GESTION DE TEMPS ET QUELQUESTECHNIQUES D’ORGANISATION AU

TRAVAILTRAVAIL

SAMEDI 2-11-2013

Animé par khalid SABOURI DAAL

PLAN

1. Qu’est ce que le temps?2. Horloge biologique personnelle3. Gestion de son temps4. Mes critères de gestion du temps :l’urgent et important5. Quel génération êtes vous en gestion du temps ?5. Quel génération êtes vous en gestion du temps ?6. Grille d’EISENHOWER7. Obstacles à la gestion du temps8. Processus pour gérer son temps9. Techniques d’organisation de travail

حقائق عن الوقت.

.ثانیة 60الدقیقة تساوى -1.ثانیة 3600= دقیقة 60 =الساعة

.ثانیة 86400= دقیقة 1440= ساعة 24= الیوم .ثانیة 604800= دقیقة 10080= ساعة 168= أیام 7= األسبوع

.ثانیة 2592000= دقیقة 43200= ساعة 720= یوم 30= الشھر .ثانیة 31536000= دقیقة 525600= ساعة 8760= یوم 365= شھر 12= السنة .ثانیة 315360000= دقیقة 5256000= ساعة 87600= یوم 3650 =سنوات 10= العقد

.ثانیة3153600000=دقیقة 52560000=ساعة 876000=یوم36500=سنة 100=القرن .ثانیة3153600000=دقیقة 52560000=ساعة 876000=یوم36500=سنة 100=القرن .الكل یملك الوقت نفسھ-2.الوقت ھو الحیاة-3.الوقت یمر بسرعة ثابتة-4.الوقت ال ُیخزن-5.الوقت ال یمكن زیادتھ أو تنقیصھ-6.الوقت ال یباع و ال یشترى و ال یستبدل و ال یستعوض-7.الوقت ال یتوقف-8

Leغیر اننا ال ننتبھ للوقت temps s’écoule sans cesse

Objectifs d’une organisationefficace de son temps

• Avoir une meilleure vue d’ensemble, de son activité et des priorités

• Agir plutôt que de réagir

• D'atteindre ses objectifs

• De s’organiser dans son travail

• D’optimiser son budget temps

•Qu’ est ce que le temps?

– Chaque individu qui naît dispose d’un «capital temps », la durée de sa vie

– Chaque matin nous nous réveillons avec un certain nombre d’heures devant nous quenous répartissons entre le travail,loisirs,repas

réflexion...);

– Avons-nous toujours le temps de faire ce que nous voulons faire, ou courrons-nous aprèsle temps?

– Finissons - nous toujours ce que nous avons entrepris?

– Quelles frustrations ressentons-nous lorsque nous n’avons pas la possibilité de mener àbien certaines activités, faute de temps?

Horloge biologiquepersonnelle

Type A : Personnalités nerveuses eténergiques

Type B : Personnalités décontractées et

7

Type B : Personnalités décontractées etcalmes

•Diagnostic de temps

•– Répartition du temps quotidien : Sommeil, repos... Loisirs, activités relationnelles,courses,

Medias(TV, radio, journaux) Medias(TV, radio, journaux)

Repas

Travail, Travaux ménagers, enfants

Déplacements

Toi lette

Au t re s

Exercice Gestion de son temps

• Remplir la feuille

•

•Gestion de son temps•Gestion de son temps

Question Jamais Parfois Souvent Toujours Résultat

1-préparez vous vos affaires la veille pour le lendemain ?

2-vous arrive-t-il d’être en retard à un rendez-vous ?

3-passez vous beaucoup de temps à rechercher les affaires dont vous avez besoins ?

4. avant chaque journée, vous réservez vous un moment pour planifier vos activités ?

1. attendez vous le dernier moment pour faire votre travail de formation ?

1. arrivez vous toujours à terminer ce que vous avez entrepris ?

