Services et Travail coopératifs -...

Services et Travail coopératifs

Dominique PRESENTI.U.T. de Marne la Vallée

IUT de MLV services et travail coopératifs © D. PRESENT

La coordination dépend du chef de projet

• constituer une équipe

• Définir un objectif commun

• coordonner les actions menées individuellement ou collectivement

• communiquer avec les membres

• organiser les ressources communes– ressources d ’action

– mémorisation des résultats


Tâches partagées : procédures coordonnées

• Dans une équipe, les tâches sont réparties entre chacun des membres ;

• L’enchaînement des tâches nécessite des procédures ;

• L’exécution d’une tâche implique l’échange d’informations ;

• Le responsable doit coordonner les tâches et connaître l’avancement du projet.


Les outils de groupware : efficacité, productivité et sécurité

• Meilleur suivi de l’avancement du travail améliorant la réactivité ;

• Gain de temps, donc de coût et de performance ;• Amélioration de la qualité de service, de l’image de

l’équipe et de l’entreprise ;• Une vision claire des tâches et de leur enchaînement assure

une meilleure sécurité et adaptabilité.

Les outils de travail coopératif vont du partage des informations à la gestion des processus en passant par celle du temps


Activités de groupe : les 3 CDans le temps et l’espace

• Coopérer– planifier les tâches

• Coordonner– réunir les intervenants

• Communiquer

Dans la communication

– partager les documents de travail

– acheminer l ’information

– publier des rapports– informer à l ’extérieur du

groupe


Coopérer dans le temps : la gestion de projet

• Décrire les tâches et leurs relations• Planifier les tâches• Affecter et planifier les ressources• Etablir les coûts• Analyser/valider l’avancement des

tâches• Modifier/optimiser la planification

Des outils graphiques :• de Excel• à MS Project• via Visio…

Des outils spécialisés :• MS Project• ASA de Apsylis• Aceproject

Début réel Fin réelle

Fin prévueDébut prévu

Nom de tâche

Durée Finavancée

Débutrepoussé Marge

Finrepoussé

e

Débutavancé

Nom de tâche

Début réel Fin réelle


Nom de tâcheDébut réel Fin réelle


Nom de tâche Réseau PERT réalisé avec Visio 2000


Outils graphiques : Excel, Visio, MS Project

12sms Fin réelle

28/11/055/9/05

Bureau d'étude

7sms Fin réelle

16/1/0618/11/05

procéduresd'assemblage

12 sms Fin réelle

1/5/066/2/06

assemblage

10sms Fin réelle

6/2/0628/11/05

comde fournitures

4sms Fin réelle

15/5/0617/5/06

finition

nom de tâchedurée ressource s 35 s 36 s 37 s 38 s 39 s 40 s 41 s 42 s 43 s 44 s 45 s 46 s 47 s 48 s 49 s 50 s 51 s 52bureau d'étud 12smscommandes 10smsprocédures as7smsassemblage 20smsfinitions 4sms

Réseau PERT avec Visio 2000

Planification des tâches avec Excel


Coordonner dans le temps et l’espace

• Dans le temps :– planification des emplois du temps– partage des agendas

• Dans l ’espace :– déplacement des personnes– gestion des salles de réunion

• Dans l ’action :– suivi des affaires– gestion des projets


La planification de réunions : une date, un lieu

• Trouver une date commune à tous les participants• Réserver les ressources : salle, matériel,…• le calendrier + le carnet d’adresses + la messagerie (ex. :

Outlook) :• Réserver une date• Sélectionner les participants• Envoyer un message• Demander une confirmation


Le partage d’agenda : réunions et suivi d’activité

L’accessibilité des agendas des membres du groupes permet :– Un gain de temps pour les contacts téléphoniques entre

membres ;– Une facilité dans la planification de réunions ;– Un suivi simple de l’avancement des tâches.

• Services en ligne : les données sont hébergées chez un prestataire (pas de maintenance, abonnement de 3€ à 30€/mois, étudier la compatibilité des outils entreprise/prestataire) ;• Services locaux : les données sont stockées sur un serveur et accessibles via un logiciel spécifique


Agenda en ligne ou locaux

InternetRouteur

Routeur

Postes clients prestataire

serveur

Contrôled’accès

Postes clients

serveur

InternetRouteur

Contrôled’accès

• les agenda sont sur le serveur du prestataire• l’entreprise paie un service• la maintenance et le contrôle d’accès sont assurés par le prestataire• la consultation/modification nécessite d’être connecté à Internet

• les agenda sont sur un serveur local• la maintenance et le contrôle d’accès sont assurés par l’entreprise• la consultation/modification utilise uniquement le réseau local• l’accès nomade nécessite un service d’accès distant (appels entrants)

http://www.partagenda.com/


La communication : les 4 modes (1/2)

Diffusion : * 1 document vers de N destinataires* N copies du document chacune vers 1

destinataire

Recueil : * fusionner plusieurs documents en 1 seul* travailler sur un document unique


La communication : les 4 modes (2/2)

Circulation : 1 seul document, liste d’émargement

Échange : documents multiples, pas de contrôle des destinataires


• Plus connu sous le nom de E-mail (Electronic Mail ou courrier électronique), ce service permet d’échanger des messages et des fichiers.

