WEBATA Votre Carnet ATA via internet

Didacticiel

màj 14déc2015

VOTRE CARNET A.T.A.

► Vos affaires vous conduisent à l’étranger et vous devez, à titre temporaire :

- utiliser du matériel professionnel (équipements audio-photo-vidéo, matériel de compétition sportive, décors de théâtre, instruments de musique, matériel de spectacle, aéronautique, véhicules, engins, etc…), installer, maintenir ou réparer un équipement vendu,

- prospecter une nouvelle clientèle avec des échantillons commerciaux, des prototypes, etc…,

- présenter vos produits dans le cadre d’une foire, d’un salon professionnel ou d’une exposition,

- utiliser un moyen de transport, véhicule routier privé ou commercial, quad, aéronef, etc., ► Pour le séjour temporaire de vos marchandises à l’étranger, rapprochez-vous de votre Chambre de

Commerce et d’Industrie (CCI).

► Un délai de 48 heures (à réception pendant les jours et heures ouvrés) est généralement à prévoir pour la réalisation de votre commande, sous réserve d’acceptation du dossier.

Attention : une majoration du service Webata est appliquée pour une mise à disposition à J ou J+1.

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Avec WEBATA, simplifiez la création et la gestion de vos carnets ATA !

- Création d’un compte en quelques minutes seulement via la plateforme G.E.F.I. de Gestion Electronique des Formalités Internationales,

- Rédaction et composition du carnet incluant le descriptif des matériels/marchandises et l’articulation du voyage,

- Historisation de vos saisies, - Traitement rapide et personnalisé de la commande WebATA

par un spécialiste en formalités auprès de votre CCI, - Création de vos modèles de Carnets ATA, - Gestion de votre facturation, - Consultation de l’historique de vos dossiers de bout en bout, - Suivi automatique via assistance système.

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Accès à la plateforme GEFI : www.formalites-export.com

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Un menu général sur le carnet ATA apparaît en survolant le bloc WEBATA.

L’ouverture d’un compte est nécessaire pour passer une commande. Cliquer sur « S’INSCRIRE ».

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L’inscription en ligne est gratuite et constitue la première étape indispensable pour que vous puissiez accéder aux services offerts par la plateforme de Gestion Electronique des Formalités Internationales.

Votre adresse mail ainsi que votre mot de passe sécuriseront la connexion à votre compte personnel.

Conformément à la loi "Informatique et libertés" du 6 janvier 1978, vous bénéficiez d'un droit d'accès et de modification des données vous concernant. Si vous souhaitiez exercer ce droit, contactez gefi@cci-paris-idf.fr ou cpdp@cci-paris-idf.fr

Accès à la plateforme GEFI : www.formalites-export.com

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Le ‘demandeur’ peut être différent du titulaire et agir le cas échéant pour le compte de plusieurs clients.

En cliquant sur « Suite », vous avez la possibilité d’indiquer un contact financier autre que le titulaire, afin que la facture soit libellée au nom de ce dernier. Sinon, cliquez sur ‘VALIDER’ pour finaliser l’inscription.

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Vous obtenez alors ce message :

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Votre inscription vous est confirmée par e-mail :

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VOUS CONNECTER SUR WEBATA

Saisir votre identifiant et votre mot de passe pour vous connecter au système.

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Après avoir saisi son identifiant (adresse e-mail) et son mot de passe, on accède à « MON ESPACE PERSONNEL ».

Pour passer la commande d’un carnet, cliquer sur WebATA.

► 4 rubriques sont à renseigner : - ‘POUR QUI ?’, - ‘POUR OÙ ?’, - ‘POUR QUOI ?’ - ‘DOCUMENTS ET INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES’, dans l'ordre que vous souhaitez.

► La mention [À RENSEIGNER] n'apparaîtra plus dès lors que vous aurez complété chaque rubrique.

► Au fil des étapes, un bouton vous permettra de sauvegarder votre travail en l’état, et de reprendre votre commande ultérieurement.

► Votre demande ne pourra être envoyée qu'une fois les 3 premières rubriques complétées.

► Lors de la création d’une commande, vous aurez la possibilité d’enregistrer un modèle.

CRÉATION D’UNE COMMANDE WEBATA

Reprendre une commande en cours en cliquant sur ‘Mes demandes’.

