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IMPLANTATION DU PROGICIEL SAP AU SEIN DE
LA SOCIETE LE SAFFRE
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Uneentreprisesans SAP
Uneentreprise
fictive
La CBGS de
Marrakech
LESAFFRE-
Fs
Choix de lentreprise
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La levure de panificationutrition et Sant
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SYBEL compta comporte
toutes les fonctions de
comptabilit : gnrale,analytique, auxiliaire et
budgtaire.
Sybel vente gre demanire souple toute
lactivit commerciale.
Progiciel de gestion
dancienne gnration mis
en place dans les annes1980
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ERP est orient en
fonction du mtier de
l'utilisateur
Elimine les
saisies multiples.
une applicationde work-flow
Propage dans
tous les modules
du systme qui enont besoin, selon
une
programmation
prdfinie
Sa mise en place
dans l'entreprise
entrane des
modifications
importantes des
habitudes de
travail d'une
grande partie des
employs.
LERP9
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Le module MM (Material Management)
Le module PP (production Planning)
Le module SD (Sales and Distribution)
Le module QM (Quality Management)
Le module PM (Plant Maintenance)
Le module FI (Financial)
Le module CO (Costing)
Le module PS (Project System)
Le module TR (Treasury) Le module IM (Investments Management)
Le module HR (Human Resources)
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AVANTA
GESSAP
Solution adaptable(progiciel) et Optimisationdes flux conomiques etfinanciers
Cohrence ethomognit desinformations (un seulfichier articles, un seul
fichier clients,
unicit du Systmed'information etcoordination pousse
Partage du mme systmedinformation facilitant lacommunication interne etexterne
Matrise des cots et desdlais de mise en uvre
LIMITESSAP
Cot lev
complexit de mise enuvre
Difficults d'appropriationpar le personnel del'entreprise
Ncessit d'une bonneconnaissance desprocessus de l'entreprise
Ncessit parfoisd'adapter certains
processus del'organisation ou del'entreprise au progiciel
Ncessit d'une
actualisation, continue
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LES ACTEURS DU
PROJET
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key usersTransmission de la formation
Utilisateurs finaux
La coordination entre les utilisateurs finaux tait assur
par les responsables de domaines qui coordonnaient
entre les utilisateurs finaux et les key users pour trouv letemps libre pour la formation
3.Formation des key users
Management de
Moyens
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Ressources
Humaines
Utilisateurs finaux
Utilisateurs cl
Sous domaine
Responsable de domaine
Chef de Projet LESAFFRE
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L Ch f d
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Le Chef de
projet
Responsables de
domaines
Qualit
Financ
ier
Technique
Commer
cial
Person
nelAchat et
approvisionne
ment
Sous
domaine
Sous
domaine
Sous
domaine
Sous
domaine
Sous
domaine
Utilisateurs Finaux
Key user Key user Key user Key userKey user
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Piloter un projet
Composer l quipeprojet
Superviser
Coordonner
Suivi del'avancement du
projet
Accompagnementdes utilisateurs auxchangements
Le
chef
de
pro
jet
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Consultantsinstallateurs
La formation des Key userconcernant le fonctionnement dumodule sous leur responsabilit
La dtermination, en collaborationavec ces derniers de la meilleureadquation entre les processus delentreprise et les possibilitsoffertes par le SAP
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Les utilisateurs finaux :
Comprendre les processus oprationnels delentreprise et les flux dinformation dans lesquelles
ils sont impliqus.
Apprhender la logique de fonctionnement dunouveau systme.
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SA
P
oSalle deformation
quipe
oLivret de
formation
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Les moyens
financiers
Budget total de 20 000000 DH
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Etape 1
Le cadrage du projet
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Etape 1: cadrage du projet
Analyse des carts entre
systme ancien et SAP
Validation par la direction
Communication du projet
Dtection du besoin
Constitution du comit de
projet
Envoi des responsables
au sige
Cadrage du
projet
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Etape 1: cadrage du projet
Le progiciel Sybel (progiciel de gestion dancienne gnration mis en place dansles annes 1980) qui devenait de plus en plus dsuet et occasionnait des cots demaintenance relativement levs.
Le systme dinformation du SAFFRE qui tait htrogne et non standardis,
source de difficults de rapprochement des informations en provenancedes diffrentes applications, et de problmes de synchronisation.
Lancien systme ne permettait pas au personnel de dtecter les sources des
cots supplmentaires.
