Conférence PMI IDF - Business Analyse, compétences clés pour le chef de projet

BUSINESS ANALYSE,une nouvelle compétence

pour le chef de projet

Présenté par Cédric Berger, CBAP®

PMI® – Ile de France

Paris – Jeudi 24 Mars [email protected]

mailto:[email protected]

Cédric Berger, CBAP®

BA Evangelist - Professeur - Speaker

Président Mark International

Fondateur de IIBA Geneva

Co-fondateur de IIBA France

[email protected]

+41 78 88 10 989

Editeur

Thème : Développez vos compétences d’analyseLa business analyse un atout professionnel pour tous !

3 & 4 juin 2016 – Porte Sud de Genève

Paris – 24 Mars 2016 - C. Berger BA - Nouvelles compétences pour le PM 3

PMI®Pulse of profession, Aout 2014

BUSINESS ANALYSE,une nouvelle compétence

fondamentalepour le chef de projet

Est-ce vraimentune nouvelle compétence ?

Plan CompétencesConstats Activités ÉchangesPMI-PBA©Techniques

Programme Des constats

Introduction à la BA

Les activités d’un BA + Témoignages

Les techniques de la BA

Les compétences d’un BA

1ers conseils

Pour aller plus loin… PM et BA

Modalités de Certification PMI-PBA©

Conclusion et échanges


Constat


http://www.infoq.com/articles/standish-chaos-2015

Soft-skillsActivités Plus loin…1ers ConseilsTechniquesConstats Intro

25% - 40% du budget des projets est utilisé par refaire à nouveau ce qui a déjà été

fait … et que 70% – 85% de ces coûts de « retravail » sont dus à des erreurs dans la

collecte des exigences métiers (Source : Carnegie)

http://www.infoq.com/articles/standish-chaos-2015

Constat


L'étude mondiale de PMI a révélé qu'une "collecte inadéquate des exigences"

demeurait la cause première de l'échec des projets (37 pour cent) en 2014


Source : PMI Pulse of the Profession : Gestion des exigences – Aout 2014

Constat


• Meta Group Research (Gartner): “les problèmes de communication entre les équipes opérationnelles et les équipes techniques sont constant

• 60 à 80% des échecs de projets peuvent être attribués directement à un mauvais recueil, une mauvaise analyse et gestion des besoins”

• Forrester Research : “une mauvaise définition des besoins conduit à des malentendus réguliers entre les opérationnels et les informaticiens pour 66% aux échecs dans les projets et coute au Entrerpise US plus de 30 milliards de $ par an.”

• James Martin (Expert) déclare que “56% des échecs peuvent être attribués à de mauvaise analyse des besoins, et contribue pour 82 % aux efforts nécessaires à la correction des défauts.”


A qui la faute ?


Les projets continuent d’échouer, d’après vous, à qui la faute ?


Story Telling


La réglementation technique relative à l'accessibilité du cadre bâti aux personnes handicapées prise en application de laloi du 11 février 2005 pour l'égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personneshandicapées est applicable depuis le 1er janvier 2007 aux bâtiments construits ou rénovés accueillant des établissementsrecevant du public ou des locaux d'habitation

Introduction à la BA


Jeux de l’OVNI


Créez un Objet Volant…


Définitions de la BA

La Business Analyse est un ensemble de connaissances, decompétences, d’outils et de techniques pour :

• Déterminer les problèmes et/ou opportunités

• Identifier et analyser les besoins métiers

• Identifier et recommander des solutions viables qui répondent à cesbesoins

• Eliciter, documenter et gérer les exigences de toutes les partiesprenantes en s’assurant qu’elles sont alignées aux objectifs del’entreprise et du projet

• Faciliter l’implémentation avec succès des produits et services issusd’un programme ou d’un projet.


selon le Business Analysis for Practitioners du PMI®


Les 3 dimensions de la BA



MOA MOE

Les 3 interventions du BA

«le processus de Business Analyse commence souvent avantle lancement du projet, et se prolonge au-delà de sa clôture,ceci pour garantir que les bénéfices attendus sont bienconcrétisés.»

