Une étude Total Economic Impact™ réalisée par Forrester pour Microsoft

Directeur du projet : Sean McCormick Décembre 2015

Étude Total Economic Impact™ de Microsoft Office 365 GPP Réductions des coûts et bénéfices commerciaux réalisés par les solutions Microsoft Gestion de Projets et Portefeuilles

Table des matières Synthèse……………………………………………………………………………………………….……………….…… 3 Divulgations…………………………………………………………………………………………………………..…….. 5 Cadre et méthodologie TEI……………………………………………………………………………………………….. 6 Analyse…………………………………………………………………………………………………………………….... 7 Récapitulatif financier…………………………………………………………………………………………………….... 22 Microsoft Office 365 GPP: Vue d'ensemble…………………………………………………………………………..… 23 Annexe A: description de l’entreprise composite…………………………………………………………….……….… 25 Annexe B: Présentation de l’impact économique total (Total Economic Impact™)…………………………...……. 26 Annexe C: Forrester à l’ère du client…………………………………………………………………………….….…… 27 Annexe D: Glossaire………………………………………………………………………………………………………. 28 Annexe E: Notes………………………………………………………………………………………………………….... 28

A PROPOS DE FORRESTER CONSULTING Forrester Consulting prodigue des conseils indépendants et impartiaux fondés sur des recherches pour accompagner les cadres dirigeants dans leur succès au sein de leur entreprise. Courtes sessions consacrées à la stratégie ou projets personnalisés, les services de Forrester Consulting vous mettent directement en contact avec des analystes qui appliquent leur expertise aux défis spécifiques de votre entreprise. Pour plus d’informations, visitez le site forrester.com/consulting.

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3 Synthèse

Les coûts et les bénéfices pour une organisation composite de 5.000 employés, basés sur des entretiens avec les clients, sont les suivants: • Les coûts d'investissement: 1.710.810 dollars. • Les coûts annuels: 174.890 dollars. • Total des économies et bénéfices: 8.359.959 dollars.

Microsoft a chargé Forrester Consulting de conduire une étude Total Economic Impact™ (TEI) et d’examiner le retour sur investissement (RSI) potentiel que les entreprises peuvent obtenir en déployant Office 365 Gestion Projets & Portefeuille. L’objet de cette étude est de fournir aux lecteurs un cadre leur permettant d’évaluer l’impact financier potentiel d'Office 365 GPP sur leur entreprise. Pour mieux comprendre les bénéfices, les coûts et les risques liés à l’implémentation d’ Office 365 GPP, Forrester a interrogé quatre clients qui utilisent Office 365 GPP depuis plusieurs années. Microsoft Office 365 GPP est un logiciel-en-tant-que-service, (SaaS), qui aide les entreprises à améliorer la gestion des ressources, améliorer la performance de la gestion et renforcer la visibilité des projets, programmes et portefeuilles. Basée sur le cloud, Office 365 GPP permet également de réduire les coûts d'infrastructure et supprime la nécessité de mises à jour logicielles coûteuses. En outre, Office 365 GPP s'ajuste facilement à la croissance de l'entreprise tout en offrant des synergies avec les produits Office 365 et l'intégration avec SharePoint et Power BI. Avant le déploiement d’Office 365 GPP, les clients avaient mis en oeuvre en leurs locaux une solution obsolète qui était peu utilisée par les gestionnaires de projet (GPs). Dans de nombreux cas, Microsoft Excel était l'outil de choix des GPs pour suivre les progrès et la performance des projets. Ceci réduisait la visibilité sur les projets pour la direction, les services financiers et les Bureaux de Gestion de Projets (BGP), limitant la capacité à gérer stratégiquement les portefeuilles de projets. Avec Office 365 GPP, les clients ont pu construire des pratiques de gestion de projet plus cohérentes qui ont fourni une plus grande visibilité sur la performance de gestion de projet. La direction a reçue ainsi la capacité de prendre de meilleures décisions stratégiques concernant le portefeuille de projets. Un chef de BGP d'une entreprise cite, en parlant de Microsoft Office 365 GPP: «La visibilité aux projets était énorme... Surtout quand vous pouvez le déployer au niveau de l'entreprise et, pour la première fois en tant qu’organisation, obtenir la visibilité sur tout votre portefeuille de projets, puis de prendre les décisions de sélection, hiérarchisation, et d’ordonnancement. " MICROSOFT GENERE DES NOUVELLES VENTES INCREMENTALES Les entretiens que nous avons menés auprès de 4 clients et l’analyse financière corollaire ont établi que, pour une entreprise composite synthétisée à partir des entreprises étudiées, le RSI, les bénéfices et les coûts ajustés en fonction des risques étaient tels que présentés dans la figure 1.1

Pour une description de cette entreprise composite, reportez-vous à l’annexe A. L'analyse de l'organisation composite identifie 2,7 millions de dollars par an de bénéfices, par rapport aux coûts de mise en oeuvre de 1,7 million de dollars et les coûts annuels de 174.890$, soit une valeur actuelle nette (VAN) de 6.279.113$. Cela se traduit par des bénéfices de plus de 5.500$ par utilisateur par an, des coûts de moins de 1.400$ par utilisateur par an, et une VAN de plus de 4.100$ par utilisateur par an. Avec Office 365 GPP, la visibilité accrue sur la performance du projet a permis de réduire les dépassements de budget de 5%, soit 2,6 millions de dollars d'économies sur trois ans. Les bénéfices supplémentaires incluent une augmentation des performances de la gestion de projet, une réduction des coûts d'infrastructure, et une meilleure gestion des ressources.

4 FIGURE 1 Récapitulatif financier des résultats après ajustement en fonction des risques sur trois ans

RSI: 301%

VAN par utilisateur : 12.546$

Amortissement : 6,7 mois

Total bénéfices 8.359.959$

Source: Forrester Research, Inc. › Bénéfices. L’entreprise composite a enregistré les bénéfices ajustés en fonction des risques figurant ci-après (bénéfices correspondant à ceux décrits par les différentes entreprises interrogées et sondées pour les besoins de cette étude) :

• Une meilleure visibilité de la performance des projets a réduit les dépassements budgétaires de 5%. Hors coûts de main-d'oeuvre, la visibilité de la performance des projets a permis la prise de décisions en temps opportun et de répondre aux problèmes au fur et à mesure qu'ils se présentaient, réduisant les retards et les dépassements de budget de 2.629.761$ sur trois ans.

• Une amélioration de la performance de la gestion et du débit (throughput) des projets a généré 1.864.209$

d'économies sur trois ans. Office 365 GPP, par la rationalisation du reporting et les réductions de charge de travail administratif pour les GP, leur a permis d'être plus productifs et d’augmenter leur débit annuel des projets de 14%.

• Une gestion améliorée des ressources a conduit à 3.103.119$ d'économies sur trois ans. Office 365 GPP

permet une gestion plus efficace des ressources communes tout en améliorant l'alignement des compétences.

• Une migration vers une solution GPP en nuage (SaaS) a permis aux organisations d'économiser 162.000$

par an. En plus de l’économie annuelle en maintenance et infrastructure, les organisations ont pu économiser 360.000$ supplémentaires en évitant la mise à niveau sur site de leurs solutions en gestion de projet.

› Coûts : l’organisation composite a connu, à valeur actualisée et ajustée en fonction des risques, les coûts suivants:

• Droits de licence de logiciel de 167.271$, ou 124$ par utilisateur par an, coût annuel en licence mixte de logiciel pour Microsoft Office 365 GPP par utilisateur par an, sur la base de 70% d’utilisateurs occasionnels, 20% d’utilisateurs avancés, et 10% d’utilisateurs de Project Pro.

• Coûts de mise en oeuvre de 1.263.554$, incluant 500.000$ en services professionnels déployés à la mise

en oeuvre et 100.000$ à Microsoft en coûts de soutien continu. Six équivalent temps plein (ETP) internes supplémentaires ont été inclus pour soutenir la mise en oeuvre d'Office 365 GPP.

• Coûts de conduite du changement de 450.000$. Pour garantir des taux d'adoption élevés et maximiser les

bénéfices réalisés par Office 365 GPP, neuf mois de soutien après déploiement sont requis à la conduite du changement.

• Les coûts de formation interne de 205.920$. Un total de 4.000 heures de formation est nécessaire pour la

combinaison de gestionnaires de projets et d’utilisateurs occasionnels.

