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8 – MODULE « GESTION DES LOYERS »

Ce chapitre vous aidera à :

Facturer les avis d’échéance réguliers prévus dans les baux des locataires. Facturer des avis d’appel exceptionnels aux locataires (réparations diverses, taxes ordures

ménagères, ...) et, de façon plus générale, de modifier les avis d’appels déjà facturés. Imprimer les documents relatifs à l’appel de loyer : avis d’échéance, quittance, bordereau de

quittancement, factures ponctuelles. Gérer l’Aide au Logement.

Sommaire

8 – MODULE « GESTION DES LOYERS » ........................................................................... 1

8.1 Barres d'Icônes ............................................................................................................ 2 8.2 Onglet «Quittancement» .............................................................................................. 3 8.3 Onglet «Appel de loyer» ..............................................................................................14 8.4 Onglet «Quittance de loyer»........................................................................................17 8.5 Onglet «Prélèvement loyers» ......................................................................................19 8.6 Onglet «Aide au logement» .........................................................................................25


Guide Utilisateur JOHANNA 4.40 2

8.1 Barres d'Icônes

Ces icônes sont toujours visibles mais peuvent être inactives selon l’onglet sélectionné. Sélectionner le titre d’une icône pour obtenir des instructions d’utilisation.

Filtrer Permet d’accéder à des critères de présélection.

Sélection Permet de sélectionner / désélectionner tous les éléments.

Impression Lance l’impression des documents pour les locataires sélectionnés.

Virement Permet de générer le fichier de virement

Validation Lance la validation comptable de toutes les lignes d’appels des locataires.

Rechercher Permet d’accéder à une fenêtre pour la recherche d’un locataire.

Locataire Permet d’accéder à la fiche d’un locataire en double-cliquant sur son N°

Paramètres Permet d’accéder aux paramètres du module.

Ajouter Permet d’ajouter une ligne d’appel.

Modifier Permet de modifier une ligne d’appel.

Supprimer Permet de supprimer une ligne d’appel.

Historique Locataire

Permet d’accéder à l’historique du locataire.

Historique

Propriétaire Permet d’accéder à l’historique du propriétaire.

Contrepassation Permet de contrepasser des lignes d’appel.

Détail. les

versements Permet de détailler les versements.

Quittancement automatique

Permet de générer le quittancement automatique.

Gérer les

exceptions Permet d’effectuer des opérations de maintenance. (usage réservé à KRIER)

Maintenir Permet d’effectuer des opérations de maintenance. (usage réservé à KRIER)

Commentaires Permet d’accéder au paramétrage du commentaire sur les avis d’échéance

Pièces à joindre Permet d’ajouter ou de visualiser les pièces à joindre à l’avis d’échéance

Suppression Permet de supprimer des pièces à joindre à l’avis d’échéance



8.2 Onglet «Quittancement»

Générer le quittancement automatique

Cliquez sur , l’écran suivant s’affiche :

Quittancement pour tous les locataires :

Pour lancer le quittancement pour tous les locataires, sélectionnez l’option ‘Pour tous’. Le logiciel affiche en grisé le mois pour lequel l’appel de loyer sera généré.

Cliquez sur pour effectuer le lancement du quittancement ou sur pour l’annuler.

Le mois proposé pour le quittancement automatique est directement dépendant de la date d’entrée dans le logiciel. Si vous entrez dans le logiciel le mois n, le logiciel propose comme mois de prochain quittancement le mois n+1. Exemple : si vous entrez dans le logiciel à une date comprise entre le 01 septembre et le 30 septembre 20xx inclus, le logiciel propose de quittancer le mois d’octobre 20xx. Le logiciel mémorise la date du dernier quittancement effectué. Il n’est pas possible de générer deux fois le quittancement pour le même mois. Si vous essayez de régénérer un quittancement déjà effectué, le message suivant apparaîtra :

Pour les nouveaux locataires qui entrent en cours de mois, le logiciel calcule le loyer, les provisions et autres rubriques au Prorata Temporis. Cependant, pour les nouveaux locataires, les honoraires de location et le dépôt de garantie ne sont pas générés par le quittancement automatique de tous les locataires. Les honoraires de location et le dépôt de garantie sont exclusivement générés lors du premier appel de loyer ou lors du quittancement pour 1 seul cochez Oui pour le calcul du dépôt de garantie et des honoraires.