David P. BiegResponsable de programme BA, Project Management Institute


Avant projet Projet Après projet


Les 3 x 3 Business Analystes


BA senior

BA TI

BA Métier


Transformation

Chez vous, on trouve :

• des Chefs de Projet uniquement (43 %)

• des BA Stratégiques (21%)

• des BA TI (43%)

• des BA Métiers (29%)

• des BA Généralistes (29%)



Chez vous, la fonction BA est rattachée à :



Les activités du BA


Comme Monsieur Jourdain, le PM en fait sans le savoir…

REALISATION

Solution Life Cycle


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Cycle de vie des exigences (activités du BA)

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Cycle de vie d’une solution

ANALYSE CONCEPTION EXPLOITATION


Planification Stratégique


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Objectif : présenter à la direction des données comparatives avec la concurrenceet des renseignements sur les capacités de l’entreprise

• récolte les disfonctionnements, les problèmes, les opportunités• écoute• anime des séances de réflexion stratégique• rédige et tient à jour divers documents (vision, mission, plans, objectifs

et mesures stratégiques)• fournit à la direction des données sur la concurrence

Panorama stratégique



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Objectif : Épauler l’équipe de gestion de portefeuille

• Fait l’inventaire des opportunités qui permettent de résoudre les problèmes ou d’atteindre les objectifs

• Mène des études de faisabilité des solutions potentielles et propose les meilleures solutions possibles

• Exécute l’analyse de rentabilité des solutions retenues• Anime les séances de gestion de portefeuille

Analyse globale

Dossier de décision(Business Case)


Dans votre entreprise, avant les projets, il existe un processus d’analyse et de sélection des demandes :




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Analyse


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Objectif : Épauler le chef de projet lors du démarrage du projet

• Identifie et analyse les parties prenantes• Assure l’implication et la disponibilité des parties prenantes,

plus particulièrement les experts métier et les clients• Communique le projet (avantage, risques, valeur) aux

parties prenantes

Initialisation

Plan de projet



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Analyse

préliminaire

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Elicitation

Objectif : Programmer et mener les activités d’élicitation des besoins

• Entretiens• Enquêtes• Ateliers• Groupes de discussion• Revue de la documentation• Observation des utilisateurs dans le milieu de travail

Elicitation

Les besoins(Explicites et

implicites)



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Analyse

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Formalisation

& Validation

Objectif : Documenter les exigences

• Finalise l’ensemble des produits documentaires relatives aux exigences• Prépare les revues qualité des exigences et des solutions• Établit les plans de tests• Affecte les exigences aux différents composants• Valide que les exigences couvrent la totalité de la solution

Formalisation & Validation

Business RequirementDocumentation

(BRD)



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Analyse


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Evaluation

Objectif : Soutenir les concepteurs de la solution

• Recherche de fournisseurs (Appel d’offres)• Prépare la matrice de traçabilité des exigences de manière à

suivre leurs évolutions• Gère les risques qui peuvent nuire aux exigences• Trouve des alternatives pour pallier les difficultés à répondre aux

exigences• Met en place des prototypes pour des validations anticipées

Conception

Spécifications techniques

& RFP



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Mise en

place

Objectif : suivre les modifications et les communiquer

• Gère les changements apportés aux exigences (solutions de rechange, communication, formalisation, spécification…)

• Tient à jour la matrice de traçabilité des exigences (analyse d’impact…)

Réalisation

La vie de l’exigence



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Objectif : Gérer les anomalies et faire accepter la solution

• Prépare les scénarii des tests fonctionnels• Met en œuvre les mesures pour corriger les anomalies détectées• Dirige les tests d’acceptation par les utilisateurs

Test & Validation

Acceptation de la solution



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Objectif : Gérer les changements structurels

• Evalue les capacités de l’entreprise à changer• Mesure les compétences et les aptitudes du personnel pour

tirer le maximum de la solution• Met en œuvre les restructurations qui s’imposent (humaine,

organisationnelle, sociale…)• Elabore et lance des campagnes de communication• Identifie les dirigeants qui faciliteront le changement.

Planification Stratégique

Documentation du changement

(guide utilisateur, manuel formation, nouvelles

procédures…)



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Objectif : Garantir la satisfaction des utilisateurs

• Mène les actions de changement• Soutient les managers et encadre la mise en œuvre des nouvelles pratiques• Met en œuvre des mécanismes de récompense et de motivation pour

l’usage de la solution• Intervient lors de tout incident lié à la solution• Identifie les freins et les résistances aux changements• Evalue la satisfaction des clients et valide la valeur apportée• Met en place un système de suivi des anomalies avec la gestion des

améliorations

Exploitation

Système d’amélioration

continue



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Objectif : Anticiper l’avenir

• Anticipe les besoins «métier»• Prévoie les évolutions (versions) ou les remplacements• Ecoute les innovations et sensibilise les managers lors de

réunions de modernisation

Clôture

Retour à la stratégie


Solution Life Cycle


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Problème Produit Solution

besoins exigences résultats

BA

résolution amélioration / satisfaction

ANALYSE CONCEPTION EXPLOITATIONREALISATION

Source : Business Solution Life Cycle, Kathleen B. Hass


Témoignages de PM


Jean-Christophe Hamani, PMP®, PMI-PBA®Co-fondateur PMI France

VP Sponsor BA PMI FranceProgram Manager - PMO

[email protected]


