PREPARER ET ANIMER UNE REUNION

Module EEO - 2011

Formatrice : Isabelle ARIAUX

Une réunion n’est pas une fin mais un MOYEN

Les différents objectifs des réunions

Transmettre ou recueillir de l’information

- Informer l’équipe au même moment (homogène)

- Susciter des échanges, donner la parole- Mettre en valeur les ressources de chacunExpl : assemblée générale, briefing, réunion

nationale etc.

Echanger, faire le point - Approfondir un thème, - Faire le point sur une action, - Evaluer une action, - Engager, motiver Expl : Faire un débriefing sur un temps fort, Evaluer

une prestation

Produire/rechercher la solution d’un problème

- Etude de problèmes/recherche de solutions - Préparer une décisionExpl : création ou amélioration d’un procédé,

élaboration d’une plaquette, mise en place d’un protocole.

Négocier - Consultation des points de vue, - Confrontation des positions, - Conciliation. Expl : le changement d’emplacement des bureaux

Réguler- Permet à l’équipe de retrouver son unité- Evoquer certains non dits, de « soigner »

certaines blessures- Favorise l’intégration après trop d’exclusion ou

de tension- Proposer des solutionsExpl : organisation d’un repas pour créer des liens,

mise au point suite à des tensions, remotivation de l’équipe, etc.

Former- Permettre à chaque participant d’acquérir de

nouvelles compétences- Favorise l’évolution des personnesExpl : formations en management, informatique etc,

dispensées par une personne du service, ou par un cabinet extérieur.

PREPARER UNE REUNION

Afin de dégager les obstacles qui s’opposent à une collaboration efficace, il convient que chaque participant :

perçoive le but de la réunion avec clarté ;

sente que sa présence dans le groupe est pertinente ;

accepte d’atteindre l’objectif de la réunion.

PREPARER UNE REUNION

o Un objectif• Pour déterminer la production

o Un titre• Pour déterminer l’idée principale

o Des participants• Pour déterminer le périmètre

o Un plan de travail• Pour déterminer le mode opératoire

o Une durée• Résultante des éléments précédents

Préparer l’organisation matérielle

Conseils à l’animateur pour retenir une salle :

être attentif aux conditions de travail : espace, calme, aérations, température ;

prévoir des dispositions pour la réception des appels téléphoniques ;

penser à l’accessibilité, au parking… ;

un lieu n’est pas neutre : penser à l’impact de ce que représente le lieu pour les participants.

Quel est le lieu qui convient le mieux à l’objectif que vous poursuivez ?

La préparation matérielle est importante, en particulier la disposition des participants

Rédiger une convocation

La convocation répond à trois objectifs :

o informer sur le fond de la réunion et indiquer l’objectif :

* le mode de travail,* l’ordre du jour,* les participants, intervenants et animateurs,* la préparation éventuelle à faire… ;

o permettre aux participants d’être présents :* préciser la date, l’heure, le lieu ;o donner envie d’y participer :* une rédaction claire qui met en valeur l’essentiel,* une mise en avant de l’objectif et de sa pertinence.

Animer une réunion

La prise de contact (les premiers instants décisifs)

Identifier Faire les présentations

Ressentir Le climat, l’état d’esprit, les comportements probables

Donner le ton Se positionner, fixer les objectifs, question d’amorçage

Rassurer Organisation, humour, respect, règles du jeu

Organiser Fixer le cadre, les méthodes, la chronologie

Animer une réunion

La méthode de conduite de réunion et les étapes à respecter dépendent de l’objectif à atteindre.

Nous avons répertorié cinq objectifs principaux pour les réunions : donner de l’information ; recueillir de l’information ; échanger et faire le point ; rechercher les solutions d’un problème ; négocier et rechercher un consensus.

Animer une réunion- Donner de l’information

1/ Annoncer le déroulement et le mode de fonctionnement de la réunion

Le pourquoi de la réunion, les objectifs : « vendre » la réunion aux participants en leur montrant

en quoi elle leur sera utile et que leur présence est indispensable.

2/ Donner l’information qui est essentielle pour votre public

Exposer de façon structurée (selon un plan) dans un langage clair et simple.

