTRE LE RAPPORT FINANCIER ET LE SYSTÈME ET LES DOCUMENTS COMPTABLES DES GESTIONNAIRES 16

1.5 TAUX DE CHANGE 16

2. PROCÉDURES DE VÉRIFICATION DE LA CONFORMITÉ DES DÉPENSES AVEC LE BUDGET ET CONTRÔLE ANALYTIQUE..................................................................................................................................................... 16

2.1 BUDGET DU CONTRAT DE SUBVENTION 16

2.2 MODIFICATION DU BUDGET DU CONTRAT DE SUBVENTION 16

3. PROCÉDURES DE VÉRIFICATION DES DÉPENSES SÉLECTIONNÉES....................................................................16

3.1 ÉLIGIBILITÉ DES COÛTS 16

4. COÛTS ÉLIGIBLES DIRECTS (ARTICLE 14.2)....................................................................................................18

5. PROVISION POUR IMPRÉVUS (ARTICLE 14.6)..................................................................................................18

6. COÛTS INDIRECTS (ARTICLE 14.7).................................................................................................................18


7. COÛTS NON ÉLIGIBLES (ARTICLE 14.3)..........................................................................................................19

8. RECETTES DE L’ACTION................................................................................................................................19

ANNEXE IIB LIGNES DIRECTRICES RELATIVES AUX PROCÉDURES SPÉCIFIQUES À EXÉCUTER ...........................................................................................................................................20

1. INFORMATIONS DE VÉRIFICATION...................................................................................................................20

2. ACQUISITION D’UNE CONNAISSANCE SUFFISANTE DES CONDITIONS DU CONTRAT DE SUBVENTION (ANNEXE IIA – PROCÉDURE 1.1)............................................................................................................................................21

3. SÉLECTION DES DÉPENSES À VÉRIFIER (ANNEXE IIA - PROCÉDURES 4.1 À 4.6)............................................21

4. COUVERTURE DE LA VÉRIFICATION DES DÉPENSES (ANNEXE IIA - PROCÉDURES 4.1 À 4.6)..........................21

5. PROCÉDURES DE VÉRIFICATION DES DÉPENSES SÉLECTIONNÉES (ANNEXE IIA - PROCÉDURES 4.1 À 4.6).......22

ANNEXE III : LIGNES DIRECTRICES SUR LE RAPPORT DE VÉRIFICATION DES DÉPENSES.............25

1. CONSTATATIONS DE VÉRIFICATION DES DÉPENSES.........................................................................................25

1.1. DÉFINITION DES CONSTATATIONS FINANCIÈRES 25

1.2. FRAUDES ET IRRÉGULARITÉS 26

2. RECOMMANDATIONS D’AUDIT........................................................................................................................26

3. COMMENTAIRES DE L’UNICEF......................................................................................................................27

4. COMMENTAIRES DÉTAILLÉS DE L’AUDITEUR...................................................................................................27

5. PROCÉDURE DE CONSULTATION ET DE SOUMISSION DU PROJET DE RAPPORT ET DU RAPPORT FINAL...............27

ANNEXE IV : NIVEAUX DE PRIORITÉ DES RECOMMANDATIONS ET DEGRÉ DE GRAVITÉ DU RISQUE.......................................................................................................................................................... 28

ANNEXE V : MODÈLE DE PRÉSENTATION DES CONSTATATIONS D’AUDIT........................................29


1. Contexte du Programme

Le Plan Éducation Pour Tous (EPT) a été élaboré dans le cadre du Plan d’action du "Madagascar Action Plan" (MAP) et couvrait la période 2007-2011. A cause de la crise politique de 2009, un nouveau Plan n'a pas été élaboré et la préparation d'un plan intérimaire d’éducation a pris un certain retard et il a été seulement terminé en février 2013. Or, les aides du "Fast Track Initiative for education" (FTI), qui devaient contribuer au fonctionnement du système scolaire primaire national à la hauteur de 22 000 000 US$ étaient strictement conditionnées sur l’existence d’un Plan Education Pour Tous (EPT) en vigueur. Un gap de financement équivalent à cette somme s’est donc créé dans le secteur de l’éducation à Madagascar entre la fin du financement FTI, soit le 31 décembre 2012, et le renouvellement de ces fonds prévu pendant l’été 2013 et ce, selon la date de finalisation du nouveau plan.

Ce vide financier a créé un danger majeur au niveau du fonctionnement fondamental du système scolaire malgache. Les coupures de postes budgétaires, la disparition du budget d'investissement et l'arrivée tardive des budgets de fonctionnement au bénéfice des structures périphériques/déconcentrées/décentralisées ont eu pour conséquence une régression du secteur, en particulier pour les populations les plus vulnérables. Pour cette catégorie de population, il était difficile, voire impossible, d’assumer le coût des charges de ces services pour compenser le désengagement de l'Etat (frais d’inscription à l’école, kit scolaire, financement des instituteurs FRAM, des caisses écoles, etc.). En second lieu, ils ont subi la baisse de la qualité des services, parfois même la disparition pure et simple de ces services.

Depuis le début de la crise, la communauté internationale a investi des moyens importants pour enrayer ces tendances négatives et pour soutenir la vision d’une Education pour Tous pendant cette période turbulente. Malgré cet appui considérable, le système est resté fragile et a éprouvé du mal à atteindre les objectifs du plan EPT.

En 2013, la disparition de plus d’un tiers du budget alloué aux appuis basiques de l’éducation primaire a profondément déstabilisé un système qui cherchait à retrouver ses bases.

Dès l’annonce de l’important gap financier du Fast Track Initiative for Education (FTI) à venir en 2013, les principaux bailleurs du secteur éducation et le Ministère de l'Education Nationale ont initié des discussions en groupe de travail pour développer une stratégie de mitigation.

Le programme s’est inscrit donc entièrement dans la logique de la réponse coordonnée au gap "Fast Track Initiative" décrite ci-dessus et permettra de compléter les engagements des autres bailleurs pour répondre aux besoins critiques du secteur, selon des critères définis par consensus.

Objectifs

L'objectif global du Programme était de contribuer à maintenir fonctionnel le système d’éducation primaire à Madagascar pendant l’année 2013.

L'objectif spécifique du Programme était de combler des lacunes de financement créées par le retrait du FTI ("Fast Track Initiative for Education") et de maintenir l'accès à l'éducation en évitant que le déficit ne se répercute sur les revenus des ménages les plus vulnérables.

Le Programme a été mis en œuvre en gestion conjointe via la signature d'une Convention de Contribution entre l’UNICEF et l’UE sur la base de l'Article 29 du Règlement (CE) No 215/2008 sur le règlement financier applicable au 10e FED.


Budget et calendrier

Le coût total du Programme est estimé à 15 000 000 EUR, imputés au Programme Indicatif National de Madagascar dans le cadre de l'Accord de partenariat de Cotonou révisé.

Le budget du Programme est détaillé dans l'Annexe I.

La période de mise en œuvre du Programme a été fixée 12 mois puis amendée à 21 mois à partir de la date de la signature de la convention de contribution (avril 2013) jusqu’à décembre 2014.

Les termes de référence contenus dans ce document ont été établis en vue de guider le bureau de l’UNICEF, l’UE et les auditeurs en matière d’objectifs, de champ d’application, de calendrier et de produits livrables concernant la mission de vérification à exécuter.

2. Contexte de la mission

Le présent document décrit les termes de référence («TDR») sur lesquels se base l'UNICEF pour confier à un auditeur la réalisation d'une vérification des dépenses et l'établissement d'un rapport sur Programme concernant l’Appui d’Urgence à l’Education Nationale Malgache (le "Programme") décrit ci-dessous.

Les présents TDR seront annexés au bon de commande/contrat utilisé par l'UNICEF.

