CELESTE Groupware Guide Utilisateurs - lapro.org · 2 CELESTE est une marque déposée Tel : 01 70...

1CELESTE est une marque déposée Tel : 01 70 17 60 20 – Fax : 01 64 68 71 85

CELESTE GroupwareGuide Utilisateurs


Groupware CELESTEVotre guide d'utilisation

La révolution du groupware, le nouvel outil collaboratif

Connexion à votre groupware

Présentation générale de votre solution

Vos fonctionnalités

Messagerie et gestion de votre courrier électronique

Carnet d'adresses

Agenda, optimisez votre emploi du temps

Établissez votre plan d'action en définissant vos tâches

Travaillez sur un document en commun

Porte-documents, rassemblez tous vos fichiers

Configuration de l'outil (vos préférences)

Recherche avancée

Une aide toujours à votre disposition


Sommaire détaillé


Connexion à votre groupware

Pré-requis

Ecran de connexion à votre outil de travail collaboratif


Messagerie

Présentation de la page messagerie

Traiter un mail: Lire, classer, créer

Imprimer un mail

Supprimer un mail

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Sommaire détaillé

Carnet d'adresses

Présentation

Créer un nouveau contact

Partager un carnet d'adresses

Créer un groupe de contacts

Créer un carnet d'adresse personnalisé

Modifier un contact

Suppression d'un contact, d'un groupe ou d'un carnet d'adresses

Astuces

Calendrier/Agenda

Présentation du calendrier

Créer un nouveau rendez-vous

Partage d'un agenda

Créer un calendrier personnalisé

Vue des divers calendriers

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Sommaire détaillé

Suppression d'un calendrier

Astuces

Tâches/To do

Présentation

Création d'une nouvelle tâche

Modification d'une tâche

Création d'une nouvelle liste de tâches

Partage d'une liste de tâches

Suppression d'une liste de tâches

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Sommaire détaillé

Documents

Création d'un document

Nouveau carnet

Partage d'un carnet de documents

connexion à un carnet partagé

Porte -documents

Présentation

Insertion d'un nouveau document

Création d'un nouveau porte-documents

Transfert d'un document

Création d'un sous-dossier

Partage dossier

Connexion à un dossier partagé

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Sommaire détaillé

Préférences

Général

Mail

Création de mail

Signature

Carnet d'adresses

Comptes

Filtres de mail

Calendrier

Raccourcis

Barre de recherche

Astuce sur la connexion à un objet partagé

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Le passage au client léger « 2.0 » consiste à déporter l'infrastructure serveur de l'entreprise dans un datacenter externe. Ainsi l'infrastructure et les services de l’entreprise sont déportés au cœur d'internet, et ce dans une infrastructure sécurisée. Cette transition se fait service de la rapidité (temps d'accès aux services) de la sécurité réseau & logicielle avec une meilleure gestion des mises à jour par exemple. De plus, les infrastructures type client léger (avec des serveurs TSE ou Services de Terminal en français, notamment Citrix) permettent de centraliser la gestion de messagerie mais aussi les "coûts" de connexion liée à cette utilisation.

Le passage du client lourd au client léger permet une diminution de près d’un tiers de la bande passante.

Le groupware est un élément de de cette virtualisation des données. Il permet de une collaboration commune sur un projet sans pour autant se préoccuper de la gestion des données. Le but est de se recentrer sur le coeur d'activité de l'entreprise en laissant le soin à des professionnels de gérer le stockage et la gestion des données.

Le groupware se définit comme un ensemble de technologies et de méthodes de travail associées qui, par l’intermédiaire de la communication électronique, permettent le partage de l’information sur un support numérique à un groupe engagé dans un travail collaboratif et/ou coopératif .

Il regroupe messagerie, agenda, carnet d'adresses, gestion des tâches, collaboration commune sur un document, porte-documents... sur une même interface afin d'optimiser l'organisation du travail dans l'entreprise.

