29 novembre 2018

Le SCI : au-delà de la contrainte, une source de plus-value optimisable

Bienvenue

Programme

13h30 Accueil des participant-e-s

13h45 Introduction

13h50 Cadre normatif et utilisation du SCICadre légal Claude BurgdorferConnexions SCI et qualité (ISO) Pascal GüngerichApport mutuel SCI et contrôle de gestion Franck Fournier

14h10 Modèle de SCI financier (Matérialisation, matrices et environnement) Claude Burgdorfer

14h40 Mise en œuvre du SCI basée sur la solution FRACTAL Pascal Güngerich

15h10 Pause

15h30 Retour d’expérience 1: Mise en place du SCI par obligation légale Nicolas Pfund

15h50 Retour d’expérience 2: Mise en place du SCI par volonté Christophe Maradan

16h10 Table ronde, échanges et questions Animée par M. Thierry Bregnard

17h00 Apéritif dînatoire

Cadre légal

Cadre normatif et utilisation SCI

Claude BurgdorferreviXpert SA

Dispositions légales – Code des obligations

Art. 728a al. 1 ch. 3: L’organe de révision vérifie s’il existe un système de contrôle interne.

Art. 728a al. 2: L’organe de révision tient compte du système de contrôle interne lors de l’exécution du contrôle et de la détermination de son étendue.

Art. 728 b COL’organe de révision établit à l’intention du conseil d’administration un rapport détaillé contenant des constatations relatives à l’établissement des comptes, au système de contrôle interne ainsi qu’à l’exécution et au résultat du contrôle.

Catégories Critères

Société ouverte au public • Cotée en bourse• Débitrice d’un emprunt par obligation• Actifs représentant 20% du total du bilan

Entreprise d’une certaine importance économique

Total du bilan > CHF 20 millions 2 des 3 critères remplisau cours de 2 années successives

Chiffre d’affaires > CHF 40 millions

Emplois à plein temps > 250

Indépendamment de la forme juridique, concerne toutes les entreprises soumises à l’obligation de «contrôle ordinaire»

Dispositions légales – Autres lois

NAS 890 («Normes d’Audit Suisses»)• L’objet de la présente norme est de décrire la procédure qui permet d’obtenir une

appréciation sur l’existence d’un SCI conformément à l’art. 728a al. 1 ch. 3 CO. • Entrée en vigueur: 2008

Art. 60 al. 1 à 5 LFinEC (1.1.2015)Les communes et autres entités de droit public, tels les syndicats, doivent mettre en place un contrôle de gestion (art. 59 LFinEC) et un SCI (art. 60 LFinEC) d’ici au 1er janvier 2018.

Art. 17 RLFinECLe contrôle cantonal des finances et les organes de révision des communes procèdent à un contrôle ordinaire au sens de l’art. 728 du Code des obligations (CO). Ce contrôle comprend la vérification et l'attestation de l'existence d'un système de contrôle interne. L'article 727b, alinéa 2 CO est applicable.

Art. 18 al. 2 LSubL’organe de révision procède en principe à un contrôle ordinaire.

Art. 18 al. 3 LSubLes institutions bénéficiant d'une subvention inférieure à 300.000 francs par année sont soumises à un contrôle restreint, sous réserve d'une obligation de contrôle ordinaire imposée par le droit fédéral ou cantonal.

Connexions SCI et qualité (ISO)

Pascal GüngerichFractal-Swiss Group SA

Système de management de la qualité (SMQ) etSystème de Contrôle Interne (SCI)

Quelles similitudes existe-t-il entre un SMQ et un SCI ?

Pourquoi parler de qualité alors que

nous sommes ici pour le SCI ?

Les deux démarches peuvent-elles s’associer ?

Exigences réglementaires

NAS 890

Norme d’Audit Suisse sur la

vérification de l’existence d’un

système de contrôle interne

ISO 9001

Norme Internationale sur

le système de management de la

qualité

Les deux types de systèmes sont

définis par l’existence d’un

standard de référence

Qualité Finances

Les points communs entre le SCI et le SMQ

Mise en œuvre d’une démarche orientée par

processus / cycle

Maîtrise de la gestion documentaire

Identification et maîtrise des risquesAmélioration continue

1er point commun > Processus = Cycle

Direction

Réalisation

Ressources humaines

Marketing

Acquisition / prospection

Développement

Système de management

Infrastructures

Finances

Environnement de contrôle

Achats et fournisseurs

Immobilisations

Stocks

Ressources humaines

Informatique

Finances

Ventes et débiteurs

Processus usuels dans unsystème ISO 9001 Cycles exigés par la NAS 890

2ème point commun > Maîtrise documentaire

Définition des pratiques de l’organisation via directives, procédures et instructions de travail.

