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Les smartlist version 1.0

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Rue Marie-Henriette, 60

5000 Namur

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TUTORIEL DE LA PLATE-FORME

Les smartlist

Numéro de la version : 1.0

Date de la dernière révision -

Dernière modification -

Date de la création 19/09/2017

Créateur PoWalCo ASBL


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Table des matières

1. INTRODUCTION ................................................................................................................... 3

2. DÉFINITION ......................................................................................................................... 4

2.1 ESPACE DE TRAVAIL .................................................................................................................. 4

2.2 LISTE ET SMARTLIST .................................................................................................................. 6

3. CRÉER UNE SMARTLIST ....................................................................................................... 8

4. PERSONNALISER UNE SMARTLIST ....................................................................................... 9

4.1 RENOMMER UNE SMARTLIST ...................................................................................................... 9

4.2 PARAMÉTRER LA SOURCE ......................................................................................................... 10

4.2.1 Définir le contenu ..................................................................................................... 10

4.2.2 Filtrer l’information .................................................................................................. 18

4.1 DÉFINIR L’AFFICHAGE .............................................................................................................. 22

4.2 TRIER LES INFORMATIONS ........................................................................................................ 26

5. PARTAGER UNE SMARTLIST .............................................................................................. 28

6. EXEMPLES DE SMARTLIST ................................................................................................. 41

ANNEXE : AIDE AUX PARAMÉTRAGES DE LA SOURCE ................................................................ 45


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1. Introduction

Une smartlist est un raccourci aux informations. Elles peuvent se personnaliser et être ainsi

spécifiques à chaque organisation. La personnalisation est une étape clé dans le processus de

création d’une smartlist puisqu’elle détermine l’affichage des informations. Le risque d’une

mauvaise configuration est de louper des informations utiles voire mêmes importantes pour

l’organisation.

La plate-forme offre la possibilité de partager les smartlist au sein d’une organisation avec des

groupes d’utilisateurs de même profil. Chaque groupe d’utilisateurs pourra donc avoir à sa

disposition des smartlists spécifiques à son rôle.

Une série de smartlist sera présentée à la fin du document pour illustrer l’influence du

paramétrage sur l’affichage.


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2. Définition

2.1 Espace de travail

Quatre espaces de travail sont mis à disposition d’un administrateur d’une organisation (voir

Figure 1 : les 4 espaces de travail visibles : tableau de bord, aide, chantiers publics et gestion

organisation) :

1) L’espace de travail « tableau de bord » est un espace qui englobe tous les autres

espaces de travail avec toutes les listes d’objet qu’ils contiennent (voir Figure 2). La liste

des chantiers « inscrits » est un cas particulier car elle se situe dans l’espace de travail

« organisation » qui est invisible pour les administrateurs et utilisateurs de la plate-

forme.

2) L’espace de travail « chantiers publics » reprend les éléments liés aux chantiers publics

(chantiers, dossiers, réunions…).

3) L’espace de travail « gestion d’organisation » est l’espace pour gérer l’organisation

c’est-à-dire créer ou modifier la zone d’influence ou de notification, les utilisateurs, les

sous-organisations…

4) L’espace de travail « aide » offre quelques renseignements généraux et les différents

moyens de contact en cas de problème sur la plate-forme.

Chaque espace de travail contient ses propres listes et smartlist. Par exemple, une smartlist

créée dans « tableau de bord » n’est pas visible dans les autres espaces de travail. Pour la

rendre visible dans « chantiers publics » par exemple ; il est nécessaire de se rendre sur cet

espace de travail et d’y créer la smartlist.

Une smartlist n’est visible que sur l’espace de travail où elle a été créée


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Figure 1 : les 4 espaces de travail visibles : tableau de bord, aide, chantiers publics et gestion organisation

Figure 2 : Configuration de la plate-forme PoWalCo (vert = visible ; rouge = non visible)

Espace de travail "Tableau de

bord"

Espace de travail "Chantiers

publics"

Listes

1 Objet/liste

Smartlist

1 ou plusieurs objet(s)/smartlist

Espace de travail "Gestion

organisation"

Listes

1 objet/liste

Smartlist


Espace de travail "Organisation"

Listes

1 Objet/liste

Espace de travail "aide"

Listes

1 objet/liste

Smartlist



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2.2 Liste et smartlist

La notion de « liste » doit être définie pour bien comprendre le procédé de personnalisation

d’une smartlist.

