Ce gabarit de budget est un produit de l’ACTS en partenariat avec Organisports

Que fait le logiciel budgétaire ?

• Il répartit les revenus et les dépenses en deux colonnes distinctes : Comptant et Biens et services

• Le programme permet d’effectuer trois tâches principales :– Produire un budget;

– Restructurer le budget en différente configurations avec l’aide de rapports spécifiques;

– Établir un processus de suivi budgétaire.

Produire un budget qui:

• Suggère une structure budgétaire et pour chacun de ceux-ci identifie tous les items budgétaires potentiels en argent comptant ou ben biens et services ;

• Identifie, pour chaque item budgétaire en biens et services, les pourvoyeurs éventuels;

• Identifie, pour chaque item budgétaire les items qui ne sont pas taxables;

• Identifie, pour chaque item budgétaire les transactions qui étaient en devise étrangère;

• Inclus un critère de pourcentage pour chaque section du budget ;• Produit des rapports généraux

De restructurer le budget en différentes configurations

• Identifie les items similaires répartis dans l’ensemble du budget, aux fins de présentation à un commanditaire ou un fournisseur éventuel;

• Regroupe tous les items qu’un gouvernement, une institution ou une entreprise va fournir;

• Mesure l’impact économique en fonction du Modèle MEETS de l’ACTS ;

• Permet de calculer le retour des taxes de vente en fonction de chaque item budgétaire;

Permet un suivi budgétaire qui:

• Gère les flux de trésorerie (« cash flow »);• Effectue le suivi budgétaire en imputant toutes les

dépenses dans les postes budgétaires appropriés, de façon à vérifier si un poste budgétaire est suffisamment provisionné pour permettre l’émission d’un bon de commande;

• Produit le bon de commande;• Effectue le suivi des factures reçues en fonction des

bons de commande émis.• Produit un rapport entre ce qui a été budgétisé, dépensé

et prévu au flux budgétaire;

Exemple de structure budgétaire

• Division – e.g.: 01-01-00.000 Direction générale

• Subdivision – e.g: 01-05-00.000 Dépenses de réunions

• Poste budgétaire– e.g.: 01-05-01.000 Bureau de direction

• Exemples d’objets à même un poste budgétaire– 683 Buffets avant l’événement– 693 Boissons non alcoolisées– 694 Café

Le code du poste budgétaire pour le café servi pendant les réunions du Bureau de direction serait donc : 01-05-01.694

Gabarit de plan budgétaire – Version de base

Tâche no 1 : Produire un budget

Page de bienvenue

Étape 1 : Saisir l’information sur votre événement

Étape 2 : Déterminer quels sont les seuls postes budgétaires que vous allez utiliser et y saisir les

données

Vous pouvez décider d’annuler certaines divisions, subdivisions ou postes budgétaires à l’aide du bouton «

Non utilisé » ou, tel qu’illustré, vous pouvez décider d’ouvrir un poste budgétaire spécifique

Étape 3 : Saisir les données pour un poste budgétaire dont vous

avez besoin

Chaque poste budgétaire comprend une liste de tous les objets possibles en deux colonnes (Comptant et Biens et services) : vous ne choisissez que ceux dont vous avez besoin (colonnes Quantité et Prix). Pour chaque objet, vous pouvez aussi cocher s’il s’agit d’un objet non taxable ou d’un objet transigé à l’origine en devise étrangère. De plus, pour les objets en biens et services, pour pouvez saisir le pourvoyeur.

Étape 4 : Vous pouvez produire différents types de rapport budgétaire :

Exemple du rapport budgétaire le plus détaillé

Vous pouvez utiliser des filtres afin de sélectionner une section spécifique du rapport

Rapport en fonction :– du poste budgétaire que vous avez conservé– des données que vous avez saisies

Étape 5 : Vous pouvez décider d’inclure un pourcentage que vous ne voulez pas franchir

Les pourcentages peuvent être établis pour toutes les divisions et subdivisions

Vous pouvez vérifier dans un rapport si vous avez ou non des dépassements budgétaires en fonction du % projeté

La ligne rouge = un poste budgétaire au-dessus du pourcentage projeté

Vous pouvez modifier le nom d’une division existante ou en créer une nouvelle

Vous pouvez modifier le nom d’une subdivision existante ou en créer une nouvelle

Vous pouvez modifier le nom d’un poste budgétaire ou en créer un nouveau

Vous pouvez créer de nouveaux objets ou inclure une valeur au Comptant ou en Biens et services

qui sera automatiquement intégrée dans la structure du budget (ex. le coût du café)

Vous pouvez ajouter de nouveaux pourvoyeurs de Biens et services

(gouvernements, institutions, entreprises)

Gabarit de plan budgétaire – Version de base

Tâche no 2 : Restructurer le budget en différentes configurations

Vous pouvez restructurer votre budget automatiquement dans une

configuration différente

Vous pouvez faire le suivi d’objets similaires répartis dans l’ensemble du budget en vue d’une présentation à un

commanditaire ou un fournisseur éventuel

Vous pouvez sélectionner un objet spécifique (ex. le café)

