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Agir pour des parcs d’activité économique durables ASSOCIATIONS D’ENTREPRISES Vade-mecum UNION WALLONNE DES ENTREPRISES CELLULE PARCS D’ACTIVITÉ DURABLES Dernière mise à jour : Décembre 2017
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Ag i r p ou r d e s p a rc s d ’a c t i v i t é é conom ique du rab l e s
ASSOCIATIONS D’ENTREPRISES
Vade-mecum
UN ION WA L L ONNE DE S EN T R EPR ISE SCEL L UL E PA RC S D ’A C T I V I T É DUR A BL E S
De rn i è re m i s e à j o u r : D écembre 2017
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TA BL E DE S M AT IÈR E S
PRÉAMBULE .......................................................................................................................................... 5
MARCHE À SUIVRE ................................................................................................................... 6
ÉTAPE 1 : Des entreprises motrices ........................................................................................ 7
ÉTAPE 2 : Un projet global ...................................................................................................... 9 Pourquoi ? .............................................................................................................. 9 Comment ? ............................................................................................................. 9
ÉTAPE 3 : Une structure ....................................................................................................... 11 Association de fait ................................................................................................ 11 Association sans but lucratif (asbl) ......................................................................... 11 Organisation interne ............................................................................................. 13
ÉTAPE 4 : Des membres ....................................................................................................... 16 Adhésion des membres ........................................................................................ 16 Communication ..................................................................................................... 19
ÉTAPE 5 : Des partenaires .................................................................................................... 25 La Cellule Parcs d’Activité Durables de l’UWE ....................................................... 25 Les Agences de Développement Local ................................................................ 26 Les intercommunales de développement économique .......................................... 26 Les autres acteurs potentiels ................................................................................ 27
ÉTAPE 6 : Des actions .......................................................................................................... 28 Des idées ............................................................................................................. 28 Des moyens ......................................................................................................... 28 Un réseau ........................................................................................................... 29
ANNEXE 1 : Les statuts d’une asbl ........................................................................................... 30 Rédaction ............................................................................................................ 30 Dépôt ................................................................................................................... 31 Modifications ........................................................................................................ 31
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Union Wallonne des EntreprisesCellule Parcs d’Activité Durables
Chemin du Stocquoy 3B-1300 Wavre
Tél. : 010/[email protected]
PR É A MBUL E
LES ASSOCIATIONS D’ENTREPRISES SE DÉVELOPPENT UN PEU PARTOUTEN WALLONIE. PORTÉES PAR DES ENTREPRENEURS, CES STRUCTURESPERMETTENT UNE MISE EN RÉSEAU DES ENTREPRISES EN FAVORISANTLEURS RENCONTRES.
Les associations d’entreprises se font également le porte-parole de leurs membres auprès des interlocuteurs extérieurs tels que la commune ou l’intercommunale. De plus, en portant de nombreux projets, elles permettent d’aider les entreprises à répondre à certains de leurs besoins. En effet, en se regroupant, les entreprises peuvent apporter des solutions communes à des problèmes rencontrés indépendamment par chacune et obtenir des résultats supérieurs à ceux que les entreprises auraient pu atteindre individuellement, tout en réalisant des économies.
Convaincue de l’importance des associations d’entreprises pour le bon développement de l’activité économique wallonne, la Cellule Parcs d’Activité Durables (CPAD) de l’Union Wallonne des Entreprises (UWE) travaille donc à stimuler et soutenir le développement de ce type de structure. C’est pourquoi, elle a développé ce vade-mecum qui pourra aider les entreprises qui le souhaitent à entrer dans la démarche. Il se base essentiellement sur l’expérience acquise par la CPAD en matière d’aide à la création d’associations d’entreprises et de suivi d’associations existantes.
Il s’agit bien entendu d’un document qui généralise le processus de création et qui doit, dans ses applications pratiques, être adapté aux réalités de terrain. Ce vade-mecum s’adresse donc principalement aux entreprises qui désirent porter la création d’une association d’entreprises. Il peut également servir de support aux différents acteurs économiques locaux qui souhaitent soutenir le développement d’associations d’entreprises.
Pour toute question relative à ce document et pour tout suivi d’une démarche de création d’association d’entreprises, la CPAD est à votre disposition.
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M A RCHE À S U I V R E
UNE ASSOCIATION D’ENTREPRISES, C’EST QUOI ?
Nous pouvons définir une association d’entreprises de la manière suivante :
« Groupement volontaire d’entreprises dont l’objectif est la mise en réseau, le partage de bonnes pratiques et d’expériences, et la représentation des entreprises auprès des
pouvoirs publics locaux. Ce groupement peut aussi être porteur de différents projetsimpliquant notamment la mutualisation
de services aux entreprises. »
Une association d’entreprises va donc plus loin qu’un « business club » en ce sens qu’elle est porteuse de projets collectifs concrets à mettre en œuvre. Des actions sont alors menées par des entreprises pour des entreprises avec, lorsque cela s’avère nécessaire, le soutien de partenaires extérieurs que peuvent être les agences de développement local, les communes, les intercommunales de développement économique ou encore les associations professionnelles telles que l’UWE.
En résumé, les associations d’entreprises poursuivent principalement trois types d’objectifs :
Représenter et défendre les intérêts de leurs membres auprès des acteurs socio-économiques extérieurs ;
Susciter et promouvoir les liens entre les entreprises voisines afin d’accroitre l’attractivité économique globale de la zone et d’ouvrir de nouvelles opportunités d’affaires ;
Diagnostiquer les besoins des entreprises et tenter d’apporter des solutions communes à ceux-ci.
QUELLE EST LA MARCHE À SUIVRE POUR CRÉER UNE ASSOCIATIOND’ENTREPRISES ?
Ce document a pour objectif de vous présenter la constitution d’une association d’entreprises en six grandes étapes. Pour chacune d’entre elles, vous trouverez des informations, des conseils et des exemples de réalisations qui faciliteront la création de votre association.
Les 6 étapes de la création d’uneassociation d’entreprises
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Des entreprisesmotrices
Un projet
Une structure
Des membres
Des partenaires
Des actions
= Une associationd’entreprises
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É TA PE 1 : DE S EN T R EPR ISE S MO T R ICE S
Pour qu’une association d’entreprises se construise sur de bonnes bases, elle doit être le fruit d’une réelle volonté de collaboration entre des entreprises qui souhaitent mener des projets communs. Le projet d’association doit donc émaner des entreprises elles-mêmes. Le leitmotiv étant :
«Une association d’entreprises, pourles entreprises par les entreprises »
Par ailleurs, il ne faut jamais perdre de vue que l’objectif initial est de répondre aux besoins et problèmes concrets des entreprises membres du groupement. Dès lors, les questions sociales, environnementales, … peuvent ne susciter qu’un intérêt secondaire et ne viendront donc se greffer que dans un second temps à l’objectif de base.
En tant qu’entrepreneur ou manager, vous avez pleinement conscience de ce que le mot « entreprendre » signifie. Entreprendre, c’est : « avoir envie de faire, de créer, d’innover et d’initier ». Constituer une association d’entreprises est donc un acte entrepreneurial, c’est pourquoi il est essentiel que les personnes intéressées par l’aventure soient prêtes à y investir les efforts nécessaires. Mieux vaut donc un petit groupe très motivé qu’un grand nombre peu investi.
De notre expérience, il ressort qu’un noyau de 5 à 10 entrepreneurs motivés est idéal pour initier la création d’une association. Par ailleurs, ces entreprises motrices devraient idéalement être représentatives du tissu économique de la zone concernée. En effet, si la majorité des entreprises présentes sont, par exemple, des grandes sociétés industrielles, il serait peu efficace que seuls des indépendants se trouvent à l’initiative de la création de l’association.
Cependant, une association se différencie sur bien des aspects d’une entreprise industrielle ou de services « classique ». Dès lors, nous souhaitons par ce vade-mecum attirer votre attention sur ces différences et vous fournir ainsi les clés indispensables pour réussir votre projet.
ET LES ACTEURS EXTÉRIEURS DANS TOUT ÇA ?
Comme nous l’avons mentionné ci-avant, une association d’entreprises doit impérativement être le fruit de la volonté d’entreprises et d’entrepreneurs à se regrouper. Ceci n’exclut cependant pas que des partenaires et acteurs extérieurs tels que les Agences de Développement Local, les intercommunales ou encore la CPAD puissent impulser et stimuler la création d’une association d’entreprises.