Votre outil de travail collaboratif CELESTE Groupware est basé sur la technologie référente sur le marché: ZIMBRA


Connexion au groupware CELESTE Pré-requis

Afin de vous connecter à votre groupware, vous devez utiliser un navigateur web. Nous vous conseillons fortement de choisir Mozilla Firefox car il optimise l'utilisation du groupware.http://www.mozilla-europe.org/fr/products/firefox/

Une fois l’installation de ce logiciel effectuée, vous pouvez lancer le lien qui vous a été transmis par votre administrateur afin de vous permettre d’accéder à votre messagerie : de la forme http://zimbra.celeste.fr ou zimbra.domaine_client.

Astuce: créez un raccourci ou un marque page dans votre navigateur afin de vous connecter rapidement

http://www.mozilla-europe.org/fr/products/firefox/


Connexion au groupware CELESTE Ecran de connexion à votre outil de travail collaboratif

Lors de votre première connexion, vous pouvez visualiser un message vous demandant de personnaliser votre mot de passe fourni par votre administrateur.

Afin d’accéder à votre messagerie personnelle, vous devez vous identifier grâce à votre login et votre mot de passe : Utilisateur: [email protected] (exemple)Mot de passe : xxxxxxPuis cliquez sur connexion.

mailto:[email protected]



1. Nom et quota: indique le propriétaire de la messagerie, ainsi que son quota d'espace. Lorsque ce dernier est proche de zéro, vous devez supprimer des messages afin de pourvoir continuer à utiliser votre messagerie.

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2. Dossiers: divers dossiers variant en fonction du module utilisé (messagerie, carnet d'adresses, agenda, plan d'action, documents et portes-documents). Il existe des dossiers pré-établis, mais vous avez aussi la possibilité d'en créer davantage pour gérer vos contenus à votre convenance.

3. Tags: permettent le regroupement de mails, documents... sans création de dossier. On lui attribue un nom et une couleur pour les différencier facilement.

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7. Calendrier: visualisation rapide du calendrier. Lors du survol des dates, vos rendez-vous s'affichent. Un simple clic vous emmène directement à votre agenda.

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6. Barre de recherche: elle permet une recherche rapide de courriers, dossiers, tâches...

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5. Aide: accès à l'aide en ligne pour mieux utiliser votre outil de travail collaboratif.

4. Hors ligne et déconnexion: permet de travailler hors connexion et de fermer votre messagerie afin de ne pas être dérangé.

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8. Onglets d'exploration: permettent l'accès à toutes les fonctionnalités qui font de votre solution un outil de travail collaboratif (messagerie, carnet d'adresses, agenda, tâches, documents, porte-documents), et à l'outil de configuration de votre groupware (Préférences).

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9. Fenêtre de visualisation: affichage des éléments composant vos applications (par exemple liste des messages pour la messagerie, liste des documents uploadés pour le porte- documents...).

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Messagerie Présentation de la page messagerie

1. Case de sélection: permet de sélectionner un ou plusieurs messages afin d'effectuer une action telle que supprimer, déplacer, répondre, transférer, attribuer un tag en un clic.

2. Flèches de conversation : permettent de développer, d’un simple clic, les messages qui ont un suivi de conversation (échange de plusieurs messages sur un même sujet) et de les visualiser ou non. Zimbra créé lui-même les conversations par la reprise du libellé du sujet.

3. Drapeau rouge: permet de sélectionner d’un clic les mails à traiter en urgence.

4. Point d’exclamation rouge: informe que le message revêt un caractère d'urgence pour votre interlocuteur.

5.Tag: attribution d’un classement sans créer de dossier (par entreprise, travaux, affaire, etc…). Pour attribuer un tag, sélectionnez le mail avec un clic droit, marquez le, choisissez un tag existant ou un nouveau: donnez-lui un nom correspondant et attribuez sa couleur.

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Messagerie Traiter un mail

1.Dès l’ouverture de votre messagerie, vos nouveaux messages apparaissent en gras. Dans votre dossier de réception, leur nombre est précisé.

