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Utilisateurs en établissements et
services médico-sociaux
ViaTrajectoire Handicap
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS2
1
Présentation
ViaTrajectoire Handicap
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS33
Outil de suivi des orientations partagé entre MDPH et ESMS
Un annuaire des ESMS
•exhaustif
•description de l’offre tenue à jour par les ESMS
•consultable par tous
Une gestion en temps réel
•des demandes d’orientation
•des suites d’orientation et des dossiers complexes
•visibilité des listes d’attente, des places disponibles
Une communication entre les différents acteurs
• transparence des échanges
•signature numérique
•évolution de la demande
Un observatoire statistiques
•à disposition de l’ARS, de la MDPH, du CD et des ESMS
Les fonctionnalités
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS44
Les apportsUne lisibilité commune des parcours
Un partenariat renforcé (ESMS, MDPH)
La connaissance de l’offre et des disponibilités des ESMS
Un site grand public
Outil de suivi des orientations partagé entre MDPH et ESMS
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS55
Le dossier, les décisions d’orientations et les notifications
Le dossier d’un usager contienttoutes les décisions qui leconcernent.
Pour chacune des ces décisions,une ou plusieurs orientations sontpossibles.
Chaque orientation peut contenirune ou plusieurs notifications.
Une notification est envoyée à unESMS.
Décisiond’orientation 2
01/04/2018
Décisiond’orientation 1
01/04/2018
Notification 1-1 Catégorie FAM
Demande
1-1-1 ESMSLes Roses
Orientation cible
Orientation alternative
Numéro dossier MDPH =
Numéro dossier VT
Notification 1-2Catégorie FAM
Notification 2-1Catégorie FAM
Demande1-1-1 ESMS
Les Lilas
Demande
1-2-1 ESMS
Les Lys
Page 6
Paul est en situation
de handicap
ViaTrajectoire Handicap – Principes de fonctionnement
Paul sollicite la MDPH et lui
transmet son formulaire de
demande (CERFA N°13788*01),
accompagné du certificat médical
(CERFA N°13878*01) rempli par
son médecin.
formulaire
La MDPH instruit sa demande
d’orientation, en analysant sa
situation et son projet de vie.
notification
Paul est en situation
de handicap
ESMS 3
ESMS 2
ESMS 1
Paul fait des demandes
d’inscription dans les ESMS
de son choix, dans le respect
de sa notification.
SI suivi des orientations PH
Suivi + Actions
Suivi + Actions
Suivi + Actions
Décisions
Enregistrement
La CDAPH émet une décision
d’orientation vers une catégorie
d’établissement ou de service et la notifie
à Paul (ainsi qu’à la CPAM et au CD).
Les ESMS contactés
examinent la demande et
répondent à Paul (mise en
liste d’attente, refus,
proposition d’admission).
2
Gérer son compte utilisateur
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS88
En pratique
Site de production :
https://trajectoire.sante-ra.fr/
Nom d’utilisateur :
Mot de passe :
Se connecter avec vos
codes de connexion personnels
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS99
Gérer son compte utilisateur
Modifier les informations personnelles/ mot de passe
Habilitations associées au compte utilisateur
Possibilité de cocher/décocher la
réception des alertes email
Historique des modifications réalisées sur le compte utilisateur
Cliquer sur « Mon compte »
Réception d’email :- A la réception d’une notification envoyée par la MDPH (orientation ciblée de votre ESMS)- Lors d’une admission impossible est entérinée ou refusée par la MDPH
Sélectionner le menu
« Administration » 1
2
3
3
L’annuaire établissements
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS1111
Consulter l’annuaire
Annuaire des ESMS
Basé sur le référentiel FINESS
Consultable en accès libre
Possibilité de recherche multi-critères des ESMS
Accès à une fiches descriptives tenues à jour directement par chacun des ESMS :informations générales, administratives, plan d’accès, ressources et soins médico-techniques,
unités
Affichage en temps réel du nombre de personnes en liste d’attente et du
nombre de places disponibles par unité pour chaque ESMS hors Hébergement
temporaire (fonction accessible aux professionnels habilités à ViaTrajectoire)
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS1212
Consulter l’annuaire
Cliquer sur « Etablissements médico-sociaux pour PH »
Sélectionner le menu
« Annuaires »
Possibilité d’accès à l’annuaire par les usagers connectés ou non à
ViaTrajectoire
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS1313
Consulter l’annuaire
Recherche multi-critères
