Post on 04-Apr-2015
Enrichir les documents numériques
L'importance des métadonnées
Journée WebÉducation
Patrick Beaulieu / Irosoft / 14 mai 2009
beaulieu@irosoft.com http://www.irosoft.com
Plan de la présentation
1. Problématique
2. Agir en amont
3. Solutions
4. Démonstration
Problématique
Dans la plupart des organisations
80% de l’information numérique est contenue dans des documents non-structurés (Source: Gartner Group)
90% de ces documents ne font l’objet d’aucune procédure (Source: Gartner Group)
La majorité de ces documents sont produits à partir de la suite bureautique Microsoft Office
Problématique
Conséquences
Une quantité importante des documents numériques se retrouve dispersée et dédoublée sur les postes de travail des employés et sur les serveurs de fichiers de l’organisation.
Bien qu’ils soient utiles à l’organisation, ces documents demeurent dans l’anonymat.
Il en résulte: Difficulté à retrouver rapidement la bonne information Difficulté à gérer les versions Risque de pertes d’information Impossibilité d’avoir une vue d’ensemble
Agir en amont
Archiveshistoriques
Archivesintermédiaires
Documentsadministratifs
T0documentsterminés
T1fin d’usage
courant
T2échéance légale
ou interne
Gestion des documents et des archives
Agir lorsque les documents n’ont plus d’usage courant
Attribution de règles de
conservation
Classification
Agir en amont
Archiveshistoriques
Archivesintermédiaires
Archivescourantes
Gestion des documents et des archives
Agir dès que les documents sont terminés
Attribution de règles de
conservation
Classification
T0documentsterminés
T1fin d’usage
courant
T2échéance légale
ou interne
Agir en amont
Archiveshistoriques
Archivesintermédiaires
Archivescourantes
Documentsen création
T-1création
de documents
T0documentsterminés
T1fin d’usage
courant
T2échéance légale
ou interne
Gestion des documents et des archives
Agir dès la création des documents
Attribution de règles de
conservation
Classification
Agir en amont
Agir avant même la création des documents
Archiveshistoriques
Archivesintermédiaires
Archivescourantes
Documentsen création
T-1création
de documents
T0documentsterminés
T1fin d’usage
courant
T2échéance légale
ou interne
Documents avant création
Gestion des documents et des archives
Attribution de règles de
conservation
Classification
Agir en amont
La prémisse... Plus tôt on agit sur les documents numériques d’une
organisation, plus facile sera leur gestion et meilleurs seront les résultats.
La question qui se pose… Quelles procédures et quels mécanismes peuvent être
mis en place pour favoriser l’action en amont ?
Agir en amont
Objectifs:1. Enrichir les documents numériques2. Garantir leur intégrité3. Assurer leur pérennité
Mécanismes et procédures:1. Utilisation de modèles de documents2. Utilisation de métadonnées3. Processus d’enregistrement institutionnel
SolutionsUtilisation de modèles de documents
Principes
Créer des modèles à partir desquels les documents numériques pourront être créés.
Utiliser des zones de saisie afin d’identifier clairement certains éléments d’information.
Zones de saisie
Zones de saisie
SolutionsUtilisation de modèles de documents
Avantages
Normalise la présentation Encadre la rédaction Clairement identifiés, les éléments d’information contenus dans
les zones de saisie deviennent facilement réutilisables. Au final, gain de productivité
SolutionsUtilisation de modèles de documents
Obstacles
Il existe un nombre important de types de documents. Il est impossible de faire un modèle pour chacun des
types de document.
SolutionsUtilisation de modèles de documents
Astuces
Les documents ne sont pas tous égaux1. Identifier les types de documents2. Évaluer leur(s) valeur(s) (administrative, légale et historique)3. Prioriser les interventions
Certaines organisations utilisent déjà des modèles pour les types de documents importants et récurrents (ordre du jour, procès-verbal, résolution, etc.)
Gagnon Arguin, Louise et Vien, Hélène. Typologie des documents des organisations - De la création à la conservation
SolutionsUtilisation de métadonnées
Principes
Métadonnées : Des données sur des données.
Décrire les ressources informationnelles (documents, dossiers, etc.) d’une organisation afin d’en faciliter la gestion.
Solutions Utilisation de métadonnées
Avantages
Faciliter l'organisation et le repérage des documents. Permettre une évaluation rapide de la pertinence du contenu d’un
document. Faciliter la gestion des droits d’accès, d’utilisation, de copie. Certifier l’autorité intellectuelle du contenu (auteur, date de
création, organisme responsable, date de mise à jour). Conserver le contexte de création de la ressource (provenance,
activité ayant générée la ressource). Donner des informations essentielles à la conservation (format,
support, logiciel nécessaire).