Mais dans ce cas, quel rôle ont-ils à jouer ?Les acteurs extérieurs qui souhaitent impulser une
dynamique de création d’association d’entreprises dans leur zone doivent multiplier les occasions de rencontres entre les entreprises. Les business meeting, les diners d’affaires, les conférences, … sont autant d’occasions qui vont leur permettre de se rencontrer et de partager leurs besoins communs. Une fois l’envie de se regrouper exprimée, il est important que l’acteur attentif (commune, intercommunale, ...) puisse alors créer un terrain favorable au développement d’une association d’entreprises.
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56Des entreprises
motrices
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Concrètement, ces acteurs extérieurs peuvent :
1 Organiser une séance d’information générale qui sera l’occasion pour les entreprises présentes de découvrir ce qu’est réellement une association
d’entreprises, son importance et les projets qu’elle peut porter. Dans la pratique, outre un exposé théorique, il est pertinent d’inviter une association d’entreprises existante à venir témoigner de son expérience propre. Il faudra néanmoins être attentif à inviter une association établie dans une zone qui présente des similitudes à celles visées par la rencontre. A la suite de cette réunion, il faut pouvoir identifier un groupe d’entrepreneurs plus motivés qui seraient prêt à investir du temps et à mener ce projet ;
2 Permettre au petit groupe d’entrepreneurs dese rencontrer plus facilement et d’organiser leurs premières réunions de préparation. Il s’agit
ici d’apporter une aide concrète et pratique du type : mise à disposition d’une salle de réunion, rédaction de l’ordre du jour, envoi des invitations, rédaction du compte-rendu de réunion, animation et modération des réunions de constitution, ... ;
3 Par la suite, les partenaires peuvent s’impliquer en fonction de leurs compétences propres et des besoins déjà exprimés par les entrepreneurs
ou passer complètement le relais à ces derniers.
L’étape 5 de ce vade-mecum reprend de manière détaillée les différents partenaires existants pouvant potentiellement s’impliquer dans une association d’entreprises.
Exemple de séance d'information – Tournai 2017
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56Des entreprises
motrices
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É TA PE 2 : UN PRO JE T GL OB A L
Avant de démarrer concrètement votre projet d’association d’entreprises, il faut pouvoir objectiver celui-ci afin d’assurer sa réussite future. Pour cela, il est fondamental de définir un cadre et des objectifs stratégiques clairs et raisonnables.
POURQUOI ?
Négliger cette étape peut, à terme, mener à des incohérences dans les actions menées et à des dysfonctionnements importants dans l’organisation ; les membres ne s’y retrouvant plus se désinvestissent alors peu à peu de l’association.
Cette deuxième étape doit permettre de déterminer les besoins émergents et/ou non satisfaits auxquels l’association pourrait éventuellement répondre. L’objectif est ici de pouvoir se positionner dans un environnement aux multiples acteurs, d’éviter les redondances et d’ainsi pouvoir concentrer son temps et son énergie sur les points essentiels.
Concrètement, pour élaborer un projet pour votre association, il est essentiel de respecter les deux points suivants :
Le projet et la future organisation doivent être analysés en tenant compte de l’environnement socio-économique dans lequel ils s’inscrivent (tissu économique local, acteurs extérieurs, ...)
La démarche doit être construite de manière participative et collective avec l’ensemble des collaborateurs et associés. Si à cette étape vous avez déjà identifié des partenaires extérieurs, vous pouvez également, selon vos besoins, les inclure dans les discussions etles préparations.
Ce diagnostic et cette réflexion globale pourront alors servir de support à la définition précise du but et de l’objet social de l’association ainsi que des moyens d’actions qu’elle pourra mettre en oeuvre pour atteindre les objectifs qu’elle s’est fixés.
COMMENT ?
Contrairement aux entreprises commerciales qui doivent réaliser un business plan (aussi appelé plan d’affaires ou plan d’entreprises), il n’existe aucune obligation légale à ce sujet en ce qui concerne les associations. Nous vous recommandons néanmoins de vous baser sur le canevas d’un plan d’affaires classique de projet de création d’entreprise commerciale afin de ne négliger aucun aspect qui pourrait s’avérer essentiel par la suite. Notons cependant que le temps consacré à chaque sous-élément d’un business plan classique sera fonction de vos spécificités et de vos besoins propres.
Dans le cas d’une association, le business plan est donc un document de travail interne qui permettra de définir si, oui ou non, il est pertinent de lancer son projet. Par la suite, il pourra également vous être utile dans vos demandes de subsides et éventuellement dans vos recherches d’investisseurs et/ou de sponsors.
Un business plan se compose classiquement de deux documents distincts et complémentaires :
Le projet d’entreprise
Le plan financier
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Un projet
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Ci-dessous vous trouverez l’organisation d’un business plan classique. Ce schéma vous est présenté afin de vous fournir un canevas général sur lequel vous baser. Bien entendu il n’est en rien obligatoire.
BUSINESS PLAN CLASSIQUEQUE PEUT-IL CONTENIR ?
Le projet d’entreprise Le plan financier
Le projet d’entreprise constitue la partie rédactionnelle et qualitative du plan d’affaires. Sa présentation comme sa formulation sont relativement libres.
Néanmoins, le créateur d’entreprise a tout intérêt à suivre, au moins en partie, le schéma directeur suivant :
1. Résumé
2. Description du projet et présentationdes promoteurs
3. Description du projet par rapport à sonenvironnement
4. Analyse SWOT1 qui permet d’identifierles axes stratégiques à développer
5. Objectifs
6. Plan marketing
7. Organisation
Le plan financier est la partie quantitative et chiffrée du plan d’affaires. Loin d’être une simple formalité administrative, le plan financier est une étape très importante du processus de création.
En effet, il s’agit, entre autre, d’un document qui servira lors des demandes d’aides financières aux organismes fédéraux ou régionaux.
Ce plan, établi en général sur deux ans d’activité,se compose de trois parties :
1. Le compte de résultats prévisionnel
2. Le bilan prévisionnel : il est scindé en un plan d’affectation (les besoins de l’activité)et un plan de financement (comment financer ses besoins ?)
3. Le plan d’investissement
1 SWOT pour : Strenghts, Weaknesses, Opportunities and Threats. Il s’agit d’un outil d’analyse qui permet d’identifier les axes stratégiques à développer particulièrement en matière de planification. Pour plus d’information.
Pour vous aider dans la réalisation de cette étape, vous trouverez des documents utiles sur les sites suivants :
www.becompta.beInformations détaillées concernant les différentes composantes du plan financier
https://infos-entreprises.be/Outil d’aide à la création d’entreprises – Région wallonne
www.abe-bao.be/fr/propos-de-impulsebrusselsOutil d’aide à la création d’entreprises – Région bruxelloise
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Un projet
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É TA PE 3 : UNE S T RUC T UR E
Cette étape marque le lancement réel de l’association.
Contrairement à une entreprise commerciale, le choix de la forme juridique est plus limité pour les associations d’entreprises. Les deux principales sont :
L’association de fait
L’association sans but lucratif (asbl)
Avant de choisir entre les deux formes, il est important de bien comprendre les avantages et inconvénients de chacune.
ASSOCIATION DE FAIT
Lorsque deux personnes au minimum s’associent afin de poursuivre un objectif commun, on parle d’association de fait. Celle-ci n’a pas de forme juridique et n’est régie par aucune législation. Cette particularité en fait à la fois sa force mais aussi sa faiblesse. En effet, l’association de fait ne connait aucune contrainte ou obligation en matière notamment de formation du capital social, de publicité, de comptabilité. Il s’agit donc d’une forme légère qui n’exige aucune démarche administrative complexe, aucun capital, ...
Cependant, n’ayant pas de forme juridique propre, l’association de fait ne peut prendre aucun engagement en son nom, elle ne peut ni posséder de propriété, ni accepter de dons, ni recevoir de subsides. Dès lors, ce sont les membres qui, solidairement ou individuellement, sont responsables des faits de l’association, et ce, sur leur patrimoine personnel.
Si par exemple, l’association d’entreprises organise un business meeting qui ne rencontre pas le succès escompté, ce sont les membres qui seront personnellement redevables des dettes éventuelles encourues.
En conclusion, l’association de fait apparait généralement comme étant une solution suffisante dans les premiers temps de vie d’une association d’entreprises. Cependant, lorsque les projets de l’association deviennent plus ambitieux (que celle-ci souhaite par exemple prendre certains risques, acquérir des marchandises ou encore recevoir des dons et des subsides, …), l’association doit alors le plus souvent se structurer sous la forme d’une asbl.
