La dématérialisation de la chaine
financière et comptable en pratique
Atelier Mégalis Bretagne
2 Nouvelle offre Mégalis Bretagne / Réunions territoriales 2014
Encourager le
développement
des usages des
réseaux de
communications
électroniques
Favoriser le
développement de
l’administration
numérique
Animation et
gestion du projet
BTHD 1
Président :
M. LE DRIAN
3 Compétences
principales
24 Agents
territoriaux
Mégalis Bretagne : un établissement public de
coopération territoriale créé en 1999
3 Nouvelle offre Mégalis Bretagne / Réunions territoriales 2014
107 Membres
4 Conseils
Généraux
1258 Communes
bénéficiant
des services
Mégalis 270
Etablissements
publics
11 Communauté
d’agglo-
mérations
91 Communautés
de communes
1 Conseil
Régional
Mégalis Bretagne : un établissement public de
coopération territoriale créé en 1999
Mégalis Bretagne : des valeurs fondatrices et
partagées
Mutualisation des moyens
Solidarité territoriale
Libre administration de chaque membre
Partage des bonnes pratiques
4 Nouvelle offre Mégalis Bretagne / Réunions territoriales 2014
La notion de bouquet de services financés par
l’EPCI
5 Nouvelle offre Mégalis Bretagne / Réunions territoriales 2014
Les services compris dans le bouquet de services sont les suivants :
La salle des marchés publics en ligne : publier vos marchés et recevoir les
réponses des entreprises
Nouvelle interface : La télétransmission des actes au contrôle de légalité
(ACTES)
Nouvelle interface : La dématérialisation de la chaîne financière et comptable
(PES)
Le parapheur électronique : visa et signature de documents/flux par voie
électronique
L’archivage électronique à valeur probatoire : archiver vos données dans le
respect des règles du code général des collectivités et du code du patrimoine
La notion de bouquet de services financés par
l’EPCI
6 Nouvelle offre Mégalis Bretagne / Réunions territoriales 2014
Les services compris dans le bouquet de services sont les suivants :
Nouveau service : La dématérialisation des factures (nouveauté horizon 2016) :
point d’entrée unique des fournisseurs pour déposer leurs factures dématérialisées
Extension du service : L’échange sécurisé de fichiers : partage de fichiers en
interne ou avec des partenaires extérieurs, convocation électronique des élus, …
Nouvelle interface : L’information publique en ligne : publication des droits et
démarches sur votre site Internet
Nouveau service : L’observatoire régional de l’administration numérique
Les services complémentaires
7 Nouvelle offre Mégalis Bretagne / Réunions territoriales 2014
Les services qui ne sont pas compris dans le bouquet de services sont les
suivants :
L’équipement en audio et visioconférence
Le service de conciergerie pour l’audio et la visioconférence
La fourniture de certificats électroniques
Nouveau service : Le service d’hébergement de serveurs
La fourniture de données orthophotographiques
Processus cibles dans le cadre d’une
dématérialisation de bout en bout
8
MARCHES PUBLICS
Réponse aux marchés publics
Attribution et notification
ACTES la transmission
électronique des actes administratifs
HELIOS la transmission des
données comptables
Electronique
Co-signature
électronique de
l’acte d’engagement
Notification via
messagerie sécurisé
Signature électronique
de la délibération
Transmission des pièces
de marchés, dont l’AE
signé électroniquement
Signature électronique des
bordereaux
Mise en œuvre du PESv2
Mise en œuvre d’un
service d’archivage
électronique à valeur
probatoire
Signature électronique
de l’acte
d’engagement
Sécurisation du
transfert et de la
conservation de
l’offre
Electronique Electronique Electronique
Vers une chaine de processus dématérialisés :
ARCHIVAGE ELECTRONIQUE A VALEUR PROBATOIRE
Sommaire
Partie 1 : Comprendre le projet de dématérialisation de la chaîne financière et
comptable
Partie 2 : La dématérialisation des pièces justificatives
Partie 3 : Description des choix existants en matière de signature électronique
Partie 4 : Démonstration
Partie 5 : Présentation du kit documentaire
9
Partie 1 :
Comprendre le projet de dématérialisation
de la chaîne financière et comptable
Quels changements par rapport au fonctionnement
actuel ?
