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L’esprit, la réflexion et l’action: les couleurs de vos succès!
Exemples de Workflows SharePoint 2007
www.blancconsultants.com
Philippe Blanc, [email protected]
Gilbert Nicolet, [email protected]
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La maîtrise technologique en plus!
Les projets
La vision
Le cockpit
Les processus
L’analyse et l’action
L’intégrationtechnologique
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Blanc Consultants, en partenariat avec BPA Solutions à Neuchâtel, développe des webparts et des composants SharePoint permettant notamment de:
Répliquer et agréger des listes
Afficher des données d’autres listes ou de bases de données externes
Naviguer selon une approche organisationnelle
Calculer et présenter des tableaux de bord d’entreprise
Piloter SharePoint depuis des applications externes
Gérer des comportements de listes mères-filles (p. ex. Contats-Actions)
…
Et autres développements possibles
Des développements sous SharePoint
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Un portail SharePoint est une excellente plate-forme pour poser les processus, les pratiques, méthodes et règles d’entreprise sur un outil quotidien, central et utilisé par tous.
Un workflow est la façon la plus ambitieuse, la plus systématique et la plus structurante d’informatiser un processus.
C’est une finalité et non-pas un point de départ
Donc, avant de construire techniquement un workflow, il est primordial de s’assurer de la maturité du processus concerné.
Ce processus est-il
Décrit?
Connu?
Optimisé?
Adapté à la réalité vécue par le plus grand nombre?
…
Workflows, quels enjeux?
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TypeComplexité du
besoinMise en œuvre Déploiement
WSS – 3 états Faible SimpleDirectement sur
la liste SharePoint
MOSS – modèlesprédéfinis
Moyen SimpleDirectement sur
la liste SharePoint
SharePoint Designer
Avancé Simple (déclaratif) Défini par liste
Visual Studio (WF Foundation)
Très avancéComplexe (orienté programmation)
Installation par feature
Les différents types de Workflow dans SharePoint
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Workflow personnalisé
Spécifique à un besoin exprimé, valable pour une liste donnée
Déclenchement automatique à la création ou à la modification d’un élément
Déclenchement manuel possible
Stockable dans le modèle de liste
Nombreuses actions possibles
Envoi d’e-mails et de rappel périodique
Création automatique de tâches
Informations sur l’état du Workflow
Pourquoi SharePoint Designer?
Avantages:
Souplesse de création, réponse à des besoins complexes
Simplicité de mise en œuvre
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Options de démarrage: manuel, à la création, à la modification
Développement d’un Workflowdans SharePoint Designer
Comportement du Workflow
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Cas concret 1: Gestion des non-conformités
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Cas concret: gestion des non-conformités
Besoin du client:
Automatiser la procédure (connue)
Assurer le suivi plus efficacement
Constat de non-conformité
Action corrective
Approuvé Rejeté
Fin du Workflow
Validateur
Emetteur
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Contenu du mail:
Texte statique définissable dans les paramètres du Workflow
Contenu dynamique: champs d’une liste SharePoint
Envoi de mail d’alerte
Possibilité de créer un hyperlien sur l’élément
concerné
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Actions liées à la validation
Chantier X > Constats > Pompe à eau défectueuse > Modifier l’élément
Constat: Pompe à eau défectueuse
Zone de décision
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Cas concret 2: Gestion des factures
fournisseurs
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Cas concret: gestion des factures fournisseurs
Facture scannéeDonnées
fournisseurs
Refusé Accepté
Viseur 1
Secrétariat
Quittance
DirectionViseur 2
Refusé Accepté
Actions comptables
Suppression
Fin du Workflow
Comptabilité
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Cas concret: factures fournisseurs (1/2)
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Cas concret: factures fournisseurs (2/2)
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Suivi de l’état du Workflow
Suivi des étapes
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Les actions s’ouvrent et se terminent selon des interventions sur les factures
Elles permettent de suivre notamment les actions en parallèle
Suivi des actions de Workflows
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Limites de SharePoint: Les actions doivent être sur le même site que la liste qui déclenche le workflow!
Conséquence: chaque site abrite sa liste propre avec impossibilité pour l’utilisateur d’avoir sur une même vue l’ensemble de ses actions.
Suivi des actions de Workflows
Site 1 Site 2
Actions Site 1
Actions Site 2
Actions Site 3
DataviewerBTK
Actions agrégées
RéplicationBTK
Solution proposée: 2 composants développés par Blanc Consultants:
La réplication qui permet l’agrégation des actions
Le dataviewer qui permet la visualisation intersites d’une liste filtrée ou non.
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Le passage automatique d’un élément vers une autre liste permet de gérer des droits d’accès différents
Gestion des droits aux différentes étapes
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Enoncer le besoin de manière claire
Dessiner le schéma du déroulement du Workflow
Préciser les différentes options à chaque nœud de décision et leur impact sur le processus
Procéder par itérations: construction progressive avec tests et validations de chaque étape
Former et informer les intervenants sur leur(s) rôle(s) et responsabilité(s) dans le processus
L’efficacité d’un Workflow repose sur son adéquation avec la culture d’entreprise
Par expérience…
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Processus administratifs
Demandes d’achats
Demandes de formations
Entrées-sorties de collaborateurs
Processus de support
Hotline
Contrôles internes
Gestion de projet
Demandes de projets
Validation de phases
Quelques exemples de Workflow
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