2.Vous êtes aussi avertis dans l’onglet correspondant à votre messagerie et dans la barre de tâches du nombre de messages non lus.

● Astuce: un clic droit sur le mail vous ● donne accès à une multitude d'options● telles que

marquer le mail comme lu ou non luavoir une reprise des outils de la barre des

tâches (répondre, répondre à tous, faire suivre, supprimer, déplacer, imprimer, spams, ajouter un tag)

montrer le mail original modifier comme nouveau mail (utilise ce

mail pour un nouvel envoi)

3.Vous devez actualiser votre messagerie depuis la barre d’outils, si cette dernière est ouverte depuis un moment, afin de visualiser vos nouveaux messages.

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1.Visualisation du sujet du mailde l'expéditeurdes destinatires des caractéristiques de l'envoidu bouton fermer

2.Détail des différentes pièces jointes avec la possibilité de:

toutes les téléchargertélécharger une seule pièce jointeajouter le fichier dans le porte documents

3.Corps du mail: lieu où est inscrit le message de votre interlocuteur

Astuce: Lorsque vous survolez une date dans un mail, tous les rendez-vous prévus s'affichent.

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Vous pouvez classer vos messages une fois que vous les avez lus, avec un drapeau rouge, des tags, ou dans des dossiers.

2.Vous pouvez choisir de trier vos messages dans les dossiers par défaut (fenêtre de droite),

3.Ou de créer un nouveau dossier via le bouton nouveau.

4.Une nouvelle fenêtre s'ouvre, choisissez un nom pour votre dossier puis validez

1.Pour classer un mail dans les dossiers, utilisez la barre de tâches de votre messagerie.

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Créer

Vous avez plusieurs possibilités pour créer un mail grâce à la barre d’outils suivante :

4. Faire suivre : permet de transférer le mail en question à une tierce personne. Le mail sélectionné sera placé en pièce jointe.

1. Création d'un nouveau mail 3.Rép. A tous : permet de répondre à l’expéditeur du mail, mais aussi aux autres personnes ayant reçu ce mail.

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2. Répondre : permet de répondre uniquement à l’expéditeur



Créer

Lors d’un nouveau message, voici la fenêtre qui apparaît : 1.A : entrez le nom du destinataire.

2.Cc : entrez le ou les noms des destinataires en copie.

3.Cci : entrez le ou les noms des destinataires en copie cachée. Ce contact recevra le mail sans que les autres destinataires ne le sachent.

4.Sujet : objet du mail, titre.

5.Priorité : définissez le degré de priorité que vous portez au mail en création (élevée, normale ou basse, par défaut).

6.Enregistrer le brouillon : permet de mettre en attente un mail (s’il manque des éléments, renseignements, etc). Un message de confirmation s'affiche (sur fond vert) et une notification s'inscrit dans le dossier brouillon.

7.Ajout de pièces jointes : sélectionnez dans vos répertoires les documents que vous voulez joindre grâce à la fenêtre ci-contre (vous pouvez envoyer jusqu'à 10 pièces jointes).

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Créer

8.Vérifier l’orthographe : outil qui indique le nombre de fautes d'orthographe et qui les surligne.9.Signature : permet d'ajouter une signature définie au préalable (cf p.63), ou si celle-ci est en automatique, permet de ne pas l'intégrer au message

10.Options : permet d’ajouter des barres d’outils tels que le format (HTML ou normal) ou encore d'afficher le champ Cci4

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Astuce: grace à ce bouton, vous pouvez rédiger votre mail dans une nouvelle fenêtre tout en utilisant

les autres fonctionnalités de zimbra sans enregistrer le mail à chaque changement d'onglet.



Imprimer un mail

Sélectionnez le mail que vous voulez éditer et cliquez sur le bouton de l’imprimante.

Une page affichant votre mail en plein écran vous proposera le choix de l’imprimante.

3.2.4 Supprimer un mail

Sélectionnez le ou les messages à supprimer grâce aux cases de sélection et cliquez sur le

bouton de la corbeille ou appuyez sur la touche “suppr” de votre clavier.

