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Gestion de projetAvec des exemples sur la création et le

Olivier Verrièle - V1 : janvier 2010 – MAJ : 7 avril 2010

développement d’entreprisePartie 1/3

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introduction à la gestion de projet

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3Gestion de projet, plan du cours

2. Introduction : • Présentation du cours

• Définition de ce qu’est un projet

• Aperçu des grandes étapes d’un projet

3. Eléments clefs d’un projet (2ème cours)

Aujourd’hui

3. Eléments clefs d’un projet (2ème cours)

4. Déroulement d’un projet étape par étape (3ème cours)

Conclusion (3ème cours)

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Les annexes donnent des exemples d’outils que j’ai utilisés lors de mes expériences, en effet, ce cours fournit une boîte à outils ou livrables adaptables selon le projet

4Un projet c’est…(1/7)

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5Un projet c’est…(2/7)

6Un projet c’est… (3/7)

• Un projet c’est une autre vision du monde– La formulation d’un projet peut engager toute la passion des

hommes, – … prendre des dimensions fantastiques et aussi poétiques…

• Deux exemples pages suivantes

���� ×

7Un projet c’est… (4/7)

« En 1994, Le Monde était déjà, bien sûr, un grand journal de référence. Mais cette grandeur était davantage l’affaire de son passé que de son présent. Il y avait danger sur tous les fronts : une formule éditoriale obsolète ; une diffusion au plus bas ; une structure d’entreprise se résumant à son fier isolement ; des fonds propres négatifs ; une dette écrasante (1500% des fonds propres) ; un décalage sensible avec la modernité française. Face à chacun de ces dangers, il a fallu agir, en prenant chaque jour le risque inhérent à tout changement : s’éloigner de notre identité en changeant trop ; manquer le mouvement du siècle en ne notre identité en changeant trop ; manquer le mouvement du siècle en ne changeant pas assez. Il y eut donc une nouvelle formule éditoriale ; une capitalisation audacieuse, préservant l’indépendance et permettant la modernisation ; et la construction d’un groupe de presse, seule façon, à mes yeux, de rompre le cycle des faillites successives qui avaient menacé le journal. Un groupe de presse sans lequel l’idée d’indépendance eût été une idée perdue. Un groupe de presse prenant pied parmi les quotidiens régionaux, dans les magazines et sur le terrain de toutes les informations : le numérique. »Jean-Marie Colombani, « 4600 jours… » - Le Monde le 4 juillet 2007.

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8Un projet c’est… (5/7)

« Rome n'est plus dans Rome : elle doit périr, ou s'égaler désormais à la moitié du monde. Ces toits, ces terrasses, ces îlots de maisons que le soleil couchant dore d'un si beau rose ne sont plus, comme au temps de nos rois, craintivement entourés de remparts ; j'ai reconstruit moi-même une bonne partie de ceux-ci le long des forêts germaniques et sur les landes bretonnes. Chaque fois que j'ai regardé de loin, au détour de quelque route ensoleillée, une acropole grecque, et sa ville parfaite comme une fleur, reliée à sa colline comme le calice à sa tige, je sentais que cette plante incomparable était limitée par sa perfection même, accomplie sur un point de l'espace et dans un segment de temps. Sa seule chance d'expansion, comme celle des plantes, était sa graine : la semence d'idées dont la Grèce a fécondé le plantes, était sa graine : la semence d'idées dont la Grèce a fécondé le monde. Mais Rome plus lourde, plus informe, plus vaguement étalée dans sa plaine au bord de son fleuve, s'organisait vers des développements plus vastes : la cité est devenue l'État. J'aurais voulu que l'État s'élargît encore, devînt ordre du monde, ordre des choses. Des vertus qui suffisaient pour la petite ville des sept collines auraient à s'assouplir, à se diversifier, pour convenir à toute la terre. Rome, que j'osai le premier qualifier d'éternelle, s'assimilerait de plus en plus aux déesses mères des cultes d'Asie progénitrice des jeunes hommes et des moissons, serrant contre son sein des lions et des ruches d'abeilles. Mais toute création humaine qui prétend à l'éternité doit s'adapter au rythme changeant des grands objets naturels, s'accorder au temps des astres. »Marguerite Yourcenar, « Les Mémoires d'Hadrien »

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9Un projet c’est… (5/6)

