cahier des charges

IUT de S

aint Raphaël 2009/2010 groupe TNN.

BALMET Bastien

BIANCO Jeremy

DIZIEN Florent

GRANGE Ivo

TRINGALI Laura

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SOMMAIRE

1. Présentation de l’agence 1.1 Présentation de l’agence et des acteurs du projet 1.2 La répartition des rôles entre les acteurs du projet

2. Présentation du projet 2.1 La portée du projet et ses limites 2.2 Risques et contraintes

3. Objectif principal : demande du client 3.1 Le besoin exprimé par le client 3.2 Contenu des évènements

4. Communication sur le projet 4.1 Marketing et sponsoring 5. Réalisation du projet 5.1 Le site 5.2 Couleurs et logo

6. Organisation du projet 6.1 Calendrier et ressources 6.2 Estimation du temps de réalisation 6.3 Budget prévisionnel

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1. Présentation de l’agence

1.1 Présentation de l’agence et des acteurs du projet

Le nom de notre agence est TNN. Ce qui sont les initiales de Tir Na NÓg, qui signifie en gaélique « la Terre de l’éternelle jeunesse ». Nous avons pensé que ce nom représentait bien les jeunes et les étudiants de l’IUT.

Notre agence est composée de 5 personnes en première année de DUT SRC (Services et Réseaux de Communication) à l’IUT de Saint Raphaël. Elle est donc composée de Grange Ivo, Balmet Bastien, Bianco Jeremy, Dizien Florent et de Tringali Laura qui est chef de projet.

1.2 La répartition des rôles entre les acteurs du projet

Nous avons réparti les rôles entre les différents acteurs du projet en fonction de leurs compétences.

GRANGE Ivo, Webmaster, webdesigner : a de nombreuses compétences en programma-tion et s’occupe donc principalement de la création et de la maintenance de notre site internet.

BALMET Bastien Graphiste et cameraman : maîtrise les logiciels de graphisme, gère la réalisation graphique (flyers...), ainsi que des montages vidéo.

DIZIEN Florent caméraman et monteur vidéo : a des compétences en création et s’occupe également des montages vidéo.

BIANCO Jeremy caméraman et monteur vidéo : s’occupe également de la programma-tion pour le site, ainsi que des montages vidéo.

TRINGALI Laura chef de projet, graphiste et photographe:En tant que chef de projet : s’occupe plus particulièrement de l’organisation du groupe ainsi que de la communication. En tant que membre du groupe : a des compétences en photographie et en graphisme, s’occupe de la retouche photo et de la création d’éléments graphiques pour le site.


2. Présentation du projet

2.1 La portée du projet et ses limites

Ce projet porte sur la réalisation d’évènements sportifs organisés pour les étudiants de l’IUT et la création d’un site vitrine permettant la consultation de nos reportages vidéo et photo des dits évènements.

Nos limites au niveau financier :

Nous savons que les étudiants ont peu de moyens et que nous ne pouvons pas leur pro-poser 3 évènements sportifs avec une participation monétaire trop élevée.L’achat de lots ainsi que la distribution de collations a un coût.Grace à l’aide de nos sponsors, nous pourrons offrir aux participants de nombreuses récompenses.

Nos limites de temps :

Nous devons tout organiser avant la date de nos évènements.Nous sommes tenus de respecter certains délais afin d’être prêt pour notre prestation devant le jury.De plus, afin qu’un maximum d’étudiants soient présents, nous devons planifier ces ren-contres en dehors des stages et absences des alternances, tout en choisissant des dates non réservées par les autres projets tuteurés de l’IUT.

Nos limites dans le choix des évènements :

Nos évènements doivent être en rapport avec le sport et plaire au maximum d’étudiants.En outre, nous devons choisir des activités différentes de celles proposées par le bureau des sports de l’IUT (BDS).Nous devons choisir des sports ayant un esprit collectif, tout en tenant compte que cer-tains sports ne sont pas réalisables pour différentes raisons :- le budget- le danger / la sécurité- le transport / distance

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2.2 Risques et contraintes

Notre projet contient différents risques :

- Lors de la réalisation des évènements :

* risque de mauvais temps : étant donné que les évènements se dérouleront en plein air, les conditions météorologiques sont importantes. La pluie ou un vent violent pour-raient compromettre l’accomplissement d’une rencontre sportive.