• Il nécessite un serveur de messagerie accessible à partir d’Internet. Le serveur dispose d’une boîte à lettres (BAL) pour chaque client géré par le serveur.

• Les messages sont dupliqués en autant d’exemplaires que de destinataires et stockés dans la BAL, en attendant que ceux-ci viennent consulter leur boîte à lettres.

Internet

réseau localRouteur

réseau localRouteursource

BAL dudestinataire

réseau localRouteur

La messagerie : diffusion par duplication


Groupware par messagerie : multiplie les copies

• Une copie de chacun des messages et documents est envoyée à chaque membre du groupe de travail ;

• La taille des documents est souvent limitée à quelques Mo ;• La compilation des modifications d’un document nécessite

de disposer de chaque version d’un document modifié ;• La version finale d’un document doit être transmise par

message aux membres du groupe


Quatre critères stratégiques :

– délivrer la bonne information au bon moment

– rendre l ’information disponible à tous les utilisateurs autorisés

– accéder à l ’information n ’importe où, à tout moment

– limiter la duplication de information

Coordonner la communication : l’accès partagé


L’accès partagé par le Webmail

serveur webmailserveur webmail

serveurSMTP

serveurIMAP

serveurwebmail

navigateur webhttp://mail.babaorum.fr:2000

Internet Réseau localRouteur

serveur de messageriemail.babaorum.fr

Poste client


Le serveur IMAP : des BaL partagées• Les serveurs Webmail utilisant IMAP :

• stockent les documents sur le serveur• permettent des BAL accessibles par plusieurs clients (public)• autorisent la création de répertoires (ou dossiers) sur une BAL

Projet Xfile(public)

ProspectsXfile

(public)

Cédric(privé)

Steph(privé) Cyril

(privé)Laure(privé)

ÉquipeXfile

Équipe marketing

Ile deFranceAutresrégions

http://www.lamessagerie.com/customers/lamessagerie/index.jsp


Diffuser un document par site web• Procédure :

– Le document à diffuser est stocké dans un dossier du serveur http (serveur web ou Intranet) au format pdf

– Le document est référencé sur une page html avec un lien vers lefichier (dir050311.pdf)

– L’adresse (URL) de la page est envoyée par mail aux destinataires

Réseau localserveur demessagerie

serveurIntranet

dir050311.pdfURL :intranet.com/projet/conseils.htm

Le document à relire est accessible à l’adresse : intranet.com/projet/conseils.htm

dir050311.pdf


Modifier un document par site web• Procédure d’accès :

– Le document à diffuser est stocké dans un dossier du serveur http (serveurweb ou Intranet) au format doc ;

– Le document est référencé sur une page html avec un lien vers le fichier (dir050311.doc) ;

– L’adresse (URL) de la page est envoyée par mail aux destinataires.


serveurIntranet

dir050311.doc

URL :intranet.com/projet/index.htm

Le document à relire est accessible à l’adresse : intranet.com/projet/index.htm

• Procédure de modification :– Les destinataires téléchargent le document, le modifient et le retournent par

mail.

dir050311.doc


La modification en ligne : le Wiki

• Les serveurs Wiki proposent une interface permettant de charger une page html dans un éditeur de texte afin de la modifier

• Il faut contrôler l’accès à ces pages par le serveur http• Avantages :

– Il n’existe qu’un seul exemplaire du document– Le lecteur/correcteur dispose de la dernière version comportant

toutes les modifications antérieures• Inconvénient :

– toute modification est effective en temps réel, sans sauvegarde de la version initiale ou précédente

Exemple de serveurs Wiki :• serveur de l’ESI pit-it.com• wikipédia articles sur le Wiki et son utilisation

http://pittt.free.fr/wiki/doku.php

http://fr.wikipedia.org/wiki/Wiki


Concevoir/modifier un document par serveur FTP

• Procédure :– Le document à modifier est stocké dans un dossier du serveur ftp au format

doc– L’emplacement du fichier dans l’arborescence du serveur FTP est envoyé

par mail aux destinataires


serveur FTP192.168.0.4

dir050311.doc

Le document à relire sur le serveur FTP est sur le dossier IUT/conseil/conseil.doc