Business Readiness,Swiss Private Bank, Director

[email protected]

Marc Burlereaux,PMP®, PgMP®, PMI-RMP®



Un cas pratique de BA au sein d’un projet …


• Un grand opérateur de téléphonie mobile britannique est sollicité par son fournisseur deservice (en ingénierie de réseau) pour donner son accord pour un ambitieux programmed’off-shoring du fournisseur, pour un service jusqu’alors fourni par une équipe locale etqui serait désormais pris en charge par le centre de service européen du fournisseur, baséen Roumanie.

• L’opérateur conditionne son accord préliminaire au résultat d’une visite à Bucharest, pourse rendre compte par lui-même de la capacité du centre Européen a assurer ce nouveauservice (qu’il n’a jamais fourni auparavant) et les garanties de sécurité. Il fournira saréponse deux semaines environ après la visite.

• Chez le fournisseur, un premier chef de projet est nommé pour organiser la visite de deuxjours. Il confie à son management « facile, il n’y a pas grand chose à faire, je m’occupe dela logistique, pour ce qui est du programme, même s’ils ne connaissent pas le Client, cesont les collègues en Roumanie qui s’occuperont sur place de montrer ce qu’ils saventfaire, ils ont l’habitude ! ».

• Le chef de projet est immédiatement remplacé par un manager de projet qui a lui, uneapproche orientée Business Analysis, ce qui permet in fine d’obtenir l’accord del’opérateur et d’enclencher un programme stratégique de cost-reduction!


Pourquoi il est important le Chef de Projet voir le Responsable de Programme ait des compétences d’Analyste Métier ?

• Assurer une meilleure initiation des projets / programmes

• Eviter d’avoir à retravailler des livrables du projet

• Savoir déjouer les pièges de l’Analyse Métier à distance lorsqu’elle est déléguée à des partenaires éloignés comme en Inde Chine ou Pologne, mais aussi quand une équipe centrale collecte des besoins pour différentes entités locales

• Posséder une double compétence de plus en plus prisée pour des projets petits à moyens ou la réduction des coûts implique de savoir tout faire

• S’assurer dès le début du projet que la collecte des exigences métier est intégrée dans un mécanisme de documentation des tests d’acceptation

• Pour introduire de l’agilité

• Parce que l’analyse métier réussie est un facteur clé de succès du projet



Finalement,faites-vous aussi de la BA ?


Selon vous, dans quelle proportion le chef de projet réalisent ces activités BA :



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0% 20% 40% 50% 60% 80% 100% % activité du PM

64 % des interrogés réalisent plus de la moitié des taches du BA

En résumé


Stratégie

© Cédric Berger et Nathalie Junod, Business Analyst Matrix, Mars 2012

Avant et après le projet Pendant le projet

Zone activitésChef Projet


Chef de projet fonctionnel, MOA

Directeur de projets, programme

BA TI

Les techniques du BAselon le Business Analysis for Practitioners du PMI®



Analyse

CollecteModélisation

Gestion des exigences

Agile


Exemple de Techniques


1. RACI matrix

2. Objectifs SMART

3. Swot analysis

4. Root cause analysis (5 whys,

Cause-effect diagram)

5. Interrelationship diagram

6. Process flow

7. Capability table

8. Affinity diagram

9. Benchmarking

10. Financial (PBP, ROI, IRR, NPV)

11. Brainstorming

12. Organizational charts

13. Stakeholders charactristics (jobanalysis, personas, stakeholders maps, …)

14. Understanding complexity

15. Lessons learned

16. Retrospectives

17. Brainstorming

18. Document analysis

19. Facilitated workshops

20. Focus groups



21. Interviews22. Observation

23. Prototyping24. Questionnaires and Surveys25. Scope models

26. Process models : Process Flow, Use Case,User Story

27. Rule models : Business Rules Catalog, Decision

Tree, Decision Table, Data Models, ERD, Data FlowDiagram, Data Dictionnary, State Diagram

28. Interface Models : Report table, System

interface table, User interface flow, Wireframe

29. Estimation : Moscow, Multivoting, Time-Boxing,

Weighted Ranking, Delphi

30. Traceability matrix

31. Requirements Attributs32. Baselining

33. Metrics and KPI34. Surveys35. Focus Groups

36. Signoff37. …


Les «soft-skills» du BA



Dans un monde complexe et agile,

l’analyste doit savoir :

VOIR

ECOUTER

COMMUNIQUER

avec SAGESSE

Les trois singes s’appellent Mizaru (L’aveugle), Kikazaru(Le sourd) et Iwazaru (Le muet). Plus précisément, leursnoms veulent dire "je ne dis pas ce qu’il ne faut pasdire", "je ne vois pas ce qu’il ne faut pas voir", et enfin"je n’entends pas ce qu’il ne faut pas entendre", carselon le principe de la secte originelle (boudhisme), sil’on respecte ces trois conditions, le mal nousépargnera. C’est une expression de la sagesse et dubonheur.


