RÉSUMÉ TECHNIQUEUn Système National d’Information et de Gestion Sanitaires (SNIGS) renforcé pour des données de qualité

ContexteL’amélioration des conditions socio-sanitaires des populations béninoises demeure une préoccupation essentielle du Gouvernement. En vue de mesurer les progrès dans l’atteinte de cet objectif, le Ministère de la santé (MS) a mis en place un Système National d’Information et de Gestion Sanitaires (SNIGS) en 1990. Le SNIGS est un ensemble organisé de structures, institutions, personnel, procédures, méthodes et équipements permettant de fournir l’information sanitaire nécessaire à la prise de décision, à la planification, à la gestion et à l’évaluation des programmes et des services de santé. De ce fait, le SNIGS est un outil fondamental pour la planification, la coordination et le suivi de la politique nationale de développement sanitaire du Bénin. Le SNIGS collecte la plus grande partie des statistiques sanitaires du Bénin. Ces informations sont complétées par celles de différents sous-systèmes utilisés dans le pays tels que le sous-système de surveillance épidémiologique, les enquêtes périodiques, etc.

Les outils du SNIGS se présentent en trois séries :

u Série A : outils collectant des informations sur le personnel, les finances, les infrastructures, le matériel et les médicaments ;

MAI 2018Ce résumé technique a été produit par le programme USAID d’amélioration de la santé de la reproduction, du nouveau-né et de l’enfant (ANCRE). Le programme est mis en oeuvre par University Research Co., LLC (URC) et ses sous-récipiendaires Dimagi, Inc. et Results for Development Institute (R4D) selon les termes de l'accord de coopération CA-680-A-14-00001.

PROGRAMME D’AMÉLIORATION DE LA SANTÉ DE LA REPRODUCTION, DU NOUVEAU-NÉ ET DE L’ENFANT (ANCRE)

u Série B : outils relatifs aux soins curatifs ;

u Série C : outils de collecte des informations sur la Santé Maternelle et Infantile, la Planification familiale et la nutrition.

La collecte des données se fait sur la base de supports papiers standardisés par type d’activités qui permettent de recueillir les informations périodiquement (mensuellement, trimestriellement et annuellement) dans les formations sanitaires (FS) du pays. Les données collectées sont par la suite saisies sur une plateforme en ligne : le District Health Information System 2 (DHIS2) au niveau du bureau de la zone sanitaire (ZS). Les données disponibles dans le DHIS2 permettent l’élaboration de l’annuaire des statistiques qui présente la situation sanitaire du pays.

Lorsque le Programme d’Amélioration de la santé de la reproduction, du nouveau-né et de l’enfant (ANCRE), a démarré en 2014, seulement deux des 10 ZS soutenues par le projet avaient une complétude à 100% pour leurs indicateurs de morbidité et de mortalité (PMP ANCRE, Rapport Trimestriel N°4) pour les rapports des FS publiques et 13% pour les FS privées (SHOPS, 2014).

Le programme ANCRE, financé par l’Agence des Etats-Unis pour le développement international (USAID),

travaille de concert avec le MS, principalement la Direction de la Planification et de la Prospective (DPP), en vue de renforcer la chaine de production des données sanitaires.

Approche stratégique du programme USAID/ANCREL’approche du programme USAID/ANCRE consiste en l’appui technique du système de santé à tous les niveaux de la pyramide sanitaire pour renforcer la capacité des acteurs à produire des données de qualité à temps ; notamment au niveau national, départemental et périphérique (ZS et FS).

Au niveau national, USAID/ANCRE organise des réunions trimestrielles avec les directions techniques du MS à travers le comité consultatif du Paquet d’Interventions à Haut Impact (PIHI) clinique et communautaire. Il s’agit d’un creuset d’échange avec les différents acteurs qui facilite l’ancrage institutionnel et de tutelle technique du projet.