IUT

cours

dunod

conseil dir050311.doc


Service de transfert de fichiers : serveur + clients

• Permet à un client de récupérer des fichiers auprès d’un serveur.• La connexion et le dialogue entre la station du client et le serveur utilisent

le protocole FTP (File Transfer Protocol).• La connexion au serveur, nécessite un compte client et un mot de passe.• Le client dispose des commandes permettant de se déplacer dans

l’arborescence du serveur, de définir le type des données transférées (binaire ou ASCII) et de télécharger un fichier.

réseau localServeur

Ordinateur

Clavier

Client ftp

serveur ftp Architecture : • un serveur + des postes clients• une application « serveur ftp »• une application « client ftp » ou un navigateur

Remarque : il existe des applications « serveur ftp » fonctionnant sur des postes non serveurs


Serveur FTP : des comptes + des droits• La connexion peut être effectuée de deux façons :

– en anonyme (name : anonymous, password :guest@home) pour un accès limité aux répertoires publics ;

– en identifié pour un accès par compte (identifiant, mot de passe) associé à des permissions sur des fichiers ou des répertoires particuliers

réseau local

Serveur

Ordinateur

Clavier

ftp

produits

services

accueil.html

accueil.html

Client ftp

serveur ftp

Groupe

Arborescence des répertoires

Clients :AnonymousAndré xxxxxxLise yyyyy

Mise en œuvre d’un service FTP :• installation/configuration d’un serveur ftp• création de l’arborescence des répertoires des clients• création des comptes clients• installation de l’application client• gestion/maintenance du serveurftpxpert3.exe


Mise à jour d’un Intranet par service FTP• Chaque service dispose dans l’arborescence du site web d’un répertoire

propre situé dans le répertoire commun « www\ftp » ;• Les administrateurs des pages (André pour « produits » et Lise pour «

services » disposeront d’un compte leur donnant accès exclusivement au répertoire qu’ils ont à gérer.

réseau local

Serveur

Ordinateur

Clavier

ftp

produits

services

accueil.html

accueil.html

www

Client ftp

serveur ftp

Groupe

Arborescence des répertoires

Clients :André xxxxxxLise yyyyy

Précautions à prendre avant le transfert des fichiers :-le nommage des fichiers et répertoires doit respecter les règles utilisées sur le serveur. -- l’arborescence des fichiers devra être conservée.


Les comptesChemin d’accès au répertoire contenant les répertoires des

clients


Le PGI : au centre de l’entreprisePGI progiciel de gestion intégré (ERP, Enterprise Resources Planning) :

• ensemble de logiciels intégrant les principales fonctions nécessaires à la gestion des flux et des procédures de l'entreprise (comptabilité et finances, logistique, paie et ressources humaines, etc.). • accèdent à des ressources communes, en particulier des bases dedonnées.•incluent généralement des outils de coopération ( groupware , workflow ).

serveur http+ applicatifs

Services financiers

Ressources humaines

logistique

Service commercial

SGBD


Le PGI : SGBD +applicatifs « métiers » + interface utilisateur

• Chaque service dispose d’un applicatif accessible à travers une interface (ex.: formulaire) ;

serveur http+ applicatifs

Services financiers

Ressources humaines

logistique

Service commercial

SGBD

• les données saisies sont traitées par l’applicatif ;• les données sont stockées dans le SGBD pour être accessibles par les autres services


Un progiciel pour le travail coopératifKnowings Knowledge Manager permet de créer des espaces collaboratifs Intranet, Extranet ou Internet destinés au partage de connaissances au sein des entreprises et des communautés professionnelles (réseaux d’acteurs transversaux à l’entreprise ou extérieurs).Fonctionnalités :

• accès à l'ensemble des bases de connaissances, des forums et des bourses d'échanges de ses communautés (équipe, entreprise, réseaux…). • circulation des connaissances en fonction du profil de chaque individu (workflows paramétrables)• accès personnalisé de chaque collaborateur en fonction de ses rôles (lecteur, auteur, expert...), de sa langue (multilinguisme), de ses responsabilités, de ses centres d'intérêts et de ses compétences. • moteurs de recherches facilitant l'accès à l'information pertinente.