Dans ces TDR et ses annexes, qui en font partie intégrante, il faut entendre par:

«Vérification des dépenses» ou «mission»: se réfère à cette mission de vérification des dépenses basée sur le principe de procédures convenues ("agreed upon procedures engagement");

« UNICEF » : le Fond des Nations Unies pour l'Enfance

« PAM » Programme Alimentaire Mondial

« UE » : l’Union Européenne

« Gestionnaire(s) » : l’UNICEF en tant que premier responsable de la gestion de ce Programme et le PAM qui s’est chargé d’une partie Programme

« FED » : Fonds Européen de Développement

« DREN » : Direction Régionale de l'Education Nationale

«Auditeur»: le cabinet d’audit engagé par contrat pour réaliser cette vérification et présenter un rapport à l'UNICEF. Le «auditeur» désigne plus spécifiquement l'associé ou la personne du cabinet d’audit qui assume la responsabilité de la mission de vérification et de l'établissement du rapport émis au nom du cabinet et qui dispose de l’autorité nécessaire conférée par un organisme professionnel, juridique ou réglementaire.

Cette vérification des dépenses sera réalisée sur la base de la section 4.2 de l’Annexe I de la Convention de Contribution entre l’UNICEF et l’UE.

La vérification des dépenses sera réalisée dans les locaux de l’UNICEF et du PAM avec des visites probables à certaines DREN dans réparties dans les 22 régions selon la description détaillée dans le tableau suivant :


Activité Région DistrictPaiement des Enseignants non fonctionnaires (ENF ou FRAMS)

Analamanga, Itasy, Vakinankaratra, Atsinanana, Diana, Melaky, Betsiboka, Boeny, Bongolava et Ihorombe.

Tous

Achat et distribution des kits

Toutes les 22 regions Tous

Cantines Scolaires Atsimo Andrefana, Androy, Anosy,

Atsimo Andrefana : Betioky, Sakara, Tulear II, AmpanihyAndroy: Ambovombe, Bekily, Beloha, TshiombeAnosy: Amboasary, For Dauphin

L’Annexe I aux présents TDR, contient les informations relatives au budget du Programme.

3. Objectif de la vérification

Cette vérification des dépenses porte sur l’exécution de certaines procédures convenues en ce qui concerne les dépenses relatives au Programme.

Cette vérification doit permettre à l’auditeur d’appliquer les procédures spécifiques énumérées à l’Annexe IIA des présents TdR et de soumettre à l'UNICEF un rapport d’observations factuelles en ce qui concerne les procédures spécifiques de vérification mises en œuvre. La vérification signifie que l'auditeur examine les informations factuelles dans les rapports financiers du Programme et la compare aux modalités et aux conditions du Programme.

Cette vérification ne contenant aucun engagement d’assurance, l’auditeur ne fournit aucun avis d’audit et aucune assurance. L’UNICEF évalue les observations factuelles communiquées par l’auditeur et en tire ses propres conclusions.

Cette vérification des dépenses porte sur l’exécution de certaines procédures convenues en ce qui concerne les dépenses relatives au Programme.

4. Portée de la vérification

La présente mission de vérification portera sur toutes les dépenses effectuées par l’UNICEF et par le PAM pour les activités de mise en œuvre du Programme.

Pour répondre aux attentes de la direction et des différents organismes de supervision, l’UNICEF exige une couverture effective par les travaux de vérification les audits d’au moins 65% des dépenses effectuées par les gestionnaires (voir l’Annexe IIB).

5. Méthodologie de la vérification

5.1 Planification, exécution, documentation et éléments probants et établissement du rapport

L'auditeur planifie le travail de sorte qu'une vérification efficace de dépenses puisse être effectuée. L'auditeur exécute les procédures énumérées à l'Annexe IIA de ces TDR ("Liste des


procédures spécifiques à exécuter") et applique les directives à l'Annexe IIB ("Lignes directrices relatives aux procédures spécifiques à exécuter").

Les preuves à utiliser pour exécuter les procédures décrites à l'Annexe IIB sont toutes les informations financières et non financières qui permettent d'examiner les dépenses déclarées pour le Programme. L'auditeur utilise les preuves obtenues à partir de ces procédures comme base pour le rapport des résultats factuels.

L'auditeur documente les constatations qui sont importantes en fournissant des preuves pour appuyer le rapport des résultats factuels et des preuves que les travaux ont été effectués conformément aux dispositions du document ISRS 4400 et ces TDR.

5.2 Début de la vérification

L'UNICEF exige que la vérification commence dès que possible mais au plus tard dans les 15 jours calendaires après la signature du bon de commande/contrat par l'UNICEF.

5.3 Établissement du rapport

Prière se référer à la section 9.

6. Obligations de l’auditeur

6.1 Principes généraux

En acceptant les présents TDR, l’auditeur confirme qu'il remplit au moins une des conditions suivantes:

L’auditeur et/ou le cabinet est membre d'un institut national de comptabilité / audit, qui est, lui-même, membre de l'International Federation of Accountants (IFAC).

L’auditeur et/ou le cabinet est membre d'un institut national de comptabilité / audit. Bien que cette organisation ne soit pas membre de l'International Federation of Accountants (IFAC), l’auditeur s’engage à réaliser cette mission conformément aux normes de l'IFAC et à la déontologie exposée dans les présents TDR.

L’auditeur et/ou le cabinet est inscrit comme auditeur légal des comptes au registre d'un organisme de supervision publique d'un pays tiers et ce registre applique les principes de supervision publique exposés dans la législation du pays concerné (ceci s'applique aux auditeurs et aux cabinets d'audit basés dans un pays tiers).

6.2 Qualifications, expérience et composition de l’équipe

Qualifications et expérience

L’auditeur s’entourera d’une équipe adaptée et dotée des qualifications professionnelles appropriées et d’une expérience conforme aux normes de l’IFAC, en particulier aux normes internationales d’audit, ainsi que d’une expérience dans l'audit des comptes de sociétés comparables en taille et en complexité au Programme objet de la mission de vérification.


Composition de l’équipe

L’équipe des auditeurs nécessaire pour cette mission sera composée d’experts nationaux et internationaux avec un Chef de Mission International. Elle comptera un auditeur de catégorie 1, assumant la responsabilité finale de la mission. L’équipe de vérification devra présenter une combinaison appropriée d’auditeurs des catégories 2 à 4 disposant des qualifications et de l’expérience exposées ci-dessous. Il incombe à l’auditeur de proposer et d’employer une équipe qui se compose de la combinaison d’auditeurs appropriée pour cette mission.

L'UNICEF distingue 4 catégories d’auditeurs.

Catégorie 1 – Associé

Un associé est un expert hautement qualifié, possédant les diplômes universitaires ou les qualifications professionnelles appropriés et assumant ou ayant assumé des fonctions d'encadrement et de direction en matière d'audit statutaire. Il/elle doit être membre d’une organisation nationale de comptabilité / d'audit et doit justifier d'un minimum de 12 années d’expérience professionnelle en qualité d’auditeur ou comptable professionnel dans le domaine de l’audit statutaire. Sa connaissance de Madagascar sera également prise en considération.

L’associé, ou toute autre personne assumant une fonction similaire à celle d’un associé, est la personne du cabinet d’audit qui est responsable de l’audit et de sa réalisation, ainsi que du rapport établi au nom du cabinet. Il/elle jouit de l’autorité nécessaire conférée par un organisme professionnel, juridique ou réglementaire et est autorisé à certifier les comptes en vertu de la législation du pays dans lequel le cabinet d’audit est enregistré.

Catégorie 2 – Directeur de mission (Audit Manager)

Un directeur de mission est un expert qualifié possédant les diplômes universitaires ou les qualifications professionnelles appropriées. Il/elle doit justifier d'un minimum de 6 années d’expérience en qualité d’auditeur ou comptable professionnel dans le domaine de l’audit statutaire et avoir une expérience de l'encadrement ou de la conduite d’une équipe d’audit.

Catégorie 3 – Auditeur confirmé

Un auditeur confirmé est un expert qualifié possédant les diplômes universitaires ou les qualifications professionnelles appropriées. Il doit justifier d'un minimum de 4 années d’expérience professionnelle dans le domaine de l’audit statutaire.

Catégorie 4 – Auditeur Assistant

Un auditeur assistant est un cadre technico-administratif ayant au moins 3 ans d’ancienneté auprès d'un cabinet d’audit ou un expert qualifié possédant les diplômes universitaires ou les qualifications professionnelles appropriés et moins de 3 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’audit statutaire.

Curriculums vitæ («C.V.»)


