Atelier « Définir son projet »

Mairie de ParisCarrefour des Associations Parisiennes

1

Le réseau de soutien parisien à la vie associative

Les Maisons de la vie associative et citoyenne (MVAC) : Missions. Fonctionnement. Services proposés aux associations.

Le Carrefour des Associations Parisiennes : Missions. Fonctionnement. Services proposés aux associations.

2

Modalités de fonctionnement

Le CAP vous invite AVANT votre formation à télécharger vossupports à l’adresse : paris.fr/formasso

Pour toute question après la formation, vous pouvez nousjoindre à l’adresse suivante : contact@excellensformation.com

Les services du CAP

Une offre de formation Un centre de documentation

Rencontrer des professionnels pour des entretienspersonnalisés

Rechercher des références d’ouvrages, d’articles sélectionnésdisponibles au centre de doc ou des sites Internet utiles pour ledéveloppement de votre association.

Consulter un fonds de plus de 500 ouvrages et périodiquesspécialisés

Des consultations juridiques et comptables mensuelles Des conférences et rencontres-débats mensuelles Le Label CAP’Ten

https://fr-fr.facebook.com/CAPcarrefourdesassociationsparisiennes

4

Les formations complémentaires à suivre au CAP

Le fonctionnement de la Ville de Paris : à la découverte desinstitutions parisiennes et du budget participatif

Le budget de la Ville de Paris : des repères pour comprendre lebudget de la Ville, le budget des conseils de quartier, et lebudget participatif

La collectivité parisienne et les associations

Qu’est ce qu’une association Loi 1901?

Créer son association Loi 1901

L’assemblée générale et ses membres

Le conseil d’administration et la responsabilité des dirigeants

Choisir la forme juridique adaptée à son projet

Planifier et budgétiser son projet associatif

5

« Définir son projet »

Introduction

6

Introduction

L’organisation matérielle

La formation dure 3 heures Une pause de 10 minutes sera organisée au milieu de la

formation

Les méthodes pédagogiques

Présentation sous forme d ’ exposé interactif d ’ uneméthodologie nécessaire à acquérir pour définir et structurerun projet

Échanges sous forme de « questions-réponses » afin de nous assurer de votre compréhension

Atelier sous forme de cas pratique

7

Introduction

Pour que la formation soit efficace nous attendonsde vous : Que vous soyez attentifs aux apports Que vous osiez poser toutes vos questions Que vous participiez à la réalisation des cas pratiques Que vous soyez tolérant les uns avec les autres et que vous

vous écoutiez

La demi-journée de formation a pour objectifspédagogiques de : S’initier à la méthodologie de gestion de projet Savoir définir les objectifs de son projet Commencer à formaliser son projet par écrit

8

« Définir son projet »

1 – Qu’est-ce qu’un projet ?

9

Questionnement collectif :

« Comment définiriez-vous le projet associatif ? »

10

Question d’introduction

Un préambule : une idée, un constat, un manque, une volonté, uneenvie…

La réflexion sur le projet associatif est :

Préalable à la rédaction des statuts ou à leur modification.

Evolutive selon l’environnement et le contexte.

Déterminante pour définir les finalités, valeurs, objectifs et moyens

d’actions.

Le projet associatif : essence de l’association

11

Il est un gage de cohérence globale et des actionsentreprises par l’association et est composé de troiséléments principaux :

Les valeurs (ou idées fortes) et la finalité quiguide l’association

Les objectifs stratégiques et opérationnels

Les actions à mettre en place

Il doit être écrit, formalisé et partagé

Réussir son projet : une démarche pas si facile…

De la conception à la mise en œuvre… Un danger de tous les instants

Un projet se caractérisepar son environnementmouvant, instable, fait dehauts et de bas

30%Seulement des projets réussissent

ECHEC18%

DEPASSEMENTS DES DELAIS ET/OU DES COUTS53%

REUSSITE29%

2 causes majeures d’échecs

Le manque de préparation

La non prise en compte du facteur

humain

« Définir son projet »

2 – Pourquoi rédiger un projet ?

13

PROJET ASSOCIATIF

Une garantie renforcée

d’efficacité et d’efficience : des actions organisées, définies, anticipées

qui répondent à des objectifs

définis.

Un gage de sérieux, de

crédibilité, vis-à-vis des adhérents en interne et des

partenaires publics et privés en

externe.

14

L’utilité du projet associatif

…favorise la mobilisation de tous les acteurs

…un outil de pilotage de l’action

« Définir son projet »

3 – La méthodologie d’élaboration d’un projet

15

Les grandes étapes de la gestion de projet

Etat des lieux

Finalités et objectifs

Programmation de l’action

Mise en œuvre du projet

Evaluation

Ajustement Poursuite Arrêt

AVANT-PROJET

PROJET

APRES-PROJET

Un projet avec des bases solides : un besoin et des objectifs clairement identifiés

C’est le B-A BA de tout projet et constitue LE point de départ à ne pas louper…

QUOI ?