5 Divulgations Le lecteur doit prendre connaissance de ce qui suit. › L’étude a été demandée par Microsoft et réalisée par Forrester Consulting. Il ne s’agit pas d’une analyse concurrentielle. › Forrester n’émet aucune hypothèse quant au potentiel retour sur investissement obtenu par d’autres entreprises. Forrester conseille vivement aux lecteurs d’utiliser leurs propres estimations avec le cadre fourni dans le rapport pour déterminer la pertinence d’un investissement dans la solution Microsoft Office 365 GPP › Microsoft a examiné l’étude et a fait des commentaires à Forrester, qui a conservé un contrôle éditorial sur l’étude et ses conclusions, et n’a accepté aucune modification allant à l’encontre de ses propres conclusions ou dénaturant le sens de l’étude. › Microsoft a cité certains clients pour la conduite des entretiens, mais sans prendre part à ces derniers.

6 Cadre et méthodologie TEI INTRODUCTION À partir des renseignements recueillis lors des entretiens, Forrester a élaboré un cadre Total Economic Impact™ (TEI) destiné aux entreprises qui envisagent la mise en oeuvre de Microsoft Office 365 GPP. Ce cadre a pour but d’identifier les coûts, les bénéfices, la flexibilité et les facteurs de risque ayant une incidence sur la décision d’investir, afin d’aider les entreprises à profiter des bénéfices obtenus, à réduire les coûts et à favoriser la réalisation de leurs objectifs globaux. APPROCHE ET MÉTHODOLOGIE Forrester a adopté une approche en plusieurs étapes pour évaluer les répercussions que le produit Office 365 GPP de Microsoft peut avoir sur une entreprise (voir la figure 2). Plus particulièrement, Forrester a : › Interrogé les services marketing et ventes de Microsoft, ainsi que des analystes Forrester, pour réunir les données relatives à Office 365 GPP et au marché associé ; › Interrogé quatre entreprises qui utilisent actuellement Office 365 GPP pour obtenir des informations sur les coûts, les bénéfices et les risques ; › Créé une entreprise composite (voir l’annexe A) à partir des caractéristiques des entreprises interrogées ; › Elaboré, à l’aide de la méthodologie TEI, un modèle financier représentatif des conclusions tirées des entretiens. Ce modèle financier intègre les données sur les coûts et les bénéfices recueillies lors des entretiens et appliquées à cette entreprise composite ; › Effectué un ajustement en fonction des risques du modèle financier, en s’appuyant sur les problèmes et préoccupations que les participants ont soulignés lors des entretiens. L’ajustement en fonction des risques constitue un élément clé de la méthodologie TEI. Si les entreprises interrogées ont fourni des estimations des coûts et des bénéfices, certaines ont donné des réponses très différentes ou ont été affectées par des influences externes susceptibles de faire varier les résultats obtenus. C’est pourquoi certains totaux de coûts et de bénéfices ont été ajustés en fonction des risques. Les valeurs obtenues sont détaillées dans les sections pertinentes. Forrester a utilisé quatre éléments fondamentaux de la méthodologie TEI pour modéliser le service de Office 365 GPP : les bénéfices, les coûts, la flexibilité et les risques. Étant donné l’expérience accrue des entreprises en analyse du RSI associé aux investissements informatiques, la méthodologie TEI de Forrester permet d’offrir une image complète des répercussions économiques totales des décisions d’achat. Pour en savoir plus sur la méthodologie TEI, reportez-vous à l’annexe B. FIGURE 2 Approche TEI Exercer une diligence raisonnable

Interroger les clients

Concevoir une entreprise composite

Créer un mo- dèle financier à l’aide du cadre TEI

Rédiger uneétude de cas

Source: Forrester Research, Inc.

7 Analyse ENTREPRISE COMPOSITE Pour cette étude, Forrester a mené quatre entretiens auprès de représentants des entreprises suivantes, clientes de Microsoft Office 365 GPP › Un manufacturier mondial de matériel technologique avec 8.200 employés et 12 milliards de dollars de revenus annuels. Cette organisation compte 7.500 projets gérés par 1.000 chefs de projet qui utilisent actuellement Office 365 GPP. › Un conglomérat énergétique multinational avec 37.500 employés et 44 milliards de dollars de revenus par an. Un déploiement limité d'Office 365 GPP ouvre la voie à une adoption plus large. Une centaine de projets sont gérés chaque année, avec six GPs utilisant Office 365 GPP.

«Ils [la direction] ont une bien meilleure vue des projets qui méritent d’être démarrés pour libérer de la valeur et la libérer le plus rapidement possible." ~ Gestionnaire de portefeuille, organisation nationale de services énergie

› Un fournisseur national de services énergétiques avec 5.000 employés et 3,6 milliards de dollars de revenus annuels, qui compte 500 utilisateurs et 100 GPs utilisant Office 365 GPP. › Une organisation internationale à but non lucratif axée sur l'écriture des subventions pour les problèmes mondiaux qu'elle juge appropriées. Elle emploie 1.500 personnes et 90 GPs avec une moyenne de 100 projets par an. De plus Forrester a mené une enquête portant sur 45 clients Microsoft Office 365 GPP, présentant les caractéristiques suivantes: › Les 45 entreprises sont réparties à travers l'Amérique et l'Europe, dont 9 aux États-Unis, 15 au Royaume-Uni, 15 en France, et 6 en Allemagne. › En moyenne, les organisations interrogées avaient 15.500 employés et 3,6 milliards de dollars de revenus annuels. › La description des rôles et départements des entreprises interrogées est en Figure 3. FIGURE 3 Rôles et départements interrogés

Informatique ou technologie Gestionnaire de centre de profit

Fabrication. Production ou opérations Directeur TIC

Développement de produits et ingénierie

Cadre de centre de profit

Bureau de gestion de projet ou gestion de projet

Décideur TIC le plus importantdans l'entreprise

Recherche & développement VP en TIC

Assurance qualité Cadre en TIC

Source: Forrester Research, Inc.

8 À partir des entretiens réalisés, Forrester a élaboré un cadre TEI, une entreprise composite ainsi qu’une analyse du ROI qui présentent les domaines financièrement concernés. L’entreprise composite que Forrester a synthétisée à partir de ces résultats affiche les caractéristiques suivantes :

«L’un dans l’autre, mes équipes atteignent 10% de jalons de plus que sous l'ancien système." ~ Cadre supérieur, manufacturier mondial.

› C’est une société multinationale avec 3,5 milliards de dollars de revenus annuels. › Elle compte 5.000 employés. › Il y a 500 utilisateurs Microsoft Office 365 GPP, avec 100 gestionnaires de projet (GP) › Elle gère 300 projets par an à un coût moyen de 150.000$ par projet. RÉSUMÉ DES ENTRETIENS Les organisations interrogées étaient confrontées à des problèmes semblables à ceux des entreprises objet de l’enquête. Près de la moitié des répondants ont cité l'amélioration de l'efficacité opérationnelle dans la gestion de projets comme justification première de l'introduction d'une solution GPP. D'autres justifications citées incluent le manque de visibilité sur la performance des projets, l'amélioration de l'agilité de l'entreprise et de sa mise à l'échelle, ainsi qu’une meilleure gestion des ressources. Voir Figure4 pour les principales raisons d’introduction de GPP citées par les entreprises interrogées. FIGURE 4 Priorités des entreprises déployant une solution GPP

Source: Forrester Research, Inc.