Lourdeur des tches.
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Etape 1: cadrage du projet
LESAFFRE MAROC a dcid de moderniser son systme dinformation et
simplifier laccs aux donnes.La direction a dcid denvoyer des responsables (une quipe interne) ausige (safre France), pour voir son fonctionnement, et ce pour une dure
de 15 jours.
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Etape 1: cadrage du projet
Fiabilit accrue de linformation et rduction des cots: centraliserlinformation en un seul et mme endroit, mettant ainsi un terme aux
saisies multiples, chronophages et sources derreurs.
Accs scuris aux donnes en temps rel: La comptabilit est faiteautomatiquement et en parallle avec lenregistrement des commandes et
les oprations de logistique.
Interconnexion entre les diffrents services : une meilleurecommunication entre les diffrents services de lorganisation.
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Etape 1: cadrage du projet
Dans un projet de mise en place de SAP, le choix des hommes estfondamental pour prparer le changement en gnrant la confiance desfuturs utilisateurs. Pour ce faire, des utilisateurs reconnus par leurs pairsdans leurs domaines fonctionnels respectifs furent dtachs trs tt dans leprojet.
Un chef de projet expriment a t nomm et lquipe a t complte par
des spcialistes informatiques internes. Une rpartition claire des rles futalors dcide, les utilisateurs taient responsables de prparer et livrer lenouveau systme fonctionnel tandis que le chef de projet devait assurer lecontrle gnral du projet et la coordination des actions de prparation duchangement.
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Etape 1: cadrage du projet
Des rsistances lies lindividu
le personnel montrait une certaine inquitude vis--vis dufutur caractris souvent par lincertitude, et une certaineprfrence pour la stabilit.
Des rsistances lies au systme social
il y avait une crainte de supprimer certains postes surtoutquavec lavnement du nouveau ERP, lexistence de certains
postes semblait inutile.Des rsistances lies la crdibilit de la direction
affirmait tout le temps que les postes se maintiendrontmalgr limplantation du nouveau systme dinformation.
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Etape 2
Le lancement
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1 Dtection par l quipe interne
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Apprciation du fonctionnement du progiciel
Constations des adaptations ncessaires pour la mise en
place du SAP
Achat/logistique
Direction commerciale
Direction administrative
Direction financire
1. Dtection par l quipe internedes adaptations faire
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2 Envoi de lquipe SAP pour le
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Appel du maitre duvre: Entreprise de Services duNumrique.
La prestation consistait:
-Au paramtrage de la solution SAP :
214 adaptations : cout moyen de 5000 dhs chacune
- A linstallation du progiciel SAP ;- Formation des key users
2.Envoi de l quipe SAP pour leparamtrage
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La formation des key users est assure par lesconsultantsinstallateurs du SAP
3.Formation des key users
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-
-
-
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KEYS USERS
Transmission de la formation
Utilisateurs finaux
3.Formation des key users
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key users
Transmission de la formation
Utilisateurs finaux
La coordination entre les utilisateurs finaux tait assur
par les responsables de domaines qui coordonnaient
entre les utilisateurs finaux et les key users pour trouv letemps libre pour la formation
3.Formation des key users
Etape 3
La ralisation
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Etape 3: La ralisation
CONDUITE DECHANGEMENT
FORMATION
COMMUNICATION
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acommun
ication Mon mtier volue, quel intrt vais-je y trouver ?
Cette volution est-elle accessible pour moi ?
Quel sera mon parcours de formation ?
Pourrais-je madapter mon nouveau mtier ?
Informer et sensibiliser les utilisateurs.
Faire comprendre ce que le nouveau systme va induire
comme changement pour chacun.
Faire adhrer le personnel.
42
L
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La communication
Ce processus va permettre dinformer les diffrents services desvolutions du projet et ce , de manire continue.
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Laform
ation
Familiariser lutilisation du logiciel et permettre aupersonnel de raliser leur travail de faon autonome.
Former les utilisateurs finaux afin quils puissent accder au
systme le plus facilement et le plus efficacement possible.
Apprhender la logique de fonctionnement du nouveausystme.
La 1re partie : une reprsentationgnrale et synthtique du projet.
La 2me partie : une formation parmodule et pas pas.
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L
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Les tests
Aprs la fin de chaque sance de formation, les formateurs procderont une valuation chaud.
Grace ces tests, les formateurs seront capables de dterminer lesractions des forms face ces situations.
