Système d’Alerte Précoce des
ruptures de stock
(SAP)
Julien Deschamps Regional Support Officer
WHO/IST Libreville
GDF-StopTB partnership
Plan de présentation
• Causes de rupture de stock
• Conséquences/enjeux de santé publique
• Mise en place du système d’alerte précoce
– Objectifs
– Résultats attendus
– Méthodologie de mise en œuvre
– Système de collecte des données
– Rôles et responsabilités
Définitions
•Rupture de stock du SAP : pas de médicaments « disponibles » au
niveau central (+régional selon les pays) pouvant conduire à une
interruption de traitement
• « Risque » de rupture du SAP : quand le niveau de stock du niveau
central (+ régional selon les pays) est inférieur au niveau de stock
/seuil de réapprovisionnement (lancement d’une nouvelle
commande)
Commandes 1 Livraisons 1
Cycle
d’approvisionnement 1
Quantif 1
Cycle
d’approvisionnement 2
Rupture
Q2 C2
L2 L2
Seuil de
commande
Délai de
livraison
Réception
Stockage
Contrôle
qualité
Gestion centrale des
stocks
Distribution
Gestion périph. des
stocks
Dispensation/ Utilisation
Système d'information de gestion pharm.
Centralisation des données
Estimation des besoins
• Sélection
• Quantification
Planification des approvisionnements
Processus d'approvisionnement :
•Financement
•Achat
•Réglementaire (enregistrements, autorisation…)
•Préqualification
Coordination & diffusion de l’information
Assurance qualité &
Suivi Evaluation
Causes de rupture de stock
– Financement insuffisant
– Délais de décaissement long – Délai de dédouanement
– Procédure
enregistrement
– Pas de plan
d’approvisionnement
– Quantification
inadaptée
5
Financement; 41
GAS-Planification des Appro; 49
Fournisseur (lead-time); 3
Stock insuffisant S1g Inconnue ; 3
Repartition (%) des causes de
rupture de stock
6
Pourcentage de pays avec des
ruptures de stock (2007 – 2013)
Enjeux de santé publique
•Conséquences liées à la rupture de stock :
–Arrêt, échec du traitement (et facteur pouvant participer à la
résistance aux antiTB)
–Achat dans le secteur privé avec pas/peu de système d’AQ
–Dispensation de protocole alternatif ou de dosage non
conforme aux recommandations OMS (ex : utilisation de traitement
adulte pour les enfants de moins de 20kg)
–Dysfonctionnement du système d’approvisionnement/distribution
des formations sanitaires
Système d’approvisionnement
des formations sanitaires
Stock central
(Central achat ou
PNLT)
Stock
régional/PNLT
régional
Estimation des
Besoins régionaux
(outils, formation…)
Livraison Commande
Fosa
Estimation des
Besoins Fosa (outils,
formation…)
Plan de
distribution au
niveau central
- Dysfonctionnement
système appro/distrib
(commande/livraison)
Tension/Rupture
de stock
- Pas de renforcement
des capacités/GAS des
Régions & Fosa
• Elaboration d’un plan national d’approvisionnement et
coordinaton/suivi entre les différents partenaires pour
renforcer le suivi des approvisionnements
• Nécessité d’appui technique pour la GAS et mise en
place d’un système d’information efficace permettant
de prévenir les ruptures de stock
• Le partage des informations entre les partenaires au
niveau national et international pour prévenir les
ruptures de stock
9
Eviter/réduire les ruptures de stock
Système d’Alerte Précoce
• Initiative : GDF-Stop TB Partnership
• Mise en œuvre : OMS/GDF-Stop TB Partnership
• Niveau de mise en œuvre :
Réception
Stockage
Contrôle
qualité
Gestion centrale
des stocks
Distribution
Gestion périph.
des stocks
Dispensation/
Utilisation
Système d'information
de gestion pharm.