Votre fonctionnement actuel :
11
Fonctionnement en mode PES :
Connexion au
portail DGFIP et
chargement du
fichier
Génération du
bordereau et des
mandats/titres
dans le logiciel
Envoi papier au
trésorier
Edition du
bordereau et des
mandats/titres
Signature
manuscrite de
l’élu
Copie des pièces
justificatives
papiers
Enregistrement
sur le poste de
travail
Préparation du
parapheur pour
signature
Intégration
des pj dans le
logiciel
comptable
Génération du
bordereau et des
mandats/titres
dans le logiciel
Signature
électronique
du flux par
l’élu
Transmission
des flux au
Trésor public
Envoi du flux
dans un outil
de signature
Gestion des pj
dématérialisées
Les enjeux d’un tel projet pour une collectivité
Objectif : transmettre bordereau, mandats, titres et pièces justificatives
dématérialisées, avec une signature électronique
Aspects humains :
adoption de nouvelles pratiques et conduite du changement
Passage à un travail quasiment exclusivement sur écran, du papier au numérique
implication et formation de tous les acteurs concernés dans la collectivité
Aspects techniques :
adoption de nouveaux outils (PESOS, Tiers de télétransmission, Xemelios)
gestion de l’espace de stockage informatique disponible
classement des factures en original
adaptation de l’ergonomie du poste de travail
Aspects financiers :
acquisition de nouveaux outils : certificat électronique, parapheur électronique
utilisation éventuelle d’un tiers de télétransmission
montée en gamme du logiciel de GF, éventuellement du copieur
réduction des coûts liés aux impressions et photocopies
12
Partie 2 :
La dématérialisation des pièces
justificatives
Réflexions à mener sur le traitement des pj
Ces différentes étapes ne peuvent pas être traitées par ordre chronologique : leur
enchainement varie suivant les décisions d’organisation prises par la collectivité
L’objectif pour vous est donc de construire un processus cible qui précise l’enchainement
de ces différentes étapes
14
La numérisation de la pièce ou
pas ?
Le nommage
Le classement
L’intégration dans le logiciel
métier
La validation
Les réflexions à
mener portent
sur :
Réflexions à mener sur le traitement des pj
Tour de table : organisation actuelle dans vos collectivités et organisation à venir selon
vous ?
15
La numérisation des pièces justificatives
Les problématiques organisationnelles sur lesquelles se positionner
Qui va scanner les PJ ?
A quel moment ? : dès l’accueil, à la comptabilité, par chaque service… ?
=> Les choix réalisés impacteront le fonctionnement du dispositif dans sa globalité
Les points de vigilance quant à la numérisation :
De quel matériel disposez-vous pour numériser les documents ?
Ce matériel est-il suffisamment performant pour optimiser les tâches de numérisation ?
Prendre connaissance du listing fourni par la DDFIP sur les formats devant être respectés pour
chaque type de pièces justificatives dématérialisées
Limiter la taille des fichiers à 20 MO, sachant que votre flux global (bordereaux + pièces
justificatives) ne pourra pas dépasser les 100 MO
Privilégier la numérisation en noir et blanc
Limiter la qualité de l’image scannée à 200 dpi maximum
Afin d’optimiser les télétransmissions en terme de poids et le travail de numérisation de documents
papiers, il est conseillé de faire le point sur les pièces justificatives nécessaires à la Trésorerie afin
d’éviter la numérisation et la télétransmission de PJ inutiles
16
Etablir des règles de nommage
Les problématiques organisationnelles sur lesquelles se positionner
Le nommage des PJ nécessite la mise en œuvre d’une procédure interne écrite
Nommer ses PJ pour : les retrouver plus facilement, identifier chaque pièce avec un nom
unique
Les points de vigilance :
A quel moment nommer la PJ : lorsqu’elle est sur le répertoire, lorsqu’elle arrive dans le
logiciel… ?
Choisir un nom de fichier qui aura un sens pour les autres personnes et qui sera
compréhensible dans le temps (le document sera peut être conservé des dizaines d’années)
Eviter les noms de fichiers trop longs, au-delà de 30 caractères (problèmes techniques au-
delà de 256 caractères)
Ex : 2012-devis001-Façade
Toujours penser à la lisibilité des pièces justificatives dans le répertoire de stockage pour
consultation et intégration dans le logiciel métier avant mandatement
EXEMPLE
17
Intégrer les pièces justificatives dans le logiciel de
gestion financière
Les problématiques organisationnelles sur lesquelles se positionner
Intégration la PJ dans l’application financière directement depuis le scanner (pas de répertoires) ?
Intégrer la PJ en allant pointer sur un ou plusieurs répertoires ?
Les points de vigilance :
L’intégration d’une pièce justificative dématérialisée varie suivant chaque logiciel utilisé
Il est important de prévoir en amont du projet une formation avec son éditeur sur le mode
d’intégration d’une pièce justificative dématérialisée
Quelles sont les nouvelles fonctionnalités à utiliser ?