9 Au sein de l'organisation composite, la solution actuelle n’apportait pas de capacité stratégique à la gestion de portefeuille. En outre, les GPs (gestionnaires de projet) considéraient l'outil précédent inefficace et préféraient l'utilisation de logiciel tableur pour la planification des projets. Une vaste mise à niveau du système était nécessaire, y compris en infrastructures supplémentaires, pour que l'organisation composite puisse corriger ses difficultés. Microsoft Office 365 GPP a été choisi par l'organisation composite pour les synergies offertes avec le déploiement récent de Office 365 et les facilités de mise à l’échelle incorporées à son offre SaaS en nuage. Les autres bénéfices comprennent: › Évitement des coûts de mise à niveau. › Optimisation de dépenses d'exploitation et d'investissement (Opex et Capex) avec des capacités de planification stratégique du portefeuille de projets. › Amélioration de l'utilisation globale et de l'adoption, y compris l'amélioration des communications entre équipes géographiquement éloignées et entre différents secteurs d'activité. › Amélioration de la vitesse et de la visibilité sur les performances et les informations de projet par une meilleure communication des données (reporting). Les entretiens et les enquêtes ont révélé que: › Les bénéfices Cloud ont été réalisés, comprenant une mise à l’échelle facile, des synergies avec Office 365, ainsi que le renforcement de la sécurité et de la mise en conformité. La Figure 5 résume les réponses des sondés à la question, "Pourquoi votre organisation a-t-elle sélectionné Microsoft Office 365 GPP plutôt qu’une autre solution de gestion de projets?" De toute évidence, la capacité à tirer parti des synergies avec Office 365 est un avantage important pour les organisations. Une mise en oeuvre plus rapide, l'amélioration de la convivialité et de l'accessibilité pour les utilisateurs, et l’élimination du besoin des mises à niveau logicielles coûteuses sont des avantages supplémentaires. Un gestionnaire de programme a déclaré: «L'avantage évident [d’Office 365 GPP] est une mise en place très rapide, de ne pas avoir à se soucier d'un nouveau système à intégrer dans notre infrastructure, ni à prévoir les modèles de soutien ni déployer les ressources financières liées à l'hébergement sur site de l’infrastructure nécessaire ». Un autre gestionnaire de portefeuille a déclaré:« Le fait que les GPs peuvent accéder aux dernières fonctionnalités développées par Microsoft a beaucoup de valeur pour nous. Vous n’attendez pas des années pour que la prochaine mise à jour sorte. Vous l’obtenez si elle est disponible. " FIGURE 5 Pourquoi les organisations ont-elles sélectionné Microsoft Office 365 GPP Gagner en visibilité sur les performances du projet par un meilleur reporting

Tirer parti des synergies avec Office 365

Facilité de mise à l’échelle alignée avec la croissance de l'entreprise

Amélioration des capacités de gestion des ressources

Améliorer l'utilisabilité et l'accessibilité pour les utilisateurs

Augmenter la vitesse de mise en oeuvre

Réduire les coûts d'infrastructure

Supprimer le besoin et le coût des mises à niveau logicielles

Capacités d'optimisation de portefeuille

Réduire les problèmes de sécurité et de conformité Source: Forrester Research, Inc.

10 › La visibilité de la performance des projets a augmenté après la mise en oeuvre de Microsoft Office 365 GPP. L'avantage le plus important a augmenté la visibilité des projets et de leur performance et a permis aux meneurs de projet d’exercer des mesures appropriées dès qu’un défi se présentait. Le responsable TIC d’un BGP a dit: «Nous avons été en mesure de voir une réduction spectaculaire du délai de résolution des incidents quand ils se produisent." Microsoft Office 365 GPP a fournit aux entreprises une plate-forme cohérente pour tous les projets à gérer, la normalisation du reporting et l'amélioration de la visibilité sur la performance de projet. Avec une plus grande visibilité des jalons de chaque projet, l'organisation composite a pu terminer plus de projets dans le respect des délais et du budget. En outre, Office 365 GPP réduit la charge de travail administratif pour les GPs et les aide à communiquer avec toutes les parties prenantes au projet, entraînant un plus grand débit (throughput) à travers l'organisation. › Des améliorations de la gestion des ressources ont été constatées. Les personnes qui ont répondu au sondage ont souligné qu'un bénéfices-clés d'Office 365 GPP était de meilleures capacités de gestion des ressources. Avec Office 365 GPP, les gestionnaires de projet ont bénéficié d’une meilleure visibilité à l'avance de leurs besoins en ressources et ont été en mesure d’optimiser dans leurs projets l’utilisation des ressources les plus limitées. En outre, les compétences étaient mieux alignées aux besoins spécifiques des projets, entraînant des gains d'efficacité au sein des projets. En moyenne, l’enquête constate la réalisation d’une réduction de 13% des coûts de main-d'oeuvre de projet ainsi qu'une réduction de 16% du temps consacré à l’allocation des ressources aux projets. Avec une augmentation moyenne de 14% dans l'utilisation des ressources, les organisations interrogées ont été en mesure de maximiser la productivité des ressources.

"Rapide et cohérent” “Un meilleur contrôle des projets”

“Un temps de mise en oeuvre réduit” “La visibilité”

“La simplicité du travail” “Une réalisation améliorée des bénéfices”

“La collaboration” “Une responsabilisation améliorée”

“La flexibilité et la réactivité"

~ Réponses des personnes sondées à la question "Quels autres bénéfices ou économies de coûts ont-ils été réalisés avec Office 365 GPP?"

11 BÉNÉFICES Dans le cadre de cette étude de cas, l’entreprise composite a bénéficié d’un certain nombre d’avantages quantifiés : › Réduction des dépassements de budget › Amélioration de la performance des GPs et du débit (throughput) des projets. › Amélioration de la gestion des ressources. › Évitement des coûts d’infrastructure. Un meilleur alignement des priorités stratégiques au sein des projets était un autre bénéfice important mentionné par l'organisation composite. Avec Office 365 GPP, les projets pouvaient être mis en correspondance avec les objectifs stratégiques et les rapports pouvaient être créés pour aider à la prise de décision. Un chef de BGP d’entreprise a dit qu'ils ont été en mesure de réduire la taille budgétisée de leur portefeuille de 67% et d'allouer plus efficacement les ressources au soutien des opportunités stratégiques de l'organisation. En outre, 75% des répondants au sondage qui ont été en mesure d'optimiser leurs portefeuilles de projets ont vu un meilleur alignement des projets aux priorités stratégiques depuis la mise en oeuvre de Microsoft Office 365 GPP.

Réduction des dépassements de budget L'organisation composite a indiqué qu'un des principaux bénéfices de la mise en oeuvre Office 365 GPP était une réduction des dépassements de budget des projets. Grâce à la visibilité accrue de la performance de leurs projets, les GPs ont pu remédier aux problèmes beaucoup plus rapidement et s’assurer que les projets respectaient les délais et le budget. En moyenne, notre organisation composite a réalisé une réduction de 5% du nombre de projets hors budget. Avec 300 projets par an à un coût moyen de 150.000$ par projet, l'organisation composite a été en mesure d'économiser entre 700.000$ et 1,6 million de dollars par an. Ce bénéfice a été calculé sur la base d’une phase d'adoption de trois ans, représentant la mesure dans laquelle les gestionnaires de projet ont gagné en efficacité par l’utilisation de Microsoft Office 365 GPP. Le bénéfice le plus important a été une réduction des dépassements de budget des projets. Le bénéfice total était 2.921.957$, soit environ 5.844$ par utilisateur. Les entreprises interrogées ont fait l’expérience de diverses forces extérieures qui ont abouti à un large éventail de réductions de dépassement budgétaires. Pour compenser, ce bénéfice a été ajusté en fonction des risques et minoré de 10%. Le bénéfice total ajusté en fonction des risques résultant de l'amélioration du traitement des polices et réclamations au cours des trois années était 2.629.761$, soit environ 5.259$ par utilisateur. Voir la section sur les risques pour plus de détails.

12 TABLEAU 1 Réduction des dépassements de budget Réf. Critère Calcul Initial 1re année 2e année 3e année

A1 Pourcentage de réduction de projets hors budget (hors coûts de main-d'oeuvre) 5% 5% 5%

A2 Nombre de projets par an 300 300 300 A3 Budget moyen par projet 150.000$ 150.000$ 150.000$ A4 Pourcentage d’adoption 35% 55% 70% At Réduction des dépassements de budget A1xA2xA3xA4 787.500$ 1.237.500$ 1.575.000$ Ajustement aux risques ↓10%

Atr Réduction des dépassements de budget (ajustée en fonction des risques) 708.750$ 1.113.750$ 1.417.500$

Source: Forrester Research, Inc.