*risque d’accidents : Tout évènement sportif nécessite une attention particulière en matière de sécurité et de risque d’accident corporel.

*risque d’insatisfaction : Malgré le fait que nous avons demandé l’avis des étudiants sur le choix des activités (questionnaire sphinx), le risque que les étudiants ne soient pas satisfaits ou déçus de notre évènement n’est pas nul.

- Les contraintes

*Contraintes de coût

La mise en ligne du site internet a un coût car nous devons payer un hébergeur afin que les étudiants puissent consulter notre site.Certains évènements étant payants, les étudiants devront participer monétairement.Il faut aussi comptabiliser le coût de revient des lots à offrir aux étudiants à la fin de chaque évènement pour récompenser les meilleurs joueurs, ainsi que le buffet mis à disposition des étudiants afin de les ravitailler.

*Contraintes graphiques (respect de la charte graphique)

La charte graphique que nous avons réalisée devra être respectée tout au long de notre projet tuteuré.

*Contraintes de temps de réalisation

Nous avons un temps de réalisation à respecter.Notre site doit être mis en ligne rapidement afin que les étudiants puissent s’inscrire à nos évènements. Cela nous permettra de prévoir le nombre de personnes présentes à chaque évènement.


*Contraintes de date pour la réalisation d’évènements

Etant donné que les rencontres sportives concernent les étudiants de l’IUT, il faut qu’ils puissent être présents.D’après le calendrier de l’IUT, peu de dates sont disponibles pour organiser trois évène-ments.Les stages de première et seconde année nous laissent peu de dates libres.La présence des étudiants en alternance nous laisse également peu de dates disponi-bles.

*Contraintes spéciales au troisième évènement

Etant donné que les olympiades sont prévues pour les étudiants de plusieurs IUT, de nouvelles contraintes apparaissent :-Il faudra communiquer avec les étudiants des autres IUT à distance ou se déplacer.-Il y aura des contraintes au niveau des transports pour les participants.

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3. Objectif principal : demande du client

3.1 Le besoin exprimé par le client

D’après le client, notre objectif principal est d’organiser et d’animer trois rencontres sportives pour les étudiants de l’IUT ainsi que de créer un site vitrine avec nos report-ages photos et vidéos.Plus en détail, le client nous demande :Tout d’abord de cerner les préférences des étudiants afin de pouvoir choisir les activ-ités.Le client nous demande aussi de rechercher différents partenaires pour les évène-ments sportifs.Il faut également réaliser différentes vidéos dont un reportage, un clip, un documen-taire, une fiction et prendre de nombreuses photos lors des rencontres sportives. Ces photos et vidéos nous serviront à compléter notre site web, mis à la disposition des étudiants sur internet.

3.2 Contenu des évènements

Comme prévu, trois évènements doivent avoir lieu.

Premier évènement : Organisation d’un paint-ball géant

Après avoir fait un sondage auprès des étudiants de l’IUT, la majorité a voté pour l’organisation d’un paint-ball. Nous avons alors décidé que le paint-ball serait notre premier évènement.

A propos de ce jeu :C’est une activité sportive ou de loisir opposant 2 équipes généralement.Pendant l’activité, chaque joueur est équipé d’un masque (de protection) et d’un lanceur qui leur permet de propulser des billes de peintures. Il existe différentes façons de jouer.Le but principal du jeu est de toucher l’équipe adverse avec des billes de peintures sans se faire toucher soi-même.