Une liste est une liste d’information sur un objet spécifique de la plate-forme. Les principaux

objets de la plate-forme sont :

- Les chantiers (publics et privés)

- Les dossiers (DAC, DA et DE)

- Les notifications

- Les tâches et validations

- Les réunions (DAC, DA et DE)

- Les appels à coordination

- L’état des lieux

- Cautionnement

Une smartlist ou liste intelligente est un regroupement d’information provenant de plusieurs

listes. L’avantage des smartlist par rapport à une liste est de pouvoir afficher des informations

sur plusieurs objets. Une « smartlist » peut donc afficher simultanément des informations sur

un chantier et sur un dossier (voir Figure 3 : Smartlist Dossier appel à coordination.). Une liste

n’affiche que les informations sur le chantier ou sur le dossier.

Figure 3 : Smartlist Dossier appel à coordination.

Information sur Dossier appel à coordination Information sur chantier


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Une liste n’affiche des informations que sur un seul objet.

Une smartlist peut afficher des informations sur plusieurs objets.


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3. Créer une smartlist

Il existe deux façons pour créer une smartlist. La première façon consiste à construire une

smartlist de toute pièce c’est-à-dire définir l’ensemble de ces paramètres (la source,

l’affichage, le tri et le partage). Cette manière requiert une certaine connaissance de la plate-

forme mais offre la possibilité de personnaliser entièrement sa smartlist. La deuxième façon

consiste à partir de la configuration par défaut des smartlists standards et de la modifier en

fonction de ces préfèrences.

Voici les deux étapes pour créer une smartlist :

1) Rendez-vous dans l’espace de travail sur lequel la smartlist désire être créée.

2) Cliquer sur « Créer une nouvelle liste intelligente » ou sur « Copier liste intelligente »

(voir Figure 4 : Boutons pour créer ou copier une smartlist.).

Figure 4 : Boutons pour créer ou copier une smartlist.


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4. Personnaliser une smartlist

Les différentes étapes de personnalisation sont décrites dans ce point. Elles sont illustrées par

des exemples pour montrer l’influence du paramétrage sur l’affichage.

4.1 Renommer une smartlist

La première étape, avant le paramétrage proprement dit, est de renommer la smartlist par un

nom adéquat en fonction de ce qui veut être affiché (voir Figure 5 : Dénomination d’une

smartlist par un nom adéquat).

Figure 5 : Dénomination d’une smartlist par un nom adéquat


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4.2 Paramétrer la source

Paramétrer la source consiste à définir le contenu de la smartlist et à le filtrer pour n’afficher

que les informations utiles propres à chaque organisation.

4.2.1 Définir le contenu

Le contenu de la smartlist se défini en indiquant au système les endroits où il doit aller chercher

les informations. Les endroits à indiquer dépendent de l’espace de travail dans lequel la

smartlist est créée.

Pour l’espace de travail « tableau de bord », il est nécessaire de définir l’espace de travail et la

ou les liste(s) puisque « tableau de bord » reprend l’ensemble des éléments des autres espaces

de travail.

Pour les espaces de travail « chantiers publics », « aide » et « gestion organisation », seul(s) la

ou les liste(s) sont à indiquer car ils ne contiennent pas les éléments des autres espaces de

travail.

Il existe 4 manières de paramétrer la source :

1) Choisir plusieurs niveaux de liste

2) Choisir un seul niveau de liste

3) Choisir plusieurs niveaux de liste avec plusieurs listes sur le dernier niveau

4) Choisir un seul niveau de liste avec plusieurs listes à ce niveau

Le contenu de la smartlist se défini en indiquant au système les endroits où il doit

aller chercher les informations.