Plus technologiques : Entièrement paramétrable (interface, catégorisation, règles de gestion, fonctionnalités...) et multilingue.Nombre de clients : France : 70 Europe : 10Exemple de clients en France : Carbone Lorraine, CCI Lyon / Grenoble / Versailles, Cedus, Entropy, Gaz de France, Geopost, Groupe Egis, Total


Organisation des ressources

• Serveur d ’applications• partage d ’informations• mémorisation de l ’information :

– codification/référencement– validation– recherche/accès– stockage/archivage – historique/versions


Les formats d’échange pour consultation

• Les formats de fichiers utilisés devront dépendre des logiciels disponibles chez le(s) destinataire(s)• Les documents peuvent être diffusés pour consultation seule (avec protection éventuelle) ou pour modification (travail coopératif)

Diffusion de documents pour consultation.• Fichiers texte :

format texte « txt » (seul ou avec mise en page) ou « rtf »• Fichiers texte/image :

format de présentation « pdf » d’Adobe (permet des protections : impression, modification,…),

format d’impression (et de pré-presse) postscript « ps » d’Adobe, format de présentation « html » ou « htm » lu par les navigateurs

Web


Les formats d’échange pour coopérationDiffusion de documents pour travail coopératif :

• Fichiers texte : format texte « txt » (seul ou avec mise en page)format texte enrichi « rtf »

ne permettent pas de suivre les modifications apportées• Fichiers texte/image :

format Word « doc » (attention aux versions, surtout entre PC et Mac)

format FrameMaker « mif » (attention aux versions)format LaTex « TeX »

Remarque : la version finale des fichiers doit être convertie en un format de consultation pur. Sinon, les modifications apportées au cours de l’élaboration restent accessibles. Cela peut avoir des conséquences fâcheuses en cas de diffusion à l’extérieur du groupe.


Les formats d’échange d’images GIF et JPEGLes fichiers bitmap.

• le format GIF (Graphics Interchange Format) :256 couleurs maximum (support peu adapté pour des images de

type photographique) algorithme de compression réversible propriétaire (LZW)permet la transparence et l'animation ( pour des logos animés, voire

de très petites séquences "vidéo« ). ne permet pas de stocker d'informations de résolution, de calibrage

de couleurs, etc. Il n'est donc pas adapté à l'impression de haute qualité.

• le format JPEG (jusqu'à 16 millions de couleursalgorithme de compression destructif (exemple : Image non

compressée : 640 ko, Qualité 100 % : 196 ko, Qualité 75 % : 40 ko, Qualité 50 % : 26 ko). 75-80 % donne généralement le meilleur ratio qualité / taille.

utilisé sur le Web, il n'est pas adapté au stockage d'images avant retouches

contient les informations de résolution ou de calibrage nécessaire à une impression en haute qualité.


Les formats d’échange d’images PNG et TIFF• le format PNG (Portable Network Graphics) :

256 couleurs, ou 16 millions de couleurs. Gère une transparenceprogressive.

stockage des images en THQ avec 16 bits par canal de couleur. compression non destructrice (Lempel-Ziv LZ77),filtres non destructifs appliqués à chaque rangée de pixels de

l'image. informations de calibrage, de résolution, des descriptions textuelles

( utilisable dans des environnements professionnels)• le format TIFF (Tagged Image File Format)

• noir et blanc, 256 couleurs, niveaux de gris, 16 millions de couleurs.

stockage des images en THQ avec 16 bits par canal de couleur. algorithmes de compression variés (RLE, CCITT FAX 3 et 4, LZW,

JPEG DCT, Packbits,... )informations photométriques, de profiles et d'espaces de couleurs

(RGB, CYMK, etc.), de résolution, de courbes de réponse, de copyright et de description

non reconnu par les navigateurs Web


Les formats des fichiers d’archiveZIP (GNU ZIP pour les plate-formes Unix) [Type binaire]. Format de compression et d'archivage très commun dans Internet, développé pour DOS et Windows. Utiliser : Mac : StuffIt Expander. Windows : QuickZip

.RAR (Roshal Archive, d'après le nom du créateur) [Type binaire]. Format propriétaire efficace pour l'archivage et la compression de très gros fichiers. Il permet le morcellement en fragments. Ceux-ci sont rassemblés lors de la décompression. Utiliser : Mac : StuffIt Expander (décompression seulement). Windows : QuickZip (décompression seulement)

.TAR (Tape archive) [Type binaire]. Archivage de fichiers pour UNIX, sans compression. Note : dans Internet, les fichiers TAR sont souvent compressés de surcroît. Ils prennent ainsi une extension double : .TAR.Z. Dans ces cas, il faut d'abord décompresser le fichier avant de le désarchiver. Utiliser : Mac : StuffIt Expander. Windows : QuickZip

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