Harmonisation

FormationSubstitution

Formalisation des tâches effectuées en tant qu’élément probant (Enregistrements).

Les objectifs de la maîtrise documentaire

3ème point commun > Orientation «risques»

L’analyse de risques est un instrument

essentiel de la maîtrise des

processus/cycles.

1. Identifier

Liaison PC-écran

2. Analyser

3. Évaluer

4. Prioriser

5. Traiter

4ème point commun > Amélioration continue

Tout système dans lequel un processus d’amélioration continue est mis enœuvre voit une amélioration de ses performances.

Constats sur les deux systèmes

Les exigences réglementaires de ISO 9001 et de NAS 890 sontdistinctes mais impliquent de répondre à des exigences similaires.1

Une démarche commune dans un système de managementintégré (SMQ + SCI) semble dès lors tout-à-fait opportune.2

Cette mise en commun n’influence pas le partage desresponsabilités ; chaque entité conserve son indépendance.3

Apport mutuel SCI etcontrôle de gestion

Franck FournierDeciPerf

Cadre normatif et utilisation du SCI

Apport mutuel SCI et contrôle de gestion

Des objectifs communs…

PERFORMANCE ET AMÉLIORATION CONTINUE

Cadre normatif et utilisation du SCI

Apport mutuel SCI et contrôle de gestion

Le contrôle interne est un facteur de fiabilité des indicateurs de performance

Le SCI au service du contrôle de gestion

Cadre normatif et utilisation du SCI

Apport mutuel SCI et contrôle de gestion

Le contrôle de gestion au service du SCI

Le contrôle de gestion joue un rôle d’alarme en cas de perte d’efficacité du SCI.

Matérialisation, matrices, environnement

Modèle de SCI financier

Claude BurgdorferreviXpert SA

SCI – vos attentes – nos réponses – conditions-cadres

Respect des exigences légales Assurer la fiabilité des infos financières Aide à la décision Adapté à la taille et aux besoins Valeur ajoutée («usine à gaz») Simplicité Convivialité pour les utilisateurs Minimaliser les coûts

Evaluation des risques vs contrôles Structure en 7 cycles

(environnement de contrôle; puis IT, bouclement financier, investissements, stocks, RH, produits, dépenses)

Implantation sous forme de «coaching» Outil intégré à FRACTAL («workflow») «Cockpit live»

Vos attentes Nos réponses

× Projet soutenu par le Conseil d’administration («top-down»)× «Acceptabilité opérationnelle»× Nomination d’un/d’une chef(fe) de projet× Assurance de l’engagement et de la collaboration des ressources

Facteurs clés de succès

SCI – notre outil – notre approche

Environnement de contrôle• Intégrité et valeurs éthiques • Gestion de l’entreprise • Philosophie et style de direction • Structure organisationnelle • Compétences et domaines de

responsabilité • Information et communication • Evaluation permanente du SCI • Evaluation des risques et activités

de contrôle • Fraude

Identification des domaines à risques / domaines-clés de votre organisation selon des critères quantitatifs et qualitatifs.

Cycles principaux1. Informatique2. Finances3. Ventes et débiteurs4. Achats et fournisseurs5. Immobilisations6. Stocks et production7. Ressources humaines

Identifier les

domaines clés

Identifier les

risques

Evaluer les

risques

Identifier les

contrôles

Evaluer les

contrôles

SCI – notre outil – identification des risques

• Bibliothèque de risque basée sur notre expérience• Adapté à la taille et à la complexité de votre société• Objectifs du contrôle

SCI – notre outil – évaluation des risques

• Evaluation simple et rapide des risques • Chaque risque est évalué sur deux axes :

• La magnitude du risque résulte de la conjugaison entre les axes :

SCI – notre outil – identification des contrôles

• Identification des contrôles existants ou à mettre en place pour prévenir ou corriger les risques.

• Mention des responsables des contrôles, de leurs fréquences et du type de contrôle.

SCI – notre outil – évaluation des contrôles

• Evaluation simple et rapide des contrôles • Chaque contrôle est évalué sur deux axes :

• La pertinence du contrôle résulte de la conjugaison entre les axes :

SCI – notre outil – cockpit et indicateurs

Un véritable tableau de bord «live» à disposition du management

SCI – Un processus continu

Cycle de vie de la qualité d’un contrôle

SCI – Evaluation de la qualité du SCI

Fixation d’objectifs

Processus Peu fiable Informel Standardisé Surveillé

1 2 3 4

Informatique

Finances

Ventes et débiteurs

Achats et fournisseurs

Etc.