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4.2.1.1 Choisir plusieurs niveaux de liste

Choisir plusieurs niveaux de liste permet d’afficher des informations sur un objet mais aussi sur

les objets qui y sont liés. À noter que ce choix a le désavantage de limiter l’affichage de la

smartlist à la vue liste.

L’Annexe : aide aux paramétrages de la source indique à l’administrateur la ou les liste(s) et le

nombre de niveau à sélectionner en fonction de l’information à afficher.

� Exemple : « smartlist » DAC : tâche appel

La smartlist « DAC : tâche appel » est créée dans l’espace de travail « Tableau de bord ». Elle

doit contenir la liste des appels reçus avec non seulement la possibilité d’y répondre mais aussi

des informations sur le dossier d’appel à coordination et le chantier auxquels ils y sont liés.

Selon l’Annexe : aide aux paramétrages de la source, il faut dans l’espace de travail « chantiers

publics » la liste « chantiers publics » au niveau 0, la liste « Dossier Appel à Coordination » au

niveau 1 et la liste « Appel » au niveau 2 (voir Figure 6 : Paramétrage sur plusieurs niveaux pour

la smartlist « DAC : tâche Appel »). Avec ce paramétrage sur plusieurs niveaux, la smartlist

« DAC : tâche appel » contient potentiellement des éléments de « chantiers publics », de

« dossier Appel à Coordination » et de « Appel » (voir Figure 7 : Affichage de la smartlist « DAC :

tâche Appel »).

Figure 6 : Paramétrage sur plusieurs niveaux pour la smartlist « DAC : tâche Appel »


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Figure 7 : Affichage de la smartlist « DAC : tâche Appel »

Informations sur les appels Informations sur le DAC Informations sur le chantier


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4.2.1.2 Choisir un seul niveau de liste

Paramétrer la source avec un seul niveau de liste ne permet que d’afficher des informations

sur un objet mais avec l’avantage de pouvoir choisir toutes les différentes vues disponibles sur

la plate-forme (liste et arborescente).

� Exemple : smartlist « DAC : tâche appel »

Avec le paramétrage à un seul niveau, la smartlist « DAC : tâche appel » dans « tableau de

bord » n’affichera plus que des informations sur les appels et non plus sur les dossiers d’appel

à coordination ainsi que les chantiers (voir Figure 8 : Paramétrage sur un seul niveau de liste

pour la smartlist « DAC : tâche Appel » et Figure 9 : Affichage de la smartlist « DAC : tâche

Appel » en vue liste). Il est possible avec la vue arborescente de montrer les objets auxquels

sont liés les appels (voir Figure 10 : Affichage de la smartlist « DAC : tâche Appel » en vue

arborescente). Dans notre cas, les appels sont liés à un dossier d’appel à coordination, lui-

même lié à un chantier.

Figure 8 : Paramétrage sur un seul niveau de liste pour la smartlist « DAC : tâche Appel »


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Figure 9 : Affichage de la smartlist « DAC : tâche Appel » en vue liste

Figure 10 : Affichage de la smartlist « DAC : tâche Appel » en vue arborescente

Informations sur les appels


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4.2.1.3 Choisir plusieurs niveaux de liste avec plusieurs listes sur le dernier

niveau

Choisir plusieurs niveaux de liste avec plusieurs listes sur le dernier niveau permet d’afficher

des informations sur plusieurs objets et sur les objets qui y sont liés (voir Figure 11 :

Paramétrage sur deux niveaux avec deux listes sur le dernier niveau pour afficher les dossiers

d’autorisation et d’exécution et Figure 12 : Affichage des dossiers d’exécution et d’autorisation).