Au niveau départemental, USAID/ANCRE procède à des visites stratégiques conjointes avec le niveau central et la Direction départementale de la santé (DDS). Au cours de ces visites d’appui aux équipes d’encadrement des zones sanitaires (EEZS), des séances d’analyse des indicateurs de morbidité et de mortalité maternelle et infantile sont organisées en vue de leur utilisation dans l’élaboration des Plans Intégrés de Travail Annuels des ZS.

Au niveau zonal, USAID/ANCRE effectue des missions conjointes avec les services compétents de la DDS, dans les FS lors de supervisions formatives pour évaluer la promptitude, la complétude, et la qualité des données, ainsi que l’archivage des outils. Le contrôle de qualité s’effectue par tirage aléatoire d’un échantillon de 10% de chaque type de supports parmi les rapports SNIGS (B5a, B5b, C6, C7 et A7) pour chaque mois du trimestre précédant la supervision. La détermination de la qualité s’établi par le calcul du taux d’erreur de remplissage (nombre de cellules erronées sur l’outil/nombre total de cellules que comporte l’outil), taux de rapport erroné (nombre

de rapports erronés/nombre de rapports contrôlés) et taux d’erreur de saisie dans la base de données DHIS2 (nombre de rapports mal saisis/nombre de rapports saisis). Lorsque les taux d’erreur excèdent 5%, le chef de poste de la FS est invité à de reprendre les trois rapports du trimestre. Une fois les rapports repris, le Responsable statistique de la ZS actualise la base de données conformément aux supports corrigés. Pour ce qui est de la complétude, elle est appréciée à l’aide du taux de complétude (nombre de rapports reçus et saisis/nombre de rapports attendus dans DHIS2). Lorsque la complétude est inférieure à 100%, la ZS est invitée à effectuer une collecte active en vue de l’améliorer. Quant à l’archivage, l’équipe de supervision vérifie le rangement par type de support et par mois dans une boîte d’archives ou un classeur avec indication lisible des mois et des catégories de supports.

A travers les Equipes Polyvalentes Décentralisées (EPD) installées au niveau des DDS en octobre 2017, le projet a apporté un appui de proximité aux EEZS avec des supervisions formatives ainsi que le coaching pour l’organisation des services de santé, l’amélioration de la gestion du SNIGS au sein des FS et des cellules statistiques, et l’utilisation des données aux fins de planification et priorisation des interventions du PIHI. Ce coaching comprenait également des séances

Mise à jour du rapport logistique A7 par la commis du CS HILLA CONDJI, ZS CBGH

d’analyse du niveau de complétude des rapports et de la qualité de la saisie dans le DHIS2. Par ailleurs, USAID/ANCRE a organisé des séances de coaching avec les Equipes d’amélioration de la qualité (EAQ) pour évaluer la mise en œuvre de leurs plans d’amélioration de qualité notamment par l’élaboration de graphiques montrant l’évolution des indicateurs clés du PIHI. A l’issue des séances de coaching, des recommandations ont été formulées de manière participative avec l’EEZS pour la collecte active des rapports manquant en vue d’améliorer la qualité et la complétude des données.

Activités clés

Actualisation des outils du SNIGSEn 2016, USAID/ANCRE a travaillé avec le Service de Gestion du Système d’Information (SGSI) de la DPP, d’autres directions clés du MS (Direction de la Santé de la Mère et de l’Enfant, Direction Nationale de la Santé Publique, et Direction de la Pharmacie) ainsi que les partenaires (tel que APC et Expertise France) afin de mettre à jour les supports de collecte des données ainsi que leurs guides d’utilisation pour répondre aux nouveaux besoins en information. Cette actualisation a pris en compte les outils relatifs aux soins curatifs (B5a et B5b) ; les outils de collecte des données sur la santé maternelle et infantile, la

planification familiale et la nutrition (C6 et C7) ; les outils du niveau communautaire (COM 1, COM 2, COM 3, COM 4 et COM 5) ; et les outils de rapportage des intrants du PIHI (A7).