POURQUOI ?

Le besoin initial doit être clairement posé

La finalité et les objectifs sont clairs et précis

Les points de blocage éventuels et leviers d’action ont été identifiés à travers l’état des lieux

Les résultats attendus sont partagés par tous

Projet associatif

Quoi ?

Pourquoi ?

(raisons)

Pour qui ?(bénéficiaire

s)

Quels objectifs

?

Quand ?

Où ?

Comment ? (étapes)

Combien?

Réflexion par étapes

18

Pourquoi utiliser la méthodologie

Pour définir l’identité et les valeurs du projet

Pour analyser la faisabilité du projet et desdifférents objectifs

Pour cadrer et clarifier le projet en pensant auxdifférentes étapes

Pour communiquer efficacement sur le projetauprès des partenaires internes ou externes(valeurs, utilité sociale,…)

19

La phase de fondement

1• L’objet

2• Les motifs

3• Les objectifs

20

L’objet

Le QUOI du projet : il fonde l’identité del’association

1. A quel domaine appartient-il (champ d’intervention) ?

2. Qu’est ce qui qualifie mon projet associatif (fermé/ouvert,développement/résolution, global/spécialisé) ?

3. Quelles seront les activités mises en œuvre ?

4. A qui s’adresse mon projet ? Quels en sont les bénéficiaires ?Sont-ils associés aux actions ?

5. Quelles sont les valeurs, la philosophie des actions liées auprojet associatif ?

6. Qu’est-ce qui le différencie des autres projets ?

21

Les motifs

Le POURQUOI du projet, l’origine :

1. Quelle est l’idée, le souhait de départ ?

3. Qui est à l’origine du projet ?

4. Quelles sont les raisons qui expliquent ce projet ? Qu’est-cequi le justifie ?

5. Sur quel(s) constat(s) s’appuie-t-on ? (observations,enquêtes, études, témoignages, diagnostics, rapports…)

22

Comment déterminer des objectifs :

Finalités

Objectifs opérationnels Déclinaisons des objectifs stratégiques

Quantifiables et évaluables

Objectifs stratégiques Orientations à moyen terme

Les objectifs

23

Valeurs de l’association

Diagnostic/ Analyse de l’environnement

Problématique

Actions

Les objectifs

Le COMMENT, le COMBIEN et pour QUAND ?C’est la déclinaison de plus en plus concrète de ce que l’on

veut obtenir

1. Quels sont les objectifs stratégiques du projet ?

2. Quels sont les objectifs opérationnels ? (Hiérarchisés, priorisés,exprimés en termes quantitatifs et qualitatifs)

3. Quels seront les effets possibles si les objectifs sont atteints ?

4. Quelles sont les perspectives du projet associatif ? (à court etmoyen terme)

24

La formulation des objectifs

Leur formulation :

• En termes simples, concrets et directs

• Commencent par des verbes d’action

• Portent sur des éléments identifiables et mesurables (qualitatifs ou quantitatifs)

Pour suivre et évaluer des objectifs :

• Etre assortis d’indicateurs (définis dans la phase plan d’action)

• Etre assortis de moyens (définis dans la phase plan d’action)

25

La méthode S.M.A.R.T.

S

M

Spécifique, clair, explicité ou négocié

Mesurable avec des critères précis

Atteignable et conforme aux valeursdéveloppées dans l’association

Réaliste et réalisable selon les moyens

Timmé et séquencé dans le temps

A

R

T

La formulation des objectifs

Exercice collectif Dans le tableau suivant, parmi les objectifs mettez un “+” devantceux qui vous paraissent formellement satisfaisants, un “-” devantceux qui vous paraissent insuffisants.

Est-ce un objectif ? + -

Amélioration de la prévention des risques d’accidents.

Diminuer l’absentéisme des adhérents d’un tiers à la prochaine AG.

Assurer une polyvalence totale.

Relire systématiquement les courriers avant leur départ.

26

Mission : Développement des actions du club en le rendant accessible au plus grand nombre avec le moins de contraintes possibles pour les bénévoles et les membres

Exemple de construction d’arbre àobjectifs

Rendre l’activité accessible au plus grand nombre

N°1 : Diminuer le coût des activités

N°2 : Réduire les contraintes de temps nécessaire à l’activité

N°3: Organisation d’un évènement

Valeurs : solidarité, convivialité

Action 1

Action 2

Action 3

Action 4

Objectifs opérationnels

Objectif stratégique

La formulation des objectifs

L’arbre à objectifs est unoutil qui sert à :

• Garder le cap

• Mieux planifier et budgétiser votre projet

• Comprendre et expliquer le lien existant

• Montrer la cohérence

28

Objectif stratégique

Créer un centreculturel dans lecommune ruralede X en septembre2015

Objectif opérationnel 1Créer l’offre de service du centreculturel (quelles activités, pourquel public).

