Comment optimiser votre - Iterop...InteropSys 0 - Comment optimiser votre service achat *le...

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    25-Jun-2020
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  • Comment optimiser votre service achat ?

    Re-prenez le contrôle du traitement de vos demandes d’achat grâce au BPM.

  • CONSTAT Il est difficile pour un service achat de gérer simplement son flux de demandes.

    ErreursRetards

    Blocage de projets

    Manque de suivi

    Pertes d’informations

    Temps dedécisions rallongés

    © InteropSys, 2016 - Comment optimiser votre service achat ?

  • Avec la mise en place d’unesolution de gestion de processus (BPMS)

    FORMALISER SON FONCTIONNEMENT& L’AUTOMATISER POUR PERFORMER

    Mon

    processus achat

    © InteropSys, 2016 - Comment optimiser votre service achat ?

  • ÉTAPESà suivre pour mettre en place un processus automatisé de demandes d’achats

    ÉTAPE 1 ÉTAPE 2 ÉTAPE 3

    Représen

    ter

    Configure

    rDép

    loyer

    3 © InteropSys, 2016 - Comment optimiser votre service achat ?

  • Représentez, étape par étape, le fonctionnement réel de votre activité sous la forme d’un processus.

    MON PROCESSUS D’ACHAT*

    *le processus ci-dessus est une représentation simplifiée d’un processus d’achat réel.

    Début Fin

    ÉTAPE 1 :

    Circuit devalidation

    Circuit devalidation

    Validé Validé

    Non

    -val

    idé

    Non

    -val

    idé

    © InteropSys, 2016 - Comment optimiser votre service achat ?

  • Définissez ensuite, pour chaque étape, les acteurs associés et les informations nécessaires pour leurs réalisations.

    MON PROCESSUS D’ACHAT*

    Demandeur Fournisseurs

    Service achat

    Validé Validé

    Non

    -val

    idé

    Non

    -val

    idé

    Service achat

    Service achat

    Fournisseurdesigné

    Responsable achat

    Responsable achat

    ÉTAPE 2 :

    *le processus ci-dessus est une représentation simplifiée d’un processus d’achat réel.© InteropSys, 2016 - Comment optimiser votre service achat ?

  • Déployez votre processus d’achat dans votre entreprise et donnez lui vie au quotidien.

    MES PROCESSUS

    MON PROCESSUS D’ACHATDate de création : 03/12/16 - Nombre lancements : 75

    PROCESSUS DE COMMANDEDate de création : 15/02/15 - Nombre lancements : 305

    PROCESSUS DE CONGÉSDate de création : 23/01/16 - Nombre lancements : 02

    DÉPLOYERPROCESSUS D’ACHAT

    Voir le processus Lire la documentation

    Toutes les actions seront réalisées directement depuis l’interface de l’outil de gestion de processus. Les informations transiteront entre acteurs à l’aide de formulaires.

    ÉTAPE 3 :

    © InteropSys, 2016 - Comment optimiser votre service achat ?

  • BÉNÉFICES SÉCURISATION DU DÉROULEMENT DES PROCESSUS

    Les acteurs du processus suivent le même fonctionnement et ont une meilleure vision de leurs rôles à jouer. Toutes les étapes sont donc formalisées et respectées permettant ainsi de réduire les risques d’erreurs.

    © InteropSys, 2016 - Comment optimiser votre service achat ?

  • Fini la perte de temps consacrée aux relances et à la recherche d’informations. Chaque acteur dispose désormais de la bonne information au bon moment. Les alertes automatiques définies favorisent le respect des dates butoirs.

    Temps de réalisation total

    Sans solution de gestion de processus

    Avec solution de gestion de processus

    BÉNÉFICES GAINDE TEMPS

    9h30

    3h30

    © InteropSys, 2016 - Comment optimiser votre service achat ?

  • Les pilotes processus suivent en temps réel le déroulement du processus. Pour chaque demande ils accèdent facilement à toutes les informations saisies étape par étape, favorisant ainsi l’amélioration continue.

    DEMANDES D’ACHATS EN COURS

    DEMANDE #03A1 - ServeursDate : 03/01/16 - Demandeur : Paul D.

    DEMANDE #30S3 - ERPDate : 13/10/16 - Demandeur : Thierry C.

    DEMANDE #15G5 - Matériel informatiqueDate : 03/12/16 - Demandeur : Michel M.

    DEMANDE #98A3 - Distributeur caféDate : 03/12/16 - Demandeur : George C.

    DEMANDE #62G5 - TraiteurDate : 03/12/16 - Demandeur : Christine B.

    DEMANDE #03A2 - Imprimantes réseauDate : 03/12/16 - Demandeur : Laura A.

    DEMANDE #47L96- Véhicule de serviceDate : 03/12/16 - Demandeur : Sebastien L.

    DEMANDE #03A1 - ServeursDate : 03/01/16 - Demandeur : Paul D.

    TÂCHE EN COURS SUIVI

    AVANCEMENT DURÉE DERÉALISATION

    46% 3J 2H20

    Mise en concurrence

    Tâche réalisée par : Pierre D.

    Tâche réalisée par : Jacques E.

    Tâche réalisée par : Pierre D.

    Durée : 2h06

    Durée : 1h17

    Durée : 4h22

    Validation

    Rédaction

    Etude du besoin

    Voir le détail

    Voir le détail

    Voir le détail

    Voir le détail

    BÉNÉFICES SUIVI ENTEMPS RÉEL

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  • DÉCOUVREZ COMMENT LE PROCESSUS PREND VIE AU QUOTIDIEN

    POUR VOS COLLABORATEURS ›

    Prenez place au coeur du processus !

    Découvrir le slideshare ›

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    http://www.interopsys.fr/ameliorez-votre-quotidien-acheteur-grace-a-un-processus-achat-automatise/?pdf

  • Découvrez le fonctionnement de notresolution de gestion de processus en vidéo :

    www.interopsys.fr

    Nous avons pour mission de simplifier et d’optimiser votre quotidien à l’aide de notre solution de gestion de processus, simple à utiliser et rapide à mettre en place.

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    http://www.interopsys.fr/?pdf