Figure 11 : Paramétrage sur deux niveaux avec deux listes sur le dernier niveau pour afficher les dossiers d’autorisation et d’exécution

Figure 12 : Affichage des dossiers d’exécution et d’autorisation

Informations sur les DA et DE Informations sur les chantiers


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4.2.1.4 Choisir un seul niveau de liste avec plusieurs listes à ce niveau

Choisir un seul niveau avec plusieurs listes sur ce niveau permet d’afficher des informations

sur plusieurs objets (voir Figure 13 : Paramétrage sur un seul niveau de liste avec 3 listes sur ce

niveau pour afficher toutes les réunions et Figure 14 : Affichage des réunions en vue liste) avec

la possibilité de changer la vue. La vue arborescente donne les objets qui y sont liés (voir Figure

15 : Affichage des réunions en vue arborescente).

Figure 13 : Paramétrage sur un seul niveau de liste avec 3 listes sur ce niveau pour afficher toutes les réunions

Figure 14 : Affichage des réunions en vue liste

Informations sur les réunions


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Figure 15 : Affichage des réunions en vue arborescente

Affichage disponible Informations affichées

Plusieurs niveaux de liste Liste L’objet et les objets liés

Un seul niveau de liste Liste ou arborescence L’objet

Plusieurs niveaux de listes

avec plusieurs listes sur le

dernier niveau

Liste Les objets et les objets liés

Un seul niveau de liste avec

plusieurs listes sur ce niveau Liste ou arborescence Les objets


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4.2.2 Filtrer l’information

Le paramétrage de la source d’information n’est pas suffisant puisque la smartlist affiche les

informations de toutes les organisations et en n’importe quel statut. Filtrer consiste à

conditionner l’affichage des informations pour ne faire apparaître que celles utiles et liées à

l’organisation. Il est possible dans le cas d’un paramétrage à plusieurs niveaux de liste

d’appliquer des conditions à chaque niveau mais en règle générale le conditionnement sur le

dernier niveau est suffisant. Au plus le nombre de conditions est important au plus le nombre

d’éléments affichés sera réduit.

Les différentes étapes pour réaliser un filtre sont les suivantes :

1) Cliquer sur « conditions » à côté du niveau de liste à filtrer (cette étape n’est valable

que pour le paramétrage à plusieurs niveaux de liste) (voir Figure 16 : sélection du

niveau de liste à filtrer).

Figure 16 : sélection du niveau de liste à filtrer


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2) Sélectionner un champ (statut, organisation, dates…) à conditionner dans les six

catégories proposées (voir Figure 17 : Sélection d’un champ à conditionner).

Figure 17 : Sélection d’un champ à conditionner

3) Spécifier à quoi doit correspondre le champ et indiquer des valeurs si nécessaires (voir

Figure 18 : Condition sur le champ « Organisation »).

Figure 18 : Condition sur le champ « Organisation »


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4) Valider pour enregistrer la condition en cliquant sur le « v ».

5) Réitérer les opérations pour appliquer d’autres conditions.

� Exemple : smartlist « DAC : tâche appel »

La smartlist « DAC : tâche Appel » doit afficher tous les appels sans réponse de l’organisation

PoWalCo JC O7. Pour ce faire, le niveau « Chantiers Publics (Appel) », qui est à filtrer, est

sélectionné (voir Figure 19 : Sélection du niveau de liste « Appel » à filtrer). Ensuite, le champ

« organisation » doit correspondre à PoWalCo JC O7 et le champ « statut » doit correspondre

à des éléments sans réponses (voir Figure 20 : conditions sur les champs « organisation » et

« statut »). La smartlist affiche alors tous les appels sans réponses de l’organisation PoWalCo

JC O7 (voir Figure 21 : Affichage de la smartlist « DAC : tâche Appel » filtrée sur les appels sans

réponses et sur l’organisation PoWalCo JC O7).

Figure 19 : Sélection du niveau de liste « Appel » à filtrer


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Figure 20 : conditions sur les champs « organisation » et « statut »

Figure 21 : Affichage de la smartlist « DAC : tâche Appel » filtrée sur les appels sans réponses et sur l’organisation PoWalCo JC O7

Filtrer sert à limiter l’affichage de la smartlist aux informations jugées utiles par

l’organisation.