Formation des acteurs du système de santé sur le remplissage des outilsLa performance d’un système d’information dépend essentiellement des compétences des acteurs qui l’utilisent.

Ainsi, USAID/ANCRE, en collaboration avec la DPP, a procédé à la formation en cascade des acteurs produisant les informations sanitaires primaires dans les 10 ZS d’intervention. La formation des formateurs a rassemblé 57 agents provenant des DDS et des EEZS notamment les Chefs Service de la Planification, de l’Information et de la recherche en Santé (C/SPIRS), les Responsables Statistiques de la ZS (R/Stat ZS), les Gestionnaires de Dépôts Répartiteurs de ZS (GDRZS), les Médecins Coordonnateurs de ZS (MCZS), les infirmiers major, et la sage-femme de la ZS. Ensuite, ces formateurs, sous la supervision du C/SPIRS, ont répliqué la formation au niveau de leurs ZS respectives à l’endroit des prestataires des FS publiques et privées, les commis de pharmacie, des dépôts pharmaceutiques, et les chargés de statistiques au niveau des hôpitaux de la ZS. Au total, 950 acteurs du système de santé, dont 532 femmes, ont été formés. La formation a porté sur le remplissage des outils révisés du SNIGS, les nouvelles informations, l’élaboration des rapports de prise en charge et de gestion des intrants, ainsi que la saisie des données dans le DHIS2.

Principaux résultats à ce jour

Une meilleure complétude des données Une extraction des données faite en mai 2018 montre une amélioration de la complétude entre 2015 et 2017 pour les rapports C6, C7, B5a, et A7. La disponibilité des données de morbidité, mortalité et logistiques au niveau des ZS s’est améliorée dans le temps.

Séance de coaching sur le contrôle de qualité des données au CS AGON (ZS AZT) par l’EEZ de la ZS CBGH

Le rapport dont l’amélioration est la plus frappante est le C6 dont la complétude est passée de 12% en 2015 à 97% en 2017 (cf. Figure 1).

Amélioration de la disponibilité des guides de remplissage des outils Pour accompagner les acteurs du système à fournir une information simple, pratique, de qualité, utile, et répondant aux besoins des différents niveaux de la pyramide sanitaire, 700 guides d’instruction de remplissage des outils du SNIGS ont été imprimés et 570 distribués aux dix ZS couvertes par le projet. La ZS de AS a reçu le plus grand nombre de guides (142 exemplaires) car disposant d’un plus grand nombre de formations sanitaires privées.

Leçons apprises u En vue d’assurer l’amélioration continue de la

qualité des données, il s’avère important que les acteurs au niveau des formations sanitaires et des bureaux des ZS en comprennent l’importance et

Programme d’amélioration de la santé de la reproduction, du nouveau-né et de l’enfantLot No. 131, Patte d’Oie, Rue 12151, Maison No. 117, Cotonou, Benin u +229 21 30 67 60 u www.urc-chs.com

soient régulièrement suivis. Pour ce faire, USAID/ANCRE a mis en place un mécanisme de contrôle régulier de qualité des données à travers des visites trimestrielles d’un échantillon de formations sanitaires des ZS d’intervention et un suivi à distance (appels téléphoniques et courriels) en vue de trianguler les données avec celles disponibles dans la base de données.

u Une bonne complétude et promptitude des rapports de morbidité et de mortalité sur la plateforme DHIS2 ne peut être une réalité que si tous les acteurs à tous les niveaux de la chaine de la production des données sont conscients de leurs rôles et responsabilités et motivés. Pour y parvenir, le programme ANCRE a travaillé avec tous les niveaux du système dans la mise à jour des outils papier et du DHIS2, la formation des acteurs, et les supervisions/suivis de terrain. Ce processus a permis l’appropriation par le MS et renforcera le maintien des acquis au-delà du projet.

Figure 1 : Evolution de la complétude des rapports de 2015 à 2017

2015 2016 2017

C7

12

100

80

60

40

20

0

99

94

97

9492

C6A7

B5a76

82

95

19

6769