Word 2010 2010-Mod VII... · 2013-03-07 · Word 2010 Module VII Les révisions Sygma-D sprl...

Word 2010

Module VII

Les révisions

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2 Collaboration et révision de documents | Word 2010.

Table des matières

1 PRÉPARER UN DOCUMENT POUR LE PARTAGE ................................................................................. 4

1.1 Introduction ........................................................................................................................................ 4

1.2 Inspecter le document ........................................................................................................................ 4

1.3 Compatibilité ...................................................................................................................................... 5

1.4 Accessibilité ........................................................................................................................................ 6 2 PROTÉGER UN DOCUMENT ............................................................................................................... 7

2.1 Marquer comme final ......................................................................................................................... 7

2.2 Chiffrer avec un mot de passe ............................................................................................................. 7

2.3 Restreindre les modifications ............................................................................................................. 8

2.4 Limiter les autorisations à certaines personnes .................................................................................. 9

2.5 Ajouter une signature numérique ....................................................................................................... 9 3 DOCUMENT MAÎTRE ET SOUS-DOCUMENT ..................................................................................... 10

3.1 Créer un document maître et un sous-document .............................................................................. 10 3.1.1 À partir de rien ........................................................................................................................................ 11 3.1.2 Démarrez avec des documents existants ............................................................................................... 11 3.1.3 Fractionnez un document existant en sous-document .......................................................................... 11 3.1.4 Afficher le document maître et ses sous-documents ............................................................................. 12 3.1.5 Travailler dans un sous document .......................................................................................................... 12 3.1.6 Supprimer la liaison ................................................................................................................................ 12 3.1.7 Verrouiller un sous-document ................................................................................................................ 12

3.2 Préparer un document maître pour l’impression .............................................................................. 13 3.2.1 Modifier les styles ................................................................................................................................... 13 3.2.2 Insérer une table des matières ............................................................................................................... 13 3.2.3 Insérer des en-têtes et pieds de page..................................................................................................... 13 Imprimer le document maître ............................................................................................................................. 13

3.3 Avantages du document maître et sous-documents ......................................................................... 13

3.4 Prudence … ....................................................................................................................................... 14 4 RÉDIGER / TRAVAILLER EN COLLABORATION SUR UN DOCUMENT ................................................ 15

4.1 Introduction ...................................................................................................................................... 15

4.2 Suivre les modifications .................................................................................................................... 15 4.2.1 Révision du texte par un collègue ........................................................................................................... 16 4.2.2 Affichage des modifications .................................................................................................................... 17 4.2.3 Accepter ou refuser les modifications .................................................................................................... 22

4.3 Ajouter des commentaires ................................................................................................................ 22

4.4 Les informations de l’utilisateur ....................................................................................................... 23

4.5 Imprimer ........................................................................................................................................... 23 5 LANGUE, ORTHOGRAPHE, TRADUCTION ET SYNONYME ................................................................ 25

5.1 Installation dans Windows ................................................................................................................ 25

5.2 Installation dans Office 2010 ............................................................................................................ 26 5.2.1 Configurer la langue standard ................................................................................................................ 26 5.2.2 Ajouter une langue d’édition .................................................................................................................. 27 5.2.3 Configurer la langue d’affichage utilisée dans l’interface Office ............................................................ 27

5.3 Variation de langues dans le texte .................................................................................................... 27 5.3.1 Configurer la langue en cours de frappe ................................................................................................ 27 5.3.2 Vérification automatique de l’orthographe dans différentes langues ................................................... 28 5.3.3 Changer la langue d’une partie de texte ................................................................................................ 28 5.3.4 Vérification de la grammaire et de l’orthographe .................................................................................. 28

3 Collaboration et révision de documents | Word 2010.

5.4 Synonymes ....................................................................................................................................... 29

5.5 Traduire ............................................................................................................................................ 30 5.5.1 Configurer la langue de traduction ......................................................................................................... 30 5.5.2 Traduire un document ............................................................................................................................ 31 5.5.3 Traduire un texte sélectionné ................................................................................................................. 31 5.5.4 Utiliser le Mini-Traducteur...................................................................................................................... 32

6 COMPARER DES DOCUMENTS (SANS SUIVI DE MODIFICATIONS) ................................................... 33

6.1 Comparer deux documents ............................................................................................................... 33

6.2 Combiner les documents .................................................................................................................. 35

6.3 Cas pratique : utiliser la commande Comparer pour rétablir un document ....................................... 36 6.3.1 Comparer ................................................................................................................................................ 36 6.3.2 Récupération .......................................................................................................................................... 36

6.4 Obtenir les numéros de lignes .......................................................................................................... 37 6.4.1 Numérotation simple .............................................................................................................................. 37 6.4.2 Personnaliser la numérotation ............................................................................................................... 37 6.4.3 Imprimer les numéros de lignes ............................................................................................................. 37

6.5 Afficher deux documents côte à côte ................................................................................................ 37

4 Préparer un document pour le partage | Word 2010

1 Préparer un document pour le partage

1.1 Introduction

Dans ce chapitre, nous allons examiner les options qui se trouvent dans le menu : Fichier > Informations > Préparer pour le partage> Vérifier la présence de problèmes (File > Info > Prepare for sharing > Check for issues).

1.2 Inspecter le document

Vous pouvez ajouter des propriétés à un document telles que le nom de l’auteur, un titre, un certain nombre de mots-clés, etc. Ces mots sont appelés des métadonnées. Si le document est destiné à quelqu’un d’autre, vous pouvez, pour des raisons de confidentialité, supprimer ces données.

1 Choisissez Fichier > Informations (File > Info) ;


2 À droite, se trouvent les champs des Propriétés (Properties). Un certain nombre de paramètres

peuvent être définis à ce niveau : cliquez par exemple sur Titre (Subject) et saisissez votre texte ;

3 Ces informations peuvent être également consultées ou modifiées via la liste déroulante

Propriétés (Properties).

4 Pour effacer ces données avant le partage du document, suivez ces instructions :

a. cliquez sur Vérifier la présence de problèmes > Inspecter le document

(Check for issues > Inspect document) ;

b. sélectionnez les options : par défaut elles le sont toutes, cliquez sur Inspecter (Inspect) ;

c. si vous le souhaitez, cliquez sur Supprimer (Remove All) en face de la catégorie précédée

d’un point d’exclamation rouge.