Mais attention, il y a de nombreuses règles de sécurité à respecter :Tout d’abord, tous les joueurs doivent savoir que tout manquement aux règles de sé-curité entraîne la suspension de la partie de paint-ball en cours et (ou) l’élimination du joueur qui ne les respecte pas.Il faut savoir aussi qu’il existe une distance minimale de tir pour des raisons de sécurité et de confort, il est donc interdit de tirer sur quelqu’un à une distance de moins de 10 mètres.


Second évènement : Organisation d’une course d’orientation

Nous souhaitons organiser une course d’orientation originale contenant des énigmes à résoudre, des activités ou encore des objets à trouver.Toute cette course se situera autour d’un thème, l’histoire de Fréjus et ses monuments historiques.

Plusieurs équipes seront alors formées et la première équipe qui arrivera à la fin de la course gagnera. Il faudra donc être habile et rapide, tout en faisant preuve de curiosité et d’esprit d’équipe.

Sur la course d’orientation :

La course comprendra plusieurs étapes, et les participants se déplaceront à pied.A chaque étape, un des organisateurs donnera à l’équipe une enveloppe avec une énigme à résoudre, ce qui lui permettra de découvrir le lieu de l’étape suivante.Mais pour pouvoir récupérer cette enveloppe, l’équipe doit d’abord effectuer une activ-ité ou une épreuve.Les participants pourront demander de l’aide aux passants pour s’orienter plus facile-ment.

Troisième évènement : Organisation d’Olympiades inter-Iut

Le but de cet évènement est de mettre en place plusieurs stands sportifs où chaque équipe devra gagner le plus de points.

A la fin des Olympiades, nous calculeront les points gagnés par chaque équipe afin de designer l’équipe gagnante.

Nous avons choisi comme activités le tir à la corde, le tir au panier, le lancer de poids, le record de vitesse, …

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4. Communication sur le projet

4.1 Marketing et sponsoring

Marketing

Afin de communiquer avec les étudiants de l’IUT, nous avons mis en place différents moyens et supports.

Sur notre site :Nous avons tout d’abord créé une partie spéciale dans notre site, afin de faire paraitre nos affiches publicitaires sur nos différents événements. Nous ferons davantage de publicité sur le site en créant des bannières d’animations flash afin d’attirer l’attention des étudiants.

Au sein de l’IUT :Des affiches sont créées afin d’être placardées sur les murs de l’établissement ainsi que la distribution de flyers : cela permettra d’atteindre directement notre cible.

Nous comptons également envoyer un mail à tous les élèves de l’IUT directement sur leur boite mail dédiée à l’IUT.

Enfin nous ferons de la publicité par l’intermédiaire de nos partenaires (publicité dans la gazette de l’IUT par exemple).

Sponsoring

Afin de permettre aux étudiants de gagner des lots et de pouvoir leur offrir un ravitaille-ment durant l’événement, nous avons besoin de sponsors.

Des lettres sont envoyées à différentes grosses entreprises dans le secteur du sport, de la grande distribution, ainsi qu’à d’autres entreprises plus petites.

Voila la liste des sponsors contactés :- Géant casino- Inter sport- Décathlon- Sport leader- Go sport- Feu vert- Centre Leclerc- Cycles Beraud- Carrefour magasin


- Garage Bacchi- M.M.A Assurances- Société générale- Lions club St Raphael

La société générale étant notre premier sponsor officiel, un salarié viendra distribuer des lots à la fin des événements.

En échange de leur sponsoring et de leur aide, nous leur ferons de la publicité sur notre site internet, et nous sommes à leur disposition pour distribuer différents flyers de leur entreprise aux étudiants de l’Iut.

5. Réalisation du projet

5.1 Le site

L’adresse de notre site est : http://tnn-iut.fr/

Contenu : Le site contient différentes parties

Le menu horizontal :

- Accueil : Présentation de l’équipe de projet et de notre rôle.

- Evènements : Description complète de nos évènements en détail (type d’événements, activités) plus indications (date, lieu, heure, tarif).

- Photos : Ensemble des futures photos réalisées lors des évènements (photos, montages).

- Vidéos : Ensemble des futures vidéos réalisées pendant nos évènements (inter-views, montage vidéos).