La pièce justificative est elle conservée dans le répertoire après intégration : équivalent d’un
copier-coller ou d’un couper-coller ?
Suivant les cas, l’application automatique d’un identifiant unique à chaque pièce justificative
dématérialisée peut modifier le nom de la pièce justificative lors de son intégration dans le logiciel
18
Classer les pièces justificatives dématérialisées
Les problématiques organisationnelles sur lesquelles se positionner
Les PJ classées risquent-elles d’être accessibles à tous les agents ? Seront-elles seulement
accessibles aux responsables de service ? Seulement au service comptabilité ?
Tous les agents doivent-il avoir accès à toutes les PJ ?
Les points de vigilance :
Tous les agents ont-ils accès au logiciel de comptabilité (dans le cas d’une intégration
directement sur le logiciel métier) ?
Combien créer de répertoires (dans le cas d’un classement par répertoires) ?
Mon prestataire informatique est-il en mesure de m’accompagner sur ce point ?
Si vous pratiquez déjà la télétransmission des actes au contrôle de légalité, validez avec le
service concerné la manière dont sont classés les actes réglementaires au format
électronique
19
La validation des pièces justificatives (optionnelle)
Les problématiques organisationnelles sur lesquelles se positionner
La mise à plat complète de votre circuit de validation des PJ : dématérialisation de la PJ avant
sa validation ?
Aucun changement dans votre circuit de validation des PJ : dématérialisation de la PJ après
validation papier ?
Un processus alternatif ?
Les points de vigilance :
La formalisation du mode de validation des pièces justificatives suivant un processus
électronique
La formalisation d’un mode de transmission des informations complémentaires nécessaires au
service comptable avant liquidation de la pièce justificative (dans le cas d’un marché par
exemple)
20
Les outils de validation
Les outils à votre disposition :
Le parapheur électronique :
Le parapheur électronique a pour vocation de remplacer le parapheur papier sur toute ou partie
des circuits de validation existants au sein de la collectivité (comptabilité, …).
Cet outil peut également vous servir à valider par électronique des PJ dématérialisées dès leur
arrivée au sein de la collectivité. Des circuits de visas peuvent ainsi être paramétrés par service,
par type de PJ, par agent…
Le parapheur électronique assure la traçabilité et l’historique des échanges .
Les outils PDF :
Foxit Reader est un outil gratuit qui permet d’insérer sur un document PDF des zones de texte
complémentaires pour : annoter une PJ, valider une PJ…
D’autres outils payant existant disposent de fonctionnalités encore plus évoluées : signature
électronique sur PDF…
21
Stockage et archivage
La problématique de la conservation des pièces justificatives dématérialisées :
Quel est votre espace disque disponible ?
Rapport espace disponible / Volume de documents à dématérialiser sur un an*poids moyen d’un
document
Vos données sont-elles sauvegardées dans de bonnes conditions ?
Fréquence des sauvegardes ?
Sauvegardes des données financières sur le même serveur ou sur un serveur dédié ?
Est-il intéressant pour vous de mutualiser les sauvegardes ?
L’archivage électronique : équivalent de l’archivage papier, bien distinct du stockage et
de la sauvegarde
Accéder à un document dans son intégralité, sa lisibilité, son intelligibilité, son intégrité et
sa traçabilité sont préservés.
22
Partie 3 Description des choix existants sur la signature
électronique
Le parapheur électronique + tiers de
télétransmission
24
Signer via un parapheur électronique et envoyer via un tiers de télétransmission
Le parapheur électronique est le pendant du parapheur papier. Ce parapheur définit le circuit de signatures et de visas
requis pour qu’un flux/document soit validé. Le parapheur électronique remplace les visas et signatures papiers par des
visas et signatures électroniques à valeur probante.
Cette solution est la plus aboutie en terme d’automatisation des procédures
Les flux circulent dans le parapheur suivant des étapes de visa et de signature que vous avez-
vous-mêmes définies
L’état d’avancement du flux est consultable en permanence
Chaque agent/élu est alerté par mail afin qu’il vise/signe les flux
Cette solution a un coût (selon l’éditeur : acquisition, interface, maintenance…)
Le parapheur électronique est un outil transverse qui peut être utilisé pour d’autres
fonctions que la dématérialisation des flux comptables
Cet outil de signature nécessite une gestion technique lors de sa mise en place
Logiciel de comptabilité Parapheur électronique Tiers de télétransmission Finances Publiques
Signer Viser Transmission sécurisée du flux
Visa du Responsable de service
Signature de l’élu
Création et envoi du flux
par l’agent comptable
Réception du flux
Le tiers de télétransmission
25
Signer et envoyer via un tiers de télétransmission
Un tiers de télétransmission est un dispositif utilisés par les collectivités locales pour le transport de données
électroniques. Il permet à une collectivité de transmettre de manière sécurisée et en masse des
flux/documents de façon dématérialisée et de les signer au préalable. Le tiers de télétransmission fait
l’objet d’une homologation par l’Etat (transmission des actes/flux comptables) sur chaque type de
pièce/flux qu’il est amené à transmettre.