7-votre table de travail est-elle encombrée ?

•7•7

7-votre table de travail est-elle encombrée ?

8-vous arrive-t-il d’être complètement débordé de travail ?

9-durant la semaine, respectez vous le plan de travail que vous vous êtes fixé ?

10-trouvez vous le bon dosage entre activités professionnelles et loisirs ?

11-vous arrive-t-il de rendre un travail en retard ?

12-êtes vous déçu des résultats de ce que vous entreprenez ?

13-vous est-il difficile de vous décider à agir ?

14-notez-vous vos rendez-vous et vos activités sur un agenda ?

Votre résultat final

•

•Gestion de son temps

Question Jamais Parfois Souvent Toujours Résultat

1-préparez vous vos affaires la veille pour le lendemain ? 0 1 2 3

2-vous arrive-t-il d’être en retard à un rendez-vous ? 3 2 1 0

3-passez vous beaucoup de temps à rechercher les affaires dont vous avez besoins ? 3 2 1 0

4- avant chaque journée, vous réservez vous un moment pour planifier vos activités ? 0 1 2 3

5- attendez vous le dernier moment pour faire votre travail de formation ? 3 2 1 0

6- arrivez vous toujours à terminer ce que vous avez entrepris ? 0 1 2 3

7-votre table de travail est-elle encombrée ? 3 2 1 0

•7

7-votre table de travail est-elle encombrée ? 3 2 1 0

8-vous arrive-t-il d’être complètement débordé de travail ? 3 2 1 0

9-durant la semaine, respectez vous le plan de travail que vous vous êtes fixé ? 0 1 2 3

10-trouvez vous le bon dosage entre activités professionnelles et loisirs ? 0 1 2 3

11-vous arrive-t-il de rendre un travail en retard ? 3 2 1 0

12-êtes vous déçu des résultats de ce que vous entreprenez ? 3 2 1 0

13-vous est-il difficile de vous décider à agir ? 3 2 1 0

14-notez-vous vos rendez-vous et vos activités sur un agenda ? 0 1 2 3

Votre résultat final

•6

Mon horaire de temps

Lun Mar Mer Jeu Ven Sam Dim Lun Mar Mer Jeu Ven Sam Dim7 h8 h9 h10 h11 hMidi

19 h20 h21 h22 h23 hMinuit

12

Midi13 h14 h15 h16 h17 h18 h

Minuit1 h2 h3 h4 h5 h6 h

Mes critères de gestion du temps

• L’important est souvent dissimulé, caché aumilieu de la « pile » des urgences.

• L’URGENT cache souvent L’IMPORTANT• L’URGENT cache souvent L’IMPORTANT

• L’URGENT chasse souvent L’IMPORTANT

L’Important et L’Urgent

Nous avons souvent intérêt à nous poser 3 questions :

• Qu’est ce qui est vraiment important pour moi, que dois jefaire, et que personne ne peut faire à ma place?

• Qu’est ce qui est urgent et que je dois faire avant toute chose?

• Qu’est ce que je peux déléguer?

Mes critères de gestion du temps

L’IMPORTANT et L’URGENT

L’URGENT, c’est le présent :

Il commande l’action, le résultat immédiat, le quantitatif, il nécessite d’agirvite.

L’IMPORTANT, c’est le futur :

C’est le futur, le court, moyen ou long terme.

Il privilégie la réflexion, le qualitatif avant d’agir

C’est ce qui a un intérêt, un enjeu, un rôle considérable, mais qui

ne nécessite pas forcément d’être accompli tout de suite.