L’auditeur fournira à l'UNICEF le C.V. de l’associé ou de toute autre personne du cabinet d'audit qui est responsable de l’audit et de la signature du rapport, accompagné des C.V. des directeurs de mission, des superviseurs et des auditeurs désignés pour faire partie de l’équipe. Les C.V. contiendront des informations utiles relatives aux types d’audits réalisés par les membres de l’équipe, attestant de leurs aptitudes et de leur capacité à entreprendre la mission de vérification, ainsi que des informations détaillées concernant toute expérience particulière digne d'intérêt.

L'UNICEF examinera les C.V. avant de signer le bon de commande/contrat de la mission et les rejettera si elle estime qu’ils ne sont pas conformes aux exigences de la mission.

6.3 Normes et orientations

L’auditeur procédera à cette vérification des dépenses dans le respect des présents TDR et en conformité avec:

- dans le respect de la norme International Standard on Related Services («ISRS») 4400 Engagements to perform Agreed-upon Procedures regarding Financial Information [Missions d’exécution de procédures convenues en matière d’information financière], éditée par l’IFAC;

- en conformité avec le Code of Ethics for Professional Accountants [code d’éthique pour comptables professionnels], publié par l’IFAC. Bien que l’ISRS 4400 ne prévoie pas l’indépendance comme critère pour les missions convenues, l’UNICEF exige que l’auditeur soit indépendant du bénéficiaire et se conforme aux exigences d’indépendance du code d’éthique pour comptables professionnels.

Impartialité de l’auditeur

L’auditeur doit présenter une parfaite impartialité dans l’exécution de sa mission en vue de produire des résultats satisfaisants pour tirer les leçons qui s’imposent.

Compétence de l’auditeur et de son équipe

L’auditeur devra mettre en évidence son expérience en matière d’audit comptable, financier et programmatique des projets similaires. Sa connaissance des dispositions administratives et réglementaires ISA ou INTOSAI ou de Madagascar et la compétence de l’Equipe qui sera affectée à la mission de vérification devra être ressortie.

7. Moyens à mettre à la disposition de l’auditeur

Pour l’exécution de sa mission, l’auditeur aura accès à tous les dossiers ainsi que les différents accords de financement, les documents du Programmes. Il pourra consulter ou s’entretenir avec les responsables et détenteurs d’états financiers et d’inventaire comptables et extracomptables du Programme.

Les personnels attachés à la gestion du Programme et à la tenue des comptes seront à sa disposition durant sa mission. Les contrats justificatifs de règlement et autres dossiers nécessaires à la mission pourront être consultés par l’auditeur durant les heures d’ouverture des bureaux.

8. Durée de la vérification

La durée des travaux sur terrain de la mission est estimée à trois semaines (21 jours calendaires). L’Auditeur devra présenter les rapports provisoires à l’UNICEF au plus tard 3 semaines (21 jours calendaires) à compter de la date de la réunion de clôture. L’UNICEF donnera ses commentaires dans les 3 semaines qui suivent afin de produire le rapport final deux semaines après la réception


des commentaires de l’UNICEF. La section 5 de l’Annexe III détaille la chronologie de soumission des rapports.

9. Établissement du rapport

Exigences relatives au rapport

L’auditeur doit rendre compte des résultats de la mission de vérification des dépenses conformément aux normes ISA en matière de rapport, aux pratiques de son cabinet d’audit et aux exigences fixées dans les présents TDR.

Le rapport de vérification doit être objectif, clair, concis, établi en temps utile et constructif. Il doit contenir un résumé des constatations, une description du contexte de la mission, les constatations et les recommandations de l’auditeur et des éléments spécifiques, le cas échéant.

Le rapport de vérification des dépenses devrait décrire l’objectif, les procédures convenues et les observations factuelles du mandat d’une manière suffisamment détaillée pour permettre aux parties prenantes de comprendre la nature et la portée des procédures exécutées par l’auditeur et des observations factuelles communiquées par l’auditeur.

Le modèle de rapport de vérification des dépenses sera discuté lors de la réunion d’ouverture.

Constatations de l'auditeur

Les constatations de l'auditeur doivent être communiquées conformément aux principes et critères de classification visés aux Annexes III, IV et V. Le rapport de l’auditeur doit présenter toutes les constatations financières effectuées au cours de la mission de la vérification des dépenses, qu'elles aient une incidence significative ou non.

Format et contenu du rapport

L’auditeur doit inclure, dans le rapport de la vérification des dépenses, toutes les informations jugées nécessaires pour répondre aux présents TDR. Les rapports d’audit doivent être transmis à l’UNICEF sur support papier et par voie électronique, au format MS Word.

Langue

Le rapport doit être rédigé dans la langue française.

Procédure de consultation et présentation du projet de rapport

L’auditeur soumet un projet de rapport à l’UNICEF (c’est-à-dire à l’attention du Chef de la section Education) en version électronique dans les 21 jours calendaires à compter de la date de la réunion de clôture.

La mention «projet» doit figurer clairement sur le rapport.

Dans les 21 jours à compter de la réception du projet de rapport, l’UNICEF présente ses observations à l’auditeur.

L’UNICEF peut exiger de l’auditeur qu’il exécute des travaux supplémentaires de vérification, auquel cas un nouveau délai doit être fixé, au cas par cas, pour la présentation du rapport.

S'il le juge nécessaire ou approprié, l’auditeur peut organiser une réunion avec l’UNICEF afin d'examiner le projet de rapport et les observations formulées à son sujet.


Procédure de consultation et présentation du rapport final

Si aucun travail supplémentaire sur le terrain n'est nécessaire, l’auditeur présente un rapport pré-final à l’UNICEF (c’est-à-dire à l’attention du Chef de la section Education) dans les 7 jours à compter de la réception des observations formulées par l’UNICEF sur le projet de rapport. La mention «pré-final» doit figurer clairement sur la première page du rapport pré-final. L’UNICEF indique par écrit à l’auditeur si elle accepte ce rapport dans les 7 jours à compter de sa réception.

L’auditeur transmet ensuite à l’UNICEF cinq versions originales sur papier (quatre versions reliées et une version non reliée) ainsi qu'une version électronique du rapport final. La mention «final» doit figurer clairement sur toutes les versions.

10.Budget et Rémunération

La prise en charge de ce travail sera effectuée sur le financement SC/2013/0226, conformément au Plan de Travail Annuel de la Section Education.

Le rythme de paiement des honoraires est établi comme suit :

50% après présentation du rapport préliminaire ; et 50% après la validation du rapport final.

Le cabinet devra apporter toutes les améliorations jugées utiles jusqu’à ce que les résultats soient considérés comme satisfaisants même si la durée du contrat est terminée.

11.Conditions de Travail

L’équipe travaillera sur place pendant environ 3 semaines. En fonction des besoins, l’espace de travail sera assuré à l’équipe. Le matériel informatique et la couverture d’assurance maladie et vie seront pris en charge par le cabinet.

Pour l’exécution de sa mission, l’auditeur aura accès à tous les dossiers légaux ou réglementaires des structures ayant en charge le Programme à vérifier, ainsi que les différents accords de financement et les documents nécessaires. Il pourra consulter ou s’entretenir avec les détenteurs d’états financiers et d’inventaire comptables et extracomptables.

Les personnels attachés à la tenue des comptes seront à sa disposition durant sa mission. Les contrats justificatifs de règlement et autres dossiers nécessaires à la mission pourront être consultés par l’auditeur durant les heures d’ouverture des bureaux.

12. Grille d’évaluation

CRITERES ET SOUS CRITERES MaximumPrésentation du cabinet et description de son expérience 30Profil du soumissionnaire

L’auditeur et/ou le cabinet est membre d'un institut national de comptabilité / audit, qui est, lui-même, membre de l'International Federation of Accountants (IFAC).

L’auditeur et/ou le cabinet est membre d'un institut national de comptabilité / audit. Bien que cette organisation ne soit pas membre de l'International Federation of Accountants (IFAC), l’auditeur s’engage à réaliser cette mission conformément aux normes de l'IFAC et à la déontologie exposée dans les

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CRITERES ET SOUS CRITERES Maximumprésents TDR.