Amélioration de la performance des GPs et du débit des projets. Microsoft Office 365 GPP a fourni aux gestionnaires de projet les outils nécessaires à une communication plus efficace de l'état d’avancement des projets, tout en réduisant le niveau d'effort manuel. Avant Office 365 GPP, les GPs passaient 45 minutes chaque semaine à la rédaction de notes d’étapes et de jalons. Avec Office 365 GPP, ces rapports peuvent être générés en quelques secondes, équivalent à une moyenne de 39 heures par GP par an. En plus des économies de temps de reporting, les outils ont aidé les GPs à être plus efficaces dans leurs responsabilités quotidiennes, ce qui leur a permis d’accepter plus de projets chaque année. Par conséquent, en moyenne, les GPs de l'organisation composite ont été en mesure d'augmenter le débit (throughput) des projets de 14%. Au total, l'organisation composite a réalisé 51.040 heures d'économies sur trois ans liées à l'amélioration de la performance des GPs. À un taux pondéré moyen de 50$ par heure, les économies annuelles se situaient entre 500.000$ et 1,2 million de dollars. Pour calculer ce bénéfice, une courbe de montée d’adoption sur trois ans a été construite. Cette courbe représente le degré effectif d’utilisation de Microsoft Office 365 GPP par les GPs. Le bénéfice total résultant de l’amélioration de la performance des GPs et du débit des projets au cours de la période de trois ans était de 2.071.343$, soit environ 20.713$ par GP. Voir Tableau 2 pour plus de détails. Les organisations interrogées ont fourni une large gamme d’améliorations d'économie de performance des GPs. Pour compenser, ce bénéfice a été ajusté en fonction des risques et minoré de 10%. Le bénéfice total ajusté en fonction des risques résultant de l'amélioration de la performance des GPs et du débit des projets au cours des trois années était de 1.864.209$, soit environ 18.642$ par GP. Voir la section sur les risques pour plus de détails.

13 TABLEAU 2 Amélioration de la performance des GPs et du débit des projets Réf. Critère Calcul Initial 1re année 2e année 3e année B1 Nombre de gestionnaires de projet 100 100 100 B2 Heures de reporting économisées par GP 39 39 39

B3 Augmentation du nombre de projets par GP 14% 14% 14%

B4 Nombre total d'heures économisées par GP

B2+B3x2.000 heures 319 319 319

B5 Taux horaire moyen des GPs Coût horaire TCC pondéré de 50$ 50$ 50$ 50$

B6 Pourcentage d’adoption 35% 55% 70%

Bt Amélioration de la performance des GPs et du débit des projets B1*B4*B5*B6 0$ 558.250$ 877.250$ 1.116.500$

Ajustement aux risques ↓10%

Btr Amélioration de la performance des GPs et du débit des projets (ajustée en fonction des risques)

0$ 502.425$ 789.525$ 1.004.850$

Source: Forrester Research, Inc.

Amélioration de la gestion des ressources Un autre avantage clé réalisé par l'organisation composite a été une gestion améliorée des ressources. Avec Office 365 GPP, les compétences ressources ont pu être alignées aux besoins des projets. Cela a permis aux GPs de non seulement planifier le risque d'un manque de compétences ressources disponibles dans le calendrier du projet, mais aussi de prendre les dispositions nécessaires à une acquisition à l'avance des ressources contractuelles. En outre, grâce Office 365 GPP de Microsoft, le temps nécessaire à l’allocation des ressources aux projets a été rationalisé. En conséquence, l'organisation composite a vu une augmentation de 13% de la productivité des ressources en raison du meilleur alignement des compétences aux projets ainsi que 25 heures de réduction de retards projet dus à l'indisponibilité de ressources. Au total, l'organisation composite a pu économiser entre 900.000$ et 1,9 million de dollars par an en améliorant la gestion des ressources. Pour calculer ce bénéfice, une courbe de montée d’adoption sur trois ans a été construite. Cette courbe représente le degré effectif d’utilisation de Microsoft Office 365 GPP par les GPs. Avec des coûts de main-d'oeuvre à 40% du coût total d'un projet en moyenne, l'organisation composite a pu économiser 7.800$ par projet avant d'appliquer le pourcentage d'adoption. Au cours de la période de trois ans, notre organisation composite a réalisé une économie totale de 3.447.909$ en valeur actuelle. Les organisations interrogées ont fourni une large gamme d’améliorations de la gestion des ressources, et il existe un nombre de forces extérieures qui pourraient également avoir eu un impact sur ce bénéfice. Par conséquent, un ajustement en fonction des risques a été appliqué, minorant le bénéfice de 10%. Le bénéfice total ajusté en fonction des risques résultant d'une meilleure gestion des ressources au cours des trois années était de 3.103.119$, soit environ 6.206$ par utilisateur. Voir la section sur les risques pour plus de détails.

14 TABLEAU 3 Amélioration de la gestion des ressources Réf. Critère Calcul Initial 1re année 2e année 3e année

C1 Pourcentage de réduction des coûts de main-d'oeuvre du projet

13% 13% 13%

C2 Coût moyen de main-d'oeuvre par projet

40% du coût moyen de projet à 150.000$

60.000$ 60.000$ 60.000$

C3 Heures économisées par l’évitement des retards de projet dus à l'indisponibilité de ressources

25 25 25

C4 Projets par an 300 300 300

C5 Coût horaire moyen de la main d’oeuvre

Coût horaire TCC pondéré de 50$ 42$ 42$ 42$

C6 Pourcentage d’adoption 35% 55% 70%

Ct Amélioration de la gestion des ressources

(C1*C2*C4*C6) +(C3*C4*C5*C6) 0$ 929.250$ 1.460.250$ 1.858.500$

Ajustement en fonction des risques ↓10%

Ctr Amélioration de la gestion des ressources (ajustée en fonction des risques)

0$ 836. 325$ 1.314.225$ 1.672.650$

Source: Forrester Research, Inc.

Evitement des coûts d'infrastructure La plate-forme de planification dont disposait l'organisation composite était dépassée et avait atteint sa fin de vie. Un investissement de 400.000$ allait être nécessaire afin de mettre le système au niveau de la dernière version. De plus, l'organisation composite dépensait 80.000$ chaque année pour maintenir l'infrastructure et soutenir le logiciel. Qui plus est, en adoptant la solution SaaS GPP en nuage de Microsoft, l'organisation composite prendrait maintenant automatiquement réception des derniers correctifs de sécurité Microsoft. En disposant toujours de la dernière version faisant appel au logiciel de sécurité de Microsoft, l'organisation composite a pu économiser une somme supplémentaire de 100.000$ chaque année. Au total, l'organisation composite a pu économiser 847.633$ au cours de la période de trois ans. Puisque les organisations interrogées disposaient de différentes plates-formes et configurations, et comme il existe une variété d'autres variables qui ont également pu avoir une incidence sur ce bénéfice, un ajustement en fonction des risques a été appliqué, minorant le bénéfice de 10%. Le bénéfice total ajusté en fonction des risques résultant de l'évitement des coûts d'infrastructure au cours des trois années était de 762.870$, soit environ 1.525$ par utilisateur. Voir la section sur les risques pour plus de détails.

15 TABLEAU 4 Evitement des coûts d'infrastructure Réf. Critère Calcul Initial 1re année 2e année 3e année

D1 Evitement de mise à niveau de logiciel 400.000$

D2 Economies maintenance et infrastructure

40% du coût moyen de projet à 150.000$ 80.000$ 80.000$ 80.000$ 80.000$

D3 Economies sécurité et mise en conformité 100.000$ 100.000$ 100.000$ 100.000$

Dt Evitement des coûts d'infrastructure D1+D2+D3 400.000$ 180.000$ 180.000$ 180.000$

Ajustement en fonction des risques ↓10%

Dtr Evitement des coûts d'infrastructure (ajustés en fonction des risques)

360.000$ 162. 000$ 162. 000$ 162. 000$

Source: Forrester Research, Inc. Total des bénéfices Le Tableau 5 montre le total de tous les bénéfices dans les quatre domaines énumérés ci-dessus, ainsi que les valeurs actuelles (VA) minorées de 10%. Sur trois ans, l'organisation composite attend des bénéfices totaux ajustés en fonction des risques d’une VA de plus de 8,3 millions de dollars, ou 16.719$ par utilisateur. TABLEAU 5 Total des bénéfices (ajusté en fonction des risques)

Réf. Critère Calcul Initial 1re année 2e année 3e année Valeur

Actuelle

Atr Evitement de mise à niveau de logiciel 0$ 708.750$ 1.113.750$ 1.417.500$ 3.240.000$ 2.629.761$

Btr Economies maintenance et infrastructure

0$ 502.425$ 789.525$ 1.004.850$ 2.296.800$ 1.864.209$

Ctr Economies sécurité et mise en conformité 0$ 836.325$ 1.314.225$ 1.672.650$ 3.823.200$ 3.103.119$

Dtr Evitement des coûts d'infrastructure. 360.000$ 162.000$ 162.000$ 162.000$ 846.000$ 762.870$

Total des bénéfices (ajusté en fonction des risques)

360.000$ 2.209.500$ 3.379.500$ 4.257.000$ 10.206.000$ 8.359.959$

Source: Forrester Research, Inc.