[GRILLE D’EISENHOWER]

UrgentUrgent PasPas urgenturgent

ImportantImportant BB AAImportantImportant BB AA

Pas importantPas important CC DD

GESTION DU TEMPS [GRILLE D’EISENHOWER]

URGENT PAS URGENT

IMPORTANT

B

· Crises· Problèmes pressants· Rendez-vous· Échéanciers

A

•· Planification•Compte rendu et pv

•· Activités personnelles•· Opportunités

17

· Échéanciers •· Opportunités•· Préparation, prévention de crises•· Cultiver ses relations

interpersonnelles

PASIMPORTANT

C· Interruptions· Appels· Échéanciers· Activités populaires· Sollicitation

D·· Courrier· Téléphone· Activités reportées· Lectures d’évasion, télé

URGENT PAS URGENT

B

· panne d’auto,

· Rendez-vous dentiste,

· devoirs à remettre; examen

A· Faire mon horaire

· Aller nager ; m’inscrire à une activité,

· parler à un ing. à la visite industrielle;

GESTION DU TEMPS [GRILLE D’EISENHOWER]

18

IMPORTANT

· devoirs à remettre; examen

demain; assister au cours ;

·

· faire vérifier mon horaire;

· planifier un evenement à l’entreprise

Préparer un compte rendue

PASIMPORTANT

C· Interruptions à l’étude;

· Date limite pour voir une expo

· Sollicitation pour joindre 5 à 7,

pub, jeux video,

D· ménage

· Répondre à courriels

· Téléphones à faire,/à répondre

· Activités reportées

· Lectures d’évasion, télé

• 0 génération– Aucun efforts , juste l’habitude et l’exécution, machine

• 1ère génération– Notes et listes

• 2ième génération– Grilles horaire

Agenda, rendez-vous

Quel génération êtesvous en gestion du temps ?

– Agenda, rendez-vous• 3ième génération

– Planification quotidienne– Gestion par priorité– Objectifs, valeurs

• 4ère générationEmphase sur ce qui est important

et non pas sur ce qui est urgent

1. Tendances naturelles

• Privilégier les résultats immédiats avant la planification à long terme;

• L’action avant la réflexion;

OBSTACLES À LA GESTION DU TEMPS

• Ce qui nous plaît avant ce qui nous déplaît;

• Ce qui va vite avant ce qui prend du temps;• Ce que nous savons faire avant ce qui est nouveau pour nous;

• Ce qui est urgent avant ce qui est important;

• Ce que les autres nous imposent avant ce que nous avons choisi;

2. Bénéfices secondaires

– Sociaux = stimuli

– Biologique = stimuli physiques

OBSTACLES À LA GESTION DU TEMPS

– Biologique = stimuli physiques

– Psychologique = évitement

– Existentiel = confirme notre vision de soi et du monde

Obstacles à la gestion du temps

3. Crise lorsque ce qui est important pour lapersonne ne se retrouve pas dans sa vie,dans son quotidien.

4. Faire choix : important vs urgent

5. Manque de sens, direction, objectifs;

6. Illusion qu’on pourra tout faire;

7. Résistances à tout planifier;

Vidéo

1. Adopter une attitude positive

– Prendre conscience de l'importance de gérer son temps

– Développer les convictions nécessaires & se consacrer du temps pour réfléchir

2. Se fixer des priorités

– Clarifier vos objectifs

– Identifier les règles du jeu

– Prioriser les activités appropriées

3. Planifier

– Analyser l'utilisation actuelle de son temps

Processus pour gérer son temps

– Analyser l'utilisation actuelle de son temps

– Estimer le temps requis pour ses activités scolaires

– Établir un horaire pour l'ensemble de ses activités

4. Exécuter

– Réduire les pertes de temps

– Utiliser des techniques de gestion efficace

– Prévoir des conditions facilitantes

– Protéger son temps

– Évaluer

– Revoir ce qu'on a fait versus ce qu’on a planifié

« Si nous ne savons pas ce quenous faisons, nous ne pouvons pasfaire ce que nous voulons ».faire ce que nous voulons ».