L’auditeur et/ou le cabinet est inscrit comme auditeur légal des comptes au registre d'un organisme de supervision publique d'un pays tiers et ce registre applique les principes de supervision publique exposés dans la législation du pays concerné (ceci s'applique aux auditeurs et aux cabinets d'audit basés dans un pays tiers).

Expérience générale du cabinet en rapport avec la mission : preuves de la capacité organisationnelle et de l’expérience nécessaires à l’exécution de missions de vérification ou d’audit statutaire ou de projets

8

Expérience spécifique du cabinet en rapport avec la mission : preuves de la capacité organisationnelle et de l’expérience nécessaires à l’exécution de projets de même nature, y compris la nature et la valeur des contrats associés. Ces preuves incluront l’expérience avérée dans l’exécution d’au moins 5 projets similaires en nature et en complexité au cours des cinq dernières années pour une Agence des Nations Unies ou pour l’Union Européenne (Références du cabinet (> 5 attestations de bonne exécution : 5 points)

15

Pertinence de la méthodologie proposée 25Adéquation de la méthodologie avec les TDR concernant la compréhension de la mission et le respect des exigences 5

Démarche technique et méthodologie 8Organisation du projet, composition de l’équipe et répartition des tâches 8Chronogramme de réalisation de la mission et délai de livraison 4

Qualifications et expérience du personnel clé prévu pour la consultation 45Expert Chef de mission 15

Qualifications et compétences 4Expérience générale et spécifique 11

Expert Senior 1 12Qualifications et compétences 4Expérience générale et spécifique 8

Expert Senior 2 12Qualifications et compétences 4Expérience générale et spécifique 8

Expert Assistant 6Qualifications et compétences 2Expérience générale et spécifique 4

TOTAL NOTE TECHNIQUE 100


Annexe I : Budget du Programme« Appui d’Urgence à l’Education Nationale Malgache »

Rubrique Montant € UNICEF 1. INDEMNITES MAITRES FRAM 3,479,173 Indemnités maîtres FRAM dans 12 régions 3,402,614

Frais de gestion et versement dans 12 régions 76,559

2. KITS SCOLAIRES 3,854,155 Achat des Kit scolaires 3,210,024

Fret international (packing, shipping et stockage) 510,202

Frais de distributions vers les CISCOs 133,928

3. SUIVI et GESTION 1,435,075 Suivi et Gestion Régional 1,138,567 Salaires ATRs 501,120

Mobilier et fournitures bureau (ATRs et DRENs) 58,568

Frais mission suivi ATR et DREN 578,879

Achat de 6 vehicules et cartes gasoil 259,917

Fuel (ATR + DREN) 38,085

per diem (ATR + DREN) 140,439

per diem chauffeurs 140,439

Suivi et Gestion Central (Antananarivo) 296,507 Spécialiste finances (expat) 183,708

Frais de missions staff Tana 16,490

Communication et visibilité 96,309

Evaluation et Audit 100,000 Sous/total: Frais programmables de l'UNICEF 8,868,402 PAM 1. ACHAT, ENTREPOSAGE et TRANSPORT DES VIVRES 3,624,552 Vivres (8,269 tonnes métriques) 2,479,781

Transport international 479,122

Entreposage, manutention et transport vers les écoles 665,650

2. ACHATS et TRANSPORT ARTICLES NON-ALIMENTAIRES 159,957Ustensiles de cuisine et duplication des outils de gestion et suivi cantines 80,404

Foyers améliorés 79,553

3. SUIVI et GESTION 435,821 Suivi dans les districts 319,268Chef de sous-bureau (international) 32,886

Chef de sous-bureau 10,962

Programme Assistant Cantines Scolaires (expansion) 8,848


Rubrique Montant €Programme Officer 8,926

Programme Assistants Opérations 4,385

Conseillers Animateurs 72,232

Conseillers Animateurs (zone expansion) 25,682

Administrative Assistants / sous-bureaux 9,083

Chauffeurs 17,226

Fournitures 13,154

Equipement IT et communications 15,660

Motos conseillers animateurs 18,792Frais liees aux missions des conseillers-animateurs (perdiem +carburant motos) 70,470

Entretien des véhicules et carburant 10,962

Suivi au bureau pays 116,553Programme Officer Cantines Scolaire 17,324

Programme Assistant Cantines Scolaires 9,004

VAM Vulnerability-Assessment-Mapping) M&E Officer 14,955

M&E Assistant 6,851

Senior Administrative Assistant 10,022

Staff Assistant 1,879

Public Information Assistant 6,577

Finance Assistant 19,637

Supervision mission 30,303

IT et communications 12,685

Sous total Frais programmables de PAM 4,220,330 Sous total Frais programmables UNICEF et PAM 13,088,733 Coût Administratifs PAM 295,423

Frais Imprévisibles 155,991

Cout total PAM 4,671,744 Coût Administratifs UNICEF 981,000

TOTAL Programmable et Administratif UNICEF/PAM 14,521,146 Imprévus restant 478,854

TOTAL 15,000,000


Annexe IIA Liste des procédures spécifiques à exécuter

1. Procédures générales

1.1 Conditions du contrat de subvention

L'auditeur:

acquiert une connaissance suffisante des conditions du contrat de subvention en procédant à un examen attentif de celui-ci et de ses annexes, ainsi que d’autres informations utiles, et en interrogeant les gestionnaires du Programme;

veille à obtenir une copie du contrat original signé de subvention et de ses annexes;

se fait remettre et étudie le rapport (qui comporte une section narrative et une section financière), conformément à l’article 2.1 des conditions générales;

vérifie les parties prenantes du contrat de subvention (gestionnaires, bénéficiaires, …) (voir partie introductive du contrat de subvention);

vérifie si les gestionnaires ont une ou des entités affiliées; et

Remarque: les deux dernières procédures ont pour objectif que l’auditeur comprenne les responsabilités des gestionnaires et des bénéficiaires en matière d'établissement de rapport et d'accès au personnel et aux documents.

1.2 Rapport financier relatif au contrat de subvention

L’auditeur vérifie que le rapport financier remplit les conditions suivantes qui figurent à l’article 2 des conditions générales du contrat de subvention:

le rapport financier doit être conforme au modèle figurant à l’annexe VI du contrat de subvention;

le rapport financier doit couvrir la totalité des coûts éligibles du Programme, indépendamment de la part gérée par UNICEF et la part gérée par le PAM;

le rapport financier doit être établi dans la langue du contrat de subvention; et

la preuve des transferts de propriété du matériel, des véhicules et des fournitures aux bénéficiaires finaux.

1.3 Règles de comptabilité et de tenue des registres

L’auditeur vérifie – lors de l’exécution des procédures énumérées dans la présente annexe – que les gestionnaires ont respecté les règles de comptabilité et de tenue des registres prévues à l’article 16 des conditions générales du contrat de subvention;

les comptes tenus par les gestionnaires pour la mise en œuvre du Programme doivent être précis et actualisés;

les gestionnaires doivent disposer d’un système de comptabilité à double entrée; et

les comptes et dépenses relatives au Programme doivent être aisément identifiables et vérifiables.


1.4 Comparaison entre le rapport financier et le système et les documents comptables des gestionnaires

L’auditeur compare les informations contenues dans le rapport financier avec le système et les documents comptables des gestionnaires (par exemple, balance générale des comptes, comptes du grand livre, journaux auxiliaires, etc.).

1.5 Taux de change

L’auditeur vérifie que les dépenses encourues dans une monnaie autre que l’euro ont été converties au taux de change applicable en vertu des articles 2.7 et 17.3 des conditions générales.

2. Procédures de vérification de la conformité des dépenses avec le budget et contrôle analytique

2.1 Budget du contrat de subvention

L’auditeur exécute un contrôle analytique des rubriques de dépenses du rapport financier.

Il vérifie que le budget mentionné dans le rapport financier correspond à celui du contrat de subvention (authenticité et autorisation du budget initial) et que les dépenses encourues étaient prévues dans le budget du contrat de subvention.

2.2 Modification du budget du contrat de subvention

L’auditeur vérifie si des modifications ont été apportées au budget du contrat de subvention. Si tel est le cas, l’auditeur vérifie que le gestionnaire (l’UNICEF) :

a demandé une modification du budget et obtenu un avenant au contrat de subvention, lorsque cet avenant était nécessaire (article 9 des conditions générales); et

a informé l'UE de la modification lorsque celle-ci relevait de l’article 9.2 des conditions générales et qu’un avenant au contrat de subvention n’était pas nécessaire.