Curiosité



Créateur de liens



Acquérir des compétences BA

1ers conseils


Analyser…


…avant d’agir


Elargir votre champs de vision…


…ne regardez pas par le petit bout de la lorgnette


Convaincre…


…et résister aux sirènes de la solution


Sortir la tête de vos projets…


…car la valeur se trouve en dehors


Avant et après…


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Problème Produit Solution

besoins exigences résultats

BA

résolution amélioration / satisfaction

Business Case KPI


Sortir de l’IT…


…et penser système

OrganizationalSystem

Software

People

Process

Rules & Data


Développer votre intelligence…


…émotionnelle et relationnelle


Do the right thing…


…not only the thing right


Le BA en japonais…


Un lieu,une placede création d’innovation

selon Nonaka et Konno(deux auteurs japonais et gourou du management)


http://blogs.lentreprise.com/lentreprise-de-demain/wp-content/blogs.dir/223/files/2010/07/ba-concept-ideogramme.jpg

http://blogs.lentreprise.com/lentreprise-de-demain/wp-content/blogs.dir/223/files/2010/07/ba-concept-ideogramme.jpg

Aller plus loin…


BA et/ou PM



PM et BA ?• 2 individus

• 1 individu et 2 rôles



BA-PM, un duo gagnant


46 %des organisations considèrent qu'il existe une bonne collaboration entre leurs PM et leurs BA

68 %des organisations estiment que la collaboration est essentielle à la réussite des projets

Source : PMI 2015, Pulse of profession



Pilote (PM) Co-pilote (BA)

• Conduit• Concentré sur la

route• Passe les vitesses

(bon régime)• Contrôle la voiture

• Informe• Anticipe les éléments

(virages, type de surface…)• Donne le rapport, la

vitesse• Vigilant sur l’extérieur

Les deux font confiance à l’autre

LE PILOTAGE

Le BA est au projet ce que le copilote est au Rallye.


BA-PM & AGILE


Chef de projet

BusinessAnalyste


Professional in Business Analysis

(PBA)


Pourquoi aller vers le PBA ?

Connaître la Certification

Bien préparer la certification

Après le PBA : Perspectives

Structure du référentiel

Le référentiel comprend 5 Domaines (35 activités) :

Needs Assessment

Business Analysis Planning

Requirements Elicitation and Analysis

Traceability and Monitoring

Solution Evaluation



Professional Business Analysis (PBA©)


Déroulement : Durée : 4 h

Questions : 200Lieu : Centre Prometric

Validité : 3 ans

Coût : Membre PMI Non Membre PMI

Computer-based testing $405 $555

Paper-based testing $250 $400

Reexamination CBT $275 $375

Reexamination PBT $150 $300

CCR certification renewal $60 $150

Pour aller plus loin avec la BA …• Prendre une adhésion au PMI/PMI France !

• Accéder à toutes les ressources mises à disposition sur pmi.org/business-analysis et projectmanagement.com concernant la BA et les évolutions marché

• Assister aux séminaires et webinaires à venir du PMI France sur la BA et la certification PMI-PBA®

• Assister aux événements BA en partenariat avec PMI France

• Remplir un dossier d’éligibilité à la certification PMI-PBA®

• SI éligible, préparer la certification avec les partenaires du PMI France ou avec des ressources du Chapitre (Study Group à l’étude)

• D’autres possibilités à l’étude : groupes de travail, communauté sur les réseaux sociaux du PMI France etc …

• Vous voulez participer ? [email protected]




Ressources PMI


www.pmi.org/business-analysis

http://www.pmi.org/business-analysis

Autres ressources


www.mark-ba.com/ressources

en français

http://www.mark-ba.com/ressources

Conclusion


organizations expect an increase in the integration ofrequirements management and business analysis withproject management over the next 3 to 5 years.

Source : PMI 2015, Pulse of profession

52 %

organizations are focusing on more defined practicesand processes.58 %

EchangesMerci de votre attention,

Plus d’information, contactez-moi

+33 686 35 82 10


[email protected]://www.linkedin.com/in/cedricberger


https://www.linkedin.com/in/cedricberger



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Education

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