Quittancement pour un seul locataire :

Il est également possible de générer le premier quittancement depuis le logiciel LOLITA : avant de lancer le 1

er

appel pour un locataire, vérifiez que celui-ci n'a pas déjà été généré. Pour lancer le quittancement pour un locataire (après s’être positionné sur son encours), sélectionnez l’option ‘Pour un seul’. Le logiciel permet d’indiquer si vous souhaitez effectuer le ‘Calcul du dépôt de garantie et honoraires de location’ ainsi que le mois voulu.

Cliquez sur pour effectuer le lancement du quittancement pour le locataire ou sur pour l’annuler.

Le quittancement doit être généré une fois par mois (en général vers le 25 du mois). Ce traitement ne fait que calculer les avis d’appel, sans les imprimer, c'est-à-dire qu'il génère pour chaque locataire ses lignes de loyer, provision pour charges.... Une fois le quittancement effectué, il n’est pas possible de le supprimer. Vous retrouvez ces lignes sur les situations d’encours des locataires, par exemple en cliquant sur le module «Gestion des loyers». Voici ci-dessous une situation ‘Encours’ d’un locataire :

Les colonnes peuvent être déplacées. Compte : indique le numéro du compte comptable de contrepartie. Rubrique : indique la rubrique liée à la ligne d’appel. Catégorie : indique la catégorie liée à la ligne d’appel. Libellé : indique le libellé de la ligne d’appel. Echéance : indique l’échéance de la ligne d’appel. Débit : indique le montant dû par le locataire. Crédit : indique le montant au profit du locataire. Solde : indique le montant du solde de la ligne d’appel. Appel : indique si la ligne d’appel est validée par un ‘O’ ou non validée par un ‘N’. Valider le quittancement

Pour que les appels de loyers apparaissent sur les états comptables, il faut valider le quittancement, ce qui permet de générer des écritures comptables relatives à ces avis. Chaque fois que vous voulez avoir une situation comptable à jour (journaux, balance ou historique) qui comprenne l’intégralité des écritures comptables concernant les locataires, il faut suivre la procédure suivante afin de déclencher la génération des écritures comptables.


Echéance : reprend l’échéance du quittancement à valider. Vous avez accès à la

modification de cette date Edition des écritures à valider : sélectionner ‘Oui’ pour avoir une trace papier des écritures générées.



permet d’obtenir l’aperçu des écritures à valider.

permet de configurer l’imprimante utilisée pour l’édition.

permet d’effectuer l’impression des écritures à valider.

Cliquez sur pour effectuer la validation du quittancement ou sur pour l’annuler. Seules les écritures antérieures et les écritures de l’échéance sont validées. Les écritures postérieures à la date d’échéance seront validées lors du prochain quittancement. Ajouter une ligne d’appel

Recherchez le locataire concerné en utilisant la zone ou en cliquant sur puis indiquer le N° ou le nom du locataire. L’encours du locataire apparait.


Rubrique : sélectionner la rubrique liée à la ligne d’appel. Le libellé associé à la rubrique

peut être modifié. Catégorie : reprend la catégorie liée à la rubrique sélectionnée Compte : reprend le numéro du compte comptable de contrepartie lié à la rubrique, il

est tout de même possible d’en sélectionner un autre. Echéance : indiquer l’échéance de la ligne d’appel. Débit : indiquer, éventuellement, le montant dû par le locataire. Crédit : indiquer, éventuellement, le montant au profit du locataire. Validation des écritures d’appel : indiquer si la ligne d’appel doit être validée dès son ajout ou non. Proratiser au temps de présence :indiquer si la ligne d’appel doit être proratisé en fonction du temps de

présence du locataire ou non. Montant proratisé : si le montant doit être proratisé, celui-ci est alors automatiquement calculer.

Cliquez sur pour valider l’ajout de ligne ou sur pour annuler. Modifier une ligne d’appel

Il est possible de modifier une ligne d’appel sur le compte d’un locataire si celle-ci n’a pas été validée, la colonne ‘Appel’ à alors la valeur ‘N’.




Sélectionnez la ligne d’appel désirée puis cliquez sur , l’écran suivant s’affiche :

Modifiez les informations souhaitées, puis cliquez sur pour valider ou sur pour annuler.

Supprimer une ligne d’appel

Il est possible de supprimer une ligne d’appel sur le compte d’un locataire si celle-ci n’a pas été validée, la colonne ‘Appel’ à alors la valeur ‘N’.