*

*

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Renseigner les rubriques dans l’ordre dans lequel elles se présentent.

Le titulaire est l’entité (entreprise, association, particulier, etc.) figurant sur le carnet au nom de laquelle les déclarations en douane seront effectuées, engageant sa responsabilité vis-à-vis des administrations douanières.

RUBRIQUE N° 1 : POUR QUI ?

Si le demandeur est aussi le titulaire, alors cochez la case.

Le demandeur aura la possibilité d’enregistrer plusieurs titulaires et de les sélectionner dans la liste lors de futures commandes.

>> Titulaire

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Cliquer sur « SUITE » pour valider

Les éléments constitutifs du dossier client (Kbis, pièce d’identité du gérant, etc.) doivent être attachées afin que la demande puisse être traitée sans délai.

RUBRIQUE N° 1 : POUR QUI ?

>> Titulaire

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RUBRIQUE N° 1 : POUR QUI ?

Le signataire est la personne physique habilitée à engager la responsabilité juridique et financière du titulaire. 2 types de signataire :

1. il est représentant légal du titulaire, (il figure sur le Kbis, le Lbis, les statuts, etc…).

2. il n’est pas représentant légal du titulaire, auquel cas il doit être mandaté par le représentant légal selon un mandat de représentation financière à joindre à la commande. Pour désigner un autre signataire, cliquer sur ‘Changer de signataire’

>> Titulaire

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Par défaut, l’écran est pré-rempli avec le nom du signataire. Il peut y avoir lieu de le modifier si ce n’est pas lui qui passe la douane. La seule personne physique pouvant être indiquée ici apparaîtra en case B au recto des feuillets du carnet. Attention, il est à préciser son adresse personnelle, telle que figurant sur ses papiers d’identité. En cas de représentants multiples, les autres personnes susceptibles de procéder aux formalités de douane devront détenir sur elles un pouvoir de représentation en douane établi par le représentant légal selon le modèle proposé en ligne en 5 langues.

>> Représentant en douane

RUBRIQUE N° 1 : POUR QUI ?

Cliquer sur « SUITE » pour valider.

Le représentant en douane est la personne qui accompagne les marchandises et présente le carnet au visa des douanes.

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Il s’agit d’indiquer le(s) pays de départ et de retour de la marchandise. Vous pouvez choisir le pays de départ et de retour de votre voyage dans la liste des pays de l’Union Européenne. Généralement la marchandise part de France. Si ce n’était pas le cas, contactez votre CCI.

RUBRIQUE N° 2 : POUR OÙ ?

Taiwan est un pays de destination nécessitant un type particulier de carnet traité uniquement par la CCI Paris Île-de-France.

Si l’ensemble de votre voyage n’est pas encore défini, cliquez ici pour obtenir un carnet « Tous Pays ».

>> Destination

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Il s’agit ici d’indiquer le(s) pays/territoire(s) visité(s) au cours du voyage/transport en sélectionnant dans la liste déroulante; y-compris le(s) pays/territoire(s) traversé(s) par voie terrestre (transit),

RUBRIQUE N° 2 : POUR OÙ ?

Une fois l'intégralité du voyage saisie, cliquez sur « SUITE ».

et de valider chaque choix en cliquant sur .

N.B. : le carnet ATA est limité à 8 opérations d’admission temporaire (sur le même pays ou des pays différents).

>> Destination *

* Une escale aérienne ne constitue pas un transit en ce sens.

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Voyage « en étoile »

Le voyage en étoile consiste en plusieurs aller-retours entre le pays de départ et les différents pays/territoires de destination; le pays de départ étant à ressaisir entre chacune des destinations.

L’ordonnancement d’un voyage peut être modifié en faisant glisser les pays à l’aide de la souris.

Voyage « circulaire » Le voyage circulaire consiste à visiter successivement plusieurs pays/territoires de destination, avec retour dans le pays de départ, en fin de parcours seulement.

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>> Destination

RUBRIQUE N° 2 : POUR OÙ ?

Pour valider le détail du voyage, cliquez sur « SUITE ».

Dans les cas standard, le système à déduit automatiquement l’organisation de votre voyage.

Si les destinations ne sont pas connues dans leur ensemble au moment de la commande, il revient au demandeur du carnet d’indiquer au système le « schéma » de son voyage.