Exigence de qualité du Conseil d‘administration:

au minimum niveau 3 „standardisé“

• Le processus est évalué dans son intégralité et mesuré aux objectifs de qualité fixés par le conseil d’administration.

• Cette analyse permet d’identifier précisément le/les processus ne remplissant pas les objectifs fixés et les domaines dans lesquels des mesures doivent être prises.

SCI – Standard «COSO»

COSO – Référentiel de contrôle interne défini par le « Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission »

SCI – notre outil – son implantation

Projet (mandat)

Intégration du SCI dans un système de management intégré

Mise en œuvre du SCI basée sur la solution FRACTAL-SWISS®

Pascal GüngerichFractal-Swiss Group SA

Qu’est-ce que le portail FRACTAL-SWISS® ?

Une plateforme collaborative Intranet

Un portail développé autour des outils MS-Office

Une philosophie pour structurer les processus et leurs données

Un outil contribuant à l’harmonisation des pratiques

Un accès simple et rapide aux documents et enregistrements

Un moyen de mettre en œuvre simplement et efficacement votre système de management

Page d’accueil

ConclusionsDémo Live

Vue d’un processus

Description des

exigences internes et pratiques (Directive,

procédures, instructions de travail).

Accès au manuel d’instructions

Ouverture directe du manuel

d’instructions

Procédure de contrôle – Cycle Finances

L’intégralité de l’exemple utilisé pour cette

démonstration est basé sur le cas du «Contrôle des

caisses».

Utilisation d’un modèle de document

Sélection du modèle de document

nécessaire au contrôle

Création d’un enregistrement

Série de macro-fonctions intégrées par l’application

FRACTAL-SWISS®.

La création d’un enregistrement permet de sauvegarder le document

pris dans la partie «Modèles» dans la zone

correspondante de la partie «Enregistrements».

Macro-fonction «Sauver dans Fractal».

Zone de classement des enregistrements

Une structure en «miroir» facilite le classement entre «Modèles» et «Enregistrements».

Les éléments de contrôles sont déposés dans

l’espace prévu à cet effet de

manière automatique

selon l’emplacement

du modèle utilisé.

Contrôle de l’enregistrement

Le contrôle n’est pas conforme puisque le montant en caisse est supérieur à la limite fixée de CHF 1’000.

Ce problème nécessite d’être traité afin de

déterminer les mesures à prendre.

Création d’une annonce

L’annonce peut être validée une fois que tous les champs qui pouvaient l’être ont été

renseignés.

Envoi d’un email

Un email est créé sur la base des informations

entrées dans la fenêtre de saisie de l’annonce. Ce

message peut être immédiatement envoyé.

Traitement de l’annonce

En complément de l’email envoyé, l’annonce est entrée dans une liste des annonces. La personne en charge de l’annonce peut alors compléter cette annonce en

définissant cause, mesure et autre éléments manquants.

Documents liés à l’annonce

Un répertoire spécifique à

chaque annonce est créé afin

d’héberger les documents propres à l’annonce. La validation du

cas se trouve dans le dossier.

TRAÇABILITÉ ASSURÉE

Suivi des annonces

La liste des annonces permet de suivre l’état des annonces jusqu’à

la réalisation de leurs actions.

Une partie «statistiques» fournit des informations sur l’état général

du suivi des annonces.

Environnement structuré et maîtrisé

Modèles de documents

servants aux contrôles

Evidences objectives via des éléments de contrôles

Suivi des actions

d’améliora-tions

Traçabilité intégrale des opérations effectuées

Règles de travail et

description des pratiques

En résumé, FRACTAL-SWISS® intègre :

PAUSE

Mise en place du SCI par obligation légale

Retour d’expérience n°1

Nicolas PfundChancelier

Commune de la Grande Béroche

Mise en place du SCI par volonté

Retour d’expérience n°2

Christophe MaradanAdministrateur / Directeur

Batigestion SA &Batigestion FM Service SA

Table ronde

Franck Fournier Contrôleur de gestion, DeciPerfClaude Burgdorfer Expert-comptable diplômé - CPA / Associé - Partner, reviXpert SAPascal Güngerich Conseiller en gestion d’entreprises, Fractal-Swiss Group SAChristophe Maradan Admin. / directeur , Batigestion SA & Batigestion FM Services SANicolas Pfund Chancelier, Commune de La Grande Béroche

Animé par :Thierry Bregnard Professeur HES, HEG Arc

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