Centralisation des données
Estimation des besoins
• Sélection
• Quantification
Planification des
approvisionnements
Processus d'approvisionn
ement
PNLT
OMS/GDF
Niveau International
Niveau National
Système d’Alerte Précoce
•Objectifs : Analyser les niveaux de stock des pays et prévenir les
ruptures de stock par des actions correctives appropriées
Identifier les risques de rupture de stock des différents pays de
la région AFRO de l’OMS
Alerter les pays des risques de ruptures et échanger sur les
actions à prendre
Renforcer les plans d’approvisionnement des pays
Renforcer la pérennité des systèmes d’appro/distribution vers
les Fosa
Système d’Alerte Précoce
•Résultats attendus: Réduire le nombre de pays en rupture de
stock de médicaments antitTB 1ère et 2ème ligne en prenant des
actions appropriées :
Disponibiliser les financements (Budget national, Fonds
Mondial…) & activation des décaissements
« Anticiper » la passation des commande (PNLT) &
accélération des « lead-time » (fournisseur)
Prêt de médicaments inter-pays
Réorganiser/redéployer les stocks régionaux/CDT
Renforcer la quantification/estimation des besoins et appuyer les
pays/AT si nécessaire
Méthodologie
•Fréquence de rapportage : Trimestrielle
•Renseignement : PNLT
•Données à renseigner:
– Stock (central et régional si possible)
– Nombre de patients/catégorie
• Outils à renseigner :
– Annexe 1 : Etat des stocks et disponibilité
– Note de synthèse
• Responsable analyse : PNLT /OMS/GDF
• Responsable collecte : OMS (bureau pays et équipe IST)
Annexe 1 : Stocks et disponibilité SITUATION DES STOCKS ET DES DISPONIBILITES
Colonne en gris et jaune : Remplir les informations
Colonne en blanc : analyser les informations dans la note
trimestrielle
Médicaments
/produits de
laboratoire
Dosage,
forme et
présentation
s
Besoins
mensuels
(CMM
prévisionell
e)
Stocks
"physique"
niveau
Central
Stocks
"physique"
niveau
régional/pro
vincial
Stock
"physique"
total
Disponibili
té "réelle"
Livraisons
en cours
Date de
livraison
attendue
Stock
"prévisionne
l" ("Stock
physique +
livraisons en
cours)
Disponibilité
"prévisionn
elle"
RHZE
Comprimés
en ADF boites
de 672 :
(150/75/400/
275) mg 205 1828 0 1828 9
1428+2229
(prêt
Cameroun)
= 3657 3256 27
RHE
Compriés en
ADF :
(150/75/275)
mg 35 277 0 277 8
168+446
(prêt
Cameroun)
= 614 891 25
RH
Comrpimés
en ADF :
(150/75) mg 368 2347 0 2347 6 1470 3817 10
Streptomycin
e
Boites de 100
flacons de 1
gramme 27 351 0 351 13 351 13
RHZ
Comprimés
en ADF :
(60/30/150)
mg 76 1666 0 1666 22 1666 22
Etat des stocks de la RCA (juillet 2013)
Données analysées dans l’annexe 1
• Qualité des données : CMM « prévisionnelle »
– Utilisation des données épidémiologiques (Global TB report OMS ou
données annuelles du PNLT)
– Outils : GDF, Union, MSH…
• Indicateur d’alerte du SAP : Disponibilité des stocks
Nombre de mois de stock disponible :
– <8 mois de stock : alerte rouge
– 8<stock/12 mois : alerte orange
– >12mois de stock : vert
Action préventive
Indicateur d’alerte
•Indicateur d’alerte SAP : Niveau international
•Indicateurs de S&E système GAS (OMS) : Niveau National
– 12 indicateurs d’alerte pour prévenir les ruptures et sur stockage dans le
système de gestion des achats et des stocks
– Objectif : suivi et surveillance « de routine » des éléments clés d’un
programme/projet basée sur la tenue de registre, et les rapports réguliers.
– Ex ; Disponibilité : % de sites de traitements AntiTB ayant connu une
rupture de stock d’un ou de plusieurs antiTB, au cours d’une période
définie
Complémentaire
Note de synthèse
•Objectif : Aider les pays à « analyser » leur situation des
stock et des besoins
•Méthode : à remplir à partir de l’annexe 1 + autres
données (ex ; livraison en attente)
•Informations requises :
– Situation des stocks et disponibilité (Cf. Annexe 1)
– Avancée du processus d’approvisionnement en cours
– Accès des médicaments au niveau périphérique
– Recommandations émises et feuille de route
Cf. « note de synthèse »
Système de collecte des donnée
PNLT : Saisie/transmission
des données
1er jour du
trimestre
OMS pays (NPO): Collecte et analyse
des données
OMS AFRO :
Transmission de l’alerte et discussion des actions correctives: - Mails - Téléconférence
Publication trimestrielle: Ex ; Bulletin épidémiologique
Actions correctives
GDF (HQ) : Collecte, analyse et
alerte
OMS IST (RSO): Collecte et analyse
des données
Transmission de l’alerte
données
Rôles et responsabilités
Intervenants Responsabilité
* Management et développement des outils du SAP (outils de
collecte et outil d'alerte du SAP)
* Importation des données pays (annexe 1 et note de synthèse)
dans l'outil d'alerte du SAP
* Suivi des alertes de rupture de stock
* Alerter les intervenants concernés
* Collecte/analyse/validation des données
* Suivi des alertes de rupture de stock
* Alerter les intervenants concernés
OMS/NPO * Collecte/analyse des données
* Suivi des alertes de rupture de stock
* Alerter les intervenants concernés
* Transmission des données à OMS (annexe 1 et note de
synthèse)
* Coordination des actions corrective en cas d'alerte
* Renseigneement des données (annexe 1 et note de synthèse)
* Mise en oeuvre des actions corrective en cas d'alerte
* Appui technique à la collecte/transmission des données
* Appui technique pour la mise en œuvre des actions correctives
Partenaire financier (FM…) * Identifier des point critiques pour renforcement/mobilisation
des fonds nécessaires
OMS/GDF (Data/SAP manager)
OMS/GDF Régional Support
Officer, Technical & Medical
Officer
PNLT : coordinateur
PNLT : responsable
pharmacie/PEC
Partenaire technique (MSH,
ONG..)
DISCUSSION
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