16 COUTS L'organisation composite a connu un certain nombre de coûts associés à la solution Office 365 GPP: › Droits de licence de logiciel. › Coûts de mise en oeuvre. › Coûts de gestion du changement. › Coûts de formation interne. Ceux-ci représentent la combinaison des coûts internes et externes rencontrés par l'organisation composite pour la planification initiale, la mise en oeuvre et la maintenance continue associée à la solution.

Coûts de licence des logiciels Des coûts de licence de logiciel pour Office 365 GPP ont été engagés mensuellement à un taux moyen de 10$ par utilisateur et par mois. Notre organisation composite avait une combinaison de licences, avec 10% d’utilisateur de Project Pro, 20% de GPs et 70% d’utilisateurs occasionnels. Chaque année, l'organisation composite a engagé des coûts de 61.800$ en licence de logiciel, pour un total de 159.306$, soit environ 318$ par utilisateur. Les coûts des logiciels varient d'une organisation à l’autre, compte tenu des accords de licence différents, des autres licences du même fournisseur, et d'autres minorations. Pour compenser, ce coût a été ajusté en fonction des risques par une majoration de 5%. Le coût de logiciels au cours des trois années, ajusté en fonction des risques, était de 167,271$. Voir la section sur les risques pour plus de détails.

TABLEAU 6 Droits de licence de logiciel Réf. Critère Calcul Initial 1re année 2e année 3e année E1 Evitement de mise à niveau de logiciel 123.60$ 123.60$ 123.60$ E2 Economies maintenance et infrastructure 500$ 500$ 500$ Et Evitement des coûts d'infrastructure E1*E2 61.800$ 0$ 61.800$ 61.800$ Ajustement en fonction des risques ↑5%

Etr Evitement des coûts d'infrastructure (ajustés en fonction des risques) 64.890$ 0$ 64.890$ 64.890$

Source: Forrester Research, Inc.

Coûts de mise en oeuvre Le déploiement de Microsoft Office 365 GPP a duré environ huit mois. Cela comprenait une démonstration de faisabilité de six mois, l'installation et l'intégration du logiciel, et le développement de nouveaux procédés et meilleures pratiques pour l'utilisation du logiciel. Une équipe interne de six personnes a dirigé la mise en oeuvre à un coût de 50$ par heure. En plus des coûts de mise en oeuvre internes, des services professionnels ont été achetés pour aider à développer le reporting, pour

17 configurer le logiciel aux besoins spécifiques de l'organisation et aider à la gestion du changement.

L'organisation composite a continué d'acheter 100.000$ de services professionnels chaque année pour aider à optimiser et améliorer l'utilisation de Microsoft Office 365 GPP. Dans un premier temps, l'organisation composite a engagé 900.000$ en coûts et 100.000$ par année par la suite, pour un coût total de 1.148.685$ sur trois ans. Les coûts de mise en oeuvre étant plus variables d'une organisation à une autre, certaines organisations ayant externalisé l’implémentation et d’autres ayant déployé la solution en interne, peut-être soutenues par des experts-conseils. Pour compenser, ce coût a été majoré en fonction des risques de 10%. Le coût de mise en oeuvre au cours des trois années et ajusté en fonction des risques était de 1.263.554$. Voir la section sur les risques pour plus de détails.

TABLEAU 7 Coûts de mise en oeuvre Réf. Critère Calcul Initial 1re année 2e année 3e année F1 ETP internes 6 F2 Mois 8 F3 Heures par an 2.000

F4 Coût ETP horaire toutes charges comprises (TCC)

Coût horaire TCC pondéré de 50$ 50$

F5 Coût interne du travail F1*(F2/12*F3)*F4 400.000$ F6 Services professionnels 500.000$ 100.000$ 100.000$ 100.000$Ft Coûts de mise en oeuvre F5+F6 900.000$ 100.000$ 100.000$ 100.000$ Ajustement en fonction des risques ↑10%

Ftr Coûts de mise en œuvre (ajustés en fonction des risques) 990.000$ 110.000$ 110.000$ 110.000$

Source: Forrester Research, Inc.

Coûts de conduite du changement Afin de maximiser la valeur et les avantages d'une solution GPP, il est essentiel de mettre en place de solides pratiques de conduite du changement. Pour l'organisation composite, une équipe de six personnes a été formée pour aider à communiquer, enseigner et favoriser l'adoption par tous les départements et intervenants clés utilisateurs de la solution Office 365 GPP. La majeure partie du développement de matériel de formation, de formations et de communication sur la conduite du changement a eu lieu sur une période de neuf mois au cours de la première année. A un taux horaire moyen de 50$, le total des coûts de conduite du changement encourus était de 450.000$. Comme une organisation peut investir dans la conduite de changement à divers degrés en fonction de ses besoins, un ajustement en fonction des risques de 10% a été appliqué, ce qui entraîne un coût total de conduite du changement ajusté en fonction des risques de 495.000$.

18 TABLEAU 8 Coûts de conduite du changement Réf. Critère Calcul Initial 1re année 2e année 3e année G1 ETP internes 6 G2 Mois 9 G3 Heures par an 2.000

G4 Coût ETP horaire toutes charges comprises (TCC)

Coût horaire TCC pondéré de 50$ 50$

Gt Coûts de conduite du changement G1*(G2/12*G3)*G4 0$ 450.000$ 0$ 0$ Ajustement en fonction des risques ↑10%

Gtr Coûts de conduite du changement (ajustés en fonction des risques) 0$ 495.000$ 0$ 0$

Source: Forrester Research, Inc.

Coûts de formation interne Le coût lié au temps que les employés et sous-traitants ont dû passer en formation pour apprendre à utiliser la nouvelle solution Microsoft Office 365 GPP est comptabilisé dans le tableau 9. Les utilisateurs occasionnels ont requis 4 heures de formation en classe, tandis que les utilisateurs réguliers, tels que les GPs, ont requis trois jours, ou 24 heures, de formation en classe. Au total, le coût global de la formation interne était de 187.200$. Etant donné que les investissements en formation présentielle peuvent différer d’une organisation à une autre, un ajustement en fonction des risques de 10% a été appliqué à ce coût, soit un coût total de formation interne ajusté en fonction des risques de 205.920$.

19 TABLEAU 9 Coûts de formation interne Réf. Critère Calcul Initial 1re année 2e année 3e année

H1 Nombre d'utilisateurs occasionnels formés 400

H2 Heures de formation par utilisateur occasionnel 4

H3 Taux horaire moyen par utilisateur occasionnel

Coût horaire TCC pondéré de 42$ 42$

H4 Nombre de GPs Formés 100 H5 Heures de formation par GP 24 H6 Taux horaire moyen par GP Coût horaire TCC

pondéré de 50$ 50$ Ht Coûts de formation interne H1*H2*H3+H4*H5*H6 187.200$ 0$ 0$ 0$ Ajustement en fonction des risques ↑10%

Htr Coûts de formation interne (ajustés en fonction des risques) 205.920$ 0$ 0$ 0$

Source: Forrester Research, Inc. Coûts totaux Le tableau 10 affiche le total des coûts et des valeurs actuelles associées, minorés de 10%. Sur trois ans, l'organisation composite attend des bénéfices totaux ajustés en fonction des risques d’une VA d'un peu plus de 2 millions de dollars, ou 4.173$ par utilisateur. TABLEAU 10 Total des coûts (ajustés en fonction des risques)

Réf. Critère Calcul Initial 1re année 2e année 3e année Valeur

Actuelle Etr Droits de licence de logiciel 64.890$ 0$ 64.890$ 64.890$ 194.670$ 167.271$ Ftr Coûts de mise en oeuvre 990.000$ 110.000$ 110.000$ 110.000$ 1.320.000$ 1.263.554$

Gtr Coûts de conduite du changement 0$ 495.000$ 0$ 0$ 495.000$ 450.000$

Htr Coûts de formation interne 205.920$ 0$ 0$ 0$ 205.920$ 205.920$

Coûts Totaux (ajustés en fonction des risques) 1.260.810$ 605.000$ 174.890$ 174.890$ 2.215.590$ 2.086.745$

Source: Forrester Research, Inc.