ASSOCIATION SANS BUT LUCRATIF (ASBL)
Les asbl disposent d’une existence propre, distincte de celle des personnes physiques qui la composent. L’existence des asbl est régie par la loi du 27 juin 1921 modifiée par la loi du 2 mai 2002. Dès lors qu’elles possèdent une existence juridique, elles sont soumises à un certain nombre de règles : création de statuts, publicité et dépôts des statuts et modifications au greffe du tribunal de commerce, organisation d’assemblées générales, tenue d’une comptabilité, ...
Voici quelques exemples de statuts d’associations d’entreprises :
Club des Entrepreneurs de Sambreville (CESAM)
Le Plénesses Club
Contrairement aux statuts, le Règlement d’Ordre Intérieur (ROI) n’est pas un document obligatoire. Il a pour objectif de compléter et de préciser les clauses statutaires propres à chaque asbl. Instrument plus souple que les statuts, le ROI a l’avantage de pouvoir être modifié plus facilement et à moindre coût. Une association a donc tout intérêt à y inscrire les détails exécutifs (critères de sélection, fréquence des réunions,
…) de l’organisation qui sont appelés à changer plus fréquemment que les statuts. Si l’association veut en user, elle doit cependant en prévoir l’existence dans ses statuts, et devient au même titre que ceux-ci, un document faisant force de loi à l’égard des membres de l’association.
Informations détaillées concernant les asbl et la rédaction des statuts :
Guide créé par le SPF Justice reprenant toutes les informations essentielles à la création d’une asbl
À l’annexe 1 de ce document
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56Une structure
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ASSOCIATION DE FAIT ASBL
Constitution
Association d’un nombre illimité de personnes réunies dans un but commun.
Groupement de personnes physiquesou morales (min. 3 personnes) quipoursuivent un but désintéressé.
Lien utile : Exemple-type d’acte constitutif
Personnalitéjuridique
Régie par aucune norme légale, elle ne dispose d’aucune personnalité juridique.
Régie par la loi du 27 juin 1921, elle dispose d’une personnalité juridique propre, indépendante de celle de ses membres
Lien utile : Loi du 27 juin 1921 sur les asbl
Comptabilité
L’association est libre de faire ce qu’elle veut de son argent.
Contrairement à une entreprise commerciale, l’asbl ne peut pas procurer de gain matériel à ses membres. Cela ne signifie cependant pas que l’asbl ne puisse réaliser de bénéfice.
Liens utiles :Fiscalité de l’asbl - SPF Finance (2010)
Obligations comptables des asbl (2017)
Le nouveau régime comptable des petites associations
Patrimoine
L’association ne dispose pas de patrimoine propre. Ce dernier peut dès lors être confondu avec celui de ses membres.
L’asbl dispose d’une existence propre en tant que personne morale.La personnalité de l’asbl est distincte de celle de ses membres. Elle dispose d’un patrimoine propre qui ne peut être confondu avec celui de ses membres.
Protectionjuridique
Il n’y a pas de protection juridique spécifique. Il existe une protection juridique pour les fondateurs mais aussi pour les administrateurs de l’asbl (assurance administrateur,…) . Cependant, la responsabilité des administrateurs d’asbl peut être engagée sur base de la responsabilité contractuelle et aussi de la responsabilité aquilienne2.
Aides,subsides
Difficulté d'obtenir un subside et pas de possibilité d'aides à l'embauche.
Les asbl peuvent bénéficier de subsides mais aussi d’aides à l’embauche.
Lien utile : Les aides à l’emploi
Coûtsde création
L'association de fait n'encourt aucun coût légal de création.
Il existe un coût pour la création des statuts mais aussi lors de toutes modifications (dépôt au greffe du tribunal de commerce) :
Constitution (1er mars 2017) :- Sur papier : 187,19 € TVAC- Voie électronique : 135,28 € TVAC
Modification (1er mars 2017) :- Sur papier et voie électronique : 126,93 € TVAC
Lien utile : Moniteur belge
Obligationsadministratives
De manière générale aucune disposition administrative n’est à respecter. Néanmoins, afin d’éviter tout problème, il est souhaitable d’avoir une certaine rigueur dans la gestion de l’association.
Il y a plusieurs obligations administratives à respecter : statuts, assemblées générales, comptabilité, ...
Lien utile :Les obligations administratives des asbl
2 La responsabilité aquilienne ou extra-contractuelle est définie par les Art. 1382 et suivants du code civil. Elle repose sur le principe suivant : toute personne qui, par sa faute, cause un dommage à autrui est tenue de le réparer.
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56Une structure
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ORGANISATION INTERNE
Etablir la structure légale de l’association ne suffit pas à démarrer effectivement son activité. Dès lors, il est important de définir et de formaliser quelque peu l’organisation de celle-ci. L’organigramme classiquement admis pour le fonctionnement d’une association d’entreprises est le suivant :
Membres (adhérents, sympathisants, ...)
Président + coordinateur
Administrateurs
Vice-Président (2)Vice-Président (1)
TrésorierSecrétaireAs
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Véritable organe opérationnel de l’association d’entreprises, le Bureau, avec l’appui ou non d’un coordinateur (employé ou partenaire de l’association) se réunit régulièrement (en général 1 fois par mois) pour faire le point sur les différents projets de l’association. Le bureau permet donc d’organiser l’activité quotidienne de l’association.
Le Conseil d’administration définit les lignes directrices de l’association. Il permet de contrôler en cours d’année si les actions de l’association répondent bien à la stratégie et aux objectifs de celle-ci.
L’Assemblée générale, constituée de tous les membres, se réunit traditionnellement une fois par an. Il s’agit du pouvoir souverain de l’association puisqu’elle peut, entre autre, modifier les statuts, approuver le budget ou dissoudre l’association.
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56Une structure
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A. Président(e)
Le/la président(e) est le visage de l’association. C’est donc lui/elle qui incarne le projet de l’association et fait fonctionner le réseau relationnel. C’est également la personne qui assume traditionnellement le plus de responsabilités au sein de l’association.
Ses principales missions sont :
Représenter l’association devant l’ensemble des parties prenantes internes et externes ;
Communiquer au nom de l’association vis-à-vis des membres, des médias et des parties prenantes ;
Défendre les intérêts de l’association ;
Présider les différents organes de l’association (dans le cas des asbl : le Bureau, le Conseil d’administration et l’Assemblée générale). A ce titre, il convoque les réunions et décide de l’ordre du jour ;
Coordonner la mise en place des actions qui font suite aux décisions des différents organes de l’association ;
Animer les réunions de l’association ;
Signer l’ensemble des documents internes et externes de l’association : convocations, invitations, contrats, ...
B. Vice-Président(e)
La fonction de Vice-Président(e) n’est pas vraiment définie. Ses principales missions sont :
Seconder le président dans la gestion et l’animation de l’association ;
Assumer la présidence en cas d’absence ou de retard du président.
Dans les asbl, cette fonction n’a pas de caractère obligatoire. Cela dit, dans le cadre de la mise en place d’une présidence tournante, il arrive fréquemment que les statuts prévoient que le Vice-Président devienne, à terme, le Président. C’est une méthode intéressante pour éviter les ruptures de gestion et de vision stratégique dans la poursuite des missions de l’association.
C. Trésorier(ère)
Le/la trésorier(ère) est responsable des finances et des comptes de l’association. Outre des actes purs de comptabilité, il/elle est également responsable de l’adéquation entre la politique financière de l’association et ses principales missions et actions. Concrètement, il/elle est en charge de :
Tenir les comptes de l’association ;
Etablir le budget prévisionnel ;
Gérer les fonds de l’association, à ce titre, il/elle dispose seul(e), ou avec le/la président(e), de la signature sur les comptes bancaires ;
Suivre les rentrées financières (adhésions, cotisations, éventuelles subventions,...) ;
Etablir le rapport financier annuel.
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56Une structure
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D. Secrétaire
Le/la secrétaire ne se contente pas de prendre des notes lors des réunions. Son rôle est essentiel car il/elle incarne la mémoire de l’association. C’est souvent lui/elle qui connait le mieux la vie de l’association et est en contact direct et régulier avec ses membres. Les missions du/de la secrétaire sont nombreuses et demandent de la rigueur :
Connaître, faire respecter et appliquer les engagements constitutifs de l’association ; (statuts, ROI pour règlement d’ordre intérieur, chartes, ...) ;
Informer les personnes concernées de la tenue des réunions, transmettre les convocations, ordres du jour et compte-rendus de réunions précédentes ;
Défendre les intérêts de l’association ;
Rédiger les compte-rendus des réunions : prendre des notes et vérifier la conformité des nouvelles décisions vis-à-vis des engagements constitutifs de l’association et de ses décisions passées ;
Tenir à jour le fichier des membres ou toute autre base de données utile à l’association ;
Conserver l’ensemble des documents utiles et originaux de l’association (statuts, compte-rendus, rapports financiers, ...).