Sélectionnez la ligne d’appel à supprimer puis cliquez sur , l’écran suivant s’affiche :

Cliquez sur pour confirmer la suppression ou sur pour conserver la ligne. Contrepasser une ligne d’appel

Il n’est pas possible de supprimer une ligne d’appel validée, la colonne ‘Appel’ à alors la valeur ‘O’, mais il est possible de l’annuler en la contrepassant.





Sélectionnez la ligne souhaitée puis cliquez sur pour valider ou sur pour annuler. Impression des documents

Cliquez sur pour avoir accès aux différentes éditions, l’écran suivant s’affiche :

Editer l’appel de loyer : permet d’imprimer l’appel de loyer d’un locataire. Editer le reçu : permet d’imprimer le reçu d’un locataire. Editer une facture : permet d’imprimer la facture d’un locataire. Editer une situation de compte : permet d’imprimer la situation de compte d’un locataire. Préparation du prochain permet d’imprimer un bordereau de préparation pour le prochain quittancement : quittancement. Bordereau de quittancement : permet d’imprimer le bordereau de quittancement de l’échéance En-tête d’état : indiquer ‘Oui’ si vous souhaitez imprimer l’entête du cabinet. Noms des propriétaires : indiquer ‘Oui’ si vous souhaitez que les noms des propriétaires apparaissent

sur les courriers locataires. Avis avec arriérés : indiquer ‘Oui’ si vous souhaitez imprimer le montant des arriérés. Détail avec arriérés : indiquer ‘Oui’ si vous souhaitez imprimer le détail du montant des arriérés. Impression commentaire : indiquer ‘Oui’ si vous souhaitez imprimer les commentaires définis. Propriétaires/bordereau : indiquer ‘Oui’ si vous souhaitez obtenir une impression avec un propriétaire

par bordereau. Sélection par : permet de sélectionner le ou les propriétaires / immeubles que vous souhaitez

faire figurer sur le bordereau de quittancement. Format bordereau facture : permet d’éditer le bordereau de quittancement sur papier ou dans un fichier

excel. Répertoire fichier : dans le cas de l’édition du bordereau de quittancement dans un fichier Excel,

il faut renseigner le chemin d’accès où doit être enregistré le fichier. Ordre d’état : indiquer suivant quel ordre, ‘Numéro’, ‘Nom du locataire’ ou ‘Numéro de lot’

doit être édité le bordereau. Remplacer l’envoi par mail indiquer ‘Oui’ si vous souhaitez imprimer les documents des locataires en



par un courrier : envoi par mail. L’envoi par mail est accessible uniquement si vous possédez

le « Module + GED ».

permet d’obtenir l’aperçu des documents sélectionnés.


permet d’effectuer la numérisation des documents sélectionnés. La numérisation est accessible uniquement si vous possédez le « Module + GED ».

permet d’effectuer l’impression et l’envoi par mail des documents sélectionnés en fonction du mode d’envoi du locataire.

Impression de l’avis d’échéance d’un seul locataire :


Cliquez sur , puis cocher . Sélectionnez les paramètres d’impression, puis effectuer l’aperçu ou l’impression du document.

Vous ne pouvez pas choisir la période de l’avis d’échéance à imprimer. Vous ne pouvez imprimer que le dernier avis calculé. Vous ne pouvez pas imprimer un avis d’échéance antérieur à celui qui apparaît sur l’encours locataire. Vous ne pouvez plus imprimer un avis d’échéance si ses lignes sont réglées (autrement dit, vous ne pouvez pas rééditer une facture, si elle a été réglée) sauf si vous disposez du « module + GED ».

Impression d’un reçu :


Cliquez sur , puis cocher . Sélectionnez les paramètres d’impression, puis effectuez l’aperçu ou l’impression du document, la

fenêtre suivante s’affiche ; Johanna reprend toutes les lignes de l’encours en donnant accès seulement aux montants au crédit.

Vous pouvez ‘Ajouter’ ou ‘Supprimer’ des lignes pour l’édition du reçu. Les lignes ajoutées ou supprimées ne modifient pas l’encours du locataire.

Cliquez sur pour confirmer l’édition ou sur pour l’annuler. Les lignes n’ayant pas de montant n’apparaissent pas sur le reçu.