3. Procédures de vérification des dépenses sélectionnées

3.1 Éligibilité des coûts

L’auditeur vérifie, pour chaque poste de dépenses sélectionné, les critères d’éligibilité exposés ci-dessous.

3.1.1 Coûts réels encourus (article 14.1 et 14.2)

L’auditeur vérifie que les dépenses réelles relatives à un élément sélectionné ont été encourues par les gestionnaires ou son/ses entités affiliées. L’auditeur doit tenir compte des conditions détaillées en matière de coûts réels telles qu'exposées à l'article 14.1 et 14.2. À cette fin, l’auditeur examine les justificatifs (par exemple, factures, contrats) et la preuve de paiement. L’auditeur examine également les justificatifs des travaux effectués, des biens reçus ou des services fournis et il vérifie l’existence d’actifs, le cas échéant.

3.1.2 Coûts rapportés (articles 14.3 à 14.5)

Lorsque des options de coûts simplifiés s’appliquent (voir procédure générale 1.6), l’auditeur vérifie:


quel(s) montant(s) ou taux de pourcentage ont été contractuellement prévus [annexe III (budget du Programme) du contrat de subvention];

quelles informations quantitatives et/ou qualitatives ont servi à déterminer et à justifier les coûts déclarés (par exemple nombre d’effectifs, nombre d’articles achetés, type de coût et d’activité financé par un montant forfaitaire);

si les montants maximums pour chaque bénéficiaire ne sont pas dépassés (y compris si les options de coûts simplifiés de son/ses entité(s) affiliée(s) s’appliquent) conformément aux conditions fixées dans le contrat;

la plausibilité (c’est-à-dire la nécessité, le caractère raisonnable, la réalité) des informations quantitatives et qualitatives relatives aux coûts déclarés;

que les coûts couverts par les dépenses figurant dans le rapport financier s’inscrivent dans le cadre du Programme; et

que les coûts totaux déclarés dans le rapport financier ont été correctement déterminés.

3.1.3 Séparation des exercices - Période de mise en œuvre (article 14.1)

L’auditeur vérifie que les dépenses relatives à un poste sélectionné ont été encourues durant la période de mise en œuvre du Programme. Une exception est prévue pour les coûts liés aux rapports finaux, y compris les rapports de vérification des dépenses, d'audit et d'évaluation finale du Programme, et susceptibles d'être encourus après la période de mise en oeuvre du Programme.

3.1.4 Budget (article 14.1)

L’auditeur vérifie que les dépenses relatives à un poste sélectionné ont été indiquées dans le budget du Programme.

3.1.5 Dépenses nécessaires (article 14.1)

L’auditeur vérifie si, selon toute vraisemblance, les dépenses relatives à un poste sélectionné étaient nécessaires à la mise en œuvre du Programme et si elles devaient être encourues pour les activités sous-traitées du Programme, en examinant la nature des dépenses à l’aide des justificatifs.

3.1.6 États de compte (article 14.1)

L’auditeur vérifie que les dépenses relatives à un poste sélectionné sont enregistrées dans le système de comptabilité du gestionnaire, conformément aux normes de comptabilité applicables et/ou aux pratiques comptables habituelles.

3.1.7 Législation applicable (article 14.1)

L’auditeur vérifie que les dépenses satisfont aux exigences imposées par la législation fiscale et la législation en matière de sécurité sociale, le cas échéant (par exemple, la part des employeurs à l'impôt, les cotisations de retraite et les cotisations de sécurité sociale).

3.1.8 Dépenses justifiées (article 14.1 f))


L’auditeur vérifie que les dépenses relatives à un poste sélectionné sont étayées par des preuves (voir section 1 de l’Annexe IIB, lignes directrices relatives aux procédures spécifiques à exécuter) et justificatifs suffisants.

3.1.9 Détermination de la valeur

L’auditeur vérifie que la valeur monétaire d’un poste de dépenses sélectionné est conforme aux justificatifs (par exemple, factures, bulletins de salaire) et que les taux de change corrects sont utilisés, le cas échéant.

3.1.10 Classification

L’auditeur examine la nature des dépenses relatives à un poste sélectionné et vérifie que le poste de dépenses a été classé dans la (sous-)rubrique adéquate du rapport financier.

3.1.11 Conformité avec les règles de marché public, de nationalité et d’origine

L’auditeur examine les règles de passation de marchés qui s’appliquent à une (sous-) rubrique, une catégorie de postes ou un poste de dépenses donnés. L’auditeur vérifie que les dépenses ont été encourues conformément à ces règles, en examinant les justificatifs du processus de passation de marchés et d’achat. Lorsqu’il relève des points de non-conformité avec les règles de marché public, l’auditeur en notifie la nature ainsi que leur impact financier en termes de dépenses non éligibles. Lors de l’examen des documents relatifs à la passation, l’auditeur prend en considération les indicateurs de risque énumérés à l’Annexe IIB et notifie, le cas échéant, le ou les indicateur(s) identifié(s).

4. Coûts éligibles directs (article 14.2)

4.1. L’auditeur vérifie que les dépenses relatives à des éléments sélectionnés qui sont enregistrées dans l’une des rubriques des coûts directs (1 à 6) du rapport financier, sont bien couvertes par les coûts directs, tels qu’ils sont définis à l’article 14.2, en examinant la nature de ces éléments de dépenses.

4.2. L’auditeur vérifie que les droits, taxes et toute autre taxe ou charge, y compris la TVA, qui sont enregistrés dans les coûts directs ne peuvent pas être recouvrés par les gestionnaires et/ou leurs entités affiliées (voir article 14.2) des conditions générales). Cette procédure n’est pas nécessaire dans le cas où l'article 7.1 des conditions particulières prévoit que les droits, taxes et toute autre taxe ou charge, TVA y compris, ne sont pas éligibles.

L’auditeur rassemble des éléments prouvant que le(s) bénéficiaire(s) et/ou son (ses) entité(s) affiliée(s) ne peuvent pas réclamer les droits, taxes et toute autre taxe ou charge, y compris la TVA, au moyen d'un système d'exonération et/ou d'un remboursement a posteriori.

5. Provision pour imprévus (article 14.6)

L’auditeur vérifie que la provision pour imprévus (rubrique 8 du rapport financier) ne dépasse pas le taux budgétisé des coûts éligibles directs du Programme et que le gestionnaire a reçu une autorisation écrite préalable de l’UE pour l’utilisation de ladite provision.

6. Coûts indirects (article 14.7)

L’auditeur vérifie que les coûts indirects représentant les frais généraux (rubrique 10 du rapport financier) n’excèdent pas le pourcentage maximum de 7 % du total définitif des coûts éligibles directs du Programme ou le pourcentage établi à l’article 3 des conditions particulières du contrat de subvention, le cas échéant.


7. Coûts non éligibles (article 14.3)

L’auditeur vérifie que les dépenses relatives à un poste sélectionné ne se rapportent pas à un coût non éligible, tel que décrit à l’article 14.9 des conditions générales. Ces coûts incluent, entre autres, les pertes de change.

8. Recettes du Programme

L’auditeur examine si les recettes qui devraient être imputées au Programme (notamment les subventions et ressources reçues d’autres bailleurs de fonds et les recettes dégagées par le bénéficiaire dans le cadre du Programme) ont été attribuées au Programme et déclarées dans le rapport financier. À cette fin, l’auditeur se renseigne auprès du/des gestionnaire(s) et examine la documentation remise par ce dernier. L’auditeur n’est pas tenu d’évaluer l’intégralité des recettes communiquées.


Annexe IIB Lignes directrices relatives aux procédures spécifiques à exécuter

1. Informations de vérification

Lors de l’exécution des procédures spécifiques énumérées à l’Annexe IIA, l’auditeur peut appliquer des techniques telles que la demande de renseignements et l’analyse, le (re)calcul, la comparaison, d’autres contrôles de la précision des écritures, l’observation, l’inspection des registres et des documents, l’examen de l’actif et la recherche de confirmations.

