Traitement en 2013 des charges payer constitu es en 2012
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S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable 1 k Traitement des charges à payer sur N+1 Direction des Finances/Agence comptable 14/01/2013 Guide méthodologique destiné aux gestionnaires financiers
Transcript of Traitement en 2013 des charges payer constitu es en 2012
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
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k
Traitement des
charges à payer
sur N+1
Direction des Finances/Agence comptable 14/01/2013
Guide méthodologique destiné aux gestionnaires financiers
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
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Préambule
Le présent document a pour objectif :
� de présenter le traitement en N+1 des charges à payer constituées en N
� d’identifier les cas particuliers de traitement des écarts
Rappel sur le calendrier :
� Charges à payer en fonctionnement
du 09 au 18 janvier 2013, mise en qualité des services faits
18 janvier 2013, date limite de réception à l’Agence comptable
� Charges à payer en investissement
14 janvier 2013, date limite de réception des formulaires à la Direction des
Finances.
� Le traitement des charges à payer sur l’exercice 2013 est à finaliser pour le 30 avril 2013.
(Relancer vos fournisseurs)
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Principe:
Une charge à payer en fonctionnement est constituée à partir de la saisie du
service fait valorisé (transaction MIGO) sur les comptes 40810000 (biens et services)
en date comptable du 31/12/N.
Une charge à payer en investissement est constituée par la saisie d’une MIRO au
compte 40840000 (immobilisations) en date comptable du 31/12/N.
Le principe est de poursuivre le flux Dépenses et de solder la charge à payer constatée
sur l’exercice N au fur et à mesure de sa facturation sur l’exercice N+1.
La charge à payer sera régularisée sur l’exercice N+1 mais affectera les crédits de
l’exercice N.
Dans le cas où le montant de la facture est supérieur à celui du service fait, l’écart
existant sera imputé sur les crédits N+1 (écart positif = dépenses complémentaires)
Dans le cas où le montant de la facture est inférieur à celui du service fait, l’écart
existant sera imputé sur les crédits N+1 (écart négatif = recettes)
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I. Charges à payer en fonctionnement avec service fait valorisé
a) Charge à payer en fonctionnement sans écart de montant : le montant du service
fait est égal au montant de la facture.
b) Charge à payer en fonctionnement avec écart de montant en positif : le montant
de la facture est supérieur au montant du service fait valorisé
c) Charge à payer en fonctionnement avec écart de montant en négatif : le montant
de la facture est inférieur au montant du service fait valorisé
II. Charges à payer en investissement avec service fait non valorisé
III. Traitement des charges à payer suite à changement de structure en 2013
IV. Cas particuliers
a) Non facturation de la charge à payer
b) Changement de code de TVA à la facturation
c) Gestion des avoirs de CAP
Plan du document
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a) Charge à payer en fonctionnement sans écart de montant : le montant du service
fait est égal au montant de la facture valorisé
Exemple commande sur un secteur exonéré (TVA non déductible) :
- montant de la commande saisie sur l’exercice 2012 : 1 000 € HT soit 1 196 € TTC
- montant du service fait saisi sur l’exercice 2012 : 1 000 € HT donc charge à payer
constatée à hauteur de 1 196 €
- montant de la facture reçue sur l’exercice 2013 : 1 000 € HT soit 1 196 € TTC
Etape 1 (jusqu’au 18 janvier 2013)
Saisie du service fait via transaction MIGO : base du constat de la charge à payer avec
date comptable au 31/12/2012 et date de pièce <= au 31/12/2012.
L’écriture comptable sur l’exercice 2012 est : débit classe 6 pour 1 000 € et crédit 4081
« facture non parvenue » pour 1 000 €
Classe 6
1196
4081 (FBL3N)
1196
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – SANS ECART
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66
Etape 2 ( à faire dès réception de la facture)
Saisie de la facture fournisseur via la transaction MIRO sur l’exercice 2013
La saisie de la facture s’effectue de la même façon qu’une facture classique.
NE PAS MODIFIER LA DATE COMPTABLE (= date du jour)
Indiquer dans le champ « Texte » la mention « TRAITEMENT CAP N° 300XXXXX »
Les écritures comptables sont :
4081 (FBL3N)
1196
Fournisseur XXX
1196
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – SANS ECART
N° de pièce du service fait
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b) Charge à payer en fonctionnement avec écart de montant en positif : le montant de
la facture est supérieur au montant du service fait valorisé
Exemple commande sur un secteur exonéré (TVA non déductible) :
- montant de la commande saisie sur l’exercice 2012 : 1 000 € HT soit 1 196 € TTC
- montant du service fait saisi sur l’exercice 2012 : 1 000 € HT donc charge à payer
constatée à hauteur de 1 196 €
- montant de la facture reçue sur l’exercice 2013 : 1 010 € HT soit 1 207,96 € TTC.