Imprimer une facture :

Rappel - La loi : En vue de « simplifier, moderniser et harmoniser les conditions imposées à la facturation en matière de taxe sur la valeur ajoutée », la Commission européenne a adopté une nouvelle directive le 20 décembre 2001. Les factures émises par les personnes soumises à l’obligation de facturation doivent comporter des mentions obligatoires issues, d’une part, de la réglementation économique et juridique et, d’autre part, de la réglementation fiscale applicable aux assujettis à la TVA. D’autre part, la nouvelle rédaction du texte relatif à l’obligation fiscale de délivrer une facture reconnaît désormais expressément la possibilité pour les fournisseurs de services et de biens de confier l’établissement matériel de leurs factures à un tiers. C’est la sous-traitance de facturation. La souscription d’un mandat de facturation est rendue obligatoire. Les mentions obligatoires qui doivent figurer sur les factures sont :

- le nom ou la raison sociale du propriétaire

- le nom ou la raison sociale et l’adresse du client

- la date de d’émission de la facture

- un numéro de facture unique

- le taux de la taxe

- le numéro individuel d’identification à la TVA du propriétaire Outre ces obligations imposées par l’administration fiscale, il est rappelé que les documents délivrés à usage professionnel doivent également comporter :

- le numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés

- le montant du capital de cette société Application au niveau de Lolita : L’écran suivant est accessible à partir de la fiche propriétaire en cliquant sur l’onglet ‘Facturation’. On peut y saisir le capital, le RCS, le SIRET, le lieu du greffe ainsi que le numéro de TVA intra-communautaire et y retrouver le dernier numéro de facture généré pour ce propriétaire.

Application au niveau de Johanna :



Pour concevoir des factures à partir de Johanna, il faut tout d’abord activer l’option ‘Activation de la facturation’ depuis le menu « Paramètres », ‘Paramètres généraux’, ‘Modules’, onglet ‘Quittancement’, bouton ‘Factures’.


Cliquez sur , puis cocher . Sélectionnez les paramètres d’impression, puis effectuer l’aperçu ou l’impression du document, la

fenêtre suivante s’affiche ; Johanna reprend toutes les lignes de l’encours en donnant accès seulement aux montants au crédit.

Vous pouvez ‘Ajouter’ ou ‘Supprimer’ des lignes pour l’édition du reçu. Les lignes ajoutées ou supprimées ne modifient pas l’encours du locataire.

Vous pouvez indiquer un titre de facture, ainsi qu’un texte en début et fin de facture, puis sélectionnez les lignes à faire figurer sur la facture.

Cliquez sur pour confirmer l’édition ou sur pour l’annuler. Les lignes n’ayant pas de montant n’apparaissent pas sur le reçu.

Ensuite lors de l’impression des avis d’échéance, si le lot est soumis à TVA et si le numéro de TVA intra-communautaire du propriétaire est bien saisi, la facture se présente comme ci-dessous :

Imprimer une situation de compte :

Cette édition recense toutes les opérations effectuées en cours sur le compte du locataire.




Cliquez sur , puis cocher . Sélectionnez les paramètres d’impression, puis effectuer l’aperçu ou l’impression du document.

Imprimer la préparation du prochain quittancement :

Vous pouvez éditer un document vous permettant de préparer et contrôler le quittancement. Il vous liste les locataires entrants et les locataires sortants lors du prochain quittancement. Les locataires pour lesquels aucun avis d’échéance n’est paramétré vous seront également listés sur ce document.

Cliquez sur , puis cocher . Puis effectuez l’aperçu ou l’impression du document.

Imprimer le bordereau de quittancement :

Afin de lister et de contrôler les locataires qui ont été appelés pour le mois en cours, vous avez la possibilité d’éditer le bordereau de quittancement. Ce bordereau détaille par locataire et pour l’échéance en cours le montant appelé par rubrique. Ce document important permet de connaître :

Le total quittancé du mois et par locataire Le total des arriérés de la période Le nombre de locataires quittancés Les locataires avec une assurance loyer impayé

Il vous est possible de paramétrer les rubriques et d’ajouter autant de rubriques de quittancement que vous le désirez. Paramétrage

Bordereau Papier Si vous n’exploitez pas plus de 6 rubriques de quittancement, l’édition du bordereau de quittancement peut s’effectuer sur papier. L’accès au paramétrage des rubriques de ce bordereau se fait en cliquant directement sur

le bouton du Module Gestion des Loyers puis en sélectionnant l’option ‘Paramétrage Bordereau Papier’ ou depuis le menu « Paramètres », ‘Paramètres généraux’, ‘Modules’, onglet ‘Quittancement’, bouton ‘Paramétrage Bordereau Papier’.

