VADEMECUM DU FORMATEUR

Le formateur1 intervient à quatre niveaux d’une action de formation : Il prépare,

il anime ses formations, il accompagne les stagiaires et il évalue ses actions de

formation (conformément au référentiel du formateur, BO du 23/07/2015 ).

Son action s’inscrit dans un travail collectif, ce qui implique qu’il respecte les

contraintes organisationnelles et qu’il communique avec tous les acteurs de la

formation.

Il est responsable de la bonne réalisation de la formation dont il a la charge en

termes de qualité du service rendu aux usagers et de respect des procédures.

LES MISSIONS PÉDAGOGIQUES DU FORMATEUR

La professionnalité du formateur se fonde sur une double éthique, le respect de la personne dans son

processus de formation et le respect de la commande qui lui est confiée par la DAFPEN.

« Le formateur doit se penser et se situer de manière autonome dans le cadre de la profession - définie

par des normes, des règles, des valeurs - pour aider la personne en formation à se construire

professionnellement en développant sa réflexion et sa liberté d’initiative. » (Extrait du référentiel du

formateur).

LA PRÉPARATION DE LA FORMATION

Le formateur participe aux actions de formation de formateurs qui le concernent.

1 Formateur entendu au sens générique de la fonction qui peut bien sûr être une formatrice.

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Il participe aux actions de conception des formations et aux réunions préparatoires à l’initiative de la

DAFPEN, du prescripteur ou du coordonnateur.

Il participe, avec le coordonnateur, à la sélection des stagiaires qui vont participer à la formation.

Il met les ressources et les supports qui leur sont destinés à la disposition des stagiaires sur la

plateforme m@gistère en temps utile pour permettre à chacun de les consulter.

Il a la possibilité de récupérer les adresses mèls des stagiaires afin de communiquer avec eux avant,

pendant et après la formation. Pour ce faire, il utilise le logiciel « Mailexport-M@gistère », hébergé

sur le PIA (ou ARENA), dans la partie « Formation et ressources » puis « Plateforme de formation ».

A noter que la liste des adresses mèls est disponible dès création de la fiche session et envoi des

convocations aux stagiaires via leur établissement ou service d’affectation. Ces listes doivent être

utilisées dans le cadre strict de la formation et supprimées à l’issue de cette dernière (RGPD).

Le formateur s’assure, avec le coordonnateur, de la qualité matérielle de l’accueil et de la disponibilité

des outils (numériques ou autres) nécessaires à la formation.

Pour rappel : Les recommandations ministérielles déconseillent la formation des enseignants au

cours du mois de septembre (hors statutaire et préparations concours).

L’ANIMATION DE LA FORMATION

Parce que l’engagement en formation est toujours une prise de risques pour le stagiaire, la qualité de

l’animation repose sur un environnement matériel et humain sécurisant et bienveillant, assuré par le

formateur.

Dans l’établissement d’accueil, le formateur est un ambassadeur de la DAFPEN. Il contribue à la bonne

image de la formation académique en adoptant la posture et la communication adaptées à sa position

de représentant du rectorat, invité dans un établissement scolaire.

Le formateur est responsable de l’émargement des stagiaires, par demi-journée, et de la transmission

de la liste à la DAFPEN avec, le cas échéant, les pièces justificatives fournies par les stagiaires (cf. les

missions administratives du formateur).

La co-animation est une modalité de formation qui implique une préparation spécifique pour assurer

la complémentarité des interventions des formateurs. Elle doit apporter une réelle valeur ajoutée au

regard des objectifs de la formation.

L’ACCOMPAGNEMENT DES STAGIAIRES

L’accompagnement commence avant la formation et se poursuit après. Il peut prendre plusieurs

formes plus ou moins formelles : échanges de mèls, conversations téléphoniques, échanges via les

réseaux sociaux, volet distant sur la plateforme m@gistère, rendez-vous, visites, etc.

La valorisation de cette activité, essentielle à la consolidation des acquis de la formation, doit être

anticipée. Sa formalisation via m@gistère est le moyen le plus commode de le faire, mais pas le seul.

La posture d’accompagnateur fait partie des attendus de la fonction de formateur, elle peut prendre

diverses formes en fonction des personnels accompagnés (tutorat, mentorat, échange entre pairs,

etc.).

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L’ÉVALUATION DES ACTIONS DE FORMATION

L’analyse réflexive des actions de formation conduites fait partie des activités prévues dans le

référentiel du formateur. La DAFPEN propose son soutien à cette activité dans le cadre du PAF

formateurs.