La rubrique ‘Commentaires’ vous permet d’échanger avec votre CCI informations et/ou questions utiles au traitement de la commande.

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Attention ! Il s’agit bien d’indiquer ici l’utilisation prévue des matériels/marchandises (et non leur nature). Les 3 usages les plus courants sont :

• matériels professionnels, • foires expositions, • échantillons commerciaux.

>> Liste des marchandises

RUBRIQUE N° 3 : POUR QUOI ?

Sélectionner dans le menu déroulant la ‘convention’ correspondant au cadre d’utilisation des marchandises.

2 formules pour transmettre la liste des marchandises :

> IMPORTER UN FICHIER au format EXCEL (.xlsx). mode d’emploi ‘Liste de marchandises’

> GÉRER LA LISTE via l’éditeur de lignes du système.

Certains pays n’acceptant pas tous les usages, renseignez-vous auprès de votre CCI.

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>> Liste des marchandises

RUBRIQUE N° 3 : POUR QUOI ?

GÉRER LA LISTE

Cliquer sur « ENREGISTRER ET QUITTER » lorsque votre liste est finalisée, afin d’accéder à l’envoi de votre demande de carnet.

Saisir la ‘Description’ des marchandises ; en indiquer sur la ligne du dessous la quantité, le poids, la valeur et l’origine (made-in).

Pour valider la ligne saisie, cliquer sur . Le descriptif de l’article passe alors en partie haute de l’écran, la liste se constitue sous vos yeux.

L’éditeur de lignes du système vous permet de saisir ligne par ligne le descriptif des matériels/marchandises. Cette formule est plutôt adaptée aux listes courtes et simples car moins souple que l’importation d’un fichier.

En cliquant sur « ENREGISTRER », les totaux et les numéros d’ordre sont recalculés. Vous restez sur le même écran mais votre saisie est sauvegardée.

Explications détaillées

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>> Liste des marchandises

RUBRIQUE N° 3 : POUR QUOI ?

L’import d’une liste de marchandises est la procédure la plus souple, sachant que sa rédaction peut être établie hors connexion.Cette formule est particulièrement adaptée aux longues listes car évitant au demandeur des saisies fastidieuses.

IMPORTER DEPUIS UN FICHIER

Vous pouvez consulter le « Mode d’emploi »

pour obtenir la procédure vous

permettant d’établir votre liste de

marchandises sous WebATA.

Vous devez la respecter scrupuleusement pour que le logiciel puisse la

valider.

Cliquer sur « Choisissez un fichier »et sélectionner le fichier Excel à importer.Pour les autres formats de fichiers, veuillez consulter le « Mode d’emploi »

Lorsque le fichier choisi apparaît, valider en cliquant sur « Enregistrer et Valider ».

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Pour les listes de plus de 10 lignes de marchandises et afin de faciliter d’éventuelles modifications (à partir de votre fichier source) , il est vivement recommandé d’établir votre liste au format EXCEL puis de cliquer sur :

Règles à respecter impérativement sur la forme de votre fichier.

Créez un fichier EXCEL (version 2007 et supérieure - extension .xlsx) en ne remplissant que le premier onglet.

La liste contiendra uniquement 5 colonnes ordonnées comme suit :

A B C D E Désignation | Nombre de pièces | Poids en kgs | Valeur HT | Pays d'origine

Ne pas nommer les colonnes et ne pas mettre de ligne d'entête à votre fichier.

1ère colonne (A) : Désignation > 255 caractères max (espaces compris)

La désignation commerciale de vos marchandises en français doit être suffisamment explicite et précise pour permettre une identification formelle en douane. Les informations ci-dessous sont donc requises : Descriptif, marque, modèle, référence, numéro de série, composition des vêtements, immatriculation, dimension, titre d’une œuvre, etc. En consultant le « Mode d’emploi », vous trouverez des exemples illustratifs par catégorie de marchandises : Matériel Vidéo-Photo, Matériel Professionnel, Vêtements et Accessoires, Bijoux, Spectacle-Concert, Œuvres d'art, Véhicules, Animaux

Une traduction en anglais à côté du terme français est recommandée pour les douanes étrangères, cela évitera également d'en fournir une à part.

