Comment gagner 30 minutes par jour avec Outlook · –basé sur un modèle créé en 1996 ......

Gagner 30 minutes par jour ?

© Kaeon sa, Suisse & CT-Interactive sprl, Belgique,

Qui suis-je ?

• Alex Huart

• IT depuis l’âge de 12 ans

• Dirigeant de PME

– depuis 1993

Situation

• Courrier électronique dominant – Information

– Action

– Communication

• Lié à notre réseau de contacts – Professionnel

– Personnel

– Social

• Lié à notre agenda

• Lié à notre liste de tâches

• Pense-bête

© Kaeon sa, Suisse & CT-

Interactive sprl, Belgique,

© Tous droits réservés.

• Contenu créé en 2008, 2009, 2010, 2011, 2012

par

• Alex Huart Kaeon sa

Belvédère 40

CH 20205 Chez le Bart

Suisse

• Circulation et distribution limitées aux personnes

inscrites aux “Business Transformation

Workshop” de Microsoft Belgium & Luxembourg

• Questions: [email protected]

Combien d’emails par jour

(in-out) ?

• Temps de traitement moyen = 2 minutes

• 20 emails = 40 minutes: acceptable

• 120 emails = 240 minutes = 4 heures !!!

• Outlook 2003:

– basé sur un modèle créé en 1996…

© Kaeon sa,2011

Switzerland

Outlook 2003



Outlook 2007



Outlook 2010

Nouvelle Interface

Interface évolue

• Simultanéité

– Ecran principal plus complet en 2010

– Pas d’aller retour pour l’essentiel

• Ergonomie

– Menus plus lisibles

– Organisation plus logique

– Personnalisation

Le temps = ressource rare

• Perdu…

• Procrastination

• Manque de maîtrise technologique

• Manque de méthode et d’organisation

• Habitude, Peur du changement

• RE: Refaire, relire, reprendre…

• Paresse…

Méthode

• Minimiser les interruptions

• Agenda astucieux

• Discussions focalisées

• Ne pas superviser

• Faire valoir vos objectifs

• Réunion = exception

– Remplacer par du collaboratif écrit

– Agenda clair, orienté action

– Limite de temps

Outlook = un outil

• Pas une méthode de gestion du temps !

• Outil créé pour fonctionner avec: – Un PC et Un Serveur (Exchange)

– Un SmartPhone (Windows Phone+ Office Mobile, …)

– Internet (Outlook Web Access)

– Un serveur de fichiers (SharePoint)

• Peut vous aider…

– à gérer votre temps …

Horreur technologique

• Gratuit

– Avec un nom de domaine

– Avec un abonnement Internet

• [email protected]

• Facile

• Client email d’un service POP

– Technologie archaïque (198x)

mailto:[email protected]

2 écrans = 100% des ennuis

• Synchronisation imparfaite entre le client (Outlook)

et LES serveurs (pop + smtp)

– Multiples versions de la vérité

– Emails envoyés stockés uniquement sur le PC d’origine

• Mot de passe = EN CLAIR

– Capturé facilement par les robots SPAM

– Confidentialité = aucune

• Fichier PST «en balade»

Outlook + POP

• Contacts non partageables

• Agendas non partageables

• Tâches non partageables

• Notes non partageables

Pertes de temps ENORMES

1. Les fichiers PST sont différents

ordinateur par ordinateur

2. Pas de réconciliation des données entre

plusieurs PST

3. Pas de synchronisation à 2 voies avec un

SmartPhone ou un Webmail

4. Fichiers de grande taille = instables

5. Pas de partage d’information

Exchange ?

• Serveur évolué qui CENTRALISE

– mail, contacts, agenda, tâches, notes

• Acheter

– Serveurs Windows

• Louer «Exchange» -> Office365

– Payer à l’usage «le cloud»

– Abonnement annuel par utilisateur

• payable par mois

Outlook + serveur Exchange

• Une seule version de la vérité

– sur le serveur

• Plusieurs façons de la consulter

– Outlook sur PC

– Outlook Web Access (Internet)

– SmartPhone

– …

DEMO: OUTLOOK, OUTLOOK

WEB ACCESS, SMARTPHONE

Une seule version de la vérité: plusieurs visualisations.

Règle d’Or

Ce que nous avons appris

1. Tous les Outlook ne sont pas les mêmes en

terme de fonctionnalités et d’ergonomie

2. Outlook s’utilise avec un serveur Exchange

(plusieurs si version 2010)

3. Outlook est un outil pour organiser son courrier

électronique, ses contacts, son agenda, ses

tâches et ses petites notes volantes

4. Outlook n’est pas une méthode de gestion du

temps !