Objectif opérationnel 2Présenter son offre pour obtenirdes partenariats locaux et unsoutien fort.

Objectif opérationnel 3Trouver un lieu et l’adapter pourl’accueil du public.

Objectif opérationnel 4Organiser l’offre de services et deprestations (exposition photo oupeinture, gala danse, cours dethéâtre, de peinture,…)

Actions à mener : Analyser les besoins du territoire Faire des propositions innovantes,… Faire les supports de com,…

Actions à mener : Rencontrer le maire, les élus,… Contacter les partenaires de

l’Etat,…

Actions à mener : Rechercher des partenaires de financement,…

Actions à mener : Renforcer le partenariat avec les associations existantes Recruter des animateurs bénévoles ou salariés Organiser des évènements,…

L’architecture des objectifs du projet

Conseils pour réussir la rédaction de son projet

Faites simple et court ! Un dossier clair, bien structuré, court, écrit avec simplicité,

retiendra plus facilement l’attention

Travaillez en équipe ! Formaliser un projet offre l’occasion d’une concertation au sein

de votre structure. Sa réussite dépend essentiellement de vous et de votre capacité

à mutualiser vos ressources. Associez les bénéficiaires !

Il n’existe pas de règles concernant le plan à suivre dans larédaction de son projet. L’essentiel est qu’il traduise lesvaleurs, les ambitions et la démarche de l’ensemble desacteurs impliqués dans les activités de l’association.

29

Présentation de l’association

Nom de l’association, date de création, Objet de l’association, affiliation a une fédération, Noms et coordonnées des membres du bureau, Organigramme fonctionnel détaillé Activités/disciplines proposées par l’association Territoire d’intervention / lieux de pratique

Valeurs, finalité et missions de l’association

Diagnostic

Qui sont les membres de l’association ? Quelles sont les activités aujourd’hui et pour demain ? Quelle est votre organisation ? Quelles sont vos ressources ? Quel est votre environnement sur votre secteur géographique ?

Objectifs et plans d’actions

Evaluation et perspectives de développement

Modèle de plan du projet associatif

30

Exercice pratique

Lancement des exercices pratiques guidés grâce au livret « exercice »

Aide et conseils du formateur durant le temps de travail

Débriefing collectif à partir du cas d’un des participants

31

CONCLUSION

32

Le chef de projet : le chef d’orchestre et le garant de la réussite de la démarche

L’organisation, l’animation et la dynamique d’équipe sont les principales fonctions du chef de projet

Définir une organisation claire du travail avec des rôles et des tâches répartis entre les différents membres

Oublier l’illusion d’un engagement total de tous les membres (10% d’actifs, 80% de suiveurs et 10% d’opposants)

Animer, piloter et contrôler : le rôle indispensable du chef de projet, véritable leader

Un rythme essentiel à la dynamique : des cycles courts mais des revues fréquentes

COMMENT ?

AVEC QUI ?

Sans communication, le projet n’est pas visible

La notoriété du projet et sa fréquentation implique une stratégie et des supports efficaces

Les cibles du projet doivent avoir été clairement identifiés

Les supports doivent être de qualité et le contenu du message adapté aux destinataires

Penser à simplifier au maximum le discours (vocabulaire efficace et parlant)

Donner un titre au projet et formuler un message accrocheur

VERS QUI ?

QUEL MESSAGE ?

Quelques conseils supplémentaires

N’hésitez pas à imaginer différentes solutions avant de se lancer dans l’organisation du projet retenu

Ne pas oublier l’évaluation du projet avec la mise en place d’indicateurs qui permettront de valoriser et de capitaliser

Soigner le dossier de présentation du projet

Etre vigilant sur les autorisations nécessaires dans le cadre d’organisation d’événements

Avoir la bonne attitude (croire en son projet, avoir la conviction que cela va marcher et rester motivé…)

« Si le plan A ne marche pas, il reste encore 25 lettres de l’alphabet… »

En synthèse…

Clôture du stage

Présentation de la boite à outils

Remise de la bibliographie des ouvrages disponibles au CAP

Tour de table

Evaluation écrite du stage de formation

37

POUR ALLER PLUS LOIN…

38

La boite à outils

Elle est disponible au centre de ressources etcomprend :

1. Le PowerPoint détaillé

2. Des fiches outils (faire un plan d ’ action, une analyse desenjeux des acteurs, un planning,…)

39

Bibliographie

Anthropologie du projet : JP. BOUTINET

De la gestion de projet au management par projet : JLG MULLER, M. JOLY

Evaluer et optimiser le projet associatif : B.BIGOURDAN, D.TCHERKACHINE

40

Pour toute question complémentaire ou recevoir la documentation du stage

Contacts électroniques :

1. paris.fr/formasso (pour télécharger la documentation sur le stage)

2. contact@excellensformation.com (pour toute question en lien avec le stage)

41

MERCI

Contact contact@excellensformation.com

Tel: 01 30 79 53 98

42