Cet outil limite les impacts techniques et le coût
Vous n’avez pas à gérer d’interface entre le parapheur électronique et le tiers de
télétransmission
Pas de coûts liés à l’acquisition d’un parapheur électronique
Signature du flux
Logiciel de comptabilité Tiers de
télétransmission Finances Publiques
Transmission sécurisée du flux
Création et envoi du flux par l’agent
comptable
Réception du flux
Connecteur entre le logiciel
métier et le tiers de
télétransmission
Partie 4 Démonstration
Démonstration : le i-parapheur
27
Exemple de
connexion avec le
profil « Assistante
comptable et
budgétaire »
Le i-Parapheur est un site Internet auquel on accède avec un identifiant et un mot de passe.
Démonstration : le i-parapheur
28
Rouge : en retard
Vert : en fin de
parcours
Noir : retourné
Orange : à transmettre
Bleu : à traiter
Arrivée sur le Bureau : aperçu des différents dossiers :
Démonstration : le i-parapheur
29
Arrivée sur le tableau de bord : visualisation de l’ensemble des dossiers
Démonstration : le i-parapheur
30
Possibilité de filtrer pour retrouver plus facilement les dossiers
Démonstration : le i-parapheur
31
Création d’un dossier à la main ( sans connecteur avec logiciel GF)
Démonstration : le i-parapheur
32
Champs à compléter : nom du dossier, visibilité, date limite de signature, type et sous-type. Le
circuit de validation correspondant apparaît automatiquement.
Quand le flux est prêt, il ne reste
plus qu’à cliquer sur Enregistrer et
émettre
Démonstration : le i-parapheur
33
Possibilité de déposer une annotation publique (conservée) ou privée (retirée par le N+1)
Démonstration : le i-parapheur
34
Un message apparaît pour confirmer l’émission
Démonstration : le i-parapheur
35
Si un N+1 souhaite viser le flux avant l’envoi au signataire : il se connecte avec son identifiant et
son mot de passe, après avoir reçu un mail de notification
Il visualise son bureau
Démonstration : le i-parapheur
36
Il retrouve le flux à valider, grâce au filtre
Démonstration : le i-parapheur
37
Il peut visualiser le flux en cliquant sur X
Démonstration : le i-parapheur
38
Visualisation et possibilité d’accéder aux mandats en cliquant sur les liens :
Démonstration : le i-parapheur
39
Il peut réaliser différentes actions : imprimer, envoyer par e-mail, notifier et ajouter un droit de
consultation, demander un avis complémentaire, accéder à un journal d’évènements
Démonstration : le i-parapheur
40
Il peut ensuite valider la transmission au signataire en cliquant sur « V »
Démonstration : le i-parapheur
41
Le N+1 a lui aussi la possibilité de déposer une annotation publique ou privée avant de viser
Démonstration : le i-parapheur
42
L’ordonnateur se connecte avec son identifiant et son mot de passe, après avoir reçu un mail de
notification.
Il insère son certificat électronique dans l’ordinateur
Cré
dit
photo
: C
CI Pari
s
Démonstration : le i-parapheur
43
Il visualise son bureau
Puis son tableau de bord
Démonstration : le i-parapheur
44
Après avoir cliqué sur le dossier, il arrive sur son espace de travail :
Démonstration : le i-parapheur
45
Après avoir visualiser le flux, si cela lui convient, il va signer en cliquant sur « V »
Démonstration : le i-parapheur
46
Une fenêtre pop-up s’ouvre : le signataire reconnais avoir pris connaissance des documents
Démonstration : le i-parapheur
47
L’utilisation du parapheur nécessite la mise à jour des ordinateurs. Si le poste n’est pas tout à fait à jour : l’applet de
signature Java se met en route et une fenêtre pop up requiert une autorisation d’accès
Démonstration : le i-parapheur
48
Le signataire sélectionne son certificat électronique
Démonstration : le i-parapheur
49
L’utilisation du parapheur nécessite la mise à jour des ordinateurs. Si le poste n’est pas tout à fait à jour : une autre
fenêtre pop-up s’ouvre et demande l’autorisation d’exécuter l’application. Il faut l’autoriser pour signer
1 2
Démonstration : le i-parapheur
50
Une fenêtre s’ouvre et demande la saisie du code PIN à 4 chiffres
Démonstration : le i-parapheur
51
Le code PIN a été saisi, la signature a été prise en compte. Un message de confirmation apparaît à l’écran. Le
signataire a terminé de signer.