1.3 Compatibilité

Dans le cas d’un partage de document, il se peut que tous les utilisateurs ne possèdent pas la même version de Word ; vous pouvez dès lors vérifier si toutes les informations contenues dans le document vont s’afficher correctement dans les versions antérieures de Word. Les SmartArt en sont un bon exemple. Si vous souhaitez enregistrer le document dans une version antérieure, vous risquez de perdre des informations.


1 Sélectionnez Fichier > Informations > Vérifier la présence de

problèmes > Vérifier la compatibilité (File > Info > Check for issues >

Check compatibility) ;

2 Une liste des éléments non compatibles s’affiche.

1.4 Accessibilité

Les documents Word qui contiennent uniquement du texte sont accessibles aux personnes présentant une déficience visuelle. Vous pouvez encore augmenter le niveau d’accessibilité en veillant à structurer clairement votre document. Par exemple, en utilisant des en-têtes. D’autres éléments sont également essentiels, comme la lisibilité des caractères, l’emploi de tableaux simples, l’insertion d’images alignées sur le texte, etc. Pour en savoir plus, cliquez sur le lien suivant : Règles utilisées par le vérificateur d’accessibilité

1 Choisissez Fichier > Informations > Vérifier la présence de problèmes > Vérifier l’accessibilité (File >

Info > Check for issues > Check Accessibility) ;

2 La fenêtre de document s’affiche avec à droite le volet Vérificateur d’accessibilité (Accessibility

Checker) où sont listés les erreurs, les avertissements et les informations complémentaires ;

3 Cliquez sur un problème spécifique pour obtenir des informations complémentaires ou des étapes

de résolution ou pour revoir le contenu.

http://office.microsoft.com/fr-fr/word-help/regles-utilisees-par-le-verificateur-daccessibilite-HA101823437.aspx

http://office.microsoft.com/fr-fr/word-help/regles-utilisees-par-le-verificateur-daccessibilite-HA101823437.aspx

7 Protéger un document | Word 2010

2 Protéger un document

Si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs puissent lire ou modifier le document, vous pouvez définir des autorisations d’accès. Choisissez Fichier > Informations > Protéger le document (File > Info > Protect Document).

2.1 Marquer comme final

1. choisissez Fichier > Informations > Protéger le document > Marquer comme final

(File > Info > Protect Document > Mark as Final) ;

2. Sous Autorisations (Permissions) vous verrez l’indication suivante :

3. Ceci ne s’affiche qu’à titre d’information, le document peut encore être modifié si vous le

souhaitez. Dans le document lui-même, vous verrez apparaître la barre de message ci-dessous.

Cliquez sur le bouton Modifier quand-même (Edit Anyway) afin de faire disparaître ce message.

2.2 Chiffrer avec un mot de passe

Dans la boîte de dialogue Chiffrer avec un mot de passe (Encrypt with password), vous pouvez saisir un mot de passe. Seules les personnes connaissant le mot de passe pourront alors accéder au document.


1 Ajoutez un mot de passe ;

2 Le mot de passe est demandé à l’ouverture du document ;

3 Pour supprimer le mot de passe, suivez ces étapes :

1 ouvrez le document ;

2 choisissez Fichier > Informations > Protéger le document > Chiffrer avec un mot de passe

(File > Info> Protect Document > Encrypt with Password) ;

3 effacer le mot de passe et cliquez sur OK.

2.3 Restreindre les modifications

Cette option permet de restreindre le type de modifications apportées au document : mise en forme, partie du texte modifiable, types de modifications autorisés, etc.

1 Ouvrez le document ;

2 Choisissez Fichier > Informations > Protéger le document >

restreindre les modifications (File > Info> Protect Document >

Restrict Editing) ;

3 À droite, le volet Restreindre la mise en forme (Restrict Formatting

and Editing) s’affiche. Il présente 3 parties à compléter :

1) Restrictions de mise en forme (Formatting Restrictions) :

cette option vous permet de restreindre les opérations de

mise en forme afin de préserver la mise en page du

document. Cliquez sur Paramètres si vous voulez autoriser

l’utilisation de styles particuliers ;

2) Restrictions de modifications (Editing Restrictions) : vous

déterminez de quelle façon le fichier peut être modifié.

Cliquez sur Plus d’utilisateurs (More Users) si vous voulez


attribuer des autorisations à des personnes précises (dans ce cas, vous aurez besoin des

domaines Windows ou du service IRM) ;

3) Activation de la protection (Start Enforcement) – Cliquez sur Activez la protection (Yes,

Start Enforcing Protection) pour ajouter un mot de passe et activer la protection :

i. La protection par mot de passe fonctionne comme celle abordée précédemment ;

ii. lorsque vous avez une authentification utilisateur (service IRM), vous pouvez

également utiliser le service gratuit de Microsoft IRM (une adresse Hotmail est

nécessaire).

2.4 Limiter les autorisations à certaines personnes

Cette option fait appel à la fonctionnalité IRM (Information Rights Management). Il faut donc un serveur spécial ou le serveur IRM gratuit de Microsoft, ainsi qu’un accès à Internet. Sa mise en place est assez complexe.

2.5 Ajouter une signature numérique

Une signature numérique est un cachet d’authentification électronique crypté permettant d’authentifier des données telles que des mails, des macros ou des documents électroniques. Cette signature permet de garantir que l’émetteur d’un document est bien celui qu’il prétend être et d’assurer que le document vérifié n’a pas subi de modifications par des tiers.

Vous trouverez la procédure complète de signature électronique sur le site de Microsoft : Ajouter une signature électronique à vos fichiers Office

http://office.microsoft.com/fr-fr/excel-help/ajouter-ou-supprimer-une-signature-numerique-dans-les-fichiers-office-HA010354308.aspx

10 Document maître et sous-document | Word 2010

3 Document maître et sous-document

3.1 Créer un document maître et un sous-document

Un document maître est un document qui contient des sous-documents. Un sous-document est un peu comme un chapitre séparé que l’on aurait sauvegardé dans un fichier à part sur le disque dur. Le document maître contient des renvois vers les différents chapitres ainsi que vers la table des matières, la table d’index, etc. Vous pouvez créer un document maître de différentes manières :

À Partir de rien : Créez un nouveau document et appliquez les styles titre 1, titre 2, etc., afin de définir la structure de votre document. Utilisez ensuite les fonctions de document maître afin de fractionner ce document en sous-documents.