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS1414
Consulter l’annuaire
Exemple de fiche d’établissement
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS1515
Consultable par le grand public
→ visualisation de la capacité d’accueil
Consultable par les professionnels connectés
→ visualisation de la capacité d’accueil→ affichage en temps réel du :
1. Nb de places disponibles par unité2. Nb de demandes en liste d’attente
L’annuaire
4
Gestion des orientations
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS1717
Tableau de bord « Gérer les notifications reçues »
Le tableau de bord permet :
D’accéder aux notifications reçus
De rechercher une notification dans mon tableau de bord
De déclarer une notification dans mon tableau de bord
D’avoir une visibilité sur les différents ESMS sollicités
De consulter les notifications et d’agir sur celles-ci
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS18
Liste des statuts des notifications par onglet
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS1919
La Liste d’attente
Statut Quand
En cours d’analyse, demande
d’admission reçue
A partir du moment où l’ESMS a validé la réceptiond’une demande d’admission dans sa structure.
Admissible
Quand l’ESMS formule un accord d’admission sans
date d’entrée prévisionnelle, le statut de la personne
passe à « admissible ».
Admis Quand l’ESMS formule un accord d’admission avec
date d’entrée prévisionnelle, le statut de la personne
passe à « admis ».
A noter, si suite à l’analyse de la demande, l’ESMS ou la personne expriment un refus, le statut de la
personne retourne à l’étape « orienté ».
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS2020
Détail d’une ligne du tableau de bord
Statut de la notification
Type d’orientation : Cible ou Alternative
Priorité de la décision
d’orientation
Précision relative au statut actuel
Numéro de dossier interne à la MDPH Date de la décision
Durée de validité de la décision
Récapitulatifdes
notifications
Date de dernière
modification
Durée de validité de la décision en rouge : Mise en évidence d’une fin de validité des droits (- de 6 mois)
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS2121
2. Navigation des notifications
Informations sur le demandeur
Statut de la notification
Informations sur la décision
Vue sur l’historique des actions dans
ViaTrajectoire
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS2222
Les actions sur la notification
L’ESMS peut changer le statut de la notification ce qui modifie son classement
dans les onglets du tableau de bord.
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS2323
Consulter le récapitulatif des notifications d’une décision d’orientation
1
2 Affichage du récapitulatif des
notifications
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS2424
Consulter le récapitulatif des notifications d’une décision d’orientation
1. A partir du tableau de bord
2. Dans une notification
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS2525
Accéder au parcours de la personne en situation de handicap
1
2 Affichage des orientations / du parcours de l’usager
Cliquer sur le numéro de dossier
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS2626
Recherche une notification sur son tableau de bord
1
2
Si doublons de recherche, sélectionner la notification cherchée :
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS2727
Ajouter une notification sur son tableau de bord
1 Si vous êtes habilités sur plusieursESMS, sélectionner celui pour lequell’action doit être réalisé
2
3
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS2828
Les renouvellements de droits
Lorsqu’une notification arrive à échéance, la CDAPHnotifie le renouvellement
1. Le renouvellement apparait sous la forme d’unenouvelle notification : dans 1er l’onglet« Notifications »
2. Une fenêtre apparaitra pour vous demander si elleremplace la précédente
3. Placez ces notifications au statut « usagers entrés »
Ne pas « anticiper » : cette démarche doit être effectuée lorsque la période de droits à commencée
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS2929
En pratique
Cas d’une personne en situation de handicap se présentant dans mon ESMS
Placer cette personne sur liste d’attente
Déclarer l’entrée d’un usager
Objectifs
Constituer vos listes d’usagers entrés
Constituer vos listes d’attentes
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS3030
Cas d’une personne en situation de handicap se présentant dans mon ESMS
Une PH souhaite s’inscrire dans votre ESMS :
Vérifier dans votre TDB si la MDPH vous a envoyé la notification en question