20 LA FLEXIBILITÉ Selon la méthodologie TEI, la flexibilité est un investissement qu’une entreprise réalise dans des capacités supplémentaires susceptibles de se transformer en avantages commerciaux propices à des investissements futurs. Cela donne à une entreprise le « droit » ou la possibilité de s’engager dans de futures initiatives, sans pour autant qu’elle y soit obligée. Il existe plusieurs scénarios dans lesquels un client peut choisir de mettre en oeuvre Office 365 GPP et d’en faire plus tard une autre utilisation bénéfique pour l’entreprise. La flexibilité serait aussi quantifiée lors de son évaluation dans le cadre d’un projet spécifique (décrite de façon plus détaillée dans l’annexe B). Spécifiques à Office 365 GPP, Microsoft offre des fonctionnalités de synchronisation avec d'autres logiciels Microsoft, dont Power BI. Alors que les organisations interrogées n’avaient pas intégré Power BI au sein de leurs organisations, trois des quatre avaient l'intention de le faire dans un avenir proche. En intégrant avec Power BI, les organisations devraient avoir accès à des capacités de reporting et de tableau de bord avancées. Pour cette étude, la valeur de Power BI en tant qu’option de flexibilité n'a pas été quantifiée, car les organisations interrogées n’avaient pas encore eu recours à Power BI depuis plus de six mois. RISQUES Forrester définit deux types de risques associés à cette analyse : le « risque de mise en oeuvre » et le « risque de répercussions ». Le premier est le risque qu’un investissement proposé dans Office 365 GPP puisse dévier des besoins ou des attentes, entraînant des coûts plus élevés que prévu. Le « risque de répercussions » se rapporte aux risques que les besoins technologiques ou commerciaux de l’entreprise ne soient pas comblés par l’investissement en produits Office 365 GPP, entraînant des bénéfices globalement inférieurs. Plus l’incertitude est grande, plus la plage de résultats potentiels est étendue en matière d’estimation des coûts et des bénéfices. TABLEAU 11 Ajustement des bénéfices et des coûts en fonction des risques

Bénéfices Ajustement Réduction des dépassements de budgets ↓10%

Amélioration de la performance des GPs et du débit des projets ↓10%

Amélioration de la gestion des ressources ↓10%

Evitement des coûts d'infrastructure ↓10%

Coûts Ajustement Droits de licence de logiciel ↑5%

Coûts de mise en oeuvre ↑10%

Coûts de conduite du changement ↑10%

Coûts de formation interne ↑10% Source: Forrester Research, Inc. Quantifier les risques de mise en oeuvre et de répercussions en ajustant directement les estimations financières permet d’obtenir des évaluations plus pertinentes et une prévision plus précise du RSI. En général, les risques augmentent les estimations initiales des coûts et réduisent celles des bénéfices. Les attentes ainsi ajustées sont donc réalistes puisqu’elles ont été établies en fonction des risques.

21 Les risques de répercussions ayant une incidence sur les bénéfices ont été identifiés comme suit dans le cadre de cette analyse : › Les risques liés à la réduction des dépassements de budgets. Cela suppose qu’un dépassement de plus de 5% des budgets existe au sein d'une organisation. Comme celui-ci est courant pour de nombreuses organisations, ce risque pourrait ne pas exister dans des cas isolés. En outre, le risque inclut la mesure dans laquelle les organisations adoptent et utilisent Office 365 GPP. Pour tenir compte de ces variables, Un ajustement en fonction des risques de 10% a été appliqué. › Les risques liés à l’amélioration de la performance des GPs et du débit des projets. Cela inclut la mesure dans laquelle les GPs utilisent ou adoptent Office 365 GPP. Une courbe de montée d’adoption a été créé avec 35%, 55% et 70% d’adoption dans les années 1, 2, et 3, respectivement. Il se peut que la montée en puissance de l’adoption soit différente de la courbe d’adoption de cette étude, et un ajustement en fonction des risques 10% a été appliqué. › Les risques liés à l’amélioration de la gestion des ressources. Cela inclut la mesure dans laquelle les GPs utilisent ou adoptent Office 365 GPP. En outre, les modèles de ressources différents, y compris des modèles de services gérés, peuvent avoir un impact sur les bénéfices réalisés. Un ajustement en fonction des risques de 10% a été appliqué pour tenir compte de ces impacts. › Les risques liés à l’évitement des coûts d'infrastructure. Celui-ci a été identifié dans les différences entre les plates-formes héritées des organisations et le calendrier des mises à niveau du système. Comme une série d'économies potentielles a été identifiée dû à la fois à l'étendue de l'évitement des coûts de matériel hérité mais aussi au coût et à la complexité d'une mise à niveau du système sur site, un ajustement en fonction des risques de 10% a été appliqué à ce bénéfice. Les risques de mise en oeuvre suivants qui affectent les coûts sont identifiés dans le cadre de cette analyse: › Les risques de coût de licence de logiciel considèrent différents accords de licence, les autres produits qui peuvent être autorisés à partir de Microsoft, et les autres réductions qui peuvent s'appliquer. Pour tenir compte de ce risque de mise en oeuvre, un ajustement de risque de 5% a été appliqué. › Les risques de coûts de mise en oeuvre considèrent la façon dont les organisations peuvent intégrer Office 365 GPP dans leur organisation, y compris la gestion de la mise en oeuvre en interne avec une aide d'experts conseils tierces ou en utilisant un partenaire Microsoft préféré. Pour tenir compte de ce risque de mise en oeuvre, un ajustement en fonction des risques de 10% a été appliqué. › Les risques de coûts de conduite du changement incluent la mesure dans laquelle la conduite du changement est nécessaire pour l'éducation et la formation à la solution Office 365 GPP. Bien que cette analyse ait pris en compte un niveau normal de la conduite du changement pour une organisation pour réussir dans sa mise en oeuvre, certaines organisations peuvent nécessiter plus ou moins d'accompagnement en fonction de leur maturité de la gestion de projet. Un ajustement en fonction des risques de 10% a été appliqué pour tenir compte de ce risque de mise en oeuvre. › Les risques de coûts de formation interne représentent le volume de formation requis par chaque utilisateur. Sur la base de la maturité de l'équipe de gestion de projet et des utilisateurs occasionnels, plus de formation peut être nécessaire. Pour tenir compte de ce risque de mise en oeuvre, un ajustement en fonction des risques de 10% a été appliqué. Le plus grand risque avec toute solution GPP est le niveau d'adoption ou d'utilisation une fois que le nouveau logiciel est introduit. Office 365 GPP contribue à accroître l'adoption en offrant un accès plus facile grâce à son offre SaaS en nuage. En tant que telle, l'application peut être consultée de partout sur PC, tablettes et smart phones, à tout.

22 moment. En outre, étant donné que les produits Microsoft sont généralement déjà utilisés au sein des organisations, être en mesure d'assurer la cohérence dans les logiciels permet d'augmenter l'adoption Un responsable informatique a déclaré: "[Avec notre système précédent], ils avaient besoin d'une formation séparée pour commencer à l'utiliser. Il ne s’intégrait tout simplement pas avec de notre suite d'applications ni avec l'histoire de l'expérience que les gens avaient parce que nous utilisons ici les applications Microsoft Office et ce depuis des années. " La figure 11 montre les valeurs utilisées pour ajuster le risque et l'incertitude dans le coût et les bénéfices des estimations pour l'organisation composite. Les lecteurs sont invités à appliquer leurs propres gammes de risque en fonction de leur propre degré de confiance dans les estimations des coûts et des bénéfices. Sommaire financier Les résultats financiers calculés dans les sections coûts et bénéfices peuvent être utilisées pour déterminer le retour sur investissement, la VAN et du délai d’amortissement de l'investissement de l'organisation composite dans Office 365 GPP. La figure 12 ci-dessous montre les valeurs du RSI, VAN, et du délai d’amortissement ajustés en fonction des risques. Ces valeurs sont déterminées en appliquant les valeurs d'ajustement en fonction des risques à partir de la figure 11 dans la section des risques pour les résultats non ajustés de chaque section concernée des coûts et bénéfices. FIGURE 6 Diagramme des flux de trésorerie (après ajustement en fonction des risques)

TABLEAU 12 Flux de trésorerie (après ajustement en fonction des risques)

Initial 1ere année 2e année 3e année Total Valeur

actualisée Coûts (1.260.810$) (605.000$) (174.890$) (174.890$) (2.215.590$) (2.086.745$) Bénéfices 360.000$ 2.209.500$ 3.379.500$ 4.257.000$ 10.206.000$ 8.359.959$ Bénéfice net (900.810$) 1.604.500$ 3.204.610$ 4.082.110$ 7.990.410$ 6.273.214$ RSI 301% Délai d’amortissement

6.8 mois

Source: Forrester Research, Inc.