Démarrer avec des documents existants : Créez un document maître et insérez par la suite les documents existants comme sous-documents.

Fractionnez un document existant en sous-document : Utilisez un document existant et fractionnez-le en différents sous-document.


3.1.1 À partir de rien

1 Créez un nouveau document vide ;

2 Cliquez sur Affichage > Plan (View > Outline), vous êtes maintenant en mode plan ;

3 Choisissez Afficher le document (Show Document) ;

4 Créez un nouveau document et appliquez quelques styles de titre afin de structurer le document ;

5 Sélectionnez le titre à partir duquel vous voulez faire un sous-document et cliquez sur Créer

(Create), pour créer des sous-documents sur base des titres 1, choisissez Afficher le niveau : Niveau

1 (Show Level : level 1) ;

6 Choisissez maintenant Fichier > Enregistrer sous (File > Save as), saisissez un nom et cliquez sur

Enregistrer (Save) ;

Word a sauvegardé le document maître sous le nom que vous avez choisi et a créé des sous-

documents ayant pour nom le contenu des titres de niveau 1 ;

7 Fermez et ouvrez à nouveau le document, vous remarquerez que Word a ajouté des sauts de

sections et des renvois vers les nouveaux sous-documents ;

8 Cliquez sur Développer les sous-documents (Expand Documents). Le contenu des sous-documents

s’affiche.

3.1.2 Démarrez avec des documents existants

1 Ouvrez le document que vous voulez utiliser comme document maître, celui-ci peut être un

nouveau document ou un document existant ;

2 Choisissez Affichage > Plan (View > Outline) et cliquez sur Afficher le document (Show Document) ;

3 Placez le curseur là où vous voulez insérer un sous-document. Choisissez Insérer (Insert) et

sélectionnez le document sur votre disque dur.

Si un style du sous-document est identique à un style du document maître, vous pouvez modifier

le nom de ce style dans le sous-document. Cliquez sur Non pour tous (No to all) sur l’avertissement

suivant :

4 Vous pouvez répéter l’opération pour tous les sous-documents que vous créez.

3.1.3 Fractionnez un document existant en sous-document

Supposons que vous souhaitiez fractionner un document volumineux en plusieurs sous-documents. Pour chaque titre de niveau 1, nous allons créer un sous-document :


1 Ouvrez le document à convertir ;

2 Choisissez Affichage > Plan (View > Outline) ;

3 Sélectionnez Afficher le niveau : Niveau 1 (Show Level : level 1) et choisissez Afficher le document

(Show Document) ;

4 Sélectionnez tous les titres de niveau 1 et cliquez sur Créer (Create) ;

5 Un nouveau sous-document sera créé pour chaque chapitre ;

6 Choisissez Enregistrer (Save).

3.1.4 Afficher le document maître et ses sous-documents

Word place tous les sous-documents dans un cadre ;

L’icône sous-document s’affiche à gauche cliquez sur le signe plus (+) pour développer le

contenu ;

Les sous-documents sont séparés par des sauts de section continus. Si vous désirez mettre un

sous-document sur une nouvelle page, vous devrez insérer un saut de page manuellement ;

Cliquez sur le bouton Développer les sous-documents (Expand Subdocuments) pour afficher tous

les textes.

3.1.5 Travailler dans un sous document

1 Double-cliquez sur l’icône du sous-document , le document s’ouvre et vous voyez son nom

s’afficher dans la barre de titre ;

2 Lorsque vous avez terminé, vous pouvez fermer le document comme n’importe quel autre

document Word.

3.1.6 Supprimer la liaison

1 Ouvrez un document maître en mode plan et cliquez sur l’icône du sous-document voulu ;

2 Cliquez sur Supprimer le lien (Merge) ;

3 Toutes les données du sous-document sont alors copiées dans le document maître et la liaison est

supprimée.

3.1.7 Verrouiller un sous-document

1 Ouvrez un document maître en mode plan et cliquez sur l’icône du sous-document voulu ;

2 Cliquez sur Verrouiller le document (Lock Document) ;

3 Un verrou apparaît sous l’icône du sous-document. Tant qu’il est verrouillé, le document ne peut

être consulté qu’en Lecture seule (Read only).


3.2 Préparer un document maître pour l’impression

3.2.1 Modifier les styles

Comme nous l'avons déjà mentionné, les styles du document principal ont la priorité sur les styles de nom identique du sous-document. Les modifications des styles au niveau du document maître s’appliqueront sur les styles portant le même nom dans le sous-document. Dans le sous-document lui-même, les styles ne sont pas modifiés.

1 Ouvrez le document maître ;

2 Choisissez Affichage > Page (View > Print Layout) ;

3 Modifiez les styles voulus.

3.2.2 Insérer une table des matières



3 Placez le point d’insertion à l’endroit où vous voulez insérer la table des matières ;

4 Insérez la table des matières, celle-ci sera basée sur le document et les sous-documents.

3.2.3 Insérer des en-têtes et pieds de page

Dans le document maître, les sous-documents sont insérés via des sauts de section. Ceux-ci

contiennent des emplacements réservés aux en-têtes et pieds de page ;

Vu que les en-têtes et pieds de page de la section sont liés à ceux de la section précédente, il suffit

donc d’en insérer un seul ;

Vous pouvez aussi créer des en-têtes et pieds de page séparés pour chaque section. Il faut dès lors

supprimer les liaisons.

Imprimer le document maître



3 Lancez l’impression ;

4 Le document maître est maintenant imprimé avec tous ses sous-documents.

3.3 Avantages du document maître et sous-documents

Des personnes peuvent travailler sur les sous-documents pendant que quelqu’un d’autre organise

ceux-ci dans le document maître ;

Vous pouvez travailler sur plusieurs documents dans leur contexte définitif, tel que défini par le

document maître ;

Vous pouvez créer des index, des tables de matières et d’autres listes sur base du contenu de

plusieurs fichiers ;

Vous pouvez créer des références croisées entre les sous-documents ;

L’impression de documents complexes est facilitée par le fait que vous deviez seulement imprimer

le document maître.