E. Coordinateur
Véritable « cheville ouvrière » de l’association d’entreprises, le/la coordinateur (-trice) est chargé(e) de :
Coordonner les activités et les projets menés par l’association ;
Rédiger les compte-rendus des réunions de l’association ;
Organiser des événements au nom de l’association ;
Représenter l’association à l’extérieur ;
Renforcer et maintenir la dynamique de la vie associative ;
Suivre la gestion administrative et financière de l’association en appui des membres du bureau (cf le trésorier).
Il/elle assure également la mise en œuvre de la politique de communication vis-à-vis des parties prenantes de l’association. Dans ce cadre, ses missions consistent à :
Coordonner la stratégie de communication de l’association ;
Etre le porte-parole de l’association ;
Etre en contact avec les prestataires et rédiger les cahiers des charges ;
Gérer le budget « communication » de l’association.
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56Une structure
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É TA PE 4 : DE S MEMBR E S
Avant toute chose, il est essentiel de rappeler encore une fois qu’une association d’entreprises existe pour répondre aux besoins de ses membres.
Les étapes précédentes auront permis de définir précisément quelles sont les entreprises ciblées par l’association et dès lors quels seront les critères d’adhésion spécifiques à celle-ci.
Ensuite, les fondateurs devront se pencher sur une campagne de communication qui permettra de faire connaître l’association aux entreprises ciblées afin que celles-ci deviennent membres.
Enfin, pour qu’une association d’entreprises puisse s’inscrire dans la longueur, elle doit constamment pouvoir répondre aux besoins de ses membres, qui trouveront ainsi un intérêt à le rester, tout en continuant à se faire connaitre auprès des entreprises qui ne le seraient pas encore.
ADHÉSION DES MEMBRES
Les différents points ayant trait à l’adhésion des membres sont définis par les statuts et/ou le ROI de l’association d’entreprises.
A. Les critères d’adhésion
Ces critères se basent généralement sur un ou plusieurs des points suivants :
LOCALISATION
Quelle zone géographique l’association d’entreprises couvre-t-elle ? L’entreprise doit-elle posséder un siège d’exploitation dans cette zone ?
SECTEUR D’ACTIVITÉ
Toute entreprise est-elle la bienvenue, quel que soit son domaine d’activité ? Celle-ci trouvera-t-elle écho dans les objectifs poursuivis par l’association ?
AUTRES
Doit-on fixer une limite au niveau de la taille de l’entreprise, du type d’entreprise (les indépendants et les commerces sont-ils admis ?), ...
B. La charte
Le projet global tel que rédigé dans l’étape 2 de la création de l’association d’entreprises est un document trop imposant pour que celui-ci puisse être utilisé comme document d’adhésion des membres. Dès lors, il convient d’élaborer une charte qui reprend l’essence du projet tel qu’envisagé par les fondateurs et auquel tout nouveau membre se doit d’adhérer.
Il n’existe cependant aucune convention formelle en ce qui concerne la forme que peut prendre ce type de document.
Exemple de chartes rédigées par des associations d’entreprises :
Charte de J’aime Entreprendre
Charte de l’Alliance Centre BW
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56Des membres
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C. La cotisation
La cotisation représente le coût financier de l’adhésion à l’association. Dans certains cas, ce montant peut également couvrir (en totalité ou en partie) les frais de participation aux évènements et services de l’association. Elle prend généralement la forme d’un paiement forfaitaire annuel réalisé au profit de l’association. D’autres méthodes sont envisageables (paiement mensuel par exemple) mais demandent généralement trop de travail administratif pour être intéressantes.
La cotisation est une somme forfaitaire qui ne correspond ni à un service rendu aux membres, ni à la fourniture d’un bien. Elle sert généralement à financer son fonctionnement en totalité ou en partie, en fonction de ses autres sources de financement (sponsors, dons, subsides). Les cotisations sont généralement les seules ressources propres de l’association.
Dans le cas d’une association de fait, rien n’oblige, ni ne formalise le prélèvement de cotisations auprès des membres.
Dans le cas d’une asbl par contre, ce point est inscrit dans les statuts et chacun doit s’y soumettre formellement. Il est à noter que, pour que la demande de cotisation soit légale, les membres doivent pouvoir adhérer volontairement et librement à l’association. Il ne peut donc être décidé d’inclure systématiquement (avec paiement de cotisation) des entreprises d’une zone définie dans une association. Ce cas ne serait envisageable que dans le cadre d’un système de copropriété mis en place dès la création de la zone d’activité. Le moment du versement et les modalités de versement doivent également être clairement défini dans les statuts de l’asbl. Les statuts peuvent par contre prévoir des traitements différenciés des membres pour peu que la différenciation puisse se faire sur un critère objectif et mesurable.
MONTANT
Le montant de la cotisation, qui sera fonction de votre business plan (voir supra), ne doit pas être fixé aléatoirement. Il est intéressant d’estimer le nombre de membres potentiels et les sources de financement autres, pour pouvoir déterminer une cotisation adaptée à la réalité et aux besoins de l’association.
Deux scénarios sont envisageables. D’une part, il est possible de déterminer un montant unique de cotisation indépendant des caractéristiques propres des membres. D’autre part, l’association peut envisager d’établir une grille de cotisation différenciée en fonction de certains critères à définir tels que le chiffre d’affaires, le nombre de travailleurs ou encore la localisation de l’entreprise.
COUVERTURE
Ensuite, il est important de préciser ce que couvre la cotisation. En effet, plusieurs situations sont possibles. Cela va de la plus grande couverture : la cotisation couvre la participation de l’entreprise membre à l’ensemble des activités organisées, peu importe le nombre de représentants de l’entreprise ; à la plus faible : la cotisation est entendue comme un droit d’entrée de base pour un unique représentant de l’entreprise.
Tous les cas de figure intermédiaires sont bien entendu possibles.
Voici une liste, non-exhaustive, pour inspiration :
Participation gratuite totale (via le sponsoring) ;
Participation gratuite pour un représentant par entreprise membre ;
La cotisation donne droit à X points de participation aux évènements qui sont décomptés au fur et à mesure. Une fois la carte remplie, les évènements deviennent payants (souvent à un tarif avantageux) ;
Certains types d’évènements sont gratuits et d’autres non ;
Tout est payant mais avec tarifs différenciés pour les membres et les non-membres ;
La cotisation donne droit au personnel des entreprises membres de bénéficier d’une carte privilèges offrant des avantages divers auprès des commerces partenaires (ex : Club d’entreprises des Hauts-Sarts).
La mise en place d’un système de cotisation présente des avantages, mais également des inconvénients à prendre en compte :
V Financement l’association de manière indépendante ;
V Sentiment d’appartenance des membres et plus grande implication ;
X Charges administratives pour la collecte annuelle des cotisations ;
X Frein pour l’adhésion de certaines entreprises.
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EXEMPLES DE SYSTÈMES DE COTISATION DANS QUELQUES ASSOCIATIONS D’ENTREPRISES DE WALLONIE(JUIN 2017)
ABE BraineBrabant wallon Cotisation annuelle de 235 € pour toutes les entreprises quelle que soit leur taille.
Alliance Centre BWBrabant wallon
Cotisation annuelle en fonction de la taille de l’entreprise :
200 € pour les PME et Unité Technique d’Exploitation (UTE) de 1 à 40 personnes occupées
450 € pour les UTE ou entreprises de plus de 40 emplois
700 € pour les entreprises de plus de 100 personnes occupées
50 € pour les nouvelles entreprises créées à partir de 2017 et ce durant les 3 premières années de vie pour autant qu’elles occupent maximum 5 personnes durant cette période(ne comprend pas la carte « événements »)
B4CHainaut
Cotisation annuelle de 1000 € pour le premier représentant d’une société, 500 € pour le second avec tarif préférentiel pour les jeunes entreprises installées dans la région (500 € durant 2 ans)
Centre Capital !Hainaut
Cotisation annuelle de 275 € pour toutes les entreprises quelle que soit leur taille.
CESAMNamur Cotisation annuelle de 125 € pour toutes les entreprises quelle que soit leur taille.
Club des entreprisesdes Hauts-Sarts
Liège Cotisation annuelle en fonction de la taille de l’entreprise et de la situation géographique(dans ou hors du parc) : entre 180 € et 1105 €.