- Sponsors : Cette partie regroupe l’ensemble de nos sponsors et de nos partenari-ats.

- Livre d’or : Permet aux étudiants de commenter nos évènements et de laisser une trace écrite sur notre site. Cette partie nous permettra d’améliorer certains points pour les évènements suivants.

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Le menu vertical :

- Inscription : Cette partie va permettre aux étudiants de l’IUT de s’inscrire aux dif-férents évènements organisés par notre équipe.- Les petits personnages : Enfin notre site contient une page consacrée à chaque membre du groupe, leur permettant de se présenter.


Architecture de notre site :

Le site a pour but d’être fonctionnel, il permet aux étudiants de naviguer facilement en étant informé sur nos évènements.

Tout d’abord, en haut de notre site, nous pouvons voir une bannière qui contient notre logo (TNN) une vague bleue représentant le mouvement ainsi que notre slogan « Spor-tifs Réactifs Compétitifs » qui reprend les initiales de SRC.

Juste en dessous, on découvre le menu horizontal regroupant les différentes parties, pour que les étudiants puissent naviguer.

Enfin sur la partie gauche se trouve notre partie inscription et la représentation de chaque membre du groupe avec nos prénoms cliquables permettant d’en savoir plus sur chacun de nous.

Imprime écran de notre site :

Nous avons choisi cette architecture afin que les étudiants puissent naviguer facilement sur notre site.


Hébergement du site :

Choix de l’hébergement :

Notre choix s’est porté sur l’hébergeur 1and1 pour plusieurs raisons :- Son bon rapport qualité-prix- La possibilité d’avoir une adresse mail nous permettant de recevoir des mails des participants- L’espace conséquent de la base de données- Les outils de communication fournis tels que les webstats- Les formulaires déjà prêts et la récupération de données via un tableur Excel- La newsletter

Charte graphique

La couleur dominante est le bleu, en lien avec notre logo.Le bleu représente l’air, le ciel, l’extérieur en référence à nos évènements qui se dérou-lent en plein air.L e bleu est également une couleur agréable.

A propos du fond noir : Celui-ci permettra de faire ressortir les photos et vidéos présentes sur notre site, car le but principal de notre site est de faire une vitrine de nos évènements.

5.2 Couleurs et logo

Voici notre logo :

La forme du logo: Elle représente les initiales de jeunes éternels, TNN, ce logo a pour but d’être placé par-tout, par conséquent il se devait d’être compact, lisible, simple et attirant. On retrouve donc un logo anguleux mais avec des bords adoucis, un effet chromé qui le fait ressortir et des couleurs qui ont un but précis que nous allons étudier ensuite.


Le personnage intégré dans le logo :

Ce personnage qui lève les bras montre la victoire, le sentiment de joie. Cela reflète l’esprit de compétition.

Les couleurs :

Les couleurs majeures de notre logo sont le bleu et le blanc. En effet le bleu est lié étroitement au rêve, à la sagesse et à la sérénité. Il est en adéquation avec la vie, le voyage et les découvertes. Il a ce côté rafraichissant à l’image de l’eau, ce qui amène au calme. Le logo nous convenait parfaitement car notre optique était d’amener de la bonne humeur, de la découverte et de nouvelles choses dans notre projet. De plus le bleu est marié au blanc. Celui-ci symbolise une idée de perfection, de pureté. En occi-dent, le blanc tend à être le symbole de l’unité et de l’équilibre.

6. Organisation du projet

6.1 Calendrier et ressources

Calendrier :

Nous avons choisi ces dates en fonction de la disponibilité des étudiants de notre IUT SRC.

-Nous avons choisi le 20 mars et le 1er avril car ces jours là permettront à un maximum d’étudiants d’être présents. Ce sont des dates en dehors du stage des 1ères années et des secondes années. De plus, nous avons évité d’organiser ces évènements la semaine de la représentation devant le jury pour les secondes années.