Hygiène Outlook

Pas d’interruption Fichiers->Options

Mieux visualiser

LE COURRIER ELECTRONIQUE

Une méthode pour gérer


Règle d’or

Méthode FAST©

• Faire

• Archiver

• Supprimer

• Transférer


Un email

• Action pour vous = maintenant ou tâche – Impact business

• important (€)

• relationnel (service)

• Information – Classement automatique

• Newsletters

• Copie pour info

– Supprimer (si on peut la retrouver facilement ailleurs …)

• Ne vous concerne pas = Supprimer

• Pas maintenant = Tâche

AGIR TOUT DE SUITE

• Faire (maintenant ou plus tard)

• Archiver (hors de ma vue, pas de ma

recherche)

• Déléguer (-> suivre une tâche)

• Supprimer (pas de valeur)

Réduire au maximum le

nombre d’emails actifs



On perd un temps fou …

• A relire du mail que l’on a déjà lu

• Dans une grande boîte mail

• A (re)trouver son information

Un mauvais génie …

• Le drapeau !!!

• Pour faire plus tard ce que l’on aurait pu

faire maintenant ?

• Pour se rappeler qu’il faudra le faire un

jour ? (mais qu’on a pas envie)

Remplacer le drapeau

par une TACHE

• Drapeau avec bouton droit = Tâche

• Echéance

• Archiver l’email

Tâches liées à l’agenda

Utiliser les catégories

• Code couleur automatique

– Projets

– Personnes

– …

• Permet de filtrer le mail

• Permet de ne pas être interrompu sauf par

une catégorie particulière

Identifier les priorités

Affichage – paramètres d’affichage- mise en forme conditionnelle

Faire

Archiver

Supprimer

Transférer

Archiver automatiquement

• Information, newsletters etc

• Copies pour info

• Listes de distribution

• Purge automatique des emails non traités

après 30 jours vers le dossier «Archives»

Deux outils

• Règles automatiques

• Règles à déclencheur (Actions Rapides)

Interface email en 2010

• Vue par conversation

• Ignorer, nettoyer

• Menus très lisibles et paramétrables

• Recherches performantes

Outlook: tri par conversation

• Un email -> 4 personnes

• 4 réponses dissociées en 2003/2007

• Une conversation en 2010 !

• Bonus:

– Supprimer les conversations inutiles

– Supprimer les messages sans valeur

– Règles “Quick Steps / Actions Rapides”

Miracle

• Vue très claire des projets (couleurs)

• Vue très claire des actions à faire

• Volume “Radar” de votre courrier est limité

• Retrouver dans les archives

– outil de recherche

Travailler mieux:

pas plus !

Le SPAM

• SPAM = viagra, casino …

• Se doter d’un bon filtre (pas gratuit)

• Faire confiance au filtre

• On ne relit pas son SPAM dans la crainte

d’un faux positif ! (Si c’est important, il

téléphonera très vite !)

• Faire régler son filtre anti-spam (€)

• Liste blanche ;-)

Le courrier indésirable

• Pas du SPAM, donc passera le filtre

(SCL)

• Publicité sollicitée directement ou

indirectement

• Amis “spécial humour”

• Newsletters

• Facebook, LinkedIn …

• REGLE + Folder = hors radar

La poubelle

• Se gère toute seule pour minimaliser

l’espace disque

• Utile pour retrouver ce que l’on a effacé

par erreur, mégarde, urgence …

• INUTILE et INEFFICACE de la vider !!!

Aligner les technologies

• Ne pas perdre du temps avec les logiciels

• Outlook

• Exchange

• SharePoint

• Windows

– 7

– Phone 7

– Serveur version 2010



La valeur d’une version

• Pas les fonctionnalités

• La VITESSE avec laquelle vous effectuez

votre travail

• Homogénéité

Le prix du temps

99 % d’efficacité

• 38*(52-10)= 1596

• 1% = 16 heures

• 24 minutes par semaine

• 5 minutes par jour

Le prix du temps

• Employé: 53 € / heure

• 16*53 = 848 €

• Le prix de la tranquilité

absolue Microsoft en

PME

MATHEMATIQUES

Si vous envoyez un email avec PJ à 5 personnes qui vous le

renvoient modifié, le document final est réalisé en un A/R.

Combien y a-t-il de documents au total ?

1: original dans “Documents”

1: email vers les 5 dans “Envoyés”

5: dans “Réception”

5: détacher la PJ -> “Documents”

5: créer la réponse ->”Documents”

5: email dans “Envoyés”

5: email dans “Réception”

5: détacher les PJ -> “Documents”

1: créer le document final “Documents”

1: email final -> 5 dans “Envoyés”

5: dans “Réception”

5: détacher la PJ -> “Documents”

Comprendre et compter …

C’est pourquoi

Microsoft a inventé

SharePoint

Outlook & SharePoint

• Principe: pas d’email avec pièce jointe si

on peut faire autrement

• Espace de travail collaboratif

• Alerte sur modification

SharePoint Workspace Les nouveaux dossiers partagés qui se synchronisent

automatiquement

© Kaeon sa,2011

Switzerland

Les contacts

• Employés & ouvriers

– Global Address List Exchange

• Fournisseurs, clients, etc = en commun

– Liste SharePoint (synch automatique Outlook)