Bordereau Excel



Si vous souhaitez visualiser plus de 6 rubriques de quittancement, le bordereau de quittancement peut être exporté vers Excel. L’accès au paramétrage des rubriques de ce bordereau se fait en cliquant directement sur le

bouton du Module Gestion des Loyers puis en sélectionnant l’option ‘Paramétrage Bordereau Papier’ ou depuis le menu « Paramètres », ‘Paramètres généraux’, ‘Modules’, onglet ‘Quittancement’, bouton ‘Paramétrage Bordereau Excel’.

Vous pouvez ajouter des rubriques et y indiquer l’ordre dans lequel vous souhaitez qu’elles apparaissent à l’aide

du bouton .

Avant de lancer le bordereau sur Excel, vous devez au préalable paramétrer le ‘Répertoire Excel’ depuis le menu « Paramètres », ‘Paramètres généraux’, ‘Modules’, onglet ‘Général’ :

Impression



Cliquez sur , puis cocher . Pour éditer le bordereau de quittancement sur papier, sélectionnez ‘Papier’ sur

l’option . Pour exporter le bordereau de quittancement vers Excel, sélectionnez ‘Excel’ sur l’option

et indiquez le répertoire de destination du fichier. Si vous possédez le « module + GED », le répertoire est initialisé avec le répertoire du dossier cabinet.

Si le fichier généré sous Excel est vide, il faut vérifier dans les options d’Excel (Fichier / Options / Centre de gestion de la confidentialité / Paramètres du centre de gestion de la confidentialité / Paramètres des macros) que toutes les macros soient activées. Ce paramétrage est également disponible à partir du Module « Traitements», ‘Bordereau de quittancement’.

Le bordereau de quittancement peut être édité :

- pour tous les locataires, - par propriétaire après avoir sélectionné le ou les propriétaires désirés, - par immeuble après avoir sélectionné le ou les immeubles désirés.

Il en va de même pour le bordereau de quittancement édité à partir du module « Traitements».



8.3 Onglet «Appel de loyer» Depuis cet onglet, il est possible d’éditer les appels de loyer en rafale, quelque soit leur type d’avis et leur mode d’envoi. Présélection


Avis d’échéance par défaut : sélectionner le type d’avis à traiter. Type de bail : sélectionner le type de bail à traiter. Fréquence appel : sélectionner la fréquence d’appel des locataires à traiter. Recherche : ce bouton sert à ajouter une condition supplémentaire de sélection par

propriétaire, immeuble, lot ou locataire.

Une fois les critères choisis, cliquez sur valider la présélection ou sur pour l’annuler. La validation provoque l’affichage d’une nouvelle grille qui vient se substituer à la grille initiale. Johanna sélectionne tous les locataires satisfaisant aux conditions saisies et pour lesquels le dernier quittancement correspond à la date d’échéance en cours. (dans notre exemple, Octobre 2014).

Johanna affiche alors dans une grille, dite grille de sélection, tous les locataires pour lesquels il y a lieu d’imprimer un avis. Chaque locataire y est affiché avec des renseignements en rapport direct avec le traitement.

Vous avez la possibilité de joindre un document à l’avis d’échéance à un ou à tous les locataires. Les colonnes peuvent être déplacées comme dans les autres listes. Un clic sur la tête d’une colonne active un tri croissant sur le contenu de la colonne. Sélection

Sélectionnez les locataires dont l’avis d’échéance est à envoyer dans la liste à l’écran à l’aide du bouton ou en cochant individuellement les locataires.

Le filtre de sélection permet, en fonction du critère indiqué, d’afficher soit les locataires en mode d’envoi par ‘mail’, soit les locataires en mode d’envoi ‘Courrier’, soit tous les locataires. L’envoi par mail est accessible uniquement si vous possédez le « Module + GED ».



Seuls les locataires sélectionnés, repérables facilement parce qu’ils sont affichés avec des couleurs inversées, se verront appliquer le traitement quand celui-ci sera déclenché. Informations sur fiche

Depuis une grille de sélection, il est possible d’obtenir des informations sur la fiche d’un locataire, de son propriétaire, du lot ou de l’immeuble.

en cliquant sur , cela met en surbrillance la colonne ‘N° loc.’. Choisissez alors un locataire en cliquant dans cette colonne sur le numéro de locataire voulu. La fiche détaillée du locataire apparaît.

en effectuant un clic droit avec la souris sur le N° d’un locataire et en sélectionnant ‘Affiche la fiche locataire’ depuis le menu contextuel suivant :

La fenêtre ‘Fiche locataire’ permet d’accéder également aux fiches lot, propriétaire et immeuble en cliquant sur. Recherche par

En cliquant sur , la fenêtre suivante s’affiche :



Une fois dans cette fenêtre, cliquez sur de la ligne sur laquelle vous souhaitez effectuer une sélection. Une fenêtre affichant la liste des informations correspondantes s’ouvre :

Vous pouvez sélectionner autant de valeur que vous voulez. Pour sélectionner une information, double-cliquez sur sa ligne, une croix (X) s’affiche signalant que la valeur a été sélectionnée (pour désélectionner un propriétaire, double-cliquez à nouveau sur sa ligne). Pour trier la liste des informations par ordre alphabétique, tapez au clavier une lettre de l’alphabet.