Ces procédures permettent à l’auditeur d’obtenir les informations de vérification nécessaires à l’établissement de son rapport d’observations factuelles. Constituent des informations de vérification toutes les informations utilisées par l’auditeur pour dresser ses observations factuelles, y compris les informations contenues dans les documents comptables étayant le rapport financier ainsi que d’autres données (financières et non financières).

Les exigences contractuelles liées aux informations de vérification sont les suivantes:

les dépenses doivent être identifiables, contrôlables et enregistrées dans les états de compte des gestionnaires (article 14.1 d des conditions générales du contrat de subvention);

les gestionnaires autorisent tout auditeur externe à effectuer des contrôles sur la base des pièces justificatives des comptes, des documents comptables et de tout autre document relatif au financement du Programme. Les gestionnaires donnent accès à tous les documents et bases de données concernant la gestion technique et financière du Programme (article 16.3 des conditions générales);

les conditions générales du contrat de subvention fournissent ds indications sur les types et la nature des éléments de preuve que l’auditeur trouvera souvent lors de vérifications des dépenses. L’auditeur doit se baser sur les normes et les bonnes pratiques dans le domaine pour déterminer preuves et les pièces acceptables pour chaque catégorie de dépenses ;

En outre, aux fins des procédures énumérées à l’annexe IIA, les registres, pièces comptables et documents justificatifs:

doivent être facilement accessibles et être classés de manière à rendre leur consultation aisée ;

doivent être disponibles au format original ;

Conseil: les registres et les documents comptables et justificatifs doivent être mis à disposition sous la forme de documents, que ce soit sur papier, sous forme électronique ou sur tout autre support (par exemple un compte rendu écrit d’une réunion est plus fiable qu'une présentation orale des points discutés). Les documents au format électronique ne peuvent être acceptés que si:

- les documents ont tout d’abord été reçus ou créés (par exemple bon de commande ou confirmation) par les gestionnaires au format électronique; ou

- l’auditeur est convaincu que le gestionnaire utilise un système d’archivage électronique qui répond aux normes établies (par exemple système certifié conforme à la législation nationale).


doivent provenir, de préférence, de sources indépendantes de l’entité (un contrat ou une facture original(e) d’un fournisseur est plus fiable qu’un accusé de réception interne);

qui sont générés en interne sont plus fiables s’ils ont été contrôlés et approuvés; et

qui sont obtenus directement par l’auditeur (par exemple, inspection des actifs) sont plus fiables que les éléments d’information obtenus indirectement (par exemple, demande de renseignements sur les actifs).

Si l’auditeur estime que les critères susmentionnés ne sont pas suffisamment remplis, il doit le préciser dans les observations factuelles.

2. Acquisition d’une connaissance suffisante des conditions du contrat de subvention (Annexe IIA – procédure 1.1)

L’auditeur acquiert une connaissance suffisante des conditions du contrat de subvention. Il/elle accorde une attention particulière à l’Annexe I du contrat de subvention (Description du Programme), à l’Annexe II (Conditions générales) et à l’Annexe III (Budget).

Si l’auditeur estime que les conditions à contrôler ne sont pas suffisamment claires, il/elle lui appartient de demander une clarification au bénéficiaire.

3. Sélection des dépenses à vérifier (Annexe IIA - procédures 4.1 à 4.6)

Les dépenses déclarées par les gestionnaires dans le rapport financier sont généralement réparties entre les rubriques suivantes: 1 Ressources humaines, 2 Voyages, 3 Équipement et fournitures, 4 Bureau local, 5 Autres coûts et services, 6 Autres, 8 Imprévus et 10 Coûts indirects. Les rubriques de dépenses 1 à 6 représentent les coûts directs du Programme. Les rubriques de dépenses peuvent être ventilées en sous-rubriques telles que 1.1 Salaires, par exemple.

Les sous-rubriques de dépenses peuvent être subdivisées en postes de dépenses individuels ou catégories de postes de dépenses présentant des caractéristiques identiques ou similaires. La forme et la nature des justificatifs (par exemple, paiement, contrat, facture, etc.) et le mode d’enregistrement des dépenses (par exemple, entrées d’un journal) varient en fonction du type et de la nature des dépenses et des actions ou transactions sous-jacentes. Dans tous les cas cependant, les postes de dépenses doivent refléter la valeur comptable (ou financière) des actions ou transactions sous-jacentes, quels que soient le type et la nature de l’action ou de la transaction concernée.

L’auditeur devrait sélectionner les postes de dépenses ou catégories de postes de dépenses à vérifier en se basant sur la valeur comme critère principal. L’auditeur sélectionne des postes de dépenses à valeur élevée afin de garantir une couverture des dépenses adéquate.

4. Couverture de la vérification des dépenses (Annexe IIA - procédures 4.1 à 4.6)

L’auditeur applique les principes et critères énumérés ci-dessous lors de la planification et de l’exécution des procédures spécifiques de vérification des dépenses sélectionnées prévues à l’Annexe IIA (procédures 4.1 – 4.6).

La vérification par l’auditeur et la couverture de la vérification des dépenses n’impliquent pas forcément un contrôle complet et exhaustif de toutes les dépenses relevant d’une rubrique ou sous-rubrique spécifique. L’auditeur doit procéder à un contrôle systématique et représentatif. En fonction de certaines conditions (voir ci-dessous), il peut obtenir des résultats satisfaisants pour une rubrique ou sous-rubrique de dépenses en examinant un nombre limité de postes sélectionnés.


L’auditeur peut appliquer des techniques de sondage statistique pour contrôler une ou plusieurs rubriques ou sous-rubriques de dépenses du rapport financier. L’auditeur examine si les «populations» (sous-rubriques de dépenses ou catégories de postes à l’intérieur d’une sous-rubrique de dépenses) sont adéquates et de taille suffisante (en d’autres termes, elles devraient se composer d’un grand nombre de postes) pour assurer un sondage statistique effectif.

Le cas échéant, l’auditeur doit expliquer dans le rapport d’observations factuelles pour quelles rubriques ou sous-rubriques du rapport financier l’échantillonnage a été appliqué, la méthode utilisée, les résultats obtenus et indiquer si l’échantillon est représentatif.

Le ratio de couverture des dépenses («ECR») correspond au total des dépenses contrôlées par l’auditeur, exprimé en pourcentage du total des dépenses que le coordinateur a déclarées dans le rapport financier.

L’auditeur veille à ce que l’ECR global soit d’au moins 65 %. S’il/si elle relève un pourcentage d’exceptions inférieur à 10 % du total des dépenses contrôlées (soit 6,5 %), l’auditeur finalise les procédures de vérification et poursuit la procédure d’établissement de rapport.

Si le taux d’exception noté est supérieur à 10 %, l’auditeur étoffe les procédures de vérification jusqu’au moment où l’ECR est égal à 85 % au moins. L’auditeur termine ensuite les procédures de vérification et poursuit la procédure d’établissement du rapport indépendamment du pourcentage total d’exceptions observé. L’auditeur veille à ce que l’ECR de chaque rubrique et sous-rubrique de dépenses du rapport financier soit d’au moins 10 %.

5. Procédures de vérification des dépenses sélectionnées (Annexe IIA - procédures 4.1 à 4.6)

L’auditeur vérifie les postes de dépenses sélectionnés en exécutant les procédures 4.1 à 4.6 énumérées à l’Annexe IIA et notifie toutes les observations factuelles et les exceptions résultant de ces procédures. Sont considérés comme des exceptions de la vérification tous les écarts observés lors de l’exécution des procédures définies à l’Annexe IIA.

L’auditeur quantifie le montant des exceptions constatées et l’impact potentiel sur le total de financement, si l’auditeur venait à déclarer inéligible(s) le(s) poste(s) de dépenses concerné(s) (le cas échéant, en prenant en considération l’impact sur les dépenses indirectes (par exemple, coûts administratifs, frais généraux). L’auditeur notifie toutes les exceptions observées, y compris dans les cas où il/elle ne peut quantifier leur montant et l’impact potentiel sur le total de financement.

Exemple: si l’auditeur constate une exception de 1 000 euros en ce qui concerne les règles de passation d’un contrat de subvention dans le cadre duquel les coûts indirects représentent 7 % des dépenses totales directes éligibles, l’auditeur notifie une exception de 1 000 euros et un impact financier sur les dépenses indirectes de 70 euros.