IDEALYSNamur
Cotisation annuelle en fonction de la taille de l’entreprise :
1 à 4 personnes : 45€
5 à 10 personnes: 125€
Plus de 10 peronnes: 250€
Club des entreprisesdu Pays de Herve
Liège
Cotisation annuelle en fonction de la taille et de la localisation de l’entreprise.En zone :
1 à 5 personnes : 125€
6 à 25 personnes : 175€
Plus de 25 personnes : 250 €
Hors zone :
1 à 5 personnes : 200€
6 à 25 personnes : 300€
Plus de 25 personnes : 400€
UEDBrabant wallon Cotisation annuelle de 195 € pour toutes les entreprises quelle que soit leur taille.
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COMMUNICATION
Après avoir mis en oeuvre ces premières étapes, il est maintenant temps de définir le plan de communication de l’association pour faire connaitre celle-ci aux entreprises cibles et susciter leur intérêt afin qu’elles deviennent membres.
A. L’organisation d’une première réunion
Cette première réunion doit avoir pour principal objectif de faire savoir aux entreprises qu’une association d’entreprises a été créée et qu’il est dorénavant possible de s’y investir. Celle-ci doit donc être organisée suffisamment longtemps à l’avance pour que toute entreprise qui serait intéressée, puisse arranger son agenda pour y participer. En fonction des spécifiés locales, il sera pertinent de déterminer la date de l’évènement plutôt en soirée ou en matinée, en semaine ou le weekend, …
L’INVITATION
La première invitation joue un rôle important dans le « décollage » de l’association. En effet, plus le nombre d’entreprises présentes à la première réunion est grand, plus les chances d’avoir des membres rapidement augmentent.
Pour cette première invitation, il est intéressant d’envisager tous les canaux de diffusion de l’information : envois de mails, envois postaux, rappels téléphoniques.
L’envoi d’un mail est certainement la solution la plus rapide, la plus simple et la moins coûteuse. Toutefois dans le flux d’e-mails reçus chaque jour par chacun d’entre nous, il est parfois plus percutant de recevoir un courrier papier qu’un email (ceci est valable même lorsque l’expéditeur dispose de la bonne adresse mail).
Bien que long et fastidieux, le contact direct (par téléphone ou en porte-à-porte) reste la meilleure façon de faire connaitre l’évènement. Il peut donc être intéressant que chaque membre du bureau prenne en charge le contact direct avec un certain nombre d’entreprises (par exemple les 3-4 voisins les plus directs).
Au CAEP (Club des Acteurs Economiques de Perwez), chaque administrateur dispose d’une liste d’entreprises-membres à devoir contacter pour les informer et les inviter à s’inscrire aux événements organisés par l’association.
Pour préparer au mieux cette première invitation, voici quelques points d’attention à ne pas négliger :
Apposer la signature éventuelle du président de l’association et/ou l’ensemble des membres du bureau ;
Présenter l’association et ses objectifs ;
Mettre en avant de manière modérée les différents partenaires (évocation dans le texte, logos, ...). Il doit être clair que ce sont les entreprises de l’association qui invitent ;
Assurer une cohérence de la charte graphique aux éléments déjà préalablement définis (logo, site internet) ;
Prévoir un lien d’inscription simple qui permet également de marquer son intérêt même si la personne ne peut se libérer pour la date prévue ;
Définir clairement la personne visée par l’invitation (fonction).
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Deux critiques sont souvent avancées suite à ce type d’évènement :
Le manque de conclusion et de suivi réel ;
La grande proportion d’institutionnels et/ou commerciaux vis-à-vis des entreprises. Il peut donc être intéressant de poser d’éventuelles restrictions claires dans l’invitation (ex : 1 seul représentant par organisme participant, exclusivement reservé aux entreprises, ...).
L’ORDRE DU JOUR DE LA RÉUNION
L’ordre du jour type pour cette première réunion peut être le suivant :
1. Présentation du projet et du bureau, par le Président de l’association ;
2. Pourquoi une association d’entreprises ? Quels sont ses avantages ? Quelle est la situation en Wallonie, en Europe ?, par un orateur externe au projet ;
3. Que signifie être membre ? Quelles sont les modalités ?, par un membre du bureau ;
4. Agenda et conclusions, par le Secrétaire de l’association
En résumé, il sera important d’aborder toute question qui offre une perspective plus large et qui permet d’asseoir la légitimité de ce type de projet.
LA FICHE D’ADHÉSION ET/OU LE QUESTIONNAIRED’INFORMATION
Il n’est pas inutile de rappeler que l’association existe pour répondre aux objectifs qu’elle s’est fixée et par conséquent répondre aux besoins de ses membres. Dès lors, il peut être intéressant de demander aux membres et/ou futurs membres potentiels, leurs besoins et/ou avis sur certaines questions, par exemple au moyen d’un questionnaire « d’évaluation ». Les réflexions d’usage
autour de la création du questionnaire doivent bien entendu être abordées lors de son élaboration. Quel est son objectif ? Que va-t-on faire des informations collectées ? Quel est le nombre de questions maximum ? Faut-il privilégier les questions ouvertes ou les questions fermées ? N’y-a-t-il pas un biais induit par la construction de la question ? …
Concrètement, une fois élaboré, ce questionnaire peut généralement être remis avant, pendant ou après la première réunion :
Avant , avec l’envoi de l’invitation. Cela permet de prendre déjà le pouls du degré d’implication potentiel des personnes qui vont participer à la réunion. Cela permet également de diriger quelque peu le discours en fonction des résultats. Par contre, il peut être contre-productif de demander l’avis avant même d’avoir présenté le projet. Par ailleurs, les personnes s’attendront alors certainement à ce que les points du formulaire soient systématiquement évoqués lors de la réunion.
Pendant , à la sortie de la réunion. Cette technique permet de rappeler plusieurs fois l’intérêt de compléter le document, ce qui augmente généralement le taux de réponses. Le questionnaire peut même être systématiquement demandé à la sortie de l’évènement. L’inconvénient de la méthode est que les entreprises ne prennent pas suffisamment de temps pour compléter correctement le document car elles préfèrent favoriser la possibilité de networking.
Après, une façon de se rappeler aux bons souvenirs des participants. L’envoi du questionnaire suite à la réunion permet de reprendre contact rapidement et donc de solliciter une nouvelle fois les entreprises à devenir membre. Cela montre également qu’il y a un suivi actif et réel.
LA VISIBILITÉ
Afin de laisser une trace du démarrage de l’association et augmenter la visibilité de celle-ci, il peut être intéressant de contacter la presse locale. Un peu comme pour le formulaire, il est possible de convoquer la presse avant, pendant ou après l’évènement en fonction du résultat souhaité. L’objectif est-il de disposer d’un canal d’annonce supplémentaire de l’évènement ou d’informer du démarrage officiel de l’association ?
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S’il est presque toujours intéressant de réaliser un dossier de presse, la pertinence d’organiser une conférence de presse est moins évidente. En effet, les journalistes sont énormément sollicités et l’opportunité de leur déplacement doit être « récompensée » par une information de qualité. La conférence de presse est un exercice de style qui ne s’improvise pas.
Quoiqu’il en soit, l’invitation à la presse doit mentionner :
Le thème de la réunion (description succincte accrocheuse en 5 ou 10 lignes)
Les informations pratiques (date, heure, lieu, plan d’accès, …)
Les noms des intervenants
Il ne faut pas hésiter à relancer par téléphone les invitations à la presse. Si vous êtes repris dans l’agenda des équipes, c’est déjà un bon point. Mais, les décisions des rédacteurs en chef se prennent généralement le matin même, en fonction de l’actualité et du personnel généralement disponible.
B. La promotion de l’association
Si vous souhaitez lancer votre association d’entreprises, vous serez confronté à cette question : « comment se faire connaître ? » Il est dès lors primordial de bien réfléchir à la promotion de votre projet. D’autant plus que votre budget en la matière sera certainement limité.
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En marketing, pour construire une marque il faut d’abord définir le fond et puis travailler sur la forme. Les étapes précédentes consistaient à définir le fond. Il est donc temps de s’attaquer à la forme. En effet, pour pouvoir vous identifier facilement dans un tissu économique aux multiples acteurs, il est recommandé de construire un référentiel reconnaissable et bien différencié. Cela signifie définir un nom et un logo mais aussi, si vous le souhaitez, établir une charte graphique, inventer un slogan, ...
De nombreuses associations d’entreprises profitent ainsi de la présence de membres actifs dans le domaine de la communication pour réaliser, soit tout le plan de communication de l’association, soit assurer quelques tâches spécifiques : création du logo et du site internet, et élaboration d’outils de communication,…
POINT DE CONTACT
Dans un premier temps, il est essentiel que l’on puisse vous contacter aisément. Il faut donc désigner une personne de contact et créer au minimum une adresse e-mail générale pour l’association.