[email protected]


Carnet d'adresses Présentation

1. Liste des différents carnets d'adresses

2. Barre d’outils de travail composée de Créer, Modifier, Supprimer, Déplacer, Imprimer un contact et tags.

3. Barre alphabétique des contacts: permet de trouver un contact grâce à un rangement par ordre alphabétique.

4. Présentation en liste des contacts et des groupes de contacts.

5.Présentation en détail du contact sélectionné dans la liste des contacts. Cette partie comporte l'ensemble des éléments que vous aurez renseigné au préalable. Vous pouvez en plus des informations habituelles (nom, prénom, téléphone...) ajouter d'autres informations comme une photo...

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Carnet d'adresses Créer un nouveau contact

Sélectionnez l’onglet Nouveau dans la barre (2) et informez les champs concernant votre contact.

Vous avez la possibilité de renseigner diverses informations sur votre contact (personnel, travail, privé). Pour les valider, n'oubliez pas de clique sur Enregistrer. Vous aurez la confirmation de la création de votre contact par l’apparition de cette petite fenêtre.


Carnet d'adresses Partager un carnet d'adresses

1.Pour partager votre carnet d'adresses, vous devez cliquer droit sur Contacts et sélectionner Partager Carnet d’adresses.

2. Une fenêtre s'ouvre.

3. Indiquez dans le champ correspondant l’adresse mail du ou des contacts avec le(s)quel(s) vous souhaitez partager votre carnet d’adresses.

4. Sélectionnez le rôle que vous souhaitez attribuer à votre interlocuteur :

visionneur: permettre uniquement la visualisation de votre calendrier

gestionnaire: permettre la modification et la visualisation de votre calendrier par le ou les destinataire(s) du mail.

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Carnet d'adresses Créer un groupe de contacts

1.Sélectionnez la flèche déroulante de l’onglet Nouveau et choisissez Nouveau groupe de contacts.

2.Une fenêtre s'ouvre.

3.Donnez un nom à votre groupe.

4.Sélectionnez les contacts.

5.Cliquez sur Ajouter

Votre groupe de contact apparait alors dans votre liste de contacts

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Carnet d'adresses Créer un carnet d'adresses personnalisé

1.Cliquez droit sur Contacts et sélectionnez Nouveau carnet d'adresses.

2.Une fenêtre s'ouvre.

3.Renseignez le nom de ce carnet d’adresses.

4.Choisissez une couleur.

5.Validez avec le bouton Ok.

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Carnet d'adresses Modifier un contact

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1. Sélectionnez votre contact dans la liste et cliquez sur le bouton Modifier de la barre des onglets de travail.

2. Vous pouvez changer toutes les coordonnées de votre contact et même ajouter une photo.

3. Validez vos modifications en cliquant sur le bouton Enregistrer.

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Carnet d'adresses Modifier un contact

Après validation, vous avez une vue d'ensemble des renseignements de votre contact.


Carnet d'adresses Suppression d'un contact, d'un groupe ou d'un carnet d'adresses

Pour supprimer votre contact, groupe ou carnet d’adresses, vous avec deux façons de procéder :

Soit en utilisant le bouton de suppression (1) dans la barre des onglets de travail (il faut au préalable sélectionner le contact à supprimer)

•Soit en faisant un clic droit sur votre contact (2) puis Supprimer (3)

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Carnet d'adressesAstuces

1.En plaçant la souris sur le nom de l’expéditeur, vous pouvez visualiser son adresse mail.

2. Si l'expéditeur du mail est déjà répertorié dans vos contacts, un clic droit vous permet

d'effectuer une recherchede créer un nouveau mail à

destination de ce contactde le modifierde créer un nouveau filtre

3. S'il ne fait pas partie de vos contacts, vous avez les mêmes fonctions que précédemment à une différence près: la possibilité d'ajouter ce contact à votre carnet d'adresse.