Ecart de 10 € HT soit 11,96 € TTC.
Etape 1 (jusqu’au 18/01/2013) :
Saisie du service fait par la transaction MIGO : base du constat de la charge à payer
avec date comptable au 31/12/2012.
L’écriture comptable sur l’exercice 2012 est : débit classe 6 égal au crédit du 4081
facture non parvenue
Classe 6
1196
4081 (FBL3N)
1196
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – ECART POSITIF
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Etape 2 ( à faire dès réception de la facture)
Saisie de la facture fournisseur via la transaction MIRO sur l’exercice 2013.
Montant de la facture reçue sur l’exercice 2013 : 1 010 € HT soit 1 207,96 € TTC.
Ecart de 10 € HT soit 11,96 € TTC
La saisie de la facture s’effectue de la même façon qu’une facture classique.
NE PAS MODIFIER LA DATE COMPTABLE (= date du jour)
Indiquer dans le champ « Texte » la mention « CAP » (voir ci-dessous)
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – ECART POSITIF
N° de pièce du service fait
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CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – ECART POSITIF
La pièce est équilibrée.
Saisie du montant HT de la facture reçue.
Cliquer sur pour vérifier les écritures comptables.
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Les écritures comptables sont :
Débit 40810000 pour la valeur initiale,
Débit classe 6 : le système impute automatiquement sur le budget 2013 le montant
de l’écart, soit 11,96 € sur le secteur exonéré de TVA déductible.
Crédit fournisseur pour le montant TTC.
Comptabilisation de la facture avec solde du
compte 40810000 et imputation de l’écart positif
sur 2013 sur l’adresse budgétaire de la
commande 2012.
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – ECART POSITIF
Sauvegarder
Edition de la liste des dépenses pour transmission à l’agence comptable
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1111
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – ECART POSITIF
Vérification de l’historique de la commande via la transaction ME23N.
Déséquilibre entre le montant du service fait et le montant de la facture saisie en 2013.
L’écart positif d’un montant de 11,96 € a été imputé sur le budget de l’exercice 2013.
Consultation du budget via la transaction FMKFR01, il s’agit d’un écart positif (= dépense
complémentaire) donc sélectionner la variante « Réalisation dépenses » sur l’exercice
2013.
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c) Charge à payer en fonctionnement avec écart de montant en négatif : le montant
de la facture est inférieure au montant du service fait valorisé.
Cette procédure est valable quelque soit le secteur de TVA (exonéré, taxé ou mixte)
Dans le cas où le montant de la facture 2013 est inférieur à la charge à payer constatée
en 2012, l’écart négatif ne doit pas être comptabilisé au crédit de l’imputation d’origine
mais sur un compte de recette dédié 75830000 en raison du changement d’exercice.
Voir ci-après les démonstrations.
Etape 1 (jusqu’au 18 janvier 2012) :
Saisie du service fait par la transaction MIGO : base du constat de la charge à payer
avec date comptable au 31/12/2012.
L’écriture comptable sur l’exercice 2012 est : débit classe 6 égal au crédit du
40810000 (compte 408 = « facture non parvenue »).
Etape 2 (à faire dès réception de la facture) :
Saisie de la facture fournisseur via la transaction MIRO sur l’exercice 2013.
Les écritures comptables sont alors :
Débit 40810000 pour la valeur initiale,
Crédit Tiers avec centralisation au 40120000. Montant TTC payé au fournisseur,
Crédit 75830000 pour l’écart de prix (montant crédité sur le budget 2013).
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – ECART NEGATIF
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1313
Avant de commencer la saisie de la facture via la transaction MIRO, il faut cocher une
option qui permettra de sélectionner une mise en forme particulière lors de la saisie de la
facture.
Cliquer sur puis sur Option, dans l’onglet « Experts » cocher le champ « Afficher
clés… »
Valider l’option par ENTREE
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – ECART NEGATIF
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Exemple d’une commande d’achat créée en N avec une quantité de 1 et prix unitaire de
100 € sur un secteur taxé.