Pour ce faire, vous pouvez soit opter pour une solution gratuite (via un compte Gmail ou Hotmail par exemple), soit opter pour une solution payante vous permettant d’obtenir une extension personnalisée au nom de l’association « @nomassociation ».
Cela peut se faire directement lors de l’achat d’un nom de domaine et d’un hébergement pour votre (futur) site internet entrainant généralement la possibilité d’avoir un certain nombre d’adresses email inclues dans le prix.
L’achat d’un nom de domaine peut par exemple se faire pour une vingtaine d’euros par an sur le site www.register.be.
La formule gratuite est bien évidemment plus facile à mettre en place. Néanmoins, elle est généralement moins lisible et moins instinctive pour les usagers externes par rapport à la solution avec une extension personnalisée au nom de l’association.
Dans les deux cas, il est préférable de privilégier des adresses mails qui ne comprennent pas les noms des membres du bureau pour éviter la démultiplication des adresses et faciliter le transfert lorsque les personnes quittent leurs fonctions.
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COMMUNICATION VERS LES ENTREPRISESNON-MEMBRES
Il faut ensuite déployer des moyens pour communiquer vis-à-vis de l’extérieur. Il n’existe pas de recette miracle pour attirer les entreprises à se joindre à votre projet. Néanmoins, voici quelques conseils et idées pour vous aider dans cette démarche :
Le contact direct (en personne ou par téléphone) reste de loin le meilleur moyen de communication. Les courriers et emails sont généralement moins efficaces car très souvent noyés parmi un tas d’autres. Il ne faut cependant pas hésiter à démultiplier les moyens de communication, certaines personnes étant plus réceptives à l’un plutôt qu’à l’autre.
Le bouche-à-oreille est un excellent vecteur de communication et a l’avantage d’être gratuit. Ne négligez donc pas cette voie et encouragez les personnes déjà membres à promouvoir l’association autour d’elles. Elles seront vos meilleures ambassadrices. Ceci restera valable par la suite, lorsqu’il s’agira de promouvoir les projets réalisés par l’association.
Au sein de l’Alliance Centre BW, il existe un système de parrainage entre les anciens et les nouveaux membres afin de faciliter l’intégration de ces derniers.
Si vous souhaitez inclure dans votre association différents profils d’entreprises (indépendants, TPE, ...), il vous faudra certainement réaliser des communications ciblées. En effet, les différents projets de l’association d’entreprises ne vont pas toucher toutes ces entreprises de la même manière. Essayez donc d’adapter les arguments en fonction du public à qui vous vous adressez.
Répétez votre message. Ce n’est pas uniquement en voyant votre nom ou l’une de vos invitations (qui sera peut-être parcourue en diagonale) que les entreprises adhéreront au projet, il sera indispensable de persévérer.
Concrètement, quels outils utiliser ?
Provoquez une réunion au cours de laquelle vous inviterez toutes les entreprises ciblées. Ce sera la meilleure occasion de vous présenter et d’annoncer les projets de l’association. Pensez aussi, et surtout, à rendre ce moment convivial. Par la suite, consacrez toujours quelques minutes pour vous présenter lors de vos évènements lorsque de nouvelles entreprises y participent pour la première fois.
Réalisez un folder de présentation et envoyez-le aux dirigeants d’entreprises. Cependant, encore une fois, il ne faut pas perdre de vue que les contacts personnalisés et individuels sont toujours ceux qui fonctionnent le mieux.
Entrez en relation avec la presse locale et régionale. Elle constitue en effet un excellent vecteur de communication lorsqu’il est bien utilisé. Informez la presse du lancement de votre association et invitez-la régulièrement à vos évènements. Attention toutefois qu’un journaliste n’écrira jamais un article pour vous faire plaisir ou faire votre publicité gratuitement. Il faut donc que votre actualité lui apporte un contenu informatif susceptible d’intéresser les lecteurs de son journal.
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C. La communication vis-à-vis de vos membres
La communication ne s’arrête pas une fois que les entreprises sont devenues membres de votre association. Au contraire, il est essentiel de continuer à avoir des contacts réguliers avec elles au-delà des activités auxquelles elles ont le temps de participer. En effet, les membres doivent être conscients des avantages que leur adhésion leur apporte sous peine de ne plus les intéresser et, à terme, de les perdre. Il faut donc communiquer sur l’état d’avancement des projets, leur faire parvenir des informations utiles au bon fonctionnement de leur activité, ...
Pour ce faire, les deux outils couramment utilisés par les associations existantes sont le site internet et la newsletter ou revue « papier ».
LE SITE INTERNET
Un site internet est devenu un moyen de communication incontournable. En effet, même s’il n’est pas alimenté par de nouvelles informations régulièrement, il s’agit du premier canal par lequel les personnes extérieures vont essayer de contacter l’association. Le site internet est votre première vitrine de promotion et il se doit donc de reprendre au minimum les informations suivantes :
Les principaux objectifs de l’association d’entreprises ainsi que ses projets actuels et à venir ;
L’adresse de l’association d’entreprises ainsi que les coordonnées de la personne de contact ;
Les noms et coordonnées des personnes composant le bureau (président, secrétaire, coordinateur…) ;
L’agenda des activités de l’association.
Les actualités de l’association ;
Les modalités pour devenir membre ;
Et éventuellement un annuaire des membres.
Par la suite, le site peut se développer et devenir un véritable vecteur d’information à destination des membres : veille réglementaire, offres d’emplois, espaces dédiés aux différentes commissions de travail (mobilité, environnement, événements, …), nouvelles des projets de l’association d’entreprises, sponsors, …
A vous de déterminer le rôle que vous souhaitez donner à votre site internet.
A ce niveau il y à deux dépenses à prendre en considération :
La création du site
Tout comme pour les adresses e-mails, il est possible de créer un site internet à moindre coût, voire même gratuitement. Pour cela, il suffit de se renseigner sur la « toile » (wix.com/, …) ou de faire preuve d’un peu d’imagination. Il est par exemple possible de travailler avec un étudiant en graphisme qui pourra faire de ce projet son travail de fin d’étude.
Qu’il s’agisse d’une version gratuite ou non, le cahier des charges de la réalisation doit être clairement défini et approuvé par le bureau de l’association pour répondre aux besoins réels de l’association.
Pour tout savoir sur la création d’un site internet, consultez : www.lafabriquedunet.fr/blog/cout-creation-site-internet/
Pour réaliser leur site internet, de nombreuses associations d’entreprises font appel à un de leurs membres spécialisés en la matière.
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Le nom de domaine et l’hébergement du site
Le budget pour une formule payante varie entre 2 € et 15 € par mois pour l’hébergement.
Pour trouver un hébergement adapté à vos besoins, consultez : www.commentcamarche.net/faq/1624-choisir-un-hebergeur-gratuit-ou-payant
La formule gratuite est bien évidemment plus facile à mettre en place. Mais, elle est généralement moins lisible et moins instinctive pour les usagers externes que la solution avec une extension personnalisée au nom de l’association. En effet, si le nom de domaine n’est pas acheté et que l’hébergement est gratuit, le risque est de se retrouver avec une adresse internet « indirect » du type : www.nomassociation_numero.nomhebergeur.com
LA NEWSLETTER ET/OU REVUE « PAPIER »
Un site internet a l’avantage d’être accessible à toute personne, même extérieure à votre groupement. Cependant, son impact en termes de partage d’information reste dépendant de son taux de fréquentation. Dès lors, si vous souhaitez nouer un contact plus fort avec tous vos membres, il est opportun de concevoir et diffuser régulièrement (sur base mensuelle, trimestrielle, …) une newsletter électronique et/ou une revue papier.
Une newsletter est un moyen simple d’ informer les membres sur des sujets d’actualité. Les news sélectionnées dans la newsletter doivent être concises et renvoyer directement vers le site internet contenant plus d’informations. Cela permet de rappeler au bon souvenir de l’utilisateur l’existence du site internet sans pour autant le forcer à le visiter spontanément.
Cependant, il faut être très attentif à la fréquence d’envoi. Si celle-ci s’avère être trop elevée, l’utilisateur se sentira spammé et se désinscrira probablement à terme. Il est donc nécessaire de le rassurer en indiquant l’objectif et la périodicité.
Voici quelques consignes générales à respecter en la matière :
Ne surchargez pas votre newsletter. Son objectif est de diffuser les informations les plus pertinentes et de les présenter de manière concise ;
Regroupez au maximum les informations que vous avez à fournir à vos membres ;
Veillez à prévoir la possibilité pour vos membres de se désinscrire de votre lettre d’information (il s’agit d’une obligation légale) ;
Veillez à adresser votre mailing à une personne déterminée. Si votre email est envoyé à une adresse générale du type [email protected], il risque de ne pas être relayé vers la personne adéquate et donc de passer inaperçu ;
Prévoyez un lien d’inscription clair et visible sur le site internet.