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Calendrier/Agenda Présentation du calendrier

1.Présentation des différents calendriers/agendas

2.Barre d'onglets de travail

3.Calendrier/ agenda

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Calendrier/Agenda Créer un nouveau rendez-vous

1.Cliquez sur l'heure de début du rendez-vous avec la souris et glissez-la jusqu’à l’heure de fin voulue.

2.La fenêtre s’affiche.

3.Renseignez obligatoirement le sujet.

4.Indiquez ensuite les autres informations non obligatoires.

5.Vous pouvez ajouter plus de détails grâce à ce bouton. Une nouvelle fenêtre s'affichera alors (Cf. Section 6.2.2).

6. Finalisez vos rendez-vous via le bouton Ok.

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Calendrier/Agenda Créer un nouveau rendez-vous

Détaillé avec des invités, sur la journée et/ou avec des répétitions1.Cliquez sur la fenêtre déroulante de Nouveau et sélectionnez Nouveau rendez-vous.

2.Une fenêtre s’affiche.

3.Renseignez obligatoirement le sujet du mail.

4. Cliquez la case pour mettre votre rendez-vous sur la journée, sinon utilisez les plages horaires.

5. Permet de programmer des rendez-vous répétés, que vous pouvez aussi personnaliser grâce à cette fenêtre.

6. Invitation des contacts, placez-vous dans le cadre Participants et renseignez-le avec les adresses de messagerie de vos contacts.

7.Cette espace vous permet d'indiquer un message qui sera envoyé à vos invités.

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Calendrier/Agenda Partage d'un agenda

1.Faire un clic droit sur le calendrier à partager et sélectionnez Partage le calendrier.

2.Indiquez l’adresse mail Zimbra du ou des contacts avec le(s)quel(s) vous souhaitez partager l'agenda.

3. Sélectionnez le rôle que vous voulez attribuer à votre contact :

visionneur: permettre uniquement la visualisation de votre agenda

gestionnaire: permettre la modification et la visualisation de votre agenda par le ou les destinataire(s) du mail.

4. Cliquez sur Ok pour valider.

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5 Astuce: personnalisez le mai envoyé lors du partage encliquant sur la barre

''envoyer un mail standard''. Nous vous conseillons de ne pas choisir l'option ''ne pas envoyer un mail'' car cela complique la procédure.


Calendrier/Agenda Créer un calendrier personnalisé

1.Pour créer un nouvel agenda, vous avez trois possibilités:

Faire un clic droit sur calendrier et sélectionnez Partage de l’agenda.

Cliquez directement sur Nouveau.

Utilisez la barre déroulante de Nouveau puis cliquez sur Nouveau calendrier.

2. Nommez-le.

3. Attribuez-lui une couleur.

4. Validez avec le bouton Ok.

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Calendrier/Agenda

Vous pouvez sélectionner les agendas que vous souhaitez afficher, en cochant juste ceux qui vous intéressent.

Vue des divers calendriers

Suppression d'un calendrier

Pour supprimer un agenda, faire un clic droit sur le calendrier en question et sélectionner Supprimer.

Remarque: seul, votre propre agenda est impossible à supprimer.


Calendrier/AgendaAstuces

En plaçant la souris sur la date, vous pouvez visualiser en résumé vos rendez-vous de ce jour.

Pour ajouter un rendez-vous sur le calendrier partagé d'un autre utilisateur, vous devez sélectionner l'agenda adéquat puis suivre la procédure décrite au à la page 33. Il faut cependant que votre interlocuteur ait coché la case Gestionnaire lors du partage de l'agenda.


Tâches/ToDo Présentation

1.Groupes de tâches

2.Barre de tâches

3.Liste des tâches

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Tâches/ToDo Création d'une nouvelle tâche

1.Cliquez sur la fenêtre déroulante de Nouveau et sélectionnez Nouvelle tâche.


3.Renseignez obligatoirement le sujet du mail.

4.Déterminez le degré de priorité de la tâche.

5.Indiquez dans quelle liste de tâche vous désirez intégrer cet nouvelle tâche.

6.Renseignez ensuite sa planification.