23 Microsoft Office 365 GPP: Vue d'ensemble Les informations suivantes sont fournies par Microsoft. Forrester n’a validé aucune revendication et ne soutient aucunement Microsoft ou ses offres. Office 365 GPP fournit une solution complète pour le travail collaboratif et la gestion de projets, de portefeuille de projets et des ressources dans le nuage. Il offre des capacités pertinentes pour divers publics à travers l'entreprise et permet aux chefs d'entreprise d'aligner les investissements de portefeuille de projets avec la stratégie commerciale. Il fournit aux BGP une visibilité sur les portefeuilles de projets dans toute l'entreprise. Les gestionnaires de projet obtiennent une planification en profondeur, la gestion des problèmes et des risques, les finances du projet, et le soutien des rapports sur le web et le client de bureau livré par nuage. Les capacités de gestion des ressources permettent une planification des capacités et un suivi optimal. Les capacités intégrées de reporting fournissent des pistes de réflexion à tous les niveaux de l'organisation. Les membres de l'équipe peuvent également tirer parti des fonctionnalités de collaboration intégrées dans Office 365, tels que Skype for Business. Actions et perspectives

pour tous Optimisation des résultats du portefeuille et de l'utilisation des ressources

Renforcement de la collaboration de tous les jours.

La possibilité de travailler à tout moment où que l’on soit.

Bénéfices • Démarrer rapidement. • Répondre aux besoins

de tous les publics -Cadres, chefs de projet et membres de l'équipe.

• Prendre des décisions basées sur les données.

• Construire des portefeuilles optimaux.

• Gérer efficacement les ressources.

• Participer à la collaboration au projet en temps réel.

• Améliorer les communications.

• Avoir une expérience utilisateur familière.

• Avoir accès à partir de pratiquement n'importe où.

• Obtenir une gestion informatique simplifiée.

• Obtenir Office 365 Cloud de classe mondiale.

Principales fonction-nalités

Démarrer rapidement • Des carreaux visuels

identifient les étapes importantes et fournissent un guide simple pour vous et votre organisation.

• Les modèles de projet sont pré remplis avec les bons éléments (documents, tâches, calendriers, etc.) pour les types courants de projets.

Construire des portefeuilles optimaux • Avoir des options

structurées pour gérer la progression ou le rejet d'un projet à chaque étape.

• Sélectionnez des portefeuilles de projets alignés de manière optimale avec la stratégie d'entreprise, en fournissant les meilleures techniques de portefeuille.

Mises à jour du projet en temps réel • Permettre aux équipes

de planifier et gérer plus efficacement le temps et les tâches dans le navigateur lui-même, permettant ainsi à tout le monde d’être mis à jour des progrès d'ensemble.

• Permettre aux équipes de projet de rester synchronies en fournissant en temps réel la co-création de documents de projet par les membres de l'équipe.

Accès où que vous soyez • Prolongez votre

expérience GPP à plusieurs périphériques, pour vous tenir à jour pendant que vous êtes en déplacement.

Gestion informatique simplifiée • La solution est délivrée

par Office 365 et est conforme aux normes de l'industrie. Elle offre une assistance technique 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, pour s’assurer que votre entreprise reste sécurisée et disponible.

24 Actions et perspectives

pour tous Optimisation des résultats du portefeuille et de l'utilisation des ressources

Renforcement de la collaboration de tous les jours.

La possibilité de travailler à tout moment où que l’on soit.

Principales fonction-nalités (suite)

Répondre aux besoins de tous les publics • Les tableaux de bord

récapitulatifs aident les gestionnaires de portefeuille à percevoir les enjeux et à prendre de meilleures décisions au niveau du portefeuille.

• Plusieurs échéanciers améliorés permettent aux gestionnaires de projet de visualiser et communiquer l'état de projet en tranches différentes.

• La gestion améliorée du temps et des tâches pour les membres des équipes permet aux organisations d'avoir une plus grande visibilité du temps enregistré pour un projet ou pour un travail hors projet.

Prendre des décisions basées sur les données • Il existe une grande

variété de rapports prédéfinis immédiatement disponibles dès réception d’Office 365 GPP, mais facilement configurables.

Gérer efficacement les ressources • Les gestionnaires de

projet peuvent demander systématiquement les ressources des gestionnaires de ressources lors de la planification à l'aide de leur outil préféré - Project Professional ou Project Pro pour Office 365.

• Des cartes de chaleur intuitives permettent aux gestionnaires de ressources de mieux gérer et prévoir l'utilisation de leurs ressources.

Améliorer les communications • La forte intégration

avec Skype for Business incorporée dans la solution permet des conversations en temps réel entre les participants au projet.

• Envoyer des notifications d’importantes mises à jour des tâches aux parties concernées par e-mail.

Expérience utilisateur familière • Obtenir une

expérience utilisateur cohérente avec des applications de bureau largement utilisées et facilement transférer des données vers et depuis ces applications.

• Etendre facilement les fonctionnalités immédiatement disponibles dès réception par la découverte et le déploiement de compléments projets à partir de la boutique Office pour répondre à vos besoins personnalisés.

• L'expérience Backstage permet de découvrir automatiquement les commandes et les URL que vous utilisez fréquemment et de simplifier la façon dont vous voyez et partagez les détails du projet avec les autres.

Office 365 cloud de classe mondiale • Pris en charge à

travers une variété de déploiements multi-tenant spéciaux, comme une communauté nuage de gouvernement et Office 365 Dédié, entre autres.

• Offre une fiabilité de classe entreprise avec un contrat de niveau de service financièrement soutenu (SLA) lorsque Microsoft Office 365 descend en dessous de 99,9% de disponibilité

• Conforme aux normes de l'industrie de classe mondiale vérifiées par des tiers: certifiée ISO 27001, Clauses UE Modèle, HIPAA affaires Accord associé, Accord de traitement de données, et la Loi fédérale de gestion de la sécurité de l'information (FISMA).

• Offre de sauvegarde continue des données, de reprise après sinistre, et de centres de données redondants au niveau mondial.

25 Annexe A: Description de l’entreprise composite Pour cette étude TEI, Forrester a créé une organisation composite pour illustrer les bénéfices et les coûts quantifiables de mise en oeuvre de Microsoft Office 365 GPP. La société composite est destinée à représenter une organisation multinationale avec 3,5 milliards de dollars de revenus par an et est basée sur les caractéristiques des clients interrogés et sondés. La société composite a 5.000 employés dans le monde, avec 500 utilisateurs de Microsoft Office 365 GPP et 100 gestionnaires de projet. En achetant Office 365 GPP, la société composite a les objectifs suivants: › Éviter les coûts de mises à niveau onéreuses. › Optimiser les dépenses d'exploitation et d'investissement avec des capacités stratégiques de planification du portefeuille de projets. › Apporter des améliorations dans l'utilisation globale et l'adoption, y compris l'amélioration des communications des équipes géographiquement éloignées et des différents secteurs d’activités. › Amélioration de la vitesse et de la visibilité sur les performances et des informations de projet par la création d'une meilleure communication. Dans le cadre de cette analyse, Forrester suppose que l'organisation composite a acheté 500 licences Microsoft Office 365 GPP et dispose de 100 gestionnaires de projets. L'organisation composite exécute une moyenne de 300 projets au total par an, avec un budget global du projet de 45 M de dollars, ou 150.000 de dollars par projet. HYPOTHÈSES DU CADRE Le tableau 13 montre les hypothèses sur lesquelles s’est appuyée Forrester dans cette analyse. Le taux d’actualisation servant à calculer la VA et la VAN est de 10 % et l’horizon temporel du modèle financier, de trois ans. Les entreprises utilisent généralement un taux d’actualisation situé entre 8 % et 16 %, selon leur environnement actuel. Nous recommandons fortement aux lecteurs de consulter leur service financier pour déterminer le taux qu’il convient d’appliquer dans leur entreprise. TABLEAU 13 Hypothèses du modèle Réf. Critère Calcul Valeur I1 Nombre d’heures par semaine 40 I2 Nombre de semaines par an 50 I3 Nombre d’heures par an (du LUN au VEN, 9 h à 17 h) 2.000 I4 Coût horaire moyen de GP (TCC pondéré) 50$ I5 Coût horaire moyen du travail (TCC pondéré) 42$ I6 Nombre de projets par an 300 I7 Budget moyen par projet $150.000 Source: Forrester Research, Inc.