Bien entendu, vous pouvez aussi opter pour une revue « papier » plutôt qu’un message électronique. Cela demande plus de travail et coûte plus cher que la réalisation d’une newsletter électronique. Cependant, un envoi postal a parfois plus de chance d’être parcouru par la personne qui le reçoit.
Exemples de revues « papier » publiées par :
Alliance Centre-BW
Nivelles Entreprises
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É TA PE 5 : DE S PA R T EN A IR E S
On réussit rarement un projet sans s’entourer, au préalable, des bonnes personnes et des bonnes compétences. Ceci est également valable pour assurer le succès d’une association d’entreprises. Vous trouverez donc ci-après une liste de différents organismes à éventuellement impliquer dans votre association, que ce soit lors de sa création ou plus tard pour mener des projets concrets.
Par ailleurs, il est important de remarquer que la manière d’impliquer ces différents acteurs relève de la discrétion de chaque association d’entreprises en fonction de ses besoins et de ses projets propres. Le seul élément clé à garder à l’esprit est que, peu importe le degré d’implication que vous accordez aux acteurs extérieurs, ce sont les entreprises qui doivent garder le contrôle de leur association.
LA CELLULE PARCS D’ACTIVITÉ DURABLES DE L’UWE
En tant qu’organisation patronale active en Wallonie, l’Union Wallonne des Entreprises (UWE) est bien entendu un allié naturel des associations d’entreprises. Au travers de sa Cellule Parcs d’Activité Durables (CPAD), l’UWE souhaite promouvoir le développement durable au sein des différents parcs d’activité économique wallons.
Concrètement les principaux objectifs de cette cellule sont de trois ordres :
Premièrement , elle souhaite stimuler et encourager la création de nouvelles associations d’entreprises partout en Wallonie. Sur les plus de 280 parcs d’activité économique wallons, seule une trentaine d’associations ont été recensées. Le potentiel d’action est donc encore important.
Retrouvez l’annuaire des Associations d’entreprises et Business clubs wallons sur :
www.cpad.be/inventaire-des-associations-dentreprises-de-wallonie.html
Deuxièmement , elle a pour vocation d’aider à la reconnaissance des associations par l’ensemble des acteurs socio-économiques ainsi que des autorités publiques. C’est pourquoi la CPAD a aussi pour but de tisser un réseau de relations solides entre les associations notamment grâce aux rencontres inter-associations d’entreprises qui permettent aux associations wallonnes de partager leurs préoccupations et leurs expériences.
Retrouvez toutes les inter-associations d’entreprises organisées par la CPAD sur :
www.cpad.be/les-rencontres-inter-ae.html
Troisiemement , les associations d’entreprises fonctionnent, dans la plupart des cas, avec des ressources humaines et financières très limitées. La CPAD peut les épauler pour mener à bien des projets et des actions de terrain en matière de développement durable.
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LES AGENCES DE DÉVELOPPEMENT LOCAL
Certaines communes disposent d’une Agence de Développement Local (ADL). Le rôle de celle-ci est de stimuler le développement économique sur le territoire communal. De ce fait, elle peut constituer un partenaire particulièrement précieux pour un projet de création et de dynamisation d’une association d’entreprises.
En effet, une ADL possède a priori une excellente connaissance des acteurs et du tissu économique local. Elle bénéficie également d’un bon réseau de contacts et peut également jouer un rôle d’intermédiaire entre l’association et les différentes structures publiques.
Plusieurs ADL sont très actives dans des associations d’entreprises et ce parfois depuis leur création, citons par exemple les ADL de Ciney, Waremme, Dison ou encore Gembloux.
Vous retrouverez la liste des ADL ainsi que leurs coordonnées sur le site de l’Union des Villes et Communes de Wallonie (UVCW) :www.uvcw.be/espaces/adl/liste/index.htm
LES INTERCOMMUNALES DE DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUE
Les intercommunales de développement économique (IDE) sont des interlocuteurs incontournables de la vie dans les parcs d’activité économique puisque ce sont, dans la plupart des cas, elles qui aménagent la zone (infrastructures routières, raccordements au gaz et à l’électricité, système d’égouttage, ...).
Ce que les entreprises, et a fortiori les associations d’entreprises, connaissent parfois moins c’est le rôle que les intercommunales peuvent jouer en matière d’animation économique.
Il est donc essentiel que la (future) association d’entreprises ait des contacts réguliers avec son intercommunale. Elle pourra ainsi compter sur le soutien de celle-ci dans le cadre de ses différents projets.
Par ailleurs, une fois la zone aménagée, l’intercommunale continue d’y réaliser certains investissements et l’association d’entreprises pourra dès lors signifier à celle-ci les réelles attentes et besoins de ses membres.
Wallonie Développement est une association regroupant les 8 Intercommunales wallonnes de Développement Economique (BEP, IBW, SPI, IDETA, IDEA, IGRETEC, IEG, IDELUX). Plus d’information sur : www.wallonie-developpement.be
Les intercommunales de développement économique et leurs territoires respectifs
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LES AUTRES ACTEURS POTENTIELS
Il existe en Wallonie de nombreux autres acteurs susceptibles de vous fournir des informations ou participer à certains de vos projets selon leurs compétences propres.
Au niveau communal, l’agence locale pour l’emploi, si elle existe, pourra, par exemple, participer à un projet de salon de l’emploi que vous désireriez organiser ou vous fournir une aide matérielle dans la réalisation d’une page emploi sur votre site internet.
Des contacts réguliers avec les services de police locaux pourraient aussi amener à des projets de meilleure sécurisation de votre parc d’activité, ...
CONCILIER ÉCONOMIE ET ENVIRONNEMENT :
Les Conseillers en Environnement de l’UWE sont sur le terrain afin de sensibiliser les PME wallonnes à l’importance d’une gestion environnementale efficace. Sur base d’une visite de votre entreprise, ces spécialistes réalisent gratuitement un diagnostic de votre situation environnementale. Les conseillers assurent également des missions de sensibilisation en matière de permis d’environnement, organisent des séances d’information et répondent à toutes vos questions via leur helpdesk. www.environnement-entreprise.be
GÉRER VOTRE MOBILITÉ :
Démarrage d’une démarche mobilité, réalisation d’un bilan mobilité, information sur les indemnités légales, le covoiturage, les innovations en gestion des marchandises, recherche de l’interlocuteur adéquat au sein d’une administration ou d’une société de services, diagnostic afin de cerner les actions envisageables, … : quelques exemples des services que peut vous apporter la Cellule Mobilité de l’UWE.
www.mobilite-entreprise.be
Par ailleurs, l’UWE propose, au travers de différentes cellules, des services aux entreprises et associations d’entreprises qui le souhaitent :
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É TA PE 6 : DE S A C T IONS
Votre association d’entreprises existe, elle poursuit des objectifs bien définis, elle est structurée et est entourée des bons partenaires, il ne lui reste donc plus qu’à entamer l’étape la plus intéressante : mener des actions et des projets concrets !
Exemples : Business meeting, petits déjeuners d’information, collectes collective de déchets, cours d’éco-conduite, journées don de sang, cartes avantages, bases de données covoiturage, journées portes-ouvertes dans le parc, sponsoring de ruches, journées emploi, navettes de bus, services de gardiennage groupé, tournoi inter-entreprises, ...
DES IDÉES
Le site internet de la CPAD a pour but de communiquer à toutes les associations d’entreprises les informations susceptibles de leur être utiles. C’est le cas notamment en ce qui concerne des exemples de projets menés par d’autres associations d’entreprises wallonnes ou étrangères.
A la recherche d’idées de projets à mener au sein de votre parc d’activités économiques ? Visitez www.cpad.be ou contactez-nous via [email protected]
DES MOYENS
A l’heure actuelle, hormis quelques aides à l’emploi et subventions spécifiques (dans le cadre d’appels d’offre particuliers), il n’existe pas d’aide structurelle à la création et au soutien des associations d’entreprises (hormis pour les clusters et pôles de compétitivité). Cet état de fait ne facilite bien entendu pas l’existence des associations d’entreprises mais ne les empêche toutefois pas de mener des projets à terme. Pour ce faire, il est néanmoins nécessaire que les membres fassent preuve de motivation et s’organisent de façon efficiente.
Pour la mise en oeuvre et le suivi des actions, nous vous recommandons, sur base de l’expérience de terrain, que votre projet ou groupe d’actions complémentaires s’inscrive dans le cadre d’une « commission » spécifique dont voici quelques exemples :
Commission communication : site internet, newsletter, contacts presse, ...