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4.1 Définir l’affichage

Cette étape permet de définir la vue et les colonnes à afficher dans la smartlist (voir Figure 22 :

Définition de la vue et des colonnes à afficher). Le choix des colonnes à afficher dépend du

niveau de liste sur lequel est placée la condition. Il est donc possible de définir des colonnes

pour chaque objet.

� Exemple : smartlist « DAC : tâche Appel »

La condition sur les niveaux de liste détermine l’information des colonnes. Pour le cas de la

smartlist « DAC : tâche Appel », les conditions sont les suivantes :

- La condition sur le niveau « chantiers publics » permet de placer des colonnes qui

afficheront des informations sur les chantiers (voir Figure 23 : Colonnes sur « chantiers

publics » dans la smartlist « DAC : tâche Appel »).

- La condition sur le niveau « dossier appel à coordination » permet de placer des

colonnes qui afficheront des informations sur les dossiers d’appels à coordination (voir

Figure 24 : Colonnes sur « Dossier appel à coordination » dans la smartlist « DAC : Tâche

Appel »).

- La condition sur le dernier niveau « Appel » permet de place des colonnes qui

afficheront des informations sur les appels (voir Figure 25 : Colonnes sur « Appel » dans

la smartlist « DAC : Tâche Appel »).

La smartlist « DAC : tâche Appel » affichera donc des colonnes relatives aux chantiers, aux

dossiers d’appel à coordination et aux appels (voir Figure 26 : Affichage de la smartlist « DAC :

tâche Appel »).

Figure 22 : Définition de la vue et des colonnes à afficher


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Figure 23 : Colonnes sur « chantiers publics » dans la smartlist « DAC : tâche Appel »

Figure 24 : Colonnes sur « Dossier appel à coordination » dans la smartlist « DAC : Tâche Appel »

Condition sur « chantier

publics » => colonnes sur

« chantiers publics »

Condition sur « Dossier appel à

coordination » => colonnes sur

« Dossier appel à

coordination »


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Figure 25 : Colonnes sur « Appel » dans la smartlist « DAC : Tâche Appel »

Figure 26 : Affichage de la smartlist « DAC : tâche Appel »

Le choix des colonnes à afficher dépend du niveau de liste sur lequel est placée la

condition.

Condition sur « Appel » =>

colonnes sur « Appel »

Informations sur appel Informations sur DAC Informations sur chantiers


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4.2 Trier les informations

Trier permet de définir l’ordre dans lequel apparaîtront les informations dans la smartlist. Il

suffit de spécifier au système la ou les information(s) sur le(s)quelle(s) il devra exécuter le tri

ainsi que l’ordre (croissant ou décroissant). Trois niveaux de tri sont disponibles sur la plate-

forme (voir Figure 27 : Trois niveaux de tri de l’information) et le niveau défini la priorité. Le

système exécutera d’abord le tri du premier niveau puis le deuxième niveau et enfin le

troisième niveau.

Figure 27 : Trois niveaux de tri de l’information

� Exemple : smartlist « DAC : tâche Appel »

Pour la smartlist « DAC : tâche Appel », le système doit lister les appels du plus anciens au plus

récents avec les appels sans réponses en première position et les appels avec réponses en

deuxième position. Pour ce faire, il faut spécifier les informations « créé le » et « statut » à trier

toutes les deux par ordre croissant (voir Figure 28 : Tri sur deux informations pour la smartlist

« DAC : tâche Appel »). De cette manière la smartlist « DAC : tâche Appel » affiche les appels

du plus anciens au plus récents et les appels sans réponses (voir Figure 29 : Affiche de la

smartlist « DAC : tâche Appel »).


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Figure 28 : Tri sur deux informations pour la smartlist « DAC : tâche Appel »

Figure 29 : Affiche de la smartlist « DAC : tâche Appel »

Trier l’information permet de définir l’ordre dans lequel apparaîtront les

informations dans la smartlist.