26 Annexe B: Total Economic Impact ™ Vue d'ensemble Total Economic Impact est une méthodologie conçue par Forrester Research dans le but d’aider les entreprises à améliorer leurs processus décisionnels en matière de technologie. Elle aide les fournisseurs à formuler la proposition de valeur des produits et des services qu’ils offrent à leurs clients. Grâce à cette méthodologie, les entreprises peuvent démontrer et justifier la valeur tangible des initiatives informatiques aux membres de la direction et aux autres parties prenantes clés. TEI a pour objectif d’aider les fournisseurs de technologie à attirer, servir et fidéliser les clients. La méthodologie TEI est constituée de 4 composantes permettant d’évaluer la valeur d’un investissement : les bénéfices, les coûts, la flexibilité et les risques. BÉNÉFICES Les bénéfices représentent la valeur qu’offre le produit ou le projet à l’entité cliente (service informatique et/ou unités opérationnelles). Souvent, les arguments visant à justifier l’investissement dans un produit ou un projet mettent l’accent sur la réduction des coûts informatiques, laissant pratiquement de côté l’analyse des bénéfices technologiques dont pourrait bénéficier l’entreprise. La méthodologie TEI et le modèle financier qui en découle accordent la même importance aux bénéfices et aux coûts, permettant un examen complet des effets de la technologie à l’échelle de l’entreprise. L’estimation des bénéfices nécessite d’instaurer un dialogue clair avec l’entité cliente, afin de mesurer la valeur créée. De plus, une fois le projet terminé, Forrester exige que soit mise en place une responsabilité claire entre l’évaluation et la justification de l’estimation des bénéfices. Forrester s’assure ainsi des fondements de l’estimation des bénéfices. COÛTS Les coûts représentent l’investissement nécessaire pour bénéficier des avantages offerts par le projet. Il est possible que le service informatique et les entités métier de l’entreprise aient à assumer des coûts indirects de main-d’oeuvre, de sous-traitance ou de matériel. Les coûts tiennent compte de toutes les dépenses et de tous les investissements requis pour tirer profit du produit, en plus des coûts différentiels dus à la migration de l’environnement existant et des coûts permanents liés au produit. Tous les coûts doivent être associés aux bénéfices générés. FLEXIBILITÉ Dans la méthodologie TEI, les bénéfices directs ne représentent qu’une partie de la valeur de l’investissement. Bien que ces bénéfices soient normalement utilisés comme argument principal pour justifier un projet, Forrester pense que les entreprises devraient également être en mesure de quantifier la valeur stratégique de leurs investissements. La flexibilité représente les avantages dont l’entreprise pourra bénéficier à partir d’investissements supplémentaires venus compléter l’investissement initial. Par exemple, un investissement dédié à la mise à niveau d’une suite bureautique à l’échelle de l’entreprise peut contribuer à la réduction des coûts de licence et à la normalisation (de façon à accroître l’efficacité). Une fonctionnalité intégrée de collaboration permettrait cependant d’augmenter encore la productivité des employés. Valoriser pleinement cette fonctionnalité implique un investissement supplémentaire dans la formation. Cependant, cette possibilité a une valeur actuelle qui peut être estimée, et c’est la fonction de l’élément « flexibilité » de la méthode TEI. RISQUES Les risques permettent de mesurer le niveau d’incertitude inhérent à l’estimation des bénéfices et des coûts de l’investissement. Le niveau d’incertitude est évalué selon 2 facteurs : 1) la probabilité que l’estimation des coûts et des bénéfices sera exacte et 2) la probabilité que l’estimation pourra être mesurée et suivie au fil du temps. Les facteurs de risque de la méthode TEI dépendent d’une fonction de densité de probabilité connue sous le nom de « répartition triangulaire », appliquée aux valeurs saisies. Au moins trois valeurs sont calculées pour estimer le facteur de risque associé à chaque coût et à chaque avantage.

27 Annexe C : Forrester et l’ère du client Vos clients disposent désormais de moyens technologiques leur permettant d’être mieux informés que vous sur vos produits et services, vos tarifs et votre réputation. Vos concurrents ont la possibilité de copier ou de contrer chacune de vos initiatives sur le marché. Pour attirer, servir et conserver une clientèle, la seule solution est de développer une véritable obsession du client. Une entreprise animée par l’obsession du client concentre sa stratégie, son énergie et ses ressources budgétaires sur les processus qui renforcent sa connaissance de la clientèle et ses interactions avec celle-ci, en donnant la priorité à ces processus par rapport aux barrières concurrentielles traditionnelles. Les responsables marketing et informatiques doivent oeuvrer de concert à cette transformation globale de l’entreprise.

Forrester propose un plan stratégique articulé autour de quatre impératifs pour la création d’avantages concurrentiels à l’ère du client :

Transformer l’expérience client pour s’assurer un avantage concurrentiel durable.

Accélérer votre activité numérique au moyen de nouvelles stratégies de développement commercial axées sur la technologie.

Suivre l’évolution des mentalités vers le mobile en donnant aux clients ce dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin.

Transformez les données Big Data en informations commerciales à l’aide d’outils d’analyse innovants.

28 Annexe D: Glossaire Taux d’escompte : taux d’intérêt utilisé dans le cadre de l’analyse des flux de trésorerie, pour prendre en compte la valeur temporelle de l’argent. Les entreprises déterminent leur propre taux en fonction de leur secteur d’activité et de leur environnement d’investissement. Pour la présente analyse, Forrester se base sur un taux d’actualisation annuel de 10 %. Les entreprises utilisent généralement un taux d’actualisation situé entre 8 % et 16 %, selon leur environnement actuel. Nous recommandons fortement au lecteur de consulter son entreprise pour déterminer le taux approprié à son environnement. Valeur actuelle nette (VAN) : valeur actuelle des futurs flux nets de trésorerie (actualisés) selon un taux d’intérêt donné (le taux d’actualisation). Une VAN positive pour un projet indique normalement que l’investissement est souhaitable, à moins que d’autres projets ne soient associés à une VAN plus élevée. Valeur actuelle (VA) : valeur actuelle (actualisée) des estimations des coûts et des bénéfices, calculée selon un taux d’intérêt donné (le taux d’actualisation). La VA des coûts et des bénéfices s’inscrit dans la VAN des flux de trésorerie. Délai d’amortissement : point d’équilibre d’un investissement. Moment à partir duquel la valeur nette des bénéfices (bénéfices auxquels sont soustraits les coûts) équivaut à celle de l’investissement ou des coûts initiaux. Retour sur investissement (RSI) : mesure, en pourcentage, du rendement prévu d’un projet. On obtient le RSI en divisant la valeur nette des bénéfices (bénéfices auxquels on soustrait les coûts) par les coûts. REMARQUE AU SUJET DES TABLEAUX SUR LES FLUX DE TRESORERIE Cette remarque concerne les tableaux des flux de trésorerie utilisés dans cette étude (voir l'exemple de tableau ci-dessous). La colonne pour l'investissement général reprend les coûts générés à « temps = 0 » ou au début de l'année 1. Ces coûts ne bénéficient pas d'escompte. Tous les autres flux de trésorerie des années 1 à 3 bénéficient d'un escompte calculé selon le taux d'escompte (repris dans la section Hypothèses du modèle) à la fin de l'année. Les calculs de la valeur actuelle sont effectués pour chaque estimation totale des coûts et des bénéfices. Les calculs de la valeur actuelle nette ne sont pas effectués avant les tableaux récapitulatifs ; il s'agit de la somme des investissements initiaux et des flux de trésorerie après escompte pour chaque année. Il se peut que les sommes et le calcul de la valeur actuelle associés aux tableaux sur les flux de trésorerie, les bénéfices totaux et les coûts totaux ne correspondent pas complètement, car les valeurs auront peut-être été arrondies. TABLEAU [Exemple] Tableau illustratif Réf. Critère Calcul 1ère année 2e Année 3e année Source: Forrester Research, Inc. Annexe E: Notes 1Forrester ajuste les paramètres financiers sommaires en fonction du risque pour prendre en compte l’incertitude potentielle des évaluations des coûts et des bénéfices. Pour obtenir plus de renseignements, reportez-vous à la section sur les risques.