Si la désignation est supérieure à 255 caractères, continuez le descriptif sur la cellule du dessous. Ne pas introduire de retours à la ligne (touches Entrée, Alt Entrée ou retour chariot) car ils seraient supprimés ! 2ème colonne (B) : Nombre de pièces > nombre entier, sans unité

Indiquer le nombre de pièce(s), seuls les articles identiques de même valeur peuvent être regroupés sur une même ligne. Une paire de chaussures (gants, boucles d’oreille, etc.) se compose de 2 pièces.

LISTE DE MARCHANDISES : IMPORT D'UN FICHIER EXCEL OU CSV Mode d’emploi

3ème colonne (C) : Poids > nombre entier ou 3 décimales maximum après la virgule Le poids net par article ou groupe d’articles doit être indiqué en Kg sans mentionner l’unité de mesure. Seules la Suisse, la Russie et l’Ukraine exigent le poids ; même si facultatif, il est recommandé d'indiquer le poids pour les autres destinations. Si vous ne renseignez pas cette colonne, ne la supprimez pas. 4ème colonne (D) : Valeur HT > nombre entier sans unité monétaire Les valeurs doivent être déclarées en euros et correspondre aux prix commerciaux hors taxes (prix auquel les marchandises seraient vendues à l'exportation = valeur transactionnelle) arrondis à l’euro supérieur ou inférieur (pas de centimes), sans mentionner la devise ni le sigle euro. ATTENTION : Les exportateurs qui minorent les valeurs déclarées par rapport aux valeurs commerciales réelles des produits s'exposent à des sanctions de la part des administrations douanières. 5ème colonne (E) : Pays d’origine > code ISO pays, 2 caractères Indiquer le pays d'origine en utilisant le code international pays (NORME ISO 2 lettres) qui correspond au « made in » et non au pays du lieu d’achat. La liste des codes pays est consultable sur l’onglet Codes Iso (origine). Cas particuliers nécessitant de créer 1 fichier CSV 1) Version d'EXCEL antérieure à 2007 (extension .xls au lieu de .xlsx )

Dans ce cas, créez votre liste sous EXCEL et dans le menu 'Enregistrer sous', choisir exclusivement le type de fichier :

- si vous êtes sous Windows, CSV (séparateur: point-virgule) - si vous êtes sous Mac, CSV (Windows) (séparateur : point-virgule) (.csv)

2) Si absence d'EXCEL sur votre ordinateur : Le CSV à produire doit comporter le ; (point-virgule) en séparateur de champ et pas de séparateur de texte.

Pièges à éviter - Ne pas mentionner d’intitulés et en-têtes de colonnes, ne pas insérer de lignes vides,

de cellules cachées ou fusionnées. - Ne pas inclure de totaux, sous totaux notamment en bas de colonne. - Certains caractères comme le cyrillique ou le chinois ne sont pas supportés. - Les encadrements, objets, images sont à proscrire.

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>> Liste des marchandises

RUBRIQUE N° 3 : POUR QUOI ?

Après validation, s’affiche un écran de synthèse permettant :

> un contrôle de cohérence sur le nombre de pièces et la valeur globale des marchandises,

> de revenir sur la liste en cliquant sur ‘GÉRER LA LISTE’,

> de poursuivre la commande.

Indiquer le montant total de la liste en toutes lettres. NB : ne pas saisir la mention « EUROS ».

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RUBRIQUE N° 4 : DOCUMENTS ET INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Vous pouvez ajouter tout commentaire et/ou recommandation que vous souhaiteriez préciser au conseiller en formalités qui traitera votre demande.

Vous pouvez attacher ici les pièces ou annexes nécessaires au traitement de votre commande (traduction, dossiers photos des marchandises, pouvoirs, etc.).

Si tout est correct, cliquer sur « Envoyer ma commande ».

Un dernier écran apparaît vous permettant de poursuivre la commande.

Votre commande a été enregistrée mais non envoyée à ce stade.

Possibilité de revenir sur vos demandes en cours.

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Cliquer ensuite sur « SOUMETTRE ».

En validant l’étape « J’accepte les conditions ci-dessus », le signataire de la demande reconnaît les termes de son engagement contractuel avec sa Chambre de Commerce et s’engage ainsi à répondre de ses obligations.