7.Il ne vous reste qu'à renseigner les travaux à accomplir pour cette tâche.

8.N'oubliez pas de valider votre création en cliquant sur la touche Enregistrer.

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Tâches/ToDo Modification d'une tâche

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Sélectionnez votre tâche dans la liste et cliquez sur le bouton Modifier de la barre des onglets de travail.

Vous pouvez modifier l'ensemble des informations afin de mettre en avant l'avancée de vos projets.

Vous pouvez à tout moment modifier votre tâche, car cette dernière évolue suivant le travail accompli.


Tâches/ToDo Création d'une nouvelle liste de tâches

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1.Cliquez sur la fenêtre déroulante de Nouveau et sélectionnez Nouvelle liste de tâches.

2.Donnez un nom à votre liste.

3.Choisissez sa couleur.


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Tâches/ToDo Partage d'une liste de tâches

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1.Faire un clic droit sur une liste de tâches et sélectionnez Partager une liste de tâches.

2.Indiquez l’adresse mail du ou des contacts avec le(s)quel(s) vous souhaitez partager vos tâches.


visionneur: permettre uniquement la visualisation de vos tâches

gestionnaire: permettre la modification et la visualisation de vos tâches par le ou les destinataire(s) du mail.


Astuce: personnalisez le mail envoyé lors du partage en cliquant sur la barre ''envoyer un mail standard''. Nous vous conseillons de ne pas choisir l'option ''ne pas envoyer un mail'' car cela complique la procédure


Tâches/ToDo Suppression d'une liste de tâches

Pour supprimer une liste de tâches, faire un clic droit sur la liste et sélectionner Supprimer.


Documents Création d'un document

1.Cliquez sur la fenêtre déroulante de Nouveau et sélectionnez Nouveau carnet.

2.Vous pouvez aussi cliquer directement sur Nouveau.


4.Vous pouvez désormais donner un titre à votre document..

5.Et le rédiger.

6. Une double barre d'outils est à votre disposition pour personnaliser votre document, intégrer des tableaux, insérer des images ou des pièces jointes.

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Documents Nouveau carnet

1.Faîtes un clic droit sur Carnets, sélectionnez Nouveau carnet.

2.Vous pouvez aussi cliquer directement sur Nouveau carnet.

3.Une fenêtre s'affiche.

4.Donnez un nom à votre carnet.

5.Choisissez une couleur.

6.Validez le tout en cliquant sur Ok.

7.Le carnet va s'afficher sous la liste de documents.

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Documents Partage d'un carnet de documents

1.Faites un clic droit sur Carnet, sélectionnez Partage carnet.

2.Indiquez l’adresse mail du ou des contacts avec le(s)quel(s) vous souhaitez partager votre carnet.


visionneur: permettre uniquement la visualisation de votre carnet

gestionnaire: permettre la modification et la visualisation de votre carnet par le ou les destinataire(s) du mail.


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Astuce: personnalisez le mail envoyé lors du partage en cliquant sur la barre

''envoyer un mail standard''. Nous vous conseillons de ne pas choisir l'option ''ne pas envoyer un mail'' car cela complique la procédure.


Documents Connexion à un carnet partagé

1.Faîtes un clic droit sur le carnet et sélectionnez Connecter à un carnet partagé.

2. Suivez ensuite les informations indiquées.

Au préalable, vous devez avoir reçu une invitation de partage de documents de la part de votre contact. Il vous suffit de renseigner l’adresse mail et le chemin où se trouve le fichier partagé. Ces informations vous auront été envoyées par mail lors du partage.

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Astuce: la façon la plus facile pour se connecter à un porte-documents partagé est

d'accepter le partage lorsque vous recevez le mail d'invitation


Porte-documents Présentation

Il existe 3 types d’affichage concernant la fenêtre du porte-documents :

1.Navigateur en colonnes

2.Explorer

3.Détails

4.Ce choix s'effectue grâce au bouton affichage

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Porte-documents Insertion d'un nouveau document

1.Sélectionnez avec la flèche déroulante de Nouveau, Uploader le fichier.