Quand vous avez fini de sélectionner des informations, cliquez sur , puis cliquez sur . Les informations sélectionnées apparaissent dans cette dernière fenêtre (visibles dans des listes déroulantes), puis cliquez de

nouveau sur . Envoi des avis d’échéance


Numérotation des factures : permet de visualiser le prochain N° de facture et éventuellement de le

modifier. En-tête d’état: indiquer ‘Oui’ si vous souhaitez imprimer l’entête du cabinet. Noms des propriétaires : indiquer ‘Oui’ si vous souhaitez que les noms des propriétaires apparaissent

sur les courriers locataires. Impression commentaire : indiquer ‘Oui’ si vous souhaitez imprimer les commentaires définis. Ordre d’état : indiquer suivant quel ordre, ‘Numéro’ ou ‘Nom’ du locataire, vous souhaitez

éditer les documents. Remplacer l’envoi par mail indiquer ‘Oui’ si vous souhaitez imprimer les documents des locataires en par un courrier : envoi par mail. L’envoi par mail est accessible uniquement si vous possédez








8.4 Onglet «Quittance de loyer» Depuis cet onglet, il est possible d’éditer les quittances de loyer en rafale, quelque soit leur mode d’envoi. Présélection

Cliquez sur , si vous voulez faire une présélection des quittances à imprimer différente de celle qui est déjà affichée à l’écran, la fenêtre suivant s’affiche :



Quittance du mois de : indiquer le mois et l’année des quittances à traiter. Toutes les quittances réglées : indiquer la période des quittances à traiter. Type de bail : sélectionner le type de bail des quittances à traiter. Fréquence appel : sélectionner la fréquence d’appel des locataires à traiter. Quittance automatique : indiquer ‘Oui’ si vous voulez imprimer seulement les quittances des locataires

qui sont programmées pour recevoir automatiquement leur quittance (fiche Locataire, onglet ‘Rubriques’). Si vous indiquez ‘Non’, Johanna imprime les quittances pour tous les locataires du fichier. Locataires : indiquer le statut des locataires à traiter. Recherche : ce bouton sert à ajouter une condition supplémentaire de sélection : si on veut

que les documents à imprimer, en plus, ne concernent que les locataires saisis nommément ou appartenant à une liste de propriétaires saisis

Une fois les critères choisis, cliquez sur pour valider la présélection ou sur pour l’annuler. La validation provoque l’affichage d’une nouvelle grille qui vient se substituer à la grille initiale. Johanna sélectionne tous les locataires satisfaisant aux conditions saisies. Sélection

Sélectionnez les locataires, dont la quittance est à envoyer, dans la liste à l’écran à l’aide du bouton ou en cochant individuellement les locataires.

Le filtre de sélection permet, en fonction du critère indiqué, d’afficher soit les locataires en mode d’envoi par ‘mail’, soit les locataires en mode d’envoi ‘papier’, soit tous les locataires. L’envoi par mail est accessible uniquement si vous possédez le « Module + GED ». Seuls les locataires sélectionnés, repérables facilement parce qu’ils sont affichées avec des couleurs inversées, se verront appliquer le traitement quand celui-ci sera déclenché.

Envoi des quittances


Editer les quittances réglées : permet d’éditer la quittance réglée Ré-édition des quittances : permet de ré-éditer la quittance réglée Editer les quittances appelées : permet d’éditer la quittance appelée En-tête d’état: indiquer ‘Oui’ si vous souhaitez imprimer l’entête du cabinet. Noms des propriétaires : indiquer ‘Oui’ si vous souhaitez que les noms des propriétaires apparaissent

sur les courriers locataires. Impression commentaire : indiquer ‘Oui’ si vous souhaitez imprimer les commentaires définis. Ordre d’état : indiquer suivant quel ordre, ‘Numéro’ ou ‘Nom’ du locataire, vous souhaitez

éditer les documents. Remplacer l’envoi par mail indiquer ‘Oui’ si vous souhaitez imprimer les documents des locataires en



par un courrier : envoi par mail. L’envoi par mail est accessible uniquement si vous possédez






Quittance réglée : Dans ce cas la quittance est éditée si la totalité de l’échéance due pour la période est réglée (contrôle du règlement au centime près). Les lignes qui constituent l’échéance sont paramétrables en fonction des rubriques.