Montrer de l’empathie (s’intéresser à eux, s’adresser à eux, les mettre à l’aise).

Utiliser éventuellement des supports visuels.

3/ Répondre de façon neutre aux questions posées Recadrer si elles sont hors sujet. Veiller à ce que toutes les questions importantes soient posées. Si vous n’avez pas d’éléments de réponse remettez-la à plus tard

et/ou prenez en note.

4/ Reformuler brièvement le message essentiel Puis remercier avant de lever la séance.

Animer une réunion – Recueillir de l’information

1/ On annonce l’objectif On rappelle la raison d’être de la réunion. On en explique le déroulement.

2/ Récolte d’informations « Injecter » des questions de type : ouvert ; à la cantonade ; en

relais ; fermé (pour apporter une précision supplémentaire). Écouter. Reformuler. Recadrer le mode de fonctionnement du groupe (en cas de non-

respect). Montrer de l’empathie. Éviter de montrer votre opinion, de juger.

3/ Rappeler ce qui va être fait de l’information Remercier.

Animer une réunion – Echanger /faire le point

1/ Rappeler l’objectif et le mode de fonctionnement de la réunion

Préciser le temps consacré.

2/ S’exprimer d’une manière claire et précise, écouter l’autre, questionner, reformuler, donner l’information essentielle

Noter les problèmes éventuels qui émergent.

3/ Définir les actions éventuelles à mener Préciser la date et l’heure d’un prochain point si besoin est. Remercier.

Animer une réunion -Rechercher les solutions d’un problème et aboutir à des décisions 1/ S’informer Distinguer faits et opinions ; utiliser le questionnement « 3 QPOC » : Qui ?, Quoi ?, Quand ?,

Pourquoi ?, Où ?, Comment ? ;

2/ Poser le problème Poser exactement le problème à résoudre. Il existe différentes façons de poser un problème : En termes de but à atteindre, en termes de solution, en termes de

responsabilité « qui est-ce qui… », Il est préférable de poser le problème en termes de but à atteindre :

« Comment » : Formulation active et positive, inscrit dans le temps, concret,

mesurable ou observable, réaliste. Exemple de problème correctement posé : « Comment coordonner

les différents services de Contrôle afin d’éviter les irrégularités ? »

3/ Analyser les causes Regrouper les causes de même nature. On distingue souvent cinq

grandes familles de causes le milieu, la matière, le matériel, la main-d'œuvre, la méthode.

…/…

Animer une réunion -Rechercher les solutions d’un problème et aboutir à des décisions (suite)

4/ Solutionner La recherche de solutions se déroule en deux temps : Premier temps : production libre d’idées ; Second temps : établissement de liens entre les différents éléments

afin de dégager des solutions réalistes.

5/ Décider Tout d’abord, faire la liste de tous les avantages de la solution -

pendant dix minutes - (les plus),jusqu’à épuisement. Faire la même chose avec les inconvénients (les moins). Considérer ce qui est intéressant dans l’idée et ce qui serait

intéressant de creuser, de faire,

6/ Agir avec un plan d’action Définir l’action, ou les actions concrètement et positivement :

qui est concerné ? ; le délai de réalisation ; les modalités de suivi : comment et quand ?

Prévoir des actions parallèles pour pallier les inconvénients. Suivre régulièrement la mise en œuvre… pour corriger

éventuellement et réagir.

Animer une réunion : négocier

1/ Définir le problème et l’objet de la négociation.

2/ Chacun expose ses positions « Ce que je veux ».

3/ Si incompatibilité, chacun expose : ses besoins « à quels besoins les solutions doivent-elles

répondre ? » ; ses contraintes ; ses exigences.Au-delà des positions, la détermination des besoins de

chacun permet d’élargir la gamme des solutions possibles.

4/ Les deux parties recherchent des solutions possibles.

5/ Choix d’une solution qui respecte les besoins et exigences de chacun.

6/ Plan d’action.

Animer une réunion

Les fonctions de l’animateur :

Facilitation Centré sur l’organisation

Régulation Centré sur les relations

Production Centré sur la tâche et le but à atteindre

Production

Collecte des faits, des informations Confronter des opinions Formuler des évaluations, des

propositions Faire une analyse de situation Rechercher des causes Prendre des décisions Mettre en œuvre et contrôler les décisions Etc..

