Exemples de Workflows SharePoint 2007 - The Club Blog · 2001_MS_SharePoint Club 20.06 Imprimé le...

12001_MS_SharePoint Club 20.06 Imprimé le 13/07/2007 10:56 1

L’esprit, la réflexion et l’action: les couleurs de vos succès!

Exemples de Workflows SharePoint 2007

www.blancconsultants.com

Philippe Blanc, [email protected]

Gilbert Nicolet, [email protected]

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


La maîtrise technologique en plus!

Les projets

La vision

Le cockpit

Les processus

L’analyse et l’action

L’intégrationtechnologique


Blanc Consultants, en partenariat avec BPA Solutions à Neuchâtel, développe des webparts et des composants SharePoint permettant notamment de:

Répliquer et agréger des listes

Afficher des données d’autres listes ou de bases de données externes

Naviguer selon une approche organisationnelle

Calculer et présenter des tableaux de bord d’entreprise

Piloter SharePoint depuis des applications externes

Gérer des comportements de listes mères-filles (p. ex. Contats-Actions)

…

Et autres développements possibles

Des développements sous SharePoint


Un portail SharePoint est une excellente plate-forme pour poser les processus, les pratiques, méthodes et règles d’entreprise sur un outil quotidien, central et utilisé par tous.

Un workflow est la façon la plus ambitieuse, la plus systématique et la plus structurante d’informatiser un processus.

C’est une finalité et non-pas un point de départ

Donc, avant de construire techniquement un workflow, il est primordial de s’assurer de la maturité du processus concerné.

Ce processus est-il

Décrit?

Connu?

Optimisé?

Adapté à la réalité vécue par le plus grand nombre?

…

Workflows, quels enjeux?


TypeComplexité du

besoinMise en œuvre Déploiement

WSS – 3 états Faible SimpleDirectement sur

la liste SharePoint

MOSS – modèlesprédéfinis

Moyen SimpleDirectement sur

la liste SharePoint

SharePoint Designer

Avancé Simple (déclaratif) Défini par liste

Visual Studio (WF Foundation)

Très avancéComplexe (orienté programmation)

Installation par feature

Les différents types de Workflow dans SharePoint


Workflow personnalisé

Spécifique à un besoin exprimé, valable pour une liste donnée

Déclenchement automatique à la création ou à la modification d’un élément

Déclenchement manuel possible

Stockable dans le modèle de liste

Nombreuses actions possibles

Envoi d’e-mails et de rappel périodique

Création automatique de tâches

Informations sur l’état du Workflow

Pourquoi SharePoint Designer?

Avantages:

Souplesse de création, réponse à des besoins complexes

Simplicité de mise en œuvre


Options de démarrage: manuel, à la création, à la modification

Développement d’un Workflowdans SharePoint Designer

Comportement du Workflow


Cas concret 1: Gestion des non-conformités


Cas concret: gestion des non-conformités

Besoin du client:

Automatiser la procédure (connue)

Assurer le suivi plus efficacement

Constat de non-conformité

Action corrective

Approuvé Rejeté

Fin du Workflow

Validateur

Emetteur


Contenu du mail:

Texte statique définissable dans les paramètres du Workflow

Contenu dynamique: champs d’une liste SharePoint

Envoi de mail d’alerte

[email protected]

Possibilité de créer un hyperlien sur l’élément

concerné


Actions liées à la validation

Chantier X > Constats > Pompe à eau défectueuse > Modifier l’élément

Constat: Pompe à eau défectueuse

Zone de décision


Cas concret 2: Gestion des factures

fournisseurs


Cas concret: gestion des factures fournisseurs

Facture scannéeDonnées

fournisseurs

Refusé Accepté

Viseur 1

Secrétariat

Quittance

DirectionViseur 2

Refusé Accepté

Actions comptables

Suppression

Fin du Workflow

Comptabilité


Cas concret: factures fournisseurs (1/2)


Cas concret: factures fournisseurs (2/2)


Suivi de l’état du Workflow

Suivi des étapes


Les actions s’ouvrent et se terminent selon des interventions sur les factures

Elles permettent de suivre notamment les actions en parallèle

Suivi des actions de Workflows


Limites de SharePoint: Les actions doivent être sur le même site que la liste qui déclenche le workflow!

Conséquence: chaque site abrite sa liste propre avec impossibilité pour l’utilisateur d’avoir sur une même vue l’ensemble de ses actions.

Suivi des actions de Workflows

Site 1 Site 2

Actions Site 1

Actions Site 2

Actions Site 3

DataviewerBTK

Actions agrégées

RéplicationBTK

Solution proposée: 2 composants développés par Blanc Consultants:

La réplication qui permet l’agrégation des actions

Le dataviewer qui permet la visualisation intersites d’une liste filtrée ou non.


Le passage automatique d’un élément vers une autre liste permet de gérer des droits d’accès différents

Gestion des droits aux différentes étapes


Enoncer le besoin de manière claire

Dessiner le schéma du déroulement du Workflow

Préciser les différentes options à chaque nœud de décision et leur impact sur le processus

Procéder par itérations: construction progressive avec tests et validations de chaque étape

Former et informer les intervenants sur leur(s) rôle(s) et responsabilité(s) dans le processus

L’efficacité d’un Workflow repose sur son adéquation avec la culture d’entreprise

Par expérience…


Processus administratifs

Demandes d’achats

Demandes de formations

Entrées-sorties de collaborateurs

Processus de support

Hotline

Contrôles internes

Gestion de projet

Demandes de projets

Validation de phases

Quelques exemples de Workflow


Merci pour votre attention et votre participation

L’esprit, la réflexion et l’action: les couleurs de vos succès!

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