1.
2.
Solutions Utilisation de métadonnées
Obstacles La plupart des documents
sont créés à l’aide de Microsoft Office
L’interface de saisie de métadonnées de Microsoft Office est rudimentaire.
Astuce Offrir à l’utilisateur une
interface plus conviviale permettant de faciliter la saisie.
Solutions Utilisation de métadonnées
Obstacles
Laissés à eux-mêmes, les utilisateurs feront des erreurs dans la saisie des métadonnées.
Ces erreurs affecteront la qualité des métadonnées.
Des métadonnées dont la qualité ne peut pas être assurée ont peu d’intérêt pour l’organisation.
Solutions Utilisation de métadonnées
Astuces
Utilisation d’un registre de métadonnées
Qu’est-ce que registre de métadonnées ? http://fr.wikipedia.org/wiki/Registre_de_m%C3%A9tadonn%C3%A9es http://dcmi.kc.tsukuba.ac.jp/dcregistry/navigateServlet
Concept de « metadata driven application »
Solutions Utilisation de métadonnées
Astuces
Documentation intégrée
Validation
Vocabulairecontrôlé
Utilisation de profils de
métadonnées
Solutions Utilisation de métadonnées
Obstacles
La saisie de métadonnées est un effort supplémentaire.
Peu d’employés voudront y consacrer le temps nécessaire.
Solutions Utilisation de métadonnées
Astuce Extractionautomatique de métadonnées
SolutionsProcessus d’enregistrement institutionnel
Principes
Mettre au point un « […] processus par lequel la responsabilité de la gestion d’un document est prise en charge par l’institution ». (source: GRDS)
Le document est enregistré le plus tôt possible dans un système de gestion intégrée des documents (GID) répondant aux exigences de l’enregistrement institutionnel.
Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID)
Solutions Processus d’enregistrement institutionnel
Avantages Les exemplaires principaux des documents numériques
ne demeurent plus dans l’anonymat (disques durs des employés, serveurs de fichiers plus ou moins bien organisés, etc.)
Les documents numériques sont pris en charge par l’institution dès leur création (attribution d’un identifiant unique, utilisation de métadonnées, classification, attribution d’une règle de conservation, etc.)
Solutions Processus d’enregistrement institutionnel
Obstacles
Il s’agit d’une procédure supplémentaire.
Comment convaincre les employés de procéder à l’enregistrement institutionnel de « leurs » documents ?
Solutions Processus d’enregistrement institutionnel
Astuce
À partir de l’outil de production, permettre le dépôt du document
dans le système de GID
Une fois déposé dansle système de GID
Recherche Partage et diffusion Gestion des versions Réservation pour modification Annotation
Solutions Processus d’enregistrement institutionnel
Obstacles
Comment savoir si le document a été déposé dans le système de GID ?
Comment savoir si un document a été enregistré institutionnellement ?
Solutions Processus d’enregistrement institutionnel
AstucesDonner l’état
institutionnel du document
Donner l’emplacement du document dans le système de GID
N’a jamais été déposédans le système de GID
A été déposé dans le système de GID
A été enregistréinstitutionnellement
Agir en amontLe cas de la Ville de Salaberry-de-Valleyfield
Archiveshistoriques
Archivesintermédiaires
Archivescourantes
Documentsen création
T-1création
de documents
T0documentsterminés
T1fin d’usage
courant
T2échéance légale
ou interne
Agir avant même la création
Documentsavant création
Gestion des documents et des archives
Utilisation de modèles
Utilisation de métadonnées
Intégration des outils de
production au système de GID
Enregistrement institutionnel
Attribution de règles de
conservation
Classification
Démonstration
BOUGI – Un complément d’aide à la gestion documentaire pour MS Office
Docuthèque – Un système de gestion intégré des documents (GID)
Questions et commentaires
Références
BANQ. Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID) http://www.banq.qc.ca/portal/dt/services/archivistique_ged/crggid/
CREPUQ. La gestion des documents numériques des établissements universitaires du Québec : état de situation et planification stratégique http://www.crepuq.qc.ca/documents/arch/Rapport-GGDN.htm
Gagnon Arguin, Louise et Vien, Hélène. Typologie des documents des organisations - De la création à la conservation, Presse de l’Université du Québec, 2000, 432 p.
Gartner Group http://www.gartner.com/