• Dans les deux textes précédents, Identifier l’objet et les objectifs formulés

����

2ème

travail

10Un projet c’est… (7/7)

• Un projet est …– Une suite d'actions délimitées dans le temps – Et dont le coût est fixé à l’avance– En vue de produire un résultat spécifique (produit, service ou

nouvelle organisation) – Et gérer par une organisation mise en place spécialement pour

celacela

� Un projet existe pour apporter un plus à l’entreprise� Il peut avoir comme objectif de créer une entreprise� C’est la composante :

– D’une réalité (existante)– De besoins (fonctionnels)– Et d’une idée (créatrice)

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11Y a t-il « un pilote dans l’avion » ? (1/2)

• Dérapages classiques d’un projet…– Dépassements de budget– Retards ou annulations �Exemples emblématiques et médiatiques : Airbus A380 ou du

Boeing B787 Dreamliner…

• La maîtrise d’un projet, passe par :• La maîtrise d’un projet, passe par :– Le recours à des spécialistes de la gestion de projet, et pas

uniquement à des techniciens– Une organisation rigoureuse– Une entente entre les équipes– L’implication du management

• Histoire du dirigeant d’une PME et de son comptable, homme clef présent depuis la création de l’entreprise

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12Y a t-il « un pilote dans l’avion » ? (2/2)

• Les sources de risque relèvent :– De facteurs humains et organisationnels– Plus que techniques

• Les raisons de ces risques sont :– Objectifs du projet mal définis– Mauvais management du projet, organisation mal fixée– Mauvais management du projet, organisation mal fixée– Manque de soutien du sponsor– Pas d’anticipation des problèmes– Pas de planning et de contrôle– Inadéquation des compétences de l’équipe projet et du travail à

faire– Mauvaise communication– Forte résistance au changement– Incapacité à construire la confiance

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13Les étapes, les actions et livrables d’un projet

EtapesQue

faire ?Actions

�

Tout le long du projet, la communication se fait par la mise à jour du planning et du tableau de

bord � signifie qu’il y a un jalonOutils et Livrables

1. Lancement du projet

Y aller ou pas ?

□ Décider de lancer ou ne pas lancer le projet (Lesponsor)

□ Mettre en place l’équipe de management du projet□ Définir l’objet, les objectifs et les limites du projet□ Diagnostique du problème (si)□ Fixer l’organisation du projet, le macro planning et le

budget

□ Lettre de mission, Macro planning et Budget

□ Fiche de poste, Organigramme et Mail list

□ Note de cadrage & note sur les impacts

□ Stratégie de communication� Les étapes 1 à 3 aussi nommées avant-projet ���� Validation

2. Définir les besoins

Expression des besoins

□ Recherche d’informations□ Décrire ce que l’on veut faire pour atteindre l’objectif ?

□ Interviews (Compte-rendu) & Recherche d’informations

□ Expression des Besoins (EDB) Etapes et Etapes et lotissement

□ Découper le projet par chantiers et lots□ Planning détaillé avec les jalons, livrables et délais

□ Tableau de bord□ Planning détaillé

����Validation Expression Des Besoins, Planning et Budgets3. Les

solutionsRecherche et choix d’une solution

□ Recherche de solutions pour répondre aux besoins□ Organiser un appel d’offre (si la solution est externe)□ Etudier les solutions proposées et choisir

□ Etude technique, Procédures et Flowchart

□ Recherche d’informations, Entretiens□ Appel d’offre et Choix de Solution

����Validation La solution choisie, Planning détaillé et Budget final4. Dévelop-

pement

5. Réalisation

Pilotage □ Description de la solution choisie puis mise en œuvre□ Lancer les actions de réalisation□ Test : les réalisations sont-elles conformes aux

demandes ?□ Ajustements du projet : les décider et faire valider

□ Compte-rendu de comité, planning□ Cahier des charges ou spécifications □ Tests (jeu, résultat) (si)□ Réalisations□ Procédures et flowchart, guide

����Validation Réalisations à chaque étape6. Conclusion Terminer le

projet□ Point budgétaire□ Comité de fin de projet□ Evaluation de la qualité du travail, Archiver