Réédition de la quittance : Si vous choisissez de pointer automatiquement vos quittances, option ‘Pointage de la quittance’ à ‘Oui’ depuis le menu « Paramètres », ‘Paramètres généraux’, ‘Modules’, onglet ‘Quittancement’, bouton ‘Impression’, il vous est possible de rééditer les quittances. La réédition des quittances permet de ressortir une quittance en cas de bourrage d’imprimante ou lorsque la quittance a été égarée.

Quittance appelée : Pas d’option particulière, la quittance fait apparaître l’intégralité des lignes appelées de l’échéance sans contrôle des encaissements. Rappel : cette méthode est utilisée pour ceux qui éditent les quittances au moment de l’appel de loyers (par le service gestion) afin que les documents soient prêts à être remis au locataire au moment du paiement (à l’accueil). Toutes les lignes qu’elles soient débitrices ou créditrices, apparaissent sur la quittance. La réédition des quittances permet de ressortir une quittance en cas de bourrage d’imprimante ou lorsque la quittance a été égarée.

8.5 Onglet «Prélèvement loyers» Ce module est une fonctionnalité additionnelle de JOHANNA. Contacter le service commercial de KRIER pour disposer de cette fonctionnalité. Cet onglet permet d’effectuer le traitement des locataires et colocataires réglant en prélèvement afin de fournir à la banque un fichier contenant le montant et l’échéance à prélever et d’effectuer la validation des prélèvements en une seule manipulation. Présélection




Date de la dernière sélection : reprend la date de la dernière sélection. Date d’échéance : indiquer la date de l’échéance à traiter. Prlvt Echéance + Arrièrés : indiquer ‘Non’ si vous souhaitez prélever uniquement la nouvelle échéance. Prlvt des locataires passifs : indiquer si vous souhaitez ou non effectuer un traitement sur les locataires

passifs. Prlvt sans le DG : indiquer si vous souhaitez ou non effectuer un traitement sur le dépôt de

garantie.

Une fois les critères choisis, cliquez sur pour valider la présélection ou sur pour l’annuler. La validation provoque l’affichage d’une nouvelle grille qui vient se substituer à la grille initiale. Johanna sélectionne tous les locataires satisfaisant aux conditions saisies. JOHANNA signale, le cas échéant, les locataires dont le RIB n’est pas correct et vous permet d’imprimer ces informations. Effectuez s’il y a lieu les corrections de RIB (relevé d’identité bancaire) dans les fiches locataires. Sélection

Sélectionnez les locataires, pour lesquels vous souhaitez générer un ordre de prélèvement, dans la liste à

l’écran à l’aide du bouton ou en cochant individuellement les locataires.

Seuls les locataires sélectionnés, repérables facilement parce qu’ils sont affichés avec des couleurs inversées, se verront appliquer le traitement quand celui-ci sera déclenché. Vous avez à votre disposition une liste déroulante qui vous permet de filtrer les colocataires selon leur statut de prélèvement (TOUS/FIRST/RECCURENT…)

Vous avez également la possibilité de modifier le montant à prélever.



Les colonnes peuvent être déplacées comme dans les autres listes. Un clic sur la tête d’une colonne, active un tri croissant sur le contenu de la colonne. Colocataires

Pour chaque colocataire, le montant prélevé sera calculé en fonction de sa quote-part définie depuis sa fiche. Le bordereau de prélèvement reprend toutes ces informations et indique le montant et la date à laquelle sera prélevé le colocataire. La validation génère un encaissement par colocataire. Si la somme des montants prélevés des colocataires d’un même bien ne correspond pas exactement à leur échéance, la validation rejettera ces prélèvements et vous devrez enregistrer manuellement les encaissements. Impression


Bordereau de prélèvements : permet d’éditer le bordereau des prélèvements. Journal : permet de sélectionner le journal de banque à utiliser. Bordereau de prélèvements permet d’éditer le bordereau des prélèvements rejetés pour intervenir refusés : manuellement. Pré notification permet d’éditer un courrier à adresser à vos colocataires en statut FIRST Ordre d’état : indiquer suivant quel ordre, ’Date de prélèvement’, ‘Numéro’ ou ‘Nom’ du

locataire, vous souhaitez éditer les documents.






permet d’effectuer l’impression des documents sélectionnés.