Service fait valorisé total constaté en N
Le montant facturé est < au montant valorisé
Facture réceptionnée pour un montant TTC de 107,64 € TTC soit 90 € HT
écart de prix négatif de 10 € HT
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – ECART NEGATIF
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Saisie de la facture via transaction MIRO
a
b
c
a. Saisie de la facture en date comptable du jour a vec saisie du montant TTC et de la TVA
b. Rapatriement automatique du service fait valoris é
c. Ecart négatif correspondant à la différence entr e les 100 € HT du service fait et les 90 € HT facturé
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – ECART NEGATIF
N° de pièce du service fait
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1616
Sélection de l’onglet ‘Compte général’ pour imputation de l’écart
d. Validez le message pour gestion de l’écart
d
e. Sélectionnez la mise en forme Z_ECARTS_CAP
e
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – ECART NEGATIF
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1717
f
f. Il faut obligatoirement saisir dans la colonne :• Cpte gén. : 75830000,• Montant dev. Pièce : le montant HT de l’écart,• Supprimer la valeur dans centre de coût• Compte bud. : 7583. • Domaine fonctionnel : RZREGUNe pas modifier les autres données budgétaires.ENTREE
La pièce est équilibrée.
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – ECART NEGATIF
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1818
Cliquer sur pour vérifier les écritures comptables. Comptabilisation de la facture avec solde du
compte 40810000 et imputation de l’écart
négatif sur le compte 75830000.
Sauvegarder
Edition de la liste des dépenses pour envoi à l’agence comptable
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – ECART NEGATIF
S i f a c Système d’Information Financier Analytique et Comptable
1919
Consultation du budget via la transaction FMKFR01, il s’agit d’un écart négatif donc
sélectionner la variante « Réalisation recettes » sur l’exercice 2013
CAP SUR FLUX D’ACHAT – FONCTIONNEMENT – SFV – ECART NEGATIF
Vérification de l’historique de la commande via la transaction ME23N.
Equilibre entre le montant du service fait et le montant de la facture sur l’exercice 2013.
L’écart négatif d’un montant de 11,96 € a été imputé sur le budget de l’exercice 2013.
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2020
La saisie des charges à payer en investissement sera effectuée par la Direction des
Finances.
Aucune modification de la commande ne doit être effectuée une fois le formulaire
envoyé à la Direction des Finances.
Dès réception, les originaux de factures sont à transmettre au Département de
l’Animation du Réseau et du Contrôle Interne (DARCI), Direction des Finances, pour
saisie sur l’exercice 2013.
II. CHARGES A PAYER EN INVESTISSEMENT
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III. CHANGEMENT DE STRUCTURE – SFV – AVEC ECART
a) Ecart positif
Commande créée en N avec service fait valorisé en N et imputation sur un centre de coûts
non « reconduit » sur N+1 avec facturation en N+1 avec écart de prix positif.
b) Ecart négatif
Commande créée en N avec service fait valorisé en N et imputation sur un centre de coûts
non « reconduit » sur N+1 avec facturation en N+1 et écart de prix négatif à imputer sur le
compte dédié 75830000 sur des objets d’imputation pertinents sur N+1.
Traitement :
Contacter l’assistance SIFAC avec transmission d’un scan de la facture, la régularisation
sera effectuée par la Direction des Finances.
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IV. CAS PARTICULIERS
a) Non facturation de la charge à payer
La non facturation totale en 2013 d’une charge à payer constatée en 2012 doit rester très
exceptionnelle. Il est impératif de relancer le fournisseur pour avoir la facture.
L’annulation du service fait en MIGO ne doit pas être effectuée!
Si vous rencontrez ce cas le formulaire « Annulation d’une charge à payer » est à
compléter et à retourner à Christelle Morel, Bureau du budget.
Un point régulier sera effectué par les services de l’Agence comptable et de la Direction
des Finances sur l’avancement du traitement des charges à payer.
b) Changement de code de TVA à la facturation
Si vous rencontrez le cas merci d’envoyer une demande d’assistance.
c) Gestion des avoirs de charge à payer
L’avoir envoyé par le fournisseur doit être daté de 2012.
La saisie d’un avoir (type d’opération « AVOIR ») via la transaction MIRO entraîne
automatiquement une annulation du service fait.
Sifac crédite automatiquement le compte de charge d’origine or ce montant doit créditer
OBLIGATOIREMENT le compte 7583.
Si vous rencontrez ce cas contacter l’assistance Sifac.
Si l’avoir est daté de 2013, il devra être saisi en flux classique recette sur l’article G7583
selon la procédure habituelle.