□ Rapport de fin de mission, Liste d’archives

□ Budget prévisionnel / réalisé

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14Les étapes…

1. Définir le Projet dans ses grandes lignes

2. Mettre en place l’Equipe de Management3. Effectuer les découpages, la planification

et la gestion des coûts destinés à servir de référence au suivi du projet

CADRAGE

PRÉPARATION

4. Lancer les actions permettant le démarrage du projet

5. Analyser périodiquement l’avancement et l’évolution de tous les sous-ensembles.

6. Effectuer les synthèses nécessaires à la maîtrise des objectifs et suivi objectifs

7. Appliquer, éventuellement, les actions correctives

8. Fin du Projet

EXÉCUTION&

SUIVI

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15Méthode CPS : Cadrage Pragmatique et Synthétique (1/2)

Méthode proposée par l’ESCP, en 7 points :1. Le projet

o Définition succincteo Caractéristiques essentielleso Motifs qui sous-tendent ce projet

2. Les objectifso Objectifs ‘techniques’ et ‘fonctionnels’ (Les résultats attendus,

objectifs principaux et secondaires)objectifs principaux et secondaires)o Objectifs de délai (Date de fin de projet & dates intermédiaires)o Objectif de coût (Le coût pour réaliser ce projet & variantes possibles)o Hiérarchisation de ces objectifs

3. La techniqueo Base du projet (protocole d’action, expérience acquise ou

envisagée…)o Difficultés principales envisagéeso Solution alternative envisageable

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16Méthode CPS : Cadrage Pragmatique et Synthétique (1/2)

4. Le planningo Dates cléso Phases importanteso Points d’étape

5. Les moyenso Humains (équipe, partenaires, référents, etc.)o Matériels

6. Le management du projet6. Le management du projeto Le responsable et son pouvoir (rôle, statut, fonction)o L’équipe et le rôle de chacuno L’organisation et l’animation de l’équipe

7. La Communicationo Interne: Equipe et parties prenanteso Externe : partenaires & publics cibles

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17Un exemple feuille de route d’une création d’entreprise

Un exemple…

à vous de faire pour la prochaine

fois

Logo de l’entreprise

Nom projet

RÉALISAT ION DU PL AN D’AFFAIRE S

REF : L01 C REA FEUILLE DE R OUTE.DOC

PAGE : 1/1 – V1 Décembre 2008

Feuille de route du projet MAJ : 27/02/10 Depuis début 20xx, Joséphine B et Christophe P réalisent le plan d’affaires d’une xxx. Ce document est la feuille de route du projet de création de la société « xxx ». Il indique nos objectifs communs, le planning et nos engagements.

Objectifs Description de la marque ou du produit ou du service : apport pour le consommateur ; spécificité ; positionnement dans le marché/ concurrents ; prix pratiqués ; …

Lancement par xxx : lancé par étapes ou en une fois….

Création de la société : il est prématuré de fixer le capital nécessaire au lancement. Cependant, il est dors et déjà déterminé un principe de répartition du capital à 50% + 1 part au minimum pour Joséphine B et comme second actionnaire Christophe P avec 33% + 1 part.

Planning général et avancement Principales étapes :

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Rôles respectifs XXX.

Intervention d’acteurs externes (experts) : Leur nom ; rôle ; objectif précis et budget de leur intervention ; quand.

Budget du projet Avant la création de la société, nous estimons le budget à avancer à : xxx€ (détail en annexe) Il est financé à : - 51% par Joséphine B, - 49% par Christophe P.

Signatures : Joséphine B Christophe P

Principales étapes : - Terminer l’étude du plan d’affaires d’ici xxx, - Entrée en couveuse à l’été xxx, - Commercialiser les premiers produits en septembre xxx. XXX.

Avancement

L’étude de marché est avancée à XXX% (cf. chapitre suivant), l’étude de la production à XXX% et les tableaux financiers restent à faire.

Mai Juin Juil./Août Sept. Oct. Nov. Dec. Janv. Suite

Suite et fin de l'étude de marché MAJ de l'étude

Etude de la production

� Tableaux financiers

Décision d'entrée en couveuse �

Recherches des aides

� � Prototypes et fiches techniques (…)

Suivi production (…)

Commercialisation (…)

Plan d’affaires

Démarrage

� Nous faisons un point toutes les 2 semaines ; fiche de suivi en annexe. (cf. L02 CREA Planning et plan d'actions ou T04 Todo List)

18Le macro planning de la feuille de route en détail…

Mars Avril Mai Juin Juillet Août Sept. & suite

Plan d’affaires

Suite et fin de l’étude de marché

Etude de la production

Tableaux financiers

C

Décision de lancement / entrée en couveuse � C

Prototype et fiche technique

����

Plan d’affaires

Prototype et fiche technique

Suivi

production

Commercia

lisation

19Un tableau de bord (1/2)

logo Nom projet

TABLEAU DE BORD HEBDOMADAIRE

REF DOC REF : 7./L01 CREA FEUILLE DE ROUTE.DOC

RED : QUI REDIGE / DATE 1ÈRE VERSION : OCT. 08

Avancement des projets – Numéro 3 MAJ : 27/02/10

Rappel du contexte

Le projet 2 ou 3 lignes sur le projet

Equipe Rappelle des personnes clefs qui mènent le projet

Avancement Rappel des grandes étapes Lister les 3 ou 4 grandes avec leurs dates d’échéances cibles ; indiquer ici celles qui sont achevées, en cours, pas commencées et d’éventuel retard / aux dates cibles Ce sous chapitre n’est pas obligatoire lorsque le projet est simple et ne nécessite pas de lotissement par grandes étapes.

• Permet de donner des informations sur l’avancement du projet

• Mise à jour régulière (tous les 15 jours par Faits marquants de la semaine (ou de la quinzaine)

Principaux travaux réalisés ; problèmes rencontrés

Prochaines étapes Actions à mener dans la semaine à venir * *

N° Projet Libellé du projet Points à suivre Qui ROV Fin prévue

xxx 010 xxx M. xxx

• Mise en place de xx

• XXX

OVE XYZ ���

1er Trim XX

xxx 020 xxx xxx

• XXX ���

1er Trim XX

xxxx 030 xx M. xxx

• XXX ��� 15/09/XX

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15 jours par exemple

Et la planning page 2 :

20Un tableau de bord (2/2)

La suite de ce document donne 3 exemples de tableau de suivi / et ou plan d’actions $

Planning général du 22 au 26 mars du 29 mars au 2 avril du 6 au 9 avril Du 12 au 14 Etapes 22 23 24 25 26 29 30 31 1 2 6 7 8 9 12 13 14

Réunion de lancement X Jeux d’essais (préparation et remise aux éditeurs (1)) Préparation X(1) Réalisation

Réception des propositions des éditeurs X

Contrat de maintenance (déterminer le contenu)

Un autre exemple de planning :

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Engagements demandés aux éditeurs Liste +envoi Réception de l’engagement X

Dépouiller les réponses de l’appel d’offre Entretiens avec les éditeurs (premier) Point groupe de sélection (1

er, le 29/3 à 9H30) X

Synthèse 1 (grilles d’analyse des critères discriminants) Point groupe de sélection (2er, le 2/4 à 9H30) X Sélection des éditeurs de la liste courte X Visites clients (annonce (2) et confirmation (3)) X(2) X(3) Visites Test de la hot line (appel de notre part) Test HL Jeux d’essais (Réalisation) Réalisation tests Entretiens avec les éditeurs (second) Synthèse 2 (grilles d’analyse des jeux d’essais) et finale Synthèse Fina le

Point groupe de sélection (3er, le 14/4 à 9H30) X Notification X

21Contacts et références et pour aller plus loin

• Me contacter :Olivier Verrièleoverriele@noos.fr06 80 28 79 14

• Parmi les nombreux ouvrages existants sur la gestion de projet :– « Kit de conduite de projet » de Hugues Marchat chez Editions d’organisation –

avec un cd-rom contenant des documents types – 38€

Ils sont à la bibliothèque

avec un cd-rom contenant des documents types – 38€– « Manager un projet avec succès » de Lionel Bellenger chez ESF éditeur – 12,40€– « La Conduite de projets » de Thierry Hougror chez Dunod – 37€– « Gestion de projets » de Vincent Giard chez Economica (1991) - ISBN-10:

2717821686– « Management de projet : Fondamentaux-Méthodes-Outils » de Jean-Claude

Corbel chez Editions d’organisation (2005) - ISBN-10: 2708134485– « Le grand guide du métier de consultant » de Yves André Perez chez Masima

(2005) – ISBN-2-84001-418-1 – 29.80€

• Beaucoup de sites Internet, exemple : www.gestiondeprojet.net ou www.gestiondeprojet.com

Fin