Instructions spécifiques concernant le respect de la procédure de passation des marchés

L’auditeur vérifie que les dépenses relatives à un poste sélectionné ont été encourues conformément meilleures pratiques des règles de passation des marchés, en examinant les justificatifs du processus de passation de marchés et d’achat. Ces documents concernent l’ouverture des offres, l’évaluation de l’éligibilité des soumissionnaires et de la conformité des offres, l’évaluation des offres et les décisions relatives à l’attribution du marché. Lors de l’examen des documents relatifs à la passation, l’auditeur prend en considération les indicateurs de risque énumérés à la fin de la présente annexe et indique, le cas échéant, l’/les indicateur(s) identifié(s).


INDICATEURS DE RISQUE EN MATIÈRE DE PASSATION DE MARCHÉS

Incohérences dans les dates des documents ou suite illogique de dates. Exemples:

– l’offre porte une date postérieure à l’attribution du contrat ou antérieure à l’envoi des appels d’offres;

– l’offre du soumissionnaire retenu porte une date antérieure à la date de publication de l’offre ou porte une date bien postérieure aux offres des autres soumissionnaires;

– les offres de différents candidats participant aux mêmes appels d’offres portent toutes une date identique; et

– les dates figurant sur les documents ne sont pas plausibles/cohérentes avec les dates figurant sur la documentation jointe (par exemple, date de l’offre non plausible/cohérente avec la date du cachet postal sur l’enveloppe, date d’une télécopie non plausible/cohérente avec la date imprimée du télécopieur).

Similitudes inhabituelles entre les offres de candidats participant au même appel d’offres. Exemples:

– formulation, phrases et terminologie identiques dans les offres de soumissionnaires différents;

– présentation et format identiques (par exemple, police de caractères, taille de la police, taille des marges, tirets, mise en forme des paragraphes, etc.) dans les offres de soumissionnaires différents;

– papier à en-tête ou logos similaires;

– utilisation de prix identiques dans les offres de soumissionnaires différents pour un certain nombre de volets ou de postes;

– erreurs grammaticales, orthographiques ou typographiques identiques dans les offres de soumissionnaires différents; et

– utilisation de timbres similaires et similitudes dans les signatures.

État financier ou autres informations indiquant que deux soumissionnaires participant au même appel d’offres sont liés ou appartiennent au même groupe (par exemple, lorsque des états financiers sont fournis, les notes annexes peuvent révéler des informations sur la propriété du groupe. Ces informations peuvent également être tirées des registres publics des comptes)

Incohérences dans le processus de sélection et d’attribution. Exemples:

– décisions d’attribution non plausibles/cohérentes avec les critères de sélection et d’attribution;


– erreurs dans l’application des critères de sélection et d’attribution; et

– un fournisseur habituel du bénéficiaire est membre d’un comité d’évaluation des offres.

Autres éléments et exemples révélant un risque de relations privilégiées avec les soumissionnaires:

– le même soumissionnaire (ou petit groupe de soumissionnaires) est invité à une fréquence inhabituelle à présenter une offre dans différents marchés;

– le même soumissionnaire (ou petit groupe de soumissionnaires) est retenu dans un nombre exceptionnellement élevé d’offres;

– un soumissionnaire se voit fréquemment attribuer des marchés pour différents types de biens ou de services; et

– le soumissionnaire retenu facture des marchandises additionnelles non prévues dans l’offre (par exemple, pièces détachées additionnelles facturées sans justification précise, coûts d’installation facturés alors qu’ils n’étaient pas prévus dans l’offre).

Autres documents, points et exemples indiquant un risque d’irrégularité:

– utilisation de photocopies au lieu de documents originaux;

– utilisation de factures pro forma comme justificatifs au lieu de factures officielles;

– modifications manuelles sur les documents originaux (par exemple, chiffres modifiés manuellement, chiffres effacés au correcteur liquide (Tipp-ex), etc.); et

– utilisation de documents non officiels (par exemple, papier à en-tête n’indiquant pas certaines informations officielles et/ou obligatoires telles que le numéro du registre du commerce, le numéro d’identification fiscale de l’entreprise, etc.).


Annexe III : Lignes directrices sur le rapport de vérification des dépenses

Cette annexe fournit des instructions et explications de détail concernant la mise en forme des constatations de vérification et des procédures de consultation et de soumission du projet et de la version finale du rapport de vérification.

1. Constatations de vérification des dépenses

1.1. Définition des constatations financières

Les constatations financières sont générées au cours d’un processus consistant à comparer «ce qui devrait être» (critères) avec «ce qui est» (une condition). Ces constatations seront fondées sur les attributs suivants:

Faits : les preuves factuelles ou informations; «qu’est-ce qui existe?» ;

Critères : les normes, mesures, conditions ou exigences que l’auditeur utilise pour procéder à une évaluation; «qu’est-ce qui devrait exister?» ;

Cause : la raison de la différence entre les faits et les critères (pourquoi il y a une différence) ; et

Impact : le risque ou l’exposition auxquels l’UNICEF et/ou le bénéficiaire pourraient être ou avoir été confrontés en raison de critères non satisfaits. Autrement dit : quel tort a été causé? L’impact peut souvent être mesuré comme un impact financier, par exemple de dépenses inéligibles.

Une constatation financière concerne une situation dans laquelle l’auditeur établit qu’un fait (par ex. des informations ayant fait l’objet d’un rapport) ne correspond pas aux critères et conditions pertinents (c’est-à-dire les conditions du contrat). Ces constatations peuvent désigner des différences, des exceptions, des erreurs ou des déviations. Le rapport de vérification présentera les constatations financières en décrivant les attributs ci-dessus. Les constatations de vérification seront accompagnées des recommandations et des commentaires de l’UNICEF.

Les constatations financières concernent des dépenses inéligibles et la non communication de recettes en raison de leur impact financier direct, avec recouvrement (potentiel) de créance par l’UNICEF. Nous citerons à titre d’exemples la non éligibilité des dépenses ou des actifs acquis et la non communication d’informations concernant les intérêts.

L’auditeur intégrera dans son rapport toutes les constatations financières identifiées pendant le cours de la mission de vérification, indépendamment du fait qu’elles exercent ou non un impact financier.

Constatations financières - Catégorisation sur la base des principales questions de conformité

La conformité aux conditions du contrat est un aspect fondamental du Programme. Il est important pour les services de l’UNICEF de savoir et de comprendre les causes des constatations financières de façon à pouvoir prendre les mesures appropriées le cas échéant. De telles mesures peuvent, par exemple, nécessiter que l’on clarifie ou que l’on modifie les conditions standard du contrat.

L’auditeur devra donc indiquer, pour chaque constatation, si elle est en relation avec l’une des questions de conformité suivantes:


N° Question de conformité/raison de l’inéligibilité de la dépense

1 Dépense inéligible – documentation manquante /inappropriée

2 Dépense inéligible – passation de marché

3 Dépense inéligible – dépenses effectuées en-dehors de la durée du contrat

4 Dépense inéligible – les dépenses incluent la TVA / d’autres taxes

5 Dépense inéligible – taux de change inexacts

6 Dépense inéligible – hors budget

7 Dépense inéligible – indépendante de l’objectif du contrat

8 Dépense inéligible – fraude et irrégularités

9 Dépense inéligible - autre

10 Recettes non déclarées / non communiquées

Note 1 : Les constatations financières associées à des dépenses inéligibles concernent pour la plupart des erreurs ponctuelles (c’est-à-dire manifestement accidentelles) de non-conformité avec les conditions du contrat. Pour ce qui concerne les recettes non déclarées / non intégrées dans un rapport, il s’agit d’erreurs ponctuelles dans des cas où l’entité n’a pas déclaré des recettes en relation avec le projet qui auraient, pourtant, dû être signalées conformément aux conditions du contrat.

Note 2 : Si une constatation financière peut être associée à une faiblesse importante ou systématique et récurrente du système de contrôle interne de l’entité, l’auditeur devra formuler une constatation spécifique de contrôle de gestion.

