Bilan 1 ère Campagne d’audit à la DR 15 Réunion des gestionnaires ICMCB 16 Novembre 2010

Bilan 1ère Campagne d’audit à la DR 15Réunion des gestionnaires ICMCB 16 Novembre 2010

Audit l Réunion des gestionnaires du 16 Novembre 2010

P. 2P. 2


1 I Campagne des audits en 2010

SOMMAIRE

1.1 I Cartographie

2 I Rappel et bonnes pratiques

2.1 I Missions

1.2 I Bilan

2.2 I Factures2.3 I Immobilisations2.4 I Pratiques générales


P. 3 Campagne des audits en 2010


P. 4


P.4


1.1 I Cartographie

Pour rappel : en 2007, phase de test, 5 laboratoires audités

en 2008,13 laboratoires audités en 2009, montée en régime avec 23 laboratoires audités. Apothéose en 2010 (Janvier-Septembre) avec 28 laboratoires audités (y compris les services de la Délégation, les GDR).

Parmi ces 28 laboratoires, 5 faisaient l’objet d’un « ré-audit »

Même si fin du cycle, domaine des labo audités toujours aussi variés :

5 étaient rattachés à l’INSHS 4 étaient rattachés à l’INSIS 3 étaient rattachés à l’INSB Etc…………….


P. 5

12 laboratoires ont eu droit au

16 laboratoires ont eu un


1.2 I Bilan


P. 6 Points positifs :

Certains laboratoires ont un très bon délai global de paiement

Bonne utilisation de la carte d’achat

Bonne connaissance au niveau de la politique d’achat et de certains outils (PUMA, ARNO, Intranet achat…..)

Fonds de dossiers très complets


1.2 I Bilan


P. 7


1.2 I Bilan

Points perfectibles sur les laboratoires audités :

Ordre de mission postérieur

Conditions Générales d’Achat non transmises auprès des nouveaux fournisseurs

Ajout de la date de mise en service sur le support servant à la tenue de l’inventaire du laboratoire. Etiquetage du matériel.

Signature du relevé d’opération administration pour la carte d’achat.

Pièces justificatives absentes ou erronées pour certaines missions (cartes d’embarquement, ticket de taxi pas aux dates de la mission….)

Bon de commande non signé


P. 8Nouveautés pour la nouvelle campagne 2011-2013 :

Mise en place d’une grille interne au SFC pour noter les

rapports d’audit : mise en place depuis septembre,

améliorée pour la nouvelle campagne.

Nouvelle maquette pour le rapport d’audit (contenu, notation…)

Mise en place dans les futurs rapports d’audit d’un droit de

réponse pour les DU et les gestionnaires.

Envoi du rapport aux gestionnaires


1.2 I Bilan


P. 9 Rappel et bonnes pratiques


P. 10

Les titres de transport ou cartes d’embarquement doivent impérativement être conservés dans les fonds de dossiers en unité (que les billets soient pris hors ou dans le marché). En cas d’impossibilité et à titre exceptionnelle de récupérer les cartes d’embarquement, une attestation de perte signée du missionnaire et du directeur d’unité devra être jointe au dossier.

Si certaines pièces justificatives n’ont pu exceptionnellement ne pas être jointes au fond de dossier (ticket de parking, ticket de péage etc…..), seule une attestation de perte signée du missionnaire et du directeur d’unité présente dans le dossier lors de l’audit permettra une explication valable. En cas d’absence de cette pièce, un trop perçu sera demandé d’office pour les frais remboursés sans justificatif.

Les copies d’attestation d’assurance et de cartes grises doivent être conservées minimum 11 ans dans l’unité. La Cour des Comptes dispose d’un délai de 10 ans pour vérifier les comptes du CNRS.Ces pièces peuvent ensuite être détruites 1 ans après le quitus de la Cour des Comptes.


2.1 I Missions


P. 11 L’indemnité forfaitaire globale allouée pour tout déplacement à l’étranger

inclut : – Les frais d’hébergement.– Les frais de repas.– Les frais divers : frais de transport en commun, de taxi, de parking

engagés par l’agent à l’intérieur de la localité de la mission et les frais de connexion internet.

Par conséquent, ces frais ne peuvent donner lieu à aucun remboursement particulier.

Le remboursement des frais de taxi à l’étranger n’est valable que pour les navettes qui précèdent l’embarquement ou qui suivent le débarquement, c'est-à-dire le jour d’arrivée ou de départ de la mission. Si le taxi est utilisé durant les dates de la mission, ces justificatifs ne sont pas remboursés (cf : Instruction du 2 Avril 2010 ). Il en va de même pour les frais de transport en commun, de parking….

L’utilisation du taxi en métropole est laissée à l’appréciation de l’ordonnateur. Le remboursement des frais de taxi en métropole est valable pour toute la durée de la mission. Bien vouloir s’assurer de l’accord de son directeur avant l’utilisation du taxi.