3.4 Prudence …

La prudence est quand même de mise, car l’emploi des documents maîtres et des sous-documents dans les versions précédentes ont souvent conduit à de vrais casse-tête. L’option semble ne pas toujours fonctionner selon nos attentes… Word ajoute des sections supplémentaires, les en-têtes et pieds de page se déplacent, du texte normal se transforme en titre, etc. Et c’est sans parler de la gestion des déplacements de sous-documents sur le réseau. Restez donc prudents ! Et dans tous les cas, faites une sauvegarde de tous les documents avant de commencer à travailler sur les sous-documents.

15 Rédiger / travailler en collaboration sur un document | Word 2010

4 Rédiger / travailler en collaboration sur un document

4.1 Introduction

Il arrive souvent que plusieurs personnes doivent travailler ensemble sur un document. Word propose un certain nombre d'outils utiles dans ce processus.

Une fois qu’une proposition est prête, elle est envoyée à d’autres rédacteurs qui peuvent ajouter des commentaires et/ou apporter des modifications. Word permet de laisser des commentaires dans le texte et de faire le suivi des modifications par personne. Une fois le document de retour, l’auteur peut retravailler le texte. S’il y a plusieurs éditeurs, leurs remarques et modifications peuvent être rassemblées dans un document en vue de leur traitement.

Grâce à l’option Suivi des modifications (Track Changes), vous pouvez accepter ou refuser des changements suggérés par vos collègues.

Toute personne peut également ajouter des commentaires dans le texte. Un commentaire est, en fait, juste une remarque, une demande d'éclaircissement, une suggestion,... relative à une partie de texte en particulier. Vous avez la possibilité d’imprimer ou non ces remarques ou commentaires.

La personne qui apporte des modifications à un document s’appelle un relecteur. Quelqu’un qui modifie la mise en page, les styles, la grammaire, la structure est un éditeur.

Nous nous limiterons ici aux principes de base.

4.2 Suivre les modifications

Imaginons que les employés du service helpdesk d’une entreprise décident de créer un magazine. Une équipe de rédaction est désignée. Le document est envoyé à un ou plusieurs rédacteurs à des fins de relecture, correction et modifications. Les corrections de chacun vont devoir être prises en compte.

Nous allons simuler le cas suivant. Un rédacteur (vous) ouvre le document à réviser. Vous apportez les modifications voulues et renvoyez le document à un autre rédacteur de l’équipe. Vous pouvez simuler cet autre rédacteur si vous vous enregistrez sous un autre nom d’utilisateur sur l’ordinateur. Si vous êtes en groupe pour ce cours, vous pouvez vous envoyer le document au sein du groupe. Suivons les modifications qui ont été apportées. Nous déciderons ultérieurement ce qu’il faut accepter ou pas.

Les différentes options de suivi des modifications se trouvent dans l’onglet Révision (Review).

1 Ouvrez le document à réviser ;

2 Cliquez sur l’onglet Révision (Review) ;

3 Le bouton Suivi des modifications (Track Changes) dans le groupe Suivi (Tracking) offre plusieurs

options. Maintenez le curseur sur le bouton pour les voir. Vous pouvez activer ou désactiver

l’option Suivi des modifications (Track Changes) en cliquant sur la partie supérieure du bouton. En

cliquant sur la partie inférieure, vous avez accès à une liste déroulante avec les options. Testons

ces deux possibilités.

4 Cliquez sur la liste déroulante Suivi des modifications (Track Changes) et choisissez Suivi des

modifications (Track Changes).


L’option Suivi des modifications (Track Changes) est maintenant activée.

L’indication Suivi des modifications : activé s’affiche parfois dans la barre d’état (Track Changes:

On).

5 Si cette indication n’apparaît pas, vous pouvez l’afficher en faisant un clic droit sur la barre d’état

et en activant Suivi des modifications (Track Changes) ;

6 Si vous voulez désactiver l’option Suivi des modifications (Track Changes), cliquez sur la partie

supérieure du bouton Suivi des modifications (Track Changes), vous remarquerez que l’option est à

présent désactivée ;

7 Cliquez sur le bouton Suivi des modifications (Track Changes) ;

8 Activez l’option et effectuez quelques modifications.

Le texte que vous venez d’ajouter s’affiche dans une autre couleur (en rouge si vous êtes le premier réviseur). Le texte que vous avez supprimé est encore présent dans une autre couleur. Vous voyez également une ligne verticale dans la marge de gauche.

Si l’option Afficher tout (Show/Hide) n’est pas activée, sélectionnez l’onglet Accueil (Home) et cliquez sur le bouton Afficher tout (Show/Hide) du groupe Paragraphe (Paragraph).

Vous pourrez aussi voir les traits verticaux pour les paragraphes qui ont été modifiés.

9 Enregistrez et fermez le document.

4.2.1 Révision du texte par un collègue

Un autre collègue révise maintenant le texte. Si vous suivez ce cours en groupe vous pouvez échanger vos textes et réviser ainsi le texte de votre voisin tandis qu’il révisera le vôtre. Dans tous les cas, nous supposerons que le document sera ouvert par un autre utilisateur.


Vous voyez les modifications que vous avez effectuées précédemment. Elles sont affichées dans une autre couleur. Pas nécessairement la même que celle qui s’affichait chez vous.

1 Apportez quelques modifications.

Vous remarquez que le texte que vous avez supprimé est barré et s'affiche dans une couleur

différente. En effet, chaque réviseur se voit assigner une couleur différente. Rouge pour le

premier, bleu pour le second, etc.

2 Insérez un nouveau texte ;

3 Enregistrez et fermez le document.

4.2.2 Affichage des modifications

Qui a modifié le document?

Plusieurs personnes peuvent réviser le document. Les modifications seront affichées avec des couleurs différentes pour chaque relecteur. Vous pouvez accepter ou refuser les modifications suggérées.

Dans l’onglet Révision (Review), vous pouvez afficher les modifications de chaque relecteur.

1 Ouvrez le document qui a entre-temps été révisé plusieurs fois ;

2 Sélectionnez l’onglet Révision (Review) ;

3 Ouvrez la liste déroulante Afficher les marques (Show Markup) et choisissez Relecteurs

(Reviewers).


Vous remarquerez que, dans la liste Afficher les marques (Show Markup), les options

Commentaires(Comments), Annotations manuelles (Ink), Insertions et suppressions (Insertions and

Deletions), Mise en forme (Formatting) et Surligner les mises à jour (Highlight Updates) sont

sélectionnées. Word fait une distinction entre ces cinq formes de modifications. Vous pouvez

sélectionner celles qui vous intéressent. Dans notre exemple, nous avons principalement apporté

des modifications de type Insertions et Suppressions (Insertions and Deletions).