Note 3 : Si une constatation financière est consécutive à un acte de fraude ou à une irrégularité, celles-ci sera classée dans la catégorie 8 exclusivement (c’est-à-dire dépenses inéligibles – fraudes et irrégularités) et non dans une autre (par ex. passation de marchés).

1.2. Fraudes et Irrégularités

Les constatations concernant des fraudes (potentielles) et irrégularités nécessitent une attention particulière. Si la question est directement associée à une question financière, elle sera déclarée comme constatation financière. Si l’auditeur constate une fraude ou des indications d’irrégularité, le rapport en sera fait dans une lettre complémentaire adressée au Management de UNICEF.

2. Recommandations de la mission de vérification des dépenses

L’auditeur fera des recommandations conçues pour corriger des situations existantes, pour améliorer les systèmes ou les procédures de gestion des projets, ou pour mieux se conformer aux contrôles et/ou aux meilleures pratiques établies. Les recommandations corrigeront la cause (pourquoi quelque chose est-il arrivé?) et les conditions (qu’est-il arrivé?), le cas échéant. Un exemple de correction d’une situation existante est le recouvrement de dépenses inéligibles.

Dans le cas de constatations financières, les recommandations sont en principe implicites. Après les constatations financières, le total des dépenses concernées devrait ou bien être recouvré par l’UE ou être encore soumis à sa réflexion.


3. Commentaires de l’UNICEF

Le rapport de vérification des dépenses inclura les commentaires de l’UNICEF sur les résultats des travaux sur terrain, c’est-à-dire les constatations et les recommandations de la mission de vérification. Dans le cadre des discussions de l’auditeur avec l’UNICEF, l’auditeur essaiera de faire approuver les résultats de la vérification. Si l’auditeur et l’UNICEF ne sont pas d’accord quant aux résultats de la vérification, le rapport peut faire état des deux positions et des raisons du désaccord.

4. Commentaires détaillés de l’auditeur

L’auditeur fait des commentaires détaillés si et quand l’UNICEF n’est pas d’accord avec les constatations de l’auditeur, mais l’auditeur pense toujours que la constatation est valide. Dans ce cas, l’auditeur rejettera les commentaires de l’UNICEF et justifiera pourquoi la constatation reste en l’état.

5. Procédure de consultation et de soumission du projet de rapport et du rapport final

Le tableau suivant présente une vue d’ensemble résumée de la procédure de consultation et de soumission du projet de rapport de la vérification des dépenses et du rapport final.

Procédures de communication et calendrier de consultation et de soumission du projet et du rapport final de vérification des dépenses (jours calendaires)

Stades Calendrier Échéance

Réunion de clôture Jour X

L’auditeur envoie un projet de rapport à l’UNICEF

Dans les 21 jours à compter de la réunion de clôture X + 21

L’UNICEF envoie ses commentaires sur le projet de rapport à l’auditeur

Dans les 21 jours à compter de la réception du projet de rapport X + 42

L’auditeur envoie le rapport pré-final (y compris les commentaires de l’UNICEF) à l’UNICEF

Dans un délai de 7 jours à compter de la réception des commentaires de l’UNICEF

X+ 49

L’UNICEF accepte la version préliminaire du rapport final et en informe l’auditeur

Dans un délai de 7 jours à compter de la réception du projet de rapport X + 56

L’auditeur envoie le rapport final d’audit à l’UNICEF qui le partage avec le PE

Dans un délai de 7 jours à compter de la réception de la version préliminaire du rapport final

X + 63

Le délai séparant la réunion de clôture de la mission de vérification des dépenses de la soumission du rapport final n’excédera pas, dans des circonstances normales, 63 jours calendaires.

Il est important que les auditeurs et les services de l’UNICEF réduisent la durée de chacun de ces stades si et quand cela est possible, en vue de soumettre dans les meilleurs délais un rapport final de la mission de vérification des dépenses.


Annexe IV : Niveaux de priorité des recommandations et Degré de Gravité du Risque

A chaque constatation financière nous avons attribué un ordre de priorité et un degré de gravité de risque dont les significations sont détaillées ci-dessous.

Niveaux de priorité à utiliser pour classer les recommandations

Priorité 1 – Une mesure corrective est requise d'urgence : Des éléments essentiels du contrôle interne font défaut ou ne sont pas respectés de façon régulière. Un élément ou une série d'éléments du contrôle interne présentent une faiblesse ou une déficience fondamentale entraînant un risque substantiel d’erreur significative, d’irrégularité ou de fraude en ce qui concerne les dépenses et recettes déclarées dans le rapport financier relatif au projet. Il existe un risque substantiel de non-réalisation des objectifs du contrôle interne en ce qui concerne la fiabilité des informations financières relatives au projet, l’efficacité et l'efficience de ses opérations, ainsi que le respect de la réglementation applicable, notamment des conditions contractuelles applicables au projet. Ces risques pourraient avoir une incidence négative sur le rapport financier du projet. Une mesure corrective est requise d'urgence.

Priorité 2 – Une mesure particulière est requise rapidement : Un élément ou une série d'éléments du contrôle interne présentent une faiblesse ou une déficience qui, sans être fondamentale, a trait à des insuffisances qui exposent certains domaines du contrôle interne (par exemple, la gestion des avoirs en caisse et en banque ou le contrôle du budget et des dépenses) à un niveau moins immédiat de risque d’erreur, d’irrégularité ou de fraude. Ce risque pourrait avoir une incidence sur l’efficacité du contrôle interne et sur ses objectifs et devrait préoccuper la direction de l’entité. Une mesure particulière est requise rapidement.

Priorité 3 - Une mesure corrective particulière est souhaitable : Le contrôle interne présente une faiblesse ou une déficience qui, considérée isolément, n'a pas d'incidence majeure, mais a trait à un domaine dans lequel l’amélioration du contrôle interne profiterait au projet et/ou l’entité pourrait faire preuve d'une efficacité et/ou d'une efficience accrues. Des effets indésirables sur les processus sont possibles et, combinés à d’autres faiblesses, pourraient être source de préoccupations.

Catégorisation des conclusions de la mission de vérification des dépenses selon le Degré de Gravité du Risque

Élevé : La mesure à prendre est jugée impérative pour éviter à l’UNICEF d’encourir des risques élevés (en d’autres termes, le fait de ne pas prendre cette mesure pourrait entraîner de très graves conséquences et problèmes).

Moyen : La mesure à prendre est jugée nécessaire pour éviter des risques sérieux (en d’autres termes, le fait de ne pas prendre cette mesure pourrait avoir de graves conséquences).

Faible : La mesure à prendre est jugée souhaitable et devrait assurer un contrôle plus strict ou une meilleure utilisation des fonds engagés.


Annexe V : Modèle de présentation des constatations d’audit

Constatation n° <numéro> Intitulé : <intitulé de la constatation>

Problème de conformité : <indiquer la raison de l’inéligibilité de la dépense comme indiqué en Annexe III>

Niveau de risque : <description du niveau de risque comme indiqué en Annexe IV>

Description de la constatation : <description détaillée de la constatation couvrant les faits, critères, cause et incidence>

Montant inéligible :

Recommandation : <description de la recommandation : Les recommandations doivent viser à corriger les situations existantes, à améliorer le système de gestion et de contrôle interne du projet ou à accroître le respect des contrôles établis et/ou des meilleures pratiques>.

Priorité de la recommandation : <supprimer les niveaux de priorité qui ne s’appliquent pas> Priorité 1 - Une mesure corrective est requise d'urgence; Priorité 2 - Une mesure particulière est requise rapidement; Priorité 3 - Une mesure corrective particulière serait souhaitable.

Observations de l’UNICEF : <description des observations de l’UNICEF, le cas échéant>

Autres observations de l’auditeur : <cette partie ne doit être remplie que si l’UNICEF n’est pas d’accord avec la constatation de l’auditeur mais que celui-ci continue de penser que sa constatation est justifiée. Dans ce cas, il doit réfuter ici les observations de l’UNICEF et justifier le maintien de sa constatation.>

Préparé par : Feker Bayoudh, Spécialiste FinancesDate : Signature :

Revu par : Tracy Sprott, Chef Programme Education a.i.Date : Signature :

Approuve par : Sara Bordas Eddy, Représentant AdjointDate : Signature :


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