Tri N°1 sur la date de création Tri N°2 sur le statut de la réponse


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5. Partager une smartlist

Il est possible pour un administrateur d’une organisation ou d’une sous-organisation de

partager des smartlists avec :

a) Des groupes d’utilisateurs. Un groupe d’utilisateurs contient tous les utilisateurs de

même rôle.

b) Des utilisateurs spécifiques.

Les possibilités de partage sont différentes selon le poste de l’administrateur. Si l’utilisateur

est l’administrateur de l’organisation, il peut partager une smartlist avec tous les groupes

d’utilisateurs et tous les utilisateurs spécifiques de son organisation et de ses sous-

organisations (voir Figure 30 : Possibilités de partage d’une smartlist pour un administrateur d’une

l’organisation).

Si l’utilisateur est l’administrateur d’une sous-organisation, il a la possibilité de partager une

smartlist avec les utilisateurs spécifiques de l’organisation ou de sa sous-organisation et avec

les groupes d’utilisateurs de sa sous-organisation (voir Figure 31 : Possibilités de partage d’une

smartlist pour un administrateur d’une sous-organisation).


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Organisation

Sous-organisation 1

Sous-organisation n

Figure 30 : Possibilités de partage d’une smartlist pour un administrateur d’une l’organisation

Administrateur d'une organisation

Grouped'utilisateur "Inscription"

Utilisateur spécifique 1

Groupe d'utilisateur "Annulation"


Groupe d'utilisateur

"Information"


Utilisateur spécifique X

Utilisateur

spécifique X

Utilisateur

spécifique X

Groupe d’utilisateur «Exécution»

Groupe d’utilisateur «Inscription»

Groupe

d’utilisateur

«Inscription»

Légende

Groupe d’utilisateurs Utilisateurs spécifiques Partage possible vers


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Organisation

Sous-organisation 1

Sous-organisation n

Figure 31 : Possibilités de partage d’une smartlist pour un administrateur d’une sous-organisation

Utilisateur spécifique X

Utilisateur

spécifique X

Utilisateur

spécifique X

Groupe d’utilisateur «Exécution»


Groupe

d’utilisateur

«Inscription»



Administrateur de la sous-organisation 1

Groupe d’utilisateur

«Information»



Groupe d’utilisateur

«Information»

Légende

Groupe

d’utilisateurs

Utilisateurs

spécifiquesPartage possible vers Partage pas possible vers


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1) La fonctionnalité « partage des smartlists » est uniquement disponible pour les

utilisateurs avec le rôle « admin org ».

2) L’utilisateur avec le rôle « admin org » doit s’ajouter tous les autres rôles pour

pouvoir partager les smartlists avec l’ensemble de ses utilisateurs. S’il ne se les

octroie pas, il ne pourra partager les smartlists qu’avec les autres administrateurs

de son organisation.


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Les différentes étapes pour partager une smartlist :

1) Aller dans l’espace de travail « Gestion d’organisation » et cliquer sur la smartlist

« organisation » (voir Figure 32 : Accès à la smartlist « organisation » dans l’espace de travail

« Gestion d’organisation »).

Figure 32 : Accès à la smartlist « organisation » dans l’espace de travail « Gestion d’organisation »

2) Cliquer sur le nom de votre organisation et aller dans l’onglet « utilisateurs ». Cliquer

ensuite sur votre nom et prénom (voir Figure 33 : Accès aux détails de l’utilisateur avec le rôle

« admin org »).

Figure 33 : Accès aux détails de l’utilisateur avec le rôle « admin org »

Nom de votre organisation

Onglet « utilisateurs »

Votre nom et prénom


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3) Cliquer sur le champ « rôle » et sélectionner tous les rôles (voir Figure 34 : Sélection de

l’ensemble les rôles.).

Figure 34 : Sélection de l’ensemble les rôles.

4) Naviguer vers la smartlist à partager avec les autres utilisateurs et cliquer sur les

paramètres de la smartlist (voir Figure 35 : Accès aux paramètres d’une smartlist).

Pour avoir accès aux paramètres d’une smartlist, il faut :

- Être le créateur de la smartlist.