Commission sécurité : contacts avec les services de police/les services d’urgences/service travaux de la commune, gardiennage groupé, ...
Commission mobilité et signalisation : contacts avec la commune pour signalisation du parc, campagne de sensibilisation à la mobilité alternative, projet de navette de bus à l’échelle du parc, ...
Commission environnement : gestion des déchets, de l’énergie, aménagement et entretien des abords et des parcelles, …
Chaque commission est alors constituée d’un nombre restreint de membres : le choix de la participation à une commission dépend des compétences particulières du membre et de son intérêt pour la matière. Cela permet de diminuer la pression temps exercée sur chaque membre tout en assurant un suivi régulier et optimal des projets.
Un responsable doit bien évidemment être désigné dans chaque commission afin que les timings et les répartitions de tâches puissent être respectés.
3 Le projet Life-environnement SMIGIN – «Sustainable Managment by Interactive Governance and Industrial Networking » – avait pour objectif d’améliorer la gestion environnementale des entreprises situées sur un même PAE. Mené par la Cellule des Conseillers en Environnement de l’Union Wallonne des Entreprises (UWE), en partenariat avec la Chambre de Commerce et d’Industrie du Valenciennois (CCIV), ce projet a été financé de novembre 2006 à octobre 2009 par le Programme Life de la Commission Européenne, la Région Wallonne, l’ADEME et la région Nord Pas de Calais.
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UN RÉSEAU
Le meilleur moyen pour avoir de nouvelles idées et avancer de manière efficiente est d’entretenir des contacts réguliers avec ses pairs. C’est pourquoi la CPAD organise depuis plusieurs années des rencontres inter-associations d’entreprises. Celles-ci sont organisés une fois par an à travers toute la Wallonie.
Retrouvez plus d’informations à ce sujet à la page 25 de ce document.
C’est à chaque fois l’occasion pour les associations de renforcer leurs liens, de partager des idées et d’échanger des bonnes pratiques.
En dehors de ces rencontres, les associations ont l’occasion de nouer des contacts individuels entre elles grâce à l’annuaire en ligne des associations d’entreprises que la CPAD a élaboré et tient à jour régulièrement sur le site internet de la CPAD.
N’hésitez donc pas à visiter régulièrement la rubrique « actualités » et les fiches relatives aux différentes associations d’entreprises et business clubs. Visitez : www.cpad.be.
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A NNE X E 1 : L E S S TAT U T S D ’UNE A SBL
Les statuts d’une asbl constituent les principes de base, les règles fondamentales de l’association. Ils sont rédigés au moment où un projet commun a été défini et que les membres fondateurs veulent l’inscrire dans le cadre d’une asbl. Ils décrivent les droits et les obligations des membres et du conseil d’administration et structurent l’association.
Ils déterminent également qui peut devenir membre de l’asbl et du conseil d’administration.
Certaines mentions doivent obligatoirement figurer dans les statuts, pour le reste, une très grande liberté est laissée aux membres fondateurs pour organiser les principes directeurs de l’asbl.
RÉDACTION
Les statuts doivent être établis par écrit et rédigés en deux exemplaires minimum. Il peut s’agir d’un simple acte sous seing privé4, c’est-à-dire en présence uniquement des fondateurs, ou d’un acte authentique établi chez un notaire.
MENTIONS OBLIGATOIRES
Les mentions suivantes doivent figurer obligatoirement dans les statuts :
La dénomination de l’association5 et les mots « association sans but lucratif » ou « asbl »6.
L’adresse du siège (commune, code postal, rue et numéro) et l’arrondissement judiciaire correspondant. Le siège d’une asbl belge doit être situé en Belgique, ce qui ne veut pas dire qu’une association ne peut pas agir à l’étranger.
Le but de l’asbl. Il doit être déterminé de manière précise. Attention de ne pas confondre avec les activités de l’asbl.
Les noms, prénoms et adresse de chaque fondateur (personne physique) ainsi que la dénomination sociale, la forme juridique (sa, sprl, ...), et l’adresse du siège social de chaque fondateur (personne morale).
Les conditions et formalités d’admission et de sortie des membres.
Les droits et obligations des membres effectifs.
Les attributions et le mode de convocation de l’Assemblée générale ainsi que la manière dont les membres et les tiers prennent connaissance de ses résolutions.
La manière dont l’Assemblée générale est convoquée par le Conseil d’administration. Le délai de convocation est de huit jours au moins.
La manière dont les membres peuvent prendre connaissance des décisions de l’Assemblée générale.
Des règles concernant la nomination, la révocation et la fin des fonctions des administrateurs ainsi que l’étendue de leurs pouvoirs et la manière de les exercer (en agissant seul, en commun ou en collège). Des règles concernant la durée de leur mandat sont aussi obligatoires.
Des mentions concernant la possibilité pour certaines personnes de représenter l’asbl et/ou d’en assurer la gestion journalière. La manière de nommer d’éventuels commissaires.
Le montant maximum de la cotisation des membres adhérents.
Ce à quoi servira l’actif résultant de la liquidation de l’asbl. Celui-ci doit être affecté à une fin désintéressée.
La durée de vie de l’asbl lorsqu’elle n’est pas illimitée.
Le cas échéant, les droits et les obligations du membre adhérent.
4 L’acte « sous seing privé » est une convention écrite, établie par les parties elles-mêmes ou par un tiers. Cette convention est signée par les parties ou par une personne qu’elles ont désignée comme mandataire en vue de régler une situation contractuelle (vente, location, société, contrat de travail, . . .). Définition provenant du site Belgium.be.
5 Le choix du nom est libre. Toutefois, aucune autre association ou fondation ne peut porter le même nom. Pour le vérifier, consultez la banque de données du Moniteur belge.
6 Attention : il est interdit pour une asbl de faire précéder ou suivre sa dénomination du terme « fondation ».
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DÉPÔT
Lorsque les fondateurs ont rédigé et signé les statuts de l’asbl, ils doivent aller les déposer au greffe du tribunal de commerce du lieu où le siège social de l’asbl est installé.
Le dépôt de l’acte constitutif peut se faire de manière électronique au moyen d’un lecteur de carte d’identité électronique via le site internet suivant : www.egreffe.be.
En complément des statuts de l’association, les actes concernant la nomination des administrateurs doivent également y être déposés. C’est aussi le cas pour les actes concernant la nomination des personnes déléguées à la gestion journalière, des personnes autorisées à représenter l’asbl et des commissaires.
Tous les documents qui viennent d’être énumérés doivent être publiés au Moniteur belge.
En pratique, cela se fait à l’aide d’un formulaire ad hoc et est à transmettre au greffe du tribunal de commerce compétent. Les frais de publication doivent être payés à l’avance au Moniteur belge.
Le greffe transmet alors la demande de publication au Moniteur belge.
Tant que les statuts n’ont pas été déposés au tribunal de commerce, l’association n’a pas de personnalité juridique. Elle est considérée comme une « association en formation » jusqu’au dépôt.
MODIFICATIONS
Seule l’Assemblée générale peut modifier les statuts. Le Conseil d’administration ne peut que proposer des modifications que l’Assemblée générale approuvera ou non. Le Conseil d’administration doit convoquer les membres à l’Assemblée générale au moins huit jours avant la date de celle-ci. L’ordre du jour et les modifications envisagées doivent être formellement indiqués dans la convocation.
QUORUM DE PRÉSENCES
Une Assemblée générale ne peut se prononcer valablement sur une modification de statuts que si au moins 2/3 des membres effectifs y sont présents ou représentés. Les statuts peuvent prévoir un quorum plus strict. Si ce quorum n’est pas atteint, une deuxième Assemblée générale peut être convoquée. Celle-ci pourra délibérer et prendre des décisions, quel que soit le nombre de membres présents ou représentés. Il doit au moins s’écouler 15 jours entre les deux assemblées.
QUORUM DE VOTES
Une modification de statuts nécessite au moins 2/3 des voix.
Si la modification concerne l’objet social de l’asbl ou sa dissolution, le quorum de votes à atteindre est de 4/5 des voix. Les statuts peuvent prévoir un quorum plus strict.
PUBLICATION
Lorsque l’Assemblée générale a adopté les modifications de statuts, celles-ci doivent être déposées au greffe du tribunal de commerce, accompagnées d’un texte coordonné des statuts.
Le greffe du tribunal de commerce transmet les modifications de statuts au Moniteur belge pour qu’elles soient publiées. Pour cela, l’asbl doit à nouveau utiliser un formulaire ad hoc.
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