Liste des postes budgétaires où le café apparaît dans votre budget

Vous pouvez aussi obtenir le montant total des dépenses de café réparties

dans l’ensemble du budget

Connaissant ce montant, vous êtes en mesure d’élaborer une proposition de commandite ou

signer un contrat avec un fournisseur

Vous pouvez produire des rapports budgétaires par pourvoyeur de Biens et services que vous avez

inscrit lors de la saisie des données

Il est facile de faire tenir sur une seule page tous les biens et services que la ville ou un

commanditaire devrait fournir à votre événement

Vous pouvez produire un rapport budgétaire compatible avec le modèle

MEETS de l’ACTS

Vous pouvez alors saisir ces chiffres dans le logiciel de MEETS de façon à connaître l’impact économique de

votre événement (à l’exception des dépenses des visiteurs)

Vous pouvez produire des rapports budgétaires pour les objets que vous

avez inscrits comme non taxables

Il est alors facile de calculer quel est le montant du retour de taxes que vous recevrez

Vous pouvez produire des rapports budgétaires pour les objets que vous avez saisis en devises

étrangères (Ex. US $ ou euros)

Il est alors facile d’ajuster votre budget en fonction des variations du taux de change du dollar canadien

Budget – Version avancée

Tâche no 3 : Créer un processus de suivi du budget

Module Flux de trésorerie

Étape 1 : Saisir votre période de flux de trésorerie pour l’événement

Étape 2 : Saisir vos flux de trésorerie

Pour chaque poste budgétaire avec un montant au Comptant : saisir

votre flux de trésorerie

Une fois votre budget au comptant établi, vous n’avez qu’à choisir les boutons

d’option de flux de trésorerie

Rapports de flux de trésorerie

Flux de trésorerie total par mois pour votre événement

Rapport mensuel pour un poste budgétaire spécifique

Détails des flux de trésorerie d’un poste budgétaire

Vous pouvez aussi vérifier quel est votre flux de trésorerie cumulatif pour le mois courant

Dans cet exemple, vous avez dépensé 22 $ alors que votre flux de trésorerie cumulatif projeté au 29 septembre n’était que de 10 $. La ligne rouge vous prévient qu’à la fin de l’événement, vous pourriez

être en situation de dépassement budgétaire

Budget – Version avancée

Tâche no 3 : Créer un processus de suivi budgétaire

Module Bon de commande / Facture

Étape 1 : Saisir vos fournisseurs au comptant pour votre bon de commande ou un contrat

Étape 2 : Saisir vos pourvoyeurs de Biens et services pour votre bon de commande ou un contrat

Étape 3 : Saisir un bon de commande

Vous pouvez ouvrir un bon de commande existant ou en créer un

nouveau

Si le poste budgétaire n’est pas suffisamment provisionné, le logiciel vous le laissera savoir. Vous pouvez alors ne

pas autoriser le bon de commande. Dans l’exemple illustré, vous disposez de suffisamment d’argent.

Vous pouvez maintenant transmettre votre bon de commande à votre fournisseur

Vous pouvez aussi vérifier l’état actuel d’une subdivision budgétaire

Dans 01-05-000, vous avez dépensé 22 $ alors que votre flux de trésorerie cumulatif projeté au 29 septembre n’était que de 10 $. La

ligne rouge vous prévient qu’une fois l’événement terminé, vous pourriez vous retrouver en situation de dépassement budgétaire

Dans 02-01-000, vous avez dépensé 1000 $ alors que votre budget n’était que de 100 $. La ligne rouge vous prévient

que vous êtes en situation de dépassement budgétaire

Vous pouvez vérifier quels bons de commande ont été transmis à un

fournisseur

Vous pouvez vérifier quels bons de commande n’ont pas été déjà transmis à un

fournisseur

Vous pouvez vérifier quels bons de commande ont été transmis, mais pour lesquels vous n’avez pas

encore reçu la facture correspondante

Vous pouvez obtenir un rapport par fournisseur utilisant des bons de commande et savoir combien d’argent vous

lui avez payé ou combien vous lui devez

Saisir une facture

Quand vous recevez une facture, vous saisissez l’information en vue de ::- relier la facture au bon de commande approprié. - ou s’il ne s’agit pas d’un bon de commande, vous le saisissez comme un paiement d’un contrat (ex. la facture de téléphone) : le logiciel vous fera savoir si vous avez assez d’argent pour payer cette facture

Liste des factures (bons de commande) par ordre chronologique

Liste des factures (paiements de contrat) par ordre chronologique

Vous pouvez produire des rapports par fournisseur et savoir combien d’argent vous leur

avez payé ou combien vous leur devez

Le Gabarit de budget :

• Suit la structure du Gabarit de plan d’affaires• Est complet en proposant une telle structure et une liste de tous les

objets• Est souple en vous permettant d’effacer les divisions, subdivisions et

postes budgétaires dont vous n’avez pas besoin• Peut être adapté à votre propre structure budgétaire• Peut être modifié puisqu’il est en format Microsoft Access• Vous offre une variété complète de rapports différents• Vous avertit si vous produisez un bon de commande sans disposer de

l’argent nécessaire dans un poste budgétaire précis• Vous laisse savoir si vous serez en situation de dépassement

budgétaire pour un poste budgétaire spécifique

Finalement

Le Gabarit de plan de budget

Vous épargne

Temps, effort et argent !!!!

Pour toute question ou si vous souhaitez qu’Organisports produise / personnalise

votre budget?

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