-Nous avons choisi le 29 avril pour l’organisation de notre 3ème évènement car cette se-maine là, malgré le stage des secondes années, les alternances 1, les alternances 2 ainsi que la licence CLGO seront présents à l’IUT.


Voici le calendrier avec les dates prévues pour chacun de nos évènements :


Ressources :

Ressources matérielles :

Nous disposons de 5 ordinateurs portables individuels qui sont nécessaires à la création du site, aux différentes réalisations graphiques, à la recherche d’informations sur inter-net et à la rédaction des divers documents.

Le matériel de tournage se compose d’au moins deux caméras vidéo pour filmer les évènements sportifs, d’un micro pour la prise de son et les interviews.

Nous avons également besoin d’un appareil photo numérique afin de pouvoir prendre les photos durant les évènements.

Il nous faudra aussi du matériel sportif, des tables, de la vaisselle jetable, des fournitures de bureau.

Ressources logicielles :

Pour la mise en page, nous utilisons Adobe Indesign.Pour la création graphique, c’est principalement Adobe Illustrator.Le logiciel Photoshop nous permet d’effectuer les retouches photo et c’est avec le logiciel After Effect que nous réalisons les montages vidéo.Grâce au logiciel Note Pad++, nous accomplissons la programmation du site.

Enfin, pour la rédaction des documents de bureautique, nous nous servons continuelle-ment de Microsoft Word ainsi que Microsoft Excel.

Ressources logistiques :

Un hébergement Web est nécessaire à la publication de notre site Web sur internet ainsi que, bien sûr, d’une connexion internet.


6.2 Estimation du temps de réalisation (planning pert)


6.3 Budget prévisionnel

SITE INTERNETHébergeur pour 6 mois 36 €

ORDINATEUR5 ordinateurs : 4800 euros

LOGICIELS UTILISES Illustrator, Photoshop, Fireworks, Word, Excel, In design, Pinacle 12, After effect, Gantt Project : 3586 euros

DEPLACEMENTS (partenaires et les évènements) :Essence, (voir mappy par trajet) : 40 euros

MATERIEL :Papier, stylo, enveloppe, timbre, encre (imprimante) : 30 euros

MATERIEL PHOTO VIDEO :2 appareils photos : 400 euros2 caméras : 3000 euros

MATERIEL SPORTIF : Ballon, corde, dossard : 100 euros

FABRICATION DE TEE-SHIRT POUR LES ORGANISATEURS :Tee-shirts : 40 euros

BUFFET POUR LES DIFFÉRENTS ÉVÉNEMENTS : Nourriture/ Boissons : 400 Euros

COÛT DES ÉVÉNEMENTS :-Paint-ball : 2500 euros pour l’ensemble des participants (environ 100 personnes)-Course d’orientation : Gratuit pour les participants-Olympiade : Gratuit pour les participants

TOTAL = 14530 euros

Ceci est un total de toutes les ressources dont nous avons besoins, nous ne comptons pas les ressources humaines car c’est du bénévolat.


TRAVAIL DES MEMBRES DU GROUPE

Les heures passées par chacun des cinq membres (environ 150 heures par personne)

Ivo 150 heures : - Codage du site internet - Rencontre avec les partenaires- Budget prévisionnel- Mise en ligne des photos et vidéos sur le site- Tri des photos- Ecriture lettres partenaires

Laura 150 heures : - Création de la bannière du site internet- Création du bouton d’inscription pour l’événement- Rencontre avec les partenaires- Ecriture des lettres pour les partenaires- Chef de projet- Prise de photos- Tri des photos

Bastien 150 heures : - Création des boutons pour décrire chaque membre du groupe- Ecriture des lettres pour les partenaires- Création des affiches pour les événements- Arrière plan du site internet- Prise de vidéos- Montage des vidéos

Jérémy 150 heures : - Boutons du site- Codage du site internet aussi- Prise de vidéos- Montages vidéo- Création flyers

Florent 150 heures : - Arrière plan du site internet- Cahier des charges- Prise de vidéos- Montage des vidéos- Création flyers

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