Système d’Alerte Précoce des

ruptures de stock

(SAP)

Julien Deschamps Regional Support Officer

WHO/IST Libreville

GDF-StopTB partnership

Plan de présentation

• Causes de rupture de stock

• Conséquences/enjeux de santé publique

• Mise en place du système d’alerte précoce

– Objectifs

– Résultats attendus

– Méthodologie de mise en œuvre

– Système de collecte des données

– Rôles et responsabilités

Définitions

•Rupture de stock du SAP : pas de médicaments « disponibles » au

niveau central (+régional selon les pays) pouvant conduire à une

interruption de traitement

• « Risque » de rupture du SAP : quand le niveau de stock du niveau

central (+ régional selon les pays) est inférieur au niveau de stock

/seuil de réapprovisionnement (lancement d’une nouvelle

commande)

Commandes 1 Livraisons 1

Cycle

d’approvisionnement 1

Quantif 1

Cycle

d’approvisionnement 2

Rupture

Q2 C2

L2 L2

Seuil de

commande

Délai de

livraison

Réception

Stockage

Contrôle

qualité

Gestion centrale des

stocks

Distribution

Gestion périph. des

stocks

Dispensation/ Utilisation

Système d'information de gestion pharm.

Centralisation des données

Estimation des besoins

• Sélection

• Quantification

Planification des approvisionnements

Processus d'approvisionnement :

•Financement

•Achat

•Réglementaire (enregistrements, autorisation…)

•Préqualification

Coordination & diffusion de l’information

Assurance qualité &

Suivi Evaluation

Causes de rupture de stock

– Financement insuffisant

– Délais de décaissement long – Délai de dédouanement

– Procédure

enregistrement

– Pas de plan

d’approvisionnement

– Quantification

inadaptée

5

Financement; 41

GAS-Planification des Appro; 49

Fournisseur (lead-time); 3

Stock insuffisant S1g Inconnue ; 3

Repartition (%) des causes de

rupture de stock

6

Pourcentage de pays avec des

ruptures de stock (2007 – 2013)

Enjeux de santé publique

•Conséquences liées à la rupture de stock :

–Arrêt, échec du traitement (et facteur pouvant participer à la

résistance aux antiTB)

–Achat dans le secteur privé avec pas/peu de système d’AQ

–Dispensation de protocole alternatif ou de dosage non

conforme aux recommandations OMS (ex : utilisation de traitement

adulte pour les enfants de moins de 20kg)

–Dysfonctionnement du système d’approvisionnement/distribution

des formations sanitaires

Système d’approvisionnement

des formations sanitaires

Stock central

(Central achat ou

PNLT)

Stock

régional/PNLT

régional

Estimation des

Besoins régionaux

(outils, formation…)

Livraison Commande

Fosa

Estimation des

Besoins Fosa (outils,

formation…)

Plan de

distribution au

niveau central

- Dysfonctionnement

système appro/distrib

(commande/livraison)

Tension/Rupture

de stock

- Pas de renforcement

des capacités/GAS des

Régions & Fosa

• Elaboration d’un plan national d’approvisionnement et

coordinaton/suivi entre les différents partenaires pour

renforcer le suivi des approvisionnements

• Nécessité d’appui technique pour la GAS et mise en

place d’un système d’information efficace permettant

de prévenir les ruptures de stock

• Le partage des informations entre les partenaires au

niveau national et international pour prévenir les

ruptures de stock

9

Eviter/réduire les ruptures de stock

Système d’Alerte Précoce

• Initiative : GDF-Stop TB Partnership

• Mise en œuvre : OMS/GDF-Stop TB Partnership

• Niveau de mise en œuvre :

Réception

Stockage

Contrôle

qualité

Gestion centrale

des stocks

Distribution

Gestion périph.

des stocks

Dispensation/

Utilisation

Système d'information

de gestion pharm.

Centralisation des données

Estimation des besoins

• Sélection

• Quantification

Planification des

approvisionnements

Processus d'approvisionn

ement

PNLT

OMS/GDF

Niveau International

Niveau National

Système d’Alerte Précoce

•Objectifs : Analyser les niveaux de stock des pays et prévenir les

ruptures de stock par des actions correctives appropriées

Identifier les risques de rupture de stock des différents pays de

la région AFRO de l’OMS

Alerter les pays des risques de ruptures et échanger sur les

actions à prendre

Renforcer les plans d’approvisionnement des pays

Renforcer la pérennité des systèmes d’appro/distribution vers

les Fosa

Système d’Alerte Précoce

•Résultats attendus: Réduire le nombre de pays en rupture de

stock de médicaments antitTB 1ère et 2ème ligne en prenant des

actions appropriées :

Disponibiliser les financements (Budget national, Fonds

Mondial…) & activation des décaissements

« Anticiper » la passation des commande (PNLT) &

accélération des « lead-time » (fournisseur)

Prêt de médicaments inter-pays

Réorganiser/redéployer les stocks régionaux/CDT

Renforcer la quantification/estimation des besoins et appuyer les

pays/AT si nécessaire

Méthodologie

•Fréquence de rapportage : Trimestrielle

•Renseignement : PNLT

•Données à renseigner:

– Stock (central et régional si possible)

– Nombre de patients/catégorie

• Outils à renseigner :

– Annexe 1 : Etat des stocks et disponibilité

– Note de synthèse

• Responsable analyse : PNLT /OMS/GDF

• Responsable collecte : OMS (bureau pays et équipe IST)

Annexe 1 : Stocks et disponibilité SITUATION DES STOCKS ET DES DISPONIBILITES

Colonne en gris et jaune : Remplir les informations

Colonne en blanc : analyser les informations dans la note

trimestrielle

Médicaments

/produits de

laboratoire

Dosage,

forme et

présentation

s

Besoins

mensuels

(CMM

prévisionell

e)

Stocks

"physique"

niveau

Central

Stocks

"physique"

niveau

régional/pro

vincial

Stock

"physique"

total

Disponibili

té "réelle"

Livraisons

en cours

Date de

livraison

attendue

Stock

"prévisionne

l" ("Stock

physique +

livraisons en

cours)

Disponibilité

"prévisionn

elle"

RHZE

Comprimés

en ADF boites

de 672 :

(150/75/400/

275) mg 205 1828 0 1828 9

1428+2229

(prêt

Cameroun)

= 3657 3256 27

RHE

Compriés en

ADF :

(150/75/275)

mg 35 277 0 277 8

168+446

(prêt

Cameroun)

= 614 891 25

RH

Comrpimés

en ADF :

(150/75) mg 368 2347 0 2347 6 1470 3817 10

Streptomycin

e

Boites de 100

flacons de 1

gramme 27 351 0 351 13 351 13

RHZ

Comprimés

en ADF :

(60/30/150)

mg 76 1666 0 1666 22 1666 22

Etat des stocks de la RCA (juillet 2013)

Données analysées dans l’annexe 1

• Qualité des données : CMM « prévisionnelle »

– Utilisation des données épidémiologiques (Global TB report OMS ou

données annuelles du PNLT)

– Outils : GDF, Union, MSH…

• Indicateur d’alerte du SAP : Disponibilité des stocks

Nombre de mois de stock disponible :

– <8 mois de stock : alerte rouge

– 8<stock/12 mois : alerte orange

– >12mois de stock : vert

Action préventive

Indicateur d’alerte

•Indicateur d’alerte SAP : Niveau international

•Indicateurs de S&E système GAS (OMS) : Niveau National

– 12 indicateurs d’alerte pour prévenir les ruptures et sur stockage dans le

système de gestion des achats et des stocks

– Objectif : suivi et surveillance « de routine » des éléments clés d’un

programme/projet basée sur la tenue de registre, et les rapports réguliers.

– Ex ; Disponibilité : % de sites de traitements AntiTB ayant connu une

rupture de stock d’un ou de plusieurs antiTB, au cours d’une période

définie

Complémentaire

Note de synthèse

•Objectif : Aider les pays à « analyser » leur situation des

stock et des besoins

•Méthode : à remplir à partir de l’annexe 1 + autres

données (ex ; livraison en attente)

•Informations requises :

– Situation des stocks et disponibilité (Cf. Annexe 1)

– Avancée du processus d’approvisionnement en cours

– Accès des médicaments au niveau périphérique

– Recommandations émises et feuille de route

Cf. « note de synthèse »

Système de collecte des donnée

PNLT : Saisie/transmission

des données

1er jour du

trimestre

OMS pays (NPO): Collecte et analyse

des données

OMS AFRO :

Transmission de l’alerte et discussion des actions correctives: - Mails - Téléconférence

Publication trimestrielle: Ex ; Bulletin épidémiologique

Actions correctives

GDF (HQ) : Collecte, analyse et

alerte

OMS IST (RSO): Collecte et analyse

des données

Transmission de l’alerte

données

Rôles et responsabilités

Intervenants Responsabilité

* Management et développement des outils du SAP (outils de

collecte et outil d'alerte du SAP)

* Importation des données pays (annexe 1 et note de synthèse)

dans l'outil d'alerte du SAP

* Suivi des alertes de rupture de stock

* Alerter les intervenants concernés

* Collecte/analyse/validation des données

* Suivi des alertes de rupture de stock

* Alerter les intervenants concernés

OMS/NPO * Collecte/analyse des données

* Suivi des alertes de rupture de stock

* Alerter les intervenants concernés

* Transmission des données à OMS (annexe 1 et note de

synthèse)

* Coordination des actions corrective en cas d'alerte

* Renseigneement des données (annexe 1 et note de synthèse)

* Mise en oeuvre des actions corrective en cas d'alerte

* Appui technique à la collecte/transmission des données

* Appui technique pour la mise en œuvre des actions correctives

Partenaire financier (FM…) * Identifier des point critiques pour renforcement/mobilisation

des fonds nécessaires

OMS/GDF (Data/SAP manager)

OMS/GDF Régional Support

Officer, Technical & Medical

Officer

PNLT : coordinateur

PNLT : responsable

pharmacie/PEC

Partenaire technique (MSH,

ONG..)

DISCUSSION