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León, España10 y 11 de noviembre 2016

El enfoque sistémico en el El enfoque sistémico en el tratamiento archivístico para el tratamiento archivístico para el acceso a los fondos documentales acceso a los fondos documentales de los Padres Sacramentinos en de los Padres Sacramentinos en España.España.

Dr. Edison Yamir Toledo Díaz (Ph.D)Archives Nationales de Luxembourg

Cuestionamientos iniciales• ¿Es el enfoque sistémico en el tratamiento

archivístico una idea sabida? • ¿Constituye el enfoque sistémico en el

procesamiento o tratamiento archivístico lo llamado como una verdad de Perogrullo? • ¿Es reconocido el enfoque sistémico en el

procesamiento archivístico por la bibliografía archivística?

Aclarando posiciones

• Procesamiento• Tratamiento• Técnicas• Proceso• Metodología• Sistema • Gestión archivística

Todos, en tanto secuencia de pasos o

tareas

Posibilitan no hacer distinciones entre

ellos en este estudio

Problemática realNecesidad expresa de los Padres Sacramentinos de España de acceder a los documentos de sus Archivos

ACCESO

Necesidad expresa de los Padres Sacramentinos de España de acceder a los documentos de sus Archivos

TRATAMIENTOARCHIVÍSTICO

?

Congregación del Santísimo Sacramento

• Instituto religioso del clero regular de la Iglesia Católica.• Fundado por San Pedro Julián Eymard en 1856.• Misión: celebrar la Eucaristía en la verdad e

interiorizada en una oración de adoración y de contemplación. • Son llamados “Sacramentinos” e identificados

con las siglas “sss” (Societatis Sanctissimi Sacramenti).

La Congregación en España1907 Comunidad de Tolosa

1943 Comunidad de Madrid I

1946 Comunidad de Pamplona

1946 Vice-Provincia de España

Provincia de San Pedro Apóstol

1949 a

2011

Comunidades en Villaro, Bilbao (I y II), Madrid (II y III) Barcelona,

Écija, La Habana, Bogotá, Popayán, Medellín, Cali y Caguas

2012 Delegación de España Comunidades en Tolosa, Madrid (I y II) y Pamplona

Metodología general del trabajo en los Archivos

ACCESO A LOS DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS

ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO•Identificación Archivística•Valoración Archivística•Organización Archivística•Descripción Archivística

Enfoque sistémico

Enfoque sistémico en el tratamiento archivístico

Fase de Identificación archivística:o Estudio de la institución, sus actividades y

relaciones. o Estudio de la normativa de la institución y de

la autorización de sus funciones. o Determinación de la estructura

organizacional. o Estudio de la producción documental, series,

tipologías documentales y fechas extremas.

Fondo Identificado

Enfoque sistémico en el tratamiento archivístico 2

Fase de Valoración archivística:o Correspondencia entre la producción

documental y las funciones de la institución.o Estudio de posibles series.o Determinación del valor primario o secundario

de cada serie o incluso de documentos por el tipo de Archivos de que se trata.

Fondo Valorado

Enfoque sistémico en el tratamiento archivístico 3

Fase de Organización archivística:o Realizar la clasificación documental.o Orgánico-funcional.

o Ordenación de los documentos.o Cronológica y alfabética.

o Instalación de los documentos.o Colocación de signaturas.

Fondo Organizado

Enfoque sistémico en el tratamiento archivístico 4

Fase de Descripción archivística:o Realización de la descripción multinivel y

normalizada.o Confección de los instrumentos de

descripción.o Publicación y/o difusión de los instrumentos

de descripción para su consulta por los usuarios.

Fondo Descrito

En resumen…Subsistema / Sistema Nuevas propiedadesIdentificación Fondo IdentificadoValoración Fondo ValoradoOrganización Fondo organizadoDescripción Fondo descritoTRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO

FONDO ACCESIBLE

Algunos resultados Totales en el

Sistema de ArchivosReorganizaciónReorganización 2 011-2 0162 011-2 016FondosFondos 2121SeriesSeries 1 1771 177Total de documentosTotal de documentos 136 140136 140Fecha inicialFecha inicial 1 8811 881Fecha finalFecha final 2 0162 016DescripcionesDescripciones 2 3592 359AccesosAccesos ≈ ≈ 6/mes6/mes

SISTEMA: GESTIÓN DEL ARCHIVO:SERVICIO ARCHIVÍSTICO

Relatividad del sistema:

Subsistema: Subsistema: Tratamiento archivístico:

Acceso

Subsistema: Subsistema: Conservación-Restauración: Preservación

Subsistema: Subsistema: Difusión

archivística: Visibilidad

Subsistema:Subsistema: Digitalización documental: Conservación

Subsistema: Subsistema: Logística:

Administración de los Recursos

A modo de conclusioneso El rescate del enfoque sistémico al

procesamiento archivístico, es solo eso, un rescate.

o No se considera por este autor que haya habido un descubrimiento del enfoque sistémico dentro del tratamiento archivístico.

o La novedad radica en haberlo sistematizarlo teóricamente.

o Sí, se trataba de una verdad de Perogrullo.o Una verdad que contribuye a establecer metas

más eficaces y eficientes.