2.Ou cliquez simplement directement sur Nouveau.

3.Ou liquez sur Uploader le fichier.

4.Cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier que vous souhaitez mettre dans votre porte-documents.

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Porte-documents Création d'un nouveau porte-documents

1.Pour créer un nouveau porte documents, vous pouvez cliquer sur Nouveau porte-documents.

2.Ou faire un clic droit sur Dossiers et sélectionnez Nouveau porte-documents.

3.Ou déroulez le bouton Nouveau puis choisissez Nouveau porte-documents.

4.Nommez votre porte-documents.

5.Ce dernier s’affichera sous Dossiers.

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Porte-documents Transfert d'un document

1.Sélectionnez le fichier.

2.Cliquez sur le bouton .

3.Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez le transférer.

4.Ou, si besoin, créez un nouveau dossier.

5.Validez l'ensemble.

Remarque: vous pouvez aussi créer directement un nouveau dossier dans lequel vous Glissez Déplacez votre fichier.

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Porte-documents Création d'un sous-dossier

1.Faîtes un clic droit sur le dossier « parent ».

2.Sélectionnez Nouveau dossier.

3.Nommez-le.

4.Choisissez la couleur afin de mieux les différencier.


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Porte-documents Partage dossier

1.Pour partager un dossier, vous devez cliquer droit sur le dossier, sélectionnez Partager dossier.

2.Indiquez l’adresse mail du ou des contacts avec le(s)quel(s) vous souhaitez partager votre agenda.


- visionneur: permettre uniquement la visualisation de votre porte-documents

- gestionnaire: permettre la modification et la visualisation de votre porte-documents par le ou les destinataire(s) du mail

4. Cliquez sur ok pour valider.

Astuce: personnalisez le mail envoyé lors du partage en cliquant sur la barre ''envoyer un mail standard''.

Nous vous conseillons de ne pas choisir l'option ''ne pas envoyer un mail'' car cela complique la procédure.

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Porte-documents Connexion à un dossier partagé

Au préalable, vous devez avoir reçu une invitation de partage de document avec votre contact.

1.Faire un clic droit sur le carnet et sélectionnez Connecter à un dossier partagé.

2.Il vous suffit de renseigner l’adresse mail et le chemin où se trouve le fichier partagé.

Astuce: la façon la plus facile pour se connecter à un porte-documents

partagé est d'accepter le partage lorsque vous recevez ce mail d'invitation.

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Préférences

La partie Préférences vous permet de personnaliser votre compte Zimbra.

Elle se présente sous forme d’onglets (ci-dessous) que nous allons détailler.


Préférences Général

1.Options de connexion : celles-ci vous permettent de

paramétrer la visualisation de vos messages reçus et notamment:

Le choix de la connexion (AJAX/ HTML)

Le choix du thème (couleur d'arrière plan et onglets)

Le choix de la langue Le choix du fuseau horaires La gestion de votre mot de

passe

2.RecherchesPermet d’inclure les dossiers

spams et corbeille dans vos recherches et d'afficher les fonctions avancées de la barre de recherche.

3.AutresPermet l'affichage des cases pour

faciliter la sélection des objets et des listes.

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Préférences Mail

1.Afficher les mails: permet la configuration de l'affichage de vos messages. Choisissez:

Le nombre de messages à afficher par page (10, 25, 50 ou 100)

La fréquence de test de la présence de nouveaux messages (2 à 15 minutes)

Le mode d'affichage du mail (HTML ou texte)

Les modalités d'aperçu du mail et de l’image

De marquer le mail comme lu après x secondes ou non lu

2.Réception des messagesFaire suivre automatiquement

une copie du mail à un destinataireEnvoyer une notification à un

destinataireEnvoyer une notification

(d’absence) avec une planificationChoissir le lieu de rangement des

messages envoyés


Préférences Création de Mail

Cette page vous permet de configurer les paramètres d'écriture par défaut de vos messages.Les choix réalisés dans cette

fenêtre vous permettront un gain de temps en évitant de modifier à chaque message le format (texte ou HTML), la police, la taille et la couleur des caractères du mail.