Dans le sous menu Relecteurs (Reviewers) apparaissent les relecteurs qui ont modifié ce

document. Vous voyez votre nom et ceux de vos collègues (ou des autres utilisateurs) ;

4 Fermez ce menu.

Afficher les modifications de plusieurs façons

Vous pouvez afficher les modifications de plusieurs manières. Par défaut, les modifications s’affichent comme nous venons de le voir. Mais il est possible de les faire apparaître autrement :

1 Cliquez sur la liste déroulante Bulles (Balloons) et choisissez Afficher les révisions dans les bulles

(Show Revisions in Balloons) ;

2 Par défaut, c’est l’option Afficher uniquement les commentaires et la mise en forme dans les bulles

(Show only Comments and Formatting in Balloons) qui est activée. Les autres modifications, telles

que les insertions et les suppressions, sont affichées dans le texte ; c’est ce que nous avions

constaté plus haut.


Les marques de révision sont à présent affichées à l’intérieur de bulles dans la marge à droite du

texte. Vous trouverez donc toute la liste de vos marques de révision dans la marge à droite du

document. Rétablissons l’affichage d’origine :

3 Ouvrez la liste déroulante Bulles (Balloons) et choisissez Afficher uniquement les commentaires et

la mise en forme dans les bulles (Show only Comments and Formatting in Balloons).

Cet affichage permet aussi de voir les commentaires et les modifications de format dans des

bulles. Dans notre exemple, cependant, nous n'avons aucune modification de mise en forme et

donc, aucun commentaire. Ajoutons un changement de mise en forme ;


4 Insérez un mot en italique :

Vous remarquez que le changement de mise en forme du texte apparaît dans une bulle.

Volet vérifications (Reviewing Pane)

Vous pouvez aussi afficher les révisions à l’aide du volet vérifications. Cliquez sur Volet Vérifications (Reviewing Pane) ou sur la liste déroulante pour l’afficher. Vous pouvez choisir

un affichage vertical ou horizontal de cette fenêtre.

1 Ouvrez la liste déroulante Volet Vérifications (Reviewing Pane) et choisissez Volet Vérifications-

horizontal (Reviewing Pane Horizontal) ;

2 Vous remarquerez que le bouton Volet Vérifications (Reviewing Pane) est activé. Les révisions sont

à présent affichées en bas de l’écran. En voici une capture d’écran agrandie :


3 Fermez le volet en cliquant sur Volet Vérifications (Reviewing Pane) dans le ruban ou sur le bouton

Fermer (Close) du volet vérification lui-même.

Afficher pour la révision

Vous pouvez choisir comment vous souhaitez afficher les révisions dans l’ensemble du document.

1 Ouvrez la liste Afficher pour la révision (Display for Review), vous voyez les options suivantes :

Final: Afficher les marques (Final: Show Markup)

Modifications et remarques sont affichées. Les modifications sont appliquées telles que suggérées par le relecteur.

Final (Final) Vous voyez le document tel qu’il serait si tous les changements étaient acceptés.

Original : Afficher les marques (Original: Show Markup)

Modifications et remarques sont affichées. Les modifications ne sont pas appliquées. Le document est montré dans son état original.

Original (Original) Vous voyez le document tel qu’il serait si tous les changements étaient refusés.

Vous remarquerez que les marques de révision sont également imprimées quand elles sont visibles. Si vous utilisez le volet vérifications, les éléments du volet ne seront pas imprimés.

2 Choisissez successivement les différentes options du menu ;

3 Revenez à l’option Final: Afficher les marques (Final: Show Markup) et sélectionnez-la;

4 Sauvegardez le résultat.


4.2.3 Accepter ou refuser les modifications

Vous trouverez les options pour accepter, refuser et naviguer entre les modifications dans le groupe Modifications (Changes) de l’onglet Révision (Review).

Le bouton Accepter (Accept) vous permet d’appliquer la modification proposée.

Le bouton Refuser (Reject) veille à ce que la modification proposée ou le commentaire inséré soit ignoré.

Le bouton Précédent (Previous Change) vous positionne sur la modification précédente.

Le bouton Suivant (Next Change) vous positionne sur la modification suivante.

4.3 Ajouter des commentaires

Vous pouvez également ajouter des commentaires au document. Vous pouvez par exemple vous ajouter un commentaire comme rappel. Un utilisateur pourrait ajouter une note s'il estime que l’on devrait tenir compte d’un élément particulier.

L’option commentaire se trouve dans l’onglet Révision (Review), groupe Commentaires (Comments).

1 Placez le curseur à l’emplacement voulu pour le commentaire. Vous pouvez également

sélectionner le texte concerné ;

2 Cliquez sur le bouton Nouveau commentaire (New Comment), vous obtenez une bulle dans

laquelle vous allez rédiger votre commentaire ;

3 Tapez votre remarque ;

4 Cliquez en dehors de la bulle pour valider votre insertion.

Dans le commentaire, vous trouvez :

Les initiales du relecteur ;

Un numéro de référence.

Si vous placez le curseur sur le texte ou sur la bulle de commentaire, vous obtenez le nom complet du

relecteur, la date et l'heure auxquelles la note a été insérée.

Vous pouvez modifier un commentaire en éditant le texte dans la bulle.

Dans le groupe Commentaires (Comments), vous avez accès aux boutons suivants :


L’option Supprimer (Delete Comment) vous permet de supprimer un commentaire. Le bouton propose une liste déroulante. Vous pouvez supprimer les commentaires un par un ou l’ensemble des commentaires affichés ou du document en une fois.

Le bouton Précédent (Previous Comment) vous positionne sur le commentaire précédent.

Le bouton Suivant (Previous Comment) vous positionne sur le commentaire suivant.

4.4 Les informations de l’utilisateur

Les initiales et le nom d’utilisateur utilisés par Word se trouvent dans l’onglet Général (General) de la boîte de dialogue Options Word (Word Options). Pour changer le nom, choisissez Fichier > Options > Général (File > Options > General) et modifiez le Nom d’utilisateur (User Name), cliquez ensuite sur OK.

Vous pouvez aussi utiliser le menu dans la liste déroulante Suivi des modifications (Track Changes): Changer le nom d’utilisateur (Change User Name).

