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Gestion documentaire et de formulaires : ENNOV

David DUBOIS, ingénieur qualité et gestion des risques, (02 51 44 62 51, qualite@chd-vendee.fr)

Centre Hospitalier Départemental de Vendée, la Roche sur Yon

Informatisons les tâches routinièresAtelier 5

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VUE DE L’ETABLISSEMENT

Création décret impérial 8 août 1808Départemental depuis 1819Multisite 1er janvier 2003 fusion de trois établissements

La Roche, Luçon et Montaigu

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LE C.H.D.

• MCO : 767 lits et places • SSR : 214 lits et places• SLD – MR : 488 lits et places d’accueil de jour• SSIAD : 69 places• Foyer adultes handicapés : 40 places

• Toutes les spécialités exceptées les "hyperspécialités"• Un plateau technique complet (imagerie – biologie)• Spécialisation au cours des années des praticiens et des services autour du SAU et du plateau technique

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Le contexte du projet Existence d’un intranet depuis 2000 : Documents

+ Événements indésirables

Déception des utilisateurs

Recherche d’un logiciel de gestion documentaire (GED)

Décision de coupler si possible l’informatisation

de la GED et de la gestion des risques

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Les objectifs du projet Structuration, harmonisation et centralisation de la

documentation métier dans l’établissement Gestion décentralisée de la documentation avec une

autonomie de gestion Mutualisation de documents par les services Recherche par mot-clé performante Réalisation de statistiques

Objectifs premiers Outil fiable avec des temps de réponse acceptables Reprise des documents existants Diminution du temps de traitement des EI

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La gestion du projet GED et GR

Juin 2007 : lancement du projetJuin 07 InstallationJuin 07 Formation administrateurs (qualité,

hygiène)

Juin/oct 07 ParamétrageOct 07/mai 08 Rentrée des documents + essaiNov 08 Démonstrations/formations

utilisateurs, Poursuite du déploiementJanvier 09 Formation émetteurs (CESF, pharmacie,

restauration, direction…)

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Les points clés Maîtrise de l’ensemble du projet par le service qualité

(fonctionnelle) Collaboration avec le service informatique (technique) Accompagnement d’ENNOV (formations, Hot line,

résolutions de problème) Travail de paramétrage en amont :

types de documents adaptation de la structuration du logiciel aux utilisateurs finaux cohérence du classement avec le fonctionnement de

l’établissement classement thématique /service

Disponibilité importante à court et moyen terme auprès des utilisateurs (formations, démonstrations, hotline)

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Chiffres clés - novembre 2009

Documents gérés : 1646

Événements indésirables : 2317

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En conclusion Points positifs Diminution du temps de traitement des EI – retour des actions

réalisées Simplicité de déclaration d’une fiche Informatisation de démarche qualité (institutionnelle + service) Gestion des documents (Numérotation, circuit d’élaboration, gestion

des accusés de réception…) Partenariat avec la société et les ES : Club Utilisateurs Santé

Points à améliorer Communication sur les outils de recherche de documents Consultation directe de statistique simple – ENNOV6 Ergonomie de la gestion documentaire – ENNOV6

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Utilisation d’ENNOV doc

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Accès sans mot de passe

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Accès sans mot de passe

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Accès avec mot de passe

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Utilisation ENNOV process

- Gestion des déclarations d’événement indésirables

- Gestion des demandes d’admission en SSR et MPR

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