Démonstration : le i-parapheur
52
L’assistante comptable et budgétaire a reçu un mail l’informant de la signature du document. Elle se connecte au i-
parapheur. Il ne lui reste plus qu’à transmettre le flux au tiers de télétransmission (TDT)
Démonstration : le i-parapheur
53
Une dernière fenêtre s’ouvre pour confirmer l’envoi au tiers de télétransmission (TDT)
Démonstration : le i-parapheur
54
Un message de confirmation apparaît : « le dossier a été envoyé au TDT »
Démonstration : le i-parapheur
55
Après avoir transmis au TDT et à tout moment, l’assistante budgétaire et comptable peut consulter le journal
d’évènements et imprimer un résumé
Démonstration : le i-parapheur
56
Conclusion : le nombre de dossier à traiter sur le bureau de l’Assistante comptable et budgétaire est passé de 44 à 43
Démonstration : le tiers de télétransmission
57
L’Assistante comptable et budgétaire s’est connectée au site du TDT avec son identifiant et son mot de passe. Elle
accède à une vue d’ensemble sur la page Statistiques
Fil d’Ariane
Statuts
d’avancement
Période
choisie
Démonstration : le tiers de télétransmission
58
Pour commencer, si chargement manuel (sans connecteur depuis logiciel GF) : Préparer
Démonstration : le tiers de télétransmission
59
Pour charger le flux : Importer 1
Sélection du flux 2
Validation en cliquant sur Ouvrir 3
1
3
2
Démonstration : le tiers de télétransmission
60
Le flux importé apparaît à l’écran.
Enregistrement
Démonstration : le tiers de télétransmission
61
Le flux est prêt à être transmis à l’ordonnateur pour signature : un clic pour le sélectionner puis Transmettre
Démonstration : le tiers de télétransmission
62
Une fenêtre apparaît : « Confirmez-vous la transmission du fichier ? »
Démonstration : le tiers de télétransmission
63
Une fois l’acte transmis à l’ordonnateur pour signature, il cesse d’apparaître sur la page Préparer
Démonstration : le tiers de télétransmission
64
L’ordonnateur est informé par l’assistante comptable et budgétaire qu’il doit signer un flux
Il insère son certificat électronique dans l’ordinateur.
Cré
dit
phot
: CCI Pari
s
Il accède au tiers de télétransmission avec son identifiant et son mot de passe.
Démonstration : le tiers de télétransmission
65
L’ordonnateur a une vue d’ensemble depuis la page Statistiques.
3 flux en
attente de
signature
Démonstration : le tiers de télétransmission
66
L’ordonnateur a la possibilité de sélectionner un flux, de le visualiser, de le signer ou de le rejeter à partir de cette
page
Démonstration : le tiers de télétransmission
67
Pour visualiser, il lui suffit de double-cliquer sur le flux ou de cliquer sur Visualiser :
Démonstration : le tiers de télétransmission
68
Après avoir visualiser le flux, l’ordonnateur le sélectionne en cliquant une fois dessus .
Il clique sur Signer
Démonstration : le tiers de télétransmission
69
L’ordonnateur sélectionne le certificat électronique avec lequel il souhaite signer
Démonstration : le tiers de télétransmission
70
L’ordonnateur saisit son code PIN à 4 chiffres
Démonstration : le tiers de télétransmission
71
L’ordonnateur a terminé de signer. Sa signature a déclenché l’envoi vers le portail des Finances Publiques.
L’assistante comptable et budgétaire peut suivre l’état d’avancement en se connectant au TDT : 1 acte en attente
de réponse
Démonstration : le tiers de télétransmission
72
L’assistante comptable et budgétaire recevra ensuite un Ack ou un Nack
Partie 5 :
Présentation du kit méthodologique
Présentation du kit méthodologique dans son
ensemble
Documents généraux de présentation
Le présent support
La dématérialisation de la chaine financière et comptable (contextualisation)
L’aide à la réflexion sur la dématérialisation des PJ
L’aide à la réflexion sur la signature électronique
Documents
La fiche de procédure (actions à réaliser par la collectivité)
Présentation du planning de projet type (rétro planning)
Documents de communication
Règle de nommage de Coglais communauté
Support PowerPoint de communication interne avant lancement du projet
Le kit et le support de présentation vous seront remis via une plateforme d’échanges
sécurisés de fichiers (volume des documents)
74
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