4.5 Imprimer

L’impression par défaut dépend du choix que vous avez effectué dans la liste déroulante Afficher pour la révision (Display for Review) du groupe Suivi (Tracking). Avec l’option Final: Afficher les marques (Final: Show Markup), vous rendez les marques de révision visibles dans le texte et donc également à l’impression. Si vous choisissez Final (Final), les marques ne seront ni visibles dans le texte, ni à l’impression.

Voici quelques illustrations des possibilités qui s’offrent à vous pour l’impression.

1 Choisissez Final: Afficher les marques (Final: Show Markup) dans la liste de choix Afficher pour la

révision (Display for Review) du groupe Suivi (Tracking), onglet Révision (Review) ;


2 Choisissez Fichier (File) > Imprimer (Print).

Vous constatez que les marques de révision sont visibles. Si vous disposez d'un document dans

lequel la mise en forme s'affiche et que vous voulez l’imprimer, Word adapte l’orientation de page

et le niveau de zoom pour une représentation optimale du document.

3 Sélectionnez maintenant l’option Final (Final) dans la liste de choix Afficher pour la révision

(Display for Review). Vous remarquez que les marques de révision ont disparu du document.

25 Langue, orthographe, traduction et synonyme | Word 2010

5 Langue, orthographe, traduction et synonyme

Microsoft Office supporte plusieurs langues. Vous pouvez entrer et modifier du texte dans ces différentes langues, mais vous n’avez pas les mêmes possibilités pour toutes les langues.

Le pack français de Microsoft Office met à votre disposition par défaut des outils de vérification linguistique comme le vérificateur d'orthographe et de grammaire, ainsi qu’un dictionnaire des synonymes. Ces outils sont également disponibles pour l’anglais, le néerlandais et l’allemand.

Si vous tapez un texte et que l’option Détecter automatiquement la langue (Detect Language Automatically) est cochée, Word est en mesure de reconnaître la langue saisie.

Dans la version française, vous pouvez insérer du texte en arabe. Cependant, les outils mentionnés ci-dessus ne sont pas disponibles pour l’arabe. Vous ne pourrez donc pas lancer une correction orthographique pour un texte en arabe.

Microsoft Office offre différents packs de langues à la vente. Ces modules linguistiques vous donnent la possibilité d'utiliser cette langue dans l'interface des programmes et vous offre également les différents outils de vérification linguistique pour cette langue.

5.1 Installation dans Windows

L’installation d’un module de langue se passe d’abord dans Windows, dans le panneau de configuration. Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs langues à ce niveau. Si vous tapez des lettres dans les trois langues français, néerlandais et anglais, vous pouvez paramétrer Windows pour ces langues. Vous obtenez alors une barre d’outils des langues dans laquelle vous n’aurez qu’à choisir la langue voulue. Voici rapidement comment faire dans Vista et Windows Seven.

1 Cliquez sur le bouton Démarrer et choisissez Panneau de configuration (Control panel) ;

2 Dans la catégorie Horloge, langue et région (Clock, language and region), choisissez la sous-

catégorie Modifier les claviers ou les autres méthodes d’entrée (Change keyboards and other input

methods) ;

3 Sélectionnez l’onglet Claviers et langues (Keyboards and languages) ;

4 Cliquez sur le bouton Modifier les claviers (Change keyboards).

À l’aide du bouton Ajouter (Add), vous pouvez ajouter une langue avec la configuration de clavier correspondante. Si vous êtes habitué et connaissez toute les combinaisons de votre clavier habituel, ajouter un autre clavier peut s’avérer très utile pour retrouver vos habitudes.

Vous pouvez maintenant ajouter ou supprimer un certain nombre de langues. Voici comment ajouter le néerlandais. Nous allons en profiter pour lier un clavier belge à ce choix linguistique.

1 Cliquez sur Ajouter (Add) ;


2 Cliquez sur le signe plus en face de Néerlandais (Belgique) ;

3 Cliquez sur le signe plus en face de Clavier (Keyboard) ;

4 Sélectionnez la dernière option Afficher plus (Show more) ;

5 Sélectionnez Belge (point) (Belgian (Point)) ;

6 Cliquez sur OK et fermer le panneau de configuration.

La barre d’outils des langues de Windows s’affiche dans la barre des tâches ou est flottante sur le bureau.

Si vous voyez une barre d’outils flottante, cliquez sur le bouton Réduire (Minimize) pour la placer dans la barre des tâches.

Cliquez sur le FR qui apparaît dans la barre des tâches pour afficher les choix.

5.2 Installation dans Office 2010

Chaque langue que vous utilisez dans Word est appelée une langue d’édition. La langue d’édition standard est celle que vous utilisez en général. À l’ouverture de Word, c’est cette langue d’édition standard qui détermine les options disponibles dans le ruban, les menus et les boîtes de dialogue.

Voici comment installer une langue d’édition :

1 Cliquez sur le bouton Démarrer (Start) ;

2 Choisissez Tous les programmes > Microsoft Office > Outils Microsoft Office 2010 > Préférences de

langue de Microsoft Office ;

5.2.1 Configurer la langue par défaut

1 Cliquez sur la langue choisie dans Choisir les langues d’édition (Choose Editing Languages) ;

2 Cliquez sur Définir par défaut (Set as Default), cette langue est maintenant suivie de la mention

<Standard> (Default) dans la liste ;

3 À la création d’un nouveau document, c’est cette langue qui sera d’application.


5.2.2 Ajouter une langue d’édition

1 Cliquez sur la liste déroulante Ajouter d’autres langues d’édition (Add additional editing

languages) ;

2 Sélectionnez la langue désirée et appuyez sur Ajouter (Add).

5.2.3 Configurer la langue d’affichage utilisée dans l’interface Office

Ceci exige que le module linguistique pour cette langue soit installé. Dans l'exemple, nous allons ajouter l’anglais comme langue d’affichage supplémentaire. Il existe des modules linguistiques pour l’arabe, le chinois, le néerlandais, le polonais,… Les différents modules linguistiques sont également disponibles sous forme d’un pack, le pack Multilingue Microsoft Office 2010. Un module linguistique n’est pas gratuit. Son prix se situe aux environs de 30 €. Le prix du pack Multilingue coûte lui environ 250 €.