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C d i d h
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Conduite de changement
Cette conduite de changement, est une complmentarit entre lemanagement de projet et le management de changement.
Initier, grer et maintenir un quilibre harmonieux entre les 2 activits aussidiffrentes est difficile pour diverses raisons.
Le management de projet se nourrit de certitudes, danalyse de taches etncessite rigueur et discipline.
Le management de changement va demander flexibilit, adaptation et devraintgrer des notions difficilement quantifiables comme la confiance ou mfiancedans le projet, limpact futur des changement, leur degr dacceptation et/ou derejet par lorganisation client .
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Changement
Evolution des mtiers : disparition des taches de saisiesisoles, renforcement des fonctions danalyse, ncessit demaitriser les flux.
Changement technologique : introduction de nouveauxconcepts et de nouveaux outils.
Changement organisationnel : volution des procdures,des modes de relation entre services.
10 15% prts sinvestir : les enthousiastes.
10 15% qui feront de lobstruction : les rfractaires.
70 80% entre les deux : le marais qui regroupe les pluttfavorables, les plutt sceptiques, les hsitants, les craintifs...
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Changement
La peur de ne pas tre la hauteur dans un nouveaucontexte (acquisition de lexpertise sur de nouvellestechnologies, modification du mtier).
Le sentiment dune perte de pouvoir, de prestige oudautorit.
La crainte de voir son territoire rduit ou modifi.
Dmarrera ds linitialisation du projet.
Va tre rapide en termes de transmission et de diffusionde linformation.
Sera en deux sens : ascendante et descendante.
Et bien sur va valoriser les succs intermdiaires sansattendre la fin du projet.
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F i d k
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key users
Transmission de la formation
Utilisateurs finaux
La coordination entre les utilisateurs finaux tait assur
par les responsables de domaines qui coordonnaient
entre les utilisateurs finaux et les key users pour trouv letemps libre pour la formation
3.Formation des key users
Etape 4
Pr-dmarrage
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Etape 4: pr-dmarrage
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Etape 4: pr dmarragedu projet
Les employs travaillaient sur leprogiciel, passaient toutes lesoprations ncessaires mais sans
validation, et en parallle, lesutilisateurs cls contrlaient leurstravaux afin le les valider endernier lieu, et cela pour viter leserreurs graves,
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F i d k
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key users
Transmission de la formation
Utilisateurs finaux
La coordination entre les utilisateurs finaux tait assur
par les responsables de domaines qui coordonnaient
entre les utilisateurs finaux et les key users pour trouv letemps libre pour la formation
3.Formation des key users
Etape 5
La clture
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Etape 5: clture du projet
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Etape 5: clture du projet
Une validation de SAP 100% .
Le personnel sest bien adapt au fonctionnement du progiciel etnattendait plus la validation des oprations de la part des key-users.
Les utilisateurs cls ont pass au dmarrage effectif du SAP, mais condition dutiliser le logiciel ancien Sybel en parallle avec le SAP pourviter les retards de production.
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Risques
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oSAP est un projet en luimme
Clarifier les besoins en
changement
Donner un niveau
dambition et des objectifs
globaux
oManque de lgitimit de
lquipe projet
Btir les actions desu ort du haut
Risques
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RisquesoLa rsistance au vers le pro-
logiciel intgr
Communiquer et expliquer
Montrer tout au long de la mise
en place la cohrence entre SAPet la stratgie de lentreprise.
oLa peur dun impact social
Avoir un politique de RH.
oFaible prise en compte des
changements de comportement
Analyser les perceptions
Se focaliser sur le support de54
Risques
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oEfforts mal quilibrs entre ledveloppement du systme et
la conduite du changement.
Organiser lquipe projetde faon pluridisciplinaire
oNouvelle interface mal
maitrise
Evaluer en situation de
travail relle les supports
de formation.
Risques
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Limites
oUn projet
onreuxoTache
dimportation de
lhistorique
56
i il i d
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Le premier cueil, en gestion de
projet, ce nest pas la coordination
des actions, cest leur planification,
cest--dire la dcomposition dunprojet en parties autonomes que
lon va ensuite confier aux multiples
experts, puis leur organisation
selon un paradigme temporel plusou moins complexe, lerreur
majeure sera de se lancer dans la
bataille, plein de dynamisme et de
volont mais sans guidelines,
relles et ralistes.
Adetem (Association Nationale des Professionnels en Marketing, Paris, France) 57
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