– Responsable identifié

• Privé, restreint …

– Contacts d’Outlook



Les tâches

• Liées aux emails

• Permet de suivre la délégation de travail

• Permet de gérer l’utile mais pas urgent

• Assigner une date d’échéance

– Les faire sortir des oubliettes



Les Notes

• Equivalent au Post-It

• Equivalent au bloc note

• Outil de recherche en plus

• Information déstructurée à retrouver

rapidement

• Prise de note à la volée

• Enregistreur (dictaphone) sur téléphone

portable



FIXER LES PRIORITES


Règles simples

• Fixer les objectifs (QUOI et POURQUOI)

– Court, Moyen, Long Terme

– Projets

• Fixer les priorités (COMMENT)

– A: (facturable)

– B: (aide à facturer)

– C: (tout le reste)

• Commencer par (A) le plus important (QUAND)



Décider = Choisir

• Ne pas décider = aussi un choix =>

– procrastination (demain)

• Etre réaliste

– STOP: conditionnel, passé, si…alors…

– FOCUS: maintenant

• Besoins

– Professionnels

– Emotionnels

– Physiques



Vos objectifs

• Travail individuel

• Feuille blanche

• Imprimez-la et affichez-la

• 3-5-7



Votre meilleur ennemi

• Socialisation (au mauvais moment)

• Indulgence personnifiée

• Etre occupé (mais ne pas produire)

• Focalisé sur les détails (et les choses sans

importance …)

• Rêve “Si …, alors …“

• Google …



Priorité A

• Pas drôle

– (préfèrerais faire autre chose)

• JEU:

– Commencer la journée

– Abattre un maximum de A1 en 20 minutes

– Pause 10”

– Abattre un maximum de A1 en 20 minutes

• Bénéfice:

– de bonne humeur après 1 heure !

• Fonctionne aussi avec l’admin ;-)



Planifier: agenda

• Objectifs: court, moyen, long

• Fixer: mes 3 objectifs importants sont …

• Assigner du temps dans l’agenda = assigner

une couleur à des plages de temps

“stratégiques”

– Ex: réservé à l’étude, à la santé, à l’administration

– Ex: identifier le lieu de travail

– Ex: identifier le type de projet

– …



Ajouter tous les rendez-vous

structurels dans le calendrier

• Définir sa journée de travail

• Définir son mode de planification

– Jour / Semaine 5 / Semaine 7 / Mois

• Rendez-vous périodiques

• Afficher les congés légaux

• Afficher le numéro des semaines

• Découverte des options d’Outlook



Ajuster son environnement



Rendez-vous périodiques

• Santé: marcher 30 minutes par jour

– Planifier automatiquement dans le calendrier



Découverte du menu

«calendrier»



Régler son échelle de temps

• «précision» de l’agenda

• 15 minutes

• 30 minutes (défaut)

• …



Déléguer …

• Donner des droits sur son calendrier



Calendrier des ressources

• Salles de réunion

• Projecteurs

• Navettes…

• …



Ce que nous avons appris

1. Régler notre calendrier en fonction de

notre organisation du temps

2. Inclure le structurel planifié

3. Inclure les ressources planifiables

4. Déléguer & Partager



Mise en Place

© Kaeon sa,2011

Switzerland

Logiciels – Infrastructure – Données – Emails – Agendas …

Conseils – Employés – Clients – Fournisseurs …

Accès, confidentialité, antivirus / malware, antispam,

catastrophes & accidents, erreurs humaines…

Accessibilité 24h sur 24, de n’importe où …

Vitesse des échanges up & down

Outlook = outil, pas une

méthode FAST© = une méthode

• FAIRE: maintenant

• ARCHIVER: quand c’est fait

• SUPPRIMER: pas critique

• TRANSFERER: pas pour moi ou pas

maintenant

© Kaeon sa,2011

Switzerland FAST © est une méthode de Kaeon sa, Neuchâtel

Logiciels

• Windows 7 Entreprise

• MS Office 2010 Professionnal +

• CALs (connexions serveurs)



Vous préférez que

1. Logiciels soient liés aux PC

2. Logiciels soient liés aux Employés

3. Logiciels soient liés à l’Entreprise



Avantages Entreprise

• Multi-langue

• Sécurisation avancée (PC portables)

• Software Assurance (Option)

– MS Office sur 5 postes par utilisateur

– Toutes les virtualisations supportées

– Masterisation

• Contrat 3 ans payable selon l’usage

annuel et mensualisable

• Prix par PC et par mois © Kaeon sa, Suisse & CT-


Le prix de la performance

PC/mois 1. 30€

2. 40€

3. 50€

4. 60€

5. 70€

6. 80€

7. 90€

8. 100€ © Kaeon sa, Suisse & CT-


Prochaine Etape Logique

• Voir un partenaire Microsoft CERTIFIE

– Quand

– Combien



Mille mercis

Alex Huart



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