1 Cliquez sur la langue d’affichage souhaitée ;

2 Choisissez Définir par défaut (Set as Default) ;

3 Fermez, si nécessaire, tous les programmes Office et démarrez à nouveau le programme voulu ;

4 Les boutons et les info-bulles d’aide s’affichent maintenant dans la langue sélectionnée.

5.3 Variation de langues dans le texte

Si vous utilisez plusieurs langues dans un texte, Word détecte automatiquement la langue dans laquelle vous travaillez. L’option Langue (Language) se trouve dans le groupe Langue (Language) de l’onglet Révision (Review).

1 Choisissez l’onglet Révision (Review) > Langue (language) > Définir la langue de vérification (Set

language) ;

2 L’option Français (Belgique) est sélectionnée, l’icône ABC indique si les outils pour cette langue

sont installés ;

3 Vous pouvez activer l’option de correction automatique de l’orthographe en allant dans Fichier >

Options > Vérification > Vérifier l’orthographe en cours de frappe (File > Options > Proofing > Check

spelling as you type).

5.3.1 Configurer la langue en cours de frappe

1 Saisissez votre texte ;


2 Si vous voulez basculer vers une autre langue d’édition, sélectionnez-la dans la Barre de langue ;

3 La langue active s’affiche maintenant dans la barre d’état. La vérification s’opère désormais dans la

langue mentionnée.

5.3.2 Vérification automatique de l’orthographe dans différentes langues

En cours de frappe, la vérification a lieu dans la langue appropriée, à condition que l’option

Détecter automatiquement la langue soit active ;

Word éprouve des difficultés à détecter la langue quand il s’agit de courtes phrases ;

Seules les langues pour lesquelles un module de langue a été installé peuvent être vérifiées.

5.3.3 Changer la langue d’une partie de texte

1 Sélectionnez le texte souhaité ;

2 Choisissez Révision > Langue > Définir la langue de vérification (Review > Language Set Proofing

Language) ;

3 Sélectionnez la langue voulue ;

4 Si vous choisissez une langue pour laquelle aucun module n’est installé, aucune vérification ne

pourra être effectuée.

5.3.4 Vérification de la grammaire et de l’orthographe

Word vérifie, par défaut, l’orthographe en cours de frappe. En revanche, la vérification de la grammaire n’est pas activée par défaut.

Configuration des options de vérification

1 Choisissez Fichier > Options > Vérification (File > Options > Proofing) ;

2 Activer ou désactiver les options Lors de la correction… (When correcting …).

Vérifier l’orthographe par la suite

Pendant la frappe, Word utilise du rouge, du vert et du bleu pour vous signaler les erreurs :

souligné en rouge : il s’agit d’une faute d’orthographe. Il est aussi possible que Word ne

reconnaisse pas certains mots, comme les noms propres, par exemple ;

Souligné en vert : il s’agit d’une faute de grammaire ;

Souligné en bleu : le mot est écrit correctement, mais ce n’est peut-être

pas le mot le plus approprié pour cette phrase. Il peut s’agir de l’utilisation

d’un synonyme inadapté mais correctement écrit, par exemple.

5.3.4..1 Vérification via le menu contextuel


1 Cliquez sur l’icône dans la barre d’état (Status Bar) :

2 Choisissez l’une des suggestions proposées dans la liste, Ignorer (Ignore) ou cliquez sur une des

autres options disponibles ;

3 Un nouveau clic vous amène à l’erreur suivante.

5.3.4..2 Vérification via la boîte de dialogue

1 Choisissez Révision > Vérification > Grammaire et orthographe

(Review > Spelling & Grammar) ;

2 Sélectionnez une des suggestions puis cliquez sur Modifier (Change) ou choisissez Ignorer (Ignore).

Remarque : les suggestions proposées conviennent la plupart du temps, car se sont souvent des erreurs courantes qui surgissent. En grammaire et pour le remplacement de mot, c’est plus délicat et vous devrez souvent faire vous-même la modification.

5.4 Synonymes

Word offre aussi un module Synonymes (Synonyms). Quand vous saisissez un texte, Word peut vous suggérer des synonymes pour un mot. Faites un clic droit sur le mot pour afficher le menu contextuel. Cliquez sur synonymes (Synonyms), la liste de synonymes apparaît. Word vous les suggère dans la bonne langue.

1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un mot et choisissez

Synonymes (Synonyms) ;


2 Si vous avez installé des modules linguistiques, Word cherchera également des synonymes dans

ces autres langues ;

3 Le Dictionnaire des synonymes (Thesaurus) vous ouvre le volet Office Rechercher: (Search for:

Thesaurus).

Le mot sélectionné se trouve dans la zone de texte Rechercher : (Search for:). En dessous de cette

zone, vous remarquerez l’affichage de l’option : Dictionnaire des synonymes : Français (France) ;

4 Dans la zone Dictionnaire des synonymes : Français (France) (Thesaurus: French (France)) s’affiche

une liste de synonymes. Survoler l’un d’eux donne accès une liste déroulante proposant

différentes tâches ;

5 Vous pouvez continuer à travailler dans votre texte en gardant ce volet ouvert ;

6 Si vous souhaitez faire une recherche pour un autre mot, appuyez sur la touche Alt et cliquez sur le

mot en question. Il apparaît maintenant dans la zone Rechercher : et une nouvelle liste de

synonymes a été générée.

5.5 Traduire

Dans Word, il est possible de traduire un mot, une courte phrase et même tout un document à l’aide des dictionnaires bilingues installés. Si ces options ne sont pas suffisantes, vous avez aussi accès via Internet au service de traduction en ligne de Microsoft : le Microsoft Translator. Sachez cependant qu’une traduction automatique n’est jamais sans faille.

Word offre trois possibilités de traduction :

Traduire le document (Translate Document), le résultat s’affiche dans le navigateur ;

Traduire le texte sélectionné (Translate Selected Text), le résultat s’affiche dans le volet Office

Rechercher (Research) ;

Le Mini-traducteur (Mini Translator)

5.5.1 Configurer la langue de traduction

Dans le cadre d’une traduction, il y a la langue de départ et la langue vers laquelle vous traduisez. La zone Traduire de est la langue du texte sélectionné, la zone Traduire en est la langue que nous allons devoir définir.

Choisissez Révision > Traduire > Choisir la langue de traduction (Review > Translate > Choose Translation Language) ;


1 Choisissez la langue du Mini-traducteur (Mini Translator) ;

2 Choisissez les langues de traduction des documents, vous pourrez les modifier par la suite ;

3 Nous venons de configurer les options standards ; il sera toujours possible de les modifier en cours

de traduction.