2.1 I Missions


P. 12 Tous les tickets (péage, parking….) dont le remboursement est demandé, doivent être aux dates de la mission.

Pour les frais de connexion internet : – A l’étranger : compris dans l’indemnité journalière donc ces frais ne

peuvent faire l'objet d'un remboursement complémentaire au missionnaire, même s'ils sont facturés en plus du prix de la chambre.

– En France : il est de l'initiative du directeur d'unité de prendre en charge ou non ces frais. Dans l'affirmative, il convient de les porter sur la ligne "autres" de l'état de frais. La facture d'hébergement ou le document distinct justifiant le montant des frais de connexion à Internet est conservé par le gestionnaire de l'unité.

Pour une mission à l’étranger, renseigner les dépenses concernant les transports, frais d’inscription et frais divers directement en devise étrangère sur l’état de frais.BFC effectuera la conversion.


2.1 I Missions


P. 13 L’attestation signée de la Centrale Des Salles en cas de marché infructueux

doit être conservée au laboratoire. Il n’est pas nécessaire de la joindre à l’appui de la mission en Délégation.

Pour les paiements par caisse : conserver les originaux des factures d’hôtel, les cartes d’embarquement dans les unités.

Si les nuitées sont comprises dans le séjour, joindre une copie de l’attestation de réservation de l’hôtel, les copies des cartes d’embarquement et du passeport en Délégation.

Détailler le formulaire du paiement par caisse (hébergement, avion….) pour vérifier le forfait demandé.

Transmettre à la DR le plus rapidement possible pour régularisation, l’état de frais correspondant à la mission.


2.1 I Missions


P. 14

Les bons de commande signés sont à transmettre avec la facture en Délégation lorsque : La facture n’est pas libellée au nom du CNRS. La facture concerne un achat sur marché national. La facture entre dans le cadre d’une justification d’un contrat européen. De plus, le

bon de commande doit comporter l’acronyme du contrat pour laquelle la dépense a été engagée afin que cette dépense soit éligible dans la justification du contrat européen.

Par conséquent, dans les fonds de dossier en laboratoire, les bons de commande signés

sont à conserver uniquement : Lorsque la facture concerne un achat sur le marché « missions » (FRAM et CDS). A l’appui de toutes les factures payées par carte d’achat.

Dans tous les autres cas, les gestionnaires n’ont aucune obligation de conserver les bons de commande dans les fonds de dossier.

Tous les bons de livraison récupérés devront être joints aux fonds de dossier.

En cas de frais d’inscription ou de facture d’hôtel, il est inutile de joindre la copie de l’ordre de mission à la facture en Délégation. Cette copie devra être présente dans le fond de dossier lors de l’audit. De même si les frais d’inscription ont été payés par carte d’achat.

Pour rappel, vous devez adresser des factures d’hôtel à la Délégation uniquement dans le

cas de chercheurs invités et dans la limite de la règlementation. Pour tous les autres chercheurs, il y’a le marché CDS et la carte Corporate (anciennement « affaires »).


2.2 I Factures


P. 15

Tous les matériels inventoriés au CNRS doivent être étiquetés et la date de mise en service du bien doit être mentionnée dans le support servant à la tenue de l’inventaire des matériels de l’unité.

De plus, si le libellé du matériel sur la facture n’est pas explicite : Indiqué un nom de matériel directement sur la facture conforme à celui de l’inventaire

du laboratoire. si il est plus explicite, joindre la copie du bon de commande à l’appui de la facture en

DR.

Dans le cadre de factures d’équipement, le coût de l’immobilisation est constitué de son coût d’achat et du coût directement attribuable :

– Les droits de douane et taxes non récupérables– Les frais de livraison ou de manutention initiaux– Les frais de transport, d’installation, de montage– Les frais de préparation de site ou de démolition préalable– Les révisions de prix– Les honoraires d’architecte, de géomètre, de conseil– Les coûts de démantèlement du site– Les frais considérés comme nécessaire à la mise en place et en état de

fonctionner de l’immobilisation sont obligatoirement comptabilisés en immobilisations.

Les frais de formation du personnel à l’utilisation et à l’entretien des machines (maintenance), ainsi que les extensions de garantie doivent être comptabilisés en classe6 (fonctionnement). Ces frais ne font pas partie du coût d’acquisition de l’immobilisation.


2.3 I Immobilisations


P. 16

Lorsqu’une mission ou des frais de réception concerne votre directeur d’unité, faites contresigner l’ordre de mission, l’état de frais ou l’attestation de frais de réception par une personne ayant délégation de signature au sein du laboratoire.

Transmettre les Conditions Générales d’Achat du CNRS auprès d’un nouveau fournisseur.

Dans le cadre de la signature de documents transmis au

SFC, l’utilisation d’un tampon est tolérée uniquement pour les actes administratifs (actes de secrétariat par exemple….). Pour tous les actes ayant une incidence comptable (bons de commande, bordereau de factures etc….), la signature doit être un original.


2.4 I Pratiques générales


P. 17

En cas d’audit, au vu de ces

recommandations et sauf explication valable

lors des entretiens, toute pièce manquante

ou erronée sera sanctionnée dans la note

finale de l’audit.


2.4 I Pratiques générales


P. 18

Merci de votre attention

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