Réunion du CLUB UGSF

RELEVER LE DEFI DE L’ADOPTION SHAREPOINT

Patrick Guimonet Architecte de Solutions

d’Entreprise

MVP SharePoint

patrick.guimonet@abalon.fr

http://www.abalon.fr/blog http://blogs.codes-sources.com/patricg

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Partage de fichiers

Recherche

RSE

Partage avec des

tiers SkyDrive, Dropbox, …

Facebook,Twitter, …

Messagerie, Clé USB, Partage de fichiers, …

Google, Bing…

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Inutilisation ou sous-utilisation de l’infrastructure SharePoint

ROI en baisse

Fuite d’information

Brèches de sécurité

Divulgation d’information à l’extérieur

Mécontentement des utilisateurs

Baisse de productivité

Echec partiel ou complet du projet

Indifférence des utilisateurs

Les risques pour l’entreprise

John Gourville – Professeur de Marketing à Harvard – L’effet X9

un nouveau produit doit présenter neuf fois plus d’améliorations que la solution existante pour être immédiatement ou facilement adopté

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Cible : Le concevoir en fonction des UTILISATEURS (pas des administrateurs) !

Contenu : Ni trop, ni trop peu

Le timing est essentiel !

Objectif du Plan d’adoption : Favoriser l’adoption des utilisateurs

Plan d’adoption SharePoint

Approche attentiste

Fournir des outils aux utilisateurs

Formaliser un plan d’adoption Feuille de route Plan de communication Plan de formation

Résultats décevants

Auto-formation

Définir la stratégie de migration Définir la feuille de route macroscopique Définir les moyens mis à disposition

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Points clés de l’expérience utilisateur

Valeur

Utilité

Désira-bilité

Accessi-bilité

Crédibilité

Repérabilité

Utilisa-bilité

Peter Morville

La conception de l’expérience utilisateur

pour développer un site web équilibré et efficace

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Information préalable

Attention à ne pas créer des attentes trop fortes !

Faire comprendre la nature évolutive de SharePoint

Lancement

Information initiale

Formation initiale : ne pas vouloir former tout le monde, sur tout , tout de suite !

Aller à l’essentiel

Formation et information en continu

C’est une activité permanente, régulière

Feuille de route

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Collaborez avec l’équipe de communication interne

Obtenez le soutien de l’encadrement

Utilisez les canaux de communication existants

Privilégiez le numérique

Utilisez des messages ciblés par audience :

Ex : Accès mobile auprès de populations itinérantes

Suscitez l’intérêt des utilisateurs

Ex.: une activité ludique, une chasse au trésor intranet

Trouvez une application à fort impact

Sollicitez des commentaires

En insistant sur le fait qu’il s’agit d’une plateforme évolutive de nouvelles fonctionnalités seront implantées au cours du temps

Effectuez des communications régulières

Points clés du Plan de communication

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Points clés d’une activité de communication

Méthode

• Canal

Message

• Contenu

Audience

• Cible

Calendrier

Résultats attendus

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Article dans un bulletin d’information

Description Article bref (sans engagement majeur vis à vis du calendrier) qui aborde les plans pour la nouvelle solution

Audience Organisation Messages

clés Avantages clés de la solution

Statut du projet

Plan de déploiement initial : où en sont les pilotes, etc.

Attentes vis-à-vis des nouveaux processus

Pour plus d’informations, contacter …

Résultats attendus

Sensibilisation au projet

Attentes gérées relativement au déploiement dans l’entreprise et à l’impact sur les différents utilisateurs

Calendrier

Pendant la conception

Exemples d’activités de communication

Message électronique de type « inscrivez vous » à destination des personnes chargées du site

Description Message destiné à encourager les responsables et les concepteurs à suivre une formation et à rejoindre la communauté des utilisateurs avec pouvoir

Audience Personnes chargées du site et concepteurs de site

Messages clés

Apprenez (suivez une formation !)

Appliquez (des meilleures pratiques et des normes)

Rejoignez (la communauté des utilisateurs avec pouvoir)

Résultats attendus

Davantage de connaissances diffusées au sein de l’organisation

Amélioration de la « facilité de localisation » et des résultats de la recherche

Calendrier Au lancement initial, puis ensuite régulièrement dans le cadre de communications continues

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Développer la formation et l’auto-formation Ex: comment gérer

l’arrivée d’un nouvel

employé ?

Un plan en plusieurs niveaux : Visiteurs

Contributeurs

Propriétaires

S’appuyer sur les utilisateurs avancés (« power users »)

Quelle formation pour quel utilisateur ?

Formations formelles

Formations sur le tas

Démos informelles en petits groupes

Formations en ligne

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Webcasts/Webinars de 10 min max sur une fonctionnalité

Fiches de référence rapide des manipulations courantes (1 page ou 2 max)

Session de manipulation en petits groupes

Evènement de 30 min (réunion en ligne, enregistrée ou en direct), toutes les semaines sur un thème précis

Accès à un utilisateur expérimenté « référent »

Wiki pour enregistrer les bonnes pratiques, conseils et astuces

Communauté d’utilisateurs

« Train the trainer »

Formations : les formats qui marchent

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Notions fondamentales de SharePoint

Nouveautés SharePoint 2010 par rapport à MOSS 2007

Gestion du contenu et métadonnées

Meilleures pratiques pour concevoir un site d’équipe ? Un portail ?

Sécurité et autorisations

Principes directeurs du plan de Gouvernance

Formations : Quelques thèmes incontournables

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Templates de sites pertinents

Plug-in dans Outlook

Harmon.ie

Colligo

Et d’autres

Plug-in RSE

Beezy

Calinda

Et d’autres

Client Mobile & tablettes

SharePlus

Et d’autres

Quelques incontournables pour SharePoint

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Quelques outils disponibles

• Microsoft SharePoint Adoption Kit

– Un site, un kit de lancement, des cartes de références rapides (en anglais, gratuit) des idées

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Quelques outils disponibles

• Microsoft Productivity Hub

– Une collection de sites avec du contenu et des trucs et astuces (en anglais gratuit)

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Quelques outils disponibles

• SharePoint Learning Kit for SharePoint 2010

– Une site de e-learning pré-packagé (multilingue, gratuit)

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Quelques outils disponibles

• Aide et procédures SharePoint 2010 sur Office.com (en français ou sous-titré)

– Support / SharePoint / SharePoint Server / Aide et procédures SharePoint Server 2010 Vidéos

– SharePoint Server 2010 Cours de formation

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Blog Microsoft

• Blog dédié au contenu destiné aux utilisateurs finaux (en anglais) :

• http://sharepoint.microsoft.com/blogs/GetThePoint

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Livre blanc Microsoft

• Meilleures pratiques pour l’adoption de SharePoint 2010

• http://www.microsoft.com/downloads/fr-fr/details.aspx?FamilyID=94ee6518-75f7-47be-b4c1-0d6ec1248486

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Conclusion

Décision

Action

Evaluation

Adaptation

• Adopter un démarche itérative…

• Intégrée au Plan de Gouvernance

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