OU

- Avoir copié une smartlist.


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Figure 35 : Accès aux paramètres d’une smartlist

5) Dans le bas de la page, cliquer le bouton « paramètres avancés » (voir Figure 36 : Bouton

« paramètres avancés » dans les paramètres d’une smartlist).

Figure 36 : Bouton « paramètres avancés » dans les paramètres d’une smartlist


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6) Dans la section « accessibilité », cliquer sur le bouton « modifier les droits d’accès » (voir

Figure 37 : Bouton « modifier les droits d’accès »).

Figure 37 : Bouton « modifier les droits d’accès »

7) Cocher la proposition « Disponible pour vous et » et sélectionner dans le premier champ

des utilisateurs spécifiques (voir Figure 38 : Partage d’une smartlist avec des utilisateurs

spécifiques.) de votre organisation/sous-organisation ou dans le deuxième champ des

groupes d’utilisateurs de votre organisation/sous-organisation (voir Figure 39 : Partage

d’une smartlist avec des groupes d’utilisateurs.).

Figure 38 : Partage d’une smartlist avec des utilisateurs spécifiques.


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Figure 39 : Partage d’une smartlist avec des groupes d’utilisateurs.

8) Cliquer respectivement sur les boutons « sauvegarder » et « exécuter » (voir Figure 40 :

Bouton « sauvegarder » pour sauvegarder les modifications sur l’accessibilité de la smartlist et bouton

« exécuter » pour revenir à l’aperçu de la smartlist.).

Figure 40 : Bouton « sauvegarder » pour sauvegarder les modifications sur l’accessibilité de la smartlist et bouton « exécuter » pour revenir à l’aperçu de la smartlist.

1)

2)


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Qui peut partager une smartlist ?

Uniquement les utilisateurs avec le rôle « admin org » d’une organisation ou d’une sous-

organisation.

À qui l’administrateur peut partager une smartlist ?

1) L’administrateur d’une organisation peut partager une smartlist avec tous les

utilisateurs spécifiques et les groupes d’utilisateurs de son organisation et de ses sous-

organisations.

2) L’administrateur d’une sous-organisation peut partager une smartlist avec tous les

utilisateurs spécifiques de l’organisation et de sa sous-organisation ainsi qu’ avec tous

les groupes d’utilisateurs de sa sous-organisation.

Comment partager une smartlist ?

1) S’attribuer tous les rôles.

2) Avoir accès aux paramètres de la smartlist.

3) Sélectionner les utilisateurs spécifiques ou groupe d’utilisateurs dans les paramètres

avancés de la smartlist.

4) Sauvegarder.


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� Exemple de partage de la smartlist « Mes appels à coordination »

L’administrateur de l’organisation PoWalCo JC O1 désire partager une smartlist « Mes appels

à coordination » avec certains de ses utilisateurs. Il crée d’abord la smartlist et la paramètre de

manière à afficher les appels que son organisation devra traiter (cfr Créer une smartlist et

Personnaliser une smartlist). Après la création, l’administrateur se rend dans les paramètres

avancés de la smartlist « Mes appels à coordination » (voir Figure 41 : Paramètres avancés de la

smartlist « Mes appels à coordination »). Il clique sur le bouton « Modifier les droits d’accès » et coche

la case « disponible pour et » (voir Figure 42 : Case « disponible pour vous et » dans les modifications

d’accès d’une smartlist.). Il sélectionne deux utilisateurs spécifiques de son organisation (voir Figure

43 : Sélection d’utilisateurs spécifiques.). Il choisit ensuite le groupe d’utilisateurs

« Programmation/coordination » et le groupe d’utilisateurs « Admin org » de la sous-

organisation PoWalCo JC SO11 (voir Figure 44 : Sélection du groupe d’utilisateur

« Programmation/Coordination » de l’organisation PoWalCo JC O1 et du groupe d’utilisateur « Admin Org » de la

sous-organisation PoWalCo JC SO11.). Il termine en cliquant respectivement sur les boutons

« sauvegarder » et « exécuter » (voir Figure 45 : Bouton « sauvegarder » pour sauvegarder les

modifications sur l’accessibilité de la smartlist et bouton « exécuter » pour revenir à l’aperçu de la smartlist.).