Les formateurs qui souhaitent des évaluations spécifiques doivent se rapprocher de la DAFPEN dont

l’une des missions consiste à consolider l’ensemble des évaluations portant sur les formations

académiques.

La DAFPEN conduit des évaluations de certaines formations auprès des formateurs et des stagiaires.

La participation à ces évaluations fait partie des missions du formateur. La DAFPEN met l’ensemble des

résultats à la disposition des formateurs.

LES MISSIONS ADMINISTRATIVES DU FORMATEUR

LA FICHE SESSION

Pour mettre en place une action de formation, le coordonnateur complète une fiche session qui décrit

l’action de formation à mettre en place, puis la transmet, 4 semaines au moins avant la date de

formation envisagée, au gestionnaire de la DAFPEN en charge du dispositif.

Cette fiche comprend la date de la formation, le lieu, les noms et prénoms des stagiaires et des

formateurs.

LA CONVOCATION / L’ORDRE DE MISSION

A réception de la fiche session et après contrôle de sa conformité au PAF, le gestionnaire adresse par

mél un ordre de mission à chacun des formateurs.

La formation génère souvent des absences chez les personnels convoqués, ce qui implique une

grande rigueur dans la procédure de convocation pour permettre aux supérieurs hiérarchiques de

s’organiser et d’assurer les remplacements. Les stagiaires doivent également pouvoir s’organiser pour

participer à la formation.

Pour ces raisons, à la demande de la rectrice (circulaire académique du 06 novembre 2019), les

intéressés doivent être convoqués au moins quinze jours avant la date de l’action de formation.

Désormais, dans la majorité des cas, la convocation ne comporte plus l’état de frais. Celui-ci figure sur

la liste d’émargement que stagiaires et formateurs doivent renseigner et signer. A titre exceptionnel

(formations nationales, Opéra, etc.) l’état de frais apparaitra individuellement sur les convocations.

LA FEUILLE D’ÉMARGEMENT

Parallèlement à l’envoi de la convocation, le gestionnaire transmet la liste d’émargement à

l’établissement d’accueil ainsi qu’à chacun des formateurs. En cas de co-intervention, l’un des

formateurs prend en charge l’impression des listes d’émargement et s’assure des émargements pour

chaque demi-journée de la formation.

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Le formateur a la charge de renvoyer le document sous forme papier dès l’issue de la formation en

présence.

La feuille d’émargement DAFPEN est à dissocier de la feuille d’émargement présente à l’accueil de

certains établissements pour autoriser l’entrée dans les locaux (vigipirate). Elle doit donc être

systématiquement signée par chacun des stagiaires et formateurs. A défaut, le remboursement des

frais de déplacement est impossible.

Pour les formations à distance, le formateur produit le rapport de participation produit par m@gistère

ou de la plateforme de classe virtuelle dans ARENA. Tant que ce document n’est pas transmis, aucune

rémunération ne peut être engagée. Il doit être retourné sous forme numérique dès l’issue de la

formation en ligne par mèl au gestionnaire en charge de la formation.

Seuls les participants et les formateurs ayant émargé peuvent prétendre à la prise en charge de leurs

frais. Tant que ce document n’est pas transmis par le formateur, aucun remboursement ni aucune

rémunération ne peut être engagé.

À noter que, désormais, la liste d’émargement comporte également l’état de frais de chacun des

stagiaires et formateurs. C’est sur la production de ce document que la DAFPEN pourra prendre en

charge les frais de déplacement.

Le formateur pourra également être amené à transmettre à la DAFPEN, en complément de la liste

d’émargement, des pièces justificatives telles que des factures de transport ou d’hébergement. À

cette occasion, le formateur transmet également sa fiche bilan dûment complétée et signée.

La transmission de la liste d’émargement conditionne la prise en charge des frais

et le paiement du formateur. Plus elle est rapide, plus les défraiements et le paiement seront

rapides.

FICHE RÉMUNÉRATION FORMATEUR / INTERVENANT

Parallèlement à l’envoi de la convocation, le gestionnaire transmet également la fiche rémunération à

chacun des formateurs. Il s’agit du document numérique qui synthétise les éléments nécessaires au

paiement de sa rémunération. Il doit être imprimé et complété par ce dernier, puis transmis sous

forme papier à la DAFPEN, en même temps que la liste d’émargement. Ce document est indispensable

pour la rémunération du formateur.