Choisissez aussi ici les options de réponse et de transfert de vos messages.

Enfin, vous pouvez décider d'enregistrer les messages envoyés.


Préférences Signature

Déterminez votre signature en la personnalisant avec vos coordonnées.

1.Donnez-lui un nom.

2.Inscrivez les renseignements souhaités, avec le format HTML pour la mise en forme.

3. Choisissez la position de la signature dans le mail inclus

4.Lien vers la spécification d'une signature par défaut (renvoi vers l'onglet compte)

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Préférences Carnet d'adresses

1.Options: permettent de faire les choix:

D'affichage du nombre de contacts par page

D'affichage par défaut : en liste ou en carte(s)

D'ajout automatique dans votre carnet d'adresses des

personnes contactées par mail.

D'utilisation de la saisie automatique des adresses de votre carnet d'adresses

2.Importer/Exporter: vous pouvez importer ou exporter des vos carnets d'adresses grâce au bouton parcourir. Le format des fichiers est le CSV.

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Préférences11.6 Comptes

1.Comptes: Affichage de vos comptes de

messagerieAjout/suppression de

comptes, gestion des sous-comptes

Ajouter un Avatar

2.Paramètres du compte principal: ce sont les différentes

informations de votre compte de messagerie:

Adresse mailNom du compteExpéditeur: choix du nom qui

apparaît dans le champs ''de''Répondre à Choix de la signature par

défaut

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Préférences Filtres

Les filtres permettent d'effectuer une action sur un mail s'il remplit des conditions choisies.

1.Ajouter un filtre

2.Choix du nom du filtre

3.Conditions à suivre

4.Action sur les messages si la condition est remplie

5.Modifier un filtre

6.Supprimer un filtre

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Préférences Calendrier

1.GénéralAffichage par défaut : vue semaine de 7 jours,

affichage possible par jour, semaine ouvrée, vue mensuelle, vue programmée

Choix du rappel sous forme d'affichage et/ou de son: de 1 minute avant à 60 minutes avant, voire jamais

Choix de l'affichage du premier jour de la semaine

Possibilité d'affichage continu du mini calendrier

Choix de suppression de l'invitation après la réponse

2.Options de création d'un nouveau rendez-vous

Possibilité d'utilisation de la fonction d'ajout rapide de contacts

Choix d'affichage du fuseau horaire dans le calendrier

3.AutorisationVisualisation de votre état (libre/occupé)Option de l'invitation (choix des personnes qui

peuvent vous inviter)

4.Importer/ExporterImporter un calendrier en format .isvExporter un calendrier en format .isv

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Préférences Raccourcis

1. Liste de raccourcis pré-établis dans votre groupware

2.Outils de création de raccourcis pour dossiers de mail: pour accéder plus rapidement à vos dossiers

3.Outils de création de raccourcis pour une recherche rapide:affecter des raccourcis numériques à des recherches enregistrées pour y accéder plus rapidement

4.Outils de création de raccourcis pour les tags

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Barre de recherche

1.La fonction recherche avancée permet d'effectuer une recherche très précise.

2.Il vous suffit de cliquer sur un onglet de la barre de travail pour ouvrir le module spécifique de recherche.

3.Celui-ci s'affiche en dessous des onglets.

4.Précisez alors votre recherche en fonction des options proposées par chaque module de recherche avancée.

5.Vous pouvez cumuler plusieurs options de recherche comme c'est le cas sur cet écran.

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Astuce sur la connexion à un objet partagé Agenda/document/porte-documents/tâches/carnet d'adresses

La façon la plus facile pour se connecter à un objet partagé est d'accepter le partage (1) lorsque vous recevez ce mail d'invitation.

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CELESTE Groupware Guide Utilisateurs - lapro.org · 2 CELESTE est une marque déposée Tel : 01 70...

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