L’administrateur a donc partagé sa smartlist « Mes appels à coordination » avec :

a) Le groupe d’utilisateurs « Programmation/coordination » de l’organisation

PoWalCo JC O1.

b) Le groupe d’utilisateurs « Admin org » de la sous-organisation PoWalCo JC SO11.

c) Deux utilisateurs spécifiques.

Figure 41 : Paramètres avancés de la smartlist « Mes appels à coordination »


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Figure 42 : Case « disponible pour vous et » dans les modifications d’accès d’une smartlist.

Figure 43 : Sélection d’utilisateurs spécifiques.


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Figure 44 : Sélection du groupe d’utilisateur « Programmation/Coordination » de l’organisation PoWalCo JC O1 et du groupe d’utilisateur « Admin Org » de la sous-organisation PoWalCo JC SO11.

Figure 45 : Bouton « sauvegarder » pour sauvegarder les modifications sur l’accessibilité de la smartlist et bouton « exécuter » pour revenir à l’aperçu de la smartlist.

1)

2)


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6. Exemples de smartlist

1) Smartlist « DAC : tâche CCC »

Cette smartlist reprend la tâche « création du chantier coordonné commun » que le GCC pilote

désigné doit exécuter dans un dossier d’appel à coordination.

Figure 46 : Paramétrage de la smartlist « DAC : tâche CCC »

Figure 47 : Affichage de la smartlist « DAC : tâche CCC »


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2) Smartlist « DA : tâches GDV »

Cette smartlist reprend les tâches que le GDV doit exécuter dans un dossier d’autorisation.

Figure 48 : Paramétrage de la smartlist DA : tâches GDV

Figure 49 : Affichage de la smartlist « DA : tâches GDV »


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3) Smartlist « DE : réunions état des lieux »

Cette smartlist montre les convocations aux réunions sur les états des lieux et les tâches de

validation du PV sur l’état des lieux.

Figure 50 : Paramétrage de la smartlist « DE : réunions état des lieux »

Figure 51 : Affichage de la smartlist « DE : réunions état des lieux »


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4) Smartlist « Notifications »

Cette smartlist liste toutes les notifications envoyées par la plate-forme.

Figure 52 : Paramétrage de la smartlist « Notifications »

Figure 53 : Affichage de la smartlist « Notifications »

Les smartlists

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Annexe : aide aux paramétrages de la source

1) Espaces de travail inclus dans l’espace de travail « Tableau de bord »

Tableau de bord

Espace de travail Chantiers publics Gestion d’organisation Organisation Aide

2) Niveaux de liste dans l’espace de travail « chantiers publics »

Niveau 0 Chantiers publics

Niveau 1 Dossier appel à coordination Dossier Autorisation

Niveau 2 Appel Réunion DAC Tâche Notification Tâche Notification Réunion DA GDV compétent Validations

Niveau 3 Notification Validations Notification Notification Notification - Notification Notification

Niveau 4 - Notification - - -

Niveau 0 Chantiers publics

Niveau 1 Dossier Exécution Notification

Niveau 2 États des lieux Notification Tâche Cautionnement GDV compétent Réunion DE Validations -

Niveau 3 Validations Notification - Notification - Notification Notification Notification -

Niveau 4 Notification - - - - - - - -

Les smartlists

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3) Niveaux de liste dans l’espace de travail « Organisation »

Niveau 0 Organisation

Niveau 1 Chantiers Tickets Chantiers téléchargés

Niveau 2 Chantiers publics - -

Niveau 3 Dossier autorisation Dossier Appel à

coordination

Dossier exécution Notification - -

4) Niveaux de liste dans l’espace de travail « Gestion Organisation »

Niveau 0 Gestion Organisation

Niveau 1 Organisation

Niveau 2 Utilisateurs

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