Les fonctions de l’animateur

Les comportements collectifs

Groupe muet Groupe agressif Groupe improductif Groupe actif

Groupe muet

Causes possibles Sujet hors du champ d’intérêt des participants Sujet trop complexe Sujet trop brûlant, contestation passive Maque d’habitude participative (animateur et

participant)

Solutions possibles Mieux choisir les participants Poser des questions Faire effectuer des travaux préparatoires Ne pas s’imposer…

Groupe agressif

Causes possibles Sujet trop brûlant Meneur fédérateur Hiérarchie contestée

Solutions possibles Dédramatiser, se donner du temps et une

méthode Recadrer, isoler, impliquer, ne jamais affronter Fixer des règles de comportement

Groupe non productif

Causes possibles Groupe inexpérimenté Animation trop dirigiste ou mal maîtrisé Manque de méthode de traitement Sujet délicat

Solutions possibles Susciter au lieu de proposer Séquencer le travail Valoriser les résultats Méthode des petits pas

Groupe actif

Ne pas casser l’ambiance Ne pas changer brutalement de style Ne pas sur exploiter Rester à l’écoute et vigilant Valoriser les résultats Rester maître de la situation Garder la position

Les comportements individuels

Celui qui n’est pas là Celui qui sait tout Celui qui dit toujours non Celui qui agit après Celui qui est toujours en retard Celui qui agresse Celui qui se « victimise » Celui qui n’est jamais le même

Les comportements individuels

Les comportements individuels sont fréquemment liés à la personnalité, il convient donc de les aborder avec prudence.

Il faut savoir laisser à chacun sa part de « défaut »

Réagir si l’individualité perturbe le fonctionnement du groupe et savoir faire accepter par le groupe les « travers » de chacun.

Utiliser des techniques pour mieux communiquer

l’écoute Le questionnement La reformulation

Prendre des notes et rendre compte de la réunion

Le compte rendu est utile pour : savoir ce qui s’est passé dans une

situation où l’on était absent ; permettre aux absents de prendre

connaissance de ce qui est dit et décidé ; se souvenir de ce qui s’est passé dans

une situation où l’on était présent ; se mettre d’accord sur ce qui s’est dit ou

fait, en cas de litige sur le passé.

Principes de base de l’animation de réunions

1. Choisir un but et ne pas le perdre de vue : Rôles de production, régulation, facilitation, Énoncer les objectifs, les règles de jeu, les méthodes. S’y tenir, Éviter digressions, ramener au sujet.

2. Assurer aux discussions un départ sur des bases solides : Faits et témoignages. Avis et opinions, Documents connus. Solutions partielles.

3. Parler avec mesure : écouter : Rendre clair, reformuler, attitude d’écoute, Écouter avec empathie, objectivement, avec modestie, et

activement, Les idées derrière les mots, le feed-back.

4. Exploiter le succès immédiatement : Par solutions partielles, et inscription au tableau, Assurer l’étape, mettre à l’abri de la remise en question, Valider les accords partiels.

Principes de base de l’animation de réunion (suite)

5. Ne pas écraser le groupe : Accepter d’être le guide, donner le rythme, assurer la régulation, Accepter l’avis d’autrui, la discussion, Savoir être le leader d’ascendant sans être le chef, Savoir poser des questions, faire silence, ne pas toujours répondre

directement, susciter l’avis du groupe.

6. Ne pas provoquer le groupe : Éviter d’agresser gratuitement un participant, Éviter l’ironie mordante et les sous-entendus blessants, Concilier, dédramatiser, ne pas favoriser les conflits, Se rappeler que discuter est communiquer.

7. Aborder la réunion sans étiquetage et préjugés : Voir chacun avec un oeil neuf comme on voit une personne qui ne

ressemble à aucune autre et peut changer à tout moment, Éviter les catégorisations, Attention à la « prédiction inductrice » : j’induis ce que je prédis.

conclusion

Trois points clés pour réussir une réunion : des objectifs clairs et pertinents une méthode adaptée une relation bonne.

le questionnement Quintilien QQOQCP