La co-animation est encadrée par des textes règlementaires. Le principe de base consiste à diviser

le nombre de vacations généré par la formation par le nombre de formateurs : 1 journée de 6 h à

2 formateurs vaut pour 3 vacations chacun. Lorsque l’effectif le justifie (au minimum 30) il est possible

de constituer des groupes et donc de rémunérer complètement chacun des formateurs. Enfin, lorsque

la co-animation est jugée nécessaire par la DAFPEN, la rémunération d’une journée co-animée peut

monter à 8 vacations, soit 4 par formateur. Si le nombre de formateurs augmente, la proportionnalité

est de règle.

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LES DIFFÉRENTS ACTEURS DE LA FORMATION

PLANNING D’UNE ACTION DE FORMATION

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MODÈLE FEUILLE D’ÉMARGEMENT

MODÈLE FICHE RÉMUNÉRATION

QUESTIONS - REPONSES

EXISTE-T-IL DES CONTRAINTES D ’HORAIRES POUR UN REGROUPEMENT EN PRÉSENCE ?

Une journée de formation en présence est valorisée à hauteur de 6 heures, quelle que soit sa durée

(une demi-journée : 3 heures). Le cahier des charges précise les modalités de rémunération de ces

heures.

L’organisation doit permettre une pause méridienne raisonnable.

La co-animation est une modalité pédagogique particulière qui doit pouvoir être justifiée.

EXISTE-T-IL DES CONTRAINTES POUR LE CHOIX DES LIEUX DE FORMATION ?

Le coordonnateur se charge de la réservation des lieux de formation.

Les lieux de formation doivent être choisis dans la mesure des équipements requis et, au plus près,

pour les participants.

Ils doivent également se situer le plus souvent possible à proximité d’une gare, facilitant l’accès aux

formations des stagiaires par les transports en commun.

Les accueils cafés, ainsi que les frais pédagogiques éventuels (photocopies, consommables, etc.)

doivent être prévus dans le cadre de la préparation du PAF et donc inscrits au budget de l’action.

EXISTE-T-IL DES CONTRAINTES D ’ORGANISATION POUR LE DISTANT SYNCHRONE ?

Une formation à distance synchrone, dite classe virtuelle, dans le cadre d’une formation, doit se

dérouler aux horaires ouvrables (entre 8h et 18h) et ne pas excéder 2 heures. Les convocations à ces

formations ouvrent droit à autorisation d’absence.

Afin de pallier les problèmes techniques et d’assurer une formation de qualité, il est recommandé de

ne pas constituer de groupes de plus de 50 personnes.

EXISTE-T-IL DES CONTRAINTES D ’ORGANISATION POUR LE DISTANT ASYNCHRONE ?

Les convocations à ces formations n’ouvrent pas droit à autorisation d’absence. Elles se déroulent en

dehors du temps de travail ou de présence devant les élèves pour les enseignants, ce qui implique une

estimation précise du temps nécessaire afin de permettre au stagiaire de s’organiser. Une telle session

ne pourra pas commencer la veille d’un week-end ou de vacances scolaires et ne pourra pas se

terminer le lendemain d’un week-end ou de vacances scolaires. La durée du temps de travail pour le

stagiaire est à indiquer sur la fiche session en lieu et place des horaires.

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EXISTE-T-IL DES CONTRAINTES SPÉCIFIQUES POUR LES FORMATEURS EXTERIEURS ?

Pour les intervenants extérieurs à l’Éducation nationale, les informations suivantes devront être

transmises avec la fiche session et la fiche bilan :

numéro Insee,

date de naissance,

adresse postale,

adresse mèl,

RIB

photocopie de la carte vitale

photocopie de la dernière fiche de paie

s’il est fonctionnaire ou pas.

Pour les intervenants de l’INSPÉ ou de l’UPJV : une autorisation préalable de cumul est nécessaire

pour la rémunération, qui ne peut avoir lieu que lorsque l’intéressé a rempli ses obligations de service.

Les autres formateurs hors Éducation nationale ayant un statut de fonctionnaire doivent faire une

demande d’autorisation de cumul d’activité à l’administration dont ils dépendent. Ils y préciseront

alors les modalités de leur intervention : nature de la formation, durée, jour et lieu. Cette demande

sera ensuite transmise à la DAFPEN.

NB : la rémunération des heures de formation pourra être effectuée, si et seulement si, le formulaire

de cumul d’activités a été complété et validé par l’administration de l’intervenant et par le délégué

académique à la formation des personnels de l’Éducation nationale.