ENVOI DE LA COMMANDE Étape N° 1

>> Engagement à souscrire par le titulaire

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ENVOI DE LA COMMANDE Étape N° 2

>> Choix de la CCI en charge de votre carnet

Cliquer sur « SUITE » pour accéder à l’étape suivante.

La CCI dont vous dépendez apparaît ici par défaut (déterminée par le code postal du titulaire).

Une demande de dérogation auprès de celle-ci serait nécessaire si vous souhaitiez passer votre commande auprès d’une autre Chambre de Commerce.

Nota bene : Seules les CCI disposant du système WebATA apparaissent dans les listes.

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ENVOI DE LA COMMANDE Étape N° 3

>> Modalités

Pour les demandes urgentes, cochez la ‘demande de forfait express’. Une majoration tarifaire sera appliquée.

Saisir la date à laquelle vous souhaitez récupérer votre carnet.

Nota bene : Un délai de 48 heures est à prévoir pour le traitement de votre commande, sous réserve d’acceptation du dossier.

La ‘Date de retour’ doit correspondre à la fin d’utilisation du carnet. Cette date de suivi vous facilitera la gestion de vos encours via WebATA directement.

Devis estimatif

Indiquez le mode de retrait

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ENVOI DE LA COMMANDE Adresse de livraison Confirmation d’envoi

Cet fenêtre n’apparaît que si le mode de retrait le nécessite. Le menu déroulant reprend par défaut l’adresse du titulaire; le cas échéant, le demandeur saisira une nouvelle adresse de livraison (qui sera mémorisée).

Ce dernier écran confirme l’envoi de votre commande.

Vous pouvez revenir à votre Espace Personnel en cliquant sur « RETOUR À MES DEMANDES ».

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MON ESPACE PERSONNEL Fonctionnalités

Cet écran, que nous vous conseillons de consulter régulièrement, constitue le tableau de bord vous permettant de gérer l'ensemble de vos dossiers : Vous avez également accès à la gestion de votre profil.

• état des demandes en cours,

• liste des carnets à restituer,

• vos dossiers en attente de paiement,

• l’historique de vos demandes traitées et clôturées.

>> Gérer mes demandes

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MON ESPACE PERSONNEL Fonctionnalités

>> Mes demandes

L’écran « MES DEMANDES » vous permet de consulter, modifier ou supprimer un dossier en cours.

Les différentes icônes indiquent le statut de chaque commande (cf légende).

Ce tableau synthétique recense l’ensemble de vos carnets en attente de restitution. Dès lors qu’un carnet n’est plus utilisé, il y a lieu de le restituer sans tarder à votre Chambre de commerce, et de préférence avant sa fin de validité.

Dès restitution du carnet, votre Chambre de commerce sera en mesure d’en vérifier l’apurement et, le cas échéant, de vous accompagner dans sa régularisation. La restitution peut s’opérer :

- par dépôt aux guichets de votre Chambre de commerce,

- par voie postale (en recommandé de préférence).

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MON ESPACE PERSONNEL Fonctionnalités

>> Restitution des carnets

Vous pouvez consulter le détail de chaque carnet à restituer en cliquant sur son numéro.

Facturation mensuelle La demande de facturation mensuelle s’adresse aux clients passant un nombre significatif de commandes via GEFI (vous renseigner auprès de votre Chambre de commerce).

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MON ESPACE PERSONNEL Fonctionnalités

>> Mon panier

Après traitement de la commande par votre Chambre de commerce, un courriel système invite le demandeur à se rendre sur la console WebATA afin de procéder au règlement via ‘MON PANIER’.

Modes de paiement : o en ligne, o chèque (remis par voie postale ou sur site), o virement (réservé aux comptes mensualisés).

La demande sera étudiée par votre CCI. En cas d’acceptation, les règlements devront s’opérer chaque mois; uniquement par virement ou chèque.

Retrouvez ici l'ensemble de vos commandes traitées et clôturées par votre CCI, après règlement, ainsi que leurs factures associées. En cliquant sur le numéro d'un dossier, vous pourrez revenir sur votre commande telle que validée par votre CCI.

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MON ESPACE PERSONNEL Fonctionnalités

>> Historique des carnets

Nous restons à votre écoute

pour tout renseignement complémentaire.

N’hésitez pas à contacter votre CHAMBRE DE COMMERCE ET D’INDUSTRIE

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