Feldenkrais

•Video japonais 4 mn

• Organiser son temps avec les autres

• Faire respecter son propre temps:

• Préparer et gérer les réunions et le entretiens

• Gérer vos communications téléphoniques

• Gérer votre courrier

TechniquesTechniques d’organisationd’organisation dede travailtravail

• Gérer votre courrier

• Optimiser votre classement

• Évaluer l’intérêt de vos déplacements

• Encourager l’esprit d’initiative et le travaild’équipe

• Avantages du travail en équipes

TechniquesTechniques d’organisationd’organisation dede travailtravail

Organiser son temps avec les autres:

Éviter de perturber le temps des autres: Regrouper les sujets et les questions, Regrouper les sujets et les questions,

Prendre rendez-vous,

Annoncer l’objet du rendez-vous

Utiliser le mode de communication le plus rapide:

– fax, téléphone,e-mail.

Faire respecter son propre temps:

TechniquesTechniques d’organisationd’organisation dede travailtravail

– Clarifier les plages de disponibilité/ non disponibilité vis à vis des

collaborateurs ou des collègues,

– Se mettre d’accord sur une durée avant tout entretien ou réunion.

Préparer et gérer les réunions et le entretiens:

– Avant la réunion:opportunité,participants,ordre du jour,durée..

TechniquesTechniques d’organisationd’organisation dede travailtravail

opportunité,participants,ordre du jour,durée..

– Pendant la réunion: respect de l’heure, del’objet, ordre du jour, facilitation et

Régulation

– Après la réunion: diffuser le compte renduavec rappel des conclusions, les plans d’actionet suivre l’exécution des décisions prises.

Gérer vos communications téléphoniques:

– Prévoir une plage de temps dans la journée pour regrouper les appels

– Aller directement à l’essentiel et terminer une conversation qui s’enlise

TechniquesTechniques d’organisationd’organisation dede travailtravail

– Aller directement à l’essentiel et terminer une conversation qui s’enlise

– Organiser un filtrage par la secrétaire

– Couper son téléphone pendant les moments de réflexion,réunion,entretien

Gérer votre courrier:

– Ne consulter le courrier qu’une fois par jour,

– Classer le immédiatement en quatre corbeilles:

A:important et urgent

TechniquesTechniques d’organisationd’organisation dede travailtravail

A:important et urgent

B: important et non urgent

C: pas important, mais urgent

D: pour information

– Réserver une plage de temps aujourd’hui pour A

– Réserver une plage de temps cette semaine pour B

– Déléguer le traitement de C

– Garder le contenu de D comme lecture pendant les

moments creux.

Optimiser votre classement:

– Avoir un ordre de classement cohérent– Avoir un ordre de classement cohérent

– Le faire connaître à l’entourage

– Déléguer à la secrétaire la gestion du classement des dossiers,

– Prévoir un temps de rangement une fois par mois au minimum

Évaluer l’intérêt de vos déplacements:

– Envisager les autres moyens: téléphone, déplacement de l’interlocuteur,

– Clarifier les objectifs du rendez-vous et le– Clarifier les objectifs du rendez-vous et le

préparer comme une réunion,

– Planifier les moindres détails,

– Regrouper les déplacements et les rendez-vous

– Annuler le déplacement si le rendez-vous

important est annulé.

Encourager l’esprit d’initiative et le travail d’équipepour favoriser:

La flexibilité : la gestion par projet et par équipe rend une organisation plusflexible

L’adaptation: réactions rapides aux contraintes internes et externes

Le décloisonnement entre les métiers, les individus et les fonctions

La mobilité géographique et professionnelle

Le redéploiement des effectifs selon le volume des activités

L’apprentissage continu

Avantages du travail en équipes

– Plus forte implication et motivation

– Meilleures information et interaction

– Meilleure communication– Meilleure communication

– Gestion dynamique et communautaire – Rapprochement entre les

intérêts individuels

et les intérêts de l’organisation

– Facilite le contrôle et l’évaluation

– Allégement de la hiérarchie

– La délégation