Création du fichier de prélèvement – Etape OBLIGATOIRE


Journal : permet de sélectionner le journal de banque à utiliser. Compte : reprend le compte lié au journal sélectionné. Sélectionnez le répertoire …: sélectionner le répertoire où sera généré le fichier de prélèvement qui sera à

transmettre à la banque. Libellé indiquer le libellé que vous voulez faire apparaître sur le relevé de banque Date de prélèvement unique Attention à cocher uniquement si vous n’avez qu’une seule date de

prélèvement que vous renseignerez

Cliquez sur pour générer le fichier ou sur pour l’annuler. La création du fichier effectué sous le nom ‘prelev.TXT’, JOHANNA affiche le message suivant :

Vous pouvez refaire ce traitement autant de fois que vous le désirez. Les fois suivantes, la génération du fichier efface le fichier du mois précédent et recrée un nouveau fichier ayant le même nom. Pour ne pas perdre ce fichier, recopier le en le renommant. Une fois cette opération terminée, l’écran de sélection affiche uniquement les locataires qui n’ont pas fait l’objet d’un ordre de prélèvement.

Transfert du fichier de prélèvement

Il vous appartient de contacter votre banque pour voir de quelle façon le fichier en question doit leur être fourni.

Intégrer un nouveau locataire dans un prélèvement

Il est désormais possible d’intégrer un nouveau locataire à prélever alors qu’un prélèvement est déjà en cours.



Si vous recevez l’accord d’un locataire alors que votre fichier de prélèvement a été généré et envoyé, vous pouvez accéder au bouton Ajouter de la barre d’icône :

Le logiciel recherche parmi tous les locataires, les locataires répondant aux critères suivants :

- Locataires actifs ou en préavis de départ - Locataires ayant comme mode de paiement le prélèvement - Locataires dont la date de début de prélèvement est antérieure ou égale à la date de prélèvement - Locataires dont la date de fin de prélèvement est supérieure ou égale à la date de prélèvement

- Locataires ne faisant pas partie déjà des locataires prélevés Le logiciel affiche les locataires détectés :

Il faut alors le sélectionner puis valider votre sélection. Le locataire s’affiche dans la grille des prélèvements. Il faut ensuite réimprimer le bordereau et si besoin la pré-notification puis générer le fichier de prélèvement. Le logiciel génère un deuxième fichier de prélèvement ne contenant que les locataires sélectionnés et nouvellement ajoutés à l’emplacement que vous avez indiqué. Il faudra de nouveau le transférer à votre banque.

Validation des prélèvements




Jour de prélèvement à valider : sélectionner l’échéance des prélèvements à valider. Validation à la date du prvlt : indiquer ‘Oui’ si vous souhaitez que la validation s’effectue le jour de

l’échéance pour chacun des locataires. Journal : permet de sélectionner le journal de banque à utiliser pour la validation. Compte : reprend le compte lié au journal sélectionné. N° de Pièce : indiquer, éventuellement, un N° de pièce pour la validation.

Cliquez sur pour lancer la validation des écritures de prélèvements ou sur pour l’annuler.

En cliquant sur , le brouillard suivant s’affiche :

Cliquez sur pour lancer la validation définitive des écritures de prélèvements en comptabilité ou sur pour l’annuler. Si entre la préparation du fichier de prélèvement et la validation du fichier, l’encours d’un locataire a été modifié, JOHANNA affiche l’état suivant ‘Liste des prélèvements rejetés’ :



Pour les locataires concernés, vous pouvez régulariser leur situation en effectuant un encaissement correspondant au montant prélevé. Donnez un ordre de prélèvement de loyer, cela revient à encaisser des loyers sans avoir besoin de rentrer manuellement les règlements des locataires ; en même temps que vous envoyez le fichier à la banque, vous faites générer par le logiciel les écritures de règlement de loyers correspondant aux prélèvements. Le schéma du jeu d’écritures est le même que pour les encaissements manuels des règlements locataires.

La validation des prélèvements réinitialise le fichier des prélèvements automatiques de loyers. Vous ne pouvez plus générer à nouveau le fichier des ordres de prélèvement à remettre à la banque.

8.6 Onglet «Aide au logement» Cf. Chapitre 24 – Gestion de l’Aide au logement

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