Appel d’offre N° AO/GUI/06/2014

pour le recrutement d’un cabinet d’audit - AUDITS HACT

1. Objet de la consultation

L’UNICEF, Fond des Nations Unies pour l’Enfance, souhaite recruter un cabinet

comptable/d’audit pour une période de 24 mois (accord à long terme) pour exécuter,

a la carte, les audits des partenaires gouvernementaux et ONGS du cycle de

programme 2013-2017 de l’UNICEF, selon les termes de références standards du

cadre des remises en espèces aux partenaires d’exécution agrée par les agences ex-

Comm, l’Unicef, le PNUD, le PAM et le FNUAP.

Les partenaires ciblés pour ces audits sont ceux qui ont été micro évalués lors du

dernier cycle de programme en 2012/2013 et qui ont été classés à haut risque. Cette

liste inclue également des partenaires classés à haut risque par les sections

programmatiques de l’Unicef du fait de leur performance et/ou considérant la valeur

des montants qui leurs sont versés.

2. Tâches principales à accomplir (préciser le travail à faire et la méthodologie

à utiliser)

Background et envergure de l’audit L'objectif de l'audit est d'évaluer l'existence et le fonctionnement des contrôles internes d'un partenaire d'exécution (IP) pour la réception, l'enregistrement et le décaissement des transferts de fonds et l'utilité d'un échantillon de dépenses déclarées dans les formulaires FACE. Dans le cadre du Plan d'action du programme pays (CPAP), affiné par des plans de travail annuels (PTA), l'UNICEF et ses partenaires en charge de la mise en oeuvre utilisent le mécanisme HACT pour financer des activités de programme. Dans ce cadre, des fonds sont prévus pour le partenaire d'exécution sur la base de sa demande par l'intermédiaire du formulaire « autorisation de financement et confirmation des dépenses (FACE) »; les fonds sont ensuite soit versés directement à l'IP ou les fonds sont remboursés à l'IP sur la base du budget présenté ou les dépenses engagées. L'IP ne doit pas présenter des reçus de dépenses HACT à l'UNICEF, mais simplement le résumé du budget et les dépenses engagées. Les audits porteront sur :

(1) une revue des contrôles internes du partenaire d'exécution (2) un examen de la mise en œuvre des recommandations formulées dans la

micro-évaluation (3) une vérification d'un échantillon de transactions, tiré d'un échantillon des

formulaires FACE

(4) des recommandations au partenaire d'exécution pour améliorer ses contrôles internes.

Le cabinet inclura dans sa méthodologie une proposition de checklist des activités qui seront menées durant l’audit. Le cabinet sélectionné recevra avant l'exécution de la vérification, un résumé plus détaillé des activités pour lesquelles le financement a été assuré par les agences en fonction des plans de travail annuels, les principaux résultats escomptés, les budgets et le montant total versé, ainsi que la liste des plans d’action et les formulaires FACE signés par le partenaire d'exécution. Certains partenaires ont été Micro-évalués en 2010 afin d'évaluer leur capacité de gestion financière; les partenaires qui reçoivent plus de 100.000 dollars ont été ciblés pour cette micro-évaluation. Ces documents seront également partagés avec le cabinet sélectionné avant l'exécution de la vérification pour aider à diriger les activités d'audit. Mise en oeuvre de l’audit L’audit suivra les étapes suivantes : - Avant le début des travaux, l'auditeur se réunira avec les représentants de

l'UNICEF qui travaillent avec les IP pour entendre leurs préoccupations. - Avant le début des travaux, l'auditeur doit rencontrer des hauts responsables du

partenaire d'exécution, de comprendre comment la coopération avec les agences est gérée, et tout sujet de préoccupation qu'ils pourraient avoir.

- À la fin de l’exercice de vérification, et avant de rédiger son rapport, le vérificateur tiendra une réunion de débriefing avec le partenaire d'exécution, pour discuter des résultats et des recommandations pour des améliorations futures, ainsi que pour obtenir leurs commentaires à ce sujet.

- L’auditeur rencontrera ensuite l’UNICEF pour discuter du rapport avant sa finalisation.

Taches:

a. Revue du système de gestion du programme du partenaire

La revue du systeme de gestion du programme du partenaire portera sur les tâches suivantes: - Examen du CPAP (s), Plans d’Action (s), formulaires FACE et déterminer si la

périodicité des soumissions de formulaire FACE est conforme au calendrier prévu, et si les demandes de décaissements et les rapports sur l'utilisation de la trésorerie ont été fournis pour les activités décrites dans Plans d’action (s).

- Grâce à des entretiens et a l'examen des rapports d'étape préparés par le partenaire d'exécution, établir si les activités ont été mises en œuvre comme prévu. A quel niveau les activités (rapidité, type, quantité) ont elles dévié significativement par rapport au plan de travail annuel initial; déterminer s'il s'agit d'un commun

accord entre le partenaire d'exécution et de l'Agence. Déterminer et formuler des observations sur les causes des retards ou des changements importants, s’il y en a.

