Journée d’étude du 2/10/2015 Association des Archivistes Français

SOLUTIONS DE GDAE Analyse des profils de

métadonnées

Groupe de travail

• Frédérique Fleisch• Anne Poncet• Charlotte Maday• Marianne Aptel• Walid Brahimavec la participation de Michel Cottin, Sylvie

Dessolin-Baumann, Frederic Grevin, Arnaud Jules

Remerciements• Aux organismes et sociétés qui ont bien voulu nous

communiquer les profils de métadonnées mis en œuvre dans le cadre de cette journée d’études

• À ceux qui ont publié les leurs en particulier l’ONU, le gouvernement du Québec et nos confrères d’E-Domec

• Aux auteurs du livre blanc AFNOR – AAF –ADBS -SCC – ILNAS- ISO 30300 – 30301 : Métadonnées pour les documents d’activité, principes directeurs, vue conceptuelle et modalités (2013)

Sommaire

• Scope et objet de l’analyse• Méthodologie de l’analyse• Difficultés, limites et suites à donner• Résultats

Scope et objet de l’analyse 1/2• Périmètre de l’analyse :

– 11 profils de métadonnées analysés11 profils de métadonnées analysés:• 3 publiés/publics, inspirés d’ISO15489 et ISO23081 :

– ONU : United Nations Archives and Records Management Section (ARMS) Standard on Recordkeeping Metadata , 2004

– Gouvernement du Québec, Profils de métadonnées gouvernementaux, Dossiers et documents, version 2.0, BANQ 2009

– Commission Européenne- Edomec , d’après l’article de M. Hallin in Livre blanc AFNOR AAF ADBS SCC ILNAS APROGED, 2013

• 8 anonymes dont 4 solutions françaises ( solutions de GDAE mises en œuvre , dont une institution européenne, et 7 solutions présentées lors de la JE)

– 66 métadonnées ou groupes de métadonnées identifiés:66 métadonnées ou groupes de métadonnées identifiés:• 26 métadonnées de contexte, de contenu, d'apparence et de structure

utilisées pour la création ou la capture du document d’activité,• 23 métadonnées liées au cycle de vie et à la gestion du document

d’activité,• 16 métadonnées « mixtes »

Scope et objet de l’analyse 2/2

• Identifier les métadonnées (descriptives, de classement, de capture et de gestion) les plus utilisées dans des contextes et à des fins variées,

• Définir un profil standard (minimal) pouvant être utilisé pour des besoins gestion des documents d’activités

• Croiser avec les exigences des normes dont ISO 15489 et ISO 23081, et avec les profils publiés

METHODOLOGIE : Tableau d’analyse des différents profils et métadonnées

• Profils étudiés

• obligatoire/facultative /

non mentionnée dans le profil étudié

• scores

Métadonnées relevées

Difficultés, limites et suites à donner• Sauf exception, les différents profils ne proposent pas une catégorisation des

métadonnées, les listes sont souvent présentées « à plat » , sans lien avec les deux catégories établies par l’ISO23081, elles mêmes peu détaillées. De plus , certaines métadonnées nous paraissent pouvoir entrer dans les 2 catégories, selon le moment du cycle de vie .

• Par ailleurs, les différents profils n’utilisent pas la même appellation et certaines dénominations sont ambiguës. D’où une certaine redondance possible entre certaines MD identifiées . Enfin plusieurs solutions concernent à la fois la gestion papier et numérique.

• Certains profils ne regroupent pas nécessairement les métadonnées par groupes (notion d’éléments/ sous éléments dans le profil des Nations Unies, ou de « groupe de métadonnées / métadonnées d’enrichissement » avec la distinction MD de dossier /document dans le profil du Québec)

• Le temps alloué (2 semaines) n’a pas permis d’effectuer une analyse plus approfondie et de lever ces difficultés. Le travail sur la catégorisation(en lien avec els exigences de normes ISO, du code civil en France…), le regroupement ,la hiérarchisation (élément/ sous élément)s et un nommage univoque (assorti de définitions) seront donc à reprendre et poursuivre en s’appuyant sur les profils les plus aboutis sur ces points (ONU et Gouvernement du Québec) . Ce travail sera poursuivi au sein de la Commission de Normalisation AFNOR CN46-11, notamment dans le cadre de la révision (en cours) de l’ISO 23081

Resultats

Nombre de métadonnées par profil étudié

Métadonnées classées par nombre de citations 1/3

Métadonnées classées par nombre de citations 2/3

Métadonnées classées par nombre de citations 3/3

Top 9Score obligatoire Score Facultatif Score total

Identité producteur doc 10 1 11

Horodate / Date d'enregistrement 8 1 9

Type de document 7 2 9

Niveau de confidentialité 5 4 9

Titre du document 7 2 9

Localisation 7 2 9

Service / organisme de l'auteur 6 2 8

Numéro Identifiant unique 7 1 8

Disposition/sort final 8 0 8

CONCLUSIONS

• Les profils français fonctionnent avec en moyenne 25 métadonnées contre seulement 20 métadonnées, en moyenne pour les profils québécois.

• Les métadonnées permettant selon le Code Civil français d’assurer la valeur probante sont bien présentes dans le « TOP9 » : Identité producteur / Horodate Date d'enregistrement / Service / organisme de l'auteur .

• Toutefois un lien plus systématique au processus (fonction, classification business process) renforcerait le caractère probant

• Les MD d’authentification avancées (signature électronique et calcul d’empreinte) semblent peu représentées (avec un score respectivement de 3 et 1)