Faire une recherche par nom ou n° de dossier
1
1. cas où la notification est présente dans votre TDB : accès directe
2. cas où la notification n’est pas présente dans votre TDB :
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS3131
Cas d’une personne en situation de handicap se présentant dans mon ESMS
la notification n’est pas présente dans votre TDB :
Déclarer la notification reçue pour qu’elle apparaisse dans votre TDB
2
1
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS3232
Déclarer le contact de l’usager
1 : Accéder à la notification souhaitée
2 : Sélectionner une action
Le champ « Précision » est visible par tous lesautres ESMS qui ont cette demande dansleurs listes ainsi que par la MDPH
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS3333
Placer en liste d’attente : attester de la réception d’une demande
1 : Accéder à la notification souhaitée
2 : Sélectionner une action
Le placement en liste d’attente se fait dansune unité (unité de l’établissement FINESS)
La MDPH reçoit un mail pour attester de laréception de la demande
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS3434
Placer en liste d’attente : accepter une demande d’orientation
1 : Accéder à la notification souhaitée
2 : Sélectionner une action
Le placement en liste d’attente se fait dans une unité (unité de l’établissement FINESS)
La MDPH reçoit un mail pour attester de la réception de la demande
formule un accord d’admission, mais sans date d’entrée prévisionnelle
formule un accord d’admission, avec une date d’entrée prévisionnelle
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS3535
Déclarer l’entrée d’un usager
1 : Accéder à la notification souhaitée
2 : Sélectionner une action
3 : l'ESMS doit saisir le choix de l'usager concernant les autres envois de notifications liés à la décision d’orientation
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS3636
Déclarer une réorientation
La « réorientation » concerne les usagers qui sont admis dans votre ESMS
Ce « signalement » ne se substitue pas à la démarche de la famille pour le dépôt du dossier à la MDPH
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS3737
Placer en période d’essai (uniquement pour ESAT)
Les usagers placés en période d’essai apparaissent dans l’onglet
« Usager entré »
Si la période d’essai est concluante, l’usager pourra être admis
Si la période d’essai n’est pas concluante, une actions dédiée permet
de le signaler et ainsi de sortir l’usager des effectifs
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS3838
Cas des admissions impossibles
1
2
1. Sélectionner une action dans la notification
2. Sélectionner un motif et préciser
3. Passage au statut « Admission impossible proposée »
4. La MDPH choisir de l’entériner ou non
NB : un mail est automatiquement envoyé lorsque
l’admission impossible est entérinée ou refusée par
la MDPH
3
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS3939
Cas des admissions impossibles
1. La MDPH peut entériner l’admission impossible :
2. La MDPH peut refuser l’admission impossible :
la notification peut être réactivée par la MDPH après avoir été entérinée.
En refusant l’admission impossible par l’ESMS, la MDPH fait repasser la notification à son statut initial de simple envoi ou lue.
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS4040
L’annulation d’une notification
La MDPH peut annuler la notification :
• Seule la MDPH peut annuler une notification.
• Tant que la notification n’est pas archivée, elle peut être réactivée.
L’ESMS a la possibilité de réactiver la notification annulée par la MDPH.
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS4141
Constituer vos listes d’attentes / vos listes d’usagers entrés
1. Se rendre sur votre Tableau De Bord
Astuce dans l’onglet « Notifications » : classer la liste par ordre alphabétique (colonneidentité)
2. Rechercher la notification ou, si celle-ci n’est pas présente dansvotre TDB, utiliser la fonction « Déclarer une notification »
Si vous avez plusieurs notifications pour une même personne
Traiter la demande la plus récente, en cours de validité pour le type d’accueilcorrespondant
Si 2 notifications ont le même « type d’accueil », la plus ancienne s’annuleraautomatiquement 2 jours après
3. Mettre au statut « Usager Entré » ou « Liste d’attente »
ViaTrajectoire V5.14
Présentation ESMS4242
Contact de l’équipe orientation parcours
02 50 53 70 02
Référent MDPH pour toute question concernant les décisions d’orientation
http://www.viatrajectoire-normandie.fr/