5.5.2 Traduire un document

1 Choisissez Révision > Traduire > Traduire le document (Review > Translate > Translate Document).

Notez que les langues proposées correspondent aux choix précédents ;

2 Cliquez sur Envoyer (Send). Si tout va bien, vous verrez votre traduction apparaître dans le

navigateur :

3 Ce texte peut bien entendu être copié.

5.5.3 Traduire un texte sélectionné

1 Sélectionnez le texte voulu ;

2 Choisissez Révision > Traduire > Traduire le texte sélectionné

(Review > Translate > Translate Selected Text) ;

3 Vous obtenez alors le Volet Office Rechercher (Research) affichant le

texte sélectionné et sa traduction.


5.5.4 Utiliser le Mini-Traducteur

Avec le Mini-Traducteur, vous pouvez sélectionner un mot ou une partie de texte et voir la traduction s’afficher juste au-dessus dans une mini fenêtre. Vous pouvez même entendre la prononciation audio du mot, etc.

1 Choisissez Révision > Traduire > Mini-Traducteur (Review > Translate > Mini Translator), le voilà

activé ;

2 Placez le curseur sur un mot ou sélectionnez une partie de texte, puis faites glisser la souris vers la

mini fenêtre du traducteur :

3 Choisissez l’option désirée : Copier / Coller / Lire (Copy / Paste / Play).

33 Comparer des documents (sans suivi de modifications) | Word 2010

6 Comparer des documents (sans suivi de modifications)

Même si vous n’avez pas travaillé avec l’option Suivi des modifications (Track changes), il est quand-même possible de comparer deux documents sur base de leurs différences. Les documents comparés ne seront pas modifiés. Les résultats de cette comparaison seront affichés dans un troisième document.

6.1 Comparer deux documents

1 Démarrez Word, choisissez l’onglet révision (Review) et cliquez sur Comparer > Comparer…

(Compare > Compare…) ;

2 Ouvrez le document original et le document révisé, cliquez sur le bouton pour parcourir vos

dossiers sur le disque dur ;

3 Cliquez sur le bouton Plus >> (More >>) pour obtenir des options supplémentaires : sélectionner

les éléments à comparer, définir comment et dans quel document afficher les modifications ;


4 Cliquez ensuite sur OK ;

5 Word ouvre un nouveau document dans lequel vous pouvez visualiser vos deux documents et les

différences entre les deux:

6 Cliquez sur chaque changement et ensuite sur Accepter ou Refuser (Accept / Reject) ;

7 Enregistrez le document.


6.2 Combiner les documents

Si un ou plusieurs de vos collègues ont examiné le document, avec ou sans suivi des modifications, vous pouvez par la suite regrouper toutes les modifications dans un seul document.

1 Démarrez Word et choisissez Révision > Comparer > Combiner (Review > Compare > Combine) ;

2 Cliquez sur Plus (More) ;

3 Sélectionnez le document original et le document révisé ;

4 Cliquez sur l’option Afficher les modifications dans : Le document original (Show Changes: In

Original Document) et cliquez sur OK ;

5 Les modifications sont indiquées avec le nom du relecteur. Vous pouvez les accepter ou les

refuser ;


6 De la même façon, on peut continuer à combiner le document avec d’autres et accepter ou refuser

les modifications.

6.3 Cas pratique : utiliser la commande Comparer pour rétablir un document

Par défaut, Word enregistre une copie du document en cours toutes les 10 minutes : c’est ce qu’on appelle la Récupération automatique (Auto Recover). Vous pouvez modifier ce laps de temps via Fichier > Options > Enregistrement (File > Options > Save).

Si vous avez oublié accidentellement d’enregistrer votre document avant de fermer ou si vous avez sauvegardé des changements non désirés, vous pouvez alors comparer votre dernière version avec celle de la récupération automatique.

6.3.1 Comparer

1 Ouvrez le document désiré ;

2 Choisissez Fichier > Informations (File > Info)

et sélectionnez le document qui vous convient dans Versions (Versions) ;

3 Choisissez Comparer (Compare). Les différences apparaissent dans un nouveau document ;

4 Cliquez sur chaque différence pour l’Accepter ou la Refuser (Accept / Reject) ;

5 Enregistrez le nouveau document.

6.3.2 Récupération

1 Ouvrez le document désiré ;

2 Choisissez Fichier > Informations (File > Info) et vérifiez s’il existe des versions précédentes ;

3 Sélectionnez la version désirée et cliquez sur Restaurer (Recover) ;

4 Cliquez sur OK, vous voyez maintenant le document dans sa version plus ancienne.


6.4 Obtenir les numéros de lignes

Si, lors d’une réunion, vous êtes amené à débattre d’un texte dans le but d’aboutir à sa version finale, la numérotation des lignes peut s’avérer très utile.

6.4.1 Numérotation simple

1 Ouvrez le document souhaité et sélectionnez tout le texte ;

2 choisissez l’onglet Mise en page > Mise en page > Numéros de lignes (Page Setup > Line Numbers) ;

3 Cliquez sur la numérotation souhaitée, vous pourrez la modifier plus tard si vous le souhaitez ;

4 Les lignes sont maintenant numérotées selon le schéma choisi.

6.4.2 Personnaliser la numérotation

1 Ouvrez le document voulu et sélectionnez tout le texte ;

2 Choisissez l’onglet Mise en page > Numéros de lignes > Options de numérotations > Numérotation

des lignes… (Page Setup > Line Numbers…> Line Numbering Options > Line Numbers) ;

3 Les options Dist. entre texte et Incrément (From Text / Count by) vous permettent d’ajuster la

position et de corriger la numérotation, cliquez ensuite sur OK.

6.4.3 Imprimer les numéros de lignes

Par défaut les numéros de lignes sont imprimés. Si vous ne le souhaitez pas, il faut décocher l’option :

Choisissez Numéros de lignes > Aucun (Line Numeris > None).

6.5 Afficher deux documents côte à côte

1 Ouvrez les documents à comparer ;


2 Choisissez l’onglet Affichage > Afficher côte à côte (View > View Side by Side) ;

3 L’option Défilement synchrone (Synchronous Scrolling) est activée par défaut, ce qui permet de

naviguer simultanément dans les deux documents.

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