- Revoir le système de surveillance des progrès du partenaire et examiner les

rapports, y compris ceux des visites de contrôle sur le terrain et les rapports d'étape, pour évaluer si le partenaire a atteint ses responsabilités en matiere de suivi tel que décrit dans le CPAP et le plan d’action annuel.

- Examiner si les recommandations consignées dans les rapports de suivi au niveau terrain/ projet ou comptes rendus de réunions entre le partenaire d'exécution et de l'Agence (s) ont été mis en œuvre par ce dernier.

b. Evaluation du contrôle interne du partenaire

Les tâches suivantes vont fournir une évaluation globale sur le fonctionnement du systeme des contrôles internes du partenaire d'exécution, en mettant l'accent sur (i) l'efficacité du système dans la mise a disposition des informations utiles au partenaire en vue d’une bonne gestion du plan d’action annuel et (ii ) l'efficacité générale du système de contrôle interne dans la protection des biens et des ressources prévues pour la mise en œuvre des activités du plan annuel. Ces taches comprendront: - Procéder à une évaluation générale des contrôles internes selon les normes

établies. Un exemple des normes de contrôle interne mises en place est disponible auprès de l'Organisation des institutions supérieures d’audits financiers (INTOSAI). Les normes de l'INTOSAI sont destinées à être utilisées par les gestionnaires du gouvernement en tant que cadre pour établir des structures efficaces de contrôle interne. Pour plus d'informations, les directives de l'INTOSAI pour les normes de contrôle interne peuvent être consultées sur le site Web de l'INTOSAI www.intosai.org.

- Examiner l’etat de mise en oeuvre des recommandations faites dans la micro-évaluation ou des audits (s) précédents, sinon, déterminer l'état de mise en œuvre.

- Examiner les formulaires FACE, y compris les dossiers de demandes de

paiements directs, afin d'évaluer s’ils ont été signés par les responsables désignés par le partenaire d'exécution.

- Revoir les processus utilisés par le partenaire d'exécution pour autoriser les

dépenses et déterminer si elles sont conformes à la CPAP et au Plan annuel de travail.

- Examiner le processus de passation des marchés / contrats de fournitures et de

services et évaluer s'il est transparent et concurrentiel. - Examiner l'utilisation, le contrôle et la vente des équipements durables et évaluer

si elle est en conformité avec les politiques du gouvernement (ou les manuels

correspondants de l'Agence, où cela est prévu dans le CPAP / Plan annuel); et aussi, si l'équipement acheté répond aux besoins définis et si il est utilisé conformément aux fins prévues.

- Revoir la pertinence des systèmes d’information. - Lorsque les fonds de l'Agence sont utilisés pour du personnel ou des consultants,

revoir la procédure du partenaire et évaluer si elle est transparente et compétitive. - Examiner les documents comptables du partenaire et évaluer leur pertinence pour

le maintien de registres précis et complets de la réception des fonds fournis par l'Agence (s) et les décaissements de trésorerie.

- Poser des questions aux responsables du partenaire, si nécessaire, pour assurer

la pleine compréhension du fonctionnement du système de contrôle interne.

c. Revue d’un échantillon des formulaires FACE et test des transactions

Dans le cadre de l’audit, des activités visant à vérifier la conformité des contrôles internes du partenaire seront effectuées. Ces tâches seront les suivantes: - Évaluer si les fonds reçus de l'Agence ont été déposés dans le compte bancaire

du partenaire. - Rapprocher les totaux des dépenses par activité, sur les formulaires FACE avec

la liste des transactions individuelles (ex : dossiers comptables du partenaire). - Examiner la nature des dépenses et évaluer leur recevabilité. - Procéder par échantillonnage sur base de l'évaluation des risques UNCT.

L'évaluation des risques pré-audit sera fournie par l'Agence (s) lors de la consultation initiale et peut dépendre des notes des micro-évaluations du partenaire, d’audits antérieurs, de contrôles ponctuels, et de préoccupations qui ont été soulevées au cours de la période de revue, l'importance et le niveau de confiance requis. L'utilisation de l'échantillonnage statistique doit être considérée comme un outil pour l’audit. Les échantillons doivent être prélevés à partir d'ensembles de transactions stratifiées par type: achat de fournitures et de services; contrats institutionnels; contrats de consultants; les salaires du personnel conformément à la grille de salaire et de primes officielle, si applicable; les perdiems; dépenses liées aux voyages; autre type de dépenses, en mettant l'accent sur les articles de valeur.

- Pour cet échantillon de transactions, effectuer une vérification du caractère

complet et précis de la documentation l’accompagnant (ex : Justificatifs, factures, demande d’achat, transferts bancaires, rapprochement bancaire) pour évaluer si elles sont autorisées, documentées, certifiées, prises en compte et sont conformes à la description de la transaction (à partir des rapports comptables) et en fonction du plan annuel de travail.

- Comparer le prix payé pour des biens ou des services au regard de critères du

marché.

3. Qualifications, Compétences et Expérience Requises

Un cabinet d’expertise comptable/audit en mesure d’effectuer des audits selon les

critères des Nations Unies. Le cabinet sera engagé pour procéder aux audits de

l’UNICEF au cours des 24 prochains mois.

Le cabinet :

- doit être impartial et indépendant de tous les aspects de la gestion, et il/elle

ne doit pas posséder d'intérêts financiers dans l'entité faisant l'objet de

l'examen ni dans des entités qui s’y rattachent directement.

- ne doit pas, au cours de la période couverte par l'évaluation, pendant la

réalisation de celle-ci ou au cours de l'année précédant sa mission, être

employé(e) par cette entité ni entretenir de liens financiers ou des relations

d’affaires étroites avec l’un ou l’autre des principaux membres de la direction.

- doit faire connaître par écrit qu'il/elle n'entretient pas de relations qui seraient

susceptibles de compromettre son indépendance.

- doit avoir l’habitude de travailler en conformité avec les normes

internationales d’audit ou avec les normes publiées par l’INTOSAI15.

- doit recourir à du personnel compétent, possédant des qualifications

professionnelles reconnues et une expérience suffisante des normes

mentionnées, ainsi qu’une expérience de l'examen d'entités comparables à

celle qui fait l’objet de l’examen. Le curriculum vitae de tous les membres de

l'équipe chargée de l'évaluation doit être fourni. Les CV doivent donner des

précisions sur les audits effectués par le personnel concerné, y compris sur

des missions en cours, en indiquant les responsabilités dont il s'est acquitté

ainsi que ses qualifications et son expérience dans la réalisation des audits.

- avoir une expérience dans l’exécution des audits ou évaluations financières

pour des partenaires bilatéraux tels que des Ambassades et Agences de

Développement International, ou le Système des Nations Unies.

- de préférence être accrédité par un cabinet d’audit international

4. Prix par Produit

Un prix par audit sera déterminé et appliqué à tous les audits. L’offre financière du

cabinet inclura donc :

La rémunération : cout forfaitaire de l’audit d’un partenaire

Les frais remboursables : Ceux-ci, présentés sous forme de cout unitaire,

comprendront notamment les prix de déplacement des auditeurs y inclus

cout/km des véhicules; nuitée et perdiem ; etc à prendre en considération pour les

audits devant être fait hors Conakry

L’offre sera formulée en USD et valable pour une période de 24 mois.

Le cabinet retenu sera mobilisé dans le cadre de bon de commandes établis en GNF

au taux du jour des Nations Unies à la date d’émission du bon de commande.

5. Superviseur

Chef des Opérations de l’UNICEF en Guinée

N.B. Il y aura également un comité de suivi composé du Représentant Adjoint, le

Chef M&E et de tout autre staff désigné.

6. Durée du contrat (date début et date fin)

Estimation : Septembre 2014 à Aout 2016 (24 mois)

7. Conditions de travail

Le cabinet travaillera dans ses propres bureaux et dans les bureaux de des

partenaires.

8. Produits attendus

Deliverables Le contenu minimal du rapport d'audit prévu est le suivant:

- Un avis sur le fonctionnement des contrôles internes. - Un résumé des principales constatations, risques et recommandations. - Un résumé des principaux risques identifiés à la gestion des activités

convenues et l'utilisation des fonds fournis par les agences, résultant de la faiblesse des contrôles internes.

- Toute faiblesse spécifique de contrôle interne identifiée dans la gestion financière du partenaire d'exécution.

- Recommandations sur la façon dont les risques identifiés peuvent être mieux gérés, et comment les contrôles internes du partenaire d'exécution peuvent être renforcés. Les recommandations doivent clairement identifier les responsables de leur mise en œuvre au sein du partenaire d'exécution. Les commentaires du partenaire d'exécution doivent être inclus dans le rapport, sous la rubrique recommandation.

- Commentaires sur le suivi des recommandations des audits ou des évaluations précédentes et la réponse de la direction à celles-ci.

- Une liste des opérations contrôlées. Pour toutes les exceptions identifiées, le rapport doit indiquer les détails de la transaction et de la nature de l'exception.

- Si applicables, toute «bonne pratique» développée par le partenaire d'exécution pourrait être partagée avec d'autres partenaires d'exécution.

9. Evaluation des offres:

L’évaluation des offres sera basée sur l'évaluation technique représentant 70% de la

note totale, et l'évaluation financière représentant 30% de la note totale.

10. Soumission des offres

Les offres seront envoyées par e-mail à l’adresse supplyguinee@unicef.org.

Elles seront constituées de :

- une offre technique comprenant i) une présentation détaillée du cabinet et de

ses références: ii) une compréhension des termes de référence ; iii) une

méthodologie d’audit; iii) Les CV des auditeurs qui gèreront ce partenariat et

de ceux qui participeront aux audits.

- une offre financière comprenant le cout forfaitaire d’un audit et les couts

unitaires des frais remboursables

